d9e5a92d

Бланки документов

Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского района Омской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова город в виде буквы г. не ставится при обозначении столицы нашего государства (Москва), а также при написании городов, оканчивающихся на град и бург (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).
Адресат (15)
Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).
Максимально реквизит Адресат может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации или предприятия (в им.
пад.);
- наименование структурного подразделения (в им. пад.);
- указание должности получателя (в дат. пад.);
- инициалы и фамилия (в дат. пад.);
- почтовый адрес.
Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т. к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.
Элементы почтового адреса в реквизите Адресат и при оформлении адреса в реквизите Справочные данные указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);
- улица, дома, квартиры;
- населенный пункт (город, поселок);
- область, край, республика;
- страна (для международных писем);
- почтовый индекс.
Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:
пр. Мира, 7, корп.

8, д. 45, оф. 434, г. Омск 644050;
Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:
Козлову Геннадию Петровичу ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64, г. Тара Омской области 646017
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце - страна и индекс. Например:
T. Petrov
36-14 М. Ordinka
Moscow Russia 119215
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. При адресации письма организации в целом реквизит Адресат может выглядеть следующим образом:
Издательский дом Партнер
В структурное подразделение:
ООО Тема
Отдел рекламы Начальнику отдела
Н.А. Петрову
Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит Адресат может быть оформлен двумя способами:
Завод Луч
Генеральному директору
И.С. Соловьеву
Генеральному директору завода Луч
И.С. Соловьеву
ул. Восточная, 183,
Москва, 117134
респондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.
Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.
Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:
Генеральным директорам производственных объединений
Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит Адресат допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:
Главному редактору Издательского дома Дрофа
Н.С. Селиванову
Гриф утверждения документа (16)
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия Личная подпись А. Б. Сидоров 2003
Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают Если документ утверждается специально издаваемым распоряди-
через 1,5 - 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, кото- тельным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на
рые направляются в правительственные организации и постоянным кор- его наименование, номер и дату приказа. Например:


УТВЕРЖДЕН
Приказом директора предприятия от 05. 08. 2003 15
Слово утвержден при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.
Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода Луч
Личная подпись А. Б. Сидоров 2003
Резолюция (17)
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа.

Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.
Например: К. А. Воробьеву.
Прошу подготовить проект контракта к 26. 01. 2003
Личная подпись А.В. Фролов 06.

01. 2003
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тексту (18)
Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа.

Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:
приказ - о приеме на работу;
положение - о бухгалтерии;
протокол - собрания акционеров;
должностная инструкция - менеджера по рекламе.
Отметка о контроле (19)
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква К - проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом Контроль.

Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.
Текст документа (20)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Отметка о наличии приложения (21)
Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении налоговой службы на 46 л. в 1 экз.
2. Правила оформления документов отчетности налоговых служб на 7 л. в 2 экз.
Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 12-04/20 и приложение к нему, всего на 20 л.
Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют так:
Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:
Приложение 2 к приказу директора завода от 15.09.2003 238
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Слово приложение допускается печать прописными буквами ПРИЛОЖЕНИЕ, а также допускается центрировать этот реквизит.
Подпись (22)
Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия, например:
Гриф согласования документа (23)
Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Зам. директора завода Луч подпись П. В. Дорофеев 2003
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома от 14. 05. 2003 4
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор А.П. Попов
Наименование должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например:
Исполнительный директор
ОАО Тема В.А. Рублев
С.В. Сараев В.В.

Попов В. А. Куликов Г.А. Ветров
Председатель Члены комиссии
При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.П. Попов
Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Бердюгина
При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
завода Прогресс завода Сатурн
Личная подпись В.Р. Фролов Личная подпись А.М. Милов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись
Письмо Росархива от 23.09.2003 12/146
При согласовании документа должностными лицами одного статуса грифы располагают на одном уровне ниже реквизита Подпись или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например: Лист согласования прилагается. Подпись дата.
Виза согласования документа (24)
Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:
Главный бухгалтер Личная подпись И. Д. Луконина 12. 07. 2003
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании Замечания прилагаются. Допускается полистное визирование документа.
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.
Оттиск печати (25)
Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т. д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации.

Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.
Отметка о заверении копии (26)
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
01. 06. 2003
При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе (27)
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.Я. Петров 924 45 67
Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:
Василий Яковлевич Петров 924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(27)
Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.
Данный реквизит включает в себя: слово В дело и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например:
В дело 12-25.
Отправлен факс от 06.04.2003 Подпись Т.В. Николаева 10.

04. 2003
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
По возможности она оформляется на первом листе входящих документов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: 27.

06. 2003 Вх.

14 (при необходимости - часы и минуты).
Идентификатор электронной копии документа (30)
Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
С:\Мои документы\ЯЛ8Р.ЗРТ4. DOC, где С - диск, Мои документы - наименование папки, RASP - вид документа, ЗРТ4 - группа заочного отделения, DOC - формат.
Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.

Бланки документов

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс __; ссылка на индекс и дату входящего документа На _от_; место адресата,
заголовок к тексту Г О выделении кредита 1.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты адресанта - автора документа - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.).

Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков формата А3 и А6.
Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:
левое - не менее 20 мм;
верхнее - не менее 20 мм;
правое - не менее 10 мм
нижнее - не менее 20 мм.
Расстояние между отдельными реквизитами - от 1-1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Согласно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классификация документов - это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) -положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т. п.
Цель классификации документов:
1) повышение оперативности работы аппарата управления;
2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;
3) четкое распределение информации;
4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.
Значение классификации документов:
1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
2) повышение оперативности работы с документами.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации - содержание документа.

Общая классификация документов

Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними. Документы классифицируются:
- по видам - организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;
- по форме - индивидуальные, типовые, трафаретные;
- по содержанию - простые, сложные;
- по происхождению - официальные, личные;
- по месту происхождения - внешние, внутренние;
- по срокам хранения - постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;
- по гласности - секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно, конфиденциально), несекретные;
- по средствам фиксации - рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;
- по стадиям - оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;
- по срочности - срочные, несрочные.

Организационные документы

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д.

Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.
Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими.

Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.
Все инструкции подразделяются на две основные группы:
1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.
Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:
- рациональное распределение труда;
- оптимальное использование кадров;
- повышение эффективности деятельности организации;
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты своего
труда;
- обеспечение объективности при аттестации работника;
- соблюдение объективности при поощрении и взыскании;
- разрешение трудовых споров.
При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года 37.
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел Общие положения устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее.



Содержание раздела