d9e5a92d

Глава 4 Подготовка информационной базы

В технологическом процессе ведения бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники выделяют три этапа: подготовительный, начальный и основной.

На первом этапе производят подготовку информационной базы к эксплуатации: заполнение классификаторов и справочников, ввод сведений о предприятии, настройку отдельных механизмов, заполнение списка пользователей и настройку параметров текущего пользователя, ввод остатков на счетах и операций до текущей даты, если к моменту установки программы предприятие уже вело финансово-хозяйственную деятельность.

§4.1. Начальное заполнение

При первом запуске информационной базы программа предлагает произвести ее первоначальное заполнение (рис. 35), с чем следует согласиться. О выполняемых действиях программа информирует в окне служебных сообщений (рис.36).



Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.35. Запрос на первоначальное заполнение
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.36. Сообщение о выполняемых действиях
Для первоначального заполнения информационной базы, а также для последующего ее обновления (по мере выхода новых релизов конфигурации «Бухгалтерия предприятия») предлагается воспользоваться

специальной обработкой «Обновление информационной базы». При первом запуске форма открывается автоматически и содержит описание действий, которые рекомендуется выполнить при первом запуске информационной базы (рис.37).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.37. Форма с рекомендациями по первоначальному заполнению информационной базы
Рекомендации включают следующие разделы:

• Заполнение классификаторов;

• Заполнение справочников;

• Настройка механизма ценообразования;

• Ввод сведений о предприятии;

• Заполнение списка пользователей и настройка параметров текущего пользователя;

Рассмотрим их подробнее.

Для описания конкретных объектов учета в конфигурации «Бухгалтерия предприятия», из шаблона которой создана наша информационная база, предусмотрено использование информации из различных общероссийских классификаторов (валют, стран мира, банков, единиц измерения, видов документов, удостоверяющих личность, и т.д.) путем заполнения на их основе справочников специального вида - классификаторов. Это обеспечивает хранение в информационной базе лишь той информации из классификаторов, которая необходима конкретному предприятию.

Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые программа рекомендует заполнить уже при первом запуске.

Прежде всего, это касается справочника «Валюты». Выберем в блоке рекомендаций по заполнению этого справочника вторую строку и откроем справочник (рис.38).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.38. Список валют
Мы увидим, что при первоначальном заполнении в справочник уже внесены три валюты «Российский рубль» (как валюта регламентированного учета), «Доллар США» и «Евро» с указанием для каждой ее кода и наименования согласно общероссийскому классификатору валют. При этом для каждой валюты программа проставила курс 1,0000 (на 1 января 1980г.) и кратность 1.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.39. Форма выбора иностранных валют
Если предприятие ведет или предполагает вести расчеты с контрагентами еще в каких-то иностранных валютах, то каждую их них необходимо добавить в справочник отдельной строкой. Ввести в справочник новую запись можно вручную, однако лучше это сделать через форму подбора валют, которую можно открыть непосредственно из справочника «Валюты» по кнопке «Подбор из ОКБ» командной панели или выбрав первый пункт рекомендаций по заполнению этого справочника.

В форме приведен Общероссийский классификатор валют (рис.39). Выбор валюты производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной валюты. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.

Как элемент справочника каждая валюта характеризуется ее курсом и кратностью по отношению к валюте регламентированного учета. Кратность, отличающая от 1, устанавливается для валют, курс которых устанавливается не за одну, а за 10, 1000 и т.д. единиц. Курс валюты, как правило, величина непостоянная, он устанавливается на определенную дату. История изменения курса валют в программе хранится в регистре сведений «Курсы валют». Выберем в справочнике «Валюты» первую строку и двойным щелчком откроем форму элемента с наименованием «EUR» (рис.40).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.40. Информация о валюте

Кроме общих данных о валюте форма включает три части. В первой и второй частях указываются параметры прописи целой и дробной части суммы, выраженной в этой валюте, в третьей части приводится история курсов этой валюты (содержимое регистра «Курсы валют»).
При первоначальном заполнении информационной базы программа для всех валют (EUR, RUR и USD) автоматически вводит запись о том, что на 1 января 1980г. курс валюты составляет 1,000. Поскольку других записей пока нет, этот курс в форме списка справочника показывается и на ту дату, которой справочник открыт. Таким образом, чтобы иметь возможность автоматически пересчитывать активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, курсы валют в информационной базе необходимо поддерживать в актуальном состоянии, т.е. вести их историю. Это можно делать вручную или путем загрузки курсов через Интернет.

Для добавления нового курса вручную необходимо в меню «Действия» командной панели раздела «История курсов» выбрать пункт «Добавить». В колонке «Период» указать дату, с которой вводится новый курс, а в колонке «Курс» - значение курса, после чего по кнопке «Записать» сохранить данные в регистре сведений «Курс валют».

Если компьютер подключен к Интернет, то историю курсов можно загрузить с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Для этого нужно на командной панели формы списка справочника «Валюты» щелкнуть на кнопке «Загрузить курсы». При этом открывается форма, в шапке которой указывается период, за который необходимы данные, а в табличной части - список валют, историю курсов которых нужно получить. Для выполнения загрузки следует на командной панели выбрать «Загрузить».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.41. Настройка параметров загрузки курсов валют

Хотя это не принципиально, при начальном заполнении историю курсов целесообразно ввести лишь за тот период, к которому относятся данные, которые будут вводиться в информационную базу. Например, если в информационной базе предполагается вести учет для действующих организаций, то период может начинаться с даты, на которую вводятся начальные остатки.
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.42. Результат загрузки курсов валют
На рис.41 приведен пример заполнения формы для загрузки курсов валют EUR и USD за период с 31 декабря 2003г. по 30 октября 2004г., а на рис.42 - полученный результат.

В процессе текущей работы с информационной базой текущее обновление курсов валют производится аналогично.

Учет товарно-материальных ценностей ведется, как правило, не только в стоимостном, но и натуральном выражении. Для количественной характеристики объекта учета в программе используются единицы измерения, которые хранятся в справочнике «Классификатор единиц измерения». Познакомимся с ним поближе, щелкнув на второй строке рекомендаций по его ведению (рис.43).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.43. Классификатор единиц измерения
Как мы видим, при первом запуске информационной базы программа уже включила в этот справочник единицы измерения «Килограмм» и «Штука», как наиболее типичные для большинства организаций. Если для учета товарно-материальных ценностей в организации используются и другие единицы измерения, то их нужно предваритель-

но включить в справочник «Классификатор единиц измерения». Ввести в справочник новую запись можно вручную, однако лучше это сделать через форму подбора единиц измерения, которую можно открыть непосредственно из классификатора по кнопке «Подбор по ОКЕ И» командной панели или выбрав первый пункт рекомендаций по заполнению этого классификатора (см. рис.43).

В форме приведен Общероссийский классификатор единиц измерения (рис.44). Выбор единицы производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной единицы измерения. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.

Расчеты с контрагентами и бюджетом, как правило, ведутся в безналичной форме. Для подготовки соответствующих расчетных и платежных документов необходима информация о банках, которые их обслуживают. В информационной базе эта информация хранится в справочнике «Банки». Для заполнения этого справочника рекомендуется пользоваться специальной обработкой «Загрузка классификатора банков РФ» (рис.45). Это позволяет избежать ошибок в реквизитах банка при подготовке платежных документов.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.44. Форма выбора единиц измерения
Форма обработки включает две закладки. На закладке «Классификатор» в верхней части предусмотрен переключатель, который определяет источник загружаемых данных: диск «Информационнотехнологическое сопровождение» или сайт агентства «РосБизнесКон-

салтинг» (через Интернет). Нижняя часть предназначена выбора банков, информацию о которых необходимо включить в справочник.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.45. Форма обработки для заполнения справочника «Банки»
Прежде всего, по кнопке «Загрузить классификатор» в эту часть загружается список банков из классификатора. Банки в этом списке сгруппированы по регионам. Для того, чтобы увидеть список банков региона, нужно дважды щелкнуть на его коде.

Выбор банков, включаемых в справочник, производится путем проставления флажка в первом поле соответствующей строки. Для выбора всех банков региона флажком помечается регион в целом (рис.46).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.46. Выбор банков для заполнения справочника
Включение информации о выбранных банках в справочник «Банки» производится по кнопке «Заполнить справочник» командной панели. Чтобы увидеть результат выполненной процедуры, в меню «Банк и касса» выберем пункт «Банки» и откроем форму списка справочника

«Банки» (рис.47). Мы увидим, что теперь справочник содержит информацию обо всех банках, относящихся к региону «г. Москва».
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.47. Справочник «Банки»
При начальном заполнении информационной базы не нужно стремиться занести в справочник все банки из классификатора. Достаточно выбрать те, в которых открыты счета вашей организации, счета казначейства и счета реальных или потенциальных контрагентов. Целесообразнее наполнять его указанным способом в процессе работы по мере возникновения необходимости.

Реквизиты отдельных банков могут меняться. При загрузке банков в справочник программа проверяет ранее введенные данные и на закладке «Конфликты» сообщает об обнаруженных различиях в реквизитах банка в информационной базе и в классификаторе. При возникновении таких ситуаций, необходимо проанализировать различия и принять решение по разрешению конфликта (принять или отклонить изменения).

При выплате работникам заработной платы по расходному кассовому ордеру, оформлении доверенностей на получение товарноматериальных ценностей, подготовке сведений в налоговые органы и Пенсионных фонд России и т.д. требуется указывать сведения о документе, удостоверяющем личность. Их перечень в информационной базе хранится в справочнике «Документы, удостоверяющие личность».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.48. Переход в справочник документов, удостоверяющих личность
Если мы откроем справочник, выбрав соответствующую строку рекомендаций по начальному заполнению, то не обнаружим в нем ни одной записи (рис.48).

Заполнение списка рекомендуется производить из справочника «Виды документов, удостоверяющих личность», открываемого по кнопке «Подбор» командной панели. Выбор вида документа производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранного вида документа (рис.49). Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.49. Заполнение справочника документов, удостоверяющих личность, из классификатора
Если деятельность предприятия связана с приобретением и перепродажей импортных товаров, то заполняется классификатор стран мира. В новой информационной базе он не содержит записей (рис.50).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.50. Переход в классификатор стран мира
Заполнение списка рекомендуется производить из Общероссийского классификатора стран мира, открываемого по кнопке «Подбор из ОКСМ» командной панели. Выбор страны производится двойным щелчком на соответствующей строке классификатора. При этом открывается форма нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной страны (рис.51). Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.51. Выбор страны из классификатора
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности организации вступают в гражданско-правовые отношения с другими организациями, физическими лицами, включая предпринимателей без образования юридического лица. Всех их обобщает термин «контрагенты». Для хранения информации о контрагентах предназначен справочник « Контрагенты».

Последуем рекомендациям программы и откроем этот справочник (рис.52).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.52. Переход в справочник «Контрагенты»
В форме списка этого справочника мы видим два окна. Это означает, что справочник на этапе конфигурирования настроен таким обра-

зом, чтобы обеспечить поддержку нескольких уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск. В левом окне программа показывает структуру справочника на уровне групп, в правом - список контрагентов определенной группы.

При начальном заполнении информационной базы рекомендуется описать структуру справочника, т.е. ввести группы для каждой категории контрагентов, и заполнить справочник информацией о контрагентах, с которыми предприятие уже ведет расчеты или эти расчеты предстоят в ближайшее время, т.е. ввести конечные элементы. Например, для покупателей и заказчиков можно открыть группу «Покупатели», для поставщиков и подрядчиков — группу «Поставщики», прочих дебиторов и кредиторов - группу «Прочие». Отдельную группу с наименованием «Налоги и сборы» целесообразно открыть для особой категории контрагентов — бюджетов различных уровней по налогам и сборам, государственных внебюджетных фондов.

Порядок описания структуры справочника рассмотрим на следующем примере.

• Пример

В справочнике «Контрагенты» необходимо организовать обособленное хранение информации об учредителях, в том числе являющихся юридическими и физическими лицами.

Для решения этой задачи в справочник нужно ввести группу «Учредители», а в ней дополнительно открыть группы «Юридические лица» и «Физические лица».

Выбираем в меню «Действия» командной панели пункт «Новая группа» или щелкаем на пиктограмме _j. В форме ввода данных (рис.53) в поле «Наименование» указываем Учредители и по кнопке «ОК» вносим данные в справочник.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.53. Ввод группы «Учредители»
После выполнения этой процедуры в правом окне формы справочника появляется запись с наименованием «Учредители» (рис.54). Пиктограммой специального вида слева от кода она помечена как группа.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.54. Справочник Группа «Учредители»
Для добавления группы «Юридические лица» в левом окне щелчком на значке Встроки Контрагенты открываем структуру и выделяем в ней элемент Учредители, т.е. делаем этот элемент текущим (рис.55)

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.55. Выбор текущего элемента в структуре справочника
Таким же образом, как и для первой группы, добавляем в справочник группы «Юридические лица» и «Физические лица». При этом в форме ввода программа показывает, в состав какой группы будет помещен новый элемент (рис.56). По умолчанию программа в поле «Группа» показывает наименование той группы, которая является текущей в дереве, описывающем структуру справочника. Таким образом, в общем случае для ввода в справочник подчиненных групп необязательно сначала выделять группу-родителя. Это можно сделать, выбрав ее непосредственно в форме ввода данных.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.56. Ввод группы «Юридические лица»
Если данные о подчиненных группах введены корректно, то после выполнения задания справочник будет иметь структуру, представленную на рис.57.

Возможно, при описании структуры окажется, что отдельные группы должны быть подчиненными, но располагаются в корне дерева, или группа должна быть открыта в корне дерева, а фактически является подчиненной, и т.д. Исправить это достаточно просто. Нужно в левом окне открыть дерево, затем в правом окне сделать текущей ту папку, которую необходимо переместить в другое место, и удерживая левую кнопку мыши переместить ее в ту часть дерева в левом окне, где она должна находиться.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.57. Структура справочника «Контрагенты»
После описания структуры в справочник вводятся данные о контрагентах. Для этого используется специальная форма - форма конечного элемента справочника «Контрагенты».

В заполнении формы для контрагентов - юридических лиц и контрагентов - физических лиц имеются отличия. Рассмотрим их на примере ввода в справочник данных об учредителях, которыми являются ЗАО «Новые технологии» 501001, код

по ОКПО 451388300, зарегистрировано и фактически находится по адресу г.Москва, Ленинский проспект, дом 401, телефон 926-9999, генеральный директор Шмаков Иван Иванович, расчетный счет 40702810000000000262 в ЗАО КБ «Рублев», г.Москва) и гражданин Российской Федерации Соколов Виктор Петрович (паспорт гражданина России серия 4500 №405060, выданный 20.08.2001г. ОВД района

«Марьино» г.Москвы, зарегистрирован по адресу г.Москва, ул.Беговая, д.312, кв. 11, ИНН 771723432201,).

Для ввода данных о первом учредителе в структуре дерева делаем текущей группу Юридические лица и через пункт «Добавить» в меню «Действия» или щелчком на пиктограмме < командной панели открываем форму элемента справочника (рис.58).

В поле «Наименование» указываем наименование контрагента как элемента справочника - Новые технологии. Код элементу программа присваивает автоматически.

Информация о контрагенте указывается на трех закладках «Общие», «Контакты» и «Счета и договоры». Пока доступны реквизиты лишь первой закладки. При этом здесь уже указан признак контрагента Юр.лицо (такой признак проставляется по умолчанию для всех новых контрагентов) и группа, в которую запись о контрагенте будет помещена - Юридические лица, поскольку ее мы определили как текущую перед открытием формы.

В поле «Полное наименование» указываем наименование организации в соответствии с ее учредительными документами - Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Проставляем присвоенные контрагенту коды ИНН, КПП и по ОКПО и по кнопке «Записать» заносим данные в справочник.

Теперь в форме становятся доступными остальные закладки (рис.59)

Перейдем на закладку «Контакты» и заполняем ее имеющимися данными (рис.60).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.58. Форма элемента справочника «Контрагенты»
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.59. Общие сведения о ЗАО «Новые технологии»
Контактная информация включает два раздела. В разделе «Адреса и телефоны» приводятся сведения о юридическом и фактическом адресе, телефоне для связи, иные сведения о контрагенте. Для заполнения соответствующего поля нужно щелкнуть на нем дважды мышью. При этом открывается форма для ввода данных. Например, при вводе телефона предлагается заполнить форму, представленную на рис.61.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.60. Контактная информация ЗАО «Новые технологии»
Нетрудно заметить, что при заполнении соответствующих полей формы можно указать все необходимые данные для связи с контрагентом, который находится в другом городе, в другой стране или не имеет прямого номера.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.61. Форма для ввода данных о телефоне контрагента
Ввод юридического и фактического адреса также производится через специальную форму (рис.62), которую можно заполнить вручную или с использованием классификаторов. В последнем случае в информационную базу предварительно загружаются адресный классификатор, классификатор улиц и классификатор сокращений. Файлы с адресными классификаторами достаточно объемны, поскольку в них содержатся данные по всем регионам Российской Федерации. Поэтому предполагается, что каждая организация самостоятельно определяет те данные, которые ей необходимы. Это производится с помощью обработки «Загрузка адресного классификатора», форма которой открывается по кнопке «Классификатор» командной панели формы для ввода адреса.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.62. Форма для ввода адреса контрагента
Во втором разделе закладки «Контакты» приводятся данные о контактных лицах контрагента. Для добавления записи следует в меню «Действия» командной панели этого раздела выбрать пункт «Добавить», заполнить форму и записать данные (рис.63).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.63. Форма для ввода данных о контактных лицах
На закладке «Счета и договоры» в общем случае приводятся данные о банковских реквизитах контрагента и, если они ведутся, заключенных с ними договорах. Для рассматриваемого примера заполняется только раздел «Банковские счета», где указывается расчетный счет ЗАО «Новые технологии» (рис.64).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.64. Сведения о счетах и договорах контрагента
Вы, наверное, успели заметить, что добавление новой записи в табличную часть формы в программе производится одним и тем же способом - через пункт «Добавить» меню «Действия» командной панели или щелчком на пиктограмме % или с помощью клавиши <Ins>. При этом для ввода данных программа предлагает заполнить соответствующую форму. Для банковского счета она представлена на рис.65.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.65. Сведения о банковском счете контрагента
В форме указываются все необходимые данные для подготовки платежных документов на перечисление денежных средств контрагенту и, если необходимо, уточняется форма представления в них даты платежного документа и сумм без копеек.

Обратите внимание на кнопку |...| в конце поля «Банк». Ее присутствие означает, что поле можно заполнить выбором банка из классификатора «Банки».

Для ввода данных о втором контрагенте, которым является учредитель Соколов Виктор Петрович, нужно внутри папки Учредители сделать текущей папку Физические лица и открыть форму нового элемента. Ее заполнение несколько отличается. После того, как в соответствующем поле мы указываем, что контрагент является физическим лицом, изменяется состав показателей на закладке «Общие» (рис.66).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.66. Общие сведения о контрагенте - физическом лице
Для физического лица указывается фамилия, имя и отчество, данные о документе, удостоверяющем личность и, если он имеется, идентификационный номер налогоплательщика.

Состав информации на закладках «Контакты» (рис.67) и «Счета и договоры» и порядок ее ввода не изменяется, но заполняются лишь те поля, которые имеют отношение к данному контрагенту.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.67. Контактная информация о контрагенте - физическом лице
Перед началом работы с информационной базой рекомендуется аналогичным образом структурировать справочник «Номенклатура» (рис.68).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.68. Переход в справочник «Контрагенты»
Этот справочник используется для аналитического учета материалов, полуфабрикатов собственного производства, готовой продукции, товаров для перепродажи, оборудования и т.д. Для быстрого поиска данных в нем целесообразно, как минимум, открыть отдельные группы для каждого вида номенклатуры. При значительной номенклатуре определенного вида для нее могут быть открыты подчиненные группы. На рис.69 приведен пример структурирования справочника «Номенклатура».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.69. Структурированный справочник «Номенклатура»
Воспользуемся следующей рекомендацией и откроем справочник «Типы цен номенклатуры» (рис.70).

Справочник предназначен для хранения типов отпускных цен продаваемых товаров, работ, услуг. Отпускные цены, в свою очередь, используются для автоматического заполнения отдельных показателей табличных частей в документах отгрузки.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.70. Переход в справочник «Типы цен номенклатуры»
Для каждого типа указывается его условное наименование (как элемента справочника), код (присваивается автоматически), валюта цены данного типа, признак учета НДС и метод округления цены.

На рис.71 приведен пример описания типа цены номенклатуры с наименованием Договорная (НДС сверху).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.71. Описание типа цен номенклатуры

§4.2. Ввод сведений о предприятии и пользователяхбазы

Сведения об организации относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. Обычно подобная информация хранится в константах. Но поскольку в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц, основные сведения о каждом из них указываются в линейном справочнике «Организации». Форма списка этого справочника открывается через пункт «Организации» меню «Предприятие».

Сведения о новой организации вводятся в справочник через форму (рис.72).

Все поля формы сведений об организации можно условно разделить на обязательные и не обязательные к заполнению.

В обязательном порядке заполняются поля «Наименование» и «Код». В первом указывается наименование, во втором - код. Эти данные характеризуют организацию как элемент справочника «Организации».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.72. Форма ввода основных сведений об организации
Для правильного оформления документов и формирования стандартных и регламентированных отчетов в форме обязательно указывается:

• полное наименование организации согласно учредительным документам;

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• код причины постановки на налоговый учет (КПП);

• код налогового органа по месту постановки организации на налоговый учет (код ИМНС);

• код организации в реестре предприятий и организаций, зарегистрированных на территории Российской Федерации (код

• ?ЩП€$ритории, на которой зарегистрирована организация, в соответствии с Общероссийским классификатором административно-территориальных образований (код ОКАТО).

Для составления регламентированной отчетности в Пенсионный фонд России заполняется поле «Регистрационный номер ПФР».

Поле «Территориальные условия» заполняется в том случае, если организация расположена на территории, при выполнении работ на которых трудовой стаж для назначения пенсии определяется в особом

порядке. Значением поля является ссылка на соответствующий элемент справочника «Территориальный условия» (рис.73).
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.73. Справочник «Территориальные условия»
В комплекте поставки справочник заполнен перечнем наиболее типичных видов территориальных условий (предопределенные элементы справочника). Если необходимого вида территориальных условий в справочнике нет, его следует добавить стандартными средствами работы со справочниками, например, по команде «Добавить» меню «Действия» либо щелчком на пиктограмме • командной панели инструментов.

Если в информационной базе планируется вести учет для нескольких организаций, то обязательно заполняется поле «Префикс». Это необходимо, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов (не более трех), с которых будет начинаться номер документа, например, ТДН, МФК.

Если организация является государственным унитарным предприятием, или имущество в ней находится в хозяйственном ведении, то в поле «Головная организация» указывается орган, которым организация учреждена.

Поле «Основной банковский счет» заполняется для автоматизации заполнения форм документов, в которых указываются реквизиты расчетного счета организации («Платежное поручение исходящее», «Счет на оплату покупателю» и т.д.). В поле указывается соответствующий элемент из справочника «Банковские счета».

На закладке «Контактная информация» указывается юридический и фактический адрес организации, телефоны и прочая контактная информация.

• Пример

В одной информационной базе предполагается вести учет для нескольких организаций О первой известно следующее:

Закрытое акционерное общество «Торгово-производственная компания «Мираж», код по ОКПО 52707832, юридический адрес г. Москва, у л. Липовая, дом 12, фактически расположено по адресу г. Москва, ул. Народная, дом 226, телефон организации 666-2222, телефон бухгалтерии666-2200, адрес электронной почты ; ИНН 7766200102, КПП 776601001, код налогового органа 7766, код по О КАТО 452865600, регистрационный номер в Пенсионном фонде России 087-105-071284. Организации открыт расчетный счет 40702810600006132001 в ЗАО «Нефтепромбанк».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.74. Основные сведения о торгово-производственной компании
Присвоим этой организации наименование Торговопроизводственная компания и установим префикс ТПКдля нумерации ее документов в информационной базе. Тогда сведения об организации следует указать, как это показано на рис.74 и 75.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.75. Дополнительные сведения о торгово-производственной

компании

При вводе первого элемента в справочник «Организации» на закладке «Контактная информация» для заполнения предлагаются лишь строки с предопределенными видами контактной информации, к которым относятся телефон организации, ее юридический и фактический адрес. Эта информация используется при подготовке регламентированной отчетности.

Для того чтобы указать сведения о телефоне бухгалтерии и адресе электронной почты перечень контактной информации расширяется путем ввода дополнительных строк с соответствующим типом информации. Тип информации выбирается при добавлении в перечень новой строки (рис.76).
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.76. Типы контактной информации
Вид информации «Телефон бухгалтерии» не относится к предопределенным, поэтому его необходимо ввести в справочник «Виды контактной информации», который открывается при выборе вида телефона (рис.77).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.77. Виды контактной информации типа «Телефон»
Аналогичная процедура выполняется для адреса электронной почты (рис. 78).

Если в перечне контактной информации имеется несколько строк с информацией одного типа, то одну из них можно выделить с помощью кнопки «Установить основным» командной панели закладки «Контактная информация».

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.78. Вид контактной информации типа «Адрес электронной почты»
Материально-производственные запасы организации могут храниться на различных складах, специально оборудованных площадках, в кладовых и т.д. Полный перечень используемых мест хранения приводится в справочнике «Склады (места хранения)» (рис.79). Для каждого места хранения указывается, как минимум, его условное наименование и код (присваивается автоматически).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.79. Справочник «Склады (места хранения)»
Если речь идет о месте хранения ценностей для продажи (товаров, готовой продукции), то дополнительно указывается тип цен и вид склада. При этом в первом реквизите указывается тип цены для хранимой на данном складе номенклатуры (из справочника «Типы цен номенклатуры»), во втором - вид склада Оптовый, Розничный или Неавтоматизированная торговая точка. На рис.80 представлен пример описания места хранения Склад готовой продукции

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.80. Описание места хранения «Склад готовой продукции»
В первом пункте раздела «Заполнение списка пользователей и настройка параметров текущего пользователя» программа рекомендует открыть справочник пользователей, и внести в него лиц, работающих с данной информационной базой. Последуем совету, для чего откроем форму справочника (рис.81).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.81. Справочник «Пользователи»
Основное назначение справочника - идентифицировать пользователя при начале текущего сеанса работы с информационной базой. Как правило, содержимое этого справочника повторяет список пользователей, создаваемый в режиме запуска «Конфигуратор».

Предположим, что с информационной базой будет работать несколько работников организации, в том числе главный бухгалтер Иванов Иван Иванович и системный администратор Петров Петр Петрович.

Выбираем для работы с информационной базой режим «Конфигуратор». В меню «Администрирование» окна конфигуратора выбираем пункт «Пользователи» и добавляем в список указанных работников (рис.82).

При создании списка для каждого пользователя можно указать пароль для входа в информационную базу, определить права при работе с данными, назначить пользовательский интерфейс и выбрать его язык, установить ряд дополнительных параметров.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.82. Список пользователей информационной базы
Если теперь мы выберем работу с информационной базой в режиме «1С:Предприятие», то программа попросит указать имя пользователя (рис.83). Пусть это будет Иванов И.И.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.83. Идентификация пользователя
При загрузке информационной базы программа обнаружит, что такого пользователя еще нет в справочнике «Пользователи» и автоматически его там зарегистрирует (рис.84).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.84. Зарегистрированные пользователи
При первом сеансе работы с базой системного администратора Петрова П.П., он также будет автоматически добавлен в список пользователей.

Для каждого пользователя на закладке «Настройки» формы сведений о нем (рис.85) можно указать отдельные настройки и значения по умолчанию, в частности:

• валюту по умолчанию по тем договорам с контрагентами (элементам справочника «Договоры»), которые вводятся данным пользователем;

• единицу измерения (элемент справочника «Единицы измерения»), которая будет проставляться по умолчанию при вводе в справочник «Номенклатура» новых записей;

• организацию (элемент справочника «Организации»), от имени которой по умолчанию оформляются новые документы;

ставку налога на добавленную стоимость, которая будет проставляться по умолчанию при вводе в справочник «Номенклатура» новых записей;

работника организации, который по умолчанию будет указываться в документах как ответственный за совершение хозяйственных операций, регистрируемых данным пользователем; место хранения (элемент справочника «Склады (места хранения)»), которое будет указываться по умолчанию в новых документах по отражению операций поступления и движения запасов; тип цен (элемент справочника «Типы цен номенклатуры»), который будет использоваться по умолчанию при оформлении данным пользователем новых документов на продажу; признак контроля корреспонденции счетов;

дату, которая по умолчанию будет указываться как дата начала

интервала, за который необходимо составить отчет;

имя каталога, в котором будут храниться внешние файлы.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.85. Настройки пользователя

Бухгалтерский и налоговый зАчет организации ведут в соответствии с учетной политикой, формируемой главным бухгалтером и утверждаемой руководителем организации. Учетная политика описывает применяемую организацией совокупность способов ведения учета -первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
Отдельные элементы учетной политики организации в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» могут поддерживаться в автоматизированном режиме. Например, для целей бухгалтерского учета можно указать способ оценки запасов при их выбытии (списании), порядок признания общехозяйственных расходов, способ погашения стоимости конкретного актива и т.д. В свою очередь, для целей налогообложения можно установить метод определения налоговой базы по НДС, оценки материально-производственных запасов, погашения стоимости амортизируемого имущества, признаки применения специальных налоговых режимов и т.д. Конкретный выбор фактически предопределит поведение системы, включая набор объектов и алгоритмов, необходимых для ведения учета в автоматизированном режиме.

Среди элементов учетной политики можно выделить такие, которые определяют поведение системы автоматизации в целом.

Для целей бухгалтерского учета к ним относятся способ оценки запасов и порядок признания общехозяйственных расходов. Эта информация в программе хранится в регистре сведений «Учетная политика (бухгалтерский учет)». Заполнение регистра рассмотрим на следующем примере.

Пример

В одной информационной базе ведется учет для торговопроизводственной компании «Мираж» и для торгового дома «Гурьевский».

В соответствии с учетной политикой ТПК «Мираж на 2004г. оценка запасов при их отпуске со склада производится по средней себестоимости, а общехозяйственные расходы признаются полностью расходами по обычным видам деятельности.

Учетной политикой ТД «Гурьевский» предусмотрено, что оценка запасов производится способом ФИФО, общехозяйственные расходы, в случае их возникновения, учитываются в составе себестоимсщжжШШШШШМШШ.МШШШШШШШШШШШШМШЩшштжт

Действия * .. , W Д Г:» & Q (?)

Рис.86. Окно списка записей об учетной политике бухгалтерского учета

В меню «Предприятие» выбираем пункт «Учетная политика», а в нем подпункт «Учетная политика (бухгалтерский учет)». В форме списка Учетная политика (бухгалтерский учет) (рис.86) нажимаем клавишу <Ins> и заполняем форму согласно образцу, приведенному на рис.87.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.87. Сведения об учетной политике торгово-производственной

компании
Аналогичным образом вводим запись с данными об учетной политике торгового дома (рис. 88).
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.88. Сведения об учетной политике торгового дома В результате регистр будет содержать две записи (рис.89).
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.89. Учетная политика организаций для целей бухгалтерского учета
Введенными параметрами учетной политики программа руководствуется начиная с даты, указанной в реквизите «Период». Если в следующем году организация утвердит новую учетную политику в отношении способа оценки МПЗ и/или порядка признания общехозяйственных расходов, то в регистр необходимо ввести новую запись, указав дату, с которой она применяется. Если в следующем году учетная политика организации не изменяется, новых записей в регистр не нужно. По умолчанию программа будет использовать те параметры, которые введены ранее.

Заметим, что при выборе для торгового дома способа оценки МПЗ программа выдает сообщение о необходимости дополнительной настройки конфигурации (рис.90).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.90. Запрос на дополнительную настройку конфигурации
Дело в том, что оценка материально-производственных запасов способом ФИФО и ЛИФО в конфигурации базируется на их дополнительном аналитическом учете в разрезе партий. Чтобы внести соответствующие изменения в план счетов бухгалтерского учета, необходимо положительно ответить на запрос программы и в форме обработки «Настройка аналитического учета» установить флажок «Вести партионный учет» в разделе «Бухгалтерский учет» (рис.91).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.91. Настройка аналитического учета
Применение настройки приведет к тому, что на всех счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто «Номенклатура» (10 Материалы», 43 «Готовая продукция» и др.), будет добавлен еще один аналитический разрез - субконто «Партии».

Сведения об учетной политике, определяющие поведение системы для целей налогового учета, хранятся в другом регистре сведений -«Учетная политика (налоговый учет)». К таким сведениям относятся:

• момент определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость;

• способ оценки материально-производственных запасов при их отпуске в производство (списании) для целей налогового учета по налогу на прибыль;

• признаки применения специальных налоговых режимов. Особенности заполнения регистра рассмотрим на следующем

примере.

• Пример

Торгово-производственная компания «Мираж» находится на общем режиме налогообложения, т.е. признается плательщиком налога на добавленную стоимость. В соответствии сучетной политикой организации для целей налогообложения в 2004г. налоговая база по НДС определяется по мере оплаты товаров, работ, услуг, материальнопроизводственные запасы при их отпуске в производство оцениваются, как и в бухгалтерскомучете, по средней стоимости.

Торговый дом «Гурьевский» с 1 января 2004г. применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

Для ввода информации об учетной политике торговопроизводственной компании выбираем в меню «Предприятие» пункт «Учетная политика», а в нем подпункт «Учетная политика (налоговый учет)». В форме списка Учетная политика (налоговый учет) (рис.92) нажимаем клавишу <Ins> и заполняем форму согласно образцу, приведенному на рис.93.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.92. Окно списка записей об учетной политике налогового учета
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.93. Сведения об учетной политике торгово-производственной

компании

Аналогичным образом вводим запись для торгового дома (рис.94).
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.94. Сведения о налоговом режиме для торгового дома
Торгово-производственная компания находится на общем режиме налогообложения, поэтому для нее не заполняется раздел «Специальные налоговые режимы». В свою очередь, торговый дом не признается плательщиком налога на добавленную стоимость и налога на прибыль организаций. Поэтому для него не заполняется раздел «Параметры учетной политики», а во втором разделе устанавливается признак применения упрощенной системы налогообложения и указывается объект налогообложения - «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

В результате регистр будет содержать две записи (рис.95).

Глава 4 Подготовка информационной базы


Рис.95. Настройки налогового учета

Для корректного поведения программы важно правильно указать период, к которому относятся соответствующие параметры налогового учета. Это, в первую очередь, касается ситуаций, когда действующая организация переводится на уплату единого налога на вмененный доход по отдельным видам деятельности не с начала года, или организация в середине года теряет право применять упрощенную систему налогообложения. В этом случае в регистр необходимо ввести новую запись, указав дату, с которой изменяется применявшийся ранее порядок налогового учета.

Момент определения налоговой базы по НДС в программе учитывается следующим образом. Если значением реквизита является «по оплате», то суммы налога, предъявленные покупателю (заказчику) до момента оплаты товаров (работ, услуг) учитываются на счете 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет». При учетной политике «по отгрузке» эти суммы сразу относятся на расчеты с бюджетом, т.е. учитываются по кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость».

Что касается налогового учета в целом, то для торговопроизводственной компании и торгового дома он будет осуществляться по различным правилам. В частности, для первой организации будет использоваться План счетов налогового учета (по налогу на прибыль), для второй - План счетов налогового учета (по упрощенной системе налогообложения).

Важным этапом подготовки информационной базы является настройка аналитического учета материально-производственных запасов по местам хранения и расчетов с контрагентами в разрезе расчетных документов.

Настройка подразумевает добавление на отдельных счетах соответствующих аналитических разрезов, поэтому к ней следует подходить ответственно.

Аналитический учет МПЗ по местам их хранения устанавливается отдельно для плана счетов бухгалтерского учета и плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль) с помощью настройки параметров учета (меню «Предприятие» —» пункт «Настройка параметров учета»). При установленном флажке «Вести складской учет» на счетах, по которым открыт аналитический учет по субконто «Номенклатура» (10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т.д.), добавляется еще один разрез - субконто «Склады» (рис.96).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.96. Дополнительный аналитический разрез «Склады»
По умолчанию система поддерживает аналитический учет запасов по местам хранения только в натуральном выражении. С помощью соответствующих флажков на закладке «Аналитический учет МПЗ» организация может включить дополнительно режим учета запасов на каждом складе в денежном выражении. При этом следует учитывать, что способы оценки ФИФО и ЛИФО в этом случае будут применяться не по организации в целом, а по каждому складу в отдельности. То есть, если запасы одной и той же номенклатуры хранятся на разных складах, то при их отпуске в определении оценки будут учитываться лишь те партии, которые были приняты к учету на данный склад. Такой порядок оценки запасов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Аналитический учет с контрагентами в разрезе расчетных документов устанавливается с помощью флажка «Вести расчеты по документам» на закладке «Аналитический учет расчетов с контрагентами» (рис.97).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.97. Настройка учета расчетов с контрагентами
При этом на счетах учета расчетов 60 «Поставщики и подрядчики», 62 «Покупатели и заказчики» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавляется еще один аналитический разрез - субконто «Документы расчетов с контрагентами».

§4.3. Ввод начальных остатков по счетам

Если на учет в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» переходит действующая организация, то подготовку информационной системы к эксплуатации завершает ввод входящих остатков на счетах.

Рассмотрим последовательность действий по вводу входящих остатков.

Прежде всего, организации следует определить дату, начиная с которой учет предполагается вести в компьютерной бухгалтерии. На автоматизированный учет можно перейти с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок (за период с начала года до текущего квартала или месяца) и пользой от возможности анализа данных бухгалтерского и налогового учета за весь отчетный период, а также автоматического составления отчетности. Тем не менее, в качестве отправной точки рекомендуется выбрать начало календарного года, поскольку это позволяет: во-первых, освоить основные приемы работы с программой; во-вторых, проверить, в какой степени документы типовой конфигурации учитывают специфику деятельности организации; в-третьих, при составлении квартальной и годовой отчетности использовать регламентированные отчеты.

Выбор некоторой даты начала учета предполагает, что по состоянию на эту дату вводятся входящие остатки, далее учет ведется средствами компьютерной бухгалтерии. Например, при начале учета с начала года (1 января), начала квартала (например, 1 апреля), начала месяца (например, 1 мая) операции по входящим остаткам вводятся с последней датой соответственно предыдущего года, квартала, месяца (например, 31.12.2003, 31.03.2004, 30.04.2004). Перед вводом остатков эту дату целесообразно указать в качестве рабочей в форме настройки параметров работы (меню «Сервис» —» пункт «Параметры»).

Для ввода входящих остатков следует через пункт «Операции (ведение учета вручную)» меню «Проводки» открыть журнал «Операции (бухгалтерский и налоговый учет». Добавление новой операции производится по клавише <Ins>. При этом открывается форма, которую необходимо заполнить.

При вводе остатков по балансовым счетам в качестве корреспондирующего счета используется вспомогательный счет «000», который не имеет субсчетов.

Например, по состоянию на 01.01.2004 г. имеются остатки: по счету 57 «Переводы в пути» - 60780 руб., по счету 84, субсчет «Прибыль, подлежащая распределению» - 23400 руб. Для ввода этих остатков необходимо ввести операцию, представленную на рис. 98.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 98. Пример ввода входящих остатков по субсчетам
Если в плане счетов компьютерной бухгалтерии учет по счету ведется с использованием субсчетов, то в проводках система предлагает выбрать один из субсчетов счета. Поэтому остаток переводов в пути, номинированных в рублях, заносится на субсчет 57.01 «Переводы в пу-

ти», а прибыль, подлежащая распределению - на счет 84.01 «Прибыль, подлежащая распределению».
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 99. Пример ввода валютных входящих остатков
Если для счета установлен признак ведения валютного учета, то при вводе остатков необходимо выбрать валюту и указать остаток в этой валюте. Рублевое покрытие валюты рассчитывается в проводке как произведение валютного остатка на курс валюты (из справочника «Валюты») на дату операции. Например, по состоянию на 01.01.2004г. в кассе организации имеется 200 долл. США. Остаток вводится операцией, приведенной на рис. 99.

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков указываются конкретные значения объектов аналитического учета. Например, по состоянию на 01.01.2004 г. имеется задолженность по налогу на добавленную стоимость в сумме 30000 руб. Она отражается операцией с проводкой, представленной на рис. 100.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 100. Пример ввода остатка по объекту аналитики
Если аналитический учет на счете или субсчете ведется в нескольких разрезах (по нескольким видам субконто одновременно), то в проводках указываются все значения субконто. Например, по состоянию на 01.01.2004г. на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» имелась кредиторская задолженность перед ООО «Технофон» по договору №133 на сумму 24000 руб. Входящий остаток вводится проводкой, представленной на рис. 101.

Если информация об объекте аналитического учета учитывается не только в стоимостном, но и в натуральном выражении, в проводках указывается еще и количество. Например, по состоянию на 01.01.2003 г. на складе 1 организации имелись следующие остатки материалов: ДВП 120x150x5 в количестве 30 листов фактической себестоимостью 9 000 руб., ДСП 150x100x15 в количестве 40 листов фактической себестоимостью 6 000 руб.

Входящие остатки по материалам вводятся проводками, представленными на рис.102.

При вводе остатков на забалансовых счетах вспомогательный счет «000» не используется. Например, по состоянию на 01.01.2003г. в организации имелось арендованное имущество стоимостью 43 700 руб. -компрессор АК-57, полученный от ЗАО «Строй-Сервис». Имущество, находящееся на балансе арендодателя, арендатор учитывает на забалансовом счете 001 «Арендованное имущество». Сначала в справочник «Основные средства» вносятся сведения об арендованном основном средстве, а в справочник «Контрагенты» - сведения об арендодателе. Затем вводится проводка, представленная на рис. 103.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 101. Пример ввода остатка по нескольким объектам аналитики
Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 102. Пример ввода количественных остатков по объектам

аналитики
После того, как будут введены все входящие остатки, следует убедиться в правильности их ввода. Для этого можно воспользоваться стандартным отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость» (меню «Отчеты» -> пункт «Оборотно-сальдовая ведомость»). Перед формированием отчета целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы дата ввода остатков находилась либо внутри периода итогов, либо в предыдущем относительно установленного периоде. Например, при вводе остатков операциями за 31.12.2003 г. нужно установить либо 4 квартал 2003 г., либо 1 квартал 2004 г. В первом случае анализируются остатки на конец периода, во втором — на начало выбранного периода. В оборотно-сальдовой ведомости следует обратить внимание на сальдо по счету «00)». После ввода всех входящих остатков сальдо на данном счете должно отсутствовать. Отсутствие сальдо означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых остатков. Кроме того, следует проверить остатки по субсчетам, валютным суммам и количеству, если они должны иметь место.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис. 103. Пример ввода остатка по забалансовому счету
Особое внимание следует обратить на проверку остатков по объектам аналитического учета. Такую проверку удобно проводить с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (меню «Отчеты» -> пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Если обнаружено, что объект аналитики не связан со счетом, нужно найти соответствующую проводку в журнале проводок и внести исправления. Исключение составляют остатки по видам субконто с признаком «Только обороты». По ним значением объекта аналитики является «пустое» субконто. Такой признак, в частности, установлен для субконто вида «Движения денежных средств» на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

Обращаем внимание, что корректный ввод начальных остатков по отдельным счетам можно осуществить только при помощи специализированных средств, входящих в состав конфигурации.

В частности, ввод сведений об основных средствах, которые числятся на учете на момент ввода остатков, производится с помощью документа «Ввод начальных остатков по ОС» (меню «Учет ОС и НМА» — • пункт «Ввод начальных остатков по ОС»). Основное назначение документа - это заполнение различных регистров сведений об объектах основных средств.

Документ вводится отдельно по каждому подразделению организации, за которым по учету числятся объекты основных средств.

В шапке формы документа (рис.104) указывается:

организация, на балансе которой числятся основные средства; подразделение организации, за которым числятся основные средства;

лицо, ответственное за ввод информации в документ.

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.104. Экранная форма документа «Ввод начальных остатков по ОС»
Сведения об основных средствах приводятся на закладке «Основные средства». Табличная часть может быть заполнена ручным вводом строки, с помощью механизма подбора или с помощью автозаполнения.

При первом способе информация об объекте основных средств заносится в справочник «Основные средства» непосредственно при вводе строки. Для использования механизма подбора или автозаполнения необходимо сначала заполнить справочник «Основные средств»

Для подбора данных в табличную часть используется кнопка «Подбор» командной панели закладки «Основные средства». При ее нажатии открывается диалоговое окно со списком основных средств, имеющихся в справочнике.

При нажатии кнопки «Заполнить» программа предлагает выбрать одну из групп учета основных средств (здания, сооружения, ...). В этом случае в табличную часть документа будут добавлены все основные средства, у которых в справочнике «Основные средства» в реквизите «Группа учета ОС» указано выбранное значение группы.

Для каждого объекта основных средств заполнению подлежат лишь те реквизиты (колонки), которые имеют к нему отношение. Порядок заполнения отдельных реквизитов разъяснен в справке к документу, которую можно получить по кнопке ? на командной панели формы документа.

Кроме записей в различных регистрах сведений при проведении документа формируются проводки:

• Дт «Счет учета (БУ)» Кт 000 «Вспомогательный счет» на сумму, равную значению реквизита «Текущая стоимость (БУ)»;

• Дт 000 «Вспомогательный счет» Кт «Счет амортизации (БУ)» на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (БУ)»;

• Дт «Счет учета (НУ)» (без указания корр. счета) на сумму, равную значению реквизита «Текущая стоимость (НУ)»;

• Кт «Счет амортизации (БУ)» (без указания корр. счета) на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (НУ)».

Начальное заполнение регистров «НДС покупки» и «НДС продажи», а также ввод остатков на счетах 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет» и 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» производится с помощью документа «Ввод начальных остатков по НДС» (меню «Основная деятельность» — • пункт «Ввод начальных остатков по НДС»).

Документ вводится отдельно для каждого счета. Выбор счета, по которому вводятся остатки, производится через меню «Операции» командной панели (рис.105).

Глава 4 Подготовка информационной базы
Рис.105. Выбор операции


Содержание раздела