Глава 5. Кассовые операции
Для прихода, хранения и расхода наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Приход наличных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (РКО), платежным ведомостям, расчетным листкам, счетам. Наличные деньги принимаются и выдаются только в день составления этих документов.
Всем приходным и расходным кассовым документам присваивается номер, и они регистрируются в журнале "Касса". После получения или выдачи наличных денег на основании кассовых документов формируется "Кассовая книга".
В конце рабочего дня кассир формирует два экземпляра отчета кассира (кассовой книги). Первый экземпляр передается главному бухгалтеру, второй экземпляр подписывается главным бухгалтером и хранится у кассира.
Для учета наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 50 "Касса" субсчет 50.1 "Касса организации в рублях". Суммы прихода отражаются по дебетовой стороне счета, расхода - по кредитовой.
На субсчете 50.1 ведется аналитический учет по субконто "Движения денежных средств", которому соответствует одноименный справочник, открываемый командой Справочники -Прочие - Движения денежных средств (рис. 5-1).
|
0) Справочник: Движения денежных средств |
|
|
|
~| Движения денежнь |
|
Код |
Наименование |
Вид движения |
Разрез ді |
|
|
и |
00005 |
Выдача под авансовый отчет |
Выданные подотчетные суммы |
Т екущая де |
|
и |
00003 |
Выплата зарплаты |
Оплата труда |
Т екущая де |
|
и |
00001 |
Оплата поставщику |
Приобретение товаров, продукции, р; |
Т екущая де |
|
и |
00004 |
Отчисления на социальные нуя |
Платежи в социальные Фонды |
Т екущая де |
|
и |
0000G |
Платежи в бюджет |
Платежи в бюджет |
Т екущая де |
|
и |
00007 |
Получение наличных из банка |
Получено из банка наличными |
Т екущая де |
|
и |
00011 |
Поступление уставного капига |
Прочие поступления |
Т екущая де |
|
и |
00012 |
Поступление уставного капига |
Сдано в банк наличными |
Т екущая де |
|
и |
00002 |
Поступления от покупателей |
Выручка по обычным видам деятелы- |
Т екущая де |
|
и |
00009 |
Прочие выплаты |
Прочие выплаты и перечисления |
Т екущая де |
|
и |
00010 |
Прочие поступления |
Прочие поступления |
Т екущая де |
|
и |
00008 |
Сдача наличных в банк |
Сдано в банк наличными |
Т екущая де |
|
и |
Ю0013 |
Снятие с расчетного счета |
Получено из банка наличными |
Т екущая де |
|
|
|
|
|
|
|
< 1 1111 1 (>] |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Закрыть |
Рис. 5-1. Справочник "Движения денежных средств"
Справочник "Движения денежных средств"
Справочник "Движения денежных средств" используется для ведения учета движений денежных средств по их видам. Такой учет является одним из требований для автоматического заполнения формы № 4 регламентированной отчетности "Отчет о движении денежных средств".
Каждый вид движения денежных средств описывается в справочнике значениями трех реквизитов: "Наименование", "Вид движения" и "Разрез деятельности".
Реквизит "Наименование" может иметь неограниченное число различных наименований, вводимых бухгалтером в процессе оформления кассовых и платежных документов. При установке программы в справочник автоматически введены наиболее часто употребляющиеся операции, поэтому оставим пока перечень наименований без изменений.
Реквизиты "Вид движения" и "Разрез деятельности" выбираются из перечислений, составленных в соответствии с требованиями регламентированной отчетности. Перечисления можно изменять только в режиме "Конфигуратор".
Ввод операций и проводок при помощи документов
Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается первичным документом. Набор документов бухгалтерского учета определяется в процессе конфигурирования. Расширить набор документов можно только в режиме "Конфигуратор".
Полный список документов, входящих в данную конфигурацию, можно посмотреть в перечне формы "Выбор вида документа".
Запись о любом, ранее введенном документе, можно найти в журнале документов "Общие".
ЗАДАНИЕ 5-1
Вывести на экран форму "Выбор вида документов”. Посмотреть список документов, включенных в данную конфигурацию.
Для этого:
• при открытом Журнале операций (либо Журнале проводок) вести команду Действия
> Ввести документлибо щелкнуть по пиктограмме Кі, либо ввести опцию контекстного меню (открывается щелчком правой кнопки) Ввести документ, либо щелкнуть по кнопке Журнала операций > Ввести документ (рис. 5-2);
Использование документа "Приходный кассовый ордер"
СИТУАЦИЯ 5-1
Согласно учредительному договору, каждый учредитель ООО должен внести 50% своей доли наличными в кассу или на расчетный счет предприятия.
16.01.2004 в кассу предприятия были внесены суммы (см. нижеследующую таблицу).
|
Денежные взносы учредителей в уставный капитал |
|
Учредитель |
Сумма (руб.) |
Дата |
Документ |
|
Доскин Е.Д. |
15 000.00 |
16.01.2004 |
ПКО № 1 |
|
Чурбанов В.А. |
12 500.00 |
16.01.2004 |
ПКО № 2 |
|
Шурупов Е.Л. |
10 000.00 |
16.01.2004 |
ПКО № 3 |
|
ИТОГО |
37 500.00 |
|
|
Поступления наличных денег в кассу оформляется путем заполнения и последующего проведения приходного кассового ордера.
ЗАДАНИЕ 5-2
Выписать приходный кассовый ордер № 1 от 16.01.2004 Доскину Е.Д. на 15 000.00 руб., внесенных в кассу 16.0І.2004 г. Проводки не вводить.
Для этого:
а) При открытом Журнале операций ввести команду Действие - Ввести документ, либо после щелчка правой кнопкой выбрать в контекстном меню опцию Ввести документ, либо щелкнуть по кнопке Журнала операций Ввести документ;
• установить курсор в строку "Прих. касс. орд." и щелкнуть мышью по кнопке ОК.
б) При открытом журнале Касса нажать клавишу Insert, либо щелкнуть по пиктограмме ^ , а затем выбрать "ПКО" и нажать клавишу Enter;
в) Ввести команду Документы - Приходный кассовый ордер (рис. 5-3).
На экран будет выведена экранная форма ПКО (в дальнейшем будем называть ее "форма ПКО") "Приходный кассовый ордер-Новый”.
Примечание. Если форма ПКО выведена на экран не полностью, то вначале попытайтесь поднять ее вверх мышкой, установив указатель мышки в заголовок. Если этого недостаточно, то надо щелкнуть по кнопке заголовка Развернуть.
В форме ПКО уже будет записан его порядковый номер в реестре учета документов и текущая дата.
• Номер ПКО оставить "по умолчанию";
• текущую дату исправить на дату поступления денежных средств в кассу, т. е. на 16.01.2004;
• в поле "Корр. счет." записать (выбрать 0) счет 75.1;
• в поле "Контрагенты" записать ФИО учредителя Доскин Е.Б. выбором из справочника контрагентов;
• в поле "Движение денежных средств" выбором из справочника "Движение денежных средств. (Выбор)" ввести наименование "Поступление уставного капитала", вид движения "Прочие поступления" и разрез деятельности "Текущая деятельность".
Если этой информации в справочнике нет, то ее надо вначале записать в справочник "Движение денежных средств (Выбор)" (после нажатия на клавишу Insert), при включенном иерархическом списке либо при установке режима вывода списка по группам), а затем ввести в ПКО, нажав клавишу Enter.
• в поле "Принято от" будут дублированы ФИО учредителя: Доскин Е.Б.;
• в поле "Основание" записать Учредительный договор от 12.02.2004;
• в поле "Приложение" - Выписка из учредительного договора ООО "ЭПОС".
• в поле "Сумма" надо ввести 15 000.00 либо с клавиатуры, либо через кнопки с калькулятора.
Поскольку этот взнос не предусматривает выделение НДС и НП, то надо убрать "флажок" с окон "Указать в тексте НДС" и "Указать в тексте НП". В окнах "Ставка НДС" и "Савка НП" должно быть "Без налога".
В окне "Формировать проводки" должен стоять флажок.
После заполнения всех полей ПКО можно вывести на печать и потом сохранить, либо вначале сохранить, а потом распечатать.
Если окно со сформированным документом закрыть щелчком мыши по кнопке , или нажать клавишу Esc, то все записи в документе будут стерты.
Чтобы сохранить документ надо щелкнуть по кнопке ОК либо Записать. На вопрос "Провести документ?" ответить на этот раз "Нет".
В результате ввода документа ПКО программа:
• сформирует приходный кассовый ордер № 1 (с квитанцией);
• запишет в Журнале операций операцию по формированию ПКО № 1 от 16.01.2004;
• зарегистрирует в журнале "Касса" запись о ПКО № 1 от 16.01.2004;
• зарегистрирует в Журнале документов "Общий" данные о ПКО № 1.
Печать документа "Приходный кассовый ордер"
Печатная форма документа повторяет бумажную форму ПКО. В печатной форме документа, после вывода ее на экран, бухгалтер должен проверить правильность заполнения полей документа и только после этого распечатать его.
ЗАДАНИЕ 5-3
Открыть печатную форму ПКО (режим "Печать"). Проверить правильность заполнения ПКО. Отпечатать приходный кассовый ордер в одном экземпляре.
Для этого:
• установить курсор в строку с ПКО № 1 от 16.01.2004 в Журнале операций или в журнале "Касса";
• открыть ПКО для диалога двойным щелчком мыши в любой графе строки с записью ПКО (либо нажать клавишу Enter> либо ввести команду Действия - Открыть операцию, либо щелкнуть по пиктограмме Si
; затем в открывшейся форме
"Операция (приходный кассовый ордер)" по пиктограмме
• щелкнуть по кнопке Печать.
На экран будет выведена печатная форма приходного кассового ордера и "Квитанция к приходному кассовому ордеру" для клиента, внесшего сумму. Чтобы просмотреть весь документ, воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки.
• Если все введено правильно, то можно щелкнуть мышкой по пиктограмме ^ Печать стандартной панели инструментов (будет отпечатан один экземпляр) или ввести команду системного меню Файл - Печать (можно отпечатать любое количество экземпляров).
Если очередь на печать большая, то лучше ПКО на печать не выводить, чтобы не тратить время в очереди на печать, а закрыть окно печати щелчком по кнопке . На экране опять будет компьютерная форма ПКО.
Проводка документа "Приходный кассовый ордер"
Обычно проводка документа, в данном случае ПКО Доскина Е.Б., делается сразу по заполнении формы, что мы и будем делать впредь при оформлении взносов остальных учредителей. А пока, на примере ПКО Доскина Е.Б., рассмотрим запись проводки для ранее выписанного документа.
ЗАДАНИЕ 5-4
Провести ПКО от 16.01.2004 на сумму, внесенную наличными Доскиным Е.Д. Посмотреть сформированную проводку в Журнале операций, в Журнале проводок, в Общем журнале и в журнале "Касса".
Для этого:
• установить курсор в строку с ПКО № 1 от 16.01.2004 в Журнале операций или журнале "Касса");
• открыть ПКО для диалога, например, сначала щелчком по пиктограмме Si
; затем в
 и в журнале )
ЗАДАНИЕ 5-5
Выписать приходные кассовые ордера всем (троим, в том числе еще раз Доскину Е.Д.) учредителям в соответствии с данными в таблице № 1 (три ПКО) методом копирования ранее сделанной записи по учету взноса Доскина Е.Д. (не забывайте, что ПКО выписаны 16.01.2004, а в копиях устанавливается не дата выписки ПКО, а текущая дата).
После ввода реквизитов провести ПКО Чурбанова В.А. и Шурупова Е.Л.
Второй ПКО Доскина Е.Б. не проводить.
Для этого:
• в открытом Журнале операций установить курсор в строку с ПКО Доскина Е.Д.;
• ввести команду Действия - Копировать, либо нажать клавишу F9, либо щелкнуть
по пиктограмме
, либо ввести команду контекстного меню Копировать
-, исправить текущую дату на 16.01.2004; закрыть ПКО щелчком по кнопке Записать и Закрыть.
Аналогичными действиями выписать ПКО остальных учредителей, корректируя дату, ФИО и сумму взноса в соответствии с данными таблицы ситуации 5-1.
Закрывать ПКО щелчком по кнопке ОК.
Кассовая книга. Удаление записей из кассовой книги
Все операции по выписке кассовых документов регистрируются в журнале "Касса" и в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. В конце дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет кассира.
Флажок в первой графе журнала "Касса" означает, что документ проведен, что сделана соответствующая запись в Журнале проводок. Если флажка в первой графе нет, то документ записан (сохранен), но не проведен. Если в первой графе вместо флажка стоит знак Х, то документ помечен на удаление, но еще не удален.
ЗАДАНИЕ 5-6
Открыть журнал "Касса" и убедиться, что ПКО от 16.01.2004 (три) проведены, а второй ПКО Доскина Е.Б. не проведен.
Для этого:
• командой Журналы - Касса открыть список кассовых документов;
• убедиться, что в служебной графе списка "галочка" ШГ в служебной графе всех строках, кроме строки со вторым ПКО Доскина Е.Б.;
стоит во
Ос
посмотреть все проводки ПКО.
• щелчком по пиктограмме
Форма проводки второго ПКО Доскина Е.Б. должна быть пустой, ведь этот ПКО не проводился.
В "1С: Бухгалтерии" предусмотрен режим печати ежедневного отчета кассира, представляющего собой один лист кассовой книги. Этот отчет составляется программой на основании проводок по счету 50 "Касса".
ЗАДАНИЕ 5-7
Сформировать отчет кассира за 16.01.2004. Отпечатать в одном экземпляре. Контрольная сумма: Остаток на конец дня 52 500.00 руб.
Для этого:
• ввести команду Отчеты - Кассовая книга за 16.01.2004
(ввод даты можно выполнить тремя способами: ввести дату с помощью клавиатуры,
, выбрать период "День" после
выбрать дату в календаре после щелчка по кнопке щелчка по кнопке _J);
• щелкнуть по кнопке ОК либо Сформировать
(на экран будет выведен вкладной лист кассовой книги (отчет кассира) "Касса за 16 января 2004 г.");
• ввести команду Файл - Печать, либо команду Ctrl+P, либо щелкнуть по пиктограмме^ Печать на панели инструментов главного окна.
Обычно печатается два экземпляра кассового отчета. Отчет содержит остатки на начало дня по счету 50, все проводки по этому счету за день, итоговые обороты и остаток на конец дня.
Записи в журнале "Касса" отражают кассовые документы за весь рабочий интервал.
Отчет "Кассовая книга" может отражать кассовые документы за любой интервал (день, неделя, месяц и т. д.).
Удаление записей из кассовой книги
Напоминаем, что удаление документов и записей в них производится в два этапа. Вначале командой Действие - Пометить на удаление - Да отмечается в первой графе листа символом Х удаляемая запись, а затем командой Операции - Удаление помеченных объектов - Контроль - Удалить - Да запись удаляется с журнала. В нашем случае в кассовую книгу в учебных целях дважды внесен документ ПКО на 15 000 руб. от Доскина Е.Д. Его надо удалить. Эту операцию можно выполнить как в журнале "Касса", так и непосредственно в Журнале операций.
ЗАДАНИЕ 5-8
Пометить на удаление (в Журнале операций) приходный кассовый ордер от 16.01.2004 Доскина Е.Д. на 15 000.00 руб.
Открыть журнал "Касса" и убедиться в том, что ПКО Доскина Е.Д. помечен на удаление.
Контрольная сумма: Остаток на конец дня 37 500.00 руб. (Кассовая книга за 16.01.2004)
Для этого:
• открыть Журнал операций (или журнал "Касса") и установить курсор в строку с документом ПКО за 16.01.2004;
• нажать клавишу Del либо ввести команду Действия - Пометить на удаление, либо щелкнуть по пиктограмме ^ "Пометить на удаление", либо выбрать опцию контекстного меню (оно открывается щелчком правой кнопки мыши) Пометить на удаление;
• командой Журналы - Касса открыть журнал "Касса" и убедиться в том, что ПКО Доскина Е.Д. помечен на удаление.
ЗАДАНИЕ 5-9
Удалить (физически) запись о ПКО из информационной базы бухгалтерии.
Открыть журнал "Касса" и убедиться в том, что запись о ПКО Доскина Е.Д. отсутствует.
Контрольная сумма: Остаток на конец дня 37 500.00 руб. (Кассовая книга за 16.01.2004)
Для этого:
• закрыть все рабочие окна командой Окно - Закрыть все;
• командой Операции - Удаление помеченных объектов вывести на экран сообщение с вопросом "Продолжить выполнение операции?" и ответить Да;
• в окне "Удаление помеченных объектов" подтвердить (флажком) объект для удаления;
• щелкнуть по кнопке Контроль, а затем по кнопке Удалить;
• на вопрос "Продолжить?" щелкнуть по кнопке Да.
• Закрыть форму щелчком по кнопке Закрыть;
• закрыть окно сообщений щелчком мышки по кнопке Іі| в левом верхнем углу окна сообщений;
• проверить результат удаления, для чего открыть журнал "Касса" и убедиться в том, что запись о втором ПКО Доскина Е.Д. в журнале отсутствует;
• закрыть журнал "Касса".
вывести список документов разными способами, посмотреть список, а затем закрыть форму "Выбор вида документа" щелчком по кнопке Отмена.
Содержание раздела
