Организация работы аппарата бухгалтерии
Постоянно повышается роль и значение бухгалтерского учета в информационном обеспечении как внешних, так и внутренних пользователей в контроле за рациональным использованием ресурсов.
Принцип аналитичности информации позволяет выявить влияние разных факторов на показатели хозяйственной деятельности.
Динамичность организации бухгалтерского учета делает его гибким и приспособленным к резко изменяющимся условиям работы. Она направлена на совершенствование как методов и техники ведения учета, так и на совершенствование организации труда работников учета.
Применение общих принципов управления в бухгалтерском учете (системный подход, экономико-математические методы и т.д.) значительно расширяют исследовательский аппарат бухгалтерского учета, позволяют точно и быстро изучать процессы, происходящие на предприятии.
Бухгалтерский учет в Российской Федерации отвечает требованиям рыночной экономики и базируется на международных стандартах учета и отчетности. В соответствии с этим он регламентируется четырехуровневой системой документов
Первый уровень
Второй уровень
Третий уровень
Четвертый уровень
Первый уровень системы документов - законодательные акты. В них отражаются обязательность, правила и принципы ведения учета всеми предприятиями и организациями.
Основу системы документов первого уровня составляют Закон о бухгалтерском учете и указы, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.
Второй уровень - документы, содержащие рекомендации о ведении бухгалтерского учета по отдельным участкам и видам деятельности. К ним относятся национальные стандарты по бухгалтерскому учету (ПБУ). В настоящее время утверждены и действуют стандарты:
-положение по бухгалтерскому учету Учетная политика предприятия (ПБУ 1/94);
-положение по бухгалтерскому учету Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство (ПБУ 2/94),
-положение по бухгалтерскому учету Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте (ПБУ 3/95),
-положение по бухгалтерскому учету Бухгалтерская отчетность организации (ПБУ 4/96),
-положение по бухгалтерскому учету Учет основных средств (ПБУ 6/97).
Таким образом, система документов первых двух уровней составляет законодательную и нормативную базу ведения бухгалтерского учета.
Третий уровень включает систему документов рекомендательного характера (инструкции, указания). Эти документы предполагают многовариантность решений организации учета на предприятиях исходя из отраслевых особенностей, типа производства и других факторов.
Система документов третьего уровня разрабатывается на базе документов первых двух уровней и не должна им противоречить.
Примером документов третьего уровня являются План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов СССР 1 ноября 1991 г.с изменениями и дополнениями, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ 13 июня 1995 г. и др.
Четвертый уровень - совокупность документов предприятия, раскрывающих учетную политику хозяйствующего субъекта. Они разрабатываются им на основе документов первых трех уровней (рабочий план счетов, формы первичных документов, учетных регистров).
Исходя из организационно-технических особенностей каждая организация разрабатывает и утверждает для себя учетную политику, под которой понимается выбранная совокупность способов ведения бухгалтерского учета. Учетная политика должна быть неизменной в течение длительного времени, своевременно доведена до налоговых органов и отвечать ряду требований ( 8.3).
| Совокупность требований учетной политики | ||||
| Полнота | Осмотрительность | Приоритет содержания над формой | Рациональность | Непротиворечивость |
Под полнотой учетной политики понимается обеспечение отражения в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций. Осмотрительность означает применение способов учета, обеспечивающих большую готовность отражения в бухгалтерском учете потерь и пассивов, чем доходов и активов.
Приоритет содержания над формой предполагает при отражении хозяйственных операций ориентирование не только на правовую основу, но и экономическое содержание.
Рациональность - экономное ведение учета исходя из размеров хозяйствующего субъекта и масштабов его деятельности.
Непротиворечивость заключается в обеспечении тождества данных аналитического и синтетического учета, показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.
Организация работы аппарата бухгалтерии
Первичными звеньями бухгалтерского учета является бухгалтерия организации. Бухгалтерия -самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет ее главный бухгалтер, который должен обеспечивать правильность постановки учета, его достоверность, осуществлять контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия.
Он обязан организовать внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства предприятием.
Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы. В объединениях и крупных предприятиях бухгалтерия подразделяется на ряд отделов ( 8.4) Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.
| Главный бухгалтер | |
| Расчетный отдел | Отдел учета готовой продукции и ее реализации |
| Материальный отдел | Общий отдел |
| Производственно-калькуляционный отдел | Отдел расчетный и валютных операций |
Структура аппарата бухгалтерии
Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.
Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. В функции этого подразделения бухгалтерии входят также общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.
Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах отдела сбыта. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее реализации.
Отдел ведет учет расчетов с покупателями, осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей т них.
Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот же отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.
Общий отдел бухгалтерии предприятия ведет учет всех остальных хозяйственных операций, составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив.
Рассмотренная структура организации аппарата бухгалтерии применяется на большинстве средних, а иногда и крупных предприятий и носит название вертикальной.
На небольших предприятиях, как правило, применяется линейная структура, при которой все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.
На крупных предприятиях используется комбинированная система организации аппарата бухгалтерии, при которой в составе бухгалтерии выделяются службы, занятые выполнением замкнутого цикла работ (по видам производств). В этих случаях права главного бухгалтера будут передаваться его заместителям в пределах их полномочий.
В современных условиях ведение бухгалтерского учета основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Организационные формы механизации бухгалтерского учета различны и зависят от вида вычислительной техники, их размещения, степени оснащенности ими отрасли, объема обрабатываемой информации, сферы обслуживания.
В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры (ВЦ). Они могут обслуживать отдельные крупные предприятия или группы предприятий, организаций.
В последнее время все большее распространение получают информационно-вычислительные центры (ИВЦ). В их функцию входит обработка всей экономической информации предприятий данного района (региона).
Такие центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют не только обработку бухгалтерской информации, но и планово-нормативные технические расчеты.
Развитие вычислительной техники привело к техническому оснащению предприятий мини-ЭВМ - электронными бухгалтерскими машинами, которые широко используются в бухгалтериях. Это позволило создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера на базе персональных компьютеров.
Организация АРМ бухгалтера является важным резервом дальнейшего совершенствования учетной работы, значительно повышает возможность использования информации в управлении предприятием.
Строение фондовых счетов Счет фондовый
Д-т
Обд- уменьшение источника (-)
Си - наличие источников образования имущества на начало периода
06^- увеличение, привлечение источников (+)
Ск - наличие источников образования имущества на конец периода
К фондовым относятся счета: Уставный капитал, Ре зервный капитал, Добавочный капитал, Прибыли и убыт ки, Резервы предстоящих расходов и платежей.
На активных счетах для учета расчетов отражается обра зование и движение дебиторской задолженности. Строение активных счетов для учета расчетов представлено ниже.
Строение активных счетов для учета расчетов Активный счет для учета расчетов
Д-т
К-т
Си - наличие непогашенной дебиторской
задолженности на начало периода
Обд- образование и увеличение дебиторской задолженности (+)
06^- погашение, списание дебиторской задолженности (-)
С" - наличие непогашенной дебиторской
задолженности на конец периода
Примером активных счетов для учета расчетов является счет Расчеты с подотчетными лицами.
Пассивные счета для учета расчетов используются для учета образования и движения кредиторской задолженности. Строение пассивных счетов для учета расчетов представлено ниже.
Строение пассивных счетов для учета расчетов Пассивный счет для учета расчетов
Д-т
Об - погашение, уменьшение кредиторской задолженности (-)
Си - непогашенная кредиторская задолженность на начало периода
Об - образование, увеличение кредиторской задолженности (+)
Си - непогашенная кредиторская задолженность на конец периода
К пассивным счетам для учета расчетов относятся счета: Расчеты с поставщиками и подрядчиками, Расчеты с бюджетом, Краткосрочные кредиты банков, Долгосрочные кредиты банков и др.
Активно-пассивные Счета для учета расчетов применяются для отражения взаимных расчетов данного предприятия с другим хозяйственным органом. Примером может служить счет Расчеты с дочерними (зависимыми) предприятиями.
Д-т
Строение активно-пассивного счета для учета расчетов Счет активно-пассивный ^.^
| Либо Сн - непогашенная дебиторская задолженность | Либо Сн - непогашенная кредиторская задолженность на начало периода |
| Об,- образование, увеличение дебиторской и погашение кредиторской задолженности | Об - погашение дебиторской задолженности, образование и увеличение кредиторской задолженности |
| Либо Ск - непогашенная дебиторская задолженность на конец периода | Либо Ск - непогашенная кредиторская задолженность на конец периода |
Исключением является счет Расчеты с разными дебиторами и кредиторами. Этот счет может иметь два остатка сразу, поскольку на нем осуществляется учет расчетов со многими дебиторами и кредиторами. Долг одних предприятий в этом случае не может быть погашен задолженностью другим предприятиям, т.е. дебиторскую задолженность одних предприятий нельзя погасить кредиторской задолженностью другим. Поэтому на этом счете приходится одновременно отражать и сумму, которую должны предприятию (сальдо по дебету счета), и сумму, которую должно предприятие (сальдо кредитовое).
Это развернутое сальдо соответственно отражается в активе и пассиве баланса.
Регулирующие счета выполняют особую роль в бухгалтерском учете, сохраняя на основных счетах неизменной оценку объектов и уточняя ее. Самостоятельного значения они не имеют и применяются только вместе с основным счетом.
По способу уточнения оценки все регулирующие счета подразделяются на дополнительные счета, контрарные счета и контрарно-дополнительные счета.
Регулирующие дополнительные счета всегда увеличивают оценку объекта и имеют прямую связь с основными счетами. Если основной счет активный, то и дополнительный счет к нему будет активным.
Взаимосвязь основного и дополнительного активных счетов
Сч. "Материалы"
д^
1.500000 (по покупным ценам)
Сч. "Материалы", субсчет "Транспортно-заготовительные расходы"
Д-т______________________К-т
1.80 000 (расходы по доставке)
Фактическая заготовительная стоимость материалов будет складываться из суммы, отраженной по дебету счета Материалы и дебету субсчета Транспортно-заготовительные расходы (500 000 руб. + 80 000 руб.).
Оценка объекта на основном счете Материалы уточняется путем ее увеличения (+). Значит, субсчет Транспортно-заготовительные расходы - дополнительный.
Счет Материалы - активный, дополнительный к нему - тоже активный.
Рассмотрим взаимосвязь пассивных основного и дополнительных счетов.
Взаимосвязь основного пассивного и дополнительного счета
Сч. "Уставный капитал" __________К-т 1. 20 000 000
Сч. "Добавочный капитал" _________К;т 1 Я 000 000
Счет Уставный капитал - основной пассивный счет. По его кредиту отражается размер уставного капитала на момент образования хозяйствующего субъекта.
На счете Добавочный капитал отражается изменение имущества в ходе работы хозяйствующего субъекта.
Уставный капитал вместе с добавочным капиталом составляют собственный капитал предприятия.
Счет Добавочный капитал увеличивает оценку объекта основного пассивного счета. Следовательно, он является регулирующим пассивным счетом.
Контрарные счета - противоположны основным, оценку объектов на которых они уточняют. Следовательно, если основной счет активный, то контрарный должен быть пассивным. Контрарный пассивный счет называется компрактивным.
Рассмотрим взаимосвязь основного активного и регулирующего пассивного счетов.
Взаимосвязь основного активного и контрарного счетов (контрактивного)
Сч. "Основные средства" Сч. "Износ основных средств"
| Д-т К-т Д-т К-т | ||
| Ск - 40 000 000 | Сн - 8 000 000 |
Разность между дебетом счета Основные средства и кредитом счета Износ основных средств представляет собой остаточную стоимость основных средств (32 000 000 руб.). Оценка объектов на счете Основные средства уточняется путем ее уменьшения, следовательно, счет Износ основных средств -регулирующий контрарный.
Если основной счет - активный, то контрарный к нему - пассивный (контрактивный).
Примером контрпассивного регулирующего счета может служить счет Использование прибыли к счету Прибыли и убытки.
Взаимосвязь основного пассивного и регулирующего контрарного (контрактивного) счетов
Сч. "Прибыли и убытки" Сч. "Использование прибыли"
^L
К-т Д-т
1.750 000 000
1.520 000 000
К-т
По кредиту пассивного счета Прибыли и убытки отражается вся сумма полученной за отчетный период прибыли, а по счету Использование прибыли - сумма прибыли, внесенной в бюджет в виде налогов,
Разница между кредитом счета Прибыли и убытки и дебетом счета Использование прибыли - величина прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Счет Использование прибыли уменьшает оценку объекта по счету Прибыли и убытки, следовательно, он - контрарный.
Счет Прибыли и убытки - пассивный, а контрарный к нему - активный (контрпассивный).
Контрарно-дополнительные счета могут увеличивать и уменьшать оценку объектов, отраженную на основных счетах.
Взаимосвязь основного и контрарно-дололнительных счетов
Сч. "Материалы"
^L
Сч. "Переоценка материальных ценностей"
К-т Д-т_____________________К-т
Ск - 600 000
Сн - 70 000
По дебету основного активного счета Материалы отражается заготовительная их себестоимость на дату приобретения, а по дебету счета Переоценка материальных ценностей - их дооценка. Сумма данных (600 000 руб. + 70 000 руб.) покажет фактическую себестоимость материалов на дату переоценки.
Если же произойдет уценка материалов, то ее величина будет отражена по кредиту счета Переоценка материальных ценностей. Фактическая заготовительная себестоимость материалов на дату переоценки будет определяться как разница между дебетом счета Материалы и кредитом счета Переоценка материальных ценностей.
Счет Переоценка материальных ценностей будет контрарным (пассивным) счетом.
Операционные счета предназначены для учета затрат и калькулирования себестоимости продукции, работ и услуг и подразделяются на три группы ( 4.9).
Счета операционные
Счета собирательно-распределител ь н ы е
Счета калькуляционные
Счета сопоставляющие
Группировка операционных счетов
Собирательно-распределительные счета - активные. По дебету этих счетов собираются затраты для распределения их по объектам учета.
Остатков они, как правило, не имеют.
Строение собирательно-распределительных счетов Собирательно-распределительный счет Д-т К-т
Собирание расходов для распределения
Обд- сумма расходов к.распределению
06^- списание распределенных расходов по объектам учета
Примером собирательно-распределительных счетов могут служить счета: Общепроизводственные расходы, Общехозяйственные расходы, Коммерческие расходы.
Калькуляционные счета - активные. Они используются для учета затрат и исчисления себестоимости продукции, работ и услуг.
К ним можно отнести следующие счета: Основное производство, Вспомогательные производства.
Д-т
Строение калькуляционного счета Счет Калькуляционный
Си - незавершенное производство на начало отчетного ______периода_________________
Об - затраты на отчетный ^ период_________________
Ск - незавершенное производство на конец отчетного периода
Об - себестоимость выпущенной готовой продукции, работ и услуг
Сопоставляющие счета применяются для выявления результатов по реализации продукции, работ и услуг. Особенностью строения этих счетов является отражение одного объекта учета в двух разных оценках: в одной по дебету, а в другой по кредиту счета.
Сопоставляя эти оценки, выявляют результат по реализации. Строение сопоставляющих счетов рассмотрим на примере счета Реализация.
Строение сопоставляющих счетов Счет Реализация
Д-т
К-т
Об - полная фактическая себестоимость реализованной продукции
Об - реализованная продукция по ценам продажи
Сравнивая обороты по дебету и кредиту счета Реализация, определяют результат по проведенной операции. Если оборот по кредиту счета больше оборота по дебету (выручка больше затрат), то по счету Реализация - кредитовое сальдо, а счет - пассивный.
Если затраты на производство и реализацию продукции больше выручки, то счет - активный. Результат по реализации списывается на счет финансовых результатов. Бюджетно-распределительные счета предназначены для
распределения расходов по смежным отчетным периодам. С помощью данной группы счетов устраняется колебание себестоимости продукции по отчетным периодам.
Счета данной группы могут быть активными и пассивными.
Примером активного бюджетно-распределительного счета является счет Расходы будущих периодов.
Строение активного бюджетно-распределительного счета Счет активный бюджетно-распределительный
Д-т
Сн - сумма расходов, относящихся к следующим отчетным периодам
Об - расходы, возникшие в отчетном периоде, но относящиеся к следующим периодам
Ск - сумма расходов, относящихся к следующим периодам
Об - списание расходов, относящихся к данному отчетному периоду
Примером пассивного бюджетно-распределительного счета является счет Резервы предстоящих расходов и платежей.
Строение пассивного бюджетно-распределительного счета Счет пассивный бюджетно-распределительный
Д-т
К-т
Об - покрытие затрат за счет ранее созданного источника
Сн - остаток неиспользованного источника на начало периода
Об - создание источника покрытия затрат в следующих отчетных периодах
Ск - остаток неиспользованного источника на конец периода
Финансово-результатные счета предназначены для выявления результата финансово-хозяйственной деятельности. Примером может служить активно-пассивный счет Прибыли и убытки.
loo
Строение финансово-результатного счета Счет Прибыли и убытки
Д-т
Обд - убытки и расходы, относимые на убытки
Либо Ск - чистый убыток
Обх - прибыль и доходы, относимые на прибыль
Ск - чистая прибыль
Счет имеет один остаток. Если кредит счета больше дебета. то сальдо будет кредитовым (счет - пассивный). Если дебет больше кредита, то сальдо - дебетовое (счет - активный).
На практике имеется ряд счетов, сочетающих в себе разные группировочные признаки. Поэтому их можно отнести к двум группам счетов.
Примером может служить счет Брак в производстве.
Счет Брак в производстве
Д-т
К-т
Об - затраты при изготовлении бракованной продукции и расходы по исправлению брака
Ск - потери от брака
06^- возмещение, полученное от виновных лиц, и стоимость лома по цене возможного использования
По счету отражается один объект учета забракованная продукция. По дебету счета исчисляются ее себестоимость и затраты по исправлению брака (признаки калькуляционного счета), по кредиту - величина возмещения.
Сопоставлением дебетового и кредитового оборотов определяется результат от изготовления бракованной продукции (признаки сопоставляющего счета).
Забалансовые счета используются для учета имущества, не принадлежащего данному хозяйствующему субъекту.
Строение активных забалансовых счетов Забалансовый счет
Д-т
К-т
Си - наличие имущества на начало периода
0(^- поступление средств (+)
Си - наличие имущества на конец периода
Обц- выбытие средств
План счетов бухгалтерского учета
План счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень счетов, применяемых в практике ведения учета. В Российской Федерации разработан и используется единый план счетов.
Это означает, что все предприятия, независимо от их организационно-правовой формы, обязаны для ведения учета использовать данный план, утвержденный Министерством финансов РФ.
Для удобства использования все счета сведены в разделы, в соответствии с группировкой счетов по экономическому содержанию.
Раздел 1 Основные средства н другие долгосрочные вложения включает счета, на которых ведется учет основных средств, нематериальных активов, долгосрочных финансовых вложений, оборудования к установке, капитальных вложений.
