Глава 8 Регламентные процедуры
Процедура «Обработка документов»
Процедура предназначена для осуществления групповых действий над документами.Выбранные документы можно:
• пометить на удаление;
• отменить пометки на удаление;
• сделать непроведенными;
• провести.
Список отобранных документов можно получить, нажав кнопку «Сформировать реестр».
Документы обрабатываются при нажатии кнопки «Выполнитъ».
Форма документа позволяет:
• указать период выборки документов;
• выбрать документы нужного вида;
• установить фильтр по значению общего, для выбранных видов документов, реквизита;
• выбрать тип обрабатываемых документов:
• обрабатывать проведенные;
• обрабатывать не проведе иные;
• помеченные на удаление;
• не помеченные на удаление;
• обрабатывать все.
Если включен флажок «Авто ответ», то программа будет автоматически отвечать «Нет» на вопросы к пользователю в момент проведения документов. Если этот флажок выключен, то пользователю придется отвечать на эти вопросы вручную.
Процедура «Обработка напоминаний»
Процедура показывает необработанные напоминания, дата и время которых раньше даты и времени запуска обработки. У показанных напоминаний устанавливается флаг «Обработано».Процедура «Добавление реквизитов утраченных документов»
Процедура используется для добавления диапазонов номеров в справочник утраченных документов удостоверяющих личность. Для регистрации реквизитов утраченных документов необходимо указать вид документа удостоверяющего личность, серию, номер или диапазон добавляемых номеров.Процедура «Очистка базы данных»
Регламентная процедура, относящаяся к группе фоновых заданий. Должна выполняться периодически. Удаляет данные, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата устанавливается на рабочую дату минус период хранения истории в месяцах.Рекомендуемые установки:
• период хранения истории -13 месяцев;
• периодичность запуска - ежедневно.
В этом режиме размер базы данных будет оставаться постоянным в течение всего времени эксплуатации системы. При этом раз в год. например, в течение января, можно делать резервную копию базы данных за прошлый год. Таким образом, с одной стороны, вы храните данные за любой исторический промежу ток времени, с другой стороны размер рабочей базы данных остается постоянным.
1. Процедура удаляет:
1.1. сигналы о «подозрительных» действиях портье;
1.2. документы вида «Корректировка»
1.3. документы вида «Полный счет»;
1.4. документы вида «Возврат оплаты по акту»;
1.5. документы вида «Оплата по акту»;
1.6. документы вида «Поступление денег»;
1.7. документы вида «Выплата денег»;
1.8. документы вида «Акт»;
1.9. документы вида «Общий акт»;
1.10. документы вида «Счет (требование) на оплату»;
1.11. документы вида «Счет»;
1.12. документы вида «Счет по доп. услугам»;
1.13. документы вида «Дополнительные услуги в кредит»;
1.14. документы вида «Дополнительные услуги по дням»;
1.15. документы вида «Внесение залога»;
1.16. документы вида «Возврат залога»;
1.17. документы вида «Внесение денег в ККМ»;
1.18. документы вида «Выплата денег из ККМ»;
1.19. документы вида «Телефонные разговоры»;
1.20. документы вида «Дополнительные услуги из номеров»;
1.21. документы вида «Закрытие кассовой смены»;
1.22. документы вида «Свидетельство о регистрации»;
1.23. документы вида «Размещение»;
1.24. документы вида «Основные услуги»;
1.25. документы вида «Резервирование»;
1.26. документы вида «Путевка»;
1.27. документы вида «Курсовка»;
1.28. документы вида «Заявка»;
1.29. документы вида «Доп. услуги при заезде»;
1.30. документы вида «Запись в жу рнал регистрации иностранных граждан»;
1.31. восстанавливает итоги взаиморасчетов и предоплаты по контрагентам;
1.32. создает и проводит документ вида «Обслуживание регистров»;
1.33. не проведенные электронные заявки;
1.34. документы вида «Изменение состояния номеров»;
1.35. документы вида «Вывод номеров из состояния»;
1.36. исторических гостей из справочника «Гости»;
1.37. исторических контрагентов из справочника «Контрагенты»;
1.38. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Тарифы»;
1.39. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Гости»;
1.40. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Контрагенты»;
1.41. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Квоты»;
1.42. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Свойства»;
1.43. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Услуги»;
1.44. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Номерной фонд»;
1.45. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Телефонные номера»;
Запускает процедуру очистки оперативных данных.
Перепроводит все документы «Обслуживания регистров», которые есть в базе данных. Этот этап позволяет удалить ссылки на удаленные документы в движениях регистров.
Процедура не удаляет:
документы видов «Ввод номеров в квоту» и «Вывод номеров из квоты»;
документы вида «Приказ об изменении тарифа». «Приказ о вводе скидок/наценок», «Приказ об изменении тарифного плана»;
При необходимости эти документы нужно удалять вручную, при помощи пункта меню «Действия», подпункт «Удаление помеченных объектов».
Процедура «Загрузить курсы валют»
Регламентная процедура, которая позволяет загрузить историю курсов нужных валют с сайта .Процедура «Получить почту»
Регламентная процедура проверяет электронную почту гостиницы. При наличии заявок, поступивших в электронном виде, создает на их основе не проведенные заявки в журнале брони. При проведении таких заявок . после выполнения процедуры «Отправить почту», автоматически посылается ответ заявителю по электронной почте. Проведение входит в обязанности портье или администраторов гостиницы.Процедура «Отправить почту»
Регламентная процедура отправляет подтверждения брони заявителям по проведенным электронным заявкам.Процедура «Перемещение гостей»
Регламентная процедура автоматически распределяет гостей по группам справочника «Гости».Если гость выехал, но по каким-то причинам не был перемещен в группу «Выехавшие», то он будет перемещен в группу «Выехавшие».
Если гость находится в группе «Проживающие», но у него не указаны паспортные данные, то он будет перемещен в группу «Новые гости», если она указана в настройках конфигурации.
При регистрации новых гостей, если регистрационные данные гостя планируется заполнить позже, гости автоматически создаются в группе «Новые гости». Если, в дальнейшем, портье заполняет регистрационные данные, но забывает переместить гостей в группу «Проживающие», то гости будут перемещены обработкой автоматически.
Если в группе «Заявители» есть гость, который не «привязан» к активному бронирующему документу (не заехал по брони), то такой гость переносится в «Корзину».
Рекомендуется запускать ежедневно в начале рабочего дня. Возможен фоновый режим запуска.
Процедура «Обработка помеченных на удаление»
Регламентная процедура перемещает помеченные на удаление элементы выбранного справочника в группу для удаленных элементов («Корзину»),Обработка может запускаться в фоновом режиме в конце рабочего дня.
Процедура «Перемещение должников в «Черный» список»
Обработка позволяет по общему акту, который сформирован по должникам прошлых периодов, перенести гостей в «Черный список».Общий акт обычно формируется по всем не оплаченным гостями услугам за прошлый период. У акта устанавливается тип «Оказание услуг по основному виду деятельности». При проведении такой акт «закрывает» задолженность гостей. Плательщика в акте указывать не нужно.
На форме обработки необходимо указать акт с списком должников и нажать на кнопку «Выполнить». При этом гости, которые проживали по размещениям перечисленным в акте будут перемещены в «Черный список». Сумма и состав долга будут указаны в описании.
Процедура «Изменение нумерации документов»
Системная процедура позволяет изменить (упорядочить) нумерацию документов так. чтобы номера шли без пропусков. Выберите документ, после которого необходимо провести упорядочивание номеров и нажмите «ОК» или «Обработать». Разница между двумя кнопками в том. что «Обработать» не закрывает форму и позволяет Вам ввести следующий документ для обработки.Если надо упорядочить нумерацию начиная с самого первого документа (в случаях, когда первый документ был удален), то необходимо выставить флажок «С первого документа». В этом случае не имеет значения, какой документ Вы выберите. Но он, конечно, должен принадлежать нужному жу рналу.
Обычно используется при обновлении редакций программы в составе процедур конвертирования данных.
Процедура «Снять просроченную бронь»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, снимает просроченные резервирования и/или заявки.Пользователь может выбрать вид документов, который будет обработан. Строка брони считается просроченной, если на дату и время выполнения обработки бронь активна и между датой и временем начала брони + количество дней, на которые бронь удерживается, и датой и временем запуска обработки прошло больше, чем указанное на форме количество часов.
Для того чтобы настроить количество часов при фоновом запуске процедуры, необходимо открыть форму процедуры через меню администратора «Регламентные/Снять просроченные брони», ввести нужное количество часов и сохранить настройку формы с установленным флажком «Использовать при открытии» (меню «Действия/Сохранить настройку»).
Процедура «Автоматическая установка порядка номеров в НФ»
Сервисная процедура для восстановления специального порядка кодов номеров в номерном фонде.Процедура автоматически восстановит промежутки между значениями кодов номеров сохранив установленную вами последовательность номеров в НФ.
Эту процедуру нужно выполнять:
после изменения порядка сортировки номеров в справочнике «Номерной фонд» вручную, после перегруппировки типов номеров в справочнике «Типы номеров».
Процедура «Выселить переселенных будущим временем»
Данная обработка входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей из номеров, в которые они были переселены будущим временем.При переселении портье может указать дату и время заезда гостя в новый номер в будущем. В этом случае у номера, из которого гостя переселяли, не устанавливается в «Да» флаг «Выехал». В справочнике номерного фонда в колонке «Последнее размещение» также не сохраняется ссылка на гостя.
Для того чтобы при наступлении времени переселения ссылка исчезла, нужно у этого номера в строке размещения включить флаг «Выехал» в «Да» и провести размещение. Обработка автоматически выполняет эти действия. Обработка находит строки переселения, в которых не установлен флаг «Выехал» в «Да», и, если рабочая дата и время больше, чем дата и время переселения, устанавливает флаг «Выехал» в «Да» и проводит размещение.
Процедура «Выселить всех не продленных/не переселенных гостей»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей у которых дата и время планируемого выезда раньше времени выполнения процедуры.Процедура предназначена для использования в домах отдыха и пансионатах, т.е. в организациях где продления оформляются отдельными размещениями, а переселения происходят в основном в начале периода проживания.
При использовании данной процедуры не нужно выполнять ручное выселение гостей, однако необходим строгий контроль за задержками выезда и своевременным продлением. Т.е., обычно, выселения из домов отдыха и пансионатов идут в три потока: утром, например до 12:00, в обед, например до 16:00 и вечером, например до 21:00. Планировщик можно настроить на выполнение процедуры выселения на 14:00, 18:00 и 23:00 соответственно, и, в таком случае, персонал должен решать вопросы задержек за отведенные два часа. Иначе гости будут выселены автоматически.
Процедура «Проверить автоматическую загрузку телефонных разговоров»
Обработка проверяет дату и время создания последнего документа вида «Телефонные разговоры». Если времени с момента создания последнего документа прошло больше, чем указано в параметрах обработки, то будет выдано предупреждение о том, что документы «слишком долго не загружались».Если указать количество часов = 0, то проверка выполнятся не будет.
Обработка должна выполняться в фоновом режиме встроенным планировщиком сервисных и регламентных процедур.
