Глава 6. Учет расчетов с персоналом по оплате труда
Учет расчетов с персоналом по оплате труда представляет собой сложную и трудоемкую бухгалтерскую задачу. В этой связи для организаций с различными системами оплаты труда (повременной, сдельной и пр.), а также при большом количестве работников такой учет целесообразно вести в специализированной программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом".
Непосредственно в программе "1С:Бухгалтерия 8.0" можно вести минимальный кадровый учет, учет начисленной заработной платы, расчет удерживаемого НДФЛ, учет выплаченных сумм и депонентов, формировать основной набор регламентированных форм по труду и выполнять подготовку сведений для сдачи отчетов по НДФЛ и ПФР. Такой набор функций обычно достаточен для организаций, которые применяют упрощенные схемы оплаты труда, имеют небольшой численный состав работников, удерживают из начисленной заработной платы только НДФЛ.
§6.1. Кадровый учет
Для кадрового учета в программе "1С:Бухгалтерия 8.0" предназначены документы "Прием на работу в организацию", "Кадровое перемещение организации" и "Увольнение из организации".
Рассмотрим порядок работы с этими документами на примерах.
Пример 1
Приказом по торгово-промышленной компании от 31 января 2005г. на постоянную работу в должности инспектора по кадрам с окладом 8000 руб. в месяц со 1 февраля 2005 г. принята Геращенко Оксана Петровна (табельный номер 00006, паспорт гражданина Российской Федерации серия 4421 № 113260, выдан ОВД района "Свиблово" г. Москвы 22.09.2002, код подразделения 032-17, ИНН 771734560802, страховой номер в ПФР 017-470-893 02, дата рождения 16.08.1965, место рождения -г. Москва, проживает по адресу: Москва, проспект Мира, д. 84ж, кв. 300, домашний телефон 768-9902). При оформлении представлена справка по форме № 2-НДФЛ, из которой следует, что в текущем году физическим лицом получен доход в январе в сумме 6500 руб. Имеет на иждивении дочь 1996 г. рождения.
Для отражения в информационной базе факта приема физического лица на работу предназначен документ "Прием на работу в организацию". Экранная форма нового документа (рис. 162) открывается из списка "Учет кадров организации" (меню "Зарплата" ^ пункт "Кадровый учет" ^ подпункт "Журнал кадровых документов"; меню "Действия" ^ пункт "Добавить" ^ "Прием на работу в организацию").промышленная компания), лицо, ответственное за отражение операции в информационной базе (Иванов Иван Иванович) и вид занятости (Основное место работы).
На закладке "Работники" нажимаем на клавишу <іпб>для ввода новой строки.
Колонку "Работник" заполняем выбором элемента из справочника "Физические лица". Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица (рис. 163).
Затем по кнопке "НДФЛ" командной панели открываем форму, где приводится информация для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц. На закладке "Вычеты" указываем право работника на стандартные вычеты и их применение в организации (рис. 164), а на закладке "Доходы на предыдущих местах работы" - доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно представленной справки по форме № 2-НДФЛ (рис. 165). 01.02.2005;
• присвоенный работнику табельный номер - 00006;
• подразделение, к которому относится работник - Администрация (выбором из справочника "Подразделения организации");
• занимаемую должность - Инспектор по кадрам (выбором из справочника "Должности организаций").т 26 К-т 70". На рис. 170 представлено описание этого способа в справочнике.т 26 К-т 70"
Если начисление формирует доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, то в поле "НДФЛ" указывается соответствующий код дохода из справочника "НДФЛ доходы". Для рассматриваемого примера выбирается код 2000.
В поле "ЕСН" приводится ссылка на элемент справочника "Способы отражения зарплаты в учете ЕСН", свойства которого соответствующим образом квалифицируют начисление для целей налогообложения единым социальным налогом (рис. 171). Для рассматриваемого примера следует выбрать элемент с наименованием "Облагается ЕСН целиком". 8000 руб.1" формируем приказ по форме № Т-1 (рис. 173), который выводим на бумажный носитель, затем по кнопке "ОК" проводим документ. При этом форма документа закрывается.1
При проведении документ производит движения в регистрах сведений и "Работники организации" и "Плановые начисления работников организаций" (рис. 174).
В первый регистр вносится запись о новом работнике организации, его табельном номере, подразделении, в которое он принят на работу, и занимаемой должности.
Во втором регистре производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля в плановом порядке заработной платы из расчета 8000 руб. в месяц, с отнесением ее на общехозяйственные расходы организации. 25.02.2005 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию. 01.03.2005; новую должность - Главный бухгалтер (выбором из справочника "Должности организаций"). Табельный номер и подразделение оставляем б)
прежними.
Изменить и новый должностной оклад - 18000 руб. Вид начисления - Оклад по дням (АУП) - оставляем прежним.
Документ записываем (по кнопке "Записать"), формируем (по кнопке "Форма Т-5") и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-5, после чего по кнопке "ОК" проводим документ.
При проведении документа в регистр сведений "Работники организации" вносится запись о том, что с 1 марта 2005г. Панасюк М.В. переведена на должность главного бухгалтера (рис. 177). 17.03.2005 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.31.03.2005 и основание расторжения трудового договора (выбором из справочника "Основания увольнения из организации").
Документ записываем (по кнопке "Записать"), формируем (по кнопке "Форма Т-8") и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-8, после чего по кнопке "ОК" проводим документ.
При проведении документа в регистр "Сведения о работниках организации" вносится запись о том, что с 1 апреля 2005 г. Тимохин В.М. уже не является работником организации (рис. 182). 28.02.2005 (заработная плата начисляется в последний день месяца) и дату начала месяца, за который начисляется заработная плата, - 01.02.2005.
В полях со сведениями об организации и ответственном лице программа проставляет значения по умолчанию.
Для заполнения разделов "Начисления" и "НДФЛ" нажимаем на кнопку "Заполнить" командной панели. При этом документ может быть заполнен по данным регистра сведений "Плановые начисления работников организаций" или регистра сведений "Работники организаций".
В первом случае на закладке "Начисления" показываются сведения о плановых начислениях в текущем месяце (месяце, за который производятся начисления) в пользу работников указанной организации (указанного подразделения организации) - видах начислений, начисленных суммах, кодах дохода для целей исчисления НДФЛ, кодах вычета в отношении отдельных видов дохода. Если работнику в соответствии с регистром сведений "Плановые начисления работников организаций" полагается несколько начислений, то каждое начисление показывается в отдельной строке. При этом на закладке "НДФЛ" программа показывает сумму налога, подлежащую удержанию из доходов работника. Следует иметь в виду, что если работник не полностью отработал рабочее время в месяце, за который производится начисление заработной платы (находился в служебной командировке, болел и т.д.), то сумма к начислению корректируется вручную, после чего по кнопке "Рассчитать НДФЛ" производится перерасчет суммы налога.
Во втором случае на закладке "Начисления" программа просто перечисляет работников организации (подразделения организации), которые считаются работающими в месяце, за который производятся начисления. При этом предполагается, что сведения о видах начислений и начисляемых суммах пользователь вводит в табличную часть вручную, после чего после чего по кнопке "Рассчитать НДФЛ" подсчитывается сумму налога, подлежащую удержанию из доходов каждого работника.
При необходимости табличную часть закладки "Начисления" можно начать заполнять и вручную по кнопке "Подбор" командной панели этой закладки.
Для рассматриваемого примера табличная часть заполняется по данным регистра "Плановые начисления работников организации".
В результате на закладке "Начисления" (рис. 185а) программа показывает список лиц, которые считаются работниками организации на дату начисления заработной платы, вид и размер полагающегося каждому работнику вознаграждения исходя из установленного должностного оклада, а на закладке "НДФЛ" (рис. 185б) - исчисленную сумму налога на доходы физических лиц.
После заполнения формы документ записываем и проводим щелчком на пиктограмме ^ командной панели.
При выполнении процедуры проведения производятся записи в регистрах накопления "Взаиморасчеты с работниками организации", "НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации" и "Сведения о доходах физических лиц". Для их просмотра из формы документа следует нажать на кнопку "Перейти" командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.
Начисление зарплаты работникам организаций: Не проведен
:
Действия ” +. [I Щ Перейти ” ? Заполнить ” Очистить Рассчитать НДФЛ
Подразделение:
|
ІТПК00002 от: 28.02.2005 0:00:00 00 |
|
Торгово-производственная компанг |
|
Сі |
|
|
|
X |
Месяц начисления: 01.02.2005
Ответственный:
Номер:
Иванов Иван Иванович
... х
Начисления НДФЛ
д Подбор
|
n; |
Работник |
Подразделение организации |
Результат |
Код дохода НДФЛ |
Код вычета ' |
|
Начисление |
Сумма вычета |
|
1 |
Т имохин Владимир |
Хозяйственный отдел |
14 000,00 |
2000 |
|
|
Михайлович |
Оклад по дням (АУП) |
|
|
2 |
Рыбаков Сергей Анатольевич |
Администрация
Оклад по дням (АУП) |
25 000,00 |
2000 |
|
|
3 |
Геращенко Оксана Петровна |
Отдел кадров
Оклад по дням (АУП) |
8 000,00 |
2000 |
|
|
4 |
Панасюк Маргарита Викторовна |
Бухгалтерия
Оклад по дням (АУП) |
17 000,00 |
2000 |
|
|
5 |
Суворин Антон Парамонович |
Цех №1
Оклад по дням (Основное п... |
15 000,00 |
2000 |
|
|
G |
Суворина Надежда Васильевна |
Цех №2
Оклад по дням (Основное п... |
14 000,00 |
2000 |
|
Комментарий:
? К Записать Закрь
а) б)регистратор, которым произведена запись в регистре;
• номер строки табличной части документа-регистратора, к которой относится текущая запись регистра;
• работник, перед которым возникла задолженность;
• период возникновения задолженности;
• сумма возникшей задолженности (сумма к выплате по документу-регистратору).
Месяц налог, периода
Обособленное подразделен...
Вычет на детей
Ставка
+
28.02.2005 23:58:58
Тимохин Владимир Михайл...
1 820
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
13% (30%)
+
28.02.2005 23:58:58
Рыбаков Сергей Анатольевич
3 250
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
13% (30%)
+
28.02.2005 23:58:58
Геращенко Оксана Петровна
810
400ДО
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
800ДО
13% (30%)
?
+
28.02.2005 23:58:58
Панасюк Маргарита Виктор...
2 210
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
13% (30%)
+
28.02.2005 23:58:58
Суворин Антон Парамонович
1 807
500ДО
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
600Д0
13% (30%)
+
28.02.2005 23:58:58
Суворина Надежда Василье...
1 742
Начисление
Февраль 2005
Торгово-производственная...
600Д0
13% (30%)
-
1
произвадственная компания
Действия
т [-**-] Щ TQ ЩЮ ?
О рганизация: Т оргово-производственная компания
х Ct
|
|
Период |
Физическое лицо |
Код дохода |
Код вычета |
Сумма налога исчис. |
|
Месяц налог, периода |
Обособленное подразделение |
Сумма дохода |
Сумма вычета |
|
* |
|
Тимохин Владимир Михайлович |
2000 |
|
|
|
|
|
Февраль 2005 |
Т оргово-производственная компания |
14 000ДО |
|
|
• |
01.02.2005
Февраль 2005 |
Рыбаков Сергей Анатольевич
Т оргово-производственная компания |
2000
25 000Д0 |
|
|
|
• |
01.02.2005
Февраль 2005 |
Геращенко Оксана Петровна
Т оргово-производственная компания |
2000
8 000Д0 |
|
|
|
• |
01.02.2005
Февраль 2005 |
Панасюк Маргарита Викторовна
Т оргово-производственная компания |
2000
17 000ДО |
|
|
|
* |
01.02.2005
Февраль 2005 |
Суворин Антон Парамонович
Т оргово-производственная компания |
2000
15 000ДО |
|
|
|
• |
01.02.2005
Февраль 2005 |
Суворина Надежда Васильевна
Т оргово-производственная компания |
2000
14 000ДО |
|
|
Рис. 188. Сведения о доходах работников организации
В регистр "Сведения о доходах работников организации"
(рис. 188) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается:
• период начисления дохода и месяц налогового периода, к которому относится доход;
• физическое лицо, получившее доходы;
• код и сумма дохода.
После ввода документа на начисление заработной платы можно сформировать ведомость по унифицированной форме № Т-51. Для этого следует в меню "Зарплата" выбрать пункт "Расчетная ведомость
Т-51", в форме отчета указать период, за который необходимо составить ведомость, и нажать на кнопку "Сформировать".
§6.3. Выплата заработной платы
Подготовка платежных ведомостей по форме № Т-53 и регистрация произведенных по ней выплат производится с помощью документа "Зарплата к выплате организаций".
Для ввода нового документа необходимо открыть список документов "Зарплаты к выплате организаций" (меню "Зарплата" ^ пункт "Зарплата к выплате") и нажать на клавишу <Ins>.
В шапке формы документа указывается дата составления платежной ведомости, месяц, в котором заработная плата была начислена, и способ ее выплаты (через кассу или перечислением через банк).
В табличной части приводится список работников, включаемых в платежную ведомость, и проставляется сумма к выплате.
Для заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку "Заполнить". В зависимости от того, на выплату каких сумм составляется платежная ведомость, выбирают режим заполнения "По задолженности на конец месяца" или "Списком работников". В первом случае табличная часть заполняется по данным регистра "Взаиморасчеты с работниками организаций" (после заполнения и записи документа нажимают на кнопку "Рассчитать"). Во втором случае в табличной части просто выводится список лиц, которые числятся как работающие в месяце, за который выплачивается заработная плата. Предполагается, что сумма к выплате работнику в этом случае вводится вручную. Этот режим используется при составлении ведомости на аванс, выплату пособий и т.п.
Если ведомость составляется на одного или нескольких работников организации, для заполнения табличной части можно воспользоваться кнопкой "Подбор" на панели инструментов раздела "Зарплата к выплате".
На рис. 189 представлен пример заполнения формы документа для выплаты заработной платы за февраль через кассу.
После уточнения списка лиц, включаемых в ведомость, и выплачиваемых сумм документ записывают, по кнопке "Печать" формируют платежную ведомость по унифицированной форме № Т-53 и выводят ее на бумажный носитель, после чего форму документа закрывают.
Регистрация выплаченных по ведомости сумм после ее закрытия в зависимости от способа выплаты производится документом "Расходный кассовый ордер" с операцией "Выплата заработной платы по ведомостям" или "Выплата заработной платы работнику" или документом "Платежное поручение исходящее" с операцией "Перечисление заработной платы". Если заработная плата каждому работнику выплачивается отдельными расходными кассовыми ордерами, то рекомендуется воспользоваться сервисной обработкой "Выплата
зарплаты расходными ордерами" (вызывается по кнопке "Перейти" командной панели формы документа), с помощью которой РКО можно подготовить и провести в учете в пакетном режиме." в первой колонке), означающий погашение (уменьшение) задолженности перед работником;
• документ-регистратор, которым произведена запись в регистре;
• номер строки табличной части документа-основания на выплату заработной платы;
• работник, перед которым погашена задолженность;
• период, в котором возникла погашенная задолженность;
• сумма погашенной задолженности." в первой колонке), означающий уменьшение "задолженности" по ранее исчисленной суммы налога в связи с удержанием налога;
• дата записи и месяц, в котором была исчислена сумма налога, удержанная при выплате работнику дохода, и подлежащая перечислению в бюджет;
• физическое лицо, к которому относится запись регистра;
• удержанная сумма налога;
• признак (вид строки), что запись отражает "Удержание" налога;
• ставка, по которой был исчислен удержанный налог. при их выплате, и в общем случае эти суммы в текущем месяце могут не совпадать, например, при задержке выплаты заработной платы или при частичной выплате начисленной зарплаты.
При втором варианте исчисленная сумма налога сразу принимается к учету как удержанная, т.е. при налогообложении доходов работника в регистр накопления "НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации" одновременно вносятся две записи: одна - на сумму возникшей задолженности по налогу (сумма налога исчисленная), вторая - на сумму погашаемой задолженности по налогу (сумма налога к удержанию). Этот вариант учета расчетов по НДФЛ могут применять организации, которые осуществляют выплату заработной платы без задержек.
По умолчанию учет расчетов по НДФЛ ведется первым способом. Настройка ведения учета вторым способом в программе "1С:Бухгалтерия 8.0" производится для каждой организации в отдельности в регистре сведений "Учетная политика организаций по персоналу" (меню "Предприятие" ^ пункт "Учетная политика" ^ подпункт "Учетная политика (по персоналу)") (рис. 194).производственная компани
,,,
Сі
...
X
Месяц начисления: 01.02.2005 Ш „
Ответственный:
Номер:
Иванов Иван Иванович
Расчет ЕСН Начисления
|
•Ш ^ Ч Ек t 1 И J |
|
|
№ |
Работник |
Начисление
Код дохода ЕСН |
Скидка |
Результат |
Обла..
ЕНВД |
|
1 |
Т имохин Владимир
Михайлович |
Оклад по дням (АУ П)
Облагается ЕСН целиком |
|
14 000.00 |
? |
|
2 |
Рыбаков Сергей Анатольевич |
Оклад по дням (АУ П)
Облагается ЕСН целиком |
|
25 000.00 |
? |
|
3 |
Суворина Надежда
Васильевна |
Оклад по дням (Основное произ... Облагается ЕСН целиком |
|
14 000.00 |
? |
|
4 |
Суворин Антон Парамонович |
Оклад по дням (Основное произ... Облагается ЕСН целиком |
|
15 000.00 |
? |
|
5 |
Геращенко Оксана Петровна |
Оклад по дням (АУ П)
Облагается ЕСН целиком |
|
8 000.00 |
? |
|
G |
Панасюк Маргарита Викторовна |
Оклад по дням (АУ П)
Облагается ЕСН целиком |
|
17 000.00 |
? |
Комментарий:
? К Записать Закрі
Рис. 197. Начисления, принимаемые в расчет
Для отражения результатов расчета в регистрах документ проводится щелчком на пиктограмме ^ командной панели.
При выполнении процедуры проведения производятся движения в регистрах "ЕСН Сведения о доходах" и "ЕСН исчисленный". Для их просмотра необходимо нажать на кнопку "Перейти" командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.
Расчет ЕСН: Не проведен
Номер:
Организация:
Подразделение:
|
ТПК00002 от: 28.02.2005 0:00:00 Ш |
|
Т оргово-производственная компани |
,,, |
Сі |
|
|
... |
X |
Ответственный:
Иванов Иван Иванович
Расчет ЕСН Начисления
д Подбор Рассчитать ЕСН
|
N: |
Работник |
Федеральный б... |
ФСС |
ФФОМС |
ТФОМС |
ПФР Накопигел... |
ПФР Страховая |
|
|
|
Льгота ФБ |
Льгота ФСС |
Примененная льгота Ф... |
в тем числе ЕНВД |
в том числе ЕНВІ |
|
1 |
Г еращенко |
1 G00..00000 |
256,00000 |
64,00000 |
160,00000 |
|
1 120,0 |
|
|
Оксана |
|
|
|
|
|
|
2 |
Панасюк
Маргарита |
3 400,00000 |
544,00000 |
136,00000 |
340,00000 |
|
2 380,0 |
|
3 |
Рыбаков Сергей Анатольевич |
5 000,00000 |
800,00000 |
200,00000 |
500,00000 |
|
3 500,0 |
|
4 |
Суворин Антон Парамонович |
3 000,00000 |
430,00000 |
120,00000 |
300,00000 |
|
2 100,0 |
|
5 |
Суворина
Надежда |
2 800,00000 |
448,00000 |
112,00000 |
280,00000 |
|
1 860,0 |
|
G |
Т имохин Владимир |
2 800,00000 |
448,00000 |
112,00000 |
280,00000 |
|
1 860,0 |
Комментарий:
? К Записать Закрі
по дебету тех счетов, на которые отнесены выплаты, формирующие базу для исчисления взносов, и кредиту счета 69.11;
• в налоговом учете - только по дебету счетов, на которые отнесены выплаты, формирующие базу для исчисления взносов.
При проведении документа по каждой строке табличной части формируется запись в соответствующем регистре бухгалтерии. На
рис. 202 представлен фрагмент таких записей в журнале проводок бухгалтерского учета, а на рис. 203 - в журнале проводок налогового учета по налогу на прибыль.
ПрОИЗБОДС...
НУ
НУ
ЗП
Дт
Кт
28.02.2005 23:...
2
26.02
Администрация
68.04
1 501
Отражение зарплат...
Т ОрГОЕО-ПрОИЗБОДС...
НУ
Оплата труда
НУ
ЗП
Дт
Кт
28.02.2005 23:...
3
26.02
Администрация
6Э.03.2
501
Отражение зарплат...
Т ОрГОЕО-ПрОИЗБОДС...
НУ
Оплата труда
НУ
ЗП
Дт
Кт
28.02.2005 23:...
4
26.02
Администрация
68.02.1
3 501
Отражение зарплат...
Т ОрГОЕО-ПрОИЗБОДС...
НУ
Оплата труда
НУ
ЗП
Рис. 203. Проведение документа в налоговом учете по налогу на прибыль
сумма дохода.
Рис. 198. Результат расчета
В регистр накопления "ЕСН Сведения о доходах" (рис. 199) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается:
• период начисления дохода;
• физическое лицо, получившее доходы;
• вид дохода для целей исчисления ЕСН;
Содержание раздела
