ГЛАВА 5 Первоначальный ввод остатков

Итак, мы изучили методы работы с константами и справочниками (на демонстрационной базе), ввели необходимые параметры предприятия (уже в своей рабочей базе), закрепляя пройденный материал, частично заполнили некоторые справочники реальной базы. Теперь, чтобы начать эксплуатировать эту задачу, надо быстро ввести входящие остатки.

Но прежде мы должны ознакомить читателя еще с некоторыми общими понятиями более подробно.

Операции и проводки

Бухгалтерская часть системы, связанная с планом счетов, вводом начальных остатков, настройкой типовых операций, требует наиболее существенной подготовки к работе.

Операция — это фиксирование в бухгалтерском учете любых действий, отражающих хозяйственную деятельность предприятия. Операция может содержать одну или несколько проводок.

Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки — зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.

В дальнейшем и операции, и проводки можно просмотреть в журнале операций, а также и в журнале проводок. При редактировании/удалении операции подвергаются изменению/удалению все проводки данной операции.

Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции.




Сложные проводки — это проводки, которые содержат несколько корреспонденции. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов и наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом — это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.

Все операции могут вводиться либо вручную (с использованием формы операции), либо через документы, для которых в конфигурации определено формирование операции.

Использование документов облегчает процесс ввода. В этом случае пользователю не надо заполнять все данные об операции, поскольку в документ, как правило, вводятся необходимые сведения, а проводки формируются автоматически при проведении документа.

При ручном вводе операции всю эту информацию пользователь заносит непосредственно. Для облегчения ручного ввода предусмотрено специальное средство, называемое типовыми операциями.

Типовые операции — это часто повторяющиеся операции. В задаче предусмотрена возможность автоматизации их ввода посредством создания шаблона типовой операции.

Настройка типовых операций проще, чем создание документов, но при использовании документы обеспечивают большее удобство при вводе данных (документы будут рассмотрены в последующих главах).

Настройка корректных проводок

При вводе операций система всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов. Например, не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспонденцию забалансовых счетов с балансовыми.

В системе самому пользователю предоставляется возможность определять список допустимых (корректных) проводок на уровне синтетических счетов с тем, чтобы в дальнейшем использовать этот список для контроля вводимых операций.

Разумеется, заполнение списка корректных проводок может выполняться лицом, ответственным за методологию ведения учета на предприятии, а собственно ввод проводок можно поручить другим сотрудникам, действия которых будут проверяться системой.

Проводки, отсутствующие в списке, будут считаться некорректными.

Кроме контрольных функций, корректные проводки могут оказать помощь при ручном вводе проводок операции. При выборе корреспондирующего счета проводки список выбираемых счетов ограничивается только теми, которые допустимо использовать в корреспонденции с уже введенным счетом проводки.

Доступ к списку корректных проводок можно получить с помощью команды меню Операции | Корректные проводки, в результате выполнения которой на экране активизируется диалоговое окно Корректные проводки Основной план (рис. 5.1). Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать вкладки с названиями планов счетов. Название текущего плана выводится в заголовке таблицы.

Рис. 5.1. Диалоговое окно Корректные проводки Основной план

Список корректных проводок представляет собой набор строк, каждая из которых описывает допустимую в проводках корреспонденцию бухгалтерских счетов. При проверке операций проводка будет считаться корректной, если ее счета дебета и кредита совпадают с одной из проводок списка.

Важной особенностью заполнения счетов дебета и кредита является возможность выбора счетов-групп (т. е. счетов, имеющих субсчета). В этом случае при проверке операций корректной будет считаться та проводка, в которой использован любой субсчет этого счета в дебете или кредите соответственно.

В колонке Комментарий может быть записана любая строка (до 50 символов), которая, например, указывает нормативный документ, регламентирующий использование данной проводки. Комментарий может не заполняться.

Принцип работы (просмотр, редактирование, ввод новых записей и пр.) аналогичен работе со справочником.

Документы и журналы документов

Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, используются документы. Как правило, набор документов, заложенных в систему

1С:Предприятие, совпадает с набором реальных (бумажных) первичных документов — это платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму), он может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему).

Войдите в меню Документы, последовательно вызовите каждый из документов, предложенных в раскрывшемся списке, ознакомьтесь с их формами.

Поскольку при открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, то после закрытия окна система задает вопрос Сохранить документ?, на что вы должны нажать кнопку Нет (потому что всего лишь посмотрели форму и пока ничего не хотите вводить).

Операции, введенные вручную, тоже фактически являются документами специального вида, который так и называется — Операция.

Документы в системе 1C:Предприятие могут относиться к следующим видам учета:

(“1 к бухгалтерскому учету. Такие документы автоматически формируют бухгалтерскую операцию;

? к оперативному учету. Эти документы могут изменять состояние регистров;

? к расчету. Документы этого назначения вызывают изменения в журнале расчетов.

Для просмотра документов в системе предусмотрены журналы, которые представляют собой списки документов, разделенных по видам. Журналы предназначены лишь для удобного отображения списков документов (документ не связан жестко ни с одним журналом).

В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов и документов, формировать перечень документов, отображающихся в том или ином журнале, назначать для хранения в одном журнале документы разных видов (причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах), определять количество журналов, с которыми может работать конкретный пользователь и т. д.

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе существуют два предопределенных журнала:

О Полный. Отображает документы всех видов, позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа);

П Прочие. В этом журнале отображаются те документы, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал.

Итак, войдем в меню Журналы, вызовем поочередно каждый из пунктов открывшегося списка, чтобы ознакомиться с формами этих журналов. Мы

видим, что они несколько отличаются в зависимости от того, какого рода документы журнал содержит. Внешний вид каждого журнала, его свойства, поведение управляющих элементов — все это определяется при настройке конфигурации задачи.

А теперь рассмотрим более подробно меню Журналы | Общий журнал. После выбора этого пункта на экране активизируется диалоговое окно Общий журнал (рис. 5.2), который представляет собой таблицу, состоящую из строк, соответствующих какому-либо документу. В общем журнале отражаются абсолютно все документы, которые вводились в программе, независимо от вида учета.

Рис. 5.2. окно Общий журнал

Если вы на своем компьютере, проигрывая описываемые действия на демонстрационной базе, не видите никаких записей в этой таблице, то обратите внимание на дату в вашего окна. В нашем примере в скобках

указан временной интервал (01.01.03 — 31.12.04). Это означает, что сейчас открыты для просмотра только те документы, которые были введены в данный период времени.

А теперь вспомним меню Сервис | Параметры, которое мы рассматривали в разд. "Вкладка Журналы" главы 2. Откройте это меню и эту вкладку, посмотрите, какой интервал видимости документов там установлен. Этот же временной интервал по умолчанию всегда будет отражаться во всех журналах. Однако для каждого журнала можно установить свой собственный интервал видимости при помощи кнопки панели инструментов Щ (Интервал), правда, этот новый интервал не сохраняется после закрытия окна (при повторном вызове журнала будет показан тот интервал, который установлен в параметрах). На рис. 5.3 представлено диалоговое окно Параметры журнала, которое активизируется после нажатия кнопки И.

Окно журнала представляет собой таблицу, имеющую следующие графы (колонки): ? Пиктограмма, обозначающая состояние документа:

Рис. 5.3. Диалоговое окно Параметры журнала

— документ записан, но не проведен;

• ЕЮ — документ проведен. Цвет "галочки" может быть различным:

° фиолетовый — документ не относится к оперативному учету. Более темный фон означает, что документ, относящийся к расчету, архивирован;

^а красный — документ относится к оперативному учету. Более светлый фон означает, что документ расположен после ТА (точки активности);

• ЩЗ ~ ^это операция;

• ШЯ — документ помечен на удаление;

? Дата. Здесь указывается дата ввода соответствующего документа; О Время. Время ввода документа;

О Документ. Наименование документа;

? Номер. Номер, под которым зафиксирован данный документ;

? Информация. В зависимости от вида документа автоматически указывается одно из субконто;

? Сумма. Итоговая сумма по данному документу.

Записи в журнале выводятся в хронологическом порядке, т. е. по дате, а внутри даты — по времени документа. Если в пределах одной даты несколько документов имеют одинаковое время, то они упорядочены в порядке ввода.

При большом количестве документов, находящихся в журнале, поиск нужного может занять много времени. Существуют некоторые приемы, позволяющие значительно облегчить просмотр журнала документов:

? клавиша <Ноте> — для быстрого перехода в начало журнала;

О клавиша <End> — для быстрого перехода в конец журнала;

О сочетание клавиш <Ctrl>+<]> — для перемещения к документам со следующей датой;

О сочетание клавиш <Ctrl>+<[> — для перемещения к документам с предыдущей датой;

? установка необходимого интервала видимости;

О использование принципов поиска (были рассмотрены в разд. "Пункт меню Общее описание" главу 2);

О использование механизма отбора документов. Например, можно произвести отбор по видам документов (приходные накладные, требования и др.), по некоторым значениям реквизитов (по конкретному складу или поставщику и т. д.). Принципы отбора мы рассмотрели на примере справочников, здесь идеология та же.

Для просмотра самого документа надо дважды щелкнуть мышью на соответствующей записи.

Чтобы просмотреть какой-либо журнал, можно воспользоваться еще одним способом — это команда меню Операции | Журналы документов. В этом случае активизируется диалоговое окно Выбор журнала (рис. 5.4), где предлагается список всех имеющихся журналов. Отметив нужный журнал (щелчком мыши) и нажав на кнопку ОК, мы тем самым вызываем его для дальнейшей работы.

Авансовые отчеты (Журнал учета авансовых;

Банк

Доверенности

Заработная плата Приказы по кадрам Касса

Учет материалов

Отмена

Помощь

Общий

Платежные документы Регламент

Счета-Фактуры выданные

Рис. 5.4. Диалоговое окно Выбор журнала

Основной принцип ввода входящих остатков

Объем вводимой информации в отдельных случаях может оказаться значительным, при этом надо следить за правильностью ввода начальных данных. Это будет для вас самый трудоемкий процесс, поскольку попутно придется заполнять и многие справочники. Потом уже, когда справочники в основном заполнятся, работа войдет в нормальное русло.

Если ваше предприятие только что создано и, естественно, никаких остатков не имеет, то можно сразу непосредственно вводить операции по отражению формирования уставного фонда фирмы и т. д.

Если бухгалтерский учет на вашем предприятии уже ведется, то необходимо ввести входящие остатки на момент начала работы в системе 1С:Пред-приятие.

Для получения точных отчетов и возможности сведения баланса за любой период текущего года желательно ввести остатки на 31 декабря года, предшествующего началу работ в данной программе, потом зафиксировать все текущие бухгалтерские операции за прошедший период (от 1 января до дня начала эксплуатации задачи). Однако это вовсе не обязательное условие — можно начать вести учет с любого месяца (тогда остатки должны быть введены на последнее число предыдущего месяца). Последний вариант целесообразен, когда большая часть года уже прошла.

Поскольку входящие остатки будут вводиться в виде бухгалтерских операций, то нужно определить дату ввода этих операций. Для этого выполним команду меню Сервис | Параметры, в результате чего активизируется диалоговое окно Настройка параметров системы, мы его уже рассматривали в главе 2 (см. рис. На вкладке Общие в поле Рабочая дата и надо устано

вить дату ввода остатков.

Внимание!

Устанавливаем именно дату ввода остатков, а не дату начала учета, которая является более поздней.

А теперь надо установить период расчета итогов. Выполним команду меню Операции | Управление бухгалтерскими итогами. В появившемся диалоговом окне следует зафиксировать квартал, которому принадлежит выбранная вами дата начала учета, после чего надо нажать кнопку Установить расчет.

Основным принципом ввода остатков является ввод операций, в которых счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктивным счетом, например, 00. Если такого счета нет в плане счетов, следует туда ввести, причем этот счет нельзя сделать забалансовым, т. к. он должен будет корреспондировать в проводках с балансовыми счетами. В дальнейшем фиктивный счет 00 не следует использовать для других целей, поскольку он балансовый, и остаток по нему после даты начала ведения учета должен быть нулевым.

Если по какой-то позиции у вас имеется дебетовый остаток, то вводится проводка, где надо указать:

О дебет счета;

? кредит счета = 00;

a количество (если по счету ведется количественный учет);

? сумму.

Если остаток кредитовый, то в проводке должно быть указано:

О дебет счета = 00;

? кредит счета;

О количество (если по счету ведется количественный учет);

? сумма.

Например, у вас на балансе имеется компьютер стоимостью 25 000 рублей, на 01.01.2004 г. начислена амортизация 5000 рублей. Остатки вводятся по счету 01 и 02.

Тогда проводка должна выглядеть следующим образом (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Пример проводки

Дата Дебет Кредит Сумма 31.12.2003 01 00 25 000 31.12.2003 00 _¦_ 02 — —___— 5000

По окончании ввода остатков сальдо по счету 00 должно быть равно нулю. Если по счету 00 получилось сальдо, то надо искать ошибку.

В этом простейшем примере подразумевается, что по данным счетам не ведется учет ни по субсчетам, ни по валюте, ни по аналитике. На практике, разумеется, ввод входящих остатков должен производиться с учетом наличия субсчетов и различных настроек учета, заданных в плане счетов.

В проводках должны вводиться только самые детальные остатки, которые существуют по данному счету (т. е., если в плане счетов для данного счета ведутся субсчета, то при вводе остатков следует указывать конкретный субсчет).

Если по счету ведется учет в валюте, то при вводе остатков следует указывать конкретную валюту и задавать в проводке и валютный остаток, и рублевое покрытие (т. е. остаток по каждой валюте вводится отдельно).

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков следует указывать конкретные значения субконто. Причем, если используется более одного субконто для данного счета, то в проводках нужно указывать все значения. При этом если по счету ведется и количественный учет, то в проводке нужно указывать и количество. Таким образом, остаток по каждой комбинации значений субконто вводится отдельно. При этом остатки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков, вводить не нужно.

Таким образом, количество проводок при вводе входящих остатков будет зависеть от количества детальных остатков по субсчетам, валютам и объектам аналитики. Все остатки, которые складываются из введенных детальных остатков, будут рассчитаны программой автоматически.

Примеры ввода остатков

Ввод остатков является операцией. Мы уже знаем, что операции — это разновидность документов, которые должны попасть в журнал. Вот для таких целей существует команда меню Журналы | Операции, введенные вручную, в результате чего на экране активизируется соответствующее диалоговое окно (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Диалоговое окно Операции, введенные вручную

Это диалоговое окно представляет собой не что иное, как журнал, который можно вызвать и другим способом — выбрать пункт меню Операции | Журналы документов, потом в диалоговом окне Выбор журнала щелкнуть мышью на позиции Операции (Операции, введенные вручную), после чего нажать кнопку ОК.

Ввод нового документа (в данном случае операции) осуществляется при помощи кнопки панели инструментов |а]

я р

зируется диалоговое окно, в котором можно вводить остатки. Для наглядности на рис. 5.6 мы показываем уже заполненный вариант, состоящий из нескольких позиций (на рисунке видны только две позиции).

Рассмотрим общие реквизиты этого документа.

О Дата. По умолчанию автоматически фиксируется текущая дата, которую при желании можно откорректировать (вручную или с помощью календаря).

Рис. 5.6. Диалоговое окно Операция

? №. Порядковый номер вводимой операции, присваиваемый автоматически (с каждого нового года нумерация начинается заново).

П Сумма. Рассчитывается автоматически после закрытия окна. Способ автоматического заполнения суммы операции определяется в меню Сервис | Параметры, вкладка Операции (см. главу 2).

П Содержание. Вводится произвольный текст, характеризующий всю операцию В целом (например, Начальное сальдо).

П Комментарий. Вводится произвольная информация.

А теперь расскажем о правилах заполнения табличной части.

П №. Порядковый номер проводки в данной операции (присваивается автоматически).

П Дт. Дебетовый счет. Значение выбирается из плана счетов.

П СубконтоДт. Если аналитический учет ведется по нескольким суб конто, то имеется возможность ввести остатки по ним (максимум по трем видам). Значение выбирается из соответствующего справочника.

П Кт. Кредитовый счет выбирается из плана счетов.

О СубконтоКт. Заполняется аналогично СубконтоДт.

П Вал. Если по данному счету ведется валютный учет, то выбирается валюта из справочника Валюты.

О Курс. Автоматически фиксируется курс выбранной валюты на дату заполнения документа при условии, что справочник Валюты откорректирован на эту дату.

П Кол-во. Вводится вручную.

? Вал.Сум. Вводится вручную.

П Сумма. Рассчитывается автоматически для валютных счетов, для остальных счетов вводится вручную.

П Произвольный текст, вводится вручную. Можно не заполнять.

П Основание. Произвольный текст, вводится вручную. Можно не заполнять.

О 1ЯЖ. В состав данных проводок включен реквизит НомерЖурнала.

( Примечание_

Номер журнала может содержать цифры и буквы и, в основном, используется для отбора проводок по этому признаку. Отбор проводок допускается производить в журнале проводок и в отчете по проводкам. Данный реквизит проводки заполняется пользователем произвольно. Рекомендуется выработать некоторый принцип, по которому проводки будут разделяться по номерам журналов и в дальнейшем его придерживаться. Целесообразно использовать небольшое количество номеров.

В нижней части окна имеются кнопки:

О кнопка ОК вызывает запись операции и закрытие окна (для выполнения тех же действий можно воспользоваться нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<Enter>);

П кнопка Записать служит для записи операции без закрытия окна;

П кнопка Закрыть закрывает окно. Если вводится новая операция или изменена уже существующая, то при нажатии этой кнопки программа предлагает записать операцию.

После записи какой-либо операции информация поступает во все журналы (журнал операций, журнал проводок и в общий журнал).

По окончании ввода входящих остатков сальдо по счету 00 должно быть равно нулю.

Чтобы проверить правильность ввода, необходимо сформировать оборотносальдовую ведомость на дату ввода остатков, для чего следует выполнить команду меню Отчеты | ведомость. Откроется диалого

вое окно с одноименным названием (рис. 5.7), в котором сначала надо произвести настройку параметров.

Рассмотрим настройку параметров оборотно-сальдовой ведомости.

Реквизиты вкладки Параметры:

О Период с ... по ... Указывается период, за который необходимо сформировать ведомость (вводится вручную или задается выбором даты из календаря). Обратите внимание на период, указанный на рис. 5.7, — мы специально взяли дату 31.12.02, чтобы показать заполненный рисунок, полученный на демонстрационной базе;

Рис. 5.7. Диалоговое окно для настройки параметров Оборотно-сальдовая ведомость

П Данные по субсчетам и субконто. Установленный флажок означает, что, помимо информации в целом по счетам, надо дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах;

? Данные по валютам. Если этот флажок не установлен, то для счетов с признаком валютного учета остатки и обороты выдаются только в рублях (т. е. в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм). Если флажок установлен, то дополнительно будут показываться и данные в валюте;

О Развернутое сальдо. Установка флажка рекомендуется только для счетов, по которым ведется аналитический учет, и если необходимо иметь по данному счету развернутое сальдо (т. е. сальдо по дебету и кредиту);

П Данные по забалансовым счетам. Установленный флажок означает, что в отчет будут включены данные по забалансовым счетам.

Назначение кнопок диалогового окна:

П ОК. Формируется ведомость и закрывается диалоговое окно;

П Сформировать. Формируется ведомость, но диалоговое окно остается открытым;

П Закрыть. Закрывается диалоговое окно;

О Настройка. При нажатии этой кнопки вызывается диалоговое окно, в котором настраивается способ раскрытия итогов по счету при формировании таких отчетов как оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и анализ счета по субконто (для корреспондирующих счетов).

В окне, вызываемом нажатием кнопки Настройка, содержится список счетов и способов их раскрытия. Пользователь указывает, нужно ли раскрывать конкретный счет по субсчетам или/и по субконто. При выборе

раскрытия счета по субконто будет показано окно со списком видов субконто для указания, по каким именно субконто следует раскрывать этот счет.

Например, если пользователю нужно увидеть в отчетах информацию в разрезе расчетных счетов, которые являются субконто на 51 счете, то ему следует добавить в таблицу счет 51 и указать расчетные счета в качестве раскрытия счета. После этого при формировании отчета с включенным флажком Данные по субсчетам и субконто будет выводиться информация по расчетным счетам, как если бы учет по ним велся на субсчетах 51 счета. Изменения настройки итогов индивидуальны для каждого пользователя.

Установив нужные параметры настройки, нажмите на кнопку ОК или на кнопку Сформировать. Программа сформирует оборотно-сальдовую ведомость и выведет ее для просмотра (рис. 5.8).

новш» 1 Haeipoiika | Оборотно-сальдовая ведомость за 31.12.02 - 31.12.02 Наша фирма Счет Сальдо на начало периода Обороты за период Сальдо на конеилерио, (од Наименование Дебет Кредит Девет Кредит __Дебет _ (_Квез ІВспомо гательньій 193,962.00 193.962.00 іммгі Основные средства 176,000.00 176.000.00 ОС в организации 176.000.00 176.000.00 Амортизация ОС 25.813.33 2І Аморт. ОС. уч. насч.01 ,1 25.813.33 2і Основное производство 6.550.00 6,550.00 Готовая продукция 360.00 360.00 Расч. по краткоср.кред. 111,000.00 111 Краткоср, кредиты В Р?б. 111.000.00 111 Налоги и сборы 13.917.00 і; Налог на доходы Физ.лиц 2.650.00 2 ШгШ . - • • . _ ....1 • :.; = . '

Рис. Отчет Оборотно-сальдовая ведомость

Этот отчет (в просторечии — "оборотка"), являющийся одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике, содержит для каждого счета сведения об остатках на начало и конец периода, а также информацию об оборотах по дебету и кредиту за установленный период.

Учет

материальных ценностей

Мы подошли к изложению принципов работы, которая должна производиться регулярно, фиксируя хозяйственные операции вашей фирмы. Учет материальных ценностей — это один из обязательных видов учета, производящихся на каждом предприятии.

При ведении этого учета в системе 1C:Предприятие используется справочник, называемый Список материалов, а также следующие первичные документы, отражающие движение материалов:

? Поступление материалов;

? Перемещение материалов;

? Отгрузка материалов на сторону;

О Передача готовой продукции на склад;

? Передача спецодежды и спецоснастки в производство;

? Списание спецодежды и спецоснастки.

Теперь самое время вспомнить о таком объекте метаданных, как перечисления, чтобы уже на конкретном примере осознать его смысл. Напомним, что впервые с понятием метаданных вы познакомились в главе 3.

Вы уже представляете, что такое константы, что такое справочники. Но и с перечислениями тоже встречались, когда для ввода какого-либо реквизита вам предлагался список возможных значений, которые уже предопределены на этапе конфигурирования (в отличие от выбора значений из какого-либо справочника). Например, при заполнении/корректировке справочника Номенклатура (вызовите этот справочник еще раз, чтобы убедиться) для выбора значения реквизита Тип предлагается следующий список:

? Товар;

? Продукция;

О Полуфабрикат;

172

? Услуга;

О Работа;

О в торговле;

а Услуга (ЕНВД).

Значения списка документов, отражающих движение материалов, тоже являются перечислениями.

Справочник Список материалов

Мы уже говорили о том, что все справочники можно (и удобнее) заполнять в процессе работы (т. е. в процессе фиксирования документов, отражающих хозяйственную деятельность предприятия). Каждый из требуемых справочников автоматически подключается в тот момент, когда это необходимо. И в то же время в системе предусмотрена возможность независимого доступа к любому из имеющихся справочников с помощью меню Справочники.

Вот и этот справочник (рис. 6.1) можно вызвать, выполнив команду меню

Справочники | Материалы.

Рис. 6.1. Справочник Список материалов

Список материалов — многоуровневый справочник (как и справочник Номенклатура) представлен в виде дерева групп (правая часть окна) и таблицы (левая часть). На панели инструментов этого справочника расположены все те кнопки, с которыми вы уже познакомились, читая главу 4.

В нижней части окна имеются кнопки, назначение которых мы еще не рассматривали:

? Назначения использования — служит для выдачи информации о спецодежде;

? ОСВ-10 — выводит оборотно-сальдовую ведомость по балансовому счету 10 (материалы).

Таким образом, бухгалтеру предоставляется возможность, не выходя из справочника, увидеть обороты (входящее сальдо, приход, расход, исходящее сальдо) по каждому материалу за заданный период. Но прежде чем получить эту ведомость, надо сделать необходимые настройки, которые производятся в диалоговом окне (рис. 6.2):

Рис. 6.2. Диалоговое окно Оборотно-сальдовая ведомость по счету

П Период с... по... — период, за который необходимо сформировать ведомость. Устанавливается посредством выбора даты начала и окончания в календаре;

П Счет — тот счет, по которому надо сформировать ведомость (в данном справочнике это счет 10). Выбирается из плана счетов (по указанному счету или субсчету обязательно должен вестись аналитический учет);

О По субсчетам. Установленный флажок означает, что отчет будет выдан в разрезе субсчетов;

О Фиксируется значение субконто (или группы субконто)

указанного вида со следующими вариантами использования:

• Разворачивать. В этом случае выдается отчет в разрезе значений субконто данного вида (например, в разрезе наименований материалов);

• Отбирать. Отчет формируется по указанному значению субконто (например, этот материал выдастся в разрезе складов);

• Не учитывать. В этом случае не будет дана детализация ни в каких разрезах;

( Примечание )

Указываются виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету. Если ни один из них не задан, то информация будет выдаваться по всем субконто указанного вида.

С; Группы — установленный флажок означает, что в отчет будут включаться суммарные остатки и обороты по группам субконто.

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет относительно данного счета. При этом порядок указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета.

Установив нужные параметры настройки, надо нажать на кнопку Сформировать или на кнопку ОК. Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Полученная ведомость представляет собой список по значениям субконто. Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (субконто), остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты.

Если операции с субконто проводились в иностранной валюте, то отдельными строками выводятся суммы по каждой валюте и итоговая сумма в рублях.

Для счетов, по которым ведется количественный учет, выводятся данные по количественным остаткам и оборотам.

При просмотре ведомости можно получить более подробные сведения о показателях по интересующему значению субконто. Когда указатель мыши выводится в виде лупы (на строках ведомости), можно нажатием клавиши <Enter> или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенному курсором объекту. На экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции с использованием данного объекта аналитического учета за отчетный период.

Фиксирование движения материалов в документах

Как уже отмечалось, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал.

Для фиксирования движения материалов пользуются командой меню Журналы | Учет материалов, вызывающей диалоговое окно Учет материалов и готовой продукции (рис. 6.3). Это окно представляет собой знакомую нам форму журнала документов, относящихся к данному виду учета. Мы уже знаем, что отражаются в этом журнале только те документы, которые попадают в установленный временной интервал, поэтому для изменения интервала видимости можно воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов _И (Интервал).

Рис. 6.3. Журнал Учет материалов и готовой продукции

На панели инструментов данного диалогового окна (по существу, это журнал документов, фиксирующих процесс движения материальных ценностей) мы видим ряд кнопок, с которыми еще не сталкивались:

О _И_— открыть операцию;

? fa] — проводки;

? ЦК — перейти в журнал операций;

? — перейти в журнал проводок.

Дж корректировки уже имеющегося в журнале документа служит кнопка ЦП (Изменить).

Для ввода новой записи (т. е. нового документа) в данный журнал следует использовать, как и обычно, кнопку Ц| (Новая строка). При этом программа предложит диалоговое окно Выбор вида документа с перечнем документов, которые были перечислены в самом начале этой главы.

Для каждого документа разработана своя форма, откорректировать которую можно в режиме Конфигуратор.

Рассмотрим порядок заполнения наиболее распространенных документов.

Документ Поступление материалов

Заполненная форма этого документа (который также имеет название Приходный ордер) представлена на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Документ Поступление материалов

Документ имеет две основные части: шапку и табличную часть. К шапке

относятся реквизиты, являющиеся общими для всех позиций документа:

О Приходный ордер №.. Порядковый номер документа, который присваивается автоматически. С каждого нового года нумерация начинается сначала;

? от — здесь указывается дата, которую можно ввести вручную или с помощью календаря (по умолчанию фиксируется текущая дата);

П Вход. док. №. Номер документа, соответствующий бумажному аналогу;

О от — здесь указывается дата, которую можно ввести вручную или с помощью календаря (соответствует дате бумажного документа);

? Вид поступления. Значение выбирается из списка, элементами которого являются перечисления:

• Поступление от поставщика;

• Поступление из переработки;

П Склад. Значение выбирается из справочника Места хранения МПЗ;

? Поставщик. Значение выбирается из справочника Список контрагентов;

П Договор. Номер договора выбирается из справочника ^Договоры (счета) для конкретного поставщика;

П Счет-фактура. Если поставщик работает без НДС, то флажок надо снять, иначе необходимо ввести номер счета-фактуры и дату выписки ее (для выделения НДС из общей суммы и формирования книги покупок);

? Зачет аванса. Значение выбирается из списка:

• не зачитывать;

• только по договору;

• без указания договора;

С Примечание

В случае если была предоплата за приобретенные материалы, то программа сама сформирует проводки дебет 60.1 кредит 60.2 на сумму предоплаты по данному поставщику и договору (если выбирается только по договору) или на сумму предоплаты по поставщику (если режим без указания договора).

П Налоги. Значение выбирается из предложенного списка. Устанавливается/снимается флажок НДС включать в стоимость.

А теперь рассмотрим реквизиты табличной части многострочного документа, которая представляет собой список однотипных данных — сюда заносятся все поступления от данного поставщика по данному договору:

? N — порядковый номер позиции в данном документе (устанавливается автоматически);

П Материалы — наименование выбирается из справочника материалов;

П Кол-во — количество вводится вручную с клавиатуры;

П Цена — автоматически заносится из справочника сведений о материале;

П Сумма — высчитывается программой как произведение цены на количество;

? НДС — рассчитывается автоматически;

О Всего — рассчитывается автоматически.

После ввода очередного материала сразу же подсчитывается итог по всем позициям, который отображается под табличной частью (Итого без налогов, Всего).

В нижней части диалогового окна этого документа имеются следующие кнопки:

О Записать. Служит для записи документа, но окно при этом остается открытым;

О Печать. Сформировать документ для вывода на печать или в файл;

П ОК. После нажатия на эту кнопку происходит запись документа и закрытие окна;

П Закрыть. Нажатие кнопки закрывает окно. Если корректировался уже имеющийся документ, то программа предлагает сначала его записать;

? Действия:

• Структура подчиненности — показывается в виде дерева, если данный документ подчиняется другому, либо подчиняет себе остальные;

• Отчет о движениях документа — на выбранную дату выводятся все документы;

• Ввести на основании — на основании выбранного документа можно ввести новый;

П Подбор. С помощью этой кнопки можно быстро подобрать из справочника элементы и задать необходимое количество;

О Очистить. Очистить табличную часть.

Документ Перемещение материалов

Этот документ, представленный на рис. 6.5, имеет также наименование Требование-накладная. Он отличается от только что рассмотренного, поэтому порядок заполнения его реквизитов мы тоже опишем.

Реквизиты шапки:

? Требование-накладная №. Порядковый номер документа, присваивается автоматически (с каждого нового года нумерация начинается сначала);

О от — здесь указывается дата, которую можно ввести вручную или с помощью календаря (по умолчанию фиксируется текущая дата);

? Вид перемещения. Предлагается выбор:

• Передача в производство;

• Складское перемещение;

Рис. 6.5. Документ Перемещение материалов

О Склад. Выбирается одно из двух значений:

• Основной склад;

• Готовая продукция;

О Счет отнесения затрат. Происходит выбор значения из справочника План счетов;

О Виды номенклатуры. Для выбора значения предлагается справочник Виды продукции;

? Затраты на производство. Здесь подключается справочник Статьи затрат на производство;

П Подразделения. Используется справочник подразделений.

Реквизиты табличной части:

О Материал. Значение выбирается из списка видов МПЗ:

• Материалы;

• Продукция;

• Полуфабрикат;

П Вид МПЗ. Автоматически фиксируется выбранный вид МПЗ;

П Затребовано. Вводится требуемое количество;

П Отпущено. Вводится количество, которое отпущено.

В нижней части диалогового окна этого документа имеются кнопки, назначение которых мы уже рассмотрели на предыдущем документе.

Документ Отгрузка материалов на сторону

Рассмотрим еще один документ, который отражает не приход материалов, а расход — это Отгрузка материалов на сторону (или, как его еще называют, Накладная) (рис. 6.6).

Реквизиты шапки:

О Накладная № ... от... Здесь указывается порядковый номер документа данного вида, который присваивается автоматически (с каждого нового года нумерация начинается сначала), и дата (по умолчанию — текущая);

О Получатель. Значение выбирается из справочника Список контрагентов;

П Договор. Основанием для выбора значения является справочник Договоры (Счета), причем только те позиции, которые относятся к зафиксированному получателю;

? Вид отпуска материалов. Значение выбирается из списка перечислений:

• Продажа;

• Передача в переработку на сторону;

• Возврат поставщику;

? Зачет аванса. Значение выбирается из списка перечислений:

• не зачитывать;

• только по договору;

• без указания договора;

Рис. 6.6. Документ Отгрузка материалов на сторону

О Налоги. Значение выбирается из предложенного списка:

• Без налогов;

• НДС в сумме 18%;

• НДС в сумме 20%;

• НДС сверху 18%;

• НДС сверху 20%;

• НДС сверху 20%, НП сверху 5%;

О Статья прочих доходов и расходов. Значение выбирается из справочника Прочие доходы и расходы.

Реквизиты табличной части:

? N. Порядковый номер вводимой позиции, фиксируется автоматически;

О Материал. Выбирается из справочника материалов;

П Надлежит. Указывается количество, которое надлежит отпустить (вводится вручную);

? Отпущено. Указывается фактически отпущенное количество;

О Цена — автоматически заносится из справочника сведений о материале;

О Сумма — высчитывается программой как произведение цены на количество;

О НДС — рассчитывается автоматически;

П Всего — рассчитывается автоматически.

Под табличной частью выводится итоговая информация по всем позициям данного документа (Итого отгружено материалов на сумму...).

Кнопки этого диалогового окна имеют такое же назначение, как и на предыдущих документах.

При нажатии на кнопку Записать созданный документ записывается в журнал операций, при этом проводки по данному документу сразу не формируются. Чтобы были сформированы проводки, необходимо этот документ провести. Для этого следует нажать на кнопку ОК, после чего ответить Да на предложенный запрос Провести документ?. Тогда по данному документу в журнале проводок сформируются проводки.

Отмена проведения документа

Ранее отмечалось (см. главу 5), что в журнале записанный документ помечен голубым квадратом, проведенный документ — голубым квадратом с красной галочкой.

Если обнаружены ошибки в уже проведенном документе, то необходимо отменить проведение документа, иначе программа не даст исправить обна-

руженные ошибки. Например, вы вводили документ за прошедшее число, но ошибочно записали и провели его с текущей датой. Для того чтобы исправить дату, необходимо в журнале документов (или, что равносильно, в общем журнале) найти этот документ, установить на него курсор, затем выбрать команду меню Действия | Сделать документ не проведенным и нажать кнопку мыши. В журнале против указанного документа изменится пиктограмма (голубой квадрат с галочкой преобразуется просто в голубой квадрат). И вот теперь можно вносить исправления и заново записывать и проводить документ с исправленной датой.

Документ Передача готовой продукции на склад

Этот документ (рис. 6.7) предназначен для оформления операций, связанных с передачей на склад готовой продукции и полуфабрикатов собственного изготовления.

Рис. 6.7. Документ Передача готовой продукции на склад (Накладная)

Здесь, как и в рассмотренных ранее документах, номер накладной заполняется автоматически, но его допускается редактировать. Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы.

Для множественного подбора продукции непосредственно из справочника Номенклатура можно воспользоваться кнопкой Подбор. Из окна справочника Номенклатура можно выбирать и вносить в документ произвольное число видов товаров.

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, оформляющие поступление продукции и полуфабрикатов на склад.

По нажатию кнопки Печать формируется отчет Накладная на передачу готовой продукции (унифицированная форма № MX-18).

Документ Передача спецодежды и спецоснастки в производство

Документ (рис. 6.8) предназначен для отражения факта передачи спецодежды и спецоснастки в производство (эксплуатацию).

Рис. 6.8. Документ Передача спецодежды и спецоснастки в производство

В шапке документа указываются следующие реквизиты:

О Вид материалов. Здесь посредством выбора из двух значений фиксируется, что передается в производство (эксплуатацию) (Спецодежда или Спецоснастка), т. е. одним документом не может быть отпущено и то, и другое;

О Место хранения. Указывается место (склад), откуда производится отпуск спецодежды/спецоснастки в эксплуатацию;

? Назначение использования. В этом реквизите вводится наименование объекта аналитического учета по счету 10.11 (специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации). Значение выбирается из справочника Назначения использования;

О Подразделение. Этот реквизит появляется в форме документа только в том случае, если в качестве вида материала выбрано значение Спецоснастка. Указывается подразделение, в которое передается данная спецоснастка.

В табличной части документа заполняются следующие реквизиты:

? Материал. Указывается, что именно передается в производство (осуществляется посредством выбора значения из справочника Материалы с включенным отбором по спецодежде и спецоснастке);

О Сотрудник. Заполняется только в случае выдачи спецодежды. Значение выбирается из справочника Список сотрудников;

П Количество. Здесь указывается количество единиц спецодежды/спецоснастки данного наименования, передаваемых в эксплуатацию;

? Способ погашения стоимости. Значение этого реквизита выбирается из нескольких возможных для данной категории специальных материалов способов погашения стоимости:

• Линейный способ;

• Пропорционально объему продукции (работ, услуг) — (только для спецоснастки);

• Погашать стоимость при передаче в производство;

? СПИ/О (Срок полезного использования/Объем выпуска продукции):

• при линейном способе или единовременном погашении стоимости указывается число месяцев срока полезного использования;

• при способе пропорционально объему продукции (работ, услуг) указывается объем, который предполагается выпустить при помощи данной спецоснастки (единица измерения не регламентирована, важно только, чтобы фактический выпуск продукции, выполнение работ или оказадие услуг отражались в дальнейшем в информационной базе именно в тех единицах измерения, в которых указывается значение данного реквизита).

При проведении документа автоматически создаются элементы справочника Назначения использования, которые заполняются данными, указанными в документе. Созданные таким образом элементы справочника не доступны для ручного редактирования (за исключением реквизита Фактический объем продукции за месяц).

Документ

Списание спецодежды и спецоснастки

Списание спецодежды и спецоснастки может производиться в случае морального и физического износа (последнее обычно происходит после истечения срока полезного использования объекта, но может случиться и до его наступления), ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях.

Рис. 6.9. Документ Списание спецодежды и спецоснастки

В шапке документа (рис. 6.9) указываются следующие реквизиты:

О Вид материалов. Выбирается одно из двух значений (Спецодежда или Спецоснастка). Это необходимо для того, чтобы знать, с какого из субсчетов счета 10.11 (специальная одежда и специальная оснастка в эксплуатации) и забалансового счета МЦ (материальные ценности в эксплуатации) списывать указанные в таблице ценности;

П Подразделение. Этот реквизит появляется только в случае выбора спецоснастки. Здесь указывается подразделение, в котором к моменту списания эксплуатировалась спецоснастка;

П Вид списания. Значение этого реквизита выбирается из следующего списка:

• На прочие расходы (91.2). В этом случае непогашенная стоимость будет отнесена в дебет счета 91.2 (прочие расходы) по статье, которая указана в реквизите Статья расходов шапки документа;

• На чрезвычайные расходы (счет 99). Непогашенная стоимость будет списана в дебет счета 99.1 (прибыли и убытки);

• По назначению использования. Непогашенная стоимость будет списана в дебет того счета и на тот объект аналитического учета, который указан в назначении использования конкретного объекта;

П Статья расходов. Этот реквизит появляется и подлежит заполнению только при выборе вида списания На прочие расходы (91.2). Здесь надо выбрать объект аналитического учета по счету 91.2, на который будет отнесена стоимость списываемого объекта.

В табличной части заносятся значения следующих реквизитов:

П Материал. Указывается, какая именно спецодежда или спецоснастка подлежит списанию;

П Сотрудник. Реквизит появляется только для спецодежды. Вводится сотрудник, за которым числилась списываемая спецодежда;

П Назначение использования. Указывается, какое назначение использования было у списываемого объекта на момент списания;

П Количество. Вводится количество единиц спецодежды или спецоснастки, числящихся за указанным в шапке документа сотрудником и использовавшихся на момент списания так, как приведено в реквизите Назначение использования.



Содержание раздела

---