Глава 5 Отчеты

В этой главе описана работа с отчетами в конфигурации. Отчеты вызываются из меню «Отчеты» в интерфейсах «Администратор программы». «Портье». «Начальник службы размещения». «Кассир». «Этажная служба».

Любой отчет имеет экранную форму ввода параметров и печатную форму. На экранной форме отчета задаются параметры отбора данных. На печатной форме показывается таблица отчета.

Печатная форма отчетов формируется по нажатию кнопки «ОК» (Ctrl+Enter) или «Сформировать» (F2). Если используется кнопка «ОК», то экранная форма отчета закрывается после появления печатной формы. Если используется кнопка «Сформировать», то экранная форма отчета остаётся открытой. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть экранную форму отчета без формирования печатной формы. Закрыть печатную форму отчета с клавиатуры можно при помощи клавиши F12 (если используется операционная система Windows 2000. 2003 или ХР).

Реквизиты даты на экранных формах отчетов можно заполнять с клавиатуры или выбирать из календаря, который появляется при нажатии на кнопку выбора «... » или на F4. Если на форме отчета вводится период, то для удобного выбора периода нажмите F8. Чтобы очистить дату нужно выделить значение и нажать на Delete. Чтобы заполнить поле формы из справочника или журнала, нужно нажать на кнопку выбора «... » или F4 и выбрать нужный объект. Очистить поле можно нажатием на кнопку «X» справа от поля или при помощи комбинации клавиш Shift+F4 (действует и у тех полей, у которых справа нет кнопки «X»).

После того, как отчет сформирован, на некоторых ячейках можно вызвать расшифровку - детализацию данных, содержащихся в ячейке. Расшифровка вызывается двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на ячейке отчета, над которой курсор принимает форму «лупы».

В зависимости от того, на какой ячейке вы вызываете расшифровку, из отчета могут быть открыты: другой отчет, который детализирует данные, выведенные в выбранной ячейке; форма документа, номер и дата которого показаны в отчете; форма элемента справочника, который показан в отчете.

Кнопка «Обновить» на сформированных отчетах запускает формирование отчета заново с текущими значениями параметров. Кнопка «Настройка» открывает форму отчета и позволяет изменить параметры отбора данных.

Любые отчеты реализованные в программе могут быть переопределены на пользовательские версии. Для этого нужно сохранить отчет реализованный в программе как внешнюю обработку. Внести нужные изменения и сохранить файл в папку .\ExtForms\Om4embi базы данных с именем . KxtKorms ОтчетыНмяОтчета.егІ таким, как отчет называется в конфигураторе.

Отчеты по загрузке.

Отчет «Справка о наличии свободных мест»

Обработка формирует список свободных номеров по каждому типу номера в виде прайс-листа гостиницы. Список свободных номеров формируется за период.

Цены по услугам выбранного тарифа показываются на дату и время начала выбранного периода. Все цены показываются в валюте тарифа.

Отчет «Загрузка НФ за период»

Выводит количество доступными или занятых номеров или мест номерного фонда гостиницы на указанный период по дням или по минутам.

Загрузка номерного фонда оценивается по договорам, заявкам, резервированиям и размещениям, с учетом состояния номеров.

Под доступными понимаются свободные номера, не на ремонте, не на уборке и т.д., т.е. не заблокированные. Под занятыми понимаются номера в которых проживают гости, забронированные номера, номера которые заблокированы.

Далее идет подробная информация по количеству занятых, забронированных, свободных номеров или мест. Отчет печатает требуемое по договорам, заявкам и брони на данный период количество номеров/мест и количество номеров/мест, которые останутся свободными. Если включен переключатель «по дням», то отчет выводит загрузку номерного фонда по дням. Если включен переключатель «по минутам», то отчет выводит загрузку номерного фонда по периодам с точностью до минут.

Информация в следующих строках относится к выбранному типу номера.

Всего мест = Сколько есть всего номеров/мест в номерном фонде

Заблокировано мест = Сколько заблокировано номеров/мест по состояниям, т.е находятся на «ремонте», «уборке», «в аренде»;

• Всего мест (без заблокированных) = Сколько есть всего номеров/мест за минусом тех, которые заблокированы по состояниям, т.е находятся на «ремонте», «уборке», «в аренде»;

• Использовано номеров/мест = Сколько было занято номеров/мест проживающими в течение суток;

• Свободно на сутки номеров/мест = Количество свободных в течение ПОЛНЫХ суток номеров/ мест;

• Требуется мест по резерву = Максимальное количество зарезервированных номеров/мест;

• Требуется номеров/мест по заявкам = максимальное требуемое количество номеров/мест по заявкам и договорам;

• Остается свободных номеров/мест = Свободно на сутки - Требуется по резервированиям - Требуется по заявкам;

• Количество гостей = Максимальное количество одновременно проживающих гостей;

• Гостей по резерву = Максимальное количество гостей по резерву (резервирования, путевки, курсовки);

• Заявлено гостей = Максимальное заявленное количество гостей (пост, заявки, заявки);

• Загрузка = (Занято/Всего (без заблокированных)) в процентах;

• Загрузка с бронью = количество занятых номеров/мест увеличивается на количество мест, требуемое по заявкам и резервированиям;

• Заезд номеров/мест = Сколько номеров/мест были заняты в этот день;

• Заезд по резерву = Сколько номеров/мест будут заняты в этот день по резерву;

• Заявленный заезд = Сколько номеров/мест будут заняты в этот день по заявкам и договорам;

• Заезд гостей = Сколько человек заезжает в этот день;

• Заезд гостей по резерву = Сколько человек заезжает в этот день по резерву;

• Заявленный заезд гостей = Сколько человек заезжает в этот день по заявкам и договорам;

• Выезд номеров/мест = Сколько номеров/мест были освобождены в этот день;

• Выезд по резерву = Сколько номеров/мест будут освобождены в этот день по резерву;

• Заявленный выезд = Сколько номеров/мест будут освобождены в этот день по заявкам и договорам;

• Выезд гостей = Сколько человек выезжает в этот день;

• Выезд гостей по резерву = Сколько человек выезжает в этот день по резерву;

• Заявленный выезд гостей = Сколько человек выезжает в этот день по заявкам и договорам;

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

По строкам с информацией по количеству гостей, по резервированиям, по заблокированным номерам, заезду, выезду можно вызвать соответствующий отчет с детальной информацией. При этом, если дважды щелкнуть по названию строки, отчет будет построен за весь период, а если выбрать клетку, то отчет будет построен на соответствующий день.

Заблокировано мест - вызывается отчет по состояниям номеров;

Свободно на сутки номеров/мест - отчет по свободным номерам;

Требуется мест по резерву - отчет по резервированиям;

Требуется номеров/мест по заявкам - отчет по заявкам;

Количество гостей - отчет по проживающим гостям;

Гостей по резерву - отчет по резервированиям;

Заявлено гостей - отчет по заявкам;

Заезд номеров/мест - отчет по реальному заезду;

Заезд по резерву - отчет по планируемому заезду;

Заявленный заезд - планируемому заезду;

Заезд гостей - отчет по реальному заезду;

Заезд гостей по резерву - отчет по планируемому заезду;

Заявленный заезд гостей - отчет по планируемому заезду;

Выезд номеров/мест - отчет по реальному выезду;

Выезд по резерву - отчет по планируемому выезду;

Выезд по заявкам - отчет по планируемому выезду;

Выезд гостей - отчет по реальному выезду;

Выезд гостей по резерву - отчет по планируемому выезду;

Выезд гостей по заявкам - отчет по планируемому выезду;

Отчет может быть сформирован из форм документов «Заявка», «Резервирование», «Путевка» и «Курсовка». В этом случае количество свободных номеров/мест может служить критерием возможности выделения брони или подтверждения заявки.

Отчет «Загрузка НФ на дату и время»

Отчет выводит данные о загрузке и использовании номерного фонда гостиницы на выбранную дату и время.

Отчет можно формировать по выбранной группе номеров. Если группа не выбрана, то отчет формируется по всем номерам в номерном фонде, не помеченным на удаление.

Загрузка НФ может рассчитываться по номерам из выбранной квоты. Если квота не указана, то отчет формируется по всем номерам, не входящим ни в одну из квот.

Отчет выводит данные по загрузке по типам номеров в порядке кодов типов номеров. Коды типов номеров можно редактировать в справочнике типов номеров с авторизацией администратора программы.

Отчет рассчитывает общее количество номеров и мест в номерном фонде гостиницы на выбранные дату и время, число заблокированных номеров и мест, число проживающих гостей и число занятых гостями номеров и мест. Также рассчитывается число свободных номеров и мест как разница между общим количеством номеров и мест, числом заблокированных номеров и мест и числом занятых номеров и мест.

Пользователь может выбирать, какие данные по загрузке показывать в печатной форме.

Если на форме отчета включен флажок «Показывать данные по резервированиям», то отчет рассчитывает количество требуемых по резервированиям, путевкам и курсовкам номеров и мест и рассчитывает количество свободных номеров и мест без брони как разницу между количеством свободных номеров и мест и количеством требуемых номеров и мест по резерву.

Если на форме отчета включен флажок «Показывать данные по заявкам», то отчет рассчитывает количество требуемых по заявкам и договорам номеров и мест и рассчитывает количество свободных номеров и мест без брони как разницу между количеством свободных номеров и мест и количеством требуемых номеров и мест по заявкам.

Если включен флажок «Показывать данные по заезду и выезду», то отчет рассчитывает планируемое количество заезжающих и выезжающих гостей, номеров и мест за период с выбранного времени до 24:00 часов выбранной даты. В заезд и выезд НЕ ВКЛЮЧАЕТСЯ заявленная бронь.

Пользователь может формировать печатную форму отчета с данными только по номерам, по местам или по номерам и местам одновременно.

Включите флаг «Итоги по группам типов номеров», чтобы отчет сформировал сводную загрузку по группам типов номеров.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Пользователь может вызывать детальные отчеты по сводным цифрам на печатной форме отчета при помощи двойного щелчка мышью или нажатия клавиши Enter на интересующем его поле. Ниже приводится список полей на форме отчета и названий детализирующих отчетов.

Всего номеров или мест - Шахматка;

Заблокировано номеров или мест - Номера и состояния;

Занято номеров или мест - Занятые номера;

Живет человек - Номера и гости;

Свободно номеров или мест - Свободные номера;

Требуется по резерву - Резервирования;

Требуется по заявкам - Заявленная бронь;

Свободно номеров или мест без брони - Свободные номера;

Выезд номеров, мест, человек - Если дата отчета раньше рабочей даты, то выводится отчет Реальный выезд, иначе Планируемый выезд;

Заезд номеров, мест, человек - Если дата отчета раньше рабочей даты, то выводится отчет Реальный заезд, иначе Планируемый заезд;

Отчет «Занятые номера»

Отчет показывает список занятых номеров за выбранный период времени. Номера, в которые гости поселены на основании договоров, объединены в группы по контрагентам и договорам, остальные номера показаны в группе «Свободное поселение». На форме отчета можно установить фильтр по группе номеров или типу номера, по которым выводить информацию.

Если включить флажок «По квоте», то можно выбрать квоту, по которой строить отчет. Если квота не выбрана, то отчет строится по номерам, не входящим ни в одну из квот.

Если включить флажок «Не показывать заблокированные номера», то в отчет не попадут номера, в которых живут гости и которые находятся «на уборке», «на ремонте», «аренде» и т.д.

Если включить флажок «Показывать полностью занятые номера», то в отчет не попадут номера, в которых есть хотя бы одно свободное место на протяжении выбранного периода времени.

В отчете для каждой группы указывается:

количество занятых номеров и мест;

занятые номера. (У номера в скобках указаны максимальное за выбранный период количество занятых мест/количество всего мест в номере).

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Ячейки с наименованием номера - Проживающие в номере;

Договор - Форма договора;

Отчет «Свободные номера»

Отчет показывает список свободных номеров за выбранный период. Если флажок «Показывать полностью свободные номера» включен, то в отчет попадут номера, в которых в течение периода отчета были свободны все основные места. Если флажок выключен, то в отчет попадут номера, в которых в течение периода отчета было хотя бы одно свободное основное место.

Если флажок «Не показывать заблокированные номера» выключен, то в этот список попадут заблокированные номера - такие как, например, номера «на ремонте», «на аренде» и т.д.

Если флажок «Не учитывать резервирование» включен, то в список свободных номеров попадут зарезервированные номера. Если флажок выключен, то отчет не покажет зарезервированные номера.

На форме отчета можно установить фильтр по группе номеров, типу номера или группе типов номеров.

Если включить флажок «По квоте», то можно выбрать квоту, по которой строить отчет. Если квота не выбрана, то отчет строится по номерам, не входящим ни в одну из квот.

В печатной форме отчета, рядом с наименованием номера, в скобках, указано сколько мест занято/всего в номере. Если номер заблокирован, то показывается наименование блокирующего состояния.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Ячейки с наименованием номера - Проживающие в номере;

Отчет «Карточка номера»

Отчет вызывается из форм списков «Номерного фонда» по кнопке ^ I или клавише F2.

Показывает текущее состояние выбранного номера. В шапке отображается список свойств, которыми обладает номер, и, если есть, список телефонов в номере. Далее идет информация о проживающих гостях; если гость уже выселен, то он не будет показан. Показываются только не выселенные гости. Отчет показывает кто, по какому виду размещения и на какой период проживает в номере. Гости сгруппированы по «Размещению», в правой части показана сумма долга. Непосредственно из отчета можно вызвать карточку гостя. Для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя. Также двойным щелчком мыши по номеру документа можно открыть «Размещение», которым гость был поселен.

Если на номер есть активные резервирования, то показывается секция отчета по «Резервированиям», где показано, кто и на какой срок резервировал номер.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Список свойств - отчет по состояниям номера;

Номер размещения - форма размещения;

Номер брони - форма брони;

Имя гостя - карточка гостя;

Отчет «Планируемый выезд»

Отчет формирует список гостей из выбранной группы номеров или выбранного типа или группы типов номеров, которые планируют выехать в течение указанного периода времени.

Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список гостей по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список планируемого выезда по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список гостей планирующих выехать из номеров выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список гостей планирующих выехать из номеров, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

Список планируемого выезда может быть сформирован как для реально проживающих гостей (включите флажок «по гостям»), так и по брони (включите флажок «по резерву» или «по заявкам»).

Отчет выводит итоги по типам номеров или номерам. Какие итоги показывать определяется флажками на форме отчета.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Договор - форма договора;

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма размещения, резервирования, путевки или курсовки;

Отчет «Планируемый заезд»

Отчет формирует сводку по планируемому заезду за указанный период.

Планируемый заезд рассчитывается по заявкам, договорам, резервированиям, путевкам и курсовкам. Отчет рассчитывает требуемое на выбранный период количество номеров и мест, количество заезжающих человек в разрезе договоров и типов номеров.

На форме отчета можно отбирать данные по заезду по договорам, типам номеров и квотам. При вводе заявок и договоров Вы можете не указывать типы номеров и виды размещений. Пустые значения рассматриваются как «номера любого типа» и «по любому виду размещения» соответственно. Не выбрав типа номера и включив флажок «По типу номера» вы получите фильтр по заезду по не указанному типу номера.

Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список гостей по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список планируемого заезда по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список планируемого заезда гостей в номера выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список планируемого заезда гостей в номера, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

Отчет выводит итоги по типам номеров или номерам. Какие итоги показывать определяется флажками на форме отчета.

Отчет автоматически учитывает ввод на основании (списание). Т.е. если вы создадите резервирование на основании заявки, то программа автоматически скорректирует данные о планируемом заезде так, чтобы избежать двойного счета. Это справедливо и для размещения гостей по брони. Если по заявке на 10 номеров уже заехали гости и заняли два номера, то планируемый заезд по такой заявке будет равен 8 номеров.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Договор - форма договора;

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма договора, заявки, размещения, резервирования, путевки или курсовки;

Отчет «Резервирование»

Отчет показывает список резервирований для выбранного номера или группы номеров на указанный период. Если номер не выбран, то отчет формируется по всем номерам. Если период не указан, то для выбранного номера будут выведена вся история резервирований. Если выбрать тип номера, то отчет будет сформирован по этому типу номера. Также можно выбрать тариф, вид размещения и квоту.

Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список активной брони по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список активной брони в номерах выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список активной брони в номерах, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

Если по резервированию гостя уже поселили, то в отчете будет добавлена строка, выделенная красным цветом с информацией о размещении.

Отчет позволяет отбирать все брони, только действующие, не использованные, т.е. те по которым не было заезда гостей.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Договор - форма договора;

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма резервирования, путевки, курсовки и размещения (если списание);

Отчет «Заявленная бронь».

Отчет формирует сводку по заявленной брони на указанный период. Заявленная бронь регистрируется договорами, заявками, строками резервирований без указания номера, строками путевок и курсовок без указания номера.

Договора (постоянные заявки) позволяют вводить данные о постоянно занятых номерах или местах для учета планируемой загрузки номерного фонда. В постоянной заявке вы можете указать, что в течение срока действия договора от заявителя постоянно будут заезжать гости и им должно быть предоставлено определенное количество номеров или мест. Также вы должны указать, сколько суток в среднем будут проживать гости.

На форме отчета можно отбирать данные по договорам, типам номеров, квотам, тарифам и видам размещений.

При вводе заявок и договоров вы можете не указывать типы номеров, виды размещений и тарифы. Пустые значения рассматриваются как «номера любого типа», «по любому виду размещения» и «тариф не указан» соответственно. Указав пустое значение типа номера и отключив флажок «по всем типам номеров» вы получите фильтр по брони с не указанным типом номера.

Отчет выводит итоги по типам номеров, заявителям, договорам. Можно отключить вывод детальной информации по строкам бронирующих документов.

Отчет позволяет отбирать все брони, только действующие, не использованные, т.е. те по которым не было заезда гостей.

Отчет учитывает ввод на основании (списание). Т.е.. если вы создадите резервирование на основании заявки, то списывающая строка резервирования будет распечатана красным наклонным шрифтом.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Номер брони - Форма брони;

Имя гостя - Карточка гостя;

Договор - Форма договора;

Отчет «Фактический заезд»

Отчет выводит информацию о фактическом заезде гостей. Информация выводится за указанный период.

Данные сортируются по номерам или типам номеров и далее в порядке возрастания времени заезда.

Можно указать договор, по которому размещены гости. Если договор оставить пустым, то в отчет попадут только гости размещенные без договора - по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключить, то отчет будет формироваться по всем договорам.

Можно указать интересующую группу номеров или номер гостиницы. Можно формировать отчет по типу номера или группе типов номеров.

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует заезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

Можно открыть карточку гостя непосредственно из отчета, для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя в ячейке. Также можно открыть формы размещения и договора.

Включите флажок «Без переселений», чтобы в отчет не попадали переселения гостей из номера в номер. При включенном флажке отчет покажет только список заехавших гостей. При выключенном флажке отчет покажет список заехавших гостей и переселение.

Отчет можно формировать по всем гостям, гостям по брони, гостям с улицы или гостям, за которых платит заявитель.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Договор - форма договора;

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма размещения;

Отчет «Фактический выезд»

Отчет выводит информацию о фактическом выезде гостей. Информация выводится за указанный период.

Данные сортируются по номерам или типам номеров и далее в порядке возрастания времени выезда.

Можно указать договор, по которому размещены гости. Если договор оставить пустым, то в отчет попадут только гости размещенные без договора - по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключить, то отчет будет формироваться по всем договорам.

Можно указать интересующую группу номеров или номер гостиницы. Можно формировать отчет по типу номера или группе типов номеров.

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует выезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

Можно открыть карточку гостя непосредственно из отчета, для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя в ячейке. Также можно открыть формы размещения и договора.

Включите флажок «Без не выселенных», чтобы в отчет не попадали гости, которые задержали продление и еще не выселены.. При включенном флажке отчет покажет только список фактически выехавших гостей. При выключенном флажке отчет покажет список выехавших гостей и гостей, которые должны были выехать, но их не выселили и не продлили.

Отчет можно формировать по всем гостям, гостям по брони, гостям с улицы или гостям, за которых платит заявитель.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Договор - форма договора;

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма размещения;

Отчет «Карта использования номерного фонда».



Отчет выводит карту занятости номеров во времени. По вертикали показываются номера, по горизонтали - дни. Для каждого номера те дни. в которые номер был занят, закрашены зеленым цветом; дни. в которые номер был зарезервирован, закрашены синим, заблокирован - серым.

Карту номерного фонда можно показывать для выбранной группы номеров или номера, по типу или группе типов номеров.

Для небольших гостиниц форму отчета удобно использовать для организации работы службы размещения. На форме отчета закладками выбирается действие, которое будет выполнено по двойному щелчку мыши или по нажатию клавиши Enter на ячейках отчета. Например, если выбрана закладка «Поселить», то двойной щелчок мыки на свободной ячейке отчета для номера 123 и даты 07.05.2003 откроет форму нового размещения с заполненной строкой документа.

Номера в карте можно группировать по группам номерного фонда или по типам номеров.

По умолчанию в карте показываются только резервирования. Если включить флажок «Заявки», то отчет будет автоматически распределять заявленную бронь по номерам.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

из зеленой области, т.е. когда в номере проживали, вызывается документ «Размещение», которым было оформлено поселение.

из синей области, показывающей резервирование, вызывается документ «Резервирование». «Заявка». «Путевка» или «Курсовка», которым этот номер был забронирован.

Отчет «Шахматка».

Показывает «шахматку» номерного фонда. Информация о номерах выводится по состоянию на выбранные дату и время.



Белым цветом отмечены свободные номера. Синим - зарезервированные. Серо-зеленым - заявленные. Зеленым -занятые номера. Если номер освобождается сегодня, то он отмечается желтым цветом, если завтра, то сине-зеленым. Заблокированные номера отмечены красным цветом.

Если у контрагента заполнить реквизит «Цвет контрагента в шахматке», тогда размещения и бронь данного контрагента в шахматке будет отмечаться данным цветом.

Отдельные номера в шахматке можно отмечать цветом. Для этого необходимо открыть закладку «Добавить цвет», выбрать цвет с помощью кнопки «Выбрать цвет» и «раскрасить» нужные номера двойным щелчком левой клавиши мышки. «Раскраска» номеров сохранится при следующем открытии шахматки.

При включенном флажке "Заявки" отчет отображает заявленную бронь. В заявленной брони номера не указываются, поэтому отчет автоматически распределяет заявки по номерам. В первую очередь заявленная бронь распределяется по оптимальным номерам. Под оптимальным понимается номер, который освобождается наиболее "близко" к дате и времени планируемого заезда по заявке. Если есть перебронирование (overbooking), то в конце списка номеров выводится секция "Перебронирование". В этой секции по типам номеров показывается заявленная бронь, которая не может быть распределена по номерам НФ.

Для каждого номера показывается когда освободился номер, информация о невыселенных гостях, резервы будущих периодов, состояние номера (если он заблокирован). По активным размещениям показывается пол и ФИО гостя, сроки проживания, по активной брони - сроки бронирования и заявитель.

При выключенном флажке "ФИО" отчет показывает краткую информацию по каждому номеру без фамилий гостей и времени в периодах.

Ряд закладок сверху формы позволяет выбрать действие, которое будет выполнено по двойному щелчку мыши или нажатию клавиши Enter на ячейках формы отчета. Например: Если необходимо создать новое резервирование, то выберите закладку "Зарезервировать", выберите подходящий номер и нажмите Enter на ячейке номера. Откроется форма резервирования номеров с одной строкой, где будет выбран номер и дата заезда.

«Шахматку» можно показывать для выбранной группы номеров, по типу или группе типов номеров.

Кнопка «Обновитъ» на форме отчета позволяет пересчитать шахматку на текущее время. На форме отчета можно «сдвигать» расчет «шахматки» по дням. Пересчитать «шахматку» на дату и время, указанные на форме отчета, можно по кнопке «Пересчитать».

На форме, в поле «Показывать» нужно указать по сколько гостей показывать в ячейке. Если указать, что показывать, например, по два человека на номер, а в номере живет три или более, то в клетке будут показаны фамилии только первых двух гостей.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Подробную информацию по номеру можно получить дважды щелкнув верхней части соответствующей клетки. При этом откроется отчет «Карта номера» и, если есть заявка, отчет «Заявленная бронь».

Отчеты по гостям.

Отчет «Гости по документу»

Отчет формирует список гостей, которым были начислены, пересчитаны или оплачены услуги в течение выбранного периода.

Можно отбирать гостей:

поселенных по документу (договору, брони, путевке, курсовке, размещению)

свободно размещенных, т.е. не на основании брони или договора

размещенных без договора

всех за период.

Выводится период проживания гостя, номер, в котором жил гость, сумма за бронирование, длительность проживания, сумма за проживание, сумма за доп. услуги, общая сумма по гостю. Если установлен фильтр по какой-либо услуге, то также выводится колонка с количеством этой услуги.

В колонку «Бронь и проч.» попадает стоимость основных услуг с включенным флажком «Печать в счетах отдельной строкой». Примеры таких услуг: бронь, агентское вознаграждение и т.д.

Пользователь может указывать валюту отчета. Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.

Пользователь может выбрать способ отбора услуг и, следовательно, гостей:

Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным услугам», то отчет учтет все услуги оказанные гостям за выбранный период времени и соответственно покажет только тех гостей, которым были оказаны услуги в течение периода отчета.

Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным заявителям услугам», то отчет учтет все услуги, которые оказаны контрагентам по способам разделения оплаты, указанным в размещениях, за выбранный период времени.

Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным гостям услугам», то отчет учтет все услуги, которые оказаны гостям по способам разделения оплаты, указанным в размещениях, за выбранный период времени.

Если выбрать способ «Формировать отчет по оплаченным услугам», то отчет учтет все оплаченные услуги за выбранный период времени.

Если выбрать способ «Формировать отчет по услугам оплаченным заявителями», то отчет учтет все услуги оплаченные контрагентами, за выбранный период времени. При этом услуги и суммы оплаченные гостями в отчет не попадут.

Если выбрать способ «Формировать отчет по услугам оплаченным гостями», то отчет учтет все услуги оплаченные гостями за выбранный период времени. Суммы оплаченные контрагентами в этом случае в отчет не попадут.

Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным услугам», то отчет учтет все не оплаченные услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.

Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным заявителями услугам», то отчет учтет все не оплаченные контрагентами услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.

Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным гостями услугам», то отчет учтет все не оплаченные гостями услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.

Если включен флажок «Только заехавшие гости», то в отчет попадут только те гости, которые заехали в указанном на форме отчета периоде.

Флажок «Учитывать суммы по дополнительным услугам», если выключен, позволяет не показывать суммы по дополнительным услугам на форме отчета. При этом суммы по дополнительным услугам также не учитываются в итоговой колонке отчета.

Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периода отчета. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период с 01.07 по 31.07, то при выключенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.

При двойном щелчке мышью на колонке «Сумма» формируется детальный баланс взаиморасчетов по текущему размещению за выбранный на форме отчета период.

В конце отчета выводится итоговое количество местодней, номеродней, гостей, человек.

Чем отличается «итого гостей» и «итого человек» в отчете?

Если один и тот же человек за период отчета проживал в гостинице несколько раз, например три, то программа посчитает, что за период отчета было три гостя и один человек.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Имя гостя - карточка гостя;

Период - форма размещения;

Количество - форма размещения;

Итоговая сумма по строке - детальный баланс взаиморасчетов текущего размещения.

Отчет «Долгожители».

Отчет формирует список гостей, которые на рабочую дату проживают в гостинице более чем указанное число дней.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Имя гостя - карточка гостя;

Основание - форма размещения;

Отчет «Номера и гости»

Отчет формирует, в зависимости от типа отчета, либо список гостей, проживавших в выбранном номере или группе номеров, либо список гостей с паспортными данными, либо список номеров, в которых проживал гость или группа гостей за указанный период времени.

Если выбран тип отчета «Кто проживал в номере», то отчет группирует данные по номерам и затем по гостям. Гости показываются в порядке их даты заезда.

Если выбран тип отчета «Гости с паспортными данными», то отчет группирует данные по номерам и затем по гостям. Гости показываются в порядке их даты заезда. Дополнительно к наименованию гостя выводятся паспортные данные.

Если выбран тип отчета «Где проживал гость», то отчет группирует данные по гостям в алфавитном порядке и затем по номерам. Номера показываются в порядке заездов гостя.

Список гостей можно фильтровать. На закладке «Основные» можно задать отбор по договору, по номеру или группе номеров, по гостю, по типу или группе типов номеров, по квоте или группе квот. На закладке «Дополнительные» - по тарифу или группе тарифов, по виду размещения, по стране или группе стран гражданства, по типу гостя.

Если флажок «По договору» выключен, то фильтр по договорам отключен. Если флажок включен, а договор не выбран, то отчет отбирает «свободно размещенных» гостей. Если договор выбран, то отчет покажет гостей которые проживали по выбранному договору.

Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует заезд/выезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.

На закладке «Дополнительные» можно указать 2 произвольных фильтра или отбора данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита гостя и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.

При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.

*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;

ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;

*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.

Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры.

Отчет выводит итоги по количеству гостей, человек и номеров. Если человек заезжал, например, два раза в течение периода отчета (два разных размещения), то он будет учтен 1 раз в итогах «Человек» и 2 раза в итогах «Гостей».

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Непосредственно из отчета можно двойным щелчком открыть форму документа, которым гость был размещен. Если дважды щелкнуть по гостю, то откроется карточка гостя.

Имя гостя - карточка гостя;

Основание - форма размещения;

Отчет «Печать зарегистрированных гостей»

Отчет предназначен для вывода (печати) данных гостей, зарегистрированных в гостинице за выбранный период времени.

Отчет выводит все данные о госте, дату и время регистрации в программе, документ, которым гость был зарегистрирован, номер в котором последний раз проживал или планировал проживать гость, реальные или планируемые даты последнего (на рабочую дату) заезда и выезда.

Форму отчета можно открыть из справочника «Гости» кнопкой «Печать справочника».

Отчет позволяет фильтровать гостей по стране или группе стран гражданства, по заявителю или группе заявителей, договору с контрагентом, номеру или группе номеров, где проживал или планировал проживать гость.

На закладке «Дополнительные» можно указать 5 произвольных фильтров или отборов данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита гостя, указать отношение (=. >. <, >=. <=. <>) и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ГГГГММДД (например 20021017). Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.

При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.

*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;

ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;

*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.

В этом случае имеет смысл указывать только отношения = или <>.

Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры.

Отчет «Анкета»

Отчет предназначен для печати специализированной формы №3 анкеты гостя, размещенного в гостинице. Можно распечатать уже заполненную анкету. Для этого нужно на форме элемента или в форме списка справочника «Гости» нажать кнопку «Бланки» и выбрать из меню пункт «Анкета».

Распечатать анкету также можно из размещения, для этого нужно встать на строку с нужным гостем, нажать на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Анкета».

Отчет «Заявление»

Отчет предназначен для печати заявления на имя директора на размещение гостя. Можно распечатать уже заполненное заявление. Для этого нужно на форме элемента или в форме списка справочника «Гости» нажать кнопку «Бланки» и выбрать из меню пункт «Заявление».

Распечатать заявление также можно из размещения, для этого нужно встать на строку с нужным гостем, нажать на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Заявление».

Отчеты по взаиморасчетам.

Отчет «Курсы валют»

Данный отчет показывает историю курса выбранной валюты по датам из указанного промежутка времени. Отчет можно получить для валют из справочника «Валюты». Если валюта не выбрана, то отчет печатается по всем валютам.

Отчет «Должники»

Отчет выводит информацию о гостях, имеющих долг перед гостиницей.

Предусмотрено два режима формирования отчета:

Можно сформировать список должников на дату и время, указанные на форме отчета.

Можно сформировать список должников, проживавших в течение выбранного периода. Долги программа рассчитывает на указанные на форме дату и время.

Если указать одинаковые дату и время начала периода и дату и время конца периода проживания, то отчет покажет должников проживавших на выбранный момент времени.

Отчет может быть сформирован только в основной валюте.

В режиме отбора «по долгам гостей» отчет рассчитывает долги гостей по размещению. В режиме отбора «по долгам контрагентов» отчет рассчитывает долги контрагентов по размещению. В режиме отбора «по общим долгам» отчет рассчитывает общие долги по размещениям.

Долг по размещению может быть отрицательным. В этом случае гостиница должна гостю.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

В форме отчета двойной щелчок мыши (Enter) на номере размещения или имени гостя открывает соответственно форму размещения или карточку гостя.

Г ость - карточка гостя;

Размещение - форма размещения;

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость»

Отчет формирует оборотно-сальдовую ведомость по гостям.

Можно отбирать гостей поселенных по договору или от заявителя.

Можно отбирать услги по набору услуг или группе или элементу справочника "Услуги".

Отчет «Детальный баланс по договору»

Отчет показывает детальный баланс взаиморасчетов по всем размещениям, созданным на основании выбранного договора. По каждому документу «Размещение» распечатывается список оказанных и оплаченных услуг, история внесения и списания залогов.

Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному договору и все размещения, созданные по выбранному договору. Если период указан, то в отчет попадут размещения, дата которых лежит внутри периода и услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.

Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.

При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.

Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет историю внесений и списаний и баланс залогов по каждому размещению.

Если по договору регистрировались авансовые платежи контрагента (предоплата), то отчет покажет историю внесения и списания и баланс предоплаты по договору.

Кнопка «Краткий» на печатной форме отчета формирует краткий баланс взаиморасчетов по выбранному договору.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Двойной щелчок мыши или нажатие Enter на оказанной/оплаченной сумме откроет форму документа, которым эта услуга была оказана или оплачена;

Имя гостя - карточка гостя;

Номер размещения - форма размещения;

Номер договора - форма договора;

Отчет «Краткий баланс по договору».

Отчет показывает сводную информацию по балансу взаиморасчетов по выбранному договору.

Для каждой услуги печатается строка с «оказанной» и «оплаченной» суммами.

Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному договору и все размещения созданные по выбранному договору. Если период указан, то в отчет попадут размещения, дата которых лежит внутри периода и услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.

Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.

Отчет печатает итоги (баланс). Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями.

При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.

Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет баланс залогов по всем размещениям.

Если по договору регистрировались авансовые платежи контрагента (предоплата), то отчет покажет баланс предоплаты по договору.

Кнопка «Детальный» на печатной форме отчета формирует детальный баланс взаиморасчетов по выбранному договору.

Отчет «Детальный баланс по размещению».

Отчет показывает детальное состояние взаиморасчетов по выбранному размещению. По каждой строке размещения распечатывается список оказанных и оплаченных услуг. В конце отчета распечатывается история внесения и списания залогов.

Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному размещению. Если период указан, то в отчет попадут услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.

Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями. Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.

При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.

Если гости по размещению вносили залоги, то отчет покажет историю внесений и списаний и баланс залога по размещению.

Кнопка «Краткий» на печатной форме отчета формирует краткий баланс взаиморасчетов по выбранному размещению.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Двойной щелчок мыши или нажатие Enter на оказанной/оплаченной сумме откроет форму документа, которым эта услуга была оказана или оплачена;

Имя гостя - карточка гостя;

Номер размещения - форма размещения;

Отчет «Краткий баланс по размещению».

Отчет показывает сводную информацию по балансу взаиморасчетов по выбранному размещению.

Для каждой услуги печатается строка с «оказанной» и «оплаченной» суммами.

Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному размещению. Если период указан, то в отчет попадут услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.

Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.

Отчет печатает итоги (баланс). Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями.

При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.

Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет баланс залогов по размещению.

Кнопка «Детальный» на печатной форме отчета формирует полный отчет по взаиморасчетам по выбранному размещению.

Отчет «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами»

Отчет формирует реестр актов об оказании услуг и документов оплаты, созданных в течение указанного периода. Отчет начинается с баланса взаиморасчетов с контрагентами на начало периода отчета и заканчивается балансом взаиморасчетов на конец периода отчета.

Документы в отчете группируются по договорам, брони, актам и выставленным счетам. Внутри группировок документы показываются в хронологическом порядке.

Отчет «Краткий баланс взаиморасчетов с контрагентами»

Отчет рассчитывает баланс взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров на начало и конец периода отчета.

Если контрагент не указан, то отчет формируется по всем контрагентам. Если указана группа контрагентов, то отчет формируется по всем контрагентам из этой группы.

Можно выбрать валюту отчета и указать период отчета.

По каждому договору рассчитывается:

Сколько гостей проживало по оформленным за период отчета актам (гость учитывается столько раз. сколько раз он заезжал за период отчета);

Сколько место или номеродней было востребовано по оформленным за период отчета актам;

Баланс взаиморасчетов на начало периода отчета;

Сумма оказанных контрагенту услуг по актам контрагента за период отчета;

Сумма оплаты полученная от контрагента за период отчета;

Баланс на конец периода отчета.

Баланс на конец периода отчета рассчитывается по следующей формуле:

Баланс = <Баланс на начало периода отчета> + <сумма оказанных услуг за период> - <сумма оплаченная контрагентом за период>

Если начало периода отчета не указано или указана дата раньше даты границы истории базы данных, то в колонке «Баланс на начало периода отчета» показываются итоги, введенные документами «Ввод остатков».

Все суммы в отчете выводятся без налога с продаж и пересчитываются в валюту отчета по курсам актов об оказании услуг и документов поступления денег. Суммы оплаты полученные с налогом с продаж пересчитываются в суммы оплаты без налога с продаж по ставке налога, которая указана на форме отчета. По умолчанию ставка налога устанавливается в значение указанное в настройках параметров программы.

Расшифровки:

На строчках отчета двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter, можно открывать детализирующие отчеты:

По балансу на начало и конец периода отчета, по сумме оказанных услуг и сумме поступившей оплаты вызывается «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».

Отчет «Сводка по оплате брони».

Отчет выводит информацию о требуемых и внесенных авансовых платежах по заявкам, резервированиям, путевкам и курсовкам для выбранного контрагента и договора за выбранный период времени.

Если контрагент не указан, то отчет формируется по всем контрагентам. Если выбрана группа контрагентов, то отчет формируется по всем контрагентам из группы.

Если договор не указан, то отчет формируется по всем бронирующим документам контрагента.

При помощи переключателя «Отбирать документы» можно формировать отчет по:

Не оплаченным и частично оплаченным бронирующим документам;

По полностью оплаченным документам;

По всем документам.

В колонке «Долг» отчет показывает разницу между суммой к оплате и предоплатой по документу. Сумма в отчете может быть выведена в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Наименование контрагента - форма контрагента;

Номер договора - форма договора;

Номер брони - форма брони;

Отчет «Взаиморасчеты с сторонними посетителями»

Данный отчет показывает сводку по оказанию услуг сторонним посетителям за выбранный период времени. Услуги сторонним посетителям регистрируются документами вида «Счет по доп. услугам», у которых не указано основание (документ вида «Размещение»). Под «сторонними» посетителями понимаются люди, пользующиеся доп. услугами гостиницы, но не проживающие в ней.

Если период не выбран, то показывается сводка по всему периоду хранения данных в информационной базе.

Отчет можно формировать по услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам.

Отчет может формироваться в полной и краткой формах.

В полной форме, распечатываются услуги со ссылкой на документ, по которому они были оказаны и описанием услуги.

В краткой форме отчет суммирует стоимость и количество одинаковых услуг.

Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Сумма - форма счета;

Отчет «Бронь, по которой можно оформлять акты»

Отчет позволяет получить список брони, по которой закончили проживать гости и можно оформлять акты об оказании услуг. На форме отчета нужно указать дату. По умолчанию используется рабочая дата. Отчет покажет

список не активной брони с планируемым выездом раньше указанной даты, по которой не создавалось актов об оказании услуг.

По каждой брони рассчитывается число гостей не выселенных на рабочую дату и время.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Бронь - форма документа;

Наименование контрагента - форма контрагента;

Сводки.

Отчет «Сводка по услугам»

Отчет формирует детальную сводку по оказанным, оплаченным или не оплаченным услугам за выбранный период времени.

Отчет формируется по выбранной услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам. Если период не указан, то отчет формируется по всем историческим данным.

Можно отбирать услуги по кассовым секциям, способам оплаты, пользователям и фирмам. Отбор по способам оплаты доступен только для оплаченных услуг.

Если отчет формируется по оказанным или не оплаченным услугам, то выводятся суммы включающие только НДС, без налога с продаж. Если отчет формируется по оплаченным услугам, то для документов оплаченных наличными (с НП) выводятся суммы с налогом с продаж, для остальных документов без налога с продаж, т.е. НП показывается только по тем услугам, которые оплачены способами оплаты с включенным флажком «Учитывать НП».

Пересчет сумм в валюту отчета происходит на даты курса документов, которыми оказывались или оплачивались услуги.

Если в настройках параметров программы включен режим многовалютного учета и основная валюта отлична от базовой, то в отчете цены и суммы показываются в двух валютах: в валюте отчета и в основной валюте.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Имя гостя - карточка гостя;

размещение - форма документа размещение которым был оформлен гость;

Номер документа - форма документа, которым зарегистрировано оказание услуги.

Отчет «Сводка по планируемому оказанию услуг»

Отчет позволяет оценить планируемый и реальный объем реализации основных услуг по тарифам (питание и проч.). Отчет показывает по дням количество оказания услуг, которые указаны в тарифах.

Отчет формируется за выбранный период и по выбранной услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам. Если период не указан, то отчет формируется по всем историческим данным.

Отчет может формироваться по размещениям, резерву и заявленной брони. Если включены флажки «По размещению», «По резерву», «По заявленной брони» и выбран период отчета в будущем, то отчет рассчитает планируемый объем реализации услуг. Если флажки «По резерву» и «По заявленной брони» выключены и выбран период отчета в прошлом, то отчет рассчитает реальный объем реализации.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Количество услуги - детальный отчет по планируемой реализации услуги на день.

Отчет «Сводка по планируемому оказанию услуги на день»

Отчет формирует список гостей, которым будет оказана выбранная на форме отчета услуга на указанную дату.

Должна быть выбрана услуга, по которой будет сформирован список гостей, которым эта услуга будет (была) оказана на выбранную дату.

Отчет может формироваться по размещениям, резерву и заявленной брони. Если включены флажки «По размещению», «По резерву», «По заявленной брони» и выбран период отчета в будущем, то отчет рассчитает планируемый объем реализации услуги. Если флажки «По резерву» и «По заявленной брони» выключены и выбран период отчета в прошлом, то отчет рассчитает реальный объем реализации услуги.

Аудиторские отчеты.

Отчет «Не выселенные и не продлившиеся гости».

Отчет формирует список гостей, которые должны были выехать на определенную дату и время, но не были выселены или продлены.

Пользователь может выбрать один из четырех режимов работы отчета:

Показывать...

1. Только не выселенных должников. Если гостиница использует расчетный час и вид расчета стоимости проживания - "суточные", то возможна ситуация, когда гость планирует выехать, например, в 20:00. но проживание у него оплачено до 00:00 следующего дня. В этом случае отчет выполненный на 21:00 не покажет этого гостя в списке не выселенных.

2. Только не выселенных. Если гость планирует выехать, например, в 20:00. то не зависимо от оплаченного времени, отчет сформированный на 21:00 покажет этого гостя в списке не выселенных.

3. Проживающих. Отчет показывает список проживающих гостей на выбранные дату и время.

4. И тех и других. Отчет показывает как не выселенных, так и проживающих на дату и время гостей.

В колонке «Текущий долг гостей по размещению» показывается долг гостей по размещению на рабочую дату и текущее время в валюте размещения. Если в размещении выбран способ оплаты для гостей с учетом налога с продаж, то долг гостей включает налог с продаж. Долг заявителя не показывается.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Г ость - карточка гостя;

Основание - форма размещения;

Отчет «Аудит долгов возникших за период»

Отчет формирует список долгов (должников) возникших за выбранный период. Программа рассчитывает долги по размещениям на начало и конец выбранного периода и. если долги различны и есть долг на конец периода, то выводит разницу в отчет.

Отчет нужно использовать для получения списка долгов возникших за смену работы портье и использовать в процедуре закрытия смены.

Отчет может быть сформирован в любой валюте. Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.

В режиме отбора «по долгам гостей» отчет рассчитывает долги гостей по размещениям. В режиме отбора «по долгам контрагентов» отчет рассчитывает долги контрагентов по размещениям. В режиме отбора «по всем долгам» отчет рассчитывает общий долог по размещениям.

Отчет «Аудит оплаченных услуг»

Выводит список документов оплаты, созданных в течение указанного периода. Отчет формируется по счетам гостям, счетам на доп. услуги гостям, счетам на доп. услуги сторонним посетителям, счетам на персонал, актам об оказании услуг, которые списывали предоплату, документам внесения и возврата оплаты.

Отчет показывает общую сумму по документу и выделяет суммы по скидкам, сторно, корректировкам, возвратам и аннулированиям, с указанием причин выполнения этих операций.

Если выбран контрагент, то отчет покажет документы, оформленные гостям от этого контрагента. Можно выбирать группу контрагентов.

Если выбран пользователь, то отчет покажет счета выписанные этим пользователем. Можно выбирать группу пользователей.

Если включен флажок «Выводить итоги по сменам», то в отчет дополнительно будут вставлены строки итогов по сменам.

Если включен флажок «Только итоги смен», то в отчет будут выведены только строки сменных итогов.

Флажки доступны только при выбранной кассе (ККМ).

Отчет позволяет отбирать

1. все документы;

2. только возвраты и аннулирования;

3. только возвраты;

4. только аннулирования.

В режиме отбора только возвратов и без группировки по сменам документы сортируются по причинам возврата и затем по дате и времени документа. Во всех остальных случаях документы выводятся в хронологическом порядке.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Номер документа - форма документа;

Отчет «Сводка по залогам»

Отчет формирует детальный список внесений, возвратов и зачетов залогов за выбранный период по контрагенту или группе контрагентов, по пользователю или группе пользователей, по способу оплаты.

Если промежуток времени не задан, то отчет показывает всю историю.

В начале отчета выводится общая сумма залогов на начало периода.

Поскольку залоги можно вносить только на основании размещения, то данные в отчете сгруппированы по размещениям. В первой колонке показывается номер и дата размещения.

Во второй колонке показывается документ которым залог был внесен или по которому залог был списан. Это могут быть документы вида «Размещение», «Счет», «Счет по доп. услугам», «Дополнительные услуги в кредит», «Внесение залога». «Возврат залога».

Если документом было оформлено увеличение суммы залога, то сумма показывается в колонке «Приход». Если был зарегистрирован возврат или списание залога, то сумма показывается в колонке «Расход».

В колонке «Описание» показывается способ оплаты, которым был внесен залог, вид залога - за основные или за дополнительные услуги.

По каждому размещению выводится итог по колонкам «Приход» и «Расход», и подсчитывается баланс.

В конце отчета выводится общая сумма залогов на конец выбранного периода, и подсчитывается сальдо за период отчета.

На форме отчета можно выбрать пользователя. В этом случае в отчет будут выведены только документы, которые были выписаны выбранным пользователем.

Можно выбрать способ оплаты, тогда в отчете будут показаны только документы проведенные с указанным способом оплаты.

Суммы могут быть выведены в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Колонка размещение - форма документа «Размещение»;

Колонка документ - форма указанного в ячейке документа;

Отчет «Реестр поступлений денежных средств»

Отчет формирует реестр документов, созданных в течение указанного периода, которыми регистрировалось поступление денежных средств в бухгалтерию от контрагентов и гостей.

Отчет предназначен для сверки выписок, приходных и расходных кассовых ордеров оформленных в бухгалтерии с списком операций поступления/выплаты денежных средств, зарегистрированных в процессе ведения оперативного учета в гостинице.

Список видов таких документов:

1. Поступление и выплата денег от контрагентов по договорам и брони;

2. Поступление и выплата денег контрагентами по актам об оказании услуг;

3. Документы закрытия кассовых смен;

4. Счета гостям, счета за доп. услуги гостям, которые были оплачены способами оплаты, суммы по которым не проходят по ККМ.

5. Внесения и возвраты залогов, которые сделаны способами оплаты, суммы по которым не проходят по ККМ.

Отчет «Аудит не оплаченных телефонных разговоров»

Отчет по зарегистрированным в системе исходящим не оплаченным телефонным разговорам с указанием документа «Размещение», на который записана сумма по тел. разговору, номера комнаты, и т.д.

Отчет формируется по не оплаченным разговорам персонала гостиницы и по не оплаченным разговорам гостей, которые выехали позже даты и времени регистрации разговора в программе (т.е. персонал не проверил баланс в момент выезда гостя).

Отчет показывает долги по телефонным разговорам.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Данные телефонного разговора - форма документа «Телефонные разговоры», курсор позиционируется на строку с выбранным телефонным разговором;

Номер и дата регистрации звонка - форма журнала «Доп. услуги из номеров», курсор позиционируется на выбранный документ «Телефонные разговоры»;

Сумма долга по размещению - создается счет на оплату телефонного разговора.

Отчет «Сигналы о подозрительных действиях»

Данный отчет показывает список пользователей, вносивших изменения в базу данных за указанный промежуток времени. Отчет может быть сформирован по определенному пользователю и по определенному типу сигнала. Если пользователь не выбран, то отчет формируется по всем пользователям, вносившим изменения. Если тип сигнала не указан, то отчет формируется по всем типам.

В отчете для каждого пользователя указывается:

• тип сигнала;

• дата изменения данных;

• время изменения;

• размещение;

• номер строки в размещении;

• гость;

• Значение 1 - значение поясняющее сигнал, обычно значение реквизита до изменения. Тип значения определяется видом сигнала;

• Значение 2 - значение поясняющее сигнал, обычно значение реквизита после изменения. Тип значения определяется видом сигнала;

Программа регистрирует 10 типов сигналов:

1. Сигнал «Изменение фамилии» создается в случае, если гостю, который уже зарегистрирован в программе, изменяют фамилию, имя или отчество. Если фамилию изменяют из-за ошибки в написании, то этот сигнал может быть проигнорирован. Однако бывают случаи, когда фамилия изменяется полностью, и тогда полезно узнать у портье, зачем он это делал;

2. Сигнал «Переселение гостя» создается в случае, если портье задним числом изменяет номер, в котором проживает или проживал гость;

3. Сигнал «Изменение тарифа» создается в случае, если гостю задним числом был изменен тариф проживания. Изменение тарифа влечет за собой изменение цен на основные услуги и может использоваться портье для утаивания части выручки;

4. Сигнал «Сдвиг даты заезда» создается в случае, если гостю задним числом была изменена дата или время заезда. Изменение даты или времени заезда влечет за собой изменение стоимости проживания;

5. Сигнал «Сдвиг даты выезда» создается в случае, если гостю задним числом была изменена дата или время выезда;

6. Сигнал «Изменение вида размещения» создается в случае, если гостю задним числом был изменен вид размещения;

7. Сигнал «Поселение другой датой» создается в случае, если при размещении дата въезда гостя не совпадает с датой оформления гостя. При нормальной эксплуатации программы такие случаи не должны возникать. Возможна ситуация, когда портье селит гостя в номер сегодня, а регистрирует его в системе с завтрашнего дня и утаивает стоимость проживания за один день;

8. Сигнал «Изменение гостя» регистрируется, если портье задним числом изменил проживавшего гостя. Т.е. реально жил один человек, а вместо него был подставлен другой;

9. Сигнал «Аннулирование» создается в случае, если из программы задним числом удаляется информация о проживании какого-либо гостя;

10. Сигнал «Удаление услуги» создается в случае, если в программе задним числом удаляется услуга, которая входит в тариф, по которому размещен гость.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Размещение - форма размещения;

Г ость - карточка гостя;

Значение 1 - определяется типом значения:

Значение 2 - определяется типом значения:

Ценообразование.

Отчет «Прайс-лист»

Отчет позволяет распечатать цены по тарифу в виде прайс-листа.

Цены в прайс-листе можно показывать либо в той валюте, в которой они были указаны в приказе, действующем на выбранные на форме дату и время. Либо можно явно указать валюту, в которую цены в приказе будут пересчитаны на выбранную на форме дату.

Если выбрана базовая валюта, то при пересчете цен услуг учитывается коэффициент округления цен в базовой валюте, выбираемый на первой закладке параметров программы.

Если выбран тарифный план, то в режиме печати краткого прайс-листа будут распечатаны цены по всем тарифам, которые входят в тарифный план.

Отчет «Тарифы и услуги»

Данный отчет формирует, в зависимости от типа отчета, либо список услуг в выбранном тарифе или группе тарифов, либо список тарифов или групп тарифов, содержащих данную услугу.

В зависимости от типа выбранного отчета второй реквизит будет иметь тип либо справочника тарифов, либо справочника услуг.

Если пользователя интересуют услуги в тарифе, то этот тип отчета необходимо выбрать в первом реквизите, а во втором реквизите необходимо указать тариф.

Если тип отчета — «Услуги в тарифе», а тариф не выбран, то отчет будет сформирован по всем тарифам.

Если тип отчета — «Услуга в тарифах», а услуга не выбрана, то отчет будет сформирован по всем услугам.

Отчет «Услуга в тарифах» для каждого тарифа показывает дату начала и дату окончания действия тарифа.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Документ - форма приказа об изменении тарифа;

Отчеты по номерам.

Отчет «Номера и квоты»

Данный отчет показывает, в зависимости от типа отчета, либо список квот выбранного номера или группы номеров, либо список номеров, находящихся в квоте или группе квот.

В зависимости от типа выбранного отчета, второй реквизит будет иметь тип либо справочника номеров, либо справочника квот.

Если пользователя интересуют квоты номера, то этот тип отчета необходимо выбрать в первом реквизите, а во втором реквизите необходимо указать номер.

Если тип отчета — «Номера в квоте», а квота не выбрана, то отчет будет сформирован по всем квотам.

Если тип отчета — «Квоты номера», а номер не выбран, то отчет будет сформирован по всем номерам.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Основание - форма приказа о вводе номера в квоту;

Отчет «Состояния номеров»

Отчет формирует за период, в зависимости от типа отчета, либо список состояний выбранного номера или группы номеров - тип «Состояния номера», либо список номеров, находящихся в состоянии или группе состояний -тип «Номера в состоянии».

Отбирать данные можно:

по номеру или группе номеров;

по состоянию или группе состояний (свойств), если переключатель «По состоянию» включен; по блокирующим состояниям, если переключатель «По блок, состояниям» включен; по типу или группе типов номеров;

по квоте или группе квот, если флажок «По квоте» включен и квота выбрана;

по номерам не входящим ни в одну из квот, если флажок «По квоте» включен и квота не выбрана;

Если включить флажок «Выводить по группам», то данные будут выводиться по группам свойства и номерного фонда.

В таблице отчета для каждой строки показывается период, когда номер «был в состоянии»; дата, время и документ ввода номера в состояние; дата, время и документ вывода.

В итогах отчета показывается общее число номеров, мест в номерах и состояний в таблице.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Введен - форма документа ввода номера в состояние;

Выведен - форма документа вывода номера из состояния;

Отчет «Состояния НФ на дату и время»

Отчет формирует список номеров и проживающих в номере гостей на выбранную дату и время.

Для каждого номера показываются:

Дата планируемого выезда гостей из номера.

Дата и время последнего выезда гостей из номера (если номер свободен)

Блокирующие состояния номера с датой и временем планируемого окончания действия блокировки. Уборка показывается всегда.

Дата и время следующего планируемого заезда в номер по брони.

Список номеров можно ограничить по группе номеров или одному номеру. Можно отбирать номера в отчет по типу или группе типов номеров.

Отчет «Задание на уборку»

Отчет формирует на дату список номеров, которые должны быть убраны.

Символом "X" в колонке "заезд" отмечаются номера, куда планируется заезд гостей по брони или куда уже заехали гости на выбранную дату.

Символом "X" в колонке "т/у" (текущая уборка) отмечаются номера, где живут гости, которые заехали ранее выбранной даты и которые не планируют выезжать до расчетного часа на выбранную дату.

Символом "X" в колонке "выезд" отмечаются номера, откуда планируется выезд или выехали гости на выбранную дату.

Список номеров можно ограничить по группе номеров или одному номеру. Можно отбирать номера в отчет по типу или группе типов номеров.

Пример:

На форме отчета выбрана дата 05 октября. Гостиница работает по расчетному часу 12:00

В колонку "заезд" попадет бронь, у которой дата и время заезда между 05.10 00:00 и 05.10 12:00. Также попадут гости, которые заехали между 05.10 00:00 и 05.10 12:00.

В колонку "т/у" попадут гости, которые заехали до 05.10 и выезжают позже 05.10.

Если включен флажок «выезд до р/ч», то в колонку "выезд" попадут гости, которые выезжают или выехали между 04.10 12:00 и 05.10 12:00. В этом случае предполагается, что номера гостей, которые выехали 04.10 после расчетного часа убираются не вечером 04.10, а утром 05.10. Если флажок выключен, то в колонку «выезд» попадут все гости, которые выезжают в выбранный день.

Отчет «Телефонная книга»

Данный отчет, в зависимости от типа, показывает либо список номеров телефонов по комнатам, либо список телефонов с указанием комнат, в которых они установлены.

Если выбран тип отчета «Телефоны в номерах по номерам», то можно отбирать телефоны по номеру или группе номеров. Включенный флажок «Показывать группировку номеров» формирует отчет по группам номерного фонда.

Отчет «Телефонные разговоры».

Отчет по зарегистрированным в системе исходящим телефонным звонкам из номеров за период, с указанием размещения на которое записана сумма по тел. разговору, номера комнаты, длительности звонка, стоимости и т.д.

Отчет может быть сформирован по не оплаченным телефонным разговорам, по оплаченным и по всем.

В режиме по не оплаченным телефонным разговорам отчет показывает долги по разговорам. В других режимах отчет выводит стоимость разговоров.

Флажками в группе «детализация» можно выбрать нужный уровень детализации данных отчета. Т.е. если, например, не нужно показывать итоги по группам номерного фонда, то отключите флажок «Группы номеров». Если нужно видеть, какими счетами были оплачены телефонные разговоры, то включите флажок «Детализация до счетов оплаты».

Если на момент звонка в номере не проживали гости, то стоимость звонка попадает в колонку «Сумма на персонал».

Включите флажок «Без выехавших», чтобы отчет не показывал телефонные разговоры выехавших гостей. Этот флажок не влияет на разговоры персонала.

Если в параметрах программы выбрана услуга «Разовый сбор за телефонный разговор», то стоимость разового сбора добавляется к стоимости телефонного разговора.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

Размещение - форма размещения;

Данные телефонного разговора - форма документа «Телефонные разговоры», курсор позиционируется на строку с выбранным телефонным разговором;

Номер и дата регистрации звонка - форма журнала «Доп. услуги из номеров», курсор позиционируется на выбранный документ «Телефонные разговоры»;

В строке размещения, в ячейке с суммой - создается новый счет по размещению, на общую сумму разговоров по этому размещению;

В ячейке «сумма на персонал» - создается новый счет на персонал или новый акт об оказании услуг контрагенту.

Плановый отдел.

Отчет «Сводные показатели».

Отчет рассчитывает сводные показатели работы гостиницы по услугам, по способам оплаты, по типам номеров и тарифам.

Рассчитываются суммы оказанных услуг, оплаченных услуг по способам оплаты, авансовые платежи по способам оплаты, число оказанных место или номеродней, число человекодней.

Все параметры рассчитываются за три периода:

1. На выбранную дату;

2. Растущим итогом за месяц, в котором указана дата;

3. Растущим итогом за год. в котором указана дата.

Для параметров рассчитанных растущим итогом показывается усредненное значение по числу дней с начала месяца или начала года.

Отчет пересчитывает суммы в валюту отчета по курсу документов, которыми оказывались или оплачивались услуги.

Среднее число гостей в номере или на месте рассчитывается как отношение числа человекодней за период к числу место или номеродней за период.

Средний срок проживания гостей в номере или на месте рассчитывается как отношение числа человекодней за период к числу гостей, проживавших за период.

Средняя стоимость номера или места рассчитывается как отношение суммы оказанных по проживанию услуг к числу реализованных место или номеродней.

Средний доход на один номер или одно место рассчитывается как отношение суммы всей выручки за период к числу реализованных место или номеродней.

Отчет «Доходность и загрузка».

Отчет показывает доходность и эффективность использования номерного фонда гостиницы в разрезах типов номеров и периодов.

Загрузку можно рассчитывать в место и номероднях. Отчет может формироваться с периодичностью день, неделя, месяц, квартал и год.

Отчет рассчитывает:

Общее число номеро или местодней в НФ за период;

Максимальную выручку, которую можно получить по всему НФ и по выбранному на форме отчета тарифу;

Заблокированное число номеро или местодней по номерам на ремонте, аренде и проч. за период;

Доступное число номеро или местодней, как разницу между общим числом и заблокированным числом номеро или местодней;

Возможную выручку, которую можно получить по доступному НФ и по выбранному на форме отчета тарифу;

Оплаченное число место или номеродней;

Сумму оказанных или сумму оплаченных услуг за период;

Среднюю стоимость места или номера (ССН), как отношение выручки к оплаченному количеству место или номеродней;

Среднюю доходность места или номера (СДН), как отношение выручки к доступному количеству место или номеродней;

Стоимость номера/места по тарифу, как отношение максимальной выручки к общему числу место или номеродней за период;

Эффективность использования номерного фонда, как отношение плаченного количества место или номеродней к доступному количеству место или номеродней в процентах;

Возможная выручка рассчитывается по ценам тарифа, который можно выбрать на форме отчета. Если включить переключатель «Считать возможную выручку по истории изменения цен тарифа», то отчет будет брать цены действующие на дату начала каждого периода отчета. Если включить переключатель «Считать возможную выручку на рабочую дату», то отчет будет брать цены действующие на рабочую дату.

На форме отчета можно выбрать, какие суммы будут формировать выручку: оказанные или оплаченные. Если выбран способ «Считать суммы оказанные», то учитывается стоимость оказанных услуг. Стоимость оказанных услуг по датам относится на кредитующие документы, т.е., например, стоимость проживания относится на дату регистрации основных услуг. Если выбран способ «Считать суммы оплаченные», то учитывается стоимость оплаченных услуг. Стоимость оплаченных услуг по датам относится на дебетующие документы (счета). Т.е., например, если гость проживал в гостинице в кредит и оплатил проживание при выезде счетом (наличными), то стоимость проживания будет отнесена на дату счета.

Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периодов в отчете. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период с 01.07 по 31.07, то при выключенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.

Все суммы и цены в отчете показываются без налога с продаж.

Можно отбирать данные по услугам, группам услуг, наборам услуг, группам наборов услуг, номерам, группам номеров, типам номеров, группам типов номеров, квотам, группам квот.

Параметры, рассчитываемые отчетом, разберем на примере:

Пример: Период месяц, в месяце 30 дней. Отчет строится по номерам типа «Люкс». Всего в номерном фонде 10 номеров Люкс. 2 номера Люкс две недели (14 дней) стояли на ремонте. В течение месяца в 25 номерах жили гости по 3 дня в каждом номере. Цена номера 1000 руб./сутки (без НП). Выручка составила 75'000 руб.

Количество доступных номеродней за период. Доступно номеродней = 10*30 (общее число номеродней) - 2*14 (заблокированное число номеродней) = 272

Оплачено номеродней за период. Оплачено номеродней = 25*3 = 75

По результатам работы отчета можно формировать график доходности (по деньгам) или загрузки (по загрузке).

На графике доходности выводятся три показателя: максимальная выручка (по всем номерам НФ)

возможная выручка (по всем доступным, т.е. не заблокированным номерам НФ) реальная выручка

На графике загрузки выводятся три показателя:

максимальная загрузка место или номеродней (по всем номерам НФ) возможная загрузка (по всем доступным, т.е. не заблокированным номерам НФ) реальная загрузка

Отчет «Оценка эффективности».

Отчет предназначен для оценки эффективности работы гостиницы в разрезе: тарифов; типов номеров;

3. номеров;

4. контрагентов;

5. договоров;

6. услуг;

7. видов размещений;

8. квот;

9. пользователей;

10. секций;

11. типов гостей;

12. продолжительности проживания гостей.

Рассчитывается динамика объёма:

1. выручки (расчет по оплате)

2. суммы оказанных услуг (расчет по оказанию)

3. загрузки НФ в местоднях

4. загрузки НФ в номероднях

5. загрузки НФ в человекоднях

6. количества заехавших гостей за период

Отчет может формироваться с периодичностью день, неделя, месяц, квартал и год. Период отчета выбирается пользователем.

Суммы выводятся без налога с продаж в выбранной валюте, пересчет сумм происходит по курсу на рабочую дату.

Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периодов в отчете. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08. и период с 01.07 по 31.07. то при выключенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.

В режиме расчета загрузки номерного фонда в место или номероднях отчет показывает процент загрузки по текущему разрезу. Если отчет формируется по типам номеров, то процент рассчитывается по отношению к доступному числу место или номеродней номеров данного типа за текущий период. Если отчет формируется по номерам, то процент рассчитывается по отношению к доступному числу место или номеродней данного номера за текущий период. Во всех остальных случаях процент рассчитывается по отношению к общему доступному числу место или номеродней по всему номерному фонду за период.

При расчете доступного числа место или номеродней можно включить учет заблокированных (аренда, ремонт, и т.д.) место или номеродней. В этом случае число заблокированных место или номеродней вычитается из общего доступного числа место или номеродней за период.

Отчет позволяет фильтровать данные по договорам, контрагентам, типам номеров, номерам, услугам, наборам услуг, тарифам, видам размещений, квотам, пользователям, фирмам.

У услуг, контрагентов, типов номеров, номеров, тарифов, квот и пользователей можно выбирать группы. В этом случае будут отобраны все данные, которые относятся к элементам из выбранных групп.

Если значение поля фильтра не выбрано (пустое), то фильтр по этому полю отключается.

Фильтр по договорам выключен, когда выключен флажок «По договору». Если флажок «По договору» включен, а договор не выбран, то отчет формируется по свободному размещению.

Фильтр по квотам выключен, когда выключен флажок «По квоте». Если флажок «По квоте» включен, а квота не выбрана, то отчет формируется по размещению в номера, которые не входят ни в одну из квот.

Отчет позволяет выводить итоги по элементам, группам, или по элементам и группам.

По результатам работы отчета может быть построена гистограмма. Гистограмма может выводиться как с итогами, так и без итогов. В режиме показа итогов по элементам, гистограмма строится только по элементам. В режиме показа итогов по группам, гистограмма строится только по группам. В режиме показа всех итогов гистограмма строится по элементам и группам.

Если отключить защиту печатной формы с гистограммой, то внешний вид гистограммы можно изменять (правая кнопка мыши над гистограммой).

Кнопка «Создать файл с данными для сводных таблиц» позволяет сформировать файл в формате MS Excel с данными для работы в сводных таблицах (pivot tables).

Использовать выгрузку можно только при выборе режима расчета оказанных или оплаченных сумм. Кроме сумм выбранного типа также рассчитываются и все остальные доступные ресурсы (местодни. номеродни. человекодни, заезд гостей, продолжительность проживания). Данные в сводную таблицу выгружаются за выбранный период и с указанной периодичностью. На закладке «Отбор» можно задавать произвольные фильтры. В режиме расчета оплаченных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж, начисленный по услугам оплаченным физ. лицами наличными или кредитными картами, т.е. реальный налог с продаж. В режиме расчета оказанных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж рассчитанный от ставки налога по услуге.

Отчет «Распределение брони по типам номеров».

Отчет позволяет оценить, насколько структура номерного фонда гостиницы соответствует структуре заказов (брони), которые размещают клиенты, т.е. оценить насколько текущая структура номерного фонда (на дату конца периода отчета) отражает конъюнктуру рынка (требуемое по брони кол-во мест в номерах разных типов).

Отчет анализирует все заявки, договора и резервирования за указанный в форме отчета период и формирует таблицу по типам номеров. В каждой строке таблицы, рядом с наименованием типа номера, печатается процент доступных мест во всех номерах данного типа, по отношению к общему количеству мест в номерном фонде на дату конца периода отчета.

Далее, с периодичностью указываемой в форме отчета, печатается требуемое, по заявкам, резервированиям и договорам, количество местодней и процент требуемых местодней в номера данного типа по отношению к общему количеству требуемых за текущий период местодней по всем типам номеров.

Рядом печатается процент расхождения между долей типа номера в номерном фонде и долей типа номера в брони, который вычисляется по формуле: (Процент доли типа номера в брони - Процент доли типа номера в НФ) / Процент доли типа номера в НФ* 100.

По итогам работы отчета можно формировать гистограмму процента расхождения по типам номеров и периодам.

Отчет «Регламентныеработы персонала».

Отчет позволяет посчитать сколько раз персонал выполнял регламентные работы по обслуживанию номеров и гостей за выбранный период в разрезе номеров и групп номеров. Под регламентными работами понимается уборка номера, смена белья, и т.д.

В поле «Период работ» указывается обычная периодичность выполнения интересующей Вас регламентной работы в днях. Например, для смены белья, укажите 5 дней.

Отчет позволяет рассчитывать количество работ, которые выполняются периодически для каждого гостя или для каждого номера. Количество выполненных регламентных работ показывается в колонке «Итого» для каждого периода отчета и в общих итоговых колонках.

Левее колонки «Итого» показывается количество заездов (подразумевается, что регламентная работа выполняется при заезде гостя) и количества работ для гостей, для которых эти работы выполнялись 2, 3. ... раза. Например, если период работ 5 дней, то в колонке «> 15 дней» показывается количество выполнения работ для гостей проживающих более 15 дней в номере в течение текущего периода.

Правее колонки «Итого» показывается число выехавших гостей.

Отчет позволяет группировать данные по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам.

Вы можете формировать отчет не по всем номерам, а только по выбранному номеру или группе номеров.

Если включить флажок «Только группы НФ», то отчет покажет только итоги по группам номерного фонда.

Если указать выводить группы до 1 уровня, то отчет покажет итоги по группам на первом уровне. Если указать выводить группы до 2 уровня, то отчет покажет итоги по группам на первом и втором уровнях, и т.д.

Время начала суток определяет, на какое время отчет будет формировать периоды. Если установлено время 12:00 и выбрана периодичность отчета «Неделя», то отчет будет отбирать данные за период с 12:00 понедельника по 12:00 следующего понедельника и т.д.

Отчет «Гости по городам».

Отчет предназначен для печати информации о гостях, проживавших живущих в гостинице на заданный период времени. Отчет группирует данные по странам и городам. Считаются итоги по городам.

Отчет формируется в трех режимах:

1. Кто проживал в номере — в разрезе номеров показывается история проживания гостей;

2. Гости с паспортными данными — в разрезе номеров показывается история проживания гостей, причем для гостя выводятся данные документа удостоверяющего личность.

Только итоги по городам — оказываются только итоговые значения по городам.

В отчет выводятся данные о количестве гостей, человек и номеров, о суммах оказанных и оплаченных услуг.

Отчет позволяет отбирать данные по заявителям и группам заявителей, по договорам, по номерам и группам номеров, по гостям и группам гостей, по типам номеров и группам типов номеров, по квотам и группам квот, по тарифам и группам тарифов, по видам размещения, по странам и группам стран гражданства, типам гостей.

Включение флажка «Фактический заезд» позволяет отбирать только тех гостей, которые заехали в указанный период.

На закладке «Дополнительные» можно указать 2 произвольных фильтра или отбора данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита, указать отношение (=. >. <, >=. <=. <>) и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ГГГГММДД (например 20021017). Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.

При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.

*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;

ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;

*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.

Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры. Выражения можно разделять символами логического или «||».

Регламентированные отчеты.

Отчет в Госкомстат «Сведения о работе гостиницы (форма Ж»1-гостиница краткая)»

Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №1-гостиница (краткая), утверждённой постановлением Госкомстата России от 13.05.92 №2761-1.

При включенном флажке «Выводитъ секцию расходов и налогов» в отчет выводятся строки с 11 по 15. которые включают расходы на эксплуатацию и налоги.

Отчет в Госкомстат «О количестве иностранных граждан (форма Ж»2-инт.)»

Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №2-инт, утверждённой постановлением Госкомстата России от 10.06.93 №90.

Отчет в Госкомстат «Количество гостей по странам прибытия и срокам проживания»

Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Формирует таблицу по странам и продолжительностям проживания гостей.

Отчет в Госкомстат «Сведения об экспорте (импорте) услуг, форма Ж»8 ВЭС - услуги»

Выводит отчет "Печать сведений об экспорте (импорте) услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 - ВЭС (услуги)", предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №8 - ВЭС (услуги), утверждённой постановлением Госкомстата России от 10.07.2000 №65.

Отчет в ОВИР «Сводка о количестве иностранных граждан за период».

В сводке для каждой страны указывается: код ОКСМ;

количество гостей прибывших по служебным или общественным делам, в том числе из-за пределов России; количество туристов, в том числе прибывших из-за пределов России.

Гость считается прибывшим по служебным делам, если у него указан реквизит «Прибыл в организацию». Гость считается туристом, если у него указан реквизит «Маршрут». Реквизиты «Прибыл в организацию» и «Маршрут» заполняются на закладке «Иностранец» формы гостя.

Отчет в ОВИР «Журнал регистрации иностранных граждан»

Позволяет распечатать журнал регистрации иностранных граждан, у которых страна гражданства не входит в группу безвизовых стран.

В отчете для каждого гостя указывается:

номер регистрации (для каждой страны используется свой нумератор); дата регистрации;

• фамилия и имя;

• дата рождения;

• гражданство, номер паспорта и срок его действия;

• откуда прибыл.

• КПП. номер визы;

• номер комнаты;

• маршрут для туристов, организация, в которую прибыл гость;

• срок действия визы, и до какого числа прописан;

• дата выбытия.

Отчет формируется по документам журнала регистрации иностранных граждан.

Прочие отчеты.

Отчет «Печать справочников»

Отчет позволяет распечатать элементы произвольного справочника. Пользователь может выбрать произвольный набор реквизитов для печати. Вызывается кнопкой «Печать справочника» на форме списка справочника. Элементы печатаются в порядке кодов.

Отчеты для пансионатов и домов отдыха.

Отчет «Реализация путевок»

Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период по выбранным контрагентам или физическим лицам. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.

В отчете данные группируются по группам справочника «Контрагенты» и по «Физическим лицам», с детализацией по каждому заявителю, будь то частное лицо или фирма. Выводится общее количество проданных путевок, количество человекодней и общая стоимость путевок.

Отчет «Реализация путевок частным лицам»

Отчет формирует сводку по реализованным за период путевкам, у которых заявитель - частое лицо. Отчет строится за выбранный период. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Сальдо» - стоимость путевки, которая «переходит» на следующий месяц. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

№ Путевки - форма путевки;

Фамилия - карточка гостя;

Отчет «Реализация путевок по тур. фирмам»

Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период по выбранным контрагентам. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Сальдо» - стоимость путевки, которая «переходит» на следующий месяц. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

№ Путевки - форма путевки;

Фамилия - карточка гостя;

Отчет «Сводка по социальным программам»

Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Льгота» определяется процент от полной стоимости путевки, который оплатили сами гости. В колонке «Внесено в кассу» показывается сумма оплаченная гостями наличными. В колонке «Дотация» показывается сумма, которую оплатил контрагент за гостей, проживавших по этой путевке.

Расшифровка ячеек таблицы отчета:

№ Путевки - форма путевки;

Настройки отчетов

Справочник «Настройки отчетов» позволяет пользователям и администраторам программы создавать собственные варианты настроек вызова отчетов.



Можно создавать настройки как для типовых отчетов конфигурации, так и для любых внешних отчетов.

Настройки можно объединять в группы и запускать на выполнение сразу группу отчетов. Настройки или группы настроек отчетов можно планировать на автоматическое выполнение как фоновые задания.

Для каждой настройки нужно указать наименование и детальное описание.



Для каждой настройки задаются статические параметры настройки. Статические параметры не зависят от даты и времени и пользователя, который формирует отчет. Для этого на форме элемента настройки отчета нажмите кнопку «Статические параметры», в форме отчета установите нужные параметры и нажмите кнопку «ОК» или «Сформировать». В этот момент статические параметры будут сохранены в настройке.

Для каждой настройки можно задать скрипт на языке 1C. Этот фрагмент кода будет заполнять параметры отчета, которые зависят от текущих даты и времени, пользователя и т.д. Такие параметры называются вычисляемыми. Для этого на форме элемента настройки отчета нажмите кнопку «Вычисляемые параметры», и напишите нужный код. Примеры кода смотрите в настройках, которые есть в демонстрационной базе конфигурации.



Содержание раздела

---