ГЛАВА 11 Учет кадров и расчет заработной платы

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предусмотрена возможность ведения учета кадров, а также осуществления типовых расчетов заработной платы. Но расчет зарплаты в данной конфигурации реализован в упрощенной форме — только для сотрудников, которым установлены "твердые" оклады, и не имеющих особых отклонений в режиме работы. Если вам необходимо вести учет зарплаты для работников с разнообразными формами оплаты труда, со множеством нюансов и отклонений, то для таких целей стоит приобрести специально предназначенную конфигурацию Зарплата + Кадры.

В рассматриваемой нами конфигурации функции учета кадров и заработной платы осуществляются с помощью команды главного меню Журналы, при выполнении которой открывается подменю с командами:

О Кадры;

О Заработная плата.

Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее.

Пункт меню Журналы / Кадры

После выбора этой команды на экране активизируется диалоговое окно (рис. 11.1), показывающее журнал документов, с помощью которых ведется учет кадров.

Мы видим, что принцип организации данного журнала аналогичен всем тем журналам документов, что были рассмотрены ранее. В верхней части диалогового окна (под заголовком) расположена панель инструментов с кнопками, посредством которых можно просмотреть или откорректировать любой документ, можно ввести новый документ, удалить ненужный, произвести поиск необходимого документа по номеру и т. д.

Но самое главное (уже в который раз обращаем внимание, поскольку подобную ошибку пользователи допускают очень часто) — это возможность выбора необходимого интервала видимости (интервала времени), в пределах которого хотим увидеть какие-либо документы Напоминаем, что интервал видимости выбирается при помощи кнопки [w] (Интервал).

Рис. 11.1. Диалоговое окно Журнал документов Приказы по кадрам

Документы по учету кадров не формируют бухгалтерских проводок, а служат для ввода и редактирования информации в справочнике Список сотрудников.

В типовую конфигурацию включены следующие виды документов:

? Приказ о приеме на работу;

? Приказ о кадровых изменениях;

? Приказ об изменении окладов;

О Приказ об увольнении.

Кнопка Реестр формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала.

С помощью кнопки Действия можно получить отчет о движениях документа, сформировать дерево подчиненных документов, а также ввести новый

Учет кадров и расчет заработной платы_255

- __

документ на основании текущего документа журнала. Выбор конкретного действия осуществляется в специальном меню, появляющемся при нажатии на эту кнопку.

А теперь необходимо рассмотреть каждый из имеющихся в данной конфигурации документов.

Документ Приказ о приеме на работу

Этот документ (рис. 11.2—11.6) предназначен для ввода в справочник Список сотрудников нового работника.

Мы показали уже заполненный документ, который можно увидеть, щелкнув на кнопке Ц Щ (Изменить) панели инструментов.

Для ввода нового документа следует нажать на кнопку | | (Новая строка), после чего из представленного списка документов можно выбрать нужный. Кроме того, данный документ на нового работника можно ввести еще двумя способами:

О воспользоваться командой меню Документы | Зарплата | Приказ о приеме на работу;

? воспользоваться командой меню Справочники | Сотрудники. На экране активизируется диалоговое окно Список Сотрудников, в котором имеется кнопка Новый приказ, после нажатия на которую перед пользователем предстанет для выбора список приказов.

Рассматриваемый документ имеет те же вкладки, что и форма элемента справочника Список сотрудников. Количество выводимых на экран вкладок зависит от установленного значения константы Учет зарплаты во внешней программе. Если было установлено значение Да, то документ будет содержать две вкладки, если установлено значение Нет, то доступны будут пять вкладок.

Рассмотрим эти пять вкладок.

П Общие сведения. На этой вкладке (рис. И.2) вводятся основные данные о сотруднике: табельный номер, ИНН, ФИО, должность, подразделение, даты приема на работу и увольнения.

Для исчисления трудового стажа и расчета налогов с ФОТ следует указать характер отношений с работником (реквизит Характер работы). Этот реквизит является периодическим. Как правило, значение Трудовые отношения установлены следует фиксировать на дату принятия сотрудника на работу, а значение Трудовые отношения прекращены — на дату увольнения.

Если работник является инвалидом, то для предоставления льгот по инвалидности при исчислении ЕСН необходимо включить флажок Сотрудник является инвалидом.

Флажок іСотрудник является налоговым резидентом определяет статус работника при исчислении Данный реквизит является периодиче

ским. Флажок следует установить в момент, когда работник приобретает статус налогового резидента.

Если организация в целом имеет право на освобождение от уплаты единого социального налога в пределах и на основаниях, установленных в п. 1.2 ст. 239 Налогового кодекса, то необходимо установить в константе Организации предоставлена льгота по ЕСН значение Да.

Рис. 11.2. Документ Приказ о приеме на работу (вкладка Общие сведения)

П Начисление з/пл. На этой вкладке (рис. 11.3) вводятся данные для начисления сотруднику заработной платы и удержания налога на доходы: месячный оклад, процент северной надбавки, счет отнесения затрат по начислению заработной платы.

Счет затрат выбирается из плана счетов. Для выбранного счета следует ввести необходимые объекты аналитического учета (субконто). Количество объектов аналитики и их названия определяются выбранным счетом. Если в качестве первого аналитического разреза у выбранного счета прикреплены статьи затрат на производство, статьи общепроизводственных затрат, статьи общехозяйственных затрат, статьи издержек обращения, статьи коммерческих расходов или статьи расходов на продажу, то в форме становится доступным реквизит Статья затрат по прочим отчисл. с ФОТ для выбора соответствующего значения из справочника.

Рис. 11.3. Документ Приказ о приеме на работу (вкладка Начисление з/пл)

О Налоги и отчисления. На этой вкладке (рис. 11.4) вводятся данные, необходимые для расчета налога на доходы физических лиц и отчислений во внебюджетные фонды: тип Івычета на сотрудника, количество детей, вычет на одного ребенка.

Предусмотрена возможность исключить доходы сотрудника из автоматического расчета налогов с ФОТ, выполняемого при проведении документа Закрытие месяца. Эту возможность следует использовать в случае, если бухгалтер принимает решение рассчитывать налоги с ФОТ для данного сотрудника вручную.

Если установлен флажок Начислять налоги с ФОТ, то при проведении документа Закрытие месяца доходы сотрудника будут включаться в налоговую базу. Если флажок снят, то доходы данного сотрудника не будут включаться в налоговую базу.

При проведении документа Закрытие месяца используется значение флажка, соответствующее последней дате месяца, за который начисляются налоги.

О Начальные данные. Эта вкладка (рис. заполняется в том случае, ес

ли работник принимается на работу в данную организацию не с начала года. Здесь указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке "Валовый доход с начала года". Валовый доход с начала года по месяц, предшествующий началу учета, включительно,

Рис. .4. Документ Приказ о приеме на работу (вкладка Налоги и отчисления)

Рис. Документ Приказ о приеме на работу (вкладка Начальные данные)

составляют суммы заработной платы, начисленные сотруднику на текущем месте работы и на предыдущих местах работы.

О Прочее. На этой вкладке (рис. 11.6) вводятся данные документа сотрудника: серия и номер паспорта, кем выдан и дата выдачи. Такие данные сотрудника используются при выписке первичных документов (например, расходных кассовых ордеров).

Рис. 11.6. Документ Приказ о приеме на работу (вкладка Прочее)

После внесения в документ всей необходимой информации следует сформировать и распечатать приказ по форме № Т-1 (кнопка Печать), а документ сохранить и провести (кнопка ОК). При проведении документа информация о сотруднике из документа переносится в справочник Список сотрудников (рис. 11.7).

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, оформить документы по учету кадров, а также сформировать ряд форм налогового учета по доходам сотрудника.

Кнопка^»] позволяет выбрать печатную форму:

П Отчет по всем сотрудникам. В этом случае можно получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д.

Обращаем внимание на то, что поскольку большинство реквизитов справочника являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату в качестве рабочей;

О Отчет по сотруднику. При выборе этого пункта можно сформировать информационный отчет только по выделенному в справочнике сотруднику. В отличие от отчета, формируемого по всем сотрудникам, в этом отчете отражается история изменения исходных данных для начисления зарплаты от первой записи в справочнике до рабочей даты.

Рис. 11.7. Справочник Список сотрудников

При нажатии на кнопку Налоги на доходы открывается меню для выбора форм налогового учета:

? Налоговая карточка 1-НДФЛ;

? Справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;

О Индивидуальная карточка учета ЕСН.

Справочник Список сотрудников используется также и для ведения аналитического учета на счетах:

О 69 (расчеты по социальному страхованию и обеспечению);

О 70 (расчеты с персоналом по оплате труда);

О 71 (расчеты с подотчетными лицами);

О 73 (расчеты с персоналом по прочим операциям);

О 76.4 (расчеты по депонированным суммам);

О 98.3 (предстоящие поступления по недостачам, выявленным за прошлые годы);

О 98.4 (разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей).

Документ Приказ о кадровых изменениях

Этот документ предназначен для изменения значений периодических реквизитов сотрудника. Его следует использовать в следующих случаях:

? при переводе работника из одного подразделения в другое;

О при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов;

П при изменении месячного оклада конкретного сотрудника и т. п.

Ввод нового документа Приказ о кадровых изменениях выполняется аналогичными способами, что и ввод документа Приказ о приеме на работу.

Форма документа и состав реквизитов тоже аналогичны вышерассмотренному документу, только данная форма имеет не пять вкладок, а всего три:

П Общие сведения;

П Начисление з/пл;

П Налоги и отчисления.

В документе следует указывать новые значения только для тех реквизитов, которые изменяются.

После внесения изменений нужно сформировать и распечатать приказ по форме № Т-5 (кнопка Печать), а документ сохранить и провести (кнопка ОК). При проведении документа в справочнике Список сотрудников устанавливаются новые значения тех реквизитов, которые были изменены в форме документа.

Документ Приказ об изменении окладов

Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем сотрудникам или определенной группе, предназначен этот документ (рис. 11.8).

Вызов документа для ввода нового приказа осуществляется аналогичными способами.

В заголовке этого документа (в поле с) необходимо ввести дату, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады.

Для ввода элемента в табличную часть документа нужно щелкнуть мышью в первой строке колонки Сотрудник и из открывшегося справочника Список сотрудников выбрать требуемый элемент, затем в колонку Оклад надо ввести новое значение.

Для ввода следующей строки нужно установить курсор в колонку с порядковым номером и нажать клавишу <Insert>.

Рис. 11.8. Документ Приказ об изменении окладов

Если оклады изменяются всем или большинству сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой Заполнить. При этом в табличную часть выводится список всех сотрудников, работающих на данный момент в организации. Этот список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, которые отсутствуют в приказе. Для этого следует выбрать курсором соответствующего сотрудника и нажать клавишу <Delete>.

Для формирования списка табличной части сразу с новыми окладами можно также воспользоваться кнопкой Подбор. При этом открывается справочник Список сотрудников, а после выбора сотрудника открывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, и вы можете изменить оклад следующему сотруднику. После завершения формирования списка окно справочника следует закрыть стандартными средствами.

После заполнения формы документ нужно сохранить и провести (кнопка ОК).

При проведении документа для всех сотрудников, указанных в списке табличной части, в реквизите Оклад устанавливается новое значение.

Документ Приказ об увольнении

Этот документ (рис. 11.9) предназначен для формирования приказа на увольнение сотрудника.

Вызов документа для ввода нового приказа осуществляется аналогичными (уже рассмотренными) способами.

В форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.

Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме № Т-8 (кнопка Печать), а документ сохранить и провести (кнопка ОК).

Рис. 11.9. Документ Приказ об увольнении » При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит Дата увольнения указанного сотрудника в справочнике Список сотрудников.

Пункт меню Журналы \ Заработная плата

После выбора этой команды на экране активизируется диалоговое окно журнала документов, относящихся к учету заработной платы (рис. 11.10).

Рис. 11.10. Журнал документов Учет заработной платы

Рассматриваемый журнал предназначен для работы с документами:

G Начисление зарплаты;

О Выплата зарплаты.

Помимо общих для всех журналов кнопок, данный журнал содержит кнопки формирования специализированных отчетов по учету заработной платы:

П по кнопке Ведомость формируются ведомости по начислению или выплате заработной платы. Тип ведомости, а также период, за который формируется отчет, определяется видом документа, на котором установлен курсор;

П кнопка Расчетные листки позволяет сформировать расчетные листки для выбранного курсором документа Начисление зарплаты;

П нажав на кнопку Анализ счета 70, можно получить одноименный отчет за период, к которому относится выбранный документ;

Г) кнопка Реестр формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала;

П с помощью кнопки Действия можно получить отчет о проводках документа, сформировать дерево подчиненных документов, а также ввести новый документ на основании текущего документа журнала. Выбор конкретного действия осуществляется в специальном меню, появляющемся при нажатии на эту кнопку.

Все генерируемые из журнала Учет заработной платы специализированные отчеты содержат в левом верхнем углу кнопку Настройка, дважды щелкнув на которой можно изменить параметры формируемого отчета.

Теперь рассмотрим порядок заполнения документов, фиксируемых в данном журнале.

Документ Начисление зарплаты

Данный документ (рис. 11.11) предназначен для учета начисленной заработной платы и расчета налога на доходы физических лиц.

Ввод нового документа можно осуществить двумя способами:

П в журнале Учет заработной платы нажать кнопку I (Новая строка) панели инструментов, после чего из представленного списка документов выбрать нужный;

П воспользоваться командами меню Документы | Зарплата | Начисление зарплаты.

Документ имеет две вкладки:

? Сведения о начислении;

П Сотрудники.

Внешний вид вкладки Сведения о начислении зависит от положения переключателя Счет отнесения затрат на оплату труда:

П если переключатель установлен в положение Указать в ведомости, то в форме становится доступным для заполнения реквизит Корр. счет. Наименование и состав реквизитов (для выбора объектов аналитики) зави-

сит от выбранного счета. Затраты по начислению заработной платы будут отнесены в дебет выбранного счета;

? если переключатель установлен в положение Получить из справ-ка "Сотрудники", то проводки по начислению заработной платы будут сформированы с использованием счетов, указанных для каждого сотрудника в справочнике Список сотрудников.

При заполнении документа следует руководствоваться следующими правилами:

П реквизит от. Здесь необходимо указать дату начисления заработной платы, которая, как правило, должна приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

П реквизит Подразделение. Значение выбирается из одноименного справочника. Если необходимо рассчитать заработную плату по всем подразделениям организации, то данный реквизит заполнять не следует;

П реквизит Отнести начисление к расходам на продажи виден только в том случае, если константа Организация является плательщиком ЕНВД установлена в значение Да. В этом реквизите следует выбрать одно из трех значений:

• не облагаемым ЕНВД;

• облагаемым ЕНВД;

• подлежащим распределению.

Рис. 11.11. Документ Начисление зарплаты

Заполнить табличную часть (т. е. вкладку Сотрудники) можно двумя способами:

? сформировать список самостоятельно;

? воспользоваться режимом автоматического заполнения. В этом случае необходимо нажать на кнопку Заполнить, после чего в табличную часть занесутся все сотрудники выбранного подразделения (или все сотрудники организации в целом, если подразделение не выбрано). При этом заполнится графа Начислено согласно окладу, указанному для каждого сотрудника в справочнике Список сотрудников. Если указанная сумма не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически, то ее следует откорректировать вручную.

При проведении этого документа будет автоматически создана операция с проводками по:

? начислению заработной платы;

? удержанию налога на доходы физических лиц.

При начислении заработной платы для каждого работника формируется проводка по дебету счета учета затрат на оплату труда и кредиту счета 70 (расчеты по оплате труда). Счет затрат определяется по каждому работнику из справочника Список сотрудников (если включен переключатель Получить из справ-ка "Сотрудники") или же для всех сотрудников используется счет, указанный в документе (включен переключатель Указать в ведомости).

При исчислении налога на доходы физических лиц по каждому работнику формируется проводка по дебету счета 70 (расчеты по оплате труда) и кредиту счета 68.1 (налог на доходы физических лиц). Сумма проводки исчисляется на основании ставки налога, предела и размера налоговых вычетов. Ставка налога устанавливается в справочнике Налоги и отчисления. Сумма ежемесячных отчислений рассчитывается нарастающим итогом с начала года.

Размер предоставляемого вычета устанавливается по каждому работнику отдельно в справочнике Список сотрудников. Дополнительно к указанному вычету может предоставляться вычет на содержание детей. Чтобы этот вычет учесть, следует ввести в справочнике количество детей работника.

Значение предела вычетов хранится в соответствующей константе конфигурации. При достижении совокупным доходом работника размера предела вычетов вычеты сотруднику, в общем случае, уже не предоставляются. В конфигурации определены вычеты-исключения, на которые данный порядок не распространяется.

Проводки по начислению единого социального налога и взносов в фонд социального страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются в конце месяца документом Закрытие месяца.

Документ Выплата зарплаты

Этот документ (рис. 11.12) предназначен для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости.

Рис. 11.12. Документ Выплата зарплаты

Способы вызова данного документа для его заполнения аналогичны способам вызова документа Начисление зарплаты.

Документ имеет экранную форму диалогового окна, которую следует заполнять в следующем порядке:

? в поле на выплату необходимо выбрать вид выплаты:

• зарплаты;

• аванса. В этом случае появится новый реквизит в размере, где можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки Заполнить сумма аванса будет рассчитана автоматически;

rj реквизит Подразделение определяет список сотрудников, которым будет выплачена заработная плата по данной платежной ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется по всем сотрудникам организации;

? табличная часть документа имеет следующие графы:

• N — номер строки таблицы;

• Сотрудник. Если формируется платежная ведомость на выдачу заработной платы, то при нажатии кнопки Заполнить в табличной части автоматически формируется список сотрудников, которым начислена, но еще не выдана заработная плата;

• К выплате. Значение этой графы формируется по данным на счете 70 (расчеты с персоналом по оплате труда) (кредитовое сальдо на дату составления ведомости).

После заполнения формы ввода следует сформировать и распечатать платежную ведомость по форме № Т-53 (кнопка Печать) и сохранить документ без проведения (формирования проводок) (кнопка ОК).

Формирование проводок следует проводить после фактической выплаты по данной платежной ведомости.

Для проведения ранее сохраненной платежной ведомости ее нужно найти в журнале Учет заработной платы, войти в режим редактирования (двойным щелчком мыши) и сохранить с проведением.

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки по дебету счета 70 (расчеты с персоналом по оплате труда) и кредиту субсчета 50.1 (касса организации (в рублях)).

Одновременно с помощью документа Расходный кассовый ордер следует сформировать и распечатать расходный кассовый ордер. При этом в форме ввода следует отключить режим формирования проводок при проведении документа (реквизит Формировать проводки).


Содержание раздела

---