ГЛАВА 12 Отчеты

Результат ведения любого вида учета отражается в документах, называемых отчетами. Мы рассмотрим наиболее важные и распространенные отчеты, которые необходимо получать почти на каждом предприятии.

Для доступа к любому из имеющихся в данной конфигурации отчетов необходимо выполнить команду главного меню Отчеты, после чего из представленного списка выбрать позицию, соответствующую нужному нам отчету. На экране появится диалоговое окно, в котором необходимо сделать нужные настройки для получения того или иного отчета. С примером подобного диалогового окна мы уже встречались, когда рассматривали проверку правильности ввода начальных остатков (см. рис. 5.7).

Для конкретного отчета существуют свои определенные параметры настройки, но для каждого из них обязательно надо указывать период времени, за который необходимо данный отчет получить. Период задается датами (начальной и конечной), в пределах которых нужно получить отчет (как правило, это месяц, квартал, год). Но отчет можно получить и за любой произвольный период (хоть за один день).

Выполните последовательно некоторые из команд меню Отчеты, ознакомьтесь с теми параметрами, которые система предлагает заполнить для каждого из выбранных вами отчетов.

Необходимо обратить внимание пользователя и на общие кнопки панели инструментов во всех диалоговых окнах для настройки параметров. Использование тех сервисных возможностей, которые будут доступны для пользователя в этом случае, значительно ускоряют и облегчают процесс работы.

? [|ъ] (Сохранить настройку). Эта кнопка служит для запоминания конкретной настройки. При этом активизируется диалоговое окно Сохранение настройки (рис. 12.1), в котором нужно задать имя соответствующей настройки.



(Открыть настройку). С помощью этой кнопки можно вызвать уже готовую настройку, сохраненную ранее. При этом активизируется диало-




говое окно Выбор настройки (рис. 12.2), в котором необходимо дважды щелкнуть мышью на том наименовании, которое вас устраивает в данный момент.

Рис. 12.1. Диалоговое окно Сохранение настройки

Рис. 12.2.Диалоговое окно Выбор настройки

Кроме того, в каждом вызванном диалоговом окне видим одинаковые

кнопки:

О ОК. После нажатия на эту кнопку формируется соответствующий отчет согласно тем настройкам, которые установлены в данном диалоговом окне, а само окно закрывается.

? Сформировать. Эта кнопка служит для формирования отчета, но при этом диалоговое окно настройки не закрывается. Кнопкой удобно пользоваться, когда нужно получить несколько видов данного отчета (с разными параметрами настройки).

П Закрыть. Нажатие этой кнопки влечет за собой закрытие диалогового окна настройки.

Сформированный отчет Йвыдается в виде табличного документа, который можно вывести на печать.

Стандартные отчеты

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предусмотрен стандартный набор отчетов, позволяющий получать данные по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в различных разрезах.

В стандартных отчетах выводятся необходимые итоги независимо от действующего плана счетов и настройки данных счетов (используемого субконто, ведения количественного и валютного учета). Эти отчеты применяются для получения итоговой и детальной информации по счетам или субконто.

К отчетам, выдающим сведения обо всех балансовых счетах в целом, относятся:

П Оборотно-сальдовая ведомость;

О Шахматка;

? Сводные проводки.

Остальные отчеты позволяют получить детальную информацию по выбранному балансовому счету.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость

Настройка различных параметров для формирования оборотно-сальдовой ведомости осуществляется путем установки/снятия флажков на вкладке Параметры (см. рис. 5.7), что позволит:

О выдавать ведомость с субсчетами или без субсчетов;

П выводить данные по валютным счетам в валюте и рублевом эквиваленте или только в рублях;

? формировать развернутое сальдо или нет (для активно-пассивных счетов);

П выводить или не выводить данные по забалансовым счетам (забалансовые счета выводятся в конце ведомости, суммы по забалансовым счетам в итоги по оборотно-сальдовой ведомости не включаются).

На вкладке Развернутое сальдо (рис. 12.3) устанавливаются правила, по которым вычисляются развернутые сальдо. Эти правила сведены в таблицу со следующими графами:

О Счет. Указывается счет, по которому надо вычислять развернутое сальдо;

П Субсчета. Из плана счетов выбираются необходимые субсчета. При расчете развернутого сальдо по субсчетам суммируются сальдо по каждому субсчету. При этом если для какого-нибудь субсчета тоже указано правило расчета развернутого сальдо, то в расчете сальдо по всей группе будет использовано развернутое сальдо по субсчету;

? Субконто. Выбирается из списка видов субконто для данного счета.

Рис. 12.3. Диалоговое окно ведомость, вкладка Развернутое сальдо

Изменения настройки развернутого сальдо автоматически сохраняются при закрытии формы отчета и восстанавливаются при открытии индивидуально для каждого пользователя.

После установки необходимых параметров и нажатия кнопки Сформировать получим ведомость (рис. 12.4), которая содержит для каждого счета информацию о входящих остатках на начало периода, обороты по дебету и кредиту счетов, а также данные об исходящих остатках на конец периода.

Ведомость приводится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имеющего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и кредиту счета, а также остаток на конец периода.

Для счетов, по которым ведется валютный учет, в ведомости могут выводиться (если в настройке параметров отчета установлен флажок Данные по валютам) отдельные строки по каждой валюте. В этих строках в графе Счет, помимо наименования счета, указывается краткое наименование валюты, а суммы в них выражаются как в валюте, так и в рублевом эквиваленте.

В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам.

Если в плане счетов для какого-либо счета установлен признак "Забалансовый" (в графе Заб. стоит символ +), то данные по этому счету и его субсче-

там не будут учитываться при подсчете суммарных остатков и оборотов по всем счетам.

ведомость (1 Кваргал 2003 г (

Квартал

Оборотно-сальдовая



Обновить |

за 1 Квартал 2003 г.

Счет

Сальдо на начало периода

Обороты за





Наименование

Дебет

Кредит

Дебет



176.000.00

4,946.37

56.734.81

Основные



А Q/lfi ^7

ОС в организации







*' Карточка счета ' Ведомость по счета _ Анализ счета . Отчет по

25,813.33

ОС



25,813.33

_ОС. уч. на сч.01.1



Нематериальные активы

Нематериальные активы

проводкам Обороты счета (Гя, книга) Журнал-ордер (ведомость) по счету

активы



08.4

Приобр. отд. объектов ОС

Приобретение НМА



Материалы

25.000.00

Сырье и материалы

101 <!

.зі

Рис. Отчет ведомость

Имеется возможность (рис. 12.4 иллюстрирует именно такую ситуацию) при просмотре ведомости получить более подробные сведения о показателях по интересующему счету. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы", то можно нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенному курсором счету. На экран будет выдано меню, в котором нужно выбрать, какой именно отчет по счету нас интересует:

? Карточка счета;

П Ведомость по счету;

П Анализ счета;

? Отчет по проводкам;

? Обороты счета (Гл. книга);

П Журнал-ордер (ведомость) по счету.

Отчет Шахматка

Отчет Шахматка дает наглядное представление о движении средств и обязательств предприятия. Настройка параметров данного отчета аналогична настройке параметров отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Установив нужные параметры настройки, нажмите кнопку Сформировать или кнопку ОК. Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Этот отчет (рис. 12.5) представляет собой таблицу, в которой строками являются дебетуемые счета, а столбцами — кредитуемые счета. На пересече-10 Зак. 883 нии (в ячейках) выводятся суммы оборотов за выбранный период в дебет счета, указанного в заголовке строки, и в кредит счета, указанного в заголовке столбца.

Рис. 12,5. Отчет Шахматка

Здесь также можно получить детализацию параметров отчета. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на ячейках отчета с данными), нужно нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенной курсором корреспонденции счетов. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

Отчет Сводные проводки

Этот отчет представляет собой обороты между счетами (суммы с дебета одного счета в кредит другого счета) за указанный период.

В настройку параметров данного отчета заложены следующие реквизиты:

О Период. Период задается выбором даты начала и даты окончания. Если нужно сформировать отчет за "стандартный" период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год), то воспользуйтесь кнопкой выбора периода;

О Валюта. Значение выбирается из справочника Валюты;

О По валюте. Установленный флажок означает, что сводные проводки будут выводиться с учетом валют (т. е. с указанием данных по конкретной валюте). Если флажок снять, то сводные проводки надо выводить без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам);

О Данные по субсчетам. Если флажок установлен, то обороты будут выводиться по субсчетам, если снят то только по основным счетам;

П Упорядочить отчет. В этой группе надо выбрать одно из двух значений:

* По дебетовым счетам;

• По кредитовым счетам.

Установив нужные параметры настройки, нажмите кнопку Сформировать или кнопку ОК. Программа сформирует список сводных проводок и выведет его для просмотра (рис. 12.6).

I маша Фирма

. ............................. 3 Сводные проводки за 1 Квартал 2003 г. Наша фирма Дебет [Кредит Сумма Сумма е валюте Счет Дт Счет Кт ІДФЛ 27,500.00 Доходы физических лиц _ ДФЛ.1 27,500.00 Доходы, не обл. ЕНВД зпк 510,758.38 НДС к уплате постав тику ЗПК.10 167.121.66 По ставке 10% ЗПК.10.Б 159,163.50 Сумма без НДС 10% ЗПК.10 Я 7,958.18 Сумма НДС 10% ЗПК.20 312,638.70 По ставке 20% ЗПК.20.Б 260,530,118 Сумма Ваз НДС 20% ЗПК.20.Н 52,106.22 Сумма НДС 20% iJ__ ЯПК RH _ 31 ппп лп ________ ¦ ¦ -•" «піптіттиг mini МА нлг I

Рис. Отчет Сводные проводки

В каждой строке отчета выводятся коды и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними.

Для каждой корреспонденции счетов, для которой в указанном периоде были выполнены какие-либо проводки, в списке сводных проводок Івыводятся номера и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними. Если список сводных проводок приводится с учетом валют, то для валютных счетов указываются также и сведения по каждой валюте.

При просмотре списка сводных проводок можно получить более подробные сведения по конкретному счету. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы", вы можете нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенному курсором счету. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

Отчеты

по конкретным балансовым счетам

ф .

А теперь рассмотрим Іотчеты, позволяющие получить детальную информацию по выбранному балансовому счету.

К таким отчетам относятся:

? Оборотно-сальдовая ведомость по счету; О Обороты счета (Главная книга);

? Журнал-ордер (ведомость) по счету;

? Журнал-ордер счета по субконто;

О Анализ счета;

О Карточка счета;

П Анализ счета по субконто;

О Анализ счета по датам;

О Анализ субконто;

? Карточка субконто;

? Обороты между субконто;

П Отчет по проводкам.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно сформировать обороты по субконто (входящее сальдо, приход, расход, исходящее сальдо). Настройку параметров для получения данного отчета мы уже рассматривали в главе 6 (см. рис. 6.2). Если аналитический учет по счету ведется по нескольким субконто, то оборотно-сальдовую ведомость можно получить в разных разрезах, в зависимости от последовательности указанных в настройке субконто.

Например, по счету 62 аналитический учет ведется по контрагентам и договорам. Вы можете в настройке оборотно-сальдовой ведомости по счету 62

|jjJ| Оборотно сальдоваяведомость посчету Б2. посубконто Контрагенты;Договоры (1 Квартал 2003... м=ш

Обновить I Ндоройк» I ________ Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 62 Контрагенты; Договоры за 1 Квартал 2003 г.

Субконто Сальдо на начало периода Обороты за период Дебет Кредит Дебет Кредит Ателье ¦¦¦¦¦¦¦¦ 12,000.00 12,000.00 Счет №000001 от 09.01 .2003 12,000.00 12,000.00 Магазин 190,200.00 190,200.00 NS4 от 14.02.2003 130,200.00 130,200.00 Счет №000002 от 10.01,2003 60,000.00 60,000.00 Магазин №2 1,260.00 1,260.00 Основной договор 1,260.00 1,260.00 Скэлпвр 164,530.04 100,000.00

Рис. Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62, по субконто Контрагенты

указать для реквизита Вид субконто 1 значение Контрагент, а для реквизита Ввд — значение Договор. Тогда в полученном отчете можно по

смотреть обороты по контрагентам в разрезе договоров (рис. 12.7).

Если в настройке для реквизита Вид указать значение Договор, а

для реквизита Вид субконто2 — значение Контрагент, то можно получить ведомость оборотов по договорам в разрезе контрагентов (рис. 12.8).

Рис. 12.8. Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62, по субконто Договоры

Отчет Обороты счета (Главная Книга)

Этот отчет может быть полезен при подведении итогов и составлении отчетности для проверки налоговыми органами и внебюджетными фондами.

В ведомости выводятся обороты и остатки счета за каждый месяц. Настройка параметров данного отчета производится в одноименном диалоговом окне (рис. 12.9).

В запросе настройки параметров (помимо периода) надо указать:

? Счет. Указывается счет, по которому надо формировать отчет. Если счет не указан, то отчет формируется по всем счетам в целом без разделения остатков и оборотов по субсчетам;

? По валюте. Установленный флажок означает, что обороты по счету будут выводиться с учетом валют (т. е. с указанием данных по конкретной валюте). Если флажок снять, то данные выведутся без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам);

? Данные по субсчетам. Если флажок установлен, то будут выводиться обороты по субсчетам. Если флажок снят, то обороты выведутся только по счетам в целом.

Рис. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Обороты счета (Главная Книга)

Кроме того, в этом запросе можно установить, должны ли выводиться остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета.

После установки нужных параметров следует нажать на кнопку Сформировать или на кнопку ОК. Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Отчет представлен в виде таблицы, каждая строка которой содержит обороты по счетам за месяц. Количество строк в отчете зависит от количества полных и неполных календарных месяцев, вошедших в период отчета. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.

Здесь, так же как в других отчетах, можно получить детализацию показателей отчета. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), надо нажать клавишу <ЕіИег> или дважды щелкнуть мышью в нужной позиции. На экран будет выведен отчет, содержащий все проводки по счету за отчетный период (если курсор установлен на ячейку с начальным/конечным сальдо или с оборотами), или все проводки с указанной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов).

Отчет Журнал-ордер (ведомость) по счету

Этот отчет предназначен для показа движения (входящее сальдо, обороты с другими счетами, исходящее сальдо) на конкретном счете, выбранном в настройке параметров (рис. 12.10). Настройка основных параметров производится аналогично настройке, рассмотренной в предыдущем разделе.

Рис. 12.10. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Журнал-ордер (ведомость) по счету

Если установлен режим вывода корреспонденции со счетами по дебету, то

отчет будет называться Ведомость, если по кредиту — то Журнал-ордер.

Если выбраны оба варианта, то отчет будет назваться Журнал-ордер и Ведомость по счету.

Вид отчета зависит от реквизита Детализация, который может принимать

следующие значения:

О Проводка. Каждая строка отчета соответствует проводке. В этом случае в колонках отчета будут также выводиться данные по операции. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в заданном периоде;

? Операция. В этом случае каждая строка отчета соответствует какой-либо операции;

? Дата. Это значение выбираем, если нужно, чтобы каждая строка отчета соответствовала определенной дате;

П Неделя. Каждая строка отчета соответствует оборотам за неделю;

П Декада. Каждая строка отчета соответствует оборотам за декаду;

П Месяц. Каждая строка отчета соответствует оборотам за месяц;

П Квартал. Каждая строка отчета соответствует оборотам за квартал.

Строки отчета расположены в хронологическом порядке.

Если в параметрах настройки отчета вы запросили детализацию по проводкам (операциям), то при нажатии клавиши <Enter> или двойном щелчке мыши, когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При детализации по проводкам курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

Если отчет сформирован с детализацией по периоду, то при нажатии клавиши <Enter> или двойном щелчке мыши, когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), на экран выдается более детальный отчет:

О если курсор был установлен на ячейку с начальным или конечным сальдо или с оборотами, то выводится отчет по журналу проводок, содержащий все проводки по счету за указанную дату;

П если курсор был установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов, то отчет содержит все проводки за эту дату с указанной корреспонденцией счетов.

Отчет Журнал-ордер счета по субконто

Этот отчет отражает движение на счете в разрезе субконто (входящее сальдо, обороты с другими счетами и исходящее сальдо).

Настройка параметров для получения отчета аналогична той, которая производится для формирования оборотно-сальдовой ведомости по счету.

Если необходимо получить данные по каждому значению субконто отдельно, то в списке вариантов отбора субконто следует выбрать значение Разворачивать. При этом если вы выберете группу справочника, то будут выведены итоги только по элементам выбранной группы. Для включения в отчет самих групп следует установить флажок Группы.

Если необходимо получить данные только по одному конкретному значению субконто, то в списке вариантов отбора субконто следует выбрать значение Отбирать, а в поле, предназначенном для выбора субконто, выбрать конкретное значение. Если значение не выбрано, будет сформирован отчет по тем операциям, в которых использовалось пустое значение субконто.

Если вид субконто никак не должен использоваться в отчете, то в списке вариантов отбора субконто следует выбрать значение Не учитывать.

Отчет Анализ счета

Этот отчет содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и конец периода.

В настройке параметров (рис. указывается, по какому счету формиру

ется остаток, выводить ли обороты по субсчетам и субконто или только по счетам в целом, по корреспондирующим субсчетам или по корреспондирующим счетам в целом, выводить ли обороты в валюте или нет.

Рис. 12.11. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Анализ счета

Если анализ счета приводится с учетом валют, то отдельно выводятся данные по каждой валюте.

Можно запросить детализацию сведений по выделенной курсором корреспонденции счетов. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с выбранной корреспонденцией счетов.

Если курсор при детализации был установлен на строке сальдо на начало/конец периода, то результатом детализации будет карточка счета за указанный период.

При нажатии кнопки Настройка вызывается диалоговое окно, в котором настраивается способ раскрытия итогов по счету при формировании таких отчетов, как ю-сальдов: ведомость, анализ счета (для основных и

корреспондирующих счетов) и анализ счета по субконто (только для корреспондирующих счетов).

В таблице содержится список счетов и способов их раскрытия. Пользователь указывает, нужно ли раскрывать счет по субсчетам и/или по субконто. При выборе раскрытия счета по субконто будет показано окно со списком видов субконто для по каким именно субконто следует раскры

вать счет.

Например, если пользователю нужно увидеть в отчетах информацию в разрезе расчетных счетов, которые являются субконто на 51 счете, то ему следует добавить в таблицу счет 51 и указать расчетные счета в качестве раскрытия корреспондирующего счета.

После этого при формировании отчета с включенным флажком По субсчетам и субконто и/или По кор. субсчетам и субконто будет выводиться информация по расчетным счетам, как если бы учет по ним велся на субсчетах 51 счета по основным и/или корреспондирующим счетам.

Изменения настройки итогов индивидуальны для каждого пользователя.

Отчет Карточка счета

В этот отчет включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т. д. Кроме того, в карточке счera показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Диалоговое окно для настройки параметров данного отчета представлено на рис. 12.12.

Рис. 12.12. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Карточка счета

Рассмотрим особенности настройки параметров данного отчета.

О Счет. При выборе счета, имеющего субсчета, в карточке будут приведены проводки по всем субсчетам этого счета.

О Показывать оборот. Этот реквизит служит для указания периодичности показа оборотов, значение которого надо выбрать из списка:

• За период. В этом случае обороты будут показаны только в целом за весь период, по которому строится отчет;

• По дням;

• По неделям;

• По декадам;

• По месяцам;

• По кварталам;

• По годам.

П Если для указанного счета ведется аналитический учет, то можно вывести карточку, отражающую проводки по данному счету только с конкретными объектами аналитического учета (субконто). Для отбора проводок в карточке по конкретным объектам аналитического учета следует выбрать значение субконто того вида, по которому нужно получить отбор, и установить флажок Отбирать напротив того вида субконто, по значению которого будут отбираться проводки. Если флажок Отбирать установлен для нескольких видов субконто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто. Фактически, при использовании карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет позволяет получать карточки складского учета, карточки взаиморасчетов с контрагентами и т. д.

П Валюта. Если для валютного счета указывается валюта, то устанавливается флажок По валюте, который означает, что проводки по счету будут выводиться по конкретной валюте.

Рис. 12.13. Отчет Карточка счета

Отчет (рис. 12.13), полученный после нажатия на кнопку Сформировать, содержит графы:

П Дата;

П Документ;

П Операции. Здесь приводится описание операций по данному счету;

О Дебет (корреспондирующие счета и суммы операций по дебету выбранного счета);

П Кредит (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета);

CJ Текущее сальдо (Д — дебетовое, К — кредитовое). Для операций, выражаемых также и в количестве, в карточке счета приводится количество.

Здесь, так же как и в других отчетах, можно получить детализацию показателей отчета. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), при нажатии клавиши <Enter> или двойном щелчке мыши на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

Отчет Анализ счета по субконто

Этот отчет содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет.

Заполнение параметров настройки ничем не отличается от рассмотренных ранее. Надо только напомнить, что параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета. Отчет, полученный после нажатия на кнопку Сформировать, представлен на рис. 12.14.



і 2)Анализ счета G2 по сцііконні Контрагенты, Договоры (1 Квартал 2003 г.) Наша Фирма *

ІШттакздтШі

Анализ счета 62 по субконто Контрагенты; Договоры за 1 Квартал 2003 г. Наша фирма

Субконто Счет С кред счетов В дебет счетов Скред.счетее В дебет счето В валюте В валюте . ГГГ77ТЯИИИИИИИИІ Нач. сальдо Счет №000001 ОТ 09.01.2003 Нач. сальдо §3 50 12,000.00 Щ\ 90 12 .000 00 овоооты 12.000.00 12,000,00 ,ц Кон. сальдо ....... ' ' ' . ркммии щ

Рис. 12.14. Отчет Анализ счета по субконто

Как видно из рисунка, для каждого субконто в отчете указываются:

? остаток на начало периода;

О итоговые суммы корреспонденции со всеми синтетическими счетами;

? обороты по дебету и кредиту;

П остаток на конец периода.

Если по счету ведется количественный учет, то для каждого субконто выводится также и количественное выражение оборотов и остатков.

Если по счету ведется валютный учет, то выводятся и данные в валюте.

Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), вы можете нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенной курсором позиции.

Если курсор был установлен на строку с начальным/конечным сальдо или с оборотами, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции по счету с данным субконто за отчетный период.

Если же курсор был установлен на строку с корреспонденцией счетов, то на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий все проводки за отчетный период по счету с указанной корреспонденцией счетов.

Отчет Анализ счета по датам

Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каждую дату определенного периода. Это может потребоваться, например, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информационную базу данных тем данным, которые указаны в банковских выписках, и т. д.

После настройки параметров вывода данного отчета (принцип тот же самый, что и везде) и нажатия на кнопку Сформировать перед нами на экране предстает отчет (рис. 12.15), который можно при желании распечатать на принтере.

Отчет представляет собой таблицу, где на каждую дату, в течение которой проводились операции со счетом, содержатся обороты счета с другими счетами, суммарные обороты, остатки на начало и на конец даты.

Если анализ счета по датам выводится по конкретной валюте, то в нем отображаются только сведения об операциях с данной валютой.

Если запросить детализацию сведений по выделенной курсором позиции, то на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все проводки за данную дату (если курсор установлен на строку с начальным/конечным сальдо или с оборотами), или все проводки за данную дату с указанной выбранной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на строку с корреспонденцией счетов).

Анализ счета 51 по датам

за 1 Квартал 2003 г.

Наша фирна

Дата	Счет	С кред. счетов	В дебет счетов	Скред.счетов	В дебет счетов
В валюте	В валюте
	Нач.сальдо	175.000.00
	60		10,000,00
	66	200,000.00
	76		70.000.00
	Обороты	200,000,00	80.000.00
	Кон.сальдо	295.000.00
10.01.03	Нач. сальдо	295,000.00
	50	6.300.00
		япп пп
		ВІМІМШІІШІІІИІІТ1™

Рис.

Отчет Анализ счета по датам

Отчет Анализ субконто

В этом отчете для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо.

После установки параметров надо нажать на кнопку Сформировать, и тогда на экране предстанет отчет (рис. 12.16).

В графах этого отчета указывается наименование субконто, сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и остаток на конец периода. Для каждого субконто приводятся остатки (сальдо) и обороты по всем синтетическим счетам, для которых это субконто используется.

'j: Анализ s Киш|>.іи-н!ы Договоры П- Квартал 2003 г ) Наша Фирмо '

¹ 'ішраймстдміиаіииіішдігаміиі^^

Анализ субконто

Контрагенты; Договоры за 1 Квартал 2003 г. Наша фирна

Сальдо на начало периода

Обороты период

Субконто

Кредит

Дебет

Дебет

Кредит

Sea Transport LLC

гтд

24000/100103/0001859

60

Итого развернутое:

Итого:

Итого развернутое кол-во:

Рис. 12.16 Отчет Анализ субконто

По счетам, на которых ведется количественный учет, для каждого субконто выводятся и денежное, и количественное выражение оборотов и остатков.

Для валютных итогов в отчет включаются строки по каждой валюте (в валюте и в рублевом эквиваленте).

Для данного отчета так же, как и для всех остальных, можно получить детализацию показателей отчета.

Если курсор установить на строку с наименованием субконто или с итогами, то на экран будет выведена карточка субконто, содержащая все операции с конкретным объектом аналитического учета за отчетный период.

Если же курсор установлен на строку с наименованием счета, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции за выбранный период по счету для данного объекта аналитического учета.

Отчет Карточка субконто

Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субконто, можно вывести Карточку субконто. Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода.

Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте.

Можно вывести карточку, отражающую проводки по конкретному объекту аналитического учета (субконто). Для этого при настройке параметров следует выбрать в списке нужный вид субконто и значение субконто этого вида, после чего установить флажок Отбирать.

Если флажок Отбирать установлен по нескольким видам субконто, то карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.

Сам отчет Карточка субконто представлен на рис. 12.17.

Отчет содержит графы:

? Дата;

? Документ;

П Операции. Здесь приводится описание проводок по данному субконто;

П Дебет. Это счета и суммы проводок, в которых данное субконто было задействовано по дебету проводки;

О Кредит. Это счета и суммы проводок, в которых данное субконто было задействовано по кредиту проводки;

? Текущее сальдо. (Обозначения: Д — дебетовое сальдо, К — кредитовое сальдо.)

Рис. 12.17. Отчет Карточка субконто

При наличии исходных данных выводится также количественное и/или валютное выражение оборотов и остатков.

Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), то при нажатии клавиши <Enter> или двойном щелчке мыши на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

Отчет Обороты между субконто

Чтобы проанализировать обороты между одним/всеми субконто одного вида и одним/всеми субконто другого вида, можно воспользоваться отчетом Обороты между субконто. Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, — для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем.

Диалоговое окно для настройки параметров данного отчета (рис. 12.18) несколько отличается от тех, с которыми мы уже встречались.

Здесь нужно указать:

О Вид субконто (и для основных, и для корреспондирующих субконто);

? Субконто (значение субконто/труммы субконто указанного вида);

Рис. 12.18. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Обороты между субконто

? Использование (вариант использования для основных и корреспондирующих субконто):

• Разворачивать (отчет в разрезе значений субконто);

• Отбирать (отчет по одному значению);

• Не учитывать (это значит, что не разворачивать и не отбирать);

? включать ли в отчет суммарные обороты по группам субконто (флажок Группы установлен);

? выводить ли обороты по субсчетам (флажок По субсчетам установлен) или только по основным счетам (флажок По субсчетам снят);

? выводить ли отчет без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т. е. с указанием данных по конкретной валюте).

Для получения отчета нужно указать хотя бы один вид основного субконто и хотя бы один вид корреспондирующего субконто. Отчет будет анализировать проводки, в которых корреспондируют значения указанных видов субконто. По каждой паре значений субконто будут анализироваться все встретившиеся корреспонденции счетов.

Отчет (рис. 12.19) представляется в виде таблицы, в которой приводятся наименования основного и корреспондирующего субконто, а также коррес-

понденции счетов проводок, в которых встречались пары значений субкон то указанных видов. По каждой корреспонденции счетов выводятся оборо ты в денежном и в натуральном выражении.

Рис. 12.19. Отчет Обороты между субконто

При запросе детализации отчета на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все проводки за отчетный период с указанной парой субконто.

Отчет Отчет по проводкам

Этот отчет представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым критериям, которые задаются в диалоговом окне настройки (рис. 12.20).

Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденции счетов и/или символьных строк, разделяемых точкой с запятой.

Корреспонденции имеют вид:

? п (проводки со счетом я);

Пи, m (проводки в дебет счета я с кредита счета т).

Здесь в качестве п и m может указываться звездочка (*), она обозначает любой счет.

Например, фильтр *,51 означает, что в отчет будут включены все проводки с кредита счета 51 (расчетный счет).

В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетворяющие следующим условиям:

? если в фильтре указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции;

П если в фильтре указаны строки символов, то в проводке должна содержаться хотя бы одна из этих строк — либо в графе Содержание, либо в наименовании субконто дебета проводки, либо в наименовании субконто кредита проводки.

Рис. 12.20. Диалоговое окно для настройки параметров отчета Отчет по проводкам Примеры: П 50 (все проводки по счету 50); П 50, * (все проводки в дебет 50 счета); П *,51 (все проводки с кредита 51 счета); СИ 50, 51 (все проводки в дебет 50 счета с кредита 51); П 51; 52 (все проводки со счетом 51 или счетом 52); П 41, 60.1 (все проводки в дебет 41 счета с кредита 60.1); О бумага (все проводки, содержащие в описании или в наименовании субконто слово "бумага"); П бумага; картон (все проводки, содержащие в описании или в наименовании субконто слово "бумага" или слово "картон");

О *, 60; бумага (все проводки по кредиту 60 счета, содержащие в описании или в наименовании субконто слово "бумага").

В форме настройки параметров отчета предусмотрена возможность сохранения часто используемых фильтров и их последующего использования:

П для сохранения фильтра в списке следует нажать на кнопку Запомнить;

? для использования ранее сохраненного фильтра его нужно выбрать в списке фильтров и нажать кнопку Выбрать. При этом фильтр из списка копируется в поле Фильтр;

П для удаления фильтра из списка следует его выделить и нажать на кнопку Удалить.

Кроме того, проводки в отчет могут быть отобраны по одной конкретной валюте. Для этого следует установить флажок По валюте и выбрать нужную валюту.

Проводки могут быть отобраны по конкретному номеру журнала, проставленного в проводках. Для этого следует ввести или выбрать номер журнала.

Отчет, полученный после нажатия кнопки Сформировать, представлен на рис. 12.21.

Рис. 12.21. Отчет по проводкам

Для каждой включенной в отчет проводки приводятся дата, описание проводки, счета дебета и кредита проводки, сумма проводки и наименования субконто дебета и кредита проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет.

Для проводок, выраженных в валюте, в отчете указывается наименование валюты, сумма в валюте и курс валюты, по которому была сделана проводка.

Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку проводок в журнале проводок.

Детализация показателей отчета: когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), то при нажатии клавиши <Enter> или двойном щелчке мыши на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.













• ... ' .

.

Приложение

Итак, вы ознакомились с принципами работы на компьютере в системе 1C:Предприятие (конфигурация 1C: Бухгалтерия). Мы рассказали об установке системы, режимах ее работы, настройке конфигурации, а также об основных видах учета, о тех документах и справочниках, которые используются в каждом из них.

Чтобы у вас закрепился и четче уяснился представленный в этой книге материал, хотим все изложенное преподнести в виде обобщающих кратких тезисов.

? Система 1C: Предприятие (любая ее конфигурация) может запускаться в

четырех режимах:

• Конфигуратор. Здесь производится настройка всевозможных параметров системы (в том числе особенности ведения учета), создание и корректировка пользовательских интерфейсов и пользовательских прав. В этом режиме формируется список пользователей, назначаются права для каждого из них, устанавливаются пароли. Здесь же производится сохранение и объединение конфигураций, сохранение и восстановление резервной копии информационной базы. Работа в данном режиме изложена в главе 3;

• Ю.Предприятие. Это основной режим, предназначенный для непосредственной работы с созданной настройкой;

• Отладчик. Вспомогательный режим, полезен при разработке программных модулей системы 1C:Предприятие;

• Монитор. Режим предназначен для просмотра списка активных пользователей, анализа истории работы.

? Главное меню программы состоит из следующих основных пунктов:

• Файл. При выборе этой команды меню раскрывается список команд, имеющих типовое назначение почти для всех программ в системе Windows. Это команды, связанные с созданием новых файлов, открытием/закрытием уже имеющихся файлов, команды, позволяющие со-

хранить измененные файлы (в том числе и под другим именем), а также команды, с помощью которых можно осуществлять печать любых файлов. В этом же списке (во всех программах) находится команда Выход, при нажатии на которую происходит выход из работающей системы. Принцип работы с командами списка действий меню Файл описан в главе 2;

• Операции. Это название говорит само за себя. В списке, открывающемся при выборе этой команды меню, можно увидеть команды, с помощью которых осуществляются разнообразные операции, необходимые при работе с данным программным комплексом. Кроме того, в этом же списке присутствуют команды, позволяющие получить доступ к любому журналу документов, операций, проводок. Раскрыв это меню, можно также получить доступ и к справочникам, константам, отчетам. Так что та технология доступа к перечисленным объектам, которая преподнесена в нашей книге, вовсе не является обязательно жесткой. Выбор того или иного способа доступа зависит от вкусов и привычек пользователя;

• Справочники. Эта команда меню раскрывает список всех имеющихся в системе справочников, расположенных по тематическому принципу. Напоминаем, что доступ к нужному справочнику в системе заложен автоматический — в процессе ввода какой-либо информации или получения конкретного отчета подключается тот справочник, который в данный момент необходим. Пользователь может вводить в справочник новые элементы, корректировать уже имеющиеся, выбирать нужные элементы при пополнении информационной базы. Так что команда меню Справочники является всего лишь дополнительным сервисом, позволяющим войти в каждый справочник в любое время, независимо от конкретной рабочей ситуации.

В диалоговом окне любого справочника имеется панель инструментов с кнопками, позволяющими производить над элементами справочника однотипные действия (ввод новой строки, корректировка имеющейся, создание новой группы элементов, копирование, удаление элементов и т. п.). Обязательно имеется кнопка нажав на которую можно получить информацию о назначении данного справочника, правилах его ведения и отличительных особенностях. В нижней части диалогового окна располагаются кнопки, предоставляющие дополнительные сервисные возможности для конкретного справочника. Подробно работа со справочником описана в главе 4;

• Документы. Эта команда, как и предыдущая, тоже всего лишь дублирует возможность доступа к формам всех имеющихся документов. Мы описывали технологию создания нового документа с помощью кнопки ]Л|| (Новая строка), находящейся на панели инструментов того журнала, который содержит в себе соответствующий документ. Но эта

технология тоже не является жесткой — ввести новый документ можно и с помощью этой команды главного меню, которая представляет список документов, предусмотренных конфигурацией и расположенных по тематическому принципу. Надо только помнить, что с помощью этого меню мы открываем именно новый документ (соответствующий подкоманде, которую выбрали), и ему автоматически присваивается порядковый номер в конкретной группе. Если мы выбрали некий документ только для того, чтобы ознакомиться с его формой, но никакой информации в него не ввели, то при закрытии диалогового окна на запрос о том, нужно ли сохранить данный документ, следует ответить Нет, иначе он запишется в журнал документов, а нам этого не надо;

• Журналы. Вот этой командой меню мы и пользовались, когда демонстрировали процесс работы с каким-либо видом учета. Журналы собирают в одну группу определенные виды документов, они предназначены для более удобного поиска нужных документов. Наименования всевозможных журналов, их структура, а также состав (перечень входящих документов) определяются в процессе настройки конфигурации. В диалоговых окнах журналов тоже имеется панель инструментов с кнопками, позволяющими производить все требуемые действия. Необходимо обратить внимание на особую кнопку N (Интервал), посредством которой устанавливается интервал видимости документов в данном журнале;

• Отчеты. После выбора этой команды перед пользователем предстает список подкоманд, каждая из которых соответствует тому или иному отчету. Вызвав любой из этих отчетов, мы увидим диалоговое окно, в котором можно произвести определенную настройку для получения конкретного отчета, сохранить новую настройку или вызвать уже созданную ранее. Кнопка Сформировать служит для получения отчета на экране, который при желании можно распечатать и на принтере. Подробнее работа с этим пунктом меню представлена в главе 12,

• Сервис. Эта команда меню обеспечивает множество сервисных функций (вызов калькулятора, календаря, монитора пользователей, настройку панели инструментов и др.), а также содержит подкоманду Параметры, которая служит для настройки многих параметров системы (см. главу 2). Кроме того, в списке, представленном при ^выборе этой команды главного меню, имеются позиции, предназначенные для ввода начальных сведений о предприятии, определения его учетной политики, общей и индивидуальной настройки (см. главу 4);

• Окна. Это сервисная команда, предоставляющая дополнительные возможности при работе с окнами (см. главу 2). Аналогичные команды с аналогичными функциями составляющих их подкоманд имеются почти в каждой программе системы Windows;

• Помощь. Эта команда тоже является обязательной составляющей главного меню любой программы. Здесь можно получить справочную информацию по многим вопросам конкретной программы. Команды этого меню для нашей системы подробно описаны в главе 2.

О Главное меню системы пополняется еще одной командой — Действия, которая появляется всегда, когда мы вызываем какую-либо команду (т. е. выполняем любую из подкоманд выпадающего списка). Список подкоманд команды Действия соответствует тем действиям, которые можно произвести в текущем режиме (т. е. в том, в котором в данный момент находимся). Например, если мы вызовем какой-нибудь справочник, то список подкоманд меню Действия будет соответствовать всем тем действиям, которые можно произвести посредством кнопок панели инструментов вызванного справочника, и пиктограммы этих действий будут идентичны. Кроме того, аналогичный список действий с аналогичными пиктограммами относительно активной записи можно увидеть и в контекстном меню, появляющемся при нажатии на правую кнопку мыши. Можно воспользоваться любым из этих трех способов для того, чтобы выполнить необходимое действие.

? В системе 1С:Преднриятие предусмотрена возможность хранения значений периодических констант и отдельных реквизитов справочников, а также просмотр истории изменения этих значений. Фиксирование констант и реквизитов справочников в качестве периодических производится в режиме Конфигуратор.

? Каждый вид учета производится с использованием вполне конкретных документов, которые отражаются в соответствующих журналах (форма документов, состав журналов определяется на этапе конфигурирования).

Содержание раздела

---