Глава 6 Учет труда и заработной платы

Учет труда и заработной платы представляет собой сложную и трудоемкую бухгалтерскую задачу. Поэтому для организаций с различными системами оплаты труда (повременной, сдельной и пр.), а также при большом количестве работников учет труда и заработной платы целесообразно вести в специализированной программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом».

Вести кадровый учет и расчет заработной платы непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия 8.0.» корректно возможно лишь для организаций, применяющих такую систему оплаты труда, при которой в регламентированном учете отражаются только выплаты по должностным окладам, а из доходов работников удерживается только НДФЛ.

§6.1 .Учет кадров

Для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет ведется по субконто вида «Работники Организации» типа справочник «Физические лица».

Ведение списка работников производится документами «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организации» и «Увольнение из организации».

Рассмотрим порядок работы с документами на примерах.

• Пример 1

Приказом от 29 января 2004г. на постоянную работу в должности инспектора по кадрам с окладом 8000 руб. в месяц со 2 февраля 2004г. принята Геращенко Оксана Петровна (табельный номер 00006, паспорт гражданина Российской Федерации серия 4421 №113260, выдан ОВДрайона «Свиблово» г.Москвы 22.09.2002, код подразделения 032-17, ИНН 771734560802, страховой номер в ПФР 017-470-89302, датарождения 16.08.1965, месторождения - г. Москва, проживает по адресу: Москва, проспект Мира, д.84ж, кв.300, домашний телефон 768-9902). При оформлении представлена справка по форме №2-НДФЛ, из которой следует, что в текущем году фи-зическим лицом получен доход в январе в сумме 6500руб. Имеет на иждивении дочь 1996г. рождения.

Для отражения в информационной базе факта приема физического лица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию». Экранная форма нового документа (рис. 162) открывается из списка «Учет кадров организации» (меню «Зарплата» —» пункт «Кадровый учет» -> подпункт «Журнал кадровых документов»; меню «Действия» —» пункт «Добавить» -> «Прием на работу в организацию»).

Рис. 162. Форма документа «Прием на работу в организацию»

Для добавления в раздел «Работники организации» новой строки нажимаем на клавишу <Ins>.

Колонку «Работник» заполняем выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица (рис.163).

Рис. 163. Ввод личных данных физического лица

Затем по кнопке «НДФЛ» командной панели открываем форму, где приводится информация для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц. На закладке «Вычеты» указываем право работника на стандартные вычеты и их применение в организации (рис. 164), а на закладке «Доходы на предыдущих местах работы» - доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно представленной справки по форме №2-НДФЛ (рис.165).

Рис. 164. Право на стандартные вычеты

Рис. 165. Доходы на предыдущем месте работы

Введенные данные записываем (по кнопке «Записать»), форму закрываем (по кнопке «ОК»), двойным щелчком мыши выбираем работника в справочнике «Физические лица» и продолжаем заполнение раздела «Работники организации» документа «Прием на работу в организацию».

Указываем (рис. 166):

• дату приема на работу - 02.02.2004]

• присвоенный работнику табельный номер - 00006;

• подразделение, к которому относится работник - Администрация (выбором из справочника «Подразделения организации»);

• занимаемую должность - Инспектор по кадрам (выбором из справочника «Должности организаций»);

• месячный оклад работника согласно трудовому договору - 8000 руб.;

• наименование шаблона проводок для отражения начисленной работнику зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете - Общехозяйственные расходы (выбором из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете»).

Рис. 166. Пример заполнения формы документа «Прием на работу в организацию»

После заполнения экранной формы по кнопке «Форма Т-1» формируем приказ по форме № Т-1, который выводим на бумажный носитель, затем по кнопке «ОК» проводим документ. При этом форма документа закрывается.

При проведении документ производит движения в регистрах сведений «Работники организации» и «Начисления работников организации» (рис. 167).

В первый регистр вносится запись о новом работнике организации, его табельном номере, подразделении, в которое он принят на работу, и занимаемой должности.

Во втором регистре производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля в плановом порядке заработной платы из расчета 8000 руб. в месяц, с отнесением ее на общехозяйственные расходы организации.

Рис. 167. Движения документа «Прием на работу в организацию» по регистрам

Документом «Кадровое перемещение организации» в программе регистрируется изменение должностного оклада работника, перевод на работу в другое подразделение, перевод на другую должность.

• Пример 2

Приказом от 25февраля бухгалтер Панасюк М.Б. с 1 марта переведена на должность главного бухгалтера с должностным окладом 18000 руб.

Для внесения изменений открываем регистр сведений «Работники организации» (меню «Зарплата» —* пункт «Работники»), выделяем работницу курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Кадровое перемещение организации» (рис. 168).

Рис. 168. Ввод документа «Кадровое перемещение организации»

В экранной форме (рис. 169) в шапке указываем дату создания документа - 25.02.2004 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.

В табличной части указываем: дату, с которой изменения вступают в силу, - 0L03.2004; новый должностной оклад - 18000руб.; новую должность - Главный бухгалтер (выбором из справочника «Должности организаций»). Табельный номер и подразделение оставляем прежними.

Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-5») и выводим на бумажный носитель приказ по форме №Т-5, после чего по кнопке «ОК» проводим документ.

Чтобы с 1 марта заработная плата начислялась исходя из нового оклада, производится запись и в регистре сведений «Начисления физических лиц организации» (рис. 171).

_ •ШШШ-

Действия- *гИ

I 0601 21

Ъ *2901 2І * 01 11 21 * 17 03 21

Ш Начисления Физических яиц организации 1 орг оно произволе,

Действия л ч' ?

Организация: іТоргово-прс х А

Рис. 169. Пример заполнения документа «Кадровое изменение организации» При проведении документа в регистр сведений «Работники организации» вносится запись о том, что с 1 марта 2004г. Панасюк М.В. переведена на должность главного бухгалтера (рис. 170).

РИС. 170. История сведений о работнице организации Панасюк М.В.

ли...; Р«мер Способа!

Панасюк Март 18 000.00

:Торгоео-п

V

ж__лй

Рис. 171. Запись о начислении заработной платы исходя из нового

оклада

Для отражения факта расторжения с работником трудовых отношений предназначен документ «Увольнение из организации».

• Пример 3

Приказом от 13 марта организация расторгает трудовой договор с работником Тимохиным В.М. с 31 марта по инициативе работника (пункт 3статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

Прежде всего, причину расторжения трудового договора необходимо внести в справочник «Основания увольнения работников из организации». Для этого открываем этот справочник (меню «Зарплата» —> пункт «Кадровый учет» — • подпункт «Основания увольнения»), по кнопке «Подбор» обращаемся к списку возможных оснований увольнения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, двойным щелчком выбираем в нем нужную строку и переносим данные в справочник (рис.172).

Рис. 172. Заполнение справочника «Основания увольнения из организации»

После этого открываем регистр сведений «Работники организации» (меню «Зарплата» —> пункт «Работники»), выделяем работника курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Увольнение из организации» (рис. 173).

Рис. 173. Ввод документа «Увольнение из организации»

В экранной форме (рис. 174) в шапке указываем дату создания документа - 13.02.2004 (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.

Рис. 174. Пример заполнения формы документа «Увольнение из организации»

В табличной части указываем дату увольнения (последний день работы в организации) - 31.03.2004 и основание расторжения трудового договора (выбором из справочника «Основания увольнения из организации»).

Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-8») и выводим на бумажный носитель приказ по форме №Т-8, после чего по кнопке «ОК» проводим документ.

При проведении документа в регистр «Сведения о работниках организации» вносится запись о том, что с 1 апреля 2004г. Тимохин В.М. уже не является работником организации (рис. 175).

Рис. 175. История сведений о работнике организации Тимохине В.М.

Для прекращения начисления работнику заработной платы в связи с его увольнением при проведении документа изменения вносятся и в регистр «Начисления физических лиц организации» (рис. 176).

Рис. 176. Запись о прекращении начисления заработной платы уволенному работнику

§6.2. Начисление заработной платы

Для начисления работникам вознаграждений и иных выплат предназначен документ «Начисление заработной платы».

• Пример 4

Необходимо начислить заработную плату работникам организации за февраль 2004 г. исходя из их должностных окладов. В списке документов «Начисление заработной платы работникам организаций» (меню «Зарплата» — • пункт «Начисление зарплаты») и с помощью клавиши <Ins> открываем форму нового документа (рис. 177).

Рис. 177. Форма документа «Начисление зарплаты работникам организаций»

Указываем дату создания документа - 29.02.2004 (заработная плата начисляется в последний день месяца) и дату начала месяца, за который начисляется заработная плата, - 01.02.2004.

В полях со сведениями об организации и ответственном лице программа проставляет значения по умолчанию.

Для заполнения разделов «Начисления» и «НДФЛ» нажимаем на кнопку «Заполнить» командной панели. В результате в первом разделе показывается список лиц, которые считаются работниками организации на дату начисления заработной платы, и размер полагающегося каждому вознаграждения исходя из установленного должностного оклада, а во втором - исчисленная сумма налога на доходы физических лиц (рис.178).

Рис. 178. Пример начисления заработной платы работникам организаций

После заполнения формы документ записываем и проводим щелчком на пиктограмме [% командной панели.

При выполнении процедуры проведения производятся записи в регистрах накопления «Взаиморасчеты с работниками организации», «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» и «Сведения о доходах физических лиц». Для их просмотра необходимо нажать на кнопку «Перейти» командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.

В регистре «Взаиморасчеты с работниками организации» (рис.179) по каждому работнику указывается:

• вид движения «Приход» (знак «+» в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) задолженности перед работником;

• документ-регистратор, которым произведена запись в регистре;

номер строки табличной части документа-регистратора, к которой относится текущая запись регистра; работник, перед которым возникла задолженность; период возникновения задолженности;

сумма возникшей задолженности (сумма к выплате по документу-регистратору).

Рис. 179. Отражение в регистре задолженности перед работниками

В регистре «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» (рис. 180) указывается:

• вид движения «Приход» (знак + в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) «задолженности» по исчисленной сумме налога;

• дата записи и месяц, к которому относится расчет НДФЛ;

• физическое лицо, с доходов которого исчислен налог;

• исчисленная сумма налога;

• примененные стандартные вычеты при определении налоговой базы;

• признак (вид строки), что запись отражает «Начисление» налога;

• ставка, по которой исчислен налог.

Рис. 180. Отражение в регистре начисления НДФЛ, подлежащего удержанию

В регистр «Сведения о доходах работников организации» (рис.181) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается:

• период начисления дохода и месяц налогового периода, к которому относится доход;

• физическое лицо, получившее доходы;

• код и сумма дохода.

Если работник отработал рабочее время не полностью (находился в служебной командировке, был временно нетрудоспособен и т.д.), то сумма к начислению корректируется вручную, после чего по кнопке «Рассчитать НДФЛ» командной панели формы документа «Начисление зарплаты работникам организаций» производится перерасчет суммы налога.

Рис. 181. Сведения о доходах работников организации

После ввода документа на начисление заработной платы можно сформировать ведомость по унифицированной форме №Т-51. Для этого следует в меню «Зарплата» выбрать пункт «Расчетная ведомость Т-51», в форме отчета указать период, за который необходимо составить ведомость, и нажать на кнопку «Сформировать».

§6.3. Выплата заработной платы

Подготовка платежных ведомостей по форме №Т-53 и регистрация произведенных по ней выплат производится с помощью документа «Зарплата к выплате организации».

Для ввода нового документа необходимо открыть список документов «Зарплаты к выплате в организации» (меню «Зарплата» —> пункт «Выплата зарплаты») и нажать на клавишу <Ins>.

В шапке формы документа указывается дата составления платежной ведомости, месяц, в котором заработная плата была начислена, и способ ее выплаты (через кассу или перечислением через банк).

В табличной части приводится список работников, включаемых в платежную ведомость, и проставляется сумма к выплате.

Для заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку «Заполнить». В этом случае список формируется автоматически по данным регистра «Взаиморасчеты с работниками организации».

На рис.182 представлен пример заполнения формы документа для выплаты заработной платы за февраль через кассу.

Рис. 182. Пример заполнения документа на выплату заработной платы

После уточнения списка лиц, включаемых в ведомость, и выплачиваемых сумм документ записывают, по кнопке «Форма Т-53» формируют платежную ведомость по унифицированной форме №Т-53 и выводят ее на бумажный носитель, после чего форму документа закрывают.

Для способа выплаты «Через кассу» после закрытия ведомости необходимо указать в колонке «Выплаченность зарплаты», выплачена ли работнику заработная плата или она депонирована. Для удобства внесения в форму документа этих данных можно воспользоваться меню командной панели «Заменить на ...». На рис.183 приведен пример отражения выплаты заработной платы по платежной ведомости.

Рис. 183. Отражение результатов выплаты заработной платы

Регистрация выплаченных по ведомости сумм после ее закрытия в зависимости от способа выплаты производится документом «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее» с операцией «Выплата зарплаты». Эти документы могут быть введены, в частности, на основании документа «Зарплата к выплате организации» (рис.184).

Рис. 184. Ввод платежных документов на основании документа на выплату При проведении документов «Расходный кассовый ордер» и «Платежное поручение исходящее», кроме проводок по отражению выплат в учете, производятся записи в регистрах «Взаиморасчеты с работ-

никами организаций» и «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации ».

В регистре «Взаиморасчеты с работниками организации» (рис.185) по каждому работнику, которому выплачена заработная плата, указывается:

• вид движения «Расход» (знак «-» в первой колонке), означающий погашение (уменьшение) задолженности перед работником;

• документ-регистратор, которым произведена запись в регистре;

• номер строки табличной части документа-основания на выплату заработной платы;

• работник, перед которым погашена задолженность;

• период, в котором возникла погашенная задолженность;

• сумма погашенной задолженности.

Рис. 185. Отражение в регистре погашения задолженности перед работником

В регистре «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» указывается (рис. 186):

• вид движения «Расход» (знак «-» в первой колонке), означающий уменьшение «задолженности» по ранее исчисленной суммы налога в связи с удержанием налога;

• дата записи и месяц, в котором была исчислена сумма налога, удержанная при выплате работнику дохода, PI подлежащая перечислению в бюджет;

• физическое лицо, к которому относится запись регистра;

• удержанная сумма налога;

• признак (вид строки), что запись отражает «Удержание» налога;

• ставка, по которой был исчислен удержанный налог.

Рис. 186. Отражение в регистре необходимости удержания НДФЛ

§6.4. Начисление налогов на оплату труда

Кроме НДФЛ, начисленная работнику заработная плата облагается единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Налогообложение производится по ставкам, которые приведены в регистрах сведений «Сведения о ставках ЕСН и ПФР» (меню «Зарплата» — • пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» — • подпункт «Сведения о ставках ЕСН и ПФР») и «Ставка взноса на страхование от несчастных случаев» (меню «Зарплата» — • пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» —> подпункт «Ставка взноса на страхование от несчастных случаев»).

При этом ставки единого социального налога и тарифы страховых взносов в ПФР являются едиными для всех организаций предприятия (рис.187), а ставка взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний устанавливается для каждой организации в отдельности (рис. 188).

Расчет ЕСН и страховых взносов в ПФР производится при помощи документа «Расчет ЕСН». Для ввода нового документа необходимо открыть список «Расчеты ЕСН» (меню «Зарплата» —• пункт «Расчет ЕСН») и нажать на клавишу <Ins>. В шапке формы документа следует указать дату выполнения расчета (последний день месяца) и месяц, в котором начислена заработная плата.

РИС. 187. Ставки ЕСН и тарифы взносов в ПФР

Рис. 188. Ставка взноса на обязательное страхование от несчастных случаев

В табличной части на закладке «Начисления» приводятся данные о начислениях в пользу работников, а на закладке «Расчет ЕСН» выполняется расчет ЕСН и взносов в ПФР.

Для заполнения табличной части рекомендуется использовать кнопку «Заполнить и рассчитать». В этом случае обе закладки заполняются автоматически (рис. 189 и 190).

Рис. 189. Начисления, принимаемые в расчет Для отражения результатов расчета в регистрах документ проводится щелчком на пиктограмме Ц командной панели. При выполнении процедуры проведения производятся движения в регистрах «Сведения о доходах для исчисления ЕСН» и «ЕСН исчис-

ленный». Для их просмотра необходимо нажать на кнопку «Перейти» командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.

Рис. 190. Результат расчета В регистр «Сведения о доходах для исчисления ЕСН» (рис. 191) при проведении документа вводятся записи, в которых указывается: • период начисления дохода; • физическое лицо, получившее доходы; • код дохода; • сумма дохода.

Рис. 191. Сведения о доходах работников организации

В регистре «ЕСН исчисленный» указывается (рис. 192): период, к которому относятся результаты расчета; физическое лицо, с доходов которого исчислен ЕСН и взносы в ПФР;

организация, работником которой является физическое лицо;

исчисленная сумма единого социального налога в федеральный бюджет, Фонд социального страхования РФ, федеральный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования, взносов на накопительную и страховую часть трудовой пенсии.

Рис. 192. ЕСН исчисленный Кроме заработной платы налогом на доходы физических лиц облагаются и иные доходы работника, например, пособия по временной нетрудоспособности, материальная помощь, дивиденды и т.д. Для расчета НДФЛ с таких доходов, а также учета особенностей их налогообложения ЕСН и взносами в ПФР предназначен документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН». Для ввода нового документа необходимо открыть журнал «НДФЛ и ЕСН: доходы и налоги» (меню «Зарплата» — • пункт «Учет НДФЛ и ЕСН» подпункт «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН») и нажать на клавишу <Ins>. Сведения о доходах и налогах в форме документа приводятся на нескольких закладках (рис. 193).

Рис. 193. Форма документа «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН>;

На закладке «НДФЛ: доходы и налоги» указываются сведения о полученных доходах для целей их налогообложения налогом на доходы физических лиц, в том числе:

• работник, получивший доход (выбором из списка «Работники организации»);

• дата начисления дохода;

• месяц налогового периода начисления дохода;

• период, в котором возник доход;

• код дохода (выбором из классификатора «НДФЛ: доходы»);

• сумма дохода;

• код вычета, если в отношении вида дохода предусмотрены вычеты (выбором из классификатора «НДФЛ: вычеты»).

Колонка «Сумма налога» заполняется автоматически и только для видов доходов, облагаемых по ставке, отличающейся от «базовой» (13 процентов). Сведения об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ по ставке 13% приводятся на закладках «НДФЛ по ставке 13%» и «НДФЛ удержанный».

На закладке «ЕСН: доходы» указываются сведения о полученных доходах в целях их налогообложения единым социальным налогом и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, в том числе:

• работник, получивший доход (выбором из списка «Работники организации»);

• месяц налогового периода начисления дохода;

• код дохода с точки зрения его налогообложения ЕСН (выбором из справочника «Способы отражения зарплаты в учете ЕСН»);

• сумма дохода;

• скидка, если в отношении этого вида дохода они предусмотрены. Если полученные доходы облагаются ЕСН и взносами в ПФР, то

на закладке «ЕСН: налоги» приводятся данные об исчисленных суммах налогов и взносов результаты расчета и примененных льготах (по доходам инвалидов).

В зависимости от того, какие закладки заполнены, при проведении документа производятся движения в тех или иных регистрах.

Рис. 194. Ввод сведений о доходе

Рис. 195. Ввод сведений об исчисленной сумме НДФЛ

Рис. 196. Ввод сведений об удержанной сумме НДФЛ

На рис. 194-196 приведен пример отражения с помощью документа «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН» дохода в виде стоимости подарка, исчисленного и удержанного НДФЛ, а на рис. 197-198 - движения в регистрах при проведении этого документа.

Рис. 197. Отражение дохода в регистре

Рис. 198. Отражение расчетов по НДФЛ в регистре

§6.5. Отражение результатов расчета в учете

Для отражения результатов расчета заработной платы в учете предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Для ввода нового документа необходимо открыть форму списка документов этого вида (меню «Зарплата» —> пункт «Отражение зарплаты в учете») и нажать на клавишу <Ins>.

При ручном заполнении формы в табличной части перечисляются все проводки, которые необходимо сформировать при проведении документа.

На командной панели имеется кнопка «Заполнить» для автоматического заполнения табличной части данными уже выполненного расчета заработной платы и налогов, относящихся к указанному в шапке периоду их начисления. На рис. 199 приведен результат заполнения раздела «Отражение в учете» в автоматическом режиме.

В автоматическом режиме документ заполняется на основании тех данных, которые зарегистрированы в подсистеме расчета заработной платы, и с использованием соответствующих шаблонов (способов отражения зарплаты и налогов в регламентированном учете).

Рис. 199. Результат автоматического заполнения табличной части

При проведении документа по каждой строке табличной части формируется запись в соответствующем регистре бухгалтерии. На рис.200 представлен фрагмент таких записей в журнале проводок бухгалтерского учета.

Рис. 200. Бухгалтерские записи при проведении документа

Содержание раздела

---