Документы ставка НП

Вид размещения и тип номера обязательно указываются, если услуга - «проживание». Услуга выбирается из справочника услуг. Вид размещения из выпадающего списка значений, тип номера из справочника «Типы номеров». Цена услуги заполняется вручную. Ставки налогов из выпадающих списков. После заполнения нажмите клавишу Enter.

Если услуга не является проживанием, то поля «Вид размещения» и «Тип номера» могут быть пустыми. Если тип номера не указан, то услуга будет начислена для любых типов номеров. Если вид размещения не указан, то услуга будет начислена для любых видов размещений.

По кнопке «Заполнить тариф» (F8) табличная часть очищается и заполняется всеми возможными комбинациями типов номеров, видов размещения и услуги «Проживание», указанной в тарифе.

После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа указанный тариф будет изменен на дату и время приказа.

Кнопка «Печать», позволяет получить печатную форму приказа в виде прайс-листа.

Сохранить документ без сохранения изменений можно с помощью кнопки «Закрыть» (F12).

Пример расчета услуг в размещении по табличной части приказа об изменении тарифа:



Предположим, что гость должен быть размещен по тарифу «Базовый» в двухместный номер. Гость хочет жить в номере один и, следовательно, должен быть размещен по виду размещения «Номер». В таком случае гостю по тарифу «Базовый» автоматически будут оказаны те услуги, у которых тип номера равен «Двухместный» и вид размещения - «Номер», а также услуги, у которых тип номера и вид размещения не указаны (пустые).

Тариф переопределяет ставки налогов определенных для услуг в справочнике услуги, что позволяет использовать все предоставляемые законодательством льготы по налогам. Например, для размещения туристических групп, по которым предусмотрены льготы по НДС, нужно создать группу туристических тарифов, в услугах которых будут выставлены льготные ставки НДС.

Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести документ.

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Приказ о вводе скидок/наценок»

Документ предназначен для определения размера скидки. Скидка может применятся по типам гостей, по общей продолжительности проживания гостя за учетный период, по фирме заявителю на которую была оформлена бронь.

Дата и время приказа определяют момент с которого начинают действовать определенные в нем скидки/наценки.

В шапке приказа, в поле «Тариф» можно указать группу тарифов или один тариф, на которые будут действовать скидки/наценки. Если оставить поле пустым, то приказ будет действовать на все тарифы.

№ Строки	Услуга	Тип гостя	% Скидки/наценки
1	Проживание	Участник ВОВ	-10%
2	Проживание	Ребенок до 7-и лет	-5%

В табличной части приказа, на первой закладке «По типам гостей» вводятся скидки наценки для инвалидов, участников ВОВ, ?ІР клиентов и т.д. В строке приказа нужно указать услугу, на цену которой будет начислена скидка/наценка (обычно — проживание), тип гостя и значение скидки/наценки в процентах (например для скидки в 10% введите число -10). Пример строк приказа:_

На второй закладке определяется скидка по продолжительности проживания за период (обычно год). Период можно установить в настройке параметров конфигурации (меню «Сервис/Параметры конфигурации»), на закладке

«Способы оплаты. Скидки/наценки». В таблице вы указываете услугу, граничное число полных дней проживания, после которого начинает начисляться скидка и значение скидки в процентах. Пример строк приказа:

№ Строки Услуга Продолжительно сть проживания % Скидки/наценки 1 Проживание 25 дней -5% 2 Проживание 50 дней -10%

На третьей закладке определяются скидка/наценка по контрагенту. Данная скидка начисляется, если гость проживает по брони или договору от этого контрагента. Пример строк приказа:_

№ Строки Услуга Продолжительность проживания % Скидки/наценки 1 Проживание Лорто -5% 2 Проживание Соргаз +5%

Если при анализе строк приказа выясняется, что гостю можно начислить скидки/наценки разного типа с разными значениями процента, то программа выбирает одно значение с максимальной скидкой или максимальной наценкой (если нет скидок).

Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести документ.

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Приказ об изменении тарифного плана»

Документ предназначен для определения календаря цен, по которому будут начисляться основные услуги. При помощи приказов об изменении тарифных планов можно указывать различные тарифы для рабочих дней, выходных дней и праздников. Также можно указывать различные тарифы по времени суток.



В шапке приказа необходимо выбрать тариф из справочника. После проведения приказа этот тариф будет называться тарифным планом.

В табличной части документа необходимо указать даты и времена начала периодов действия различных тарифов. Тарифы действуют с даты и времени строки приказа до даты и времени смены тарифа.

При продолжительной работе можно добавлять новые периоды в существующие приказы и перепроводить документы кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter).

Кнопка «Заполнить по неделям» (F8) позволяет быстро заполнять тарифные планы с недельной периодичностью.

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Изменение состояния номеров»

Документ «Изменение состояния номеров» следует использовать:

Для указания «постоянных» свойств номеров (вид из окна во двор, наличие холодильника, наличие кондиционера и т.д.). В этом случае портье будут в состоянии отбирать номера по этим дополнительным характеристикам.

В случае временной блокировки номера (ремонт, неисправности, уборка).

В первом случае, если номер будет обладать данным свойством постоянно, реквизиты «дата с» и «дата по» могут быть не заполнены.

Во втором случае реквизиты «Дата с» и «Дата по» следует заполнять.

По окончании периода действия, номер автоматически теряет данное свойство.



Шапка документа имеет поле «Свойство» с кнопкой «...» для выбора существующего свойства из справочника свойств. В шапке документа показывается имя пользователя, создавшего документ.

Кнопка «Подобрать номер» (F6) позволяет открыть форму справочника «Номерной фонд». Для выбора номера необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке. При этом в табличной части документа появится новая строка с выбранным номером, а справочник «Номерной фонд» останется на экране.

Документ позволяет установить график уборки номера, для этого нужно создать новую строку в табличной части, задать периодичность в днях, количество уборок и нажать кнопку «График».

Документ может быть создан на основании документа «Размещение». В этом случае подразумевается, что гости по выбранному размещению были выселены, и номера, в которых проживали гости, должны быть поставлены на уборку. Т.е. при создании документа «Изменение состояния номеров» на основании документа «Размещение» поле свойство заполнится значением «на уборку», список номеров заполнится номерами из документа основания, и дата и время постановки на уборку заполнятся соответствующими датами и временами выезда гостей из номеров.

Для просмотра печатной формы документа предназначена кнопка «Печать».

После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»),

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Вывод номеров из состояния»

Документ «Вывод номеров из состояния» следует использовать для того, чтобы «снять» номера с уборки или ремонта, или вывести номера из какого-либо состояния.

Номера выводятся из состояния на дату и время указанные в шапке документа.



Особенность работы документа рассмотрим на примере. Номер 112 находится на уборке с 12:00 12.04.2000 по 15:00 12.04.2000. а также запланирована его уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Предположим, что уборка 12.04.2000 была окончена в 13:00. Был создан документ «Вывод номеров из состояния» на 12.04.2000. 13:00. После проведения документа отчет «Номера в состоянии на уборке» покажет, что номер 112 был на уборке с 12:00 12.04.2000 по 13:00 12.04.2000. а также планируется уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Таким образом, вывод номера из состояния происходит только на первый период, который пересекается с датой и временем, указанными в шапке документа.

Кнопка «Текущее время» (F11) позволяет установить время вывода номеров из состояния на текущую рабочую дату и время.

Кнопка «Подобрать номера» (F6) позволяет выбрать номера находящиеся в указанном состоянии. В случае, если система не находит номеров в указанном состоянии на указанные дату и время, то показывается список всех номеров из номерного фонда.

Документ «Вывод номеров из состояния» может быть также создан на основании документа «Размещение». В этом случае подразумевается, что размещение сделано в номера, которые формально находятся на уборке, однако портье известно, что уборка окончена. Данным документом портье может быстро снять номера с уборки. При создании документа свойство автоматически устанавливается в «на уборке», дата и время вывода номеров из состояния на самую раннюю «дату и время с», которые указаны в табличной части размещения. Список номеров заполняется номерами, указанными в размещении.

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Приказ о вводе номеров в квоту»

Квота - это набор номеров, который используется для размещения гостей от определенного контрагента, дирекции и проч.

Если в документах «Размещение». «Резервирование». «Путевка» или «Курсовка» указана квота, то подбор подходящих номеров возможен только из номеров входящих в выбранную квоту.

Документ «Приказ о вводе номеров в квоту» предназначен для ввода номеров в квоту. Документы этого вида следует использовать в случае «увеличения» уже существующей квоты или начального ввода номеров в новую квоту.



Замечание: До ввода номеров в квоту, необходимо данную квоту создать в справочнике «Квоты».

В шапке документа нужно указать номер документа, дату документа и квоту, в которую вводятся номера. Номера вводятся в квоту начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего документ.

Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».

Для облегчения подбора номеров в документ нажмите кнопку «Подобрать номера» (F6). Откроется справочник «Номерной фонд». Для выбора нужного номера из справочника дважды щелкните мышью на строке, содержащей номер. При этом в табличной части документа появится новая строка с выбранным номером, а справочник «Номерной фонд» останется на экране. Выбор номера можно сделать и с помощью клавиатуры, для этого нужно выделить нужную строку и нажать Enter.

Замечание. Если вы выберете группу номеров, то система попросит вас подтвердить, что вы хотите добавить в квоту группу, и. после подтверждения, добавит все номера входящие в выбранную группу в таблицу документа.

После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.

После заполнения реквизитов шапки и табличной части документ следует провести (кнопка «ОК»). При проведении документа номера, указанные в документе, будут добавлены в указанную квоту на дату приказа.

Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Приказ об удалении номеров из квоты»

Документ «Приказ об удалении номеров из квоты» предназначен для удаления (вывода) номеров из квоты.



В форме ввода нужно указать номер приказа, дату приказа и квоту, из которой будут удалены номера. Номера удаляются из квоты начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего документ.

Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».

Для облегчения выбора номеров на форме существует кнопка «Подобрать номера» (F6). При нажатии на эту кнопку открывается справочник «Номерной фонд», причем в списке будут показаны только те номера, которые на дату нового приказа входят в выбранную квоту.

После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.

Документ после заполнения необходимо провести (кнопка «ОК»), При проведении документа все номера, указанные в документе, будут удалены из квоты на дату приказа.

Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Счет»

Документ используется портье или кассиром для регистрации оплаты гостем услуг. Сумма по счету должна быть равна сумме денег вносимых по счету.



Документ «Счет» предназначен для регистрации оплаты услуг гостями или персоналом гостиницы. Неоплаченные услуги в табличную часть подбираются при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7).

Обычно счета создаются на основании размещений. В этом случае в счет автоматически добавляются все не оплаченные по выбранному размещению услуги, которые должны быть оплачены гостями.

При вводе нового счета с пустым реквизитом «Основание» (не на основании размещения) регистрируется оплата услуг персоналом гостиницы. В этом случае подразумевается, что производится оплата услуг отнесенных на персонал, таких, как, например, телефонные разговоры из номеров, где на момент звонка не было проживающих гостей.

На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.

Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.

Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты, её код авторизации.

Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает остаток залога у гостя (остаток залога за основные услуги плюс остаток залога за дополнительные услуги, если включен флажок «Раздельный учет залогов» в настройках параметров конфигурации). При проведении счета залог(и) будут списаны на суммы услуг по счету.

При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.

В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга гостя или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При проведении документа услуги по счету будут считаться оплаченными даже если поле «Получено» не заполнено.

Если на рабочем месте не определена ни одна касса, то счет будет распечатан на бланке «Форма 3-Г» или, если счет на возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №3-Г - форма строгой отчетности, утвержденная Министерством Финансов РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных услуг на местах, не оборудованных кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.

После того как документ проведен изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».

Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на рабочем месте включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять. Для этого в жу рнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на удаление.

Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).

При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».

При печати счета пользователь может распечатать либо детальную форму счета с детализацией услуг по всем гостям размещения, либо выбрать гостя или заявителя, на которого будет распечатан счет.

Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из счета ... счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.

Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без сохранения.

Документ «Счет по дополнительным услугам»

Документ предназначен для регистрации оказания и одновременной оплаты дополнительных услуг гостями или любыми сторонними посетителями. Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг гостями введите счет на основании размещения (меню Портье/оформить гостю/доп. услуги).



Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг сторонними посетителями создайте новый счет с пустым реквизитом «Основание» (из меню Портье/Оформить стороннему посетителю/доп. услуги).



Если счет создан на основании размещения, то необходимо из списка гостей размещения выбрать гостя или заявителя, который оплачивает услуги.

Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.

Кнопка «Подобрать услуги» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя...») включен флажок «Авт. открывать форму подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то. при создании нового счета, автоматически откроется форма подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши, выбранная услуга отмечается галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю указать количество.

В поле «Всего» показывается общая сумма по услугам, включенным в счет. При необходимости можно изменить реквизиты «Количество» или «Сумма».

Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».

На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.

Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.

Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты и её код авторизации.

Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает остаток залога у гостя (остаток залога за дополнительные услуги, если включен флажок «Раздельный учет залогов» в настройках параметров конфигурации). При проведении счета залог будет списан на сумму услуг по счету. Если в параметрах программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то в зачет может быть принят только залог внесенный на доп. услуги.

При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.

В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При проведении документа, услуги по счету будут считаться оплаченными, даже если поле «Получено» не заполнено.

Если на рабочем месте не подключена ККМ то Счет будет распечатан на бланке «Форма 12-Г», или, если счет на возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №12-Г - форма строгой отчетности, утвержденная Министерством Финансов РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных дополнительных услуг на местах, не оборудованных кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.

После того, как документ проведен, изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».

Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на рабочем месте, включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять. Для этого в жу рнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на удаление.

Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).

При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».

Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из счета ... счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.

Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без сохранения.

Документ «Дополнительные услуги в кредит»

Документ «Дополнительные услуги в кредит» предназначен для регистрации дополнительных услуг, оказываемых гостю в кредит или под залог.

Документ вводится на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей размещения должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.



Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».

Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.

Кнопка «Подбор услуг» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя...») включен флажок «Авт. открывать форму подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то. при создании нового счета, автоматически откроется форма подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши выбранная услуга отмечается галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю указать количество.

В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа. Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то. при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом, при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если флажок не включен, то. при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.

На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки «По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты программа потребует указать основание, т.е номер кредитной карты и её код авторизации.

Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.

При помощи кнопки «Печать» (F2). можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2) можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».

Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа без сохранения.

Документ «Доп. услуги в кредит по дням»

Документ «Дополнительные услуги в кредит по дням» предназначен для регистрации дополнительных услуг, оказываемых гостю в кредит или под залог, и по которым нужно указывать в какие дни будет реально оказана услуга.

Пример: Услуга «Завтрак» и требуется указывать, в какие дни гость будет завтракать. Данные введенные документами «Доп. услуги в кредит по дням» попадают в отчеты: «Сводка по планируемому оказанию услуг» и «Гости по услуге на дату» из меню «Сводки» администратора программы.



Документ вводится только на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей размещения должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.

Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования. В поле «Список дат» нажмите F4.



Откроется список дат проживания гостя. Для перемещения по списку используйте стрелки на клавиатуре. Отметьте мышкой или клавишей Пробел даты, когда планируется оказание услуг, нажмите «ОК» (Enter).

Исправьте, если нужно, количество оказания услуги в день. Общее количество оказания услуги по строке рассчитывается как произведение количества оказания услуги за день на количество отмеченных в списке дат.

Если необходимость в услуге отпала (гость отказался от услуги) нужно отключить галочку К в нужной строке документа.

В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа. Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то. при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом, при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если флажок не включен, то. при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.

Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».

На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки «По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то. при выборе такого способа оплаты, программа потребует указать основание, т.е номер кредитной карты, код авторизации.

Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.

При помощи кнопки «Печать» (F2). можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2) можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».

Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа без сохранения.

Кнопка «Оплатитъ» открывает форму счета, в который автоматически попадают все услуги, начисленные документом «Доп. услуги в кредит по дням».

Кнопка «Добавитъ завтраки» автоматически начисляет услугу «Завтрак» на все дни проживания гостя. Кнопка «Сторнировать завтраки» сторнирует все начисленные данным документом завтраки.

Документ «Полный счет на все услуги оплаченные гостем»

Документ «Полный счет» используется для печати гостям при выезде счета с полным списком услуг оплаченных самими гостями. Счет вводится на основании документа «Размещение».



В поле «Плательщик» выбирается гость, для которого формируется полный счет. Если выбрать <Детальный счет>, то будет распечатан счет с детализацией услуг по всем гостям размещения.

Услуги в табличной части редактировать нельзя. Услуги из счета можно только удалять клавишей Delete.

Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».

Сумма налога с продаж в счете показывается и учитывается только у тех услуг, которые были оплачены наличными (способом оплаты с включенным флажком «Учитывать НП»),

Если в настройках параметров конфигурации включить флажок «Формировать полные счета гостям без дополнительных услуг», то в новые полные счета будут попадать только основные, начисленные по тарифу, услуги, которые были оплачены гостями размещения.

После создания документа необходимо распечатать и провести счет. Для этого нажмите кнопки «Печать» (F2) и затем «ОК» (Ctrl+Enter).

Документ «Внесение залога»

Документ предназначен для оформления внесения залога по размещению. Документ вводится на основании документа «Размещение» (меню Оформить гостю/внесение залога)



Залог можно вносить только если в настройках параметров конфигурации на закладке «Ставки налогов. Уборка. Залоги. Наборы услуг» включен флажок «Использовать залоги».

На форме необходимо выбрать гостя, который вносит залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения.

Укажите способ оплаты (внесения) и. если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.

Укажите сумму и. если нужно, валюту.

Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров. Секции».

В поле «Дополнительная информация» введите комментарий по документу.

Документ «Возврат залога»

Документ предназначен для оформления возврата залога по размещению в случае досрочного отъезда гостя. Документ вводится на основании соответствующего документа «Размещение».



На форме необходимо выбрать гостя, которому возвращается залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения.

Укажите способ оплаты (выплаты) и, если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.

Укажите сумму выплаты и, если нужно, валюту.

Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров. Секции».

Документ «Телефонные разговоры»

Документ предназначен для ввода данных о телефонных разговорах из гостиничных номеров. При проведении документ начисляет стоимость разговора на размещение активное в номере на момент разговора.



Если, на время звонка, в номере активно несколько размещений, то стоимость звонка будет начислена всем активным размещениям. При оплате разговора одним из гостей стоимость разговора будет списана с всех других активных размещений.

Если, на время звонка, в номере нет активных размещений, то считается, что звонил кто-то из персонала гостиницы. Суммарную стоимость звонков персонала и детальную информацию по ним за период можно получить при помощи отчета «По сторонним посетителям», если выбрать услугу «Телефонные разговоры» в качестве параметра, по которому строить отчет.

Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена разговора всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.

В табличной части указываются:

номер телефона (телефон, с которого был произведен звонок);

номер комнаты (заполняется автоматически при выборе номера телефона);

номер куда был звонок;

дата регистрации звонка;

время;

количество минут; цена за минуту; сумма, описание

Сумма за разговоры может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».

Документ заполняется вручную или автоматически внешними модулями загрузки телефонных разговоров.

При наличии в гостинице автоматической телефонной станции, с возможностью её подключения к компьютеру, возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных разговоров, который позволит регистрировать телефонные звонки в системе автоматически.

Если гостиница периодически получает информацию о телефонных разговорах из номеров от какого-либо оператора в виде файла с данными, то также возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных разговоров в базу данных гостиницы.

Документ «Дополнительные услуги из номеров»

В системе существует возможность регистрации и учета дополнительных услуг регистрируемых оборудованием в номерах. Например: платное телевидение, бар и т.д. При проведении документа программа ищет по номеру и дате и времени регистрации доп. услуги активное размещение и начисляет услугу, указываемую в шапке документа на это размещение.

Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена услуги всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.

Если, на время регистрации услуги, в номере нет активных размещений, то считается, что услугой воспользовался кто-то из персонала гостиницы. Суммарную и детальную информацию по доп. услугам за период можно получить при помощи отчета «Отчет по сторонним посетителям», если выбрать нужную услугу в качестве параметра, по которому строить отчет.

Если, на время регистрации услуги, в номере активно несколько размещений, то стоимость услуги начисляется всем активным размещениям. При оплате такой услуги гостем из какого-либо размещения, услуга автоматически спишется с других размещений.

Документ «Поступление денег»

Документом регистрируется поступление денег (в том числе авансовых платежей) от контрагентов. Обязательно указывать контрагента. Договор и бронь можно не указывать.



Сумма поступления может быть указана в любой валюте, поддерживаемой справочником валют.

Если на форме документа включен флажок «Разносить по брони», то сумма оплаты распределится по всем неоплаченным бронирующим документам выбранного контрагента и договора.

Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка». «Счет (требование) оплаты».

Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Выплата денег»

Документом регистрируется выплата денег контрагенту. Документ используется для оформления возвратов контрагенту и выплат за полученные услуги (работы, товары). При оформлении документа необходимо указать способ выплаты и причину выплаты денег. Обязательно указывать контрагента. Договор и бронь можно не указывать.

Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.

Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка». «Счет (требование) оплаты».

История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Документ «Закрытие периода»

Документ позволяет закрыть отчетный период в программе. Обычно закрытие периода предшествует выгрузке итогов по реализации за период в программу бухгалтерского или управленческого учета.

Периоды указываемые в документах не должны пересекаться и не должно быть разрывов между периодами.

Документ при проведении вызывает процедуру закрытия периода, алгоритм работы которой может сильно отличаться от организации к организации.

Если учетная политика гостиницы "по оказанию", то при закрытии периода обычно создаются общие акты по всем контрагентам, которые собирают оказание услуг за период. Услуги, оказанные гостям "с улицы", собираются в отдельный общий акт, у которого устанавливается контрагент "Физ. лица". Далее эти документы могут быть выгружены в 1С:Бухгалтерию, в бухгалтерскую или управленческую базу.

Если учетная политика гостиницы "по оплате", то при закрытии периода обычно создается один общий акт по всем оплаченным за период услугам. В этом случае

бухгалтерский/управленческий учет обычно ведется в разрезе услуг или кассовых секций. Баланс взаиморасчетов с контрагентами ведется в гостиничной (этой) базе данных.

Документ «Закрытие кассовой смены»

Документ закрытие кассовой смены оформляется в процедуре закрытии смены, при этом рассчитывается выручка за смену, печатается кассовый отчет и происходит обнуление кассы.



Документ закрытие кассовой смены позволяет закрыть кассовую смену для выбранной ККМ, группы ККМ или всех ККМ, зарегистрированных в программе.

Закрытие всех кассовых смен происходит в случае если на форме не выбран ККМ или группа ККМ.

Z-Отчет ККМ для неавтоматизированных ККМ должен быть снят вручную, средствами самой ККМ.

При нажатии на кнопку «ОК» автоматически происходит снятие Z-отчета с гашением по ККМ, если он подключен в режиме фискального регистратора; снятие Z-Отчета по программе и закрытие кассовой смены.

Документ «Внесение денег в ККМ»

Документ предназначен для регистрации внесения денег в денежный ящик ККМ, например, в случае, когда в начале смены в кассу вносится некоторая сумма наличных на размен.

Внесение денег в ККМ Новый ⁴¹

Внесение денег в ККМ

№ I 7 от |16.02.05 Д Портье

[рй Q

—Q

Сумма: I Hg.4Hi.iJ [gj [ Наличные с НП ^ В валюте:

Причина:

В несение начального остатка смены

ОК | Закрыть |

На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ внесения.

Если выбранный способ внесения должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в жу рнале кассовой смены регистрируется внесение денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется внесение денег в денежный ящик ККМ.

Документ «Выплата денег из ККМ»

Документ предназначен для регистрации изъятия денег из денежного ящика ККМ.



На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ выплаты.

Если выбранный способ выплаты должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в журнале кассовой смены регистрируется выплата денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется выплата денег из денежного ящика ККМ.

Документ «Свидетельство о регистрации»

Программа автоматически формирует документы этого вида при печати свидетельства о регистрации для иногородних граждан. Список выданных свидетельств доступен через журнал выданных свидетельств о регистрации. Просматривать жу рнал имеют право только Администратор и Начальник службы размещения.

Документ «Запись журнала регистрации иностранных граждан»

Документ формируется пользователями при заезде, продлении и переселении гостей и добавляет запись в жу рнал регистрации иностранных граждан. Иностранный гражданин тот. у которого страна гражданства не совпадает с базовой страной (базовая страна). Если, при создании записи, открыта форма размещения, то реквизиты записи заполнятся параметрами из текущей (выделенной) строки размещения.



Записи в журнале регистрации можно исправлять и помечать на удаление. Если запись помечена на удаление, то при печати жу рнала регистрации эта запись будет проигнорирована.

Последнюю запись в жу рнале регистрации можно удалить полностью при помощи кнопки «Удалить ошибочную запись».



История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.

Бухгалтерский документ «Счет-фактура»

Документ «Счет-фактура» предназначен для регистрации в программе счетов-фактур выданных службой приема и размещения гостей. Служба приема и размещения может дублировать функции бухгалтерии организации в выходные дни и ночью, т.е. в не рабочее для бухгалтерии время.

Распечатанные счета-фактуры может модифицировать и удалять только пользователь с правами администратора программы.

Документ вводится на основании документов «Акт», «Общий акт», «Счет (требование) на оплату», «Счет», «Счет по доп. услугам», «Полный счет».

Для сохранения и печати документа нажмите кнопку «Печать» (Ctrl+Enter). Документ сохраняется в жу рнале выданных счетов-фактур.

Документ «Напоминание»

Документ используется для регистрации напоминаний, которые автоматически показываются пользователям в указанное в напоминании время.

Для работы функции автоматического показа напоминаний необходимо, чтобы на рабочем месте в фоновом режиме выполнялась процедура проверки напоминаний.

Документ «Корректировка»

Документ «Корректировка» создается автоматически при изменении проведенных документов вида «Договор», «Заявка». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка». «Размещение». «Приказ об изменении цен», «Приказ о вводе скидок наценок», «Приказ об изменении тарифного плана», «Изменение состояния номерного фонда», «Вывод номеров из состояния», «Приказ о вводе номеров в квоту», «Приказ о удалении номеров из квоты», «Акт», «Общий акт», «Поступление денег», «Выплата денег», «Оплата по акту», «Выплата по акту», «Счет (требование) на оплату».

Документ позволяет:

1. Быстро восстановить последовательность внесения изменений в документ пользователем, не открывая жу рнал регистрации действий пользователей;

2. Выгружать измененные за период времени документы обработкой обмена данными между одинаковыми гостиничными базами.

Документ «Регистрация карт гостей»

Документ «Регистрация карт гостей» предназначен для регистрации в программе выданных карт идентификации гостей. Карты можно использовать для организации в гостинице безналичных платежей, для контроля доступа в номера при использовании электронных замков и т.д.

Новые карты могут регистрироваться только вручную или/и документами регистрации карт. Режим регистрации новых карт задается в параметрах рабочего места.

Пользователь вводит номер идентификационной карты вручную, или прокатывает карту в считывателе. После заполнения кода карты автоматически происходит поиск карты в справочнике идентификационных карт. Если карта не найдена и включен режим автоматической регистрации карт, то карта создается. Если включен режим ручной регистрации карт, то такой документ не проведется.

Если используется считыватель карт подключенный к СОМ порту, то заполнение номеров карт в строках документа происходит в порядке строк документа и в порядке прокатывания карт в считывателе.

Служебный документ «Ввод остатков»

Служебный документ «Ввод остатков» формируется программой автоматически при выполнении регламентной процедуры очистки базы данных. Документ создается на дату, по которую очищается база данных и, после удаления первичных документов, восстанавливает остатки по регистрам предоплаты и взаиморасчетов с контрагентами. Документы доступны только в общем жу рнале у администратора программы.

Документы можно использовать для установки начального баланса взаиморасчетов с контрагентами. Для этого нужно создать документ на дату в прошлом (меню «Сервис/Ввод остатков») и заполнить колонку «Получено денег». Положительная сумма соответствует предоплате контрагента.

Служебный документ «Обслуживание регистров»

Служебный документ «Обслуживание регистров» создается автоматически регламентной процедурой очистки базы данных. Документ можно также создавать из меню «Операции» администратора программы.

При проведении документ сворачивает итоги по:

документам, созданным раньше границы истории;

услугам, по которым абсолютная величина баланса меньше суммы в одну сотую основной валюты. Это исправляет ошибки округления, которые возникают при ведении многовалютного учета.







Содержание раздела

---