Автоматизация небольшого предприятия
В этой статье сделана попытка изложить собственный взгляд на проблему автоматизации небольшого предприятия для их руководителей. К сожалению, привлекаемые для этой задачи технические специалисты часто имеют свой взгляд на мир, не омрачённый, например, такими понятиями, как экономия финансов. Поэтому зачастую руководителям приходится вникать и в область их компетенции. В большинстве случаев такое проникновение заканчивается неудачно.
Обычно это происходит потому, что руководитель не обладает достаточной компьютерной грамотностью и запасом времени (или желания), чтобы во всём спокойно разобраться, а технические специалисты не любят пускать посторонних в свой огород. И всё бы ничего, да вот только от последствий этого приходится страдать в первую очередь самим руководителям и их подчинённым, которые реально приносят им прибыль: менеджерам, бухгалтерам.
Так что давайте попробуем спокойно во всём разобраться.
Несколько слов о себе. На протяжении всей своей трудовой деятельности я занимался организацией работы компьютерного парка предприятий различного масштаба: от маленьких фирм, где установлен всего один компьютер, до заводов, протяженность компьютерный сетей которых измеряется километрами, а число установленных компьютеров превышает 50. Приобретённые мною навыки позволяют говорить, что я:
- разбираюсь в аппаратной части компьютеров (железе) от забытых богом 286-ых до многопроцессорных серверов;
- нахожусь в курсе изменений компьютерного рынка и владею его ценами;
- знаю наиболее распространённые операционные системы: MS DOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation и Server, Novell NetWare;
- могу создать, защитить и администрировать сеть любого масштаба;
- увлекаюсь системным программированием на языках C++ и Assembler;
- владею сравнительным анализом бухгалтерских программ (1С, БЭСТ, Галактика, Парус, семейство Лука и так далее - всего около полусотни программ);
- считаю 1С наиболее успешной программой для автоматизации предприятий различного масштаба и работаю с ней, начиная с самых первых версий;
- разбираюсь в основах бухгалтерского учёта.
Всё это сказано исключительно для того, чтобы чётко обозначить вам круг собственной компетенции.
Накопленный опыт позволяет мне говорить, что в зависимости от масштаба предприятия и специфики его работы решение должно быть подобрано индивидуально. Однако можно дать общие рекомендации, основываясь на делении предприятий на группы по количеству компьютеризированных рабочих мест. Как вы уже поняли из названия статьи, речь в ней идёт об автоматизации именно небольшого предприятия. Под термином небольшое предприятие я понимаю организацию, где число компьютеров, объединённых в сеть, находится в районе от 5 до 15.
Конечно, последняя граница несколько условна и может немного колебаться как в большую, так и в меньшую стороны. Для предприятий, не попадающих в эту категорию, приведённое ниже решение не является оптимальным и должно быть иным. Читая мою статью, пожалуйста, учтите, что это подробное, но, тем не менее, общее описание.
Как вы понимаете, все реальные, жизненные ситуации предусмотреть невозможно. И тут позволю вам дать один совет: всегда руководствуйтесь только здравым смыслом.
В моей статье четыре главы. Одну из них, Введение, вы сейчас читаете. Во второй главе, Компьютеры, я расскажу, как покупаются и объединяются в сеть компьютеры.
В третьей главе, Программа, мы рассмотрим аспекты, связанные с автоматизацией ведения бухгалтерского учёта. Заключительная, четвёртая глава целиком посвящена аспектам, связанным с Интернетом: выбор провайдера, разработка веб-сайта, открытие электронного магазина и интернет-статистика.
Компьютеры Как это обычно происходит?
В один прекрасный день вы вызываете вашего компьютерного специалиста (допустим, его будут звать Пётр) и говорите ему что-то вроде: Эй, Петя! Нам нужно купить три компьютера и объединить их в сеть!.
Без проблем!, отвечает компьютерщик и едет в компьютерный магазин. Диалог в магазине происходит примерно такой:
- (Вася) Привет, Петя! Какими судьбами?
- (Петя) Привет, Вася! Да вот три компьютера надо купить!
- (Вася) О, это интересно! Покажи-ка заказ! Так, так... Тебе это будет стоить всего 100 тысяч рублей. Выписывать счёт?
- (Петя) Нет, постой. Тут одна проблема. Знаешь, я ведь тоже хочу подзаработать на этом заказе маленько. Давай увеличим сумму счёта до 120 тысяч, а разницу поделим?
- (Вася) Ну, нет. Ты же знаешь, что мы этого сделать не можем. Мы же крупная, уважаемая фирма...
- (Петя) Ну, тогда я, пожалуй, пойду в другое место...
- (Вася) Постой. Ладно, мы всё устроим.
И Вася, менеджер (или директор) компьютерной фирмы, выписывает счёт на 120 тысяч рублей, и вы оплачиваете его. А уже через несколько дней ваш любимый Петя получает свою долю, 16 тысяч рублей. Знаете, вам очень повезёт, если купленная техника будет выбрана грамотно.
Почему? Всё просто!
Возможно, Петя захочет максимально сэкономить первую сумму и поэтому выберет что-нибудь подешевле.
Бухгалтерскую, учётную программу традиционно выбирает главный бухгалтер. Он говорит: Ненавижу 1С!!! Помню, посмотрела её как-то у подружки лет 5 назад, так она мне жутко не понравилась!
Хочу только БЭСТ!. Не правда ли, очень весомые аргументы для принятия столь ответственного решения?
Особенно учитывая то, что с установленной программой будут работать (или мучатся) все остальные члены коллектива: менеджеры, кладовщики?.. И опять ваш компьютерщик отправляется в магазин! Кстати, как вы думаете, может ли в магазине, торгующем бухгалтерскими программами, состоятся диалог, аналогичный описанному выше?
Скажу вам по секрету: да, может!
Потом происходит установка компьютеров, программы и начинается работа. Правда, компьютеры работают недостаточно быстро (вы уже догадались, почему?), да программа даётся рядовым сотрудникам с трудом (причину этого мы уже тоже знаем).
А вам уже не до этого. Работа худо-бедно идёт... Таблица семь раз подумай, один - напиши
Думаю, что вы, конечно, не захотите повторить описанный выше пример с Петей и Васей. И поэтому мы принимаемся за работу!
Допустим, в вашей организации нужно создать 10 компьютерных рабочих мест. Для начала нужно определить для каждого из них кто, когда и какие функции будет на нём выполнять.
Возьмите несколько чистых листов бумаги и начинайте думать. Вот типичный пример:
Компьютер 1
| Кто? | Когда? | Какие функции? |
| Главный бухгалтер | Полный рабочий день |
|
Отдельная статья - PGP. Эта небольшая программа должна стоять на каждом компьютере. И сотрудники не должны бояться её.
Наоборот, все должны любить, и умело пользоваться ей. Почему?
Ответ прост: PGP - это единственная программа, которая позволяет надёжно защитить конфиденциальную информацию. А я уверен, каждой фирме есть, что скрывать от посторонних глаз.
Кроме того, если вы находитесь в курсе последних новостей, то, конечно, знаете, что Федеральная Служба Безопасности России, в соответствии с разработанным ею же проектом СОРМ-2, хочет установить ко всем российским провайдерам специальные подслушивающие устройства. На практике это приведёт к тому, что вся ваша деятельность в Интернет может незаметно контролироваться. В частности, особую опасность представляет то, что могут быть прочитаны все исходящие и входящие почтовые сообщения.
А так как программа PGP была изначально разработана именно для надёжной защиты электронных почтовых сообщений, то вот ещё один весомый аргумент в её пользу.
Описание PGP выходит за рамки этой статьи. Знакомство с ней вы можете начать, открыв раздел Безопасность на моём сайте www.sekachev.ru.
Там вы всегда сможете взять последнюю версию PGP для Windows 95/98/NT, а также почитать несколько хороших статей по проблеме компьютерной безопасности.
Впрочем, давайте вернёмся к нашему списку. Мы идём дальше и вот, наконец, настала очередь рабочего места вашего системного администратора, программиста. Посмотрите пример его описания:
Компьютер 10
| Кто? | Когда? | Какие функции? |
| Программист | Полный рабочий день |
|
На практике, конечно, программист может потребовать учесть другие, совершенно незнакомые вам программы. В этом случае подробно обсудите с ним практическую необходимость каждой из них.
В итоге работы вы получите небольшую таблицу. Безусловно, её нужно согласовать с каждым сотрудником.
Ведь работать-то придётся именно им, и поэтому они не должны быть ограничены в естественных потребностях!
Очень важно! Используемые программы (в третьей колонке таблицы) не должны выбираться бездумно. Я говорю это, в частности, к тому, что учётную программу нужно выбрать уже сейчас.
Моя рекомендация - 1С:Бухгалтерия, но об этом более подробно я расскажу вам в третьей главе.
Составив таблицу, вы сделали большое дело, но пока не учли ещё кое-что. Все компьютеры должен объединить главный компьютер, именуемый сервером.
Хоть это и мощный компьютер, но его описание тоже нужно включить в список. Итак, вот пример:
Компьютер 11
| Кто? | Когда? | Какие функции? |
| Никто (на сервере обычно никто не работает) | Круглосуточно |
|
Правда, не так сложно, как вы, вероятно, предполагали?
Конечно, компьютерный специалист, взглянув на эту табличку, скажет, что здесь предполагается установка на сервер программного обеспечения от компании Microsoft. Но вы, вероятно, не специалист.
И поэтому, возможно, вам посоветуют установить на сервер какую-нибудь UNIX-подобную систему. Самый широко распространённый вариант сейчас - FreeBSD. Также вам могут предложить Linux.
И опять позвольте дать совет. Дело в том, программисты уже давно и яростно спорят, что лучше устанавливать на сервере: программное обеспечение от Microsoft или же UNIX-подобное. Конечно, есть длинные, скучные сравнительные описания, но, скажу по секрету, ваш советчик, склоняющий к UNIX, или их не читал вообще, или, в лучшем случае, только пробегал глазами.
А поэтому его совет будет основан больше на эмоциях: Microsoft на сервере - это же г****! Не будь смешным - поставь фришник! (фришник - FreeBSD на жаргоне программистов, автор).
Лично я ничего не имею против UNIX, это бесспорно очень хорошая система, но я считаю, что в нашем конкретном случае Microsoft - полное наименование программы Microsoft Windows Server - будет предпочтительнее.
Теперь давайте обратим внимание на третью колонку таблицы для сервера. Вы, вероятно, не знаете назначение некоторых программ, указанных там, и я дам описание каждой из них.
AtGuard. Примерно то же, что и PGP на обычных рабочих станциях. Это средство при грамотной настройке на 100% защитит вас от атак хакеров. Об этой программе будет знать только системный администратор.
Если интересно, описание AtGuard можно найти в Интернет. На моём сайте www.sekachev.ru вы можете скачать самую последнюю версию этой программы.
IIS. Эта программа идёт в составе Microsoft Windows Server и должна быть установлена для того, чтобы открыть на сервере веб-сайт.
При этом, конечно, я предполагаю, что ваш сервер будет подключен к Интернету (провайдеру) по выделенной линии.
Proxy Server. Эта программа нужна для того, чтобы сотрудники вашей фирмы, обращаясь к одной и той же информации в Интернет, получали её быстрее.
Допустим, вы пришли на работу 10:00, включили компьютер и запросили текущий курс доллара на популярном сервере финансовой информации www.rbc.ru. Хорошо. Однако через минуту ваш менеджер включает свой компьютер и тоже хочет посмотреть курс доллара на www.rbc.ru.
Вот что из этого выйдет. Proxy Server уже сохранил ваш запрос, страничку с курсом, в своей специальной области на жёстком диске сервера. Когда менеджер произведёт повторный запрос, умный Proxy Server пошлёт очень маленький и поэтому быстрый запрос на www.rbc.ru с целью узнать, изменилась ли там информация по сравнению с той, что хранится у него на диске (т.е. которую минуту назад запросили вы). Если будет получен ответ, что данные остались без изменений, Proxy Server покажет менеджеру сохранённый ранее запрос.
Как вы поняли, Proxy Server выступает в роли интеллектуальной прослойки между внутренней сетью фирмы и внешней, то есть Интернет. В результате его работы странички могут открываться быстрее. Кроме того, платить провайдеру, вашему проводнику в мир Интернет, вы будете меньше.
Почему? Потому, что обычно провайдеры устанавливают плату за входящую информацию.
В нашем же случае повторного чтения информации извне можно попытаться избежать благодаря Proxy Server’у.
1С:Бухгалтерия. Эта программа нужна на сервере для обращений к базе данных.
Здесь вы можете спросить: Постойте, о каких обращениях идёт речь? Ведь на сервере никто не работает! Зачем там нужна 1С?!. Отвечаю: 1С:Бухгалтерия должна быть установлена и запущена на сервере круглосуточно для того, чтобы, во-первых, автоматически производить периодическое обновление информации в вашем электронном магазине, и, во-вторых, чтобы дать возможность избранным клиентам получить доступ к базе данных через Интернет.
Более подробно об этом будет рассказано в четвёртой главе, целиком посвященной вопросам, связанным с Интернетом.
Exchange Server. Средство для корпоративной работы с почтой, задачами и многим другим. Exchange Server - это замечательная программа.
Если вы не пользовались ей ранее, то, уверяю, она вам очень быстро понравится, и вы вскоре уже не сможете представить, как раньше могли работать без неё. Exchange Server позволит вам отправлять и получать почтовые сообщения, планировать задачи себе, сотрудникам и оперативно контролировать ход их выполнения, вести собственный календарь и планировать встречи. Не вставая с места, вы сможете проводить электронные голосования среди сотрудников. И это ещё далеко не полный перечень всех возможностей программы, но его, уверен, достаточно, чтобы доказать - Exchange Server - вещь просто незаменимая.
Открываем Америку!
Итак, составление таблицы полностью завершено. Возьмите её и внимательно посмотрите на программы, установка которых предполагается на обычные рабочие станции (кроме сервера). Как уже говорилось, их, вероятно, будет всего четыре: электронные таблицы, текстовый редактор, учётная программа и электронная почта.
Немного больше программ - на компьютере системного администратора или программиста.
А теперь, с учётом этого, давайте попробуем представить вашу компьютерную сеть. Смелее, помечтайте!
Что вы видите? Мощные рабочие станции с процессором Pentium III...
Нет, это будет слишком дорого! Средние рабочие станции; обычные компьютеры, которые берут все ваши знакомые. Так, теперь сервер...
Мощный сервер, вызывающий зависть у конкурентов?.. Нет, пожалуй...
Что-нибудь по проще, подешевле...
Достаточно! Что мы видим? Обычный подход, основанный на подражании уже знакомому и попытке сэкономить финансы.
Обратите внимание, что из-за экономии мощность планируемой вычислительной сети, баланс рабочие станции - сервер как бы усредняется. В общем виде работа будет строиться так. Ваши пользователи будут запускать различные программы на своих рабочих станциях, и работать с общими данными, хранящимися на сервере.
Программы - это знакомые вам Excel, Word, 1С:Бухгалтерия, а данные, соответственно, это таблицы, текстовые документы и базы данных. При этом сервер в основном выполняет функцию обеспечения коллективного доступа к общим данным.
Компьютерный специалист выразил бы это одним ёмким термином - файловый сервер.
Есть ещё один принцип организации сети, назовём его условно терминальным. Оптимальное рабочее место сотрудника при таком подходе представляет собой компьютер образца 1996-го года: процессор Intel 486, небольшой объём оперативной памяти - 1 мегабайт. Кроме того, жёсткий диск вообще отсутствует. Сервер наоборот представляет собой воплощение последних достижений компьютерных технологий.
Два мощных процессора Intel Pentium-III, 512 мегабайт оперативной памяти, высокоскоростной жёсткий диск. Как это всё работает?
Попытаюсь объяснить. Как вы уже поняли, вся мощь вычислительной сети сосредоточена на сервере.
Из собственного опыта вы также хорошо знаете, что Windows позволяет запускать несколько программ одновременно. Что из этого? На сервере установлена специальная версия Windows, которая позволяет пользователям сети запускать программы непосредственно на сервере и управлять ими. Для этого каждому пользователю, подключившемуся к серверу, он передаёт по сети экран его работы, а в ответ получает от пользователя сигналы управления: нажатые клавиши на клавиатуре и сигналы перемещения от мышки.
То есть рабочая станция в этом случае играет роль терминала - запущенная там программа выполняет две простые функции и поэтому не требует высокой вычислительной мощности. Как вы уже поняли, программа терминала принимает и показывает пользователю экран его действий на сервере и передаёт серверу сигналы управления, исходящие от пользователя. А так как сервер имитирует работу знакомой всем системы Windows 95/98/NT, а терминал показывает изображение в полноэкранном размере, то у пользователя складывается полная иллюзия работы с обычной версией Windows! При этом работающий человек не испытывает никаких ограничений и неудобств.
Компьютерный специалист, рассмотрев этот вариант организации сети, скажет, что сервер выполняет здесь функции сервера приложений. Действительно, если, например, бухгалтер и менеджер запустят в этой системе программу (на компьютерном языке - приложение) 1С:Бухгалтерия, то она, как вы понимаете, откроется дважды на одном компьютере - сервере.
Бухгалтер и менеджер, общаясь с сервером по сети, не будут мешать друг другу потому, что сервер показывает им и позволяет управлять только теми программами, которые данный пользователь запустил.
Я понимаю, что вам, вероятно, сложно понять второй вариант организации сети. Ничего страшного! Если что-то непонятно, внимательно перечитайте предыдущий абзац текста, обратитесь к компьютерным специалистам.
Знаете, я не открыл Америку, настоящие специалисты хорошо знают эту технологию и применяют её там, где это оправдано. В нашем случае второй вариант как раз наиболее предпочтителен.
Конечно, он ещё непривычен для вас. И вы даже испытываете внутренний страх перед открывшимися новыми перспективами.
Это естественно, это - боязнь неизведанного. Но подумайте так: я же объяснил вам, что пользователи даже не почувствуют разницы, для них и для вас в том числе, ничего нового не будет. То есть не придётся дополнительно обучаться чему-либо, работа не будет парализована, а новые сотрудники будут быстро вливаться в систему.
Запомните, внешних различий между первым и вторым вариантом нет. Они глубже и это - уже забота технических специалистов.
Но решение должны принять вы. Только цены
На основании имеющихся у нас данных произведём финансовое сравнение обоих вариантов организации сети. Итак, имеем десять рабочих станций и один сервер для них.
Расчёт стоимости по первому варианту было сделать несложно.
Я взял телефон и позвонил в одну хорошую новосибирскую компьютерную фирму. Вместе с менеджером мы быстро составили спецификацию типичного офисного компьютера и подходящего сервера. Вот наш расчёт стоимости по первому варианту:
Рабочая станция
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2-99 | 2892,90 |
| Процессор | Celeron 466 PPGA | 2787,20 |
| Оперативная память | SDRAM 32 Mb PC-100 | 1177,90 |
| Флоппи-дисковод | 3,5 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | Seagate 10,1 Gb UDMA | 2289,40 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | Realtek-8029 PCI TPC | 242,90 |
| Адаптер | Celeron Socket 370 - Slot 1 | 132,80 |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 696,80 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | Samsung SyncMaster 15 550S | 4343,00 |
| ИТОГО | 17 021,80 |
Сервер
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2B-S 440BX | 9685,60 |
| Процессор | Pentium-III 500 / 512 Kb Slot 1 | 3948,50 |
| Оперативная память | SDRAM 256 Mb PC-100 | 9290,50 |
| Флоппи-дисковод | 3,5 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | IBM 18,2 Gb UW-SCSI | 11281,30 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | 3COM 905 XL PCI-TX-NM | 1375,70 |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 696,80 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | LG 14 450N | 3749,80 |
| Источник питания | Smart-UPS 700 INET | 7985,30 |
| ИТОГО | 50 472,40 |
При расчёте стоимости по второму варианту возникла проблема.
Как уже говорилось в предыдущем разделе, для работы терминальному компьютеру вполне достаточно 486-го процессора, 1 мегабайта оперативной памяти. Проблема же заключается в том, что современные компьютерные компании, следуя тенденциям мирового компьютерного рынка, предлагают со склада только новые модели комплектующих. Причём обычным покупателям эта политика далеко не всегда бывает выгодна. Очень наглядное подтверждение этому - ситуация с жёсткими дисками.
Например, обратите внимание, что в спецификации рабочей станции, приведённой выше, фигурирует диск, емкостью 10,1 Гбайт. Это был жёсткий диск минимальной ёмкости, который менеджер смог мне предложить.
Для того чтобы вы оценили, насколько велик указанный объём, скажу, что по самым оптимистичным расчётам вы вряд ли будете использовать более 20-25% его ёмкости. Поэтому, исходя из сказанного, при покупке терминалов нужно обращаться непосредственно к руководству фирмы с просьбой привезти оборудование под заказ.
При этом срок исполнения заказа обычно составляет 1-2 недели.
Так как я выписывал счета не для оплаты, а только для сравнительного анализа, я не стал отвлекать директора компьютерного магазина разговорами насчёт цен и условий поставки, которая бы никогда не произошла. Поэтому мы с менеджером применили в терминальной рабочей станции наименее мощные компоненты из имеющихся на складе фирмы.
Многие из них слишком мощны и дороги для терминала. Но вы, конечно, сделав специальный заказ, выберите то, что нужно и поэтому, не исключено, сэкономите небольшую сумму денег.
Сервер для терминалов содержит мощные компоненты. Поэтому, как вы понимаете, его расчёт не вызвал у нас затруднений.
Перед вами - результат нашей работы:
Рабочая станция
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ACORP 5ALI-61 AGP | 2060,20 |
| Процессор | AMD K6-2 300 | 1280,50 |
| Оперативная память | SDRAM 32 Mb PC-100 | 1122,50 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 493,20 |
| Сетевой адаптер | Realtek-8029 PCI TPC | 245,40 |
| BOOT-ROM (для загрузки по сети) | 450,00 | |
| Корпус | Mini-Tower ATX | 474,20 |
| Клавиатура | PS/2 | 120,20 |
| Мышь | Mitsumi | 109,10 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 9,50 |
| Монитор | Samsung SyncMaster 15 550S | 4388,30 |
| ИТОГО | 10 753,10 |
Сервер
| Комплектующее | Марка | Сумма, р. |
| Материнская плата | ASUS P2B-DS 440BX | 13656,70 |
| Процессор (x2) | Pentium-III 500 / 512 Kb Slot 1 | 9224,20 |
| Оперативная память | SDRAM 512 Mb PC-100 | 18581,00 |
| Флоппи-дисковод | 3,5 1,44 Mb | 315,20 |
| Жёсткий диск | IBM 18,2 Gb UW-SCSI | 11281,30 |
| Привод для CD-ROM | ASUS CD-S 500 (50 x) | 1375,70 |
| Видеоадаптер | S3 Trio 3D AGP 4Mb | 517,60 |
| Сетевой адаптер | 3COM 905 XL PCI-TX-NM | 1375,70 |
| Корпус | Big-Tower ATX | 1825,00 |
| Клавиатура | PS/2 | 126,00 |
| Мышь | Mitsumi | 114,40 |
| Планшет для мыши | с рисунком | 10,00 |
| Монитор | LG 14 450N | 3749,80 |
| Источник питания | Smart-UPS 700 INET | 7985,30 |
| ИТОГО | 70 137,90 |
