Глава 6 Справочники

Справочники для работы с клиентами

Справочник «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию об организациях (юридических лицах), с которыми работает гостиница и используется при выписке первичных документов: договоров, брони, счетов и т.д.



Иерархическая структура справочника имеет два уровня. То есть контрагентов можно объединять в группы. Это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.

В форме списка справочника имеются поля, в которых выводятся данные контрагента, на котором стоит курсор:

«Телефон» — телефонный номер



«Адрес» — почтовый адрес

«Кредит» — величина кредита контрагента; задается на закладке «Кредиты» на форме элемента;

«Долг - Оплачено» — разница на рабочую дату между стоимостью услуг, которые контрагент должен оплатить, и суммой оплаченных им услуг + остаток предоплаты. Сумма показывается в валюте взаиморасчетов с контрагентом.

Из формы списка справочника, нажав на кнопку «История работы» или F2, можно вызвать отчет по балансу взаиморасчетов с контрагентом или отчет по авансовой оплате брони. Отчеты будут сформированы для того контрагента, на котором стоит курсор.

Редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Контрагенты».

Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в группы. Доступ к той или иной группе полей выполняется выбором соответствующей закладки.

Для регистрации брони, путевок и курсовок от юридических лиц, необходимо создать группу «Заявители». Также необходимо заполнить ссылку на эту группу у константы «Группа контрагенты заявители», в параметрах конфигурации на закладке «Тарифы, Страны, Квоты, Контрагенты».

Контрагенты в группе «Заявители» удаляются регламентной процедурой «очистка базы данных» если дата регистрация контрагента в программе раньше даты границы периода хранимой истории и с контрагентом не работали в течение этого периода времени.

Закладка «Общие»

При вводе нового контрагента в справочник, первоначально заполняется закладка «Общие» с реквизитами «Название». «Полное наименование». «Юридический адрес». «Почтовый адрес». «Телефоны», «ИНН»



В реквизите «Название» следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках.

Официальное название контрагента указывается в реквизите «Полное наименование».

В реквизитах «Юридический адрес». «Почтовый адрес». «Телефоны» указывается соответствующая информация, если она имеется.

В реквизите «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика.

Реквизит «Головная организация» необходимо заполнить в случае, если контрагент является филиалом и в счет-фактуре. выданной данному контрагенту, в качестве покупателя должна быть указана головная организация.

Для регистрации нового контрагента нужно после заполнения реквизитов, размещенных на закладке «Общие», нажать на кнопку «Записать». После этого можно продолжить заполнение дополнительных закладок формы элемента справочника.

Закладка «Расчетные счета»

Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления расчетов в безналичном порядке. Для хранения информации о банковских счетах контрагента в конфигурации существует справочник «Расчетные счета», подчиненный справочнику «Контрагенты». Для удобства работы ввод и редактирование информации о расчетных счетах контрагента может осуществляться при помощи управляющих элементов закладки «Расчетные счета».

На закладке располагаются: список расчетных счетов контрагента

кнопки для управления списком банковских счетов: «Добавить», «Изменить», «Удалить», «Использовать».



Кнопка «Добавитъ» открывает пустой диалог «Сведения о банковском счете» для ввода информации о новом счете. В диалоге предлагается заполнить следующие реквизиты: «Наименование счета». «Номер банковского счета». «Наименование банка организации». «Корреспондентский счет». «БИК».



«Наименование счета» — это «внутреннее» название банковского счета, например, «валютный», «главный» и т.д. Это название будет выводиться в различных списках, когда требуется выбрать банковский счет.

Прямые расчеты. Большинство банков являются участниками прямых расчетов. В этом случае для оформления платежных документов указываются реквизиты банка, обслуживающего организацию. При вводе нового элемента справочника флажок «Прямые расчеты» первоначально установлен: предполагается, что банк организации является участником прямых расчетов в банковской системе Российской Федерации.

Если банковский счет открыт в филиале головного банка или расчеты ведутся через другой банк, с которым банк организации поддерживает корреспондентские отношения, флажок «Прямые расчеты» следует отключить.

В этом случае становятся доступными для редактирования элементы, объединенные в группу «Расчетный банк», в которые следует ввести реквизиты расчетного банка.

При нажатии на кнопку «ОК» выполняется контроль номера счета, номеров корреспондентских счетов и БИК основного и расчетного банка: проверяется допустимая длина номеров счетов и БИК и правильность указания номеров счетов и БИК по алгоритму проверки правильности расчета контрольного ключа. В случае какого-либо сомнения функция проверки выдает соответствующее сообщение в окно сообщений. Тем не менее, информация о банковском счете будет записана в справочник. В этом случае необходимо вернуться к редактированию элемента справочника и проверить правильность ввода номеров счетов и БИК.

Кнопка «Изменить» открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке.

Кнопка «Удалить», независимо от установки режима удаления в параметрах системы, удаляет счет из списка счетов закладки «Расчетные счета», одновременно помечая на удаление этот счет в справочнике «Расчетные счета».

Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять пометку на удаление.

Кнопка «Использовать», устанавливает счет используемым по умолчанию. В счетах требованиях на оплату указываются данные банковского счета контрагента, который установлен в режим использования по умолчанию. Такой банковский счет всегда показывается в первой (верхней) строчке списка банковских счетов контрагента.

Закладка «Кредиты»

На закладке «Кредиты» предлагается заполнить реквизиты «Валюта взаиморасчетов». «Валюта кредита». «Сумма кредита».



«Валюта взаиморасчетов» и «Валюта кредита» выбираются из справочника валюты. Число, вводимое в реквизит «Сумма кредита», показывает, на какую сумму данному контрагенту открыт кредит.

Закладка «Доп. инфо»

На закладке «Доп. инфо» можно ввести дополнительную информацию о контрагенте. Поле «Цвет контрагента в шахматке» позволяет выбрать цвет, которым в шахматке номерного фонда будет отмечаться бронь и размещения, у которых данный контрагент является заявителем.



История изменений элемента справочника сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме элемента справочника справа от кнопки поиска элемента в списке.

Замечание. Удалить запись о контрагенте можно только из одной специальной группы контрагентов, под условным названием «Корзина». Из других групп записи сначала переносятся в группу «Корзина», а потом, при необходимости, могут быть удалены.

Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные контрагенты».

Справочник «Гости»

Справочник «Гости» хранит «карточки» физических лиц. т.е гостей и заявителей гостиницы и используется при создании документов и печати отчетов.

Регистрация новых гостей и заявителей обычно происходит из форм брони и размещения. Новые гости создаются из формы списка справочника «Гости» только в группе «Черный список». Для создания регистрационной карточки гостя нужно включить вывод гостей по группам, войти в нужную группу и нажать Insert.



Чтобы найти гостя по фамилии можно встать на колонку «Имя в системе», по мере набора первых букв фамилии курсор будет позиционироваться в списке.

Вы можете искать гостя и по другим реквизитам, таким как: фамилия, имя, отчество, гражданство, вид документа, номер документа, номер визы. Для этого надо воспользоваться «отбором по значению».

В нижней части формы справочника, для выделенного курсором гостя, показана информация о последнем проживании гостя и «паспортные данные».

Иерархическая структура справочника имеет два уровня. Гостей можно объединять в группы, что может облегчить поиск нужного гостя при работе с документами.

Записи в справочнике снабжены пиктограммами для обозначения мужчин, женщин и руководителей групп.

Для того чтобы найти размещение или бронь, по которым последний раз проживал или планировал проживать выбранный гость, можно воспользоваться кнопкой «Найти документ» или нажать Ctrl+Shift+F3.

Для того чтобы распечатать полную историю проживаний выбранного гостя, воспользуйтесь кнопкой «История проживаний».

Редактирование сведений о госте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Гости».

Диалог организован в виде картотеки. Сведения о госте объединены в группы. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.

На всех закладках видимыми полями являются:

Системное имя гостя - имя гостя, как оно используется в системе. Системное представление образуется из фамилии гостя и первых букв его имени и отчества. Количество букв, которые сохраняются в имени и отчестве гостя, задаются константой «Количество букв в сокращениях». Если значение этой константы равно нулю, то имена и отчества не сокращаются.

Реквизиты «Количество проживаний», «Заезд», «Выехал», «Оплатил по», «Проживал в номере», «Регистрационный номер». Эти реквизиты заполняются автоматически, при проведении соответствующих документов, и хранят историю своих изменений со ссылками на документы, которыми эти изменения были вызваны. Для того чтобы просмотреть историю реквизита нужно выбрать пункт меню «Действия», подпункт «История значения». Реквизиты «Планируемый выезд» можно устанавливать вручную при заезде гостя или регистрации брони.

Закладка «Основные»

На закладке «Основные» заполняются реквизиты: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Гражданство», «Дата рождения», «Пол». «Телефон», «ИНН», флажок «Руководитель группы».

¦ф1 Карточка гостя:Проживагощие.АРХИПКИНА О. П. (10.12.2004)

Основные 1 Удостоверение | Адреса | Дети дс 14 лея 1 Примечания 1 Имя в системе: (архипкина 0. П. «L ИІ в: Проживающие Фамилия: |Ц.Н1!1.1Ы!1!М Имя: [Ольга Дтчество: 1 Петровна Гражданство: ІР0ССИЯ |...| Лата рождения: |08 07.19G8 \ш\ Пол: (Женский U Номер путевки: 1 ІелеФон: 1 03.01.03 21:25 ИНН 1- Кол-во про ж. 1 5 Заезд: 109.12.2004 (14:00 План, выезд |13.12.2004 [а||12:00 Прож. в ном.: |109 |-J Выехал: 102.11.2004 112:00 Оплатил по |12.12.2004 (12:00 ?К 1 Закрыть 1 Сеид, о регистр. | эланки 1 Т ИПЫ ГОСТЯ 1

Реквизит «Имя в системе» автоматически заполняется после ввода фамилии, имени и отчества (количество букв в сокращении имени и отчества задается в настройке системы).

Реквизит «Гражданство» имеет кнопку «... », с помощью которой можно выбрать из списка страну. При создании нового гостя автоматически подставляется страна, заданная в константе «Базовая страна».

Реквизиты «Оплатил по» заполняются системой автоматически в процессе оплаты проживания. Однако, в программе предусмотрена возможность изменения этих реквизитов вручную.

Закладка «Удостоверение»

На закладке «Удостоверение» заполняются реквизиты «Вид документа». «Серия». «Номер». «Дата выдачи», «Кем выдан», «Воинское звание».



Вид документа удостоверяющего личность, который должен устанавливаться по умолчанию, можно указать в настройках параметров программы на закладке «Документы удостоверяющие личность. Способы разделения оплаты» отдельно для граждан базовой страны и иностранных граждан.

«Воинское звание» заполняется в том случае, если в реквизите «Вид документа» подставлен один из видов воинских документов.

Если страна гражданства гостя не базовая. То на форме доступен флажок «Начислять разовый сбор с иностранца». Если флажок включен и в настройках параметров программы заполнена константа «Услуга — разовый сбор с иностранного гостя», то гостю, при заезде, будет начислен разовый сбор.

Выставлять флажок вручную не обязательно, т.к. при заезде гостя задается вопрос «Нужно брать сбор?». При ответе «Да», флажок включается и гостю будет начислена стоимость услуги, которая определена в константе.

Закладка «Адреса»

На закладке «Адреса» заполняются поля «Место рождения» и «Фактический адрес жительства». Оба поля имеют кнопки «... », нажав на которые можно открыть доступ к справочникам стран, городов и т.д. Закладка доступна для гостей базовой страны и гостей из стран с безвизовым режимом, которым не выписываются миграционные карты.



Подсказки в форме заполнения адреса работают только для России в случае, если был загружен Всероссийский Классификатор Адресов. Файлы классификатора можно найти, например, на дисках информационно-технического сопровождения, подписка на которые открыта в фирме «1C» и у всех авторизованных франчайзи. Для загрузки файлов адресного классификатора предусмотрена регламентная процедура «Загрузка справочников». Файлы адресного классификатора не обязательно загружать полностью. Адреса могут быть загружены по регионам. Для того чтобы выбрать загружаемые регионы, необходимо воспользоваться обработкой «Настройка параметров конфигурации». На закладке «БД, Адреса, Цены, Подбор» есть кнопка «Регионы», нажав на которую можно выбрать загружаемые регионы (Enter или Двойной щелчок мышью на нужном регионе).

При включенном флажке «Нужна регистрация» в счет гостю, при заезде, добавляется стоимость регистрации (5 рублей для гостей из СНГ и России) при сроке проживания до 15 суток. При сроке проживания более 15 суток гости из СНГ, исключая россиян, платят за регистрацию 300 рублей). Если первоначально гость был поселен на срок менее 15 суток, то при продлении проживания и включенном флажке «Нужна регистрация» в счет гостя будет добавлена стоимость регистрации (300 рублей). Для того, чтобы программа начисляла стоимость регистрации должны быть созданы соответствующие услуги в справочнике «Услуги». Кроме этого, в настройках параметров конфигурации должны быть заполнены константы «Регистрация на срок менее 15 суток» и «Регистрация на срок более 15 суток».

Закладка «Дети до 14»

На закладке «Дети до 14» заносятся данные о прибывших вместе с гостем детях в возрасте до 14 лет. Эти данные используются при печати бланка временной регистрации в графе «вместе с ним (ней) зарегистрированы дети до 14 лет».

Закладка «Миграционная карта»

Данные миграционной карты для иностранных гостей заносятся в закладку «Миграционная карта». Закладка «Миграционная карта» появляется для гостей, у которых в реквизите «Гражданство» указана страна, которая не совпадает с базовой страной.

Если гость прибыл из-за пределов России, то необходимо выставить соответствующий флажок.



Закладка «Виза»

Визовые данные по иностранным гостям заносятся в закладку «Виза». Закладка «Виза» появляется для гостей, у которых в реквизите «Гражданство» указана страна, которая не относится к группе безвизовых стран.

Реквизиты на этой закладке не хранят историю изменений, однако, если гостю делается запись в журнал регистрации иностранных граждан, то визовые данные и данные миграционной карты сохраняются в записях журнала. Регламентированные отчеты для ОВИР работают по журналу регистрации иностранных граждан и покажут историю изменения визовых данных и данных миграционных карт гостей.

.......................,І.І,Ш.ЦЦ.І.ІІИИЩД | Jal*]

0 l^^?

Основные I Удостоверение j Мигредисннея кврге Виза j Примечания j

Им: ч в системе: |АРХИПКИНА 0. П. й| Л| Б: Проживающие Виг .а: (123132065 Виг іа выдана. 01.11.2004 ЗБ] В® >а дней: | 90 Виг іа с: ([10.11.2004 13 по: j07.02.2005 [§]

Кол-во прож.: Г= Заезд: 109.12.2004 |14:00 План, выезд: 113.12.2004 [§|]|12:00 Прож. в ном.: И У Выехал: 102.11.2004 |і2:00 Оплатил по: |і 2.12.2004 |і2:00 OK I Закрыть I Свид. о регистр. | Бланки | Tипы гостя |

Закладка «Примечания»

На закладке «Примечания» заносятся дополнительные сведения о госте, его e-mail и источник информации, из которого гость узнал о гостинице. К дополнительным сведениям относится, например, информация о гостях, занесенных в «черный список» и т.д.



Для гостей занесенных в «черный список» появляется флажок «Запретить селить». Если он выключен, то при поселении такого гостя программа выдаст предупреждение, о том. что гость находится в «черном списке», но позволит завершить процедуру поселения. Если флажок включен, то поселить такого гостя будет невозможно.

При включении флажка «Обязательно сообщать» сообщение набранное в поле с дополнительной информацией будет показано портье, если при вводе нового гостя у него совпадут фамилия и инициалы.

Флажок «Руководитель группы» выставляется в случае, если все административные вопросы по размещению прибывшей группы гостей, должны решаться через регистрируемого гостя. В форме документа «Размещение» и в форме списка справочника «Гости» руководители группы отображаются пиктограммами людей с поднятой вверх рукой.

На всех закладках показывается наименование группа из справочника, в которой в данный момент находится запись о госте.

На каждой закладке присутствуют кнопки «Свид. о рег.» и «Бланки» для получения печатных форм «Свидетельства о регистрации» (Форма № 3). «Анкеты» (Форма № 1-Г) и заявления.

История изменений элемента справочника сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме элемента справочника справа от кнопки поиска элемента в списке.

Замечание. Удалить запись о госте можно только из одной специальной группы гостей под условным названием «Корзина». Из других групп записи сначала переносятся в группу «Корзина», а потом, при необходимости, могут быть удалены.

Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные». Аналогичным образом создается группа с условным названием «Заявители» для физических лиц. от которых поступают заявки на поселение, группа с условным названием «Новые» для гостей, паспортные данные которых не занесены в справочник, группа «Черный список» для неблагополучных гостей, группа «Проживающие» и группа «Выехавшие».

Справочник «Типы гостей»

Справочник содержит перечень типов гостей. Используется для определения произвольных характеристик (качеств) присущих гостям. Примеры типов гостей: иностранец, ребенок, инвалид, турист. ?ІР и т.д. Гость может одновременно принадлежать к произвольным типам.



Типы могут быть назначены любому гостю, зарегистрированному в системе. Для этого в форме элемента справочника «Гости» необходимо нажать кнопку «Типы гостей» (F6). Выбранные «качества» гостя сохраняются в справочнике «Характеристики гостей», который подчинен справочнику «Гости».

Типы могут быть назначены любому тарифу, зарегистрированному в системе. Для этого в форме элемента справочника «Тарифы» необходимо нажать кнопку «Типы гостей» (F6). Выбранные «качества» тарифа сохраняются в справочнике «Характеристики тарифов», который подчинен справочнику «Тарифы».

Типы гостей могут использоваться для:

предоставления скидок/наценок (см. приказ о вводе скидок наценок);

фильтрации тарифов при выборе из справочника при поселении и бронировании (см. справочник тарифов), ведения списка социальных показаний для путевок и курсовок (см. путевки и курсовки).

Справочник «Утраченные документы»

Справочник содержит реквизиты утраченных документов удостоверяющих личность. При поселении гостей программа автоматически проверяет реквизиты гостя в справочнике и показывает предупреждение, при обнаружении совпадения.

Реквизиты утраченный документов удостоверяющих _ |П| х| Закрыть (FI 2) Ы Добавить диапазон номеров (F6) |

? |Вид документа | Серия Номер 3 г- Паспорт РФ 61 195180 ? ІА Паспорт РФ 61 135181 3 IJ Паспорт РФ 61 135182 111 Паспорт РФ 61 135183 и Паспорт РФ 61 195184 и Паспорт РФ 61 195185 и Паспорт РФ 61 195186 и Паспорт РФ 61 195137 ІА Паспорт РФ 61 135188

Для добавления данных о диапазоне номеров утраченных документов используйте процедуру «Добавить реквизиты утраченных документов» в меню «Сервис» или кнопку «Добавитъ диапазон номеров» на форме списка справочника.

й Добавить реквизиты утраченный документов

ОА ОА 0 ^

Добавить в базу реквизиты утраченных

документов удостоверяющих личность

Вид документа: Серия: FI омер документа с: Примечание: (аз І811789 по: (8П790 (811789 - 811790) (украдень)

ІЗаграі-

Справочники ведения Номерного фонда

Справочник «Номерной Фонд»

Справочник «Номерной фонд» предназначен для хранения списка всех имеющихся в гостинице номеров, а также для определения характеристик номера (тип номера, количество мест).

В справочнике предусмотрена многоуровневая структура. Это позволяет, при необходимости, объединять номера в группы, а группы, в свою очередь, в более крупные группы. Например, номера можно объединить в группы по этажам, корпусам, либо по любому другому признаку.

Замечание. Один и тот же номер не может принадлежать одновременно двум различным группам.

JslE hi т нВ % еИь gsBBt7

Номерной фонд а I Закрыть [F12) | Размещение | Q | Прожив. | Состояния) Квоты |©|(^|ИЁі| Выселить | LJ | Номер | Последнее размещение Т ип номера М... е. LJ Номерной Фчнд j Корпус 1 и I 1 Этаж и 101 Двухместный 2 j ~r 102 Двухместный 2 и 103 Т рехместный 3 j 104 Двухместный 2 и 105 Т рехместный з Ч E L E

При вводе нового номера в номерной фонд в форме элемента нужно указать тип номера, количество мест, и дату ввода номера в эксплуатацию.

Реквизит «Тип номера» заполняется путем выбора значения из выпадающего окошка с элементами справочника «Типы номеров».

Реквизит «Количество мест» содержит максимальное количество человек, которое гостиница планирует селить в этот номер.

Дата ввода номера в эксплуатацию заполняется автоматически при создании нового элемента. Эта дата учитывается в отчетах при расчете количества доступных мест за указанный в отчете период.

Дата вывода номера из эксплуатации заполняется автоматически при переносе элемента в группу «Корзина». Это специальная группа для хранения удаленных номеров. Номера из этой группы не показываются при подборе подходящего номера и не учитываются в отчетах, построенных на период после «даты вывода» номера.

Замечание. Номера показываются в порядке кодов. Для изменения этого порядка, а также для переноса номера из одной группы в другую, нужно пользоваться обработкой «Управление порядком номеров», которая вызывается по нажатию Shift+F5. После окончания редактирования положения номеров в списке нужно вызывать обработку «Авт. уст. порядка номеров в НФ» из меню «Сервис».

Форма списка справочника «Номерной фонд» содержит кнопки — «Закрытъ», «Размещение», «Сводка по состоянию номера», «Проживающие», «Состояния», «Квоты» , «Не оплаченные телефонные разговоры из номера», «Печать справочника», «Управление порядком номеров», «Выселитъ», «Отмена выселения».

Кнопка «Размещение» (Ctrl+Shift+F3) позволяет открыть форму документа размещение, по которому в выбранном номере на рабочую дату и время проживают гости. Если в номере проживают несколько гостей и они были оформлены разными документами, то сначала будет показан список, где нужно выбрать нужного гостя.

Замечание. Для пользователя с интерфейсом «Портье» нажатие Enter на выбранном номере срабатывает так же как и нажатие на кнопку «Размещение», т.е. открывает документ размещение, которым был поселен гость в этот номер.

Кнопка «Сводка по состоянию номера» (F2) открывает отчет «Карточка номера».

Кнопка «Проживающие» (Ctrl+F2) имеет два выбора. При выборе «Сегодня» будет показан отчет о проживающих в номере за весь день. При выборе «На текущее время» будет показан отчет о проживающих в данный момент.

С помощью кнопки «Состояния» можно распечатать список состояний выбранного номера на рабочую дату и время.

С помощью кнопки «Квоты» можно определить, в какие квоты входит данный номер.

С помощью кнопки «Печать не оплаченных тел. разговоров» можно распечатать список не оплаченных на рабочую дату и время телефонных разговоров из выбранного номера или группы номеров.

С помощью кнопки «Печать справочника» можно распечатать список номеров с выбранными реквизитами.

Кнопка «Выселить» (Shift+F8) служит для проведения процедуры выселения. Если гость в номере жил не один, то будет предложен список гостей, в котором нужно отметить тех, кого надо выселить. Если после выселения у гостя остался долг, то будет выведено предупреждение.

Непосредственно после того, как нажали кнопку «Выселитъ», появляется кнопка «Отмена выселения», которая позволяет отменить последнее выселение. Эта кнопка предусмотрена на случай, если ошиблись в выборе номера при выселении. См. также Главу 4, раздел «Выселение гостей».

Если включить флажок «Без удаленных», то в списке номеров не будут показаны номера, помеченные на удаление или выведенные из эксплуатации.

Замечание. При включенном фильтре «Без удаленных» позиционирование в списке по мере набора номера происходит только сверху вниз.

Подбор подходящих номеров

Справочник «Номерной фонд» имеет дополнительную форму для подбора подходящих (свободных) номеров. Из документов «Размещение» и «Резервирование» форма вызывается по нажатию кнопки «Подбор подходящих номеров» и при выборе меню «Что свободно».



При открытии из документа требуется заполнить таблицу «Выбранные номера». Строки из этой таблицы перейдут в табличную часть документа. Двойным щелчком мыши по строке таблицы выбранных номеров открывается меню. Если выбрать пункт «Удалить номер», то будет удалена выбранная строка. Если выбрать пункт «Выбрать номер», то в параметрах отбора, поля «тип номера» и «вид размещения» будут заполнены значениями из выбранной строки, и список подходящих номеров будет перестроен на новые параметры.

В параметрах отбора указывается период, на который нужно подобрать номера - реквизиты «Дата/время с» и «Дата/время по». Указываются также «тип номера», «вид размещения» и «квота». Значения полей «Тип номера», «Вид размещения» и «Квота» задается выбором значений из соответствующих справочников. При этом в табличной части формы останутся номера, удовлетворяющие заданным признакам, свободные на заданный период. Если поле в отборе оставить пустым то оно не будет учитываться при подборе номера.

При отборе номеров можно также учесть состояние номера. Свойства номеров перечислены в справочнике «Свойства номеров». Состояние номера — это произвольное свойство, характеризующее номер на указанном промежу тке времени. Состоянием может быть ремонт номера, наличие в номере недостатков, либо, например, вид на море из окна номера.

Рядом с параметрами отбора показан список учитываемых при отборе состояний номеров («Учит, состояния»), В этом списке галочками отмечены те состояния, которые учитываются при построении списка подходящих номеров. Если, например, у свойства «Телефон» выключен флажок, то в список попадут и номера с телефоном, и номера без телефона. Если же этот флажок включить, то в список попадут только номера в которых есть телефон.

После того, как изменили параметры отбора, нужно нажать на кнопку «Пересчитать» (F7), и список будет построен по новым параметрам.

Замечание. Если вы изменили только набор учитываемых состояний и не меняли другие параметры отбора, то можно просто дважды щелкнуть по списку состояний, и список подходящих номеров будет перестроен, причем быстрее, чем по нажатию на кнопку «Пересчитать», т.к. в этом случае программа проверяет только состояние номеров и не перепроверяет занятость и резервирование.

В списке подходящих номеров 4 колонки. В первой показано собственно наименование номера.

В колонке «Есть» перечислены свойства номера, причем отображаются только те свойства, у которых включен флажок «Показывать в форме подходящего номера» и заполнено сокращенное название свойства (см. раздел «Справочник Свойства»).

В колонке «Статус» показывается:

1. количество занятых (#) и свободных (О) мест в номере. Если мест в номере больше 10, то выводится строка (X/Y), где X - число занятых мест в номере, Y - общее число основных мет в номере;

2. Если на период отбора в номере кто-либо проживал, то показывается пол проживающего (Ж - женщина, М -мужчина. ? - неизвестен). Если на период отбора в номере зарезервированы места, то резервирование отображается буквой 'р' + пол гостя. Невыехавшие гости отображаются буквой 'н' + пол гостя. В скобках указан код-ISO страны гражданства гостя, если страна отлична от константы «Базовая страна». Если в номере проживают несколько гостей из одной страны одного пола, то эти гости отображаются строкой «(s)nP»_ где s - код-ISO страны гражданства гостя, п - количество таких гостей, Р - пол гостей.

3. Период времени, когда номер был последний раз на уборке.

4. Дата и время освобождения номера последним выехавшим гостем.

5. Дата планируемого выезда и количество занимаемых мест не выехавшими гостями.

6. Дата первого, после планируемого выезда резервирования.

При определении даты и времени, когда номер был последний раз на уборке и даты и времени последнего освобождения номера программа просматривает историю назад от даты начала периода отбора на количество дней, которое указывается в настройках параметров программы на закладке «БД, Адреса. Подбор. Цены». При поиске резервирований позже даты планируемого выезда гостя данные также просматриваются вперед на число дней, которое указывается в настройках параметров программы.

В колонке «Тип номера» показан тип номера.

По кнопке «Сводка по состоянию номера» (F2) открывается отчет «Карточка номера» для выбранного курсором номера.

По кнопке «Состояния» (Ctrl+F2) показывается отчет по состояниям выбранного номера на текущие дату и время

Кнопка «Что показывать» (F8) последовательно переключается по трем состояниям. Сначала на ней написано «Такой же тип» и при нажатии на эту кнопку список подходящих номеров будет построен таким образом, что будут показаны все номера, выбранного в параметрах отбора типа, в том числе, и занятые номера, и зарезервированные. Надпись на кнопке сменится на «Все номера».

При следующем нажатии отключится фильтр по типу номера и будут показаны все номера в номерном фонде, кроме тех, что были отфильтрованы по состоянию. Надпись на кнопке смениться на «Подх. номера».

При следующем нажатии список подходящих номеров вернется к исходному состоянию, т.е. будут показаны только свободные номера, удовлетворяющие параметрам подбора.

Существует облегченная форма подбора подходящего номера. Эта форма предназначена для быстрого выбора свободного номера при поселении или оформлении резервирования. Эта форма открывается при переходе в поле «Номер» в табличной части документа. Список подходящих номеров на этой форме строится по параметрам из строки табличной части документа, из которой был вызван выбор номера. С помощью кнопок «ТН». «ВР» и «ДО» можно изменить соответственно «тип номера», «вид размещения» или «дату по». По нажатию на одну из этих кнопок снова откроется форма документа, который вы оформляли, но курсор будет стоять на том поле, которое нужно изменить. После изменения нужно снова щелкнуть или перейти клавишей Tab в поле «Номер». При этом список подходящих номеров будет перестроен по новым параметрам.

Изменить список учитываемых состояний можно нажав кнопку «Фильтр» (F6): вам будет показан список, где галочками отмечены состояния, которые учитываются при подборе.

Справочник «Типы номеров»

Справочник предназначен для хранения списка типов номеров номерного фонда гостиницы. Используется при заполнении соответствующих реквизитов в документах и справочниках.



Справочник позволяет группировать типы номеров в группы. В реквизите «Наименование» указывается название типа номера. В реквизите «Кол-во мест» указывается количество основных мест в номере. Реквизит «Порядок сортировки» позволяет упорядочить типы номеров в списке в нужной последовательности.

Внимание: Если в течение периода эксплуатации программы вы изменили группировку типов номеров, например переместили тип номера из одной группы в другую или добавили новую группу типов номеров, то обязательно выполните процедуру автоматической установки порядка номеров в номерном фонде (меню «Сервис/Авт. уст. порядка номеров в НФ» в интерфейсе администратора программы). Если эта процедура выполнена не будет, то функция подбора подходящих (свободных) номеров будет работать не правильно при установке фильтра по группе типов номеров.

Справочник «Виды размещения»

Справочник хранит список возможных видов размещений гостей. Например: «дополнительная кровать», «место», «номер».

Виды размещения я Я I Щ Щ Е- В Of

Справочник используется при заполнении соответствующих реквизитов в документах, справочниках. Для элемента справочника указывается:

наименование;

весь номер (весь номер занимается или нет — значения «да»/«нет»);

количество занимаемых мест.

Если в реквизите «Весь номер» стоит «Да», то реквизит «Количество мест» закрыт для ввода.

Возможно создание видов размещений, по которым количество мест равно нулю. Примером может являться вид размещения «совместное проживание». Такой вид размещения имеет смысл вводить, если стоимость, например двухместного номера, занятого семьей, отличается от суммы стоимостей двух мест в этом номере в случае проживания в нем совместно, по виду размещения «место», двух «чужих» друг другу людей.

Справочник заполняется вручную при настройке работы системы, новая строка вводится нажатием кнопки «Новая строка» на панели кнопок или клавишей «Ins». Для редактирования ранее введенной строки нужно дважды щелкнуть на соответствующем элементе справочника.

Справочник «Статусы строк брони»

Справочник хранит список возможных статусов строк бронирующих документов. Статусы позволяют разделять бронь на подтвержденную и не подтвержденную. Учитывать причины отмены брони. Для каждого статуса нужно указать действует ли бронь с этим статусом или нет. Если реквизит «Активно» установлен в «Да», то бронь с таким статусом будет действовать. Иначе бронь будет снятой.



Справочник «Виды путевок»

Справочник хранит список возможных видов путевок и курсовок. Может использоваться как дополнительный разделитель учета в отчетах по реализации путевок и курсовок.



Справочник «Времена суток»

Справочник «Времена суток» обычно используется при работе с гостями в пансионатах или санаториях. В справочник вносят типичные времена заезда или выезда гостей, например: завтрак -10:00, обед -14:00, ужин -19:00.

При работе портье могут не вводить времена вручную, а выбирать из списка подходящие. Такой выбор гарантирует правильное начисление гостям услуг питания.

В пансионатах, с точки зрения терминологии, принято говорить, что гость проживает, например, с завтрака (утра) понедельника по ужин (вечер) пятницы. Явное указание времени заезда или выезда обычно не используется.

Справочники ведения номенклатуры услуг

Справочник «Услуги»

Справочник предназначен для хранения списка услуг, оказываемых гостям и сторонним посетителям в гостинице.

Используется при заполнении соответствующих реквизитов в документах и справочниках.



Справочник имеет два уровня. Это позволяет объединять услуги в группы, что облегчает и ускоряет поиск нужной услуги, при заполнении соответствующих реквизитов в документах.

В справочнике указываются:

наименование;

секция;

единица измерения услуги;

валюта;

цена;

ставка НДС; ставка НП; тип услуги; период; расчетный час; вид расчета;



«Наименование» услуги вводится вручную.

Реквизит «Секция» выбирается из выпадающего списка значений справочника «Секции» и позволяет «привязать» текущую услугу к той или иной секции (отделу). Указывать секцию не обязательно.

Реквизит «Ед. изм.» — единица измерения услуги — нужен для «читаемости» некоторых отчетов. Для услуги «Проживание» можно написать «сутки» или «полусутки», для услуги «Завтрак» — «раз». Заполнять реквизит не обязательно. Цена услуги вводится вручную. Если услуга основная, т.е.будет начисляться гостям по тарифу проживания, то цену услуги можно не указывать, т.к. она будет переопределена в приказах об изменении тарифа.

Если включен флажок «Пересчет цены при изменении суммы», то в документах оказания услуг при изменении суммы услуги будет пересчитываться цена. Если флажок выключен, то будет пересчитываться количество.

Включите флажок «Разрешить менять цену», чтобы в документах, которыми регистрируется оказание дополнительных услуг, пользователи могли редактировать цену. Если флажок выключен, то в документы подставится цена из справочника. Изменить цену в документе будет не возможно. Флажок не действует на основные услуги, которые начисляются по тарифу проживания, т.е. у таких услуг цену менять нельзя в любом случае.

Включите флажок «Печать в счетах отдельной строкой», чтобы печатать услугу в счетах. Если флажок выключен, то услуга не будет печататься в счетах. Действует только при использовании режима «Печать в счетах одной строкой», который включается флажком в тарифе.

Флажок «Ввод суммы с НП» действует для услуг, у которых свободная цена (флажок "Разрешить изменять цену" включен) и включен режим пересчета цены при изменении суммы. При выборе такой услуги программа просит указать сумму. Если сумма по услуге известна с налогом с продаж, то флажок должен быть включен. Иначе -выключен.

Если включен флажок «Спрашивать доп. информацию при подборе в счета», то при регистрации услуги пользователю будет показано диалоговое окно для ввода дополнительной информации по этой услуге. Введенная доп. информация сохраняется в поле описание и печатается в счете.



«Тип услуги» может принимать одно из трех значений: «периодическая», «разовая», «разовый сбор». Значение выбирается из выпадающего списка.

Если тип услуги установлен в значение «разовый сбор» то услуга добавляется только один раз - при заезде. Начисление происходит только если услуга определена в приказе по тарифу или является значением констант определяемых в настройках конфигурации на закладке «Услуги» в разделе «Разовые сборы».

«Вид расчета» может быть указан только для периодических услуг и определяет алгоритм расчета количества услуги по периоду проживания гостя, периоду услуги и расчетному часу. Значение выбирается из выпадающего списка.

Реквизит «Ставка НДС» — налог на добавленную стоимость — принимает значения: 20%, 18%, 10%, 9%, «Без налога (НДС)», выбирается из выпадающего списка значений.

Реквизит «Ставка НП» — ставка налога с продаж — выбирается из выпадающего списка значений. Ставки налога с продаж определяются в справочнике «Ставки НП».

В поле реквизита «Период» вводится временной промежуток, через который оказывается данная услуга. Значение выбирается из выпадающего списка, заполняется для периодических услуг.

В поле реквизита «Расчетный час» вводится время выполнения услуги, заполняется вручную для периодических услуг.

Ввод описанных реквизитов или их редактирование осуществляется комбинацией клавиш (Shift+Enter) или после двойного щелчка на поле.

Флажок "Оказание разносить по дням" нужно включить, если необходимо, чтобы при оказании этой услуги документом "Доп. услуги по дням", при расчете оказания услуг за период, услуга попадала в те дни, которые указаны в документе. Услуга должна быть периодической и у нее должен быть указан расчетный час. Расчетный час является временем, которое принимается временем оказания услуги.

Флажок "Оказание разносить по минутам" нужно включить, если необходимо, чтобы оказание услуги разносилось по периодам согласно числу минут, которое попадает в каждый из периодов. Оказание для последнего периода рассчитывается как разность между общей суммой за услугу и суммой, приходящейся на предыдущие периоды.

Справочник редактируется вручную. Добавить новую группу можно с помощью кнопки «Новая группа» (Ctrl+F9), новая услуга добавляется при нажатии кнопки «Новая строка» (Ins). Удалить услугу можно только из одной специальной группы услуг, под названием «Удаленные». Из других групп услуги сначала переносятся в группу «Удаленные», а потом при необходимости могут быть удалены.

Замечание. Группа, условно названная «Удаленные», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные». Аналогично должна быть заведена группа «Специальные», в которую входят услуги: «Проживание», «Телефонные переговоры», «Телевизор», «Холодильник», «Опоздание». «Бронь», «Дополнительное место».

Если пользователя интересует список тарифов, в которые входит данная услуга, то для этого нужно нажать кнопку «Тарифы».

Виды расчета периодических услуг:

Проживание суточное - используется для расчета продолжительности проживания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч, то к суткам добавляем количество часов между временем выезда и р/ч. Если получается разница больше 6 часов, то добавляем пол-суток, если получается разница больше 12 часов, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период - сутки.

Проживание по пол. суток - используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч более чем на 6 часов, то к суткам добавляем полсуток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период - сутки.

По расчетному часу - используется для расчета проживания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 тоже только до р/ч следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч, то если получается разница больше значения константы «часов бесплатно», то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период сутки.

Проживание почасовое - используется для расчета проживания без расчетного часа. Если гость жил меньше, чем сутки (период услуги), то начисляются 1 сутки, если больше, то почасовой расчет. Во всех остальных случаях почасовой расчет.

Переходы - количество переходов через расчетный час за период проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги.

Питание - количество переходов через расчетный час за период проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги. Отличие от вида расчета «переходы» в том, что если гость заехал до расчетного часа проживания и до расчетного часа услуги питания, то первый переход пропускается. Т.е.

если расчетный час проживания 12:00, расчетный час питания 08:00, и если гость заехал в 01:00 на 1 сутки, то питание ему будет начислено только на дату выезда.

Целое - считается целая часть от частного между продолжительностью проживания и периодом услуги

Полное - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги всегда округляется вверх до целого значения. Например 2.1 до 3

Точное - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги.

Округлять - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги, округляется до целого по обычным правилам округления (1.5 -> 2)

Округлять вниз - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги округляется, причем 1.5 -> 1, а 1.6 -> 2.

Справочник «Наборы услуг»

Наборы услуг используются в договорах, размещении и бронировании при определении списка услуг, которые оплачивает контрагент и при работе с общими актами, для определения списка услуг, которые попадут в акт.

Сгруппировав некоторые услуги в набор вы можете указать, что, например, услуги из этого набора будут оплачены контрагентом, а все остальные услуги будут оплачены гостями.

Набор можно использовать в документе «Общий акт». Обычно в «Общий акт» подбираются не оплаченные размещения. При этом к оплате попадают все услуги, начисленные по этим размещениям. Если в «Общем акте» выбрать набор услуг, то к оплате останется только сумма, начисленная по услугам из этого набора, (см. также документ «Общий акт»)

Наборы можно группировать. Любая услуга может одновременно входить в несколько наборов услуг.

Оплата услуг

Справочник «Способы оплаты»

Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет гостиницы, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.

Все способы оплаты, принятые в Вашей организации, должны быть добавлены в справочник. После этого, при формировании счетов. Вы сможете выбирать нужный из выпадающего списка.

Тип способа оплаты, определяет как суммы будут проводиться по фискальному регистратору. В ФР определены четыре типа оплаты. Первый тип оплаты — наличные, остальные типы не увеличивают сумму наличных в ККМ.

Если вы не используете фискальные регистраторы, то и в этом случае можно установить, например, для способа оплаты «VISA» тип оплаты 2, тогда суммы оплаты по визе не будут увеличивать сумму наличности в кассе по отчету кассовой смены в программе. Если вы не используете пластиковые карты, то реквизит тип оплаты можно оставлять пустым. Пустое значение типа способа оплаты аналогично выбору типа «Наличные».



Флажки на форме способа оплаты:

«По ККМ» - определяет, будут ли счета, оплаченные по этому способу оплаты проводиться по ККМ. Т.е. все счета выписанные с этим способом оплаты будут привязаны к ККМ установленной на рабочем месте, и в конце смены все эти счета попадут в отчет кассовой смены. Если на рабочем месте используется фискальный регистратор, то при проведении счета с таким способом оплаты будет пробит чек на ФР.

«Не изменяет выручку по кассе в X и Z отчетах» - используется у способов оплаты для счетов на возврат и счетов, которые зачитывают внесенный залог. Если включен, то счета на возврат, проведенные этим способом оплаты, будут «проходить» по ККМ (флажок по ККМ включен), но не будут уменьшать сумму наличных в кассе и не будут пробиваться по фискальному регистратору. Использование данного флажка имеет смысл только при включенном в настройках параметров конфигурации режиме контроля над возвратами.

• «Оплата включает налог с продаж» - если флажок включен, то счета выписанные с таким способом оплаты будут учитывать налог с продаж.

• «Доступен в документах внесения/выплаты залогов» - если флажок включен, то этот способ оплаты можно выбрать в документах «Внесение залога» и «Выплата залога».

• «Зачитывает залог в счет оплаты услуг» - если флажок включен и если в документах «Счет» и «Счет по доп. услугам» выбрать такой способ оплаты, то сумма залога на счету гостя будет зачтена в оплату услуг этого счета.

• «Нужно вводить доп. информацию» - если флажок включен, то при выборе такого способа оплаты программа потребует ввести дополнительную информацию. Типичным примером такого способа оплаты является кредитная карта, при выборе которой нужно вводить номер карты и код авторизации. Дополнительная информация выводится в аудиторском отчете «Аудит оплаченных услуг».

• «Кредитная карта» - включите флажок, если этот способ оплаты какой-либо кредитной картой. Для каждого вида кредитных карт, которые вы принимаете к оплате, нужно создавать свой способ оплаты. Удобно в качестве наименования способа оплаты использовать наименование вида кредитной карты. Флажок учитывается при выгрузке данных в бухгалтерию.

• «Тип карты» - заполняется только если нужно вести раздельный учет оплаты услуг по типам кредитных карт, и в отчете кассовой смены получать итоги отдельно по этим типам. Если оставить поле незаполненным, то в отчете кассовой смены будет только общий итог по кредитным картам без разделения по типам; и, при выборе этого способа оплаты, тип кредитной карты нужно будет выбрать вручную.

Процент отчислений сторонней организации заполняется, если часть стоимости услуг оплаченных данным способом отчисляется какой-либо другой организации, например, банку обслуживающему кредитные карты. Сумма отчислений считается аудиторскими отчетами по выписанным счетам.

Способы оплаты, при выборе на формах документов, сортируются по коду.

Справочник «Типы кредитных карт»

Справочник обслуживаемых организацией типов кредитных карт. Примеры: Visa. Diners Club. Cirrus. American Express. ... При регистрации карт необходимо указать вид карты: Карта с магнитной полосой. Смарт-карта. Для разных видов карт регистрируется разный набор параметров платежа. Набор параметров, которые регистрируются при оплате услуг кредитными картами зависит от физического вида кредитной карты:

1. Карты с магнитной полосой - обычные кредитные карты. Регистрируются: Номер карты. Имя на карте. Срок действия. Код авторизации. Номер операции

2. Смарт-карты - кредитные карты с чипом. Регистрируются: Номер карты. Код банка (отделения). Номер счета. Сертификат карты клиента. Сертификат терминала.

Справочник «Способовразделения оплаты»

В этом справочнике определяется список используемых способов разделения оказанных услуг на услуги, оплачиваемые контрагентом и услуги, оплачиваемые самими гостями. Разделение оплаты можно указывать только при размещении или бронировании от контрагента.

Способы разделения оплаты базируются на перечислении видов разделения оплаты:

• Всё контрагент - все услуги, которые будут оказаны гостям контрагента, будут им оплачены;

• Всё гостъ - за всё платит гость;

• Контрагент по тарифу - Контрагент оплачивает только основные услуги по тарифу. За всё остальное платит гость

• Контрагент сумму по брони - контрагент оплачивает указываемую сумму за основные услуги по всем размещениям на основании брони. Разницу оплачивают сами гости. Сумма и валюта указываются у брони на закладке «Параметры». Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.

• Контрагент сумму за сутки - контрагент опл. указанную сумму в сутки (без НП) за основные услуги. Разницу оплачивают сами гости. Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.

• Гостъ сумму за сутки - гость оплачивает указанную сумму в сутки (с НП) за основные услуги. Разницу оплачивает контрагент. Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.

• Контрагент процент по тарифу - контрагент оплачивает процент от суммы за основные услуги по тарифу.

• Контрагент набор услуг - контрагент оплачивает услуги, которые входят в выбранный набор услуг.

• Гостъ набор - гость оплачивает только те услуги, которые входят в выбранный набор услуг.

Способы разделения оплаты можно группировать и по группам настраивать права доступа пользователей.



Содержание раздела

---