Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах
Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.д.) и указание периода их действия (месяц, квартал). Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение.
На правой стороне помещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, находятся в карточке слева.
Карточки контокоррентной формы используются для учета по счетам расчетов и денежных средств и ведутся только в денежном выражении. Их назначениераздельно отражать дебетовые и кредитовые обороты по различным операциям.
Карточки количественной формы ведутся для учета товарно-материальных ценностей на складе и только в количественном выражении.
Наибольшее распространение получили регистры количественно-суммового учета из-за их простоты и возможности использования для учета затрат на производство, т.е. по тем счетам, которые необходимо группировать по отдельным видам показателей. К ним относятся свободные листы, карточки, книги аналитического и синтетического учета.
Записи в учетные регистры производят вручную и на машинах линейным и шахматным способом. В первом случае дебетовые и кредитовые записи делаются на одной строке (контокоррентные карточки). При шахматной форме записи сумма
по хозяйственной операции записывается лишь один раз, но одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов (шахматные ведомости). Таким образом, содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением.
Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах
При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены.
При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции.
Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие нет.
Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета.
Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.
При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.
После того, как ошибки найдены, производят их исправление.
Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой Исправлено.
Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом дополнительных проводок. Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме.
В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.
В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. на счетах Материалы и Основное производство будет отражена правильная сумма.
Способ Красное сторно применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две проводки.
Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.
Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.
Формы бухгалтерского учета
Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них.
Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:
виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в них; применение средств вычислительной техники. В историческом развитии форм бухгалтерского учета прослеживается тенденция к неуклонному разделению учетного труда.
В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная.
Мемориально-ордерная форма возникла в нашей стране в 30-е годы. Свое название получила от учетного регистра мемориальный ордер.
Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций.
Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.
Мемориальный ордер 1 за
| Основание (ссылка на документ) | Дебет | Кредит | Сумма |
| Накопительная ведомость по дебету счету 50 и т.д. | |||
| Итого |
Регистрационный журнал за
| Порядковые номера мемориальных ордеров | Дата составления ордеров | Суммы по мемориальным ордерам, руб. |
| 1. | 12.12... | |
| и т.д. | ||
| 2. | 15.12... | |
| и т.д. | ||
| Итого за декабрь | 8 654 000 |
Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (Контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист.
В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой кредитовые.
Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов.
В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится.
На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций.
На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.
Аналитический учет ведется подобно синтетическому в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.
Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам ( 7.2).
Первичные документы
Мемориальные ордера
Накопительные группировочные ведомости
Карточки аналитического учета
Регистрационный журнал
Главная книга
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотная ведомость по аналитическим счетам
Баланс
Условные обозначения: - текущие записи; - - однократная запись; - сверка данных.
7.2. Мемориально-ордерная форма учета
Мемориально-ордерная форма учета имеет преимущества по сравнению с другими книжными формами учета. Ее регистры и техника записи в них несложны. Сверка данных синтетического и аналитического учета, журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам устраняет ошибки, обеспечивает полноту учета хозяйственных операций.
Форма может применяться на предприятиях всех отраслей хозяйства. Вместе с тем форма имеет и ряд недостатков:
многократность записи одной и той же суммы в различные регистры. Это увеличивает объем работ и вероятность допуска ошибок;
отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;
сложность составления отчетности, так как не все регистры приспособлены к ее составлению; значительный объем работ приходится на конец месяца; приспособлена к использованию ручного труда и средств малой механизации.
Указанные недостатки приводят к задержкам и опозданию в составлении баланса и других форм отчетности.
Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма Журнал-Главная. Она рассчитана для предприятий с количеством синтетических счетов 20-25.
При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера.
Главное ее отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр Журнал-Главная книга. В нем хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.
Журнал-Главная книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (т.е. номер мемориального ордера, дату его составления, сумму мемориальных ордеров), другая сторона предназначается для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов (с. 179).
^
^
Журнал-Главная книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам.
Баланс составляется по данным Журнала-Главной книги. Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.
Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала-Главной книги.
Достоинством формы является сочетание в Журнале-Глав-ной книге хронологических и синтетических записей, простота учетных регистров. Однако при большом количестве счетов Журнал-Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам.
Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.
Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер -регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.
Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких однородных счетов.
Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов.
По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.
Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть - собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитные обороты по счету.
Журнал-ордер 1 по кредиту счета 50 Касса
| Дата | В дебет счетов | Итого | ||
| выписки | и т.д. | |||
| и т.д. | ||||
| Итого | 1000 200 |
Ведомость 1 по дебету счета Касса за январь 199_ г. Сальдо на 01.01 по Главной книге - 1 600 тыс.руб.
| Дата | С кредита счетов | Итого | ||
| 1.01 | ||||
| 8.01 | ||||
| и т.д. | ||||
| Обороты за январь сальдо на 01.02 | 1000 1400 |
Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.
Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере 6 по кредиту счета 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность предприятия конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке.
Общий итог оборотов по кредиту и дебету - данные синтетического учета (с. 182).
Журналы-ордера и ведомости третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые - в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов.
В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости 12 (для учета расходов по счету 25 Общепроизводственные расходы) и 15 по счетам 26 Общехозяйственные расходы, 31 Расходы будущих периодов, 89 Резервы предстоящих расходов и платежей.
В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость 12).
Журнал-ордер 10 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности. Строение журналов-ордеров третьей группы приведено ниже.
Журнал-ордер 10 1. Затраты на производство
| ----^Кредит счетов Дебет счетов^~~~~^^^^^^ | и т.д. | Итого | ||||
| и т.д. | ||||||
| Итого | ||||||
| по элементам | ||||||
| Итого по статьям |
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница (с.
185).
Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров. а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой.
В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны.
На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс.
Данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.
Главная книга по счету 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
| „т Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Итого по кредиту | Сальдо | ||||
| и т.д. | итого по дебету | дебет | кредит | ||||
| На 01.01.1997 | |||||||
| Январь | 45 000 2 000 | ||||||
| Февраль | 41000 3000 | ||||||
| и т.д. | |||||||
| На 01.01.1998 |
Для предприятий, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.
На 7.3 представлена схема журнально-ордерной формы учета.
Журнально-ордерная форма учета имеет ряд преимуществ: уменьшается объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров, многих карточек аналитического учета; облегчается составление отчетности; улучшается увязка синтетического и аналитического учета; создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности.
Однако форма не лишена и недостатков: сложность построения основных регистров - журналов-ордеров; значительны затраты ручного труда.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем:
полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей - магнитных лент, магнитных дисков;
интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;
осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;
автоматизация логических операций бухгалтерского учета; решение задач бухгалтерского учета в двух режимах - регламентном и запросном;
получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм; ,
возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации.
Так, рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности.
Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
| Периферийные устройства сбора и передачи информации | Машинные носители информации | ||
| т | |||
| Первичные документы | Устройство дня ручной записи на машинный носитель | ||
| Условны | |||
| Нормативно-справочная информация |
