Глава 7 Документы. Форма заполнения документа
Для ввода данных в документ используется форма документа. Она содержит набор реквизитов, флажки и кнопки.Каждый документ имеет обязательные реквизиты - номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют и спецификацию - многострочную таблицу, содержащую список объектов учета, к которым данный документ применяется. Спецификация содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Размещение» содержит список размещаемых гостей, дат и времен их заезда, дат и времен планируемого выезда, и т.д.
Заполнение спецификаций документов может выполняться двумя способами:
обычным построчным вводом объектов учета в документ;
способом множественного подбора непосредственно из соответствующего справочника. Для этого в формах документов предусмотрены специальные кнопки, например кнопки «Номера» и «Услуги» в документе «Размещение». Выбирать подходящие элементы справочника можно при помощи двойного щелчка мыши или по клавише Enter. При выборе в документе будет создана новая строка спецификации, но фокус ввода останется в справочнике для продолжения подбора подходящих элементов.
(Ctrl+Shift+F3). У всех документов: Кнопка F12; Кнопка «Печать» -
Найти открытый документ в журнале можно при помощи кнопки «ОК» может быть нажата при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter; Кнопка «Закрыть» F2.
Замечание: при записи или проведении документа программа должна установить время создания документа. По умолчанию программа откроет форму ввода времени документа, однако, обычно, документы в процессе ежедневной работы записываются текущим временем. Чтобы программа каждый раз не спрашивала время документа, в параметрах программы (меню «Сервис/Параметры...») на закладке «Оперативныйучет» включите флажки:
«Новые документы записывать с текущим временем»
«Новые документы записывать после ТА»
«Новые документы проводить после ТА (в реальном времени)»
«Новые документы проводить... При проведении после ТА заменять время на теку щее».
Для получения подробной информации о режимах записи документов нажмите кнопку «Помощь» на закладке «Оперативный учет» на форме параметров программы.
Кнопки «Изменить все вниз» (F5) и «Изменить все вверх» (Shift+F5) на формах документов позволяют скопировать поле из выбранной строки табличной части в аналогичное поле всех строк ниже или выше данной.
Печатные формы и алгоритмы печати всех документов реализованных в программе могут быть переопределены на пользовательские версии. Для этого нужно создать внешнюю обработку, в которой реализована пользовательская версия печати документа и сохранить эту обработку в папку . Extb'orms Таблицы базы данных с именем файла . Extb'orms Таблицы ВидДокумента.егі таким, как документ называется в конфигураторе. Примеры таких обработок есть в демонстрационной базе программы.
Журналы документов
Для работы с документами в конфигурации существуют жу рналы, к которым можно обратиться, выбрав нужный пункт меню «Журналы» главного меню программы. Документы в журналах сгруппированы по функциональному назначению: Приказы по квотам, приказы по тарифам. Размещения, бронирования и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, номер документа, автор), представлена также информация специфичная для документов конкретных видов (например сумма по документу).Помимо этих журналов, в конфигурации существует общий жу рнал, содержащий документы всех видов. В этом жу рнале можно отбирать (фильтровать) документы по разным критериям.
В конфигурации реализована специальная форма жу рнала подчиненных документов, который вызывается при выборе пункта меню «подчиненные документы» и отображает список подчиненных документов для выбранного документа.
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно:
из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;
из общего журнала документов;
из журнала подчиненных документов;
из таблиц отчетов, которые содержат ссылки на документы.
Замечание: список документов в журнале показывается за определенный период. Если период журнала установлен например с 01 марта, а документ был создан в феврале, то вы этот документ не увидите. Чтобы изменить
период жу рнала нажмите на кнопку выбора интервала ІІ и установите нужный вам период в появившемся диалоге . Чтобы не выставлять интервал жу рнала каждый раз, вы можете настроить его в параметрах конфигурации. Откройте диалог параметров программы - меню «Сервис/Параметры...». Откроется диалог, на котором нужно выбрать закладку «Журналы». На этой закладке установите интервал с которым будут открываться все журналы. Можно установить, например, начало интервала на «Начало года», и конец интервала на «Текущую дату». Рекомендуется включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». В этом случае, при открытии жу рналов, фокус ввода будет автоматически устанавливаться на последний документ в жу рнале.
Кнопка «Открыть в журнале» (Ctrl+Shift+F3) на формах документов автоматически открывает журнал документа и находит этот документ в журнале.
Документ «Договор»
Договор создается начальником службы размещения в случае, если необходим учет взаиморасчетов с контрагентом в разрезе договоров. Реквизиты определенные в договоре переносятся в документы введенные на его основании.
Договора должны использоваться как разделители учета при ведении взаиморасчетов с контрагентами. Программа позволяет вести оперативный баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам.
Договор позволяет определить тариф, квоту номеров, вид размещения, тип номера, способ разделения оплаты, а также продолжительность проживания, которые будут использоваться по умолчанию при размещении гостей от контрагента. В этом случае размещения или бронирующие документы должны создаваться на основании Договора.
В поле «Контрагент» укажите фирму, на которую оформляете договор. Укажите период действия договора. Невозможно оформить бронь или разместить гостя, на основании Договора, с периодом проживания выходящем за пределы периода действия Договора.
При оформлении брони или размещения по договору, в строках документов по умолчанию будут установлены параметры из строк договора.
В поле «Тариф» строки договора укажите тариф, по которому будут проживать гости от контрагента.
Если по договору вам нужно предоставить номера только определенного типа, то заполните поле «Тип номера». Для каждого оговоренного типа номера нужно создать новую строку. Если тип номера не важен, то его можно не указывать. Укажите планируемый вид размещения гостей по строке договора. Если вид размещения не фиксируется, то его можно оставить пустым.
Поля «Заезд гостей», «На срок (дней)», «С периодом» используются для планирования постоянной загрузки по договорам.
«Заезд гостей» — укажите сколько гостей будут заезжать по данному договору, далее нужно указать в днях продолжительность проживания гостей и период заезда.
«На срок (дней)» — средняя, для гостей от данного контрагента, продолжительность проживания в днях. Это поле нужно заполнять только в том случае, если по договору гости будут заезжать постоянно, т.е. когда вы точно знаете сколько номеров/мест вам нужно постоянно резервировать по этому договору.
«С периодом» — периодичность заезда гостей по договору. Вы можете указать, например, что по договору будут заезжать в среднем 5 человек на 4-ро суток КАЖДЫЕ 2 дня. Периодичность заезда в этом случае равна 2 дням.
Если гости по договору не проживают постоянно, а заезжают группами с разной периодичностью, то указывать среднюю занятость не нужно. Для того чтобы прогнозировать загрузку гостиницы в таких случаях нужно создавать бронирование (заявки, резервирования, путевки или курсовки) на основании договора, где указывать когда, на какой срок, сколько номеров/мест каких типов будет нужно.
«Способ разделения оплаты» — укажите способ разделения оплаты за услуги между гостями и контрагентом. Способ разделения оплаты определяет, какие услуги будут оплачены контрагентом, указанным в шапке договора, а какие гостями. В зависимости от значения этого реквизита будут формироваться счета на оплату. В счета гостям по умолчанию попадут только те услуги, которые должны оплачивать сами гости. Все остальные услуги попадут в общие акты, введенные на основании договора (или брони по договору).
То, что реквизит добавлен в табличную часть, позволяет гибко регистрировать политику контрагента по оплате услуг своих гостей. Например, для строки договора, где указаны тип номера «люкс» и вид размещения «номер», можно указать способ разделения с типом «за всё платит контрагент». Для другой строки, где указаны тип номера «двухместный» и вид размещения «место», можно указать значение с типом «контрагент оплачивает услуги по тарифу».
Если включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по брони, введенной на основании договора, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Включенный флажок «Блокировка», не позволяет вводить заявки, резервирования, путевки, курсовки, размещения на основании данного договора. В журнале договоров «заблокированный» документ обозначается значком «кирпич». Данный флажок может быть использован для временной блокировки договора в случае, если контрагентом не выполняет свои обязательства по договору.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании договора.
В строках договора можно указывать скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Если необходимо, чтобы скидки/наценки действовали не по всем услугам тарифа, то необходимо указать набор услуг, по которым будут начисляться скидки/наценки.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в договоре будут действовать только на период брони по этому договору. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия заявки или резервирования, введенных на основании этого договора. Если гость продляется на период, который не входит в период брони, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому договору будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет. Этот флажок нужно включать только в тех случаях, когда проживание гостей по договору уже полностью и заранее оплачено.
Можно указать способы оплаты по умолчанию для гостей и для контрагента. Способы оплаты по умолчанию устанавливаются при создании новых счетов гостям или актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по договору.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит договор. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму документа.
Кнопки «Бронировать» (Ctrl+F8) и «Поселить» (F8) позволяют поселить гостя или забронировать номер, принять заявку по выделенной строке договора. Используйте эти кнопки, если в договоре определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк договора.
Кнопка «Доп. услуги» (F7) открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании договора или брони по договору.
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают только пользователи из групп «Администратор» и «Начальник службы размещения». «Портье» по умолчанию имеют права только на просмотр данных договоров.
Если в параметрах рабочего места выбрать шаблон договоров, то при создании новых договоров на этом рабочем месте будут использоваться параметры договора - шаблона.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ показывается в жу рналах «Договора», «Поиск брони».
Документ «Заявка».
Создается в случае когда нужно оформить бронь для гостя или контрагента, но не известно в какой именно номер поселят гостя, и требуется указать только тип номера.
Документ «Заявка» предназначен для оформления брони без указания конкретных номеров. Заявки позволяют бронировать количества мест или количества номеров по типам номеров.
Заявка может быть введена на основании договора. В этом случае заявитель, планируемые способы оплаты, строки договора будут автоматически перенесены в заявку.
На форме диалога заявки есть три закладки:
1. «Заявка» - используется для ввода параметров брони (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки, количества заезжающих гостей по типам номеров);
2. «Параметры» - используется для ввода планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания, параметров разделения оплаты между заявителем и гостями. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этой заявке будет работать ваша организация;
3. «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В документе должны быть обязательно указаны номер заявки, дата оформления и заявитель. Дата и номер заполняются по умолчанию.
При оформлении заявки от частного лица в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «частное лицо», и внести данные о госте в карточку, которая будет сохранена в группе «Заявители» справочника «Гости». Выбрать
гостя, данные о котором уже есть в справочнике, можно по кнопке «Поиск» ^1 (Ctrl+Shift+F3) на карточке нового гостя.
При оформлении заявки на организацию, в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «контрагент», и выбрать из справочника «Контрагенты» нужную организацию. Если организация новая, то нужно сначала внести данные о ней в справочник (создать новый элемент).
Поле «Заявитель» имеет кнопку «... » (F4 в поле) для выбора подходящего значения из справочников.
Чтобы очистить поле «Заявитель» нажмите Shift+F4 в поле.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Статус» - статус строки брони;
2. «Дата с» - дата планируемого заезда. В качестве времени планируемого заезда используется расчетный час (если указан у услуги проживания в тарифе), либо «00:00», если расчетный час (у услуги проживания в тарифе) не указан.
3. «Продолжительность» - продолжительность планируемого проживания в днях.
4. «Дата по» - дата планируемого выезда. В качестве времени планируемого выезда используется расчетный час (если указан у услуги проживания в тарифе), либо «00:00», если расчетный час (у услуги проживания в тарифе) не указан.;
5. «Квота» - если не указана, то подразумевается бронь номеров, которые не входят ни в одну из квот;
6. «Вид размещения»;
7. «Тип номера»;
8. «Заезд гостей» - количество гостей, которые заезжают на указанный период в номера выбранного типа. Внимание: Если выбран вид размещения с типом «весь номер», то программа забронирует столько номеров, сколько указано гостей. Если в поле нажать на кнопку «...» (F4), то программа вычислит свободное число номеров/мест, на которые можно принимать заявки на указанный период;
9. «Гость» - выбирается карточка гостя, который должен заехать. Указать гостя можно только если «заезд гостей» в строке равен 1;
10. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания гостей, которые размещены по этой строке брони.
11. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
12. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только в случае, если заявка оформлена на организацию. Если заявка оформлена на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
У заявки можно указать сумму, которую будет оплачивать контрагент по всем размещениям введенным на основании этой заявки. Стоимость услуг по тарифу, которая превысит указанную сумму, будет начисляться на гостей. Эта возможность появляется только в случае использования способа разделения оплаты типа «Контрагент оплачивает сумму по брони». При этом на закладке «Параметры» нужно указать эту сумму.
Кнопка «Рассчитать сумму планируемой оплаты» позволяет вычислить общую сумму к оплате контрагентом по текущим параметрам брони. Внимание: При расчете учитываются только те строки брони, в которых установлен способ разделения оплаты типа «Контрагент сумму по брони».
13. «Активно» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе новой брони (значение по умолчанию «Да»). Значение «Нет» используется:
о для ручного «выключения» строк брони в случаях отказа клиента.
о устанавливается автоматически при поселении гостей по брони
о устанавливается автоматически регламентной процедурой «снятия» просроченной брони.
Если на первой закладке включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по заявке, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Реквизит «Дней держать бронь» влияет на работу регламентной процедуры «Снять просроченные брони» (Меню «Регламентные» у администратора программы). Если по брони в течение указанного количества дней не было заезда, то бронь будет снята регламентной процедурой.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании заявки.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в заявке будут действовать только на период заявки. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия заявки. Если гость продляется на период, который не входит в период заявки, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по брони.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит заявку. Кнопка «Закрытъ» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму заявки.
Кнопки «Поселитъ» (F8) и «Резервировать» (Ctrl+F8) позволяют поселить гостя или зарезервировать номер по выделенной строке заявки. Используйте эти кнопки, если в заявке определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк заявки.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме заявки.
1. «Добавить доп. услуги оказываемые при заезде» - открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании заявки.
2. «Выписать предварительный счет» - открывает форму предварительного счета на заявителя с услугами рассчитанными по строкам заявки.
3. «Сформировать отчет по планируемой загрузке» - формирует отчет о планируемой загрузке номерного фонда по дням за период и по типу номера, которые указаны в выбранной строке документа. Если в строке брони указана квота, то формируется два отчета: один по номерам выбранной квоты, другой - без учета квот.
4. «Снять всю бронь»/«Активизировать бронь» - выключает/включает реквизит «активно» у всех строк брони.
5. «Поменять местами гостей в строках брони» - позволяет поменять местами гостей, которые указаны в колонке «Гость» двух произвольных строк брони.
6. «Установить заявителя в текущей строке брони» - позволяет заполнить поле «Гость» в выбранной строке брони значением, которое указано в поле «Заявитель». Можно использовать только, если выбран заявитель - частное лицо.
7. «Рассчитать стоимость брони» - выполняет расчет сумм к оплате заявителем и к оплате гостями по всем строкам брони. Рассчитанные суммы показываются в правом нижнем углу на первой закладке формы документа.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7».
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают пользователи из групп «Администратор». «Начальник службы размещения». «Портье».
Программа позволяет получать заявки по электронной почте при помощи регламентной процедуры «Получить почту». Эта процедура автоматически создает не проведенные заявки с пометкой «электронная». Чтобы подтвердить такие заявки их нужно провести. Регламентная процедура «Отправить почту» отправляет подтверждения брони для всех проведенных электронных заявок. Не проведенная заявка считается не подтвержденной.
Электронные заявки в журналах «Бронирование». «Поиск брони». «Работа с отборами по документам» отмечаются специальным значком
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Резервирование».
Документ создается в случае, если нужно сразу указать в каком номере будут жить гости и забронировать этот номер. В этом случае номер будет отмечен как забронированный в отчете «Карта НФ» и «Шахматка».
Документ предназначен для резервирования номеров или мест в номерах. Документ может быть создан вручную или на основании документов «Заявка». «Договор». «Размещение». В этом случае заявитель, планируемые способы оплаты, параметры строк заявки или договора будут автоматически перенесены в резервирование.
Ввод резервирования на основании размещения возможен в следующих двух случаях:
1. Гость планирует проживать длительный период времени, но продляется каждый день на одни сутки. Ввод
резервирования на основании размещения позволит держать номер на брони в течение всего периода планируемого
проживания гостя. При оформлении такого резервирования реквизиты «дата с» и «время с» нужно указать равными дате и времени заезда гостя.
2. Гость выезжает, но планирует вернуться через, например. 2 недели и просит заранее зарезервировать для него
тот же номер.
На форме диалога резервирования есть три закладки:
4. «Бронь» - используется для ввода параметров брони (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки, резервируемые номера);
5. «Параметры» - используется для ввода планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания, параметров разделения оплаты между заявителем и гостями. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этому резервированию будет работать ваша организация;
6. «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В документе должны быть обязательно указаны номер резервирования, дата оформления документа и заявитель. Дата и номер заполняются по умолчанию.
При оформлении резервирования от частного лица в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «частное лицо», и внести данные о госте в карточку, которая будет сохранена в группе «Заявители» справочника «Гости».
Выбрать гостя, данные о котором уже есть в справочнике, можно по кнопке «Поиск» (Ctrl+Shift+F3) на карточке нового гостя.
При оформлении резервирования на организацию, в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя -«контрагент», и выбрать из справочника «Контрагенты» нужную организацию. Если организация новая, то нужно сначала внести данные о ней в справочник (создать новый элемент).
Поле «Заявитель» имеет кнопку «... » (F4 в поле) для выбора подходящего значения из справочников.
Чтобы очистить поле «Заявитель» нажмите Shift+F4 в поле.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Статус» - статус строки брони;
2. «Дата с», «время с» - дата и время планируемого заезда;
3. «Продолжительность» - продолжительность планируемого проживания в днях или в часах, если период услуги «проживание» выбранного тарифа меньше суток.
4. «Дата по», «время по» - дата и время планируемого выезда;
5. «Квота» - если не указана, то подразумевается резервирование номеров/мест в номерах, которые не входят ни в одну из квот;
6. «Вид размещения»;
7. «Тип номера»;
8. «Номер» - выбирается номер, который будет зарезервирован. Если выбран вид размещения с типом «места в номере», то резервируется число мест, которое указано у вида размещения. Если номер не выбран, то данная строка резервирования при проведении документа обрабатывается как заявленная бронь (аналогично строке заявки с параметром «заезд гостей» равным 1).
Если нажать на кнопку «...» (F4 в поле «Номер»), то откроется форма выбора подходящих номеров. На форме по умолчанию показываются только свободные, не забронированные номера/места в номерах с типом номера, который указан в текущей строке резервирования. Если вернуться на форму резервирования, в текущей строке изменить тип номера и перейти (клавишей Tab или мышкой) в поле «Номер», то форма выбора подходящего номера автоматически активизируется и пересчитает список подходящих номеров для нового типа номера. Тот же порядок работы нужно использовать при выборе/изменении вида размещения, периода планируемого проживания или квоты;
9. «Гость» - выбирается карточка гостя, который должен заехать. Заполнять не обязательно;
10. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания гостей, которые размещены по этому резервированию.
11. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
12. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только в случае, если резервирование оформлено на организацию. Если резервирование оформлено на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
У резервирования можно указать сумму, которую будет оплачивать контрагент по всем размещениям введенным на основании этого резервирования. Стоимость услуг по тарифу, которая превысит указанную сумму, будет начисляться на гостей. Эта возможность появляется только в случае использования способа разделения оплаты типа «Контрагент оплачивает сумму по брони». При этом на закладке «Параметры» нужно указать эту сумму.
Кнопка «Рассчитать сумму планируемой оплаты» позволяет вычислить общую сумму к оплате контрагентом по текущим параметрам брони. Внимание: При расчете учитываются только те строки брони, в которых установлен способ разделения оплаты типа «Контрагент сумму по брони».
13. «Активно» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе новой брони (значение по умолчанию
«Да»). Значение «Нет» используется:
о для ручного «выключения» строк брони в случаях отказа клиента.
о устанавливается автоматически при поселении гостей по брони
о устанавливается автоматически регламентной процедурой «снятия» просроченной брони.
Если на первой закладке включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по заявке, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Реквизит «Дней держать бронь» влияет на работу регламентной процедуры «Снять просроченные брони» (Меню «Регламентные» у администратора программы). Если по брони в течение указанного количества дней не было заезда, то бронь будет снята регламентной процедурой.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании резервирования.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в резервировании, будут действовать только на период резервирования. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия резервирования. Если гость продляется на период, который не входит в период резервирования, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по брони.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит резервирование. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму резервирования.
Для подбора номеров в таблицу нового документа можно пользоваться формой группового подбора номеров, которая вызывается по кнопке «Номера» (F6). Эта форма может открываться автоматически при создании нового резервирования, если в настройках пользователя включен флажок «Автоматически открывать форму подбора номеров для новых размещений и резервирований». Если в настройках пользователя включен флажок «Блокировать номера при подборе в резервирования», то. при выборе, номер/места в номере для всех других пользователей программы будут зарезервированы. Если флажок выключен, то резервирование номеров произойдет только в момент проведения документа кнопкой «ОК».
Кнопка «Поселить» (F8) и позволяет поселить гостя в номер с параметрами выделенной строки резервирования. Используйте эту кнопку, если в резервировании определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк резервирования.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме резервирования.
1. «Добавить доп. услуги оказываемые при заезде» - открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании резервирования.
2. «Выписать предварительный счет» - открывает форму предварительного счета на заявителя с услугами рассчитанными по строкам резервирования.
3. «Сформировать отчет по планируемой загрузке» - формирует отчет о планируемой загрузке номерного фонда по дням за период и по типу номера, которые указаны в выбранной строке документа. Если в строке брони указана квота, то формируется два отчета: один по номерам выбранной квоты, другой - без учета квот.
4. «Снять всю бронь»/«Активизировать бронь» - выключает/включает реквизит «активно» у всех строк брони.
5. «Поменять местами гостей в строках брони» - позволяет поменять местами гостей, которые указаны в колонке «Гость» двух произвольных строк брони.
6. «Установить заявителя в текущей строке брони» - позволяет заполнить поле «Гость» в выбранной строке брони значением, которое указано в поле «Заявитель». Можно использовать только, если выбран заявитель - частное лицо.
7. «Рассчитать стоимость брони» - выполняет расчет сумм к оплате заявителем и к оплате гостями по всем строкам брони. Рассчитанные суммы показываются в правом нижнем углу на первой закладке формы документа.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают пользователи из групп «Администратор», «Начальник службы размещения», «Портье».
Документы «Путевка» и «Курсовка»
Документы предназначены для резервирования номеров, расчета стоимости планируемого проживания и печати данных на бланках строгой отчетности путевок и курсовок. Документы можно создавать вручную, или на основании документов «Заявка», «Договор», «Резервирование», «Размещение». При вводе на основании реквизиты табличной части будут заполнены теми данными, которые присутствовали в документе основании.Документы «Путевка» и «Курсовка» функционально аналогичны документу «Резервирование». Отличия следующие:
• Предполагается, что номер документа совпадает с номером бланка строгой отчетности, в который будут впечатаны данные этой путевки. Быстро перейти в поле ввода номера путевки можно при помощи комбинации клавиш Alt+Shift+З (цифра 3).
• По кнопке «Печать» (F2) данные путевки или курсовки распечатываются на типографском бланке строгой отчетности путевки или курсовки.
• В строках путевок или курсовок нельзя указывать разные номера НФ. Для каждого номера необходимо оформлять отдельные путевки или курсовки.
История изменений документов сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Размещение».
Документ создается при поселении гостя или группы гостей. Оформлять группу гостей одним размещением нужно, только если гости оплачивают все основные и дополнительные услуги совместно. Документ «Размещение» в программе выполняет функции лицевого счета поэтому, если заранее известно, что у гостей должны быть разные лицевые счета, то оформлять их нужно разными размещениями.|
Размещение - 134 * Размещение | Параметры | Доп. инфо | | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Г~ Все выехали Залог: | 0.00 |ш| Г Сдача: ?К I Закрыть I Услуги | Пересчитать | Подселить | Переселить | Продлить | Действия... | |
На форме документа есть три закладки:
• «Размещение» - указываются параметры проживания гостей в номерах (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки);
• «Параметры» - используется для указания планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этому размещению будет работать ваша организация;
• «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Дата с», «время с» - дата и время заезда, продления, переселения гостя;
2. «Продолжительность» - продолжительность проживания гостя в днях или в часах, если период услуги «проживание» выбранного тарифа меньше суток;
3. «Дата по», «время по» - дата и время окончания периода проживания или дата и время выезда гостя;
4. «Квота» - если не указана, то подразумевается размещение гостя в номер, который не входит ни в одну из квот;
5. «Вид размещения»;
6. «Тип номера»;
7. «Номер» - в котором проживает гость. Если нажать в поле нажать на кнопку «...» (F4). то откроется форма выбора подходящих номеров. На форме по умолчанию показываются только свободные, не забронированные номера/места в номерах с типом номера, который указан в текущей строке размещения. Если вернуться на форму размещения, в текущей строке изменить тип номера и перейти (клавишей Tab или мышкой) в поле «Номер», то форма выбора подходящего номера автоматически активизируется и пересчитает список подходящих номеров для нового типа номера. Тот же порядок работы нужно использовать при выборе/изменении вида размещения, периода проживания или квоты;
8. «Гость» - выбирается карточка гостя. Программа позволяет не указывать максимум одного гостя. Для всех
остальных гостей нужно заводить карточки в справочнике «Гости».
Если в строке размещения необходимо указать другого гостя, то сначала нужно очистить поле «Гость» при помощи комбинации клавиш Shift+F4, а затем, нажать F4 и заполнить/выбрать карточку нового гостя;
9. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания;
10. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
11. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только
в случае, если размещение оформлено на основании брони или договора на организацию. Если размещение введено на основании брони, оформленной на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
12. «Выехал» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе нового размещения (значение по
умолчанию «Нет»), Значение «Да» устанавливается:
при выселении гостя во всех строках размещения
при переселении гостя в строке с номером комнаты, откуда гость выехал. Если гость переселяется будущим временем, то необходимо периодически выполнять регламентную процедуру «Выселение переселенных будущим временем гостей».
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании резервирования.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в брони, на основании которой оформлено размещение, будут действовать только на период брони. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия брони. Если гость продляется на период, который не входит в период брони, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по размещению. Если включить флажок «Сообщать доп. инфо при продлении/переселении», то при продлении или переселении гостя портье будет принудительно показан текст доп. инфо. Эта возможность позволяет оставлять сообщения для будущих смен портье. При выполнении процедуры продления/переселения новый портье гарантированно прочитает это сообщение.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) предназначена для сохранения и проведения документа. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения изменений.
Для подбора номеров в таблицу нового документа можно пользоваться формой группового подбора номеров, которая вызывается по кнопке «Номера» (F6). Эта форма может открываться автоматически при создании нового размещения. Для этого в настройках пользователя нужно включить флажок «Автоматически открывать форму подбора номеров для новых размещений и резервирований».
При вводе или изменении строк размещения, по тарифу, типу номера, виду размещения и периоду проживания программа рассчитывает состав и стоимость услуг. Результат расчета можно посмотреть и отредактировать на форме документа «Основные услуги» при помощи кнопки «Услуги» (F7).
Стоимость услуг может быть показана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Для этого нужно выбрать подходящую валюту и дату, определяющую курс пересчета.
В нижней части формы размещения есть поле «Долг», в котором показывается текущий общий долг по размещению.
В поле «Залог» нового размещения регистрируется сумма залога (депозита), внесенного гостем при оформлении размещения. Если гостиница не работает с залогами, то это поле заполнять не нужно и можно сделать невидимым, если выключить флажок «Использовать залоги» в настройках параметров конфигурации. Если сумма «Залога» больше стоимости услуг к оплате, то, при выставленном флажке «Считать сдачу», показывается размер сдачи, которая должна быть выдана. В этом случае залог запишется на сумму стоимости услуг к оплате по размещению, а не на сумму, указанную в поле «Залог». Если флажок «Считать сдачу» выключить, то сдача не рассчитается и полученная сумма залога целиком записывается на гостя.
Если в параметрах конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», то на форме нового размещения появляется поле «Залог на доп. услуги», где можно указать сумму залога, внесенного на дополнительные услуги.
Продление и переселение гостей нужно делать при помощи кнопок «Продлитъ» (Shift+Fll) и «Переселитъ» (F11).
При проведении документа, у гостей, указанных в табличной части, заполняются реквизиты «Планировал проживать с дата/время», «Планировал проживать по Дата/Время». Если у гостя, в какой-либо строке, выставлен переключатель «Выехал», то заполняется реквизит «Выехал дата/время».
Если в документе заполнено поле полученного залога, то система пытается рассчитать дату, по которую гость оплатил свое проживание. В случае, если рассчитать дату «Оплачено по» автоматически невозможно (сумма залога меньше общей суммы по услуге «проживание»), то программа предложит портье указать дату вручную.
Только администратор программы может изменять и удалять проведенные строки размещения. Если нужно удалить строку, или внести исправление задним числом, то нужно клавишей Delete отменить старую строку. Программа пометит эту строку на удаление. После этого старую строку можно скопировать клавишей F9 и внести нужные исправления. В колонке «Изменена» указывается автор, дата и время последнего изменения.
При изменении реквизитов размещения программа записывает подозрительные действия пользователя. Эти данные используются при формировании отчета «Аудит подозрительных действий».
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Если на закладке «Параметры» для гостей выбран способ оплаты, по которому учитывается налог с продаж, то суммы по услугам и долг по документу пересчитываются с учетом налога с продаж.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме размещения.
1. «Запись в журнал регистрации иностранных граждан» - открывает форму записи в жу рнал регистрации. Пункт меню доступен, если страна гражданства гостя не базовая. Если текущая строка в размещении - это продление или переселение, то открывается не форма записи, а жу рнал регистрации. При этом автоматически выделяется последняя регистрационная запись для текущего гостя. Портье может либо добавить новую запись (нажать Insert) или исправить существующую (нажать Enter).
2. «Печать разрешения на размещение» - печатается форма т.н. «пропуска» гостя в гостиницу. Должна использоваться в тех организациях, где ключи от номеров выдают горничные на этажах, а не портье.
3. «Печать свидетельства о регистрации» - печатается свидетельство о временной регистрации гостя по форме №3. Свидетельства по этой форме выдается иногородним гражданам базовой страны.
4. «Печать анкеты гостя» - печатается анкета гостя по специализированной форме №3
5. «Печать заявления гостя» - печатается заявление гостя на проживание в гостинице. Используется в пансионатах и домах отдыха при поселении гостей.
Документ «Основные услуги»
Документ создается программой автоматически при оформлении размещения.Документ начисляет основные услуги, рассчитанные гостям по тарифам в размещении. При любом редактировании размещения создаются новые основные услуги. При проведении размещения основные услуги проводятся автоматически.
Открыть основные услуги можно из формы размещения кнопкой «Услуги» (F7). У услуг, начисленных по тарифу, колонка «N Р.» заполнена номером строки размещения. Если отредактировать услуги, которые были начислены по тарифу, то, при повторном редактировании соответствующей строки размещения, все изменения будут потеряны, т.к. услуги будут пересчитаны согласно тарифу. Замечание: Права на редактирование основных услуг есть только у администраторов программы. Все остальные пользователи могут только сторнировать основные услуги (клавишей Delete) или создавать новые корректирующие услуги (клавишей F9 на услуге, рассчитанной по тарифу). Сторно и корректировки сохраняются при пересчете основных услуг.
При редактировании услуг нового размещения можно регистрировать дополнительные услуги, оказываемые гостям при заезде. Нажмите кнопку «Услуги» (F7), откроется форма подбора дополнительных услуг в документ. Кнопка «Услуги» на форме основных услуг доступна только, если основные услуги открыты из формы нового (не проведенного) размещения. Возможность регистрировать доп. услуги на форме основных услуг размещения предусмотрена для удобства. Регистрировать доп. услуги в течение периода проживания гостей нужно документами «Счет по доп. услугам», «Доп. услуги в кредит».
Если основные услуги открыты из формы размещения, то кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) на форме основных услуг сохраняет изменения. Если основные услуги открыты из журнала подчиненных документов или общего журнала, то кнопка «ОК» проводит основные услуги. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать техническую таблицу услуг по строкам размещений.
Документ «Дополнительные услуги при заезде»
Документ создается во время бронирования, в случае если нужно указать список дополнительных услуг которые должны начислиться гостю при заезде.
Документ используется для хранения списка дополнительных услуг, которые должны оказываться при заезде гостям, поселенным по брони. Список таких услуг заполняется при оформлении брони. Используйте контекстное меню «Добавить доп. услуги, оказываемые при заезде», которое открывается при нажатии на кнопку «Действия... » на форме брони.
Указанный набор услуг начисляется на каждое размещение созданное на основании брони или договора.
Для подбора услуг в документ используется кнопка «Подбор услуг» (F7). Процедура аналогична заполнению таблиц услуг документов «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит».
При вводе, например, резервирования на основании заявки создается копия доп. услуг при заезде.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет документ. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
Документ «Счет (требование) на оплату»
Документ должен использоваться:а) в случаях, когда необходимо рассчитать состав и стоимость услуг, которые планируется оказать по брони. В этом случае документ должен создаваться на основании заявки, резервирования, путевки или курсовки. Внимание: В счет попадают только те услуги, которые должен оплачивать заявитель по указанным в брони способам разделения оплаты. При вводе счета на основании брони, проживание по которой должны оплачивать сами гости.
табличная часть счета будет пустой. Состав услуг рассчитывается по тарифам, указанным в строках брони. Используются приказы об изменении тарифов, приказы о начислении скидок/наценок, приказы об изменении тарифных планов, действующие на дату и время планируемого заезда гостей.
б) в случаях, когда необходимо выставить счет клиенту по акту об оказании услуг (в случаях оказания услуг без предоплаты). В этом случае документ нужно вводить на основании акта или общего акта об оказании услуг. В табличную часть счета попадают все услуги акта.
Стоимость услуг может быть рассчитана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты».
В табличной части указываются: наименование услуги; цена услуги; количество;
единица измерения услуги;
сумма;
описание;
ставка НДС;
ставка НП.
Реквизиты «Сумма» и «Всего» вычисляются автоматически при заполнении цены и количества.
Для того чтобы добавить дополнительные услуги в счет нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать пункт меню «1. По списку услуг». Далее выбирайте услуги или группы услуг двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter.
Если необходимо оформить один счет (требование) на оплату по нескольким бронирующим документам, то нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать один из пунктов меню «2. По журналу брони». «3. По журналу путевок» или «4. По жу рналу курсовок». Далее нужно найти в журнале нужные бронирующие документы и выбрать их двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter.
Если в таблице много одинаковых услуг с одинаковыми ценами, то при помощи кнопки «Свернуть» (F8) табличную часть счета можно сократить. При этом строки с одинаковыми услугами и ценами будут заменены одной услугой с данной ценой и суммарным количеством и стоимостью.
Распечатать счет можно при помощи кнопки «Печать» (F2).
На форме счета можно выбрать планируемый способ оплаты счета для заявителя. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, суммы в строках счета показываются с учетом налога с продаж. При печати счета показывается секция с итоговой суммой по счету включая налог с продаж и отдельно сумма налога с продаж по счету.
Если счет создан на основании брони и на форме документа включен флажок «Начислять долг по брони», то при проведении счета у брони возникнет задолженность на сумму счета. Эта задолженность будет видна в журналах в колонках «К наличной/безналичной оплате заявителем». Если бронь была оформлена по договору и по договору внесена предоплата, то. после проведения счета, часть суммы предоплаты будет перераспределена на оплату задолженности по брони. В журналах заполнится сумма оплаты по брони и бронь будет считаться «оплаченной».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Акт об оказании услуг»
Документ предназначен для оформления взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег». Баланс с контрагентом проверяется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами». Акт вводится на основании Размещения или без основания из меню «Для бухгалтерии».
Документ Акт создается в следующих случаях:
а) На основании Размещения, в случае, если нужно зачесть предоплату. Тип акта устанавливается = «Зачет предоплаты».
б) На основании Размещения, в случае, если по факту оказания услуг нужно выставить счет (требование) на оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта устанавливается = «Оказание услуг по основному виду деятельности». В этом случае задолженность снимается с размещения и переносится на контрагента. В дальнейшем баланс по взаиморасчетам с контрагентам контролируется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».
в) Для подведения итогов и подсчета фактически оказанных услуг по размещению, в случае, если по факту оказания услуг нужно выставить счет (требование) на оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта устанавливается = «Подведение итогов». В этом случае задолженность снимается с размещения только после поступления денег и оформления документа «Оплата».
г) Для оформления услуг не связанных с поселением и оказанных контрагентам, например, телефонные разговоры арендаторов. Т.е. те услуги которые были начислены в программе без указания размещения. Как правило такие услуги начислены с помощью документов «Телефонные разговоры» и «Доп. услуги из номеров». Акт по таким услугам всегда заполняется автоматически или из отчета или с помощью подбора из неоплаченных услуг. Если акт создан из отчета «Неоплаченные телефонные разговоры» или «Неоплаченные доп. услуги на номера», то он автоматически заполнится услугами на сумму, показанную в колонке «долг» отчета. Если акт создать из меню «Для бухгалтерии/Прочее оказание услуг», то сначала нужно выбрать тип акта = «Оказание услуг по основному виду деятельности», и потом нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» по которой откроется список всех неоплаченных услуг, которые не были связаны ни с одним из размещений.
д) В случае если нужно часть услуг по размещению перенести из долга гостей на долг контрагента Акт вводится на основании Размещения и выбирается тип акта = «Перемещение долга гостей на долг контрагента». Если долг нужно перенести в обратную сторону, т.е. из долга контрагента перенести на гостя, то тип акта выбирается = «Перемещение долга контрагента на долг гостей».
е) Если необходимо увеличить задолженность контрагента на произвольную сумму, не связанную с размещение гостей. Тип акта = «Оказание услуг по прочим видам деятельности».
ж) Если необходимо зарегистрировать получение услуг от контрагента и уменьшить долг контрагента на сумму полученных гостиницей услуг. Тип акта = «Получение услуг от сторонних организаций».
В шапке указываются номер, дата акта, плательщик - контрагент или частное лицо, для которого формируется акт.
Тип акта выбирается в зависимости от операции.
По кнопке «Фирма» выбирается юридическое лицо - фирму, от имени которой выписывается акт об оказании услуг. Также можно выбрать предварительный счет (требование) на оплату, который был создан при оформлении брони плательщику. Таким образом вы установите «привязку» акта к ранее выписанному счету. Эта привязка показывается отчетом по счетам и актам об оказании услуг и позволяет видеть всю цепочку созданных документов при работе с журналом работы с отборами документов.
При вводе документа на основании размещения в таблицу акта попадут не оплаченные услуги, которые должен оплачивать контрагент, разделение происходит в зависимости от выбранного способа разделения оплаты в размещении. Если размещение создано без брони или по брони на частное лицо, то в акт попадут все не оплаченные услуги.
Если необходимо создать акт об оказании услуг по размещению, и гость уже оплатил все услуги, то необходимо использовать документ «Общий акт».
Если создан новый акт (не на основании размещения), то такой документ нужно использовать для формирования акта об оказании услуг персоналу гостиницы или фирмам арендаторам (например по телефонным разговорам). Если на форме нового акта нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» (F7). то программа покажет список всех не оплаченных услуг, оказанных персоналу гостиницы и арендаторам. Нужные услуги выбираются клавишей Enter или двойным щелчком мыши на строках верхней таблицы. После выбора всех нужных услуг необходимо нажать кнопку «Выполнитъ» (Ctrl+Enter).
Если новый акт создан на основании размещения, то при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7) в таблицу акта можно выбрать все/любые не оплаченные услуги, оказанные гостям, не зависимо от способов разделения оплаты указанных в размещении.
В поле «К оплате» показывается общая сумма по услугам, включенным в акт. Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты акта плательщиком. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж. При печати акта итог по акту включает налог с продаж и. отдельной строкой, печатается общая сумма налога с продаж по акту.
Нажмите кнопку «Печать» (F2) для того, чтобы напечатать акт.
Если размещение - основание акта, создано на основании договора или брони и остаток предоплаты контрагента не нулевой, то на форме акта показывается сумма остатка предоплаты. Тип акта нужно выбрать = «Зачет предоплаты». При проведении акта с типом = «Зачет предоплаты» сумма по акту будет списана из остатка предоплаты и услуги акта будут оплачены на сумму списанной предоплаты.
На закладке «Параметры» выбирается период для отбора услуг.
При заполнении акта можно указать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ отбора всех не оплаченных услуг.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Общий акт об оказании услуг»
Назначение «Общего акта» такое же как и обычного документа «Акт». Документ предназначен для оформления взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег». Баланс с контрагентом проверяется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».Отличие «Общего акта» в том, что он позволяет оформлять оказание услуг сразу по нескольким размещениям. Этот документ удобно использовать при групповых заездах и при постоянных, регулярных заездах по договору с контрагентом.
Документ позволяет выписать акт об оказании услуг по одному размещению или группе размещений. Документ может создаваться вручную или вводиться на основании договора, заявки, резервирования, путевки или курсовки. Используется тип акта «Оказание услуг по основному виду деятельности». Подробнее о типах акта см. главу 4, раздел «Типы актов об оказании услуг».
При ведении многофирменного учета фирма, на которую будет выписан общий акт выбирается нажатием на кнопку «Фирма».
При вводе общего акта на основании брони или договора, табличная часть документа автоматически заполняется списком размещений, которые были созданы за период, указываемый на закладке «Параметры».
По умолчанию, период акта, созданного на основании договора, устанавливается в предыдущий полный месяц. Например, если текущая дата 02 марта, то период общего акта будет установлен с 01.02 00:00 по 01.03 00:00. Если акт создан на основании брони, то период по умолчанию устанавливается с даты брони по текущую дату и время. Если нужно изменить период, то табличную часть документа можно заполнить списком подходящих размещений при помощи кнопки «Заполнитъ» (F7).
JSI2SI
t * si я т к1
| Параметры отбора услуг | | |||||||||
|
За перисщ с: По набору услуг: Оібирагь: Начисл? Удерж.: |
|
При создании общих актов можно указывать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ отбора всех не оплаченных услуг.
В поле «Начисл./Удерж.» можно указать процент, на который изменятся все суммы в акте. Цены услуг пересчитываются по формуле: Новая цена = Старая цена * Процент /100.
Флажок «Строго за период» позволяет выбирать режим «разнесения» сумм по периодическим услугам (проживание, завтрак, ...) по датам. Если флажок выключен, то в акт попадут все суммы начисленные документами, которые созданы в течение периода акта. Если флажок включен, то суммы по периодическим услугам «обрезаются» по границам периода акта. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период акта установлен в 01.07 -
31.07, то при выключенном флажке в акт попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
Реквизит «По набору услуг» позволяет создавать акт только по тем услугам, которые входят в указанный набор услуг. Например, если нужно выписать акт об оказании услуги телефонные переговоры, то необходимо выбрать набор услуг, в который входит одна услуга - «телефонные переговоры».
На закладке «Акт» можно указать планируемый способ оплаты для плательщика. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж и. при печати акта, итог по акту выводится включая налог с продаж.
Если плательщик вносил предоплату, то акт позволяет зачесть часть предоплаты (на сумму акта или меньше) на оплату услуг. Если плательщик - контрагент, то на закладке «Акт» показывается сумма остатка предоплаты. Тип акта нужно выбрать = «Зачет предоплаты», при проведении такого акта услуги будут оплачены из предоплаты и остаток предоплаты будет скорректирован на сумму оплаченных услуг.
При создании акт показывает баланс предоплаты плательщика на дату и время документа. Баланс может состоять максимум из четырех сумм.
Наличная предоплата внесенная по договору
Безналичная предоплата по договору
Наличная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
Безналичная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
При проведении акта суммы предоплаты списываются в том же порядке, в котором они перечислены. Т.е. первой списывается наличная предоплата по договору, затем безналичная предоплата по договору, затем наличная предоплата, внесенная без указания договора и. последней, безналичная предоплата внесенная без указания договора. Порядок списания задан алгоритмически и не может быть настроен.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит акт. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму акта без сохранения.
Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать акт в двух формах.
в виде таблицы услуг;
в виде списка гостей с периодами проживания (аналогично отчету «Гости по документу»).
Кнопка «Подбор» (F6) открывает жу рнал размещений для ручного заполнения табличной части акта.
Кнопка «Заполнитъ» (F7) автоматически заполняет табличную часть акта размещениями по установленным на форме акта условиям отбора размещений.
Кнопка «Расчеты» (Shift+F2) позволяет сформировать отчеты по балансу взаиморасчетов по любому выделенному размещению строки акта.
Кнопка |х|
удаляет все строки акта.
Для выгрузки итогов по оказанию услуг по свободному размещению в бухгалтерию нужно создать новый общий акт с типом «Подведение итогов», оставить пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке «Параметры отбора услуг» выбрать период, например последний месяц, и указать способ отбора всех оказанных гостям услуг или всех оплаченных гостями услуг. Способ отбора в данном случае определяется учетной политикой вашей организации. При нажатии на кнопку «Заполнитъ» (F7) на первой закладке, табличная часть документа заполнится списком размещений гостей, проживавших в течение выбранного периода акта.
Для закрытия долгов по свободному размещению нужно создать новый общий акт с типом «Оказание услуг по основному виду деятельности», оставив пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке «Параметры отбора услуг» выбрать период и указать способ отбора услуг - «Не оплаченные гостями услуги». После этого заполнить акт. пользуясь кнопкой «Подбор» (F6). для того чтобы выбрать размещения вручную, или нажать на кнопку «Заполнитъ» (F7). после чего удалить размещения, по которым не нужно закрывать долги, из табличной части документа. При этом гостей, с которых были списаны долги данным актом, можно поместить в черный список как должников с помощью регламентной процедуры «Переместить должников в черный список».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Оплата услуг по акту»
Документ позволяет зарегистрировать оплату акта об оказании услуг. Создавать документ нужно по факту получения денег от плательщика (приходный кассовый ордер или выписка из банка, зарегистрированные в бухгалтерии).Документ вводится на основании акта, общего акта об оказании услуг или счета (требования) на оплату, созданного на основании акта. При создании, заполняется списком не оплаченных по акту услуг.
Документ позволяет регистрировать оплату не на всю сумму акта, а на произвольный набор услуг акта. Если необходимо принять частичную оплату, то необходимо отредактировать суммы или количества услуг в табличной части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма оплаты показывается в итогах под таблицей услуг.
При проведении документа списывается оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется оплата акта.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.
На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала получение денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по этой оплате.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Выплата по акту»
Документ предоставляет технические средства для согласования балансов взаиморасчетов по актам об оказании услуг в оперативном и бухгалтерском учете. Причины расхождения баланса могут быть различными: ввод начальных данных, ошибки пользователей и т.д. При создании документа необходимо указывать причину оформления возврата. Причину можно либо выбрать из списка типовых причин возвратов, либо ввести самостоятельно.Документ можно вводить на основании актов, счетов (требований) на оплату или документов оплаты актов. При создании, документ заполняется либо списком всех услуг акта (основание - акт, общий акт, счет (требование) на оплату), либо списком услуг, оплаченных документом оплаты.
Документ позволяет регистрировать возврат оплаты не на всю сумму акта, а на сумму произвольного набора услуг акта. Если необходимо оформить частичный возврат, то необходимо отредактировать суммы или количества услуг в табличной части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма возврата показывается в итогах под таблицей услуг.
При проведении документа начисляется оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется возврат оплаты.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.
На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала возврат денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по возврату.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ об изменении цен тарифа»
Документ используется для определения цен по тарифу. Документ определяет состав и стоимость основных услуг, т.е. тех услуг, которые будут начислены гостю при оформлении размещения по параметрам проживания.
Документ «Приказ об изменении цен тарифа» нужно использовать в случае заполнения нового тарифа или изменения цен и состава услуг существующего тарифа.
В шапке документа заполняются номер, дата документа и наименование тарифа, показывается имя автора приказа.
При выборе тарифа открывается справочник «Тарифы». Выбрать нужный тариф из справочника, можно дважды щелкнув мышью на строке, содержащей этот тариф. Выбор тарифа можно сделать и с помощью клавиатуры. Для этого нужно выделить нужную строку и нажать Enter.
Если изменяется существующий тариф, то после заполнение реквизита «Тариф» табличная часть будет заполнена услугами, входящими в данный тариф на дату приказа и рабочее время. При необходимости можно редактировать, удалять или добавлять услуги.
Кнопки «Изменить все вниз» (F5) и «Изменить все вверх» (Shift+F5) позволяют скопировать выбранное поле из данной строки табличной части в аналогичное поле всех строк соответственно ниже или выше выбранной.
Вы можете изменить цену в табличной части сразу в нескольких строках на определенную величину или процент. Для этого используется комбинация полей «Изменить:». В первом поле (выпадающее меню) выбирается способ изменения:
(%) - изменить на указанное число процентов.
(+/-) - изменить на указанное число.
(/) - разделить на указанное число раз.
(*) - умножить на указанное число раз.
Во втором поле указывается число, на которое нужно изменить. При нажатии на кнопку «Изменить вниз» цены в строках, находящихся ниже строки на которой стоит курсор, изменятся на указанное число. При нажатии на кнопку «Изменить вверх» изменятся соответственно строки выше выбранной строки.
Если флаг «Пока не изм. знач.» включен, то. при нажатии на кнопки «Изменить все вниз» или «Изменить все вверх», значения в выбранной колонке будут изменяться, пока не изменится значение в колонке с названием, выбираемым из предложенного списка. Процесс изменения значений на выбранное остановится как только сменится значение в выбранной в списке колонке. Если флаг выключен, то новое значение будет установлено во всех строках ниже или выше выбранной.
Для добавления новых услуг используется кнопка «Услуги» (F7).
При добавлении строки в табличную часть должны быть заполнены следующие реквизиты: услуга.
вид размещения; тип номера; цена;
ставка НДС;
