Глава 15. Работа с подотчетными лицами
• В каком справочнике ведется список подотчетных лиц?
• Как оформить выдачу денежных средств подотчетному лицу?
• Каким документом оформляется приобретение различных материальных ценностей
на выданные ему денежные средства?
• Каким документом оформляется расход выданных подотчетному лицу сумм на оплату
поставщикам, за поставленные им ранее товары?
• Каким документом оформляются командировочные расходы, расходы на проезд,
расходы на бензин и прочее?
• Как составить и распечатать авансовый отчет?
• Как оформить возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица
• В каком отчете можно получить полную информацию о взаиморасчетах с
подотчетным лицом?
В каком справочнике ведется список подотчетных лиц?
Отдельного справочника для подотчетных лиц в программе нет. Список подотчетных лиц ведется в справочнике "Физические лица". Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу "Сотрудники", в которую и вносить информацию о подотчетных лицах.
Как оформить выдачу денежных средств подотчетному лицу?
Данная операция оформляется документом "Расходный кассовый ордер" с установленным видом оплаты "Выдача денежных средств подотчетнику". Сумма может быть выдана из любой кассы предприятия в любой валюте. Однако следует иметь в виду, что если подотчетному лицу выданы денежные средства в валюте, то и отчитаться за них он также должен в этой валюте.
Пример. Подотчетному лицу были выданы две суммы: 100 рублей и 100 долларов. Подотчетное лицо истратило 120 рублей и 50 долларов. В этом случае должно быть составлено два авансовых отчета: один в рублях, а другой в долларах. По первому отчету у подотчетного лица будет перерасход 20 рублей, а по второму отчету подотчетное лицо должно вернуть 50 долларов.
Для планирования выдачи денежных средств подотчетным лицам можно также использовать подсистему планирования денежных средств. Например, выдавать денежные средства подотчетному лицу только после оформления соответствующей заявки на расходование денежных средств.
Каким документом оформляется приобретение различных материальных ценностей на выданные ему денежные средства?
Данная операция оформляется документом "Авансовый отчет". Товары, приобретаемые подотчетным лицом, заносятся на закладке "Товары". Товары, указанные в документе, после проведения документа будут автоматически оприходованы на склад.
Можно также оформить поступление от подотчетного лица возвратной тары. Эта информация заполняется в документе "Авансовый отчет" на закладке "Тара".
Каким документом оформляется расход выданных
подотчетному лицу сумм на оплату поставщикам, за поставленные им ранее товары?
Данная операция оформляется документом "Авансовый отчет". Информация об израсходованных подотчетным лицом средствах на оплату поставщикам вводится на закладке "Оплата". После проведения документа автоматически изменяется сумма задолженности перед поставщиком.
Каким документом оформляются командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и прочее?
Данная операция оформляется документом "Авансовый отчет". Информация вводится на закладке "Прочее". Для анализа произведенных подотчетником затрат вводится информация о статье затрат, на которую необходимо отнести эти затраты. В дальнейшем информацию о произведенных подотчетным лицом затратах можно проанализировать с помощью отчета "Затраты".
Как составить и распечатать авансовый отчет?
Для составления авансового отчета оформляется документ "Авансовый отчет". При выборе подотчетного лица табличная часть документа автоматически заполняется суммой выданных ему денежных средств.
На соответствующих закладках заполняется информация о том, на что были израсходованы денежные средства подотчетником.
В том случае, если подотчетному лицу были выданы денежные средства в различной валюте, то должны быть составлены отдельные отчеты по каждой валюте. Печать авансового отчета оформляется непосредственно из документа по кнопке "Печать".
Как оформить возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица
Данная операция оформляется документом "Приходный кассовый ордер" с установленным видом оплаты "Возврат денежных средств от подотчетника". В документе можно указать тот документ, на основании которого выдавались денежные средства подотчетнику ("Расходный кассовый ордер").
Подотчетник может получить денежные средства в валюте, а вернуть долг в рублях. При оформлении такой операции в качестве кассы, куда возвращаются денежные средства подотчетником, должна быть выбрана рублевая касса (касса, в которой установлена валюта - рубли), а в качестве валюты подотчетного лица должна быть указана та валюта, в которой выдавались денежные средства подотчетнику. Эта валюта указывается в поле "Валюта" в группе полей "Взаиморасчеты с подотчетным лицом.
"Расчетный документ" можно определить, кто из подотчетных лиц не рассчитался за выданные ему суммы.
Группировку по валюте следует использовать в том случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в различной валюте.
С помощью множественного отбора можно сформировать отчет по произвольному списку подотчетных лиц.
Содержание раздела
