Глава 1. "1С:Бухгалтерия 7.7". Общие сведения
Программа "1С: Бухгалтерия 7.7" является одним из компонентов комплексной системы управления предприятием " 1С:Предприятие". В состав "1С:Предприятия" входят несколько компонент: "Оперативный учет", "Расчет" и "Бухгалтерский учет". Любая из них может использоваться, как совместно с другими компонентами, так и самостоятельно.
В данном курсе рассматривается работа с компонентой "Бухгалтерский учет" системы программ 1 С: Предприятие.
Программа работает в среде Windows и обычно запускается двойным щелчком мыши по ярлыку "1С:Предприятие" либо командой Пуск > Программы > "1С:Предприятие 7.7" > "1С:Предприятие" ("1С:Предприятие" Монопольно, если установлена сетевая версия). Режим "Монопольно" обеспечивает независимое (недоступное для других) управление программой на каждом рабочем месте (Рис. 1-1).
После щелчка по ярлыку (или ввода команды) на экран будет выведено окно запуска и выбора режимов системы Запуск "1С:Предприятия" (Рис. 1-2).
Поле "В режиме" предназначено для выбора режимов работы пользователя
("1С:Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик" и "Монитор"). По умолчанию установлен режим "1С:Предприятие".
Поле "Информационные базы" содержит список информационных баз, доступных для работы. Обычно их три: типовая, упрощенная и демонстрационная. По умолчанию, при запуске устанавливается база "1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация".
Итак, если в окне запуска установлен режим "1С:Предприятие" и курсором выделена информационная база "1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация", то щелчком по кнопке ОК на экран будет выведено главное окно программы, а при первом запуске программы будет выведено еще и сообщение с предложением подождать, пока будут установлены константы и начальные данные справочников. После ввода начальных данных в поле главного окна будут выведены формы "Совет дня" и "Путеводитель по конфигурации". Можно убрать (либо, при желании, полистать) "Совет дня".
Путеводитель по конфигурации представляет собой обучающую систему, предназначенную для оказания помощи бухгалтеру при начальном обучении работы с программой. Путеводитель предлагает начать работу с ознакомления со структурой конфигурации. Однако в данном практикуме реализована другая концепция обучения. Поэтому можно ознакомиться с путеводителем или закрыть его щелчком мыши по кнопке 24.
Главное окно программы представлено на рис. 1-3.
В верхней части окна находится строка заголовка, содержащая название программы и ее редакцию. Следующая строка содержит главное меню программы, а в ней содержатся одна или несколько линеек с панелями инструментов, содержащих наборы кнопок с пиктограммами для быстрого вызова наиболее часто используемых функций. Ниже этих строк размещается рабочая область главного окна программы. В этой области в процессе работы с программой можно раскрывать другие окна - с первичными документами, журналами, отчетами, но в начале работы эта область пуста. Внизу окна расположена строка состояния.
В строке состояния размещены ситуационная подсказка; точка актуальности итогов: дата и время последнего документа, который произвел изменение информации в регистрах 1С; дата, время и период, за который подведены бухгалтерские итоги.
Контекстное меню к объекту, на который указывает стрелка мыши, вызывается нажатием правой кнопки мыши.
Закрывается программа щелчком по кнопке ЛІ главного окна либо одновременным нажатием на клавиши Alt+F4.
ЗАДАНИЕ 1-1 Запустить программу "1С:Бухгалтерия". Закрыть "Совет дня" и "Путеводитель по конфигурации".
Ознакомиться с элементами главного окна программы: заголовок окна, строка главного меню, список команд каждого пункта главного меню, панели инструментов, пиктограммы, строка состояния.
Закрыть программу "1С:Бухгалтерия". Создание новой (учебной) базы
Программа "1С:Предприятия" рассчитана на одновременную работу нескольких независимых бухгалтерий (информационных баз), поэтому создание учебной базы на рабочем компьютере бухгалтерии не создаст помех работе основной бухгалтерии. Создание учебной базы данных с типовой конфигурацией выполняется в два этапа.
На первом этапе средствами операционной системы WINDOWS создается копия пустой типовой базы 1SBDB в том же каталоге 1Cv77, но с другим именем, например 1SBDB2.
На втором этапе пустая база 1SBDB2 "Информационная база № 2" переименовывается в базу 1SBDB2 "Учебный пример" и регистрируется в списке баз системы.
ЗАДАНИЕ 1-2 Создать в каталоге 1Cv77 копию пустой информационной базы 1SBDB под именем "Копия 1SBDB”.
Для этого:
• закрыть программу "1С:Предприятия" щелчком мыши по кнопке 20 (Закрыть)
-,
• двойным щелчком мыши по ярлыку "Мой компьютер" открыть папку "Мой компьютер";
• двойным щелчком мыши по имени диска (C:) открыть корневой каталог диска С:\;
• двойным щелчком мыши по папке Program Files открыть папку Program Files;
• двойным щелчком мыши по папке 1^77 открыть папку 1^77;
Скопировать папку 1SBDB в ту же папку 1Cv77 под именем копия 1Cv77.
Для этого:
• выделить (щелкнуть один раз мышью) папку 1SBDB;
• щелкнуть по кнопке Копировать (Copy) панели инструментов;
• щелкнуть по кнопке Вставить (Paste) панели инструментов.
В результате процесса копирования в папке 1Cv77 будет создана новая папка "Копия 1SBDB".
ЗАДАНИЕ 1-3 Переименовать базу "Копия 1SBDB" в базу "1SBDB2".
Для этого:
• инициировать поле имени папки "Копия 1SBDB" щелчком (один щелчок!) мыши по имени папки (либо выбрать опцию Переименовать в меню, которое открывается щелчком правой кнопки по папке "Копия 1SBDB");
• исправить имя "Копия 1SBDB" на имя "1SBDB2";
• нажать клавишу Enter (либо щелкнуть мышью по папке 1SBDB2);
• закрыть папку 1С?77 щелчком по кнопке ЛІ (Закрыть).
После того, как создана пустая информационная база 1SBDB2, надо опять запустить программу "1С:Бухгалтерия" и переименовать в ней информационную базу 1SBDB2 в базу под названием "Учебный пример". Пустую базу данных. 1SBDB2 надо вначале записать в список информационных баз (дополнить список), а затем изменить ее название
на "Учебный пример".
Дополнять или изменять список баз данных можно с помощью кнопок Добавить, Изменить, Удалить в форме окна запуска.
ЗАДАНИЕ 1-4 Создать информационную базу данных "Учебный пример”.
Для этого:
• вызвать на экран окно запуска компонентов системы "1С:Предприятия" двойным щелчком по ярлыку "1С:Предприятие";
• щелкнуть по кнопке Добавить.
В выведенной на экран форме "Регистрация Информационной Базы":
• в поле "Название" изменить название базы "Информационная база № 2" на "Учебный пример";
• в поле "Путь" записать полный путь к каталогу 1SBDB2: C:\ProgramFiles\1Cv77 \1SBDB2.
Чтобы не ошибиться при вводе пути лучше воспользоваться кнопкой Обзор и с ее помощью ввести путь к каталогу.
Для этого:
щелчком мыши по кнопке "Выбор" (справа от окна "Путь") открыть форму
"Выбор каталога";
открыть папку 1^77;
щелчком по кнопке "На один уровень вверх" выбрать (инициировать щелчком мыши) папку 1SBDB2 и нажать клавишу Enter (либо дважды щелкнуть по папке 1SBDB2;
убедиться, что полный путь к каталогу, записанный в строке "Выбранный каталог", действительно C:\ProgramFiles\1Cv77\1SBDB2. Если это так, то щелкнуть по кнопке Выбрать.
В окне "Название" будет записан Учебный пример, а в окно "Путь" будет автоматически введен полный путь C:\ProgramFiles\1Cv77\1SBDB2; если это так, то закрыть форму "Регистрация информационной базы" щелчком по кнопке ОК.
В окне "Информационные базы" добавится строка с базой "Учебный пример", а в последней строке формы запуска программы будет указан полный путь к каталогу 1SBDB2: C:\ProgramFiles\1Cv77\1SBDB2;
• щелчком мыши по кнопке ОК запустить бухгалтерию с информационной базой
"Учебный пример".
Основные термины и понятия программы "1С: Бухгалтерия 7.7" Конфигурация
Конфигурация - это состояние системы, определяемое множеством объектов системы: (журналов, констант, справочников, документов и др.), их взаимосвязями и алгоритмами поведения. Конфигурация в программе представлена графически в иерархической (древовидной) форме.
Метаданные
• Метаданные (метаинформация) - это термин, который в буквальном смысле означает "данные о данных" или "информация об информации".
• В этой связи можно говорить, что вся информация, с которой приходится оперировать в процессе конфигурирования является метаинформацией, поскольку конфигурацию системы определяет набор описаний информационных объектов Прикладной компоненты.
Константы
К константам относится постоянная и условно постоянная (периодически изменяемая) информация, например, "Наименование предприятия”, "Ставка НДС" и т. д. Состав констант и их характеристики изменяются только в режиме конфигурирования, а значения констант устанавливаются в режиме ведения бухгалтерского учета, т. е. в режиме ведения базы данных.
Справочники
Справочники - это объекты программы для хранения условно-постоянной информации. Это обычно списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников. Состав справочников и их структура определяются в режиме конфигурирования, а добавление новых элементов и их коррекция возможно и в режиме базы данных.
Перечисления
Перечисления - это поименованные списки, содержащие некоторый набор значений. Например, перечисление "Элементы затрат" содержит наименования элементов затрат, перечисление "Налоги" содержит список наименований налогов. Значения перечислений задаются на этапе конфигурирования и не могут быть изменены при работе с базой данных.
Документы
Документы - это объекты программы (подпрограммы), предназначенные для ввода и сохранения в базе данных информации о фактах хозяйственной деятельности. Документы используются для автоматического выполнения часто встречающихся операций. Это, например, счета, накладные, платежные поручения и т. д. Создаются документы в режиме конфигурирования, а реквизиты документов вводятся в режиме ведения базы данных.
Журналы документов
Журналы документов предназначены для регистрации информации о введенных документах. Это журналы "Банк", "Кассовая книга", "Реализация" и др. Перечень журналов, состав и форма представления информации определяются на этапе конфигурирования.
Отчеты
Отчет - это объект программы, обеспечивающий формирование некоторой выходной (печатной) формы документа на основе информации, содержащейся в базе учетных данных.
Бухгалтерские счета
В типовой конфигурации установлен один рабочий план счетов, имеющий название "Основной". План счетов может корректироваться как в режиме конфигурирования, так и в режиме ведения бухгалтерского учета.
Субконто
Субконто - это объект аналитического учета.
Вид субконто
Вид субконто - это совокупность однотипных объектов аналитического учета. Характеристики видов субконто устанавливаются при конфигурировании системы. Обычно виду субконто соответствует справочник или перечисление, содержащее конкретные значения этих объектов.
Операция
Операция - это отражение в бухгалтерском учете любого факта хозяйственной деятельности, фиксируемого в виде записи в Журнал операций. В бухгалтерском учете операция, как правило, формирует одну или несколько проводок.
Проводка
Проводка - это двойная запись на счетах бухгалтерского учета, отражающая изменение состояния хозяйственных средств. Проводки не существуют отдельно от операций. В типовой конфигурации реализуются три режима ввода операций и проводок: ввод операций (и проводок) вручную, ввод типовых операций (и проводок) и ввод операций (и проводок)с использованием документов.
Бухгалтерские итоги
Программа автоматически поддерживает бухгалтерские итоги в актуальном состоянии, то есть автоматически пересчитывает итоги при вводе новых операций. Границы (период актуальности) устанавливаются заранее и выводятся на экран в нижнем правом углу.
Первоначальная настройка программы СИТУАЦИЯ 1-1
Регистрируется новое предприятие ООО "ЭПОС" (Экспериментально -производственное объединение столяров), учредителями которого являются организации НПО "Боровик" и "КБ Топ-Инвест" а также физические лица Шурупов Е.Л. (руководитель предприятия), Чурбанов В.А. (главный бухгалтер) и Доскин Е.Д. (кассир).
С чего начать? С формирования исходных параметров прикладной компоненты:
о настройки параметров системы, о общей настройки конфигурации,
о выставления ключевых параметров, определяющих учетную политику предприятия,
о заполнения справочников.
Настройка параметров системы
Прежде чем приступить к вводу бухгалтерских операций, необходимо произвести первоначальную настройку параметров системы с целью создания оптимальных условий для всех пользователей программы, а также для учета особенностей ведения бухгалтерского учета на данном предприятии.
В то же время, поскольку наш учебный пример однопользовательский, а малое предприятие типовое, то почти все параметры, установленные "по умолчанию", можно оставить без изменения.
На закладке "Общие", в поле "Рабочая дата” ("Сервис"^ "Параметры") после запуска программы всегда будет записана текущая дата (системная дата компьютера), т. е. дата проведения занятия. Эта дата будет автоматически записана и во всех формах, выводимых на экран.
Внимание! Еще раз напоминаем, что все документы практикума выполняются в режиме "задним числом", то есть в документах должна быть записана не текущая дата, а рабочая дата из текста задания.
Возможны два варианта приведения в соответствие текущей даты и даты задания.
Первый - это после каждого запуска устанавливать на закладке "Общие" ту дату, которая записана в тексте задания.
Второй - не изменять дату на закладке "Общие", а при вводе реквизитов в каждый новый документ изменять в нем дату в соответствии с текстом задания. Этот вариант и будет использоваться в практикуме.
ЗАДАНИЕ 1-5 Отредактировать параметры системы с учетом требований к учебному примеру.
Для этого:
• командой Сервис - Параметры вывести на экран форму "Настройка параметров системы" (рис. 1-4);
• на закладке "Общие" установить переключатель "Число цифр года в представлении даты" на 4, поставить флажок в окно "Использовать формульный калькулятор", остальные реквизиты оставить "по умолчанию";
• на закладке "Журналы" установить начало интервала видимости документов в журналах 01.01.2004 и конец интервала 31.03.2004, остальные реквизиты оставить "по умолчанию";
• на закладке "Операция" установить переключатель расчета суммы операции (точку) для опции "По всем проводкам" и флажок в окно "Рассчитывать сумму проводки по цене". При копировании операции копировать только заголовок и проводки.
• на закладке "Бухгалтерские итоги" установить 1 квартал 2004 г.;
• реквизиты на остальных закладках оставить "по умолчанию";
Закрыть форму щелчком по кнопке ОК.
Общая настройка конфигурации
Общая настройка позволяет установить значения констант конфигурации с учетом разных организационно-правовых форм предприятий. Новые значения констант устанавливаются на четырех закладках формы (шаблона для ввода реквизитов) "Общая настройка конфигурации". Эти значения являются общими для всей информационной базы.
Списки начальных значений, которые будут использоваться в новых документах, частично заполнены при дистрибутивной установке программы.
Почти все начальные значения, которые используются в бухгалтерии данного предприятия, совпадают с установленными "по умолчанию".
ЗАДАНИЕ 1-6 Отредактировать общую настройку конфигурации.
Для этого:
• вывести на экран форму "Общая настройка конфигурации” командой меню
Сервис ^ Общая настройка (рис. 1-5).
На закладке "Начальные значения” установить ставку НДС 18%.
Для этого:
• щелчком мыши по кнопке Ш в строке "Ставка НДС" открыть форму "Ставка НДС (Выбор)”;
• командой Действия - Новый, либо нажатием на клавишу клавиатуры Insert, либо щелчком мыши по пиктограмме Новая строка ^ активизировать новую строку;
• записать в графу "Ставка %” значение 18.00 и нажать клавишу Enter;
• закрыть форму ставок НДС нажатием на клавишу Enter;
На закладке "Режимы” установить флажки только в строках "Все документы помещать в журнал операций” и "Контроль отрицательных остатков МПЗ”.
Установить дату запрета редактирования документов 01.01.2004.
На закладке ”Приходные документы” основной вариант расчета налогов установить
"НДС сверху 18%”.
Для этого:
• щелчком мыши по кнопке Ы
в строке "Основной вариант расчета налогов” открыть форму "Варианты расчета налогов (Выбор)";
• командой Действия - Новый, либо нажатием на клавишу клавиатуры Insert, либо щелчком мыши по пиктограмме Новая строка ^ открыть форму "Вариант расчета налогов (Новый)";
• установить флажок в строку "Использовать ставку 18%";
• закрыть форму "Вариант расчета налогов (Новый)" щелчком по кнопке ОК;
• закрыть форму "Варианты расчета налогов (Выбор)" нажатием на клавишу Enter;
• в строке "Пересчитывать учетную стоимость..." выбрать значение "Да";
• установить флажок в строке "Сумму и налоги".
На закладке "Расходные документы" основной вариант расчета налогов установить
"НДС сверху 18%".
Для этого: см. выше.
Порядок хранения отпускной цены выбрать "Без налогов".
На закладке "Прочее" оставить все "по умолчанию".
Закрыть форму щелчком по кнопке ОК.
Индивидуальная настройка конфигурации
В связи с тем, что предприятия могут иметь разную методологию ведения бухгалтерского учета, разное количество и назначение рабочих мест, для каждого рабочего места можно произвести индивидуальную настройку конфигурации.
Вывод на экран формы "Индивидуальная настройка конфигурации" осуществляется через меню командой Сервис - Индивидуальная настройка (рис. 1-6).
В выведенной на экран форме "Индивидуальная настройка конфигурации”
записанные реквизиты повторяют реквизиты общей настройки конфигурации. В нашем случае их можно оставить без изменений.
PS. Если в графе "Значение для рабочего места" установлена ставка 20%, то надо двойным щелчком мыши открыть форму "Основная ставка НДС", выбрать ставку 18% и закрыть форму нажатием на клавишу Enter.
Закрыть форму "Индивидуальная настройка конфигурации" щелчком по кнопке ОК.
Сведения об учетной политике предприятия
Наиболее важные параметры учетной политики, которые определяет порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии, перечислены ниже:
• сведения, устанавливающие порядок реализации продукции (по отгрузке);
• базу распределения косвенных расходов (отдельные статьи прямых затрат);
• состав статей затрат на производство, являющихся базой для распределения косвенных расходов; состав статей издержек обращения, имеющих несписанный остаток на конец периода;
• базу распределения прямых расходов для целей налогообложения;
• факт использования (или не использования) метода "директ- костинг".
• Варианты применения средних оценок стоимости материалов и товаров.
Так как для настройки учетной политики необходимо вначале заполнить справочник "Статьи затрат на производство", то операция настройки учетной политики будет рассмотрена после заполнения справочника "Статьи затрат на производство" (см. главу 2).
Установка границ актуальности бухгалтерских итогов
В типовой конфигурации программы предусмотрена возможность формирования бухгалтерских итогов за любой период (день, неделя, месяц и т. д.). В заданном интервале программа автоматически поддерживает итоги в актуальном состоянии при любых изменениях, вызванных введением новых проводок и бухгалтерских операций.
Период, в течение которого (включительно) поддерживаются итоги, устанавливается до начала ввода бухгалтерских операций.
Полный перерасчет итогов производится после внесения изменений в настройку плана счетов в части ведения аналитического, количественного или валютного учета, а также при восстановлении работы программы после сбоя компьютера.
ЗАДАНИЕ 1-7 Установить период расчета итогов: "1-й квартал 2004 года".
Для этого:
• командой Операции -> Управление бухгалтерскими итогами вывести форму "Управление бухгалтерскими итогами" для установки периода подведения бухгалтерских итогов (рис. 1-7).
К сведению: В первой строке формы только индицируется (показывается), в течение какого периода будут подводиться бухгалтерские итоги (в нашем случае это в течение первого квартала 2004 года).
Во второй строке после установки периода расчета будет показано, до какого периода будут подводиться итоги (в нашем случае это до второго квартала 2004 года).
Период поддержки итогов в актуальном состоянии устанавливается во второй строке выбором из списка путем управления с помощью мышки полосой прокрутки окна "по:".
Порядок установки периода расчетов следующий:
• установить во второй строке формы в поле "по:"
1 квартал 2004;
• щелкнуть мышью по кнопке Установить расчет;
• в поле "Расчет итогов установлен по:" будет введен период "1 квартал 2004";
• в поле "Установить расчет по:" период изменится на "2 квартал 2004";
• щелкнуть по кнопке Выход.
Содержание раздела
