Сиганова Т. - Делопроизводство и документооборот
Омский государственный университет
В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами.
Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам.
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем.
Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росар-хива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса.
Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам игры усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.
В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной.
В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная пестрота мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.
Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ - это игра по правилам, и эти правила должны знать все ее участники.
В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности.
Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как Делопроизводство и документооборот.
Терминологическая база документоведения
1.1. Основные базовые понятия и термины
Термин документ происходит от латинского слова "documentum" - доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия документ:
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.).
Термин делопроизводство в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари.
Термин был образован от сочетания слов производство дела. Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел.
Именно это и было заложено в основу понятия делопроизводство. Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.
Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, в котором делопроизводство определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином делопроизводство в последние годы употребляется синонимичный ему термин документационное обеспечение управления (ДОУ).
Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.).
Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т. е. идентифицировать.
Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.
В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи.
В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название хартия или телятина. В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.
В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага.
Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски.
Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы - носители первичной информации.
В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.
Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.
Функции документа
Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции.
К общим функциям документа относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Появление любого документа всегда обосновано необходимостью материализации информации для её сохранения и передачи во времени и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью, является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между отдельными элементами общественной структуры, например, между предприятиями.
Посредством документов происходит закрепление и передача культурных традиций.
К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника.
Администрирование любого предприятия осуществляется посредством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов.
После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника.
Системы документации
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют системы документации. До настоящего времени в документоведении не существует общей непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов.
Считается, что каждая сфера деятельности так или иначе имеет свою систему документации (системы медицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административной документаций).
В деятельности предприятия самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы.
Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в административную систему документации, имея свою информационнопоисковую систему.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в системе документации.
Официальные документы создаются в рабочее время от имени юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а оформляются на бланках.
Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.
Особенностью нового измененного стандарта - вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 - является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена.
А значит, его следует соблюдать!
Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:
1. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
2. ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.
Требования к составу реквизитов
Формуляр регламентирован государственным стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.
Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением.
И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организации;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Общие требования к оформлению реквизитов документа
Государственный герб Российской Федерации (01)
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом О Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. - 2000. - 52. - Ч. 1. - Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д.
Модификация и изменение Государственного герба карается законом.
Герб субъекта Российской Федерации (02)
Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.
Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.
Код организации (04)
Код по ОКПО - Общероссийскому классификатору организаций и предприятий - имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом.
Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)
Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП (06)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07)
Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (08)
Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
Министерство высшего образования РФ Государственная сельскохозяйственная академия Сельскохозяйственный институт
Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской
Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка.
Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:
Омский государственный университет (ОмГУ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию.
Для этого используют бланки должностного лица.
Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации (09)
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты.
Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.
Наименование вида документа (10)
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.
Дата (11)
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата проведения коллегиального мероприятия.
Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.
Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08. 08. 2003.
Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003. 08.
22.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003.
В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа (12)
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.
Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года.
Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый документа.
Например: 06-11/137, где 06 - индекс структурного подразделения, 11 - номер дела по номенклатуре, 137 - порядковый документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма.
Оформляется он следующим способом: На 02-13/36 от 04. 09. 2003.
Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.
Место составления или издания документа (14)
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации (ср.: Омская обувная фабрика и Обувная фабрика 6) и Справочные данные об организации.
