Справка
Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на каждом экземпляре только одного адресата.
В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.
Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.
Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.
Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложена, зависит, какое решение примут наши партнеры.
В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.
Например: Просим выделить 4 автобуса марки Вольво для обслуживания конференции....
В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие. Следует избегать ненужных сокращений.
Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.
Если вы сомневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики или дать его точное словарное определение.
Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа - Организация сообщает. или Собрание акционеров постановляет, - что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа - Прошу Вас. или от первого лица мн. числа Просим, Направляем, Приглашаем.
По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения:
Уважаемый Николай Петрович!, Николай Петрович!, Господин Петров!, Уважаемый господин Петров!, Уважаемые господа!, Уважаемые коллеги!.
Обращение Глубокоуважаемый применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.
Письма определенного характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента: Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке (в письме-приглашении).
Если письмо начинается с формулы вежливого обращения (Уважаемый господин.), то и завершаться оно должно фразой С уважением, генеральный директор.. В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: Надеемся на дальнейшее сотрудничество!, Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!.
Письмо оформляют в двух экземплярах, факс - в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй - подшивают в дело.
Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.
Сведения об оформлении реквизита Отметка о наличии приложения содержатся в главе Основные правила оформления документов.
Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй - руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется печатью предприятия.
Справка
Справка подтверждает факты или события в определенный отрезок времени.
Справки различают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений.
Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не приводятся. Это отличает ее от докладной записки.
Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: О комплектовании заказа на 2003 год.
Справки, выходящие за пределы организации, оформляются на общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги.
Датой справки является дата ее подписания.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки.
Такие справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.
Документы по личному составу
Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по личному составу возникают в результате возмездных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т. д. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме и т. п. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы.
В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, что способствует их унификации. Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с ними.
Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 26 утверждены согласованные с Министерством финансов России и Министерством экономики России формы первичной учетной документации. В их состав вошли и формы кадровой документации по учету труда и его оплаты, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.
Кадровые службы предприятий в настоящее время должны опираться на эти формы:
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу - форма Т-1, Т-1а;
- Личная карточка - форма Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;
- Штатное расписание Т-3;
- Учетная карточка научно-педагогического работника - форма Т-4;
- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - форма Т-5, Т-5а;
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - форма Т-6, Т-6а;
- График отпусков - форма Т-7
- Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) - формаТ-8, Т-8а;
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - форма Т-9, Т-9а;
- Командировочное удостоверение - форма Т-10;
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма Т-10, Т-10а;
- Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма Т-11, Т-11а.
Все формы, помеченные литерой а, предназначены для оформления распорядительных актов одновременно на несколько работников.
Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности - специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
Возмездные отношения между работодателем и работником в обязательном порядке должны оформляться распорядительными актами -приказами, договорами, контрактами и т. д.
Приказ по личному составу
Приказы по личному составу отражают сведения о кадрах: прием (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Номер (индекс) приказа пишется либо с пометкой К, что означает приказ по кадрам, либо с пометкой ЛС - по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, т.к. у них разные сроки хранения.
Каждый пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.п.) и оформляется следующим образом:
Основание: заявление В.Н. Сидоровой.
В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы - с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т. д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке формы Т-1, Т-1а.
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают: вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководителя структурного подразделения и заявление работника.
Для этих приказов используются унифицированные формы Т-5, Т-5а.
При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся.
Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по форме Т-11, Т-11а.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме Т-7.
При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении - на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса РФ.
Для этих видов приказов используется форма о прекращении трудового договора Т-9, Т-9а.
Фамилию, имя и отчество в приказах по личному составу всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.
К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования, т.к. они отражают права работника и являются основными документами, подтверждающими трудовой стаж и заработную плату при начислении пенсии.
Формуляр-образец ПРИКАЗА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20,21, 22, 23,24, 28.
Резюме
Изменение системы правовых отношений ведет к обновлению содержания и форм традиционных кадровых документов (анкета, характеристика, трудовой договор, личная карточка и др.). Появляются документы, не применявшиеся ранее, такие как резюме, приобретающие все большую популярность в условиях поиска трудоустройства. Однако не рекомендуется подменять им заявление. Особенностью резюме является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента.
В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО (полностью), дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, подпись.
Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раздел Дополнительные сведения сообщения типа люблю животных, увлекаюсь рыбалкой и т.п. Этот раздел отражает другие области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д.
Резюме оформляется на стандартном листе бумаге. Каждый раздел оформляется с отдельной строки. Флаговый способ оформления сведений придает документу упорядоченный вид.
Резюме фиксирует только конкретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность. Например:
РЕЗЮМЕ
Соловьев Вадим Михайлович 21.03.1960 г.р.
АДРЕС: пр. Мира, 21, кв.
146, г. Омск 644050.
ТЕЛ.: 65 04 20 (дом); 8 904 322 98 56 (сот.).
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею сына.
ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела программного обеспечения.
ОБРАЗОВАНИЕ:
1977-1982 - Омский государственный технический университет по специальности ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации - ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.
1967-1977 - средняя школа-гимназия 139 г. Омска.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ:
1992 - до настоящего времени - начальник вычислительного отдела ОАО Сатурн (обеспечиваю программную поддержку финансового отдела и функционирование вычислительной техники).
1980-1992 - инженер ОНИИП, с 1987 г. - начальник сектора (занимался разработкой вычислительных систем).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ:
Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных.
Владею английским языком (чтение, синхронный перевод).
По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.
Подпись В.М. Соловьев
Дата
Заявление
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрении жалобы и т.д.
Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке. Заявление включает следующие реквизиты: адресат (кому адресовано); адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, тел., паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.
Директору НИИ АК И.В. Иванову Филина Ивана Ивановича, проживающего по адресу: ул. Мира, д.17, кв.11, Москва
Заявление
Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории химического синтеза с 24.08.2003.
Подпись И.И. Филин 19.08.2003
Система хранения кадровых документов
Система хранения кадровых документов достаточно обособлена. Правила их хранения определяются законами, положениями и инструкциями. Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки, трудовые книжки и др. документы группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Отдельно группируются приказы по личному составу и кадровые приказы (назначение на дежурство, работа в праздничные дни и т.д.). Это вызвано тем, что у них разные сроки хранения.
Приказы по личному составу, содержащие сведения о назначениях, переводах, размерах денежных вознаграждений, стаже и т. п., подлежат длительному хранению (75 лет), а кадровые приказы сохраняются лишь в течение 5 лет. Регистрацию этих видов приказов целесообразно проводить раздельно.
Формирование личных дел имеет ряд особенностей. Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться либо на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов.
В этом случае на остальных сотрудников предприятия оформляют только личные карточки формы Т-2, которые заполняются ответственным должностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных документов работника в его присутствии.
В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д. Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые документы.
При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах группируются документы в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
- резюме или автобиография;
- копии документов об образовании;
- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- трудовой договор или контракт;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;
- лист-заверитель дела.
Трудовая книжка
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.
Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Такие записи производят на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт настоящего Кодекса или иного федерального закона.
При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистрируется в журнале.
Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером.
Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.
С января 2004 года вводится новая форма трудовых книжек. Ранее заведенные трудовые книжки обмену на новые не подлежат.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан, отнесенные к личной жизни или трудовой деятельности, в соответствии с Законом РФ Об информации, информатизации и защите информации относятся к категории конфиденциальной информации.
Организация работы с документами
Все документы организации представляют собой единый докумен-топоток, который рождается, живет и умирает по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями.
Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по-
лучения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.
Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа.
Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.
От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.
Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя -конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.
Основные виды работ можно представить в виде таблицы4 (см. стр. 50).
Таким образом, организация работы с документами или управление документацией - это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.
Организация документооборота и его основные этапы
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение (ГОСТ Р 51141 - 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
