d9e5a92d

Глава 4. Реорганизация справочной информации

По умолчанию, справочник "Контрагенты" (а, следовательно, и справочник "Договоры") создан как единый линейный список без выделения в нем групп и подгрупп. В то же время этот справочник многократно используется при формировании документов с учредителями, с поставщиками и покупателями и еще в 68 счетах и субсчетах бухгалтерской программы.

Справочник может содержать несколько десятков, а иногда и сотен, элементов. Линейная структура справочника "Контрагенты" без групп и подгрупп при большом числе элементов не может обеспечить быстрый поиск необходимой информации, поэтому справочник целесообразно реорганизовать и сделать его многоуровневым.

Преобразование линейного справочника в иерархический

Итак, справочник "Контрагенты" при первом запуске типовой конфигурации линейный, одноуровневый, без групп и подгрупп. Для облегчения поиска контрагентов его надо преобразовать в иерархический трехуровневый.

Преобразовывать справочник можно как до его заполнения, так и после заполнения (как в нашем случае). Все ранее записанные операции сохранятся. Однако прежде чем преобразовывать линейный справочник в иерархический, надо определить его структуру, т.е. решить, на какие группы разделить имеющиеся элементы и как разместить эти группы по уровням.

На первом уровне выделим две группы: "Физические лица" и "Юридические лица".

На втором уровне в группе физических лиц будем вводить пофамильно конкретных представителей этой группы.

На втором уровне в группе юридических лиц выделим две подгруппы: "Банки" и "Организации".



На третьем уровне этих подгрупп будем перечислять конкретные банки и организации (Рис. 4-1).


Для этого:

• чтобы создать группу элементов, например, "Физические лица" надо вначале открыть справочник "Контрагенты" командой Справочники - Контрагенты;

• командой Действие - Новая группа либо щелчком мыши по пиктограмме -ІІ "Создание новой группы", либо командой контекстного меню Новая группа вывести на экран форму "Группа контрагентов: Новый" (рис. 4-2);

• код оставить "по умолчанию";

• в поле "Наименование группы" записать: "Физические лица";

• щелкнуть по кнопке ОК.

Аналогичным образом надо ввести группу "Юридические лица".

В результате на верхнем уровне будут созданы два групповых элемента с номерами 6 и 7. Групповые элементы в крайней левой колонке имеют вид папки с символом "+" iJ .

В левом полуокне справочника можно посмотреть дерево групп и щелчком мыши по символу папки открыть любую папку.

Чтобы спуститься на уровень вниз (например, с уровня "Контрагенты" на уровень "Юридические лица") можно ввести команду Действие - Следующий уровень или, что проще, двойным щелчком по папке "Юридические лица" в служебной графе формы открыть папку "Юридические лица".

Чтобы вернуться на верхний уровень (например, с уровня "Юридические лица” на уровень "Контрагенты") можно ввести команду Действие - Предыдущий уровень или, что проще, двойным щелчком мыши по открытой папке "Юридические лица" в служебной графе формы вернуться на верхний уровень, т. е. на уровень "Контрагенты".

ЗАДАНИЕ 4-2 (Не обязательное) Продолжите преобразование линейного справочника "Контрагенты" в иерархический в соответствии с предложенным выше вариантом. Создайте групповые элементы второго уровня: "Банки" и "Организации". Откройте дерево справочника в левом полуокне формы.

Вложение новой группы в группу нижнего уровня осуществляется так же, как и вышеописанное вложение в группу верхнего уровня. Открыв группу "Юридические лица" в нее вкладывают новые (подчиненные) группы "Банки" и "Организации".

Открыть группу "Юридические лица" можно как двойным щелчком по папке -іі в служебной графе формы, так и щелчком по этой папке в дереве групп.

Чтобы открыть группу "Юридические лица" с помощью дерева групп справочника необходимо в левом полуокне формы щелкнуть по знаку + папки Контрагенты".

Чтобы открыть папку "Юридические лица" с помощью дерева групп необходимо выделить курсором ее название и нажать клавишу Enter, либо дважды щелкнуть по папке.

После завершения всех операций, можно вернуться на верхний уровень списка щелчком по кнопке - дерева групп, а затем выделить курсором название папки и нажать клавишу Enter, либо дважды щелкнуть по папке.

Перенос элементов справочника из группы в группу

В линейном справочнике все элементы были записаны в одной группе. В иерархическом справочнике создано 5 групп. Необходимо ранее созданные элементы разнести по группам в соответствии с принятым вариантом.

ЗАДАНИЕ 4-3 (Не обязательное) Перенести элементы в соответствующие группы иерархического справочника. Для этого:

• щелчком по двум кнопкам + открыть дерево групп в левой половине формы;

• командой Действия- Иерархический список, либо щелчком по пиктограмме tL "Установка (отключение) режима вывода списка по группам" открыть список всех контрагентов;

• в дереве групп выделить курсором наименование той группы, куда предполагается перенести выбранный элемент;

• в списке справочника выделить курсором тот элемент или группу, которую необходимо перенести в другое место;

• ввести команду Действия - Перенести в другую группу, либо щелкнуть по пиктограмме ^ "Перенести в группу";

• отключить режим вывода списка по группам щелчком по пиктограмме tL .

Изменение кодов элементов справочника

После реорганизации справочника кодировка групп и объектов получилась хаотичной. Поскольку по умолчанию установлены уникальные коды, то упорядочим справочник пока в такой последовательности (см. нижеследующую таблицу):

Коды элементов справочника "Контрагенты"
Юридические

лица		 код 1 Физические лица код 6
Организации код 2 Шурупов Евгений

Леонидович		 код 7
НПО "Боровик" код 3 Чурбанов Виктор

Александрович		 код 8
Банки код 4 Доскин Ефим

Давыдович		 код 9
КБ Топ-Инвест код 5

Изменение настройки параметров справочника

При организации многоуровневого представления информации в справочнике "Контрагенты" обнаруживается неудобство сквозной нумерации всех элементов справочника. Подобный порядок приводит к тому, что в рамках одной группы невозможно обеспечить сплошную нумерацию элементов, поскольку некоторые коды оказываются задействованными в другой группе.

Исправить эту ситуацию в режиме ведения бухгалтерского учета нельзя. Чтобы изменять параметры и свойства справочников надо выйти из режима запуска "1С:Предприятие, Учебный пример" в Windows и вновь запустить программу, но в режиме запуска "Конфигуратор, Учебный пример".

Изменение системы кодирования производится только в режиме запуска "Конфигуратор, Учебный пример". Реорганизация линейного справочника "Сотрудники" в иерархический

Админис т р ация

Пр о ІІЗВ иДС ТВ нННЫЙ

персонал

Сотрудники

Раб

очне о'ноеного

Рис. 4-3. Иерархическая структура справочника

ЗАДАНИЕ 4-4 (Не обязательное)

Преобразуйте линейный справочник "Сотрудники" в иерархический в соответствии со схемой, приведенной на рисунке 4-3.

Создайте групповые элементы первого уровня: код 7

"Администрация": код 8

"Производственный персонал" и код 9 "Рабочие основного производства".

Для этого:

см. задания 4-1 и 4-2.

ЗАДАНИЕ 4-5 (Не обязательное) Перенести элементы линейного справочника в иерархический.

Для этого:

см.задание 4-3.

Примечание.

Если при работе с программой была введена команда выполнить недопустимую операцию (как правило, это случайные нажатия на управляющие клавиши), то на экран будет выведено сообщение об этом факте. После щелчка мышью по кнопке ОК работа с программой будет завершена. Программу надо запускать вновь щелчком мыши по ярлыку 1cv7.

После запуска программа предложит провести переиндексацию. Согласитесь.

Содержание раздела