Глава 4 Порядок работы в конфигурации

В этой главе описывается порядок работы в конфигурации: размещение и бронирование; формирование счетов; построение различных отчетов; использование сервисных механизмов. Эта глава предназначена для всех пользователей, кто будет работать с данной конфигурацией. Представленные здесь методические материалы нужно использовать при обучении пользователей работе с программой.

Помощь при работе с конфигурацией

При работе с конфигурацией «Гостиница» пользователь может получить несколько видов помощи и подсказок.

Прежде всего, при работе с любым диалоговым окном клавишей F1 можно вызвать на экран стандартную справку системы «ІСЛредприятие», которая содержит пояснения по всем режимам работы системы.

Чтобы получить разъяснение по использованию конкретного объекта конфигурации (отчета, справочника, документа), следует вызвать на экран описание конфигурации. Для этого необходимо выбрать в главном меню программы пункт «Помощь/Описание», или нажать на кнопку «Помощь» Й на форме диалога. На экран будет выдан раздел описания, относящийся к выбранному объекту конфигурации.

При работе, для ввода различной информации, широко используются формы диалогов. При работе с формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитов диалога.

Чтобы получить краткую подсказку по конкретным элементам диалога, следует поместить указатель мыши над нужным элементом. Через 1-2 секунды возле указателя появится надпись, поясняющая назначение выбранного

[у?

элемента диалога. Более подробное описание элемента диалога можно получить, нажав кнопку ^ «Рассказать про... » на панели инструментов диалога, а затем щелкнув мышью по интересующему вас элементу. На экран будет выдан текст, поясняющий назначение выбранного элемента.

Подробно о получении подсказок при работе с системой можно узнать из книги «ІСЛредприятие. Руководство пользователя».

Рекомендации по настройке параметров программы

1. Перед началом работы с программой необходимо запустить ІСЛредприятие под каждым зарегистрированным пользователем и в параметрах программы (меню «СервисЛараметры...») на закладке «Оперативный учет» включить флажки:

«Новые документы записывать с текущим временем»

«Новые документы записывать после ТА»

«Новые документы проводить после ТА (в реальном времени)»

«Новые документы проводить... При проведении после ТА заменять время на текущее».



На закладке «Общие» в поле справа от рабочей даты необходимо установить режим смены рабочей даты в значение «Изменять в полночь автоматически».



На закладке «Журналы» необходимо включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Также необходимо указать период журналов по умолчанию. Обычно указывают период с начала года по текущую дату.



2. Пользователи программы должны знать о параметрах программы, которые они могут изменять. Управлять пользовательскими параметрами программы нужно из меню «Сервис/Параметры пользователя...». Администратор программы может редактировать эти параметры для всех пользователей (меню «Справочники/Системные/Пользователи») на закладке «Настройки 1». Рекомендованные настройки приведены ниже.

Поселение гостей

Поселение, переселение, продление и выселение рассмотрим с точки зрения портье.

После запуска программы пользователем с правами «портье», автоматически открывается жу рнал работы с проживающими гостями. Поселение гостей удобно начинать из этой формы.

Работа с журналом проживающих гостей

В отличие от журнала «Размещения», жу рнал «Проживающие» по умолчанию показывает только размещения не выселенных гостей. Кроме того, журнал позволяет показать историю размещений выбранного номера или выбранного гостя.



Для того чтобы отобрать все размещения гостя нужно в поле «Гость» набрать фамилию и инициалы гостя (так как они выглядят в колонке «Имя в системе» в справочнике гостей) и нажать Enter. Если нажать на кнопку «...» (клавишу F4). то гостя можно выбрать из списка.

Для того чтобы отобрать все размещения номера нужно в поле «Номер» набрать номер комнаты и нажать Enter.

Если нажать на кнопку blJ (клавишу F4). то номер можно также выбрать из номерного фонда. При выборе номера производится позиционирование на размещение с проживающими гостями. Если таких размещений несколько, то откроется окно выбора размещений. Также увидеть список проживающих в номере гостей можно увидеть, нажав на

рядом с полем выбора номера.

кнопку

jajxi

1( Проживающие гости : Отбор Номер: 305 Гости номера 305

Закрыть [F12) Поселить [F8] Расчеты [F2] Добавить услуги (AH+F10) Отменить [Shilt+F5) У слуги по дням (AII+F11)

04.02.2004 22:12:20 0Э.12.2004 13:50:12 09.1213:54-11.1212:0

Проживающие | История размещений гостя История номера | Выехавшие |

IГОЛУБКИН П. П. -у

Оплатить услуги (Ctrl+F9] | Список счетов (Shft+F11) |

305, ДЮРМЕНОВ Л. П.. Ртройтехиндустрия

|| Сумма
400-00

03.12.2004

13:50:49

Гости: М.Носов Петр Сергеевич

Сегодня; 09 Дек

Для того чтобы вернуться в список размещений не выселенных гостей нужно перейти на закладку

«Проживающие гости». Переключать закладки можно мышкой или клавишами Ctrl+PageUp или Ctrl+PageDown.

Таблица справа от списка размещений показывает либо список всех не оплаченных услуг размещения, либо список не оплаченных услуг, которые должны оплатить сами гости, либо список услуг, которые должен оплатить заявитель, либо список всех услуг оказанных по размещению. Режим таблицы переключается при помощи клавиши

F7 или кнопки Е—Ч

Кнопка «Список счетов» (Shift+Fll) открывает журнал счетов, созданных на основании выбранного размещения. Снизу в таблице показывается список услуг счета.



Поселение гостей без брони

Нажмите F8 или кнопку «Поселить», откроется форма нового размещения.



В табличной части размещения появится строка с заполненными значениями по умолчанию: периодом проживания, квотой и тарифом. Укажите требуемый период проживания, выберите тип номера и вид размещения так, как требуется гостю. Для перемещения между колонками строки таблицы используйте клавиши Tab и Shift+Tab.

При переходе в колонку «Номер», автоматически запустится процедура поиска подходящих номеров и откроется форма выбора подходящего номера.

Номерной фонд (09.12.2004) *1 ¦ asi &

Номерной фонд [* Без удалённым 1 Закрыть [F12] | Размещение | © | Прожив. | Состояния! Квоты | ^ | і\ІИ| Выселить | Номер Последнее размещение Тип номера М... -.1 Номерной Фонд Корпус 1 _J 2 Этаж и Двум местный 2 ш 202 Двухместный 2 и 203 Т рехместный 3 7J 204 Двухместный 2 и 205 Т рехместный зр и. Р (Номерной Фонд/Корпус 1/2 Этаж)

Если, после анализа списка доступных номеров, нужно изменить, например, тип номера, то нажмите F7 или кнопку «Изменить ТН», затем нажмите F4, в списке типов номеров, стрелочками найдите нужный и выберите его клавишей Enter. Клавишей Tab перейдите в колонку «Номер». Форма выбора пересчитает подходящие номера по новым условиям.

Документ «Размещение» можно использовать для бронирования. Если оставить поле «Номер» незаполненным, то размещение будет проводиться как заявленная бронь и его можно будет найти через журнал поиска брони. Отличие от заявки состоит в том, что по «Размещению» можно сразу при бронировании выписать гостю счет и провести оплату по ККМ.

Клавишей Enter выберите подходящий номер. После выбора номера откроется форма карточки гостя.

і'¹ Карточка гостя:Новые.Новый (09.12.2004) *

Основные I Имя в системе: Фамилия:

Имя:

Отчество:

Гражданство:

Пол:

~ ИІЯІ * Но,

та

[3] Дата рождения: [77] Номер путевки:

Найдено 1 гостей с такими данными.

Проверить I Закрыть |

Укажите фамилию гостя, нажмите Enter. Фокус ввода перейдет в поле «Имя» и программа проверит, проживали ли уже гости с указанной фамилией. Если программа найдет совпадения, то покажет число гостей с введенной фамилией в базе данных. Укажите имя гостя, нажмите Enter. Программа проверит совпадения по фамилии и имени и, если совпадения найдены, покажет число гостей в базе данных с указанными фамилией и именем. Продолжайте ввод данных нажимая Enter для перехода в следующее поле. Если, при заполненных ФИО, гражданстве и дате рождения, программа нашла совпадения, то нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Проверить». Программа покажет данные первого найденного в базе данных гостя с введенными ФИО, гражданством и датой рождения.



Проверьте, совпадают ли паспортные данные гостя у стойки с данными гостя, зарегистрированного в программе. Если совпадают, то нажмите F5 или кнопку «Подходит», если нет, то нажмите F8 или кнопку «Следующий» для просмотра данных следующего гостя. Если найденный гость находится в «Черном списке», то программа красным цветом покажет предупреждение. Причина, по которой гость находится в «черном списке», показывается в первой строке данных гостя. Если после проверки всех отобранных программой гостей Вы не нашли подходящего, нажмите F11 или кнопку «Не подходит», продолжайте ввод данных нового гостя. Редактирование полей заканчивайте нажатием на Enter.

На закладке «Удостоверение», в поле «Вид документа» нажмите F4 и выберите нужный вид. В зависимости от выбранного вида документа программа контролирует правильность ввода серии и номера.



На закладке «Адреса» укажите адрес места рождения и адрес постоянного места жительства гостя.



Для редактирования адреса нажмите F4 и в форме ввода адресов укажите регион, город (нас. пункт) и т.д.



Если в программу загружен всероссийский классификатор адресов, то. при заполнении полей на форме ввода адреса. Вы можете вызывать клавишей F4 подсказку. Например, нажатие F4 в поле ввода данных о регионе откроет список регионов Российской Федерации. Начните набирать название нужного региона на клавиатуре. Программа автоматически выделит в списке регион с введенным названием. Как только нужный регион выделен, нажмите Enter. Название региона подставится в форму ввода адреса.

Если вместе с гостем проживают дети до 14 лет и гостю необходимо оформить свидетельство о регистрации, то данные детей заполните на закладке «Дети до 14 лет».

Любую дополнительную информацию о госте можно ввести на закладке «Примечания». Если необходимо, чтобы эта информация показывалась портье при вводе нового гостя, если у него совпадут фамилия и инициалы, нужно поставить флаг «Обязательно сообщать». Если гость является руководителем группы гостей, поставьте флажок «Руководитель группы». В этом случае его будет легко найти в размещении по пиктограмме с поднятой вверх рукой

щ.



После окончания ввода данных в карточку гостя нажмите Enter. Ответьте «Да» (нажмите Enter) на вопрос о сохранении данных. Если в программе определен список типов гостей, то отметьте клавишей Пробел нужные. Для перемещения по списку типов гостей используйте стрелочки на клавиатуре.



Если в программе выключен режим автоматического выбора типов гостей, то для того, чтобы открыть список типов гостей нажмите кнопку «Типы гостя» или кнопку F6.

Если в настройках конфигурации выбраны услуги временной регистрации, то программа спросит, нужна гостю временная регистрация или нет. На закладке «Адреса», включив флажок «Временная регистрация», можно явно указать, что гостю нужна временная регистрация.

Если в настройках конфигурации указана услуга разового сбора с иностранца и страна гражданства гостя не совпадает с базовой страной, то программа спросит, нужно начислить гостю разовый сбор или нет. На закладке «Удостоверение», включив флажок «Начислять разовый сбор с иностранца», можно явно указать, что гостю нужно начислить разовый сбор с иностранца.

После того, как данные гостя записаны. Вам остается выбрать тариф. Тариф определяет стоимость проживания в выбранном для гостя номере. Для выбора тарифа нажмите F4 в колонке «Тариф». Выберите нужный клавишей Enter, перемещаясь по списку стрелочками вверх и вниз. Для входа в группу нажмите Ctrl+Стрелка вниз. Для выхода из группы нажмите Ctrl+Стрелка вверх.

Закончите редактирование строки размещения клавишей Enter в колонке «Тариф». При этом программа рассчитает стоимость проживания для гостя.

Если у пользователя в его наборе прав включен флажок «Разрешить устанавливать свободную цену на проживание», он может явно указывать стоимость проживания в строке размещения. Для этого на закладке «Параметры» в размещении нужно включить флажок «Свободная цена на проживание». После этого под тарифом в строке размещения можно указывать цену суток проживания.



Если в номер к гостю нужно подселить ещё одного человека, то на первой строке нажмите F9. При этом из первой строки будут скопированы период проживания и номер. Укажите вид размещения для нового гостя. Клавишей Tab перейдите в поле «Гость» и заполните карточку гостя, далее клавишей Tab выберите тариф, закончите редактирование новой строки клавишей Enter.

Для сохранения размещения нажмите кнопку «ОК» или Ctrl+Enter.

Если портье в Вашей гостинице принимает оплату, то после сохранения размещения автоматически откроется форма нового счета.



В поле «Получено» укажите сумму денег, полученных от гостя, нажмите Enter. Программа покажет сумму сдачи. Нажмите кнопку «ОК» или Ctrl+Enter для сохранения и проведения счета по кассе.

У нового счета сумма, которая пройдет по отчету кассовой смены, выделена красным цветом. При выписывании счета портье должен положить в кассу именно эту сумму. Поле «Получено» нужно использовать только как калькулятор для расчета сдачи.

Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то фискальный чек будет автоматически распечатан. Если используется автономная касса, то фискальный чек нужно пробить на кассе вручную.

Если вы используете бланки строгой отчетности, то данные счета будут автоматически распечатаны на бланке.

Поселение по брони

Если гость приехал по брони, то нужно нажать кнопку «Найти бронь» или клавишу Ctrl+F8. Если гостиница берет дополнительную плату за бронирование, то проверку на наличие брони делают для всех гостей, даже если гость не говорит, что оформлял бронь.

И Поиск брони : Отбор Дата план, заезда: 01.11.2004

Поиск по гостю Поиск подале заезда | Поиск по контрагенту | Поиск по номеру брони |

Поиск брони на дату заезда 01.11.04

Закрыть I Подчиненные | Проживающие | Поселить | Оформить | План, заезд | Выселить | Фамилия: | Носов У Дата заезда: |01.11.2004 |п| Контрагент: |Чистота |...| о] Номер брони: |ЗЭ —У+J

Наберите фамилию гостя или первые четыре, пять букв фамилии в поле «Фамилия», нажмите Enter. Если бронирование было, то в таблице внизу вы увидите бронь гостя. Гостя можно также выбрать из списка заявителей, если нажать на кнопку «...» (F4). При поиске брони по фамилии гостя журнал показывает все бронирующие документы с заездом на текущую дату, включая размещения, проведенные как заявленная бронь.

Бронь можно искать по дате заезда, номеру брони и названию фирмы заявителя. При этом журнал также показывает все бронирующие документы с заездом на рабочую дату, кроме размещений.

Чтобы отобрать брони по контрагенту нужно набрать наименование контрагента в поле «Контрагент» и нажать Enter. Контрагента можно также выбрать из списка, если нажать на кнопку «...» (F4).

Чтобы найти бронирующий документ по номеру нужно набрать номер брони в поле «Номер брони» и нажать Enter. Документ можно также выбрать из журнала, если нажать на кнопку «...» (F4).

Чтобы показать все бронирующие документы с заездом на дату нужно ввести дату в поле «Дата заезда» и нажать Enter. Дату можно выбрать в календаре, если нажать на кнопку «...» (F4).

Чтобы поселить гостя по брони нужно выделить нужный документ в списке и нажать F8 или кнопку «Поселить».

Для переключения между различными режимами отбора брони нужно использовать закладки. С клавиатуры закладки можно переключать при помощи клавиш Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown.

Поиск размещений гостей

Для того чтобы продлить, переселить или выселить гостя нужно найти его размещение. Исходными данными при поиске обычно служит фамилия гостя или номер, где гость проживет. В программе реализовано два различных способа поиска размещений.

1. При помощи жу рнала «Проживающие гости»

2. При помощи справочников гостей и номерного фонда.

Мы рекомендуем использовать первый способ. Второй способ поддерживается для совместимости с ранними версиями программы.

Поиск размещений гостей при помощи журнала «Проживающие гости»

Откройте журнал проживающих гостей при помощи комбинации клавиш Ctrl+Shift+1 или меню «Портье/Проживающие ».



При поиске размещения по фамилии гостя введите фамилию в поле «Гость» и нажмите Enter. Вы можете также выбрать гостя из справочника гостей нажав на кнопку «...» в поле «Гость» или при помощи клавиши F4. Выбрать гостя из справочника можно клавишей Enter или двойным щелчком мыши. Журнал покажет все размещения выбранного гостя. Нужное размещение обычно стоит последним в списке.

|| Проживающие гости : Отбор Номер: 305 Проживающие | История размещений гостя История номера | Выехавшие | jnjx]

При поиске размещения по номеру комнаты введите номер в поле «Номер» и нажмите Enter. Вы можете также выбрать номер из справочника номерного фонда нажав на кнопку «...» в поле «Номер» или при помощи клавиши F4. Журнал покажет историю размещений выбранного номера. При этом произведется позиционирование на

размещение, в котором проживают гости. Если таких размещений несколько, откроется окно выбора, в котором можно выбрать нужное размещение.



Замечание: Если при установке отбора размещений фокус ввода стоит на первом размещении из списка, что не удобно, значит в настройках параметров программы (меню «Сервис/Параметры...») на закладке «Журналы» необходимо включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Флажок необходимо установить для каждого пользователя на его рабочем месте.

Для переключения между видами отбора нужно использовать закладки. Для того чтобы показать список проживающих гостей, выберите закладку «Проживающие гости». Для того чтобы показать размещения гостя, чья фамилия указана в поле «Гость», выберите закладку «История размещений гостя». Для того чтобы показать размещения по номеру, указанному в поле «Номер», выберите закладку «История размещений номера». Для переключения между закладками используйте клавиши Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown.

Поиск размещений гостей при помощи справочника «Номерной фонд»

Если гость назвал свой номер, то откройте справочник номерного фонда. Для этого нажмите Ctrl+Alt+H (русская Н), или выберите пункт меню «Найти гостя/по номеру». Номера в номерном фонде обычно сгруппированы, однако для работы портье удобно отключить группировку номеров в списке. Для отключения режима группировки

воспользуйтесь пунктом меню «Действия/Иерархический список», или кнопкой ^ на форме списка. Наберите нужный номер на клавиатуре, программа выделит этот номер в списке номеров.



Нажмите Enter. Если в номере живет несколько человек по разным размещениям, то программа предложит выбрать нужное размещение по фамилии гостя. Выделите фамилию стрелочками и нажмите Enter. Откроется форма размещения.

Поиск размещений гостей при помощи справочника «Гости»

Если гость назвал свою фамилию, то откройте список гостей, пункт меню «Найти гостя/по имени» или Ctrl+Alt+Г.



Откройте список гостей группы «Проживающие». Начните набирать фамилию гостя на клавиатуре и, как только нужный гость выделится в списке, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3 или кнопку «Найти документ». Откроется журнал размещений с выделенным размещением гостя.

Можно настроить программу таким образом, чтобы, при открытии справочника гостей, автоматически открывалась группа проживающих. Для этого в параметрах рабочего места необходимо настроить доступ портье к группе «Проживающие» справочника «Гости». В параметрах доступа к группе укажите, что портье может изменять иерархию списка и может использовать другие группы.

Продление гостей

Процедуру продления можно начинать либо от номера, либо от ФИО гостя. Найдите размещение в журнале размещений или жу рнале проживающих гостей любым описанным выше способом, нажмите Enter, откроется форма размещения. Нажмите Shift+Fll или кнопку «Продлитъ». В списке гостей размещения выделите стрелочками нужного, выберите его клавишей Enter.



В новой строке укажите период продления. Перемещайтесь между колонками при помощи клавиш Tab и Shift+Tab (назад). Для завершения продления нажмите Enter.

Если Вы продляли гостя, который оплачивает весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно» или «дополнительное место», то программа предложит автоматически продлить таких гостей. Ответьте «Да», если нужно.

Сохраните и проведите размещение, нажав на кнопку «ОК» или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter.

Переселение гостей

Процедуру переселения можно начинать либо от номера, либо от ФИО гостя. Найдите размещение в журнале размещений или жу рнале проживающих гостей любым описанным выше способом, нажмите Enter, откроется форма размещения. Нажмите клавишу Enter и в форме размещения F11 или кнопку «Переселитъ». В списке гостей размещения выделите стрелочками нужного, выберите его клавишей Enter.



В новой строке укажите период переселения. Перемещайтесь между колонками при помощи клавиш Tab и Shift+Tab (назад). Если вы перейдете в колонку «Номер», то автоматически запустится подбор номеров и в форме выбора подходящего номера Вы сможете найти новый номер для гостя. Выберите номер клавишей Enter или двойным щелчком мыши. Для завершения переселения нажмите Enter.

Если Вы переселяли гостя, который оплачивает весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно» или «дополнительное место», то программа предложит автоматически переселить таких гостей. Ответьте «Да», если нужно.

Сохраните и проведите размещение, нажав на кнопку «ОК» или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter.

Отмена продления или переселения, исправление ошибочных продлений или переселений.

Если после того, как вы продлили или переселили гостя выяснилось, что продление или переселение ошибочно, например, гость решил продлиться на другой срок или Вы ошиблись и неправильно указали параметры продления.

то просто заново продлите или переселите гостя. В новой строке укажите новые параметры и нажмите Enter. Программа автоматически отменит предыдущее неправильное действие.

Если выяснилось, что переселять гостя было вообще не нужно, то просто выделите строку последнего переселения и нажмите Delete. Если размещение ещё не сохранялось, то неправильная строка будет удалена. Если вы уже сохранили и провели размещение, то удаляемая строка будет отменена и помечена на удаление.

Выселение одного гостя

Выселять гостей можно из формы справочника номерного фонда и любого журнала (проживающих гостей, размещений, договоров, бронирования, путевок, курсовок, поиска брони, работы с отборами по документам).

Программа поддерживает два режима выселения: выселение «текущим временем» и выселение «задним числом». Первый вариант используется, если в Вашей гостинице при выезде гость подходит к портье и выселяется текущим временем. Второй вариант используется, если выезжающих гостей проверяют дежурные по этажу (горничные), которые периодически составляет списки выехавших и приносят их портье.

Если гость или горничная назвали номер, то на форме журнала проживающих гостей введите номер в поле «Номер» нажмите Enter. В списке размещений будут только размещения указанного номера. Выделите нужное размещение и нажмите Shift+F8 или кнопку «Выселить». Если в номере есть несколько не выселенных гостей, то. в случае выселения задним числом, укажите будете ли вы выселять всех гостей из номера одним временем или каждого гостя своим.



Далее стрелочками выберите нужных гостей и отметьте их клавишей Пробел, нажмите Enter. Если принят способ выселения задним числом, то программа покажет форму ввода даты и времени выезда для каждого гостя или для всех отмеченных гостей.



Укажите нужные дату и время, нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Выселитъ».

Если при выселении у гостя появился долг, например, если гость задержал выезд, то откроется форма сообщения о наличии задолженности.

2 Долги при выселении! * ІДолг гостей при выселении

Долг Залог № размещения Гость | nvh 131 от2Б.11.03 ІЖ?рі Хрупалин Олег Петрович |

Нажмите Enter в поле "Долг" для оформления счета гостю на сумму долга Нажмите Enter в поле "Залог" для оформления возврата остатка залога

Из этой формы Вы можете: открыть размещение гостя;

найти и открыть размещения гостя в журнале размещений открыть карточку гостя

создать счет на оплату (возврат) возникшей задолженности оформить возврат остатка залога.

Для этого нажмите Enter или два раза щелкните мышкой на номере размещения, имени гостя, надписи «Жур.», сумме долга или остатка залога.

*1

Если гость выселен по ошибке, то Вы всегда можете отменить последнее выселение нажав Ctrl+F12 или кнопку которая появляется справа от кнопки «Выселитъ».

Если гость или горничная назвали ФИО выселяемого гостя, то введите фамилию гостя в поле «Гость» на форме журнала проживающих гостей. Если в программе уже зарегистрировано несколько однофамильцев, то вы можете явно выбрать нужного гостя из справочника гостей. Для того чтобы открыть форму выбора гостя нажмите F4 в поле «Гость» журнала «Проживающие». После того, как гость выбран, вы увидите исторический список размещений выбранного гостя. Выделите нужное размещение и нажмите Ctrl+F8 или кнопку «Выселить». В списке гостей размещения выделите нужного и отметьте его клавишей Пробел, нажмите Enter. Если принят способ выселения задним числом, то программа покажет форму ввода даты и времени выезда гостя. Укажите нужные дату и время, нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Выселить».

Если выселяется гость, оплачивающий весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно», то такие гости выселяются программой автоматически.

Групповое выселение

Если необходимо выселить группу гостей, которые размещались по договору, резервированию, заявке, путевке или курсовке, то откройте нужный журнал (например договоров, бронирования, работы с отборами по документам, поиска брони и т.д.), найдите нужный документ (например по номеру при помощи комбинации клавиш Ctrl+F5), выделите его и нажмите на кнопку «Выселить» на форме жу рнала или нажмите комбинацию клавиш Shift+F8. Если вы выселяете задним числом, то укажите как вы будете выселять гостей: всех одним временем или каждого своим, заполните форму ввода даты и времени выезда, нажмите «Выселить».

Если по одному размещению проживает группа гостей, оплачивающих номер вместе, и, если вся группа выезжает одновременно, то можно выселить всех гостей по этому размещению за один раз. Для этого нужно найти это размещение в жу рнале и нажать кнопку «Выселить» на форме жу рнала размещений. Найти размещение можно по одному из номеров, которые занимает эта группа гостей или по фамилии одного из гостей группы.

Отмена выселения

Если Вы выселяли гостей из формы списка номерного фонда или из журнала, то для отмены предыдущего выселения нажмите кнопку «Отмена выселения» справа от кнопки «Выселитъ» на форме журнала или номерного фонда или нажмите Shift+F12.

Если Вы уже закрыли номерной фонд или журнал, то Вам необходимо открыть размещение и, если это размещение на одного гостя, или нужно отменить выселение у всех гостей в размещении, выключить флажок «Все выехали».



Если нужно отменить выселение у одного гостя из группы размещенной одним документом, то нужно найти последнюю строку в размещении для этого гостя и установить значение колонки «Выехал» в «Нет». Для того чтобы изменить значение колонки выделите нужную ячейку таблицы, нажмите Enter, нажмите F4, выберите значение «Нет», нажмите Enter. Обязательно сохраните размещение кнопкой «ОК».

Открыть размещение можно либо по фамилии гостя из справочника гостей, либо по номеру, где проживал этот гость. Найдите этот номер в номерном фонде, нажмите Ctrl+F2 или кнопку «Проживающие». В меню выберите пункт «Сегодня». В отчете по проживавшим гостям найдите нужного и два раза щелкните мышкой или нажмите Enter на номере размещения этого гостя (колонка «Основание»).

Бронирование

Бронирование рассмотрим с точки зрения начальника службы размещения. Описание процедур бронирования ниже справедливо и для портье.

Бронирование осуществляется документами: «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка».

При бронировании необходимо указывать заявителя. Заявитель может быть юридическим или частным лицом.

Если бронь от юридического лица, то нажмите F4 в поле «Заявитель» и выберите тип заявителя «Контрагент». В справочнике контрагентов выберите нужного или клавишей Insert создайте нового. На форме нового контрагента заполните известные Вам данные заявителя. Если Вы будете указывать информацию о расчетных счетах заявителя, то нажмите F6 или кнопку «Записать» и перейдите на закладку «Расчетные счета» (Ctrl+PageDown). иначе нажмите Ctrl+Enter или кнопку «ОК». Выберите контрагента нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши.

Если бронь от частного лица, то нажмите F4 в поле «Заявитель» и выберите тип заявителя «Частное лицо». В форме ввода данных заявителя укажите фамилию, и. если нужно, имя. отчество, пол и дату рождения. Рекомендуется указывать дату рождения, т.к. это решит проблему идентификации однофамильцев.

Нажмите F4 в поле «Заявитель», если Вы хотите изменить данные заявителя. Если Вы хотите сменить заявителя, нажмите Shift+F4 в поле «заявитель» и выберите нового клавишей F4.

Если Вы оформляете бронь на человека, который одновременно является заявителем, то вы можете не заполнять поле «заявитель». Заявитель заполнится автоматически при окончании ввода данных гостя в строке документа.

Оформление заявок

Если необходимо зарегистрировать бронь без постановки на резерв конкретных номеров, то нужно создать новую заявку. Для этого нажмите Ctrl+Alt+З. Портье на форме поиска брони могут нажать Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выбрать пункт меню «Заявка». Выбрать пункт «Заявка» можно буквой «3» на клавиатуре, стрелочками или мышкой.



Нажмите Insert и в новой строке укажите планируемый период проживания, квоту, тип номера, вид размещения, тариф и способ разделения оплаты. Если заезжает группа, и вы не будете заполнять поименный список заезжающих гостей, то в поле «Заезд гостей» укажите число человек в группе. Если вы хотите заполнить список заезжающих поименно, то в поле «Заезд гостей» оставьте число 1 и вводите новые строки для каждого гостя.

Для того чтобы открыть форму ввода данных о госте нажмите F4 в поле «Гость». Копировать строки заявки для ввода данных по новым гостям нужно клавишей F9.

Если в поле «Заезд гостей» нажать F4. то программа покажет сколько человек могут заехать по выбранным условиям размещения на выбранный период времени.

Если нажать Shift+Fl или кнопку «Действия...» и затем выбрать пункт выпадающего меню «Сформировать отчет по планируемой загрузке НФ», то программа сформирует отчет на период планируемого проживания по планируемой загрузке номерного фонда по типу номера и квоте выделенной строки заявки.

В поле «дней держать бронь» укажите сколько дней бронь будет оставаться активной после даты планируемого заезда (на сколько дней гости могут задержать заезд). В программу входит регламентная процедура «Снять просроченные брони», которая «выключает» строки брони дата заезда в которых раньше рабочей даты минус «дней держать бронь».

Резервирование

Если необходимо поставить на резерв номер или место в номере, то нужно создать новое резервирование. Нажмите Ctrl+Alt+E. Портье на форме поиска брони могут нажать Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выбрать пункт меню «Резервирование». Выбрать пункт «Резервирование» можно буквой «Р» на клавиатуре, стрелочками или мышкой.



Нажмите Insert и в новой строке укажите дату и время планируемого заезда и выезда гостя, квоту, тип номера и вид размещения. Выберите подходящий номер. Укажите данные заезжающего гостя если нужно. Выберите тариф.

Если гость не указан, то найти резервирование в форме поиска брони можно будет по заявителю или по номеру гостя.

Если вы создаете групповое резервирование, то копируйте строки при помощи клавиши F9 или нажмите F6 или кнопку «Номера» и воспользуйтесь функцией множественного подбора подходящих номеров. Каждая строка резервирования — это резерв на одного гостя.

Заявку можно рассматривать как неподтвержденную бронь, и оформлять резервирование на основании заявки. Для этого в журнале выделите нужную и нажмите Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выберите пункт меню «Резервирование ».

Отмена брони

Отменить заявку или резервирование, путевку или курсовку можно по строчкам или целиком. Если Вы хотите полностью отменить бронь, то откройте документ и сделайте все строки брони неактивными, по кнопке «Действия...», пункт «4. Отменить бронь». Если Вам нужно отменить одну строку в брони, то в поле «Статус» этой строки установите статус брони, у которого значение параметра «Активно» установлено в «Нет». Нажмите кнопку

«ОК».

Регистрация доп. услуг при бронировании

Если при бронировании необходимо зарегистрировать услуги, которые должны быть оказаны гостям при размещении, то нажмите кнопку «Действия...» и выберите пункт меню «1. Добавить доп. услуги оказываемые при заезде». На форме ввода услуг нажмите кнопку «Подбор услуг» или клавишу F7 и выберите нужные услуги из справочника услуг при помощи клавиши Enter или двойного щелчка мыши. Сохраните список доп. услуг при помощи кнопки «ОК» или комбинации клавиш Ctrl+Enter.



Расчет стоимости брони

Для расчета стоимости брони в процессе оформления, нажмите кнопку «Действия...» или клавишу Shift+Fl. Выберите пункт меню «7. Рассчитать стоимость брони». В правом нижнем углу вы увидите сумму к оплате заявителем и сумму к оплате гостями. Разделение стоимости брони происходит по способам разделения оплаты, которые вы указали в строках брони. Если заявитель в брони — частное лицо, то вся стоимость брони показывается в сумме к оплате гостями и способ разделения оплаты не доступен для редактирования.

Если на закладке «Параметры» выбран способ планируемой оплаты для гостей, в котором включен учет НП, то сумма к оплате гостями будет показана с налогом с продаж. Если учет НП выключен, то сумма к оплате гостями будет показана без налога с продаж. Аналогично для стоимости брони к оплате заявителем. Если у способа планируемой оплаты для заявителя учет НП выключен, то и сумма к оплате заявителем будет показана без НП и наоборот.

аявка Параметры | Дог Фирма: I Заря

OK I Закрыть I Печать | Резерв. | Поселить | Действия...

Если необходимо сформировать детальный список услуг, которые планируется оказать гостям заявителя по оформленной брони, то на форме документа нажмите кнопку «Действия...» или клавишу Shift+Fl и выберите пункт меню «2. Выписать предварительный счет» (выбрать можно стрелочками и клавишей Enter или просто нажать на клавишу 2). Программа предложит сохранить и провести бронирующий документ и, затем, откроет форму нового счета (требования) на оплату с заполненной таблицей услуг, рассчитанной по тарифам, указанным в строках брони и периодам планируемого проживания гостей.

По умолчанию программа рассчитывает услуги для каждой строки брони. Если вас интересует сводная таблица услуг по всем строкам, то нажмите на кнопку «Свернуть» или клавишу F8.



Внимание: Программа заполняет предварительный счет только теми услугами, которые должны быть оплачены заявителем согласно установленным в брони способам разделения оплаты.

Если, после оформления предварительного счета на основании брони выяснилось, что бронь нужно отменить (гость отказался от бронирования), то необходимо нажать на кнопку «Действия...», выбрать пункт меню «4. Снять всю бронь (сделать все строки не активными)» и затем сохранить и провести документ при помощи кнопки «ОК».

Работа по договорам

Программа позволяет вести детальный учет оперативных взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.

В строках договора определяется, какие услуги оплачивает контрагент (заявитель), а какие услуги оплачивают сами гости. В журналах «Размещения» и «Проживающие» долг показывается разделенным на две части. В верхней части ячейки показывается долг гостя, в нижней части ячейки показывается долг заявителя.

Размещения, резервирования, заявки, путевки и курсовки введенные на основании договора наследуют параметры договора. Вы можете, например, один раз в договоре определить тариф и способ разделения оплаты для контрагента и далее оформлять бронь и размещать гостей на основании этого договора. При этом в строках брони и размещений будут по умолчанию установлены параметры указанные в договоре.

Для оформления документов на основании договора откройте журнал договоров и используйте кнопки

«Оформить» и «Поселить».

И Договоры : Отбор Заявитель в договоре: Ремида

При создании нового договора в поле «Контрагент» укажите фирму, на которую оформляете договор, затем укажите период действия договора. Невозможно зарезервировать номер или разместить гостя на основании договора с периодом проживания, выходящем за пределы периода действия договора.



Нажмите клавишу Insert и в новой строке укажите параметры планируемого заезда гостей по этому договору. Если заезжают группы гостей с разными параметрами, то для каждой такой группы создайте свою строку в договоре.

Если по договору вам нужно предоставить номера определенного типа, то заполните поле «Тип номера». Если тип номера не фиксируется, то оставьте поле пустым. Действуйте аналогично при заполнении вида размещения. Например, если в строке договора вы оставите тип номера пустым и укажете вид размещения «место», то гости по договору будут размещаться в любые свободные места в номерном фонде.

В поле «Тариф» укажите тариф, по которому будут производится взаиморасчеты с этой фирмой. Выбор способа разделения оплаты определяет, какие услуги будут оплачены контрагентом, а какие гостями. В счета гостей по договору попадут только те услуги, которые должны оплачивать сами гости. Все остальные услуги попадут в акты об оказании услуг, оформляемые на контрагента.

Определение способа разделения оплаты в строке договора позволяет гибко регистрировать политику заявителя по оплате услуг своих гостей. Например, для строки договора, где указаны тип номера «люкс» и вид размещения «номер», можно выбрать, что все услуги гостям с таким типом номера и видом размещения будут оплачены контрагентом. Для другой строки, где указаны тип номера «двухместный» и вид размещения «место», можно указать, что гостям, проживающим на местах в двухместных номерах, контрагент оплатит только основные услуги по тарифу.

В строке договора Вы можете указать планируемую продолжительность проживания гостей, количество заезжающих гостей в сутки и частоту заезда. Это удобно, если планируется, что гости по договору будут проживать постоянно в течение периода действия договора. Значения этих реквизитов учитываются в отчете по планируемой загрузке гостиницы, в отчете по планируемому заезду, отчете по заявленной брони.

Если планируется, что гости по договору не будут проживать постоянно, а будут заезжать группами в определённые дни (например раз в неделю), то количество заезжающих гостей в сутки и частоту заезда указывать не нужно. В таких случаях, для того, чтобы прогнозировать загрузку гостиницы, нужно создавать бронирование (заявку или резервирование) на основании договора, где указывать когда, на какой срок, сколько номеров/мест каких типов будет нужно.

Если включить флажок «Блокировка», то договор будет временно заблокирован. Это удобно, если контрагент нарушает условия договора, например, задерживает выплаты. На основании заблокированного договора невозможно создавать документы. Заблокированный договор отмечается пиктограммой О в журналах договоров и поиска брони.

Портье, при размещении гостей по договору, должны использовать форму поиска брони. Если в поле «Организация» указать наименование организации и нажать Enter, то программа покажет список договоров и брони на эту фирму. Нужный договор обычно находится в начале списка. Для того чтобы при открытии списка программа сразу позиционировалась на конец, нужно в меню «Сервис/Параметры» на закладке «Журналы» включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Чтобы быстро «встать» в начало списка нажмите Ctrl+Home. Чтобы быстро «встать» в конец списка нажмите Ctrl+End.

Способы оплаты.

Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.

Все способы оплаты, принятые в Вашей организации, должны быть добавлены в справочник «Способы оплаты». После этого, при формировании счетов. Вы сможете выбирать нужный из выпадающего списка. Способы оплаты в списке сортируются по коду.



Тип способа оплаты по ФР определяет, изменяют ли проведенные по кассе суммы сумму наличности в ККМ. Если тип способа оплаты не выбран или равен «Наличные», то данный способ оплаты изменяет сумму наличных в ККМ.

Типы оплаты 2, 3, 4 используются для разделения сумм в регистрах ККМ в режиме фискального регистратора. Наименование типов оплаты устанавливается в таблицах параметров ККМ, которые можно менять при помощи компонент драйвера фискального режима. Суммы проведенные по ККМ типами оплаты 2, 3, 4 не изменяют сумму наличности в ККМ.



Флажки на форме способа оплаты определяют:

«Оплата включает налог с продаж» — будет ли при оплате начисляться налог с продаж

«Способ оплаты проводит документы по ККМ» — определяет, будут ли счета гостям, оплаченные по этому способу оплаты проводиться по ККМ.

«Не изменяет выручку> по кассе в X и Z отчетах» — используется для способов оплаты для оформления счетов на возврат и документов, которыми оформляется внесение, возврат и зачет залогов. Документы, проведенные такими способами оплаты попадают в кассовые отчеты (флажок «По ККМ» включен), но не изменяют выручку и сумму наличных по кассе и не пробивают чеки на фискальном регистраторе.

«Доступен в документах внесения/выплаты залогов» - если флажок включен, то данный способ оплаты можно выбирать в документах внесения и выплаты залогов.

«Зачитывает залог в счет оплаты услуг» — нужно ли брать внесенный гостем залог в зачет оплаты. Если у способа оплаты данный флажок выключен, то даже если на счету гостя есть залог и его суммы хватает на оплату услуг, сумма залога остается прежней.

«Оплата кредитной картой» — является ли оплата по счету оплатой кредитной картой (для правильного экспорта данных в бухгалтерский учет).

«Тип карты» — заполняется если необходимо вести раздельный учет по типам кредитных карт и каждому типу кредитных карт (VISA, MasterCard...) будет соответствовать свой способ оплаты. Если для всех карт использовать один способ оплаты (например «пластиковая карта»), то поле «тип карт» нужно оставить пустым. Если включен флажок «Нужно вводить доп. информацию», то программа при выборе этого способа оплаты будет запрашивать тип карты и параметры транзакции.

«Нужно вводитъ доп. информацию» — нужно ли требовать от портье (кассира) при регистрации счета ввода какой-либо проверочной дополнительной информации. Эта информация показывается в отчете «Аудит оплаченных услуг». Если у способа оплаты включен флажок «Кредитная карта» и включен флажок «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты будет открыта форма ввода параметров транзакции по кредитной карте.

«Процент отчислений сторонней организации» - заполняется, если часть стоимости услуг оплаченных данным способом отчисляется какой-либо другой организации, например, банку обслуживающему кредитные карты. Суммы отчислений рассчитываются в отчете «Аудит оплаченных услуг».

В настройках конфигурации (меню «Сервис» пункт «Параметры конфигурации...») на закладке «Способы оплаты. Полный счет» можно определить, какие способы оплаты будут устанавливаться в новых документах по умолчанию.

Авторизация на способы оплаты задается для каждого пользователя. В справочнике «Пользователи», на форме элемента справочника на закладке «Способы оплаты» для каждой группы документов можно определить какие способы оплаты доступны пользователю. Если в строке напротив способа оплаты в колонке «Гости» поставить галочку, то этот способ оплаты будет доступен пользователю в документе «Счет», и т.д. по всем колонкам.



Ниже приведено соответствие между названием колонок и группами документов:

колонка «Гости»:

документ «Счет» (счет гостю, оформленный по размещению);

колонка «На персонал»:

документ «Счет» (счет на персонал, т.е. счет оформленный без указания размещения, меню «Оформить персоналу/оплату услуг»);

колонка «Доп. услуги гостям»:

документ «Счет по доп. услугам», введенный на основании размещения: документ «Дополнительные услуги в кредит»;

колонка «Сторонним»:

документ «Счет по доп. услугам», введенный без указания размещения;

колонка «Заявителям»:

документ «Счет (требование) на оплату»; документ «Общий акт»; документ «Акт»; документ «Оплата»; документ «Возврат оплаты»; документ «Поступление денег»: документ «Выплата денег».

Если пользователь не авторизован ни на один способ оплаты, то при попытке открыть существующий или создать новый документ будет показано предупреждение «Вы не авторизованы на документ!» и документ не будет открыт или создан.

Оплата услуг

Оплата услуг гостями, персоналом и сторонними посетителями регистрируется в программе при помощи счетов.

Оплата услуг контрагентами регистрируется при помощи актов об оказании услуг и введенных на их основании документов «Оплата» и «Возврат оплаты». Кроме того акты позволяют зачитывать предоплату, зарегистрированную документами «Поступление денег» и «Выплата денег».

Оплата услуг гостями

Документ «Счет», введенный на основании размещения, предназначен для регистрации оплаты услуг гостями. Поле «Получено» в счете используется только для расчета суммы сдачи. При проведении счета все услуги будут считаться оплаченными, даже если поле «Получено» не заполнено.

Для того, чтобы оформить счет по размещению, нужно открыть журнал проживающих гостей (Ctrl+Shift+1), найти размещение в жу рнале и нажать кнопку «Оплатить услуги» или клавишу Ctrl+F9. Искать размещение можно также по номеру или фамилии гостя.

Если в размещении указано несколько гостей, которым можно выписать разные счета, открывается форма выбора гостя, которому выписать счет.

*]

Выберите гостя, которому выписать счет

<0бщий>

JS]x]

я Я, Щ 1 t *

Фирма: I Заря

Счет № Р

РЛШ.

-g 109.12.2004 |а|

125 от |09.12.2004 ||§|й| Админ

Основание: |Размещ. 13Э (09.12.2004) [7j 0 11< Детальный

600.00

157.50

200.00

157.50

3.0000000 1 0000000

Завтрак

”7] _J НДС: 327-97 НП: 1 97-50

Всего: 2'257~50

ЗалогсНП: НЕТ ЗАЛОГА Полччено: | 0.00 Та] К оплате: 2'257-БО руб-

ОК | Закрыть | Печать (F2) | | На 3-Г. 8-Г | Не оплач. услуги [F7] |

1 а личные

Счет гостю показывает остаток залога, внесенного гостем при заезде. Если выбрать способ оплаты, у которого установлен флажок «из залога», то сумма залога будет зачтена в стоимость оплачиваемых услуг.

Чтобы принять частичную оплату по счету можно:

изменять количество или стоимость (при этом будет пересчитано кол-во) услуг в строках счета удалить те услуги в счете, которые гость желает оплатить позже

Удалять услуги можно при помощи клавиши Delete или кнопки Оплата услуг сторонними посетителями

на панели инструментов формы счета.

Новый документ «Счет по доп. услугам» используется для регистрации и оплаты доп. услуг, оказываемых сторонним посетителям гостиницы. Для ввода документа используйте пункт меню «Портье/Оформить стороннему посетителю/доп. услуги (оплата/возврат)». Для подбора услуг в счет используйте кнопку «Подобрать услуги» (F7). В поле «Кому», если нужно, укажите имя посетителя. Это имя будет напечатано на бланке счета.

доп. услугам-Новый *

Фирма: | Заря ІНВЗ СчшЛЁ Г 125 ОІ |09.12.2004 .Админ руб j09.12.2004 |ш]

[N Услуга Цена Кол-во Ед. изм. Сумма -*¦ рш Завтрак 100.00 1.000 раз 100.00 п Бильярд 50.00 1.000 парт. 50.00

[Наличные с НП НДС: 24 61 НП: «У38 Всего: 15Q-Q0 Залог с НП: НЕТ ЗАЛОГА Получено: | 0.001§| К оплате: 150-00 руб. О К | Закрыть | Печать [F2] | Форма 12-Г | Подобрать услуги [F7] |

Оплата услуг персоналом

Новый документ «Счет» используется для оплаты услуг зарегистрированных на персонал гостиницы. К таким услугам относятся телефонные разговоры и прочие доп. услуги из номеров, в которых на момент регистрации услуги не проживали гости. Для ввода документа используйте пункт меню «Портье/Оформить персоналу/оплату услуг».

Фирма: | Заря

РЧб- ... I |09.12.2004 |щ|

Счет № Г"

Кому: [На персонал

125 от 109.12.2004 Админ

Г елефонные переговоры

ІГ¹

[Наличные с НП 3 _J НД^С: 15-24 НП: ±57 Всего: 96-Q0

Залог с НП: НЕТ ЗАЛОГА Получено: | 0.00 |@| К оплате: 96-00 руб.

OK j Закрыть I Печать (F2] | | На 3-Г, 8-Г | Не оплач. услуги [F7] |

Для подбора услуг в счет используйте кнопку «Не оплаченные услуги» (F7). В форме подбора не оплаченных услуг двойным щелчком мыши или клавишей Enter выберите нужные, нажмите кнопку «Выполнитъ».



В поле «Кому», если нужно, укажите имя сотрудника, который оплачивает услуги. Это имя будет напечатано на бланке счета.

Аннулирование счетов проведенных по ККМ

Если на рабочем месте сконфигурирована ККМ, то по умолчанию программа поддерживает режим аннулирования проведенных счетов. Все пользователи программы, кроме администратора программы, могут аннулировать только свои счета текущей кассовой смены. При аннулировании счет в программе помечается на удаление. Если на рабочем месте используется фискальный регистратор, то по ККМ пробивается чек аннулирования. Аннулированные счета попадают в аудиторский отчет по оплаченным услугам и не попадают в отчеты кассовой смены.

Режим аннулирования счетов можно отключить. В интерфейсе администратора программы откройте справочник зарегистрированных ККМ (Справочники/Системные/ККМ). Откройте форму элемента нужной ККМ (двойным щелчком мыши или клавишей Shift+Enter) и выключите флажок «Разрешить аннулирование чеков».

Для того чтобы аннулировать счет нажмите кнопку «Аннулирование» или клавишу F5 в жу рнале счетов.

Оформление возвратов

Если на рабочем месте не сконфигурирована ККМ, то пользователи могут вводить счета на возврат по любым выписанным счетам и размещениям. Для этого необходимо найти нужный счет в жу рнале счетов гостям и нажать на кнопку «Возврат» (F7). Откроется форма счета на возврат, в которой нужно нажать «ОК» или Ctrl+Enter.

Если на рабочем месте сконфигурирована ККМ, то программа позволяет использовать два режима проведения возвратов.

1. В параметрах конфигурации выключен режим контроля оформления возвратов по кассе.

В этом режиме программа позволяет оформлять возвраты по размещениям (например в случае раннего выезда) и по любым счетам. При проведении счетов на возврат уменьшается сумма наличных в кассе и, если подключена ККМ в режиме фискального регистратора, пробивается чек на возврат. Возврат можно оформлять тем же способом оплаты, что и счет.

2. В параметрах конфигурации включен режим контроля оформления возвратов по кассе.

В этом режиме возврат можно оформлять только на основании ранее выписанных счетов. Вводить счета на возврат на основании размещений запрещается. В случае, если необходимо оформить такой возврат, нужно сначала оформить возврат по ранее выписанному счету, а затем выписать новый счет на новую сумму.

Если возврат оформляется по счету, оформленному текущей сменой, то у возврата автоматически устанавливается специальный способ оплаты. Этот способ оплаты указывается в настройках параметров конфигурации. При проведении такого возврата всегда уменьшается сумма наличных в кассе.

Чек по ККМ в режиме фискального регистратора не пробивается, если у способа оплаты включен флажок «Не изменяет выручку по кассе в X и Z отчетах».

Если возврат оформляется по счету оформленному прошлыми сменами, то у возврата автоматически устанавливается специальный способ оплаты. Этот способ оплаты указывается в настройках параметров конфигурации. При проведении такого возврата никогда не уменьшается сумма наличных в кассе. Чек по ККМ в режиме фискального регистратора не пробивается. Предполагается, что деньги возвращаются из кассы бухгалтерии.

Аннулирование счетов в этом режиме всегда запрещено.

Работа с актами об оказании услуг

Оказание услуг контрагентам всегда нужно оформлять при помощи актов об оказании услуг.

Если необходимо зарегистрировать оплату от контрагента за услуги оказанные по одному размещению, то на основании этого размещения необходимо ввести документ «Акт об оказании услуг».

Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по одному размещению в случае разнесения оплаты по каждому акту (Стрелочками показана процедура ввода на основании).



Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по одному размещению в случае, когда интересен только баланс взаиморасчетов с контрагентом (Стрелочками показана процедура ввода на основании).



Блок-схема порядка оплаты услуг по одному размещению из предоплаты контрагента.



Если необходимо зарегистрировать оказание услуг контрагенту за услуги оказанные по группе размещений, то на основании договора или любого бронирующего документа необходимо ввести документ «Общий акт об оказании услуг». По умолчанию общий акт будет оформлен по размещениям, которые введены на основании выбранной брони, или относятся к выбранному договору.

Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по группе размещений в случае разнесения оплаты по каждому акту (Стрелочками показана процедура ввода на основании).



Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по группе размещений в случае, когда интересен только баланс взаиморасчетов с контрагентом (Стрелочками показана процедура ввода на основании).



Блок-схема порядка оплаты услуг по группе размещений из предоплаты контрагента.



Для зачета предоплаты, которая регистрируется на основании договора или брони, необходимо оформлять акты с типом «Зачет предоплаты». При проведении таких актов предоплата зачитывается в качестве оплаты за услуги по акту.

Внесение предоплаты по брони или поступление денег в счет оплаты услуг по актам оформляется документом «Поступление денег». Документ можно вводить на основании договора, брони, счета (требования) на оплату. Этот документ по сути соответствует банковской выписке или приходно-кассовому ордеру. При вводе на основании по одному из перечисленных документов мы указываем на какие услуги эти деньги должны быть использованы.

Если документ «Поступление денег» ввести с указанием договора, то сумму этих денег можно будет использовать только для зачета услуг, оказанных по этому договору. Эти деньги нельзя будет использовать ни по какому другому договору.

Если создать новый документ «Поступление денег» (с пустым основанием), то сумма, внесенная таким образом, будет считаться нераспределенной предоплатой. Зачесть такую предоплату и указать на какие услуги она использована можно с помощью документа «Акт» или «Общий акт» с типом «Зачет предоплаты». Особенность нераспределенной предоплаты в том, что ее можно использовать по любому договору и по любой брони от данного контрагента.

Процедуру внесения предоплаты по брони можно представить следующей блок-схемой.

Процедуру зачета авансовой оплаты можно представить следующей блок схемой.

Процедуру оплаты счета по акту можно представить следующей блок схемой.

Типы актов об оказании услуг

Акты об оказании услуг в конфигурации могут использоваться для регистрации ряда бизнес процессов. Акты разных типов регистрируют разные бизнес процессы.

Акты могут использоваться в следующих целях:

1. Оказание услуг по основному виду деятельности — акт по оказанию гостиничных услуг. При проведении закрывает задолженность гостей по размещениям и увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта. Общий акт с типом Оказание услуг по основному виду деятельности и с пустыми полями «Плательщик» и «Основание» закрывает долги по свободным размещениям.

2. Зачет предоплаты — акт по оказанию гостиничных услуг. При проведении зачитывает предоплату на счету контрагента в счет долгов по размещениям. Увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта.

3. Подведение итогов — акт по оказанию гостиничных услуг. Увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта. Не изменяет долги по размещениям. Долги по размещениям закрываются последующим зачетом оплаты по акту. Применяется обычно в схемах многовалютного учета в случае, когда нужно поступившие деньги разносить по актам. Общий акт с типом Подведение итогов и с пустыми полями «Плательщик» и «Основание» собирает итоги по оказанию услуг для бухгалтерии.

4. Оказание услуг по прочим видам деятельности — акт по оказанию не гостиничных услуг (товаров, работ) заказчикам. Используется для увеличения задолженности контрагента перед гостиницей для целей управленческого учета.

5. Получение услуг от сторонних организаций — акт для регистрации полученных услуг (товаров, работ) от поставщиков. Используется для увеличения задолженности нашей фирмы перед контрагентом для целей управленческого учета.

6. Перемещение долга гостей на долг контрагента — акт перемещения долгов гостей по размещениям на долг контрагента. Используется, когда необходимо откорректировать правила разделения оплаты между гостями и контрагентом. Пример: по договору за телефонные разговоры должны были платить сами гости, но некоторые гости уехали и за телефонные разговоры не заплатили. Контрагент, от которого приезжали гости, решил заплатить за эти услуги. В этом случае можно «переместить» долги гостей по телефонным разговорам на долг контрагента и затем уже оформлять общий акт по всем услугам, которые должен оплатить контрагент.

7. Перемещение долга контрагента на долг гостей — акт перемещения долга контрагента по размещениям на долги гостей.

Регистрация и оплата дополнительных услуг

В программе предусмотрено три документа при помощи которых регистрируются дополнительные услуги оказанные гостям.

Если нужно зарегистрировать оказанную гостю услугу, а платить за нее гость будет позже, то нужно использовать документы «Доп. услуги в кредит» или «Доп. услуги по дням».

Документ «Дополнительные услуги в кредит» должен создаваться на основании размещения.

Документ «Дополнительные услуги по дням» должен создаваться на основании размещения. В документе указываются дни из планируемого периода проживания гостя, когда гость планирует воспользоваться этими услугами. Пример использования документа «Доп. услуги по дням» — регистрация дней, когда гость планирует завтракать.

Оплату дополнительных услуг в кредит можно оформить в любой момент с помощью документа «Счет гостю», введенного на основании размещения (кнопка «Оплатитъ услуги» или Ctrl+F9 в журнале проживающих гостей).

Если гость сразу оплачивает доп. услуги, то нужно использовать документ «Счет по дополнительным услугам». Этот документ можно использовать для расчета как с проживающими в гостинице, так и с людьми «со стороны». В случае, если дополнительные услуги оказываются гостям, то счет по доп. услугам должен создаваться на основании размещения (Кнопка «Оплатитъ доп. услуги» или Ctrl+F10 в журнале «Проживающие»). Если услуги оказываются стороннему посетителю, то нужно создать новый счет по доп. услугам.

Список оказанных услуг заполняется при помощи кнопки «Подбор услуг» (F7) или клавишей Insert.

Если счет по доп. услугам создан на основании размещения, то документ показывает остаток залога, внесенного гостем при заезде. Если выбрать способ оплаты у которого установлен флажок «из залога», то сумму залога можно зачесть в стоимость оплачиваемых услуг.

Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то счет по доп. услугам показывает остаток залога, внесенного на доп. услуги.

Касса

На каждом рабочем месте где выписываются счета необходимо в настройках рабочего места определить ККМ (меню «Сервис/Параметры рабочего места», шаг №2). ККМ выбирается из списка ККМ определенных в справочнике ККМ.

В программе определяются способы оплаты. Если у способа оплаты включен флажок «По ККМ». то счета проведенные этим способом оплаты будут «привязаны» к ККМ. зарегистрированной на рабочем месте.

В конце рабочей смены портье должен:

1. Закрыть кассовую смену в программе. Для этого предназначена команда меню «Касса/Закрыть смену». В форме документа «Закрытие кассовой смены» портье должен сначала проверить Z-отчет своей кассовой смены (кнопка «Z-отчет...»), и затем нажать на кнопку «ОК». В программе реализованы три формы кассовых отчетов. Вы должны выбрать, какая печатная форма соответствует потребностям Вашей бухгалтерии и печатать только эту форму.

2. Закрыть кассовую смену в ККМ. Если ККМ подключена в режиме фискального регистратора, то Z-отчет с гашением на ФР снимается автоматически по кнопке «ОК» на форме документа «Закрытие кассовой смены». Z-отчет с гашением по ФР можно также снять командой меню «Касса/ФР^-Отчет».

В Z-отчет программы попадают все документы проведенные способами оплаты у которых включен флажок «По ККМ». Z-отчет показывает, какая сумма наличности должна быть в кассе.

Историю закрытия кассовых смен можно просмотреть в журнале кассовых смен (пункт меню Касса/журнал закрытия кассовых смен...).

В процессе работы портье должен проверять совпадение суммы по кассе за смену в программе и суммы по кассе за смену в ККМ. Для этого портье должен распечатать Х-отчет кассовой смены в программе (меню «Касса/Х-отчет кассовой смены»), снять Х-отчет непосредственно с ККМ и сравнить итоговые суммы. Если ККМ подключена в режиме фискального регистратора, то нужно выполнить команду меню «Касса/ФР/Х-Отчет».

Внесение залога, предоплаты по брони.

Залог - это предварительное внесение денег в кассу за услуги, которые будут оказаны гостю позже. Например, при бронировании часть суммы за проживание вносится в кассу. Позже, при заезде гостя по этой брони, нужно учесть, что часть суммы за проживание уже оплачена, и выписать счет на доплату.

При внесении залога пробивается чек по секции авансовых платежей или по специальной услуге «аванс».

Порядок оформления документов при внесении залога по брони:

1. Оформляется резервирование.

2. На основании резервирования оформляется документ внесение залога.

3. При поселении оформляется размещение по брони.

4. На сумму залога выписывается счет гостю, который зачтет залог в оплату услуг. Счет выписывается со способом оплаты «из залога».

5. На оставшуюся сумму долга (в случае если залога не хватило) выписывается счет гостю со способом оплаты наличные.

Внесение залога

Для оформления внесения залога гостю нужно оформить документ «Внесение залога» на основании размещения. Необходимо указывать гостя, который вносит залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения. Если ведется раздельный учет залогов по дополнительным и основным услугам, то на форме документа необходимо выбрать вид вносимого залога.

На форме документа необходимо выбрать способ оплаты, которым будет вноситься залог.

Если подключен фискальный регистратор и у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то сумма залога пробивается по ККМ как оплата услуг по специальной секции - «Внесение авансов наличными от физ. лиц».

Проконтролировать внесения и возвраты залогов можно с помощью отчета «Сводка по залогам», меню «Аудит/внесений и возвратов залогов».

Возврат залога

В случае досрочного отъезда гостя возникает необходимость возврата остатка залога. Для возврата части залога нужно использовать документ «Возврат залога». Документ создается на основании размещения. Если в настройках параметров конфигурации установлен флаг «Раздельный учет залогов», то на форме документа необходимо выбрать вид возвращаемого залога: за основные или дополнительные услуги.

Документ показывает сумму остатка залога внесенных гостями. Сумма возврата не должна превышать остаток.

На форме документа необходимо выбрать способ оплаты, которым будет оформлен возврат залога. Выбрать можно только из тех способов оплаты у которых включен флажок «Из залога».

Если подключен фискальный регистратор и у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то сумма возврата залога пробивается по ККМ как возврат за услуги по специальной секции - «Внесение авансов наличными от физ. лиц».

Проконтролировать внесения и возвраты залогов можно с помощью отчета «Сводка по залогам», меню «Аудит/внесений и возвратов залогов».

Процедура закрытия смены.

В конце каждой смены портье в обязательном порядке должны выполнять следующие действия:

1. Выполнить процедуры закрытия кассовой смены (меню «Касса/Закрыть смену»),

a. Если ведется многофирменный учет, то на форме документа закрытия кассовой смены нужно выбрать фирму, нажв кнопку «Фирма», затем нажать на кнопку «Z-отчет...» (F2) и выбрать тип печатной формы Z-отчета. который подходит для бухгалтерии вашей организации. Итоговая сумма в графе «Наличность в кассе» отчета кассовой смены должна совпадать с суммой наличных в денежном ящике ККМ.

b. Если используется автономная ККМ. то нужно снять Z-Отчет с гашением на ККМ. Сумма по этому Z-отчету также должна совпадать с суммой наличности в отчете кассовой смены.

c. На форме документа закрытия кассовой смены нужно нажать на кнопку «ОК» (Ctrl+Enter). После проведения документа кассовая смена будет закрыта.

2. Сформировать «Отчет по долгам, возникшим за смену» (меню «Аудит/Долгов, возникших за период»). Отчет показывает долги, которые возникли в течение работы текущей смены администраторов. Долги, например, могут появиться, если гостя продлили или выселили, а на новую сумму не был выписан счет оплаты. Таких долгов быть не должно. Иначе может получиться, что гость уедет и не расплатится. Печатать этот отчет не нужно, если гостиница оказывает услуги гостям в кредит. Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.

3. Сформировать «Отчет по не выселенным/не продленным гостям» (меню «Аудит/Не выселенных и не продлившихся гостей»). Этот отчет показывает список гостей, которых забыли продлить или выселить. Таких гостей быть не должно. Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.

4. Сформировать отчет «Аудит не оплаченных телефонных разговоров». Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.

5. Сформировать отчет «Аудит оплаченных услуг» (меню «Аудит/Оплаченных услуг»). Этот отчет позволяет проверить все операции сторнирования услуг, корректировки услуг, оплаты услуг кредитной картой, все случаи оформления счетов на возврат или аннулирований счетов, все случаи предоставления скидок/наценок. Отчет должен сдаваться ответственному лицу для проверки вместе с ксерокопиями документов, подтверждающих обоснованность предоставления скидок/наценок, слипами кредитных карт, которыми оплачивались услуги. Справа от сумм оплаты, возврата или коррекции услуг в отчете показываются введенные портье причины и обоснования. Отчет также показывает доп. информацию по способам оплаты.

Регистрация телефонных разговоров из номеров

Для ввода в систему данных о телефонных разговорах из номеров нужно использовать документ «Телефонные разговоры».

При проведении документа программа автоматически определит размещение, на которое будет начислена стоимость телефонного разговора. Если на момент разговора в номере проживали гости из разных размещений, то стоимость разговора зачислится на все размещения. При оплате телефонного разговора одним из гостей, задолженность с других гостей автоматически спишется.

Для автоматической регистрации телефонных разговоров необходимо:

1. Установить в гостинице отдельную программу тарификации телефонных разговоров

2. Приобрести модуль загрузки тарифицированных разговоров в базу данных конфигурации «Гостиница».

Модуль загрузки не входит в комплект поставки конфигурации «Гостиница» и поставляется отдельно. Стоимость модуля загрузки зависит от программы тарификации.

При использовании модуля загрузки настраивается фоновое задание, где указывается периодичность запуска загрузки, после чего загрузка будет происходить автоматически без участия пользователя по заданному расписанию. (См. описание справочника «Фоновые задания».)

Управление тарифами

В процессе размещения и бронирования портье подбирает гостю тариф. Тариф определяет цены и набор услуг, оказываемых гостю, проживающему по определённому виду размещения (номер, место, доп. кровать, и т.д.) и в номере определённого типа (одноместный, двухместный, люкс, и т.д.). При этом портье не нужно самостоятельно указывать, какие услуги будут оказаны гостю. Программа автоматически формирует список оказываемых услуг по комбинации: тариф, вид размещения и тип номера.

Тарифы позволяют переопределять не только цену и валюту услуги, но и ставки НДС и налога с продаж.

Список тарифов в программе ведется в справочнике «Тарифы». Состав услуг, которые входят в тариф, определяется при помощи документов вида «Приказ об изменении тарифа». «Приказ об изменении тарифа» можно вводить как для отдельного тарифа, так и для группы тарифов.



При создании нового тарифа в справочнике можно указать период действия тарифа. Например, если нужны сезонные летние тарифы, то период действия можно указывать с 01 июня по 31 августа. Если дата начала действия тарифа не указана, то подразумевается, что тариф действует с «самого начала». Если не указана дата окончания периода действия тарифа, то подразумевается, что тариф действует до «самого конца».

Для тарифа можно выбрать набор услуг или группу наборов услуг, которые будут учитываться при начислении услуг по действующему «Приказу об изменении тарифа». Если набор услуг не выбран, тогда начисляются все услуги, указанные в действующем приказе.

В поле «Набор услуг для скидок/наценок» можно указать набор услуг или группу наборов услуг, по которым будут начисляться скидки/наценки, указанные в строках размещений и брони. Если такой набор не выбран, тогда скидки/наценки будут начисляться по всем услугам активного «Приказа об изменении тарифа».

Если включить флажок «Скидки/наценки учитывать в цене услуг», тогда скидки/наценки по тарифу будут применяться к цене услуг. При выключенном флажке скидки/наценки начисляются отдельными строками.

Если скидки/наценки начисляются отдельными строками, но необходимо, чтобы при печати счетов они включались в стоимость основной услуги (сворачивались), включите флажок «Сворачивать скидки/наценки».

Если в состав услуг тарифа будет входить не только проживание, но и, например, питание, и вы не хотите, чтобы в печатных формах счетов гостям и контрагентам печатались суммы отдельно по проживанию и питанию, то включите флажок «Печать в счетах одной строкой».



При создании нового приказа, в шапке документа заполните наименование тарифа. Для облегчения выбора поле «Тариф» имеет кнопку «... » (F4). При нажатии на нее открывается справочник «Тарифы». Выбрать нужный тариф из справочника, можно дважды щелкнув мышью на строке, содержащей этот тариф (Enter).

Если изменяется существующий тариф, то после заполнения реквизита «Тариф», табличная часть будет заполнена услугами, входящими в данный тариф. При необходимости услуги можно редактировать. Используйте кнопку «Подобрать услуги» для подбора новых услуг в приказ.

Если у гостя при размещении выбран тариф, то ему будут автоматически начислены те услуги, у которых в «приказе об изменении тарифа» вид размещения и тип номера совпадают с видом размещения и типом номера гостя, либо не заполнены.

У строки документа вид размещения и тип номера должны либо быть заполнены, либо быть пустыми. Пустые вид размещения и тип номера означают: для любых комбинаций типа номера и вида размещения.

Цена услуги, валюта услуги, а также ставки налогов берутся из строки тарифа.

Зачем нужна валюта услуги? Если валюта услуги - базовая валюта (в России - рубли), то при изменении курса основной валюты (обычно доллара) цена услуги меняться не будет. Если же валюта услуги отлична от базовой, то цена услуги при расчете с гостем может отличаться от цены той же услуги при оформлении размещения из-за курсовой разницы.

Зачем нужны ставки налогов? В программе предусмотрена возможность произвольно задавать налоговые льготы разным группам гостей. Рассмотрим пример с размещением по туристической путевке, по которой предусмотрена льгота по НДС. Администратор системы должен создать группу тарифов, по которым будут размещаться гости, прибывающие по туристическим путевкам. Услуги в этих тарифах должны иметь значение льготной ставки НДС.

Если создается новый тариф, то нужно ввести его в справочник тарифов, создать новый документ «Приказ об изменении тарифа», указать созданный тариф в шапке документа, а затем нажать кнопку «Заполнить тариф». Табличная часть будет автоматически заполнена всеми возможными вариантами проживания (комбинациями из типов номеров и видов размещений, определенных в программе). Дальнейшие действия связаны с редактированием, удалением и добавлением строк в табличной части приказа.

После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа указанный тариф будет изменен.

Для того чтобы изменить цены в тарифе, нужно создать новый приказ об изменении тарифа или скопировать и изменить существующий. Неправильно изменять существующие приказы задним числом.

При проведении приказа об изменении тарифа важно время документа. Если приказ был создан в 12:00, то стоимость проживания для гостей, заехавших или продлившихся до 12:00, будет рассчитана по старым ценам предыдущего приказа. Для изменения времени приказа нужно в жу рнале приказов по тарифам найти нужный документ, нажать на кнопку «Установить время документа».

На форме приказа об изменения тарифа предусмотрены функции группового изменения строк. Если нужно, например, увеличить цену проживания для определенного типа номера на 10%, то нужно отсортировать строки приказа по типу номера (выделите любую ячейку таблицы в колонке «Тип номера», затем меню «Действия/Сортировать по возрастанию»), выделить ячейку в колонке «Цена» в первой строке с нужным типом номера, включить флажок «Пока не изменится значение», установить способ изменения цены в «%», ввести цифру 10 в числовое поле справа от способа изменения цены, нажать кнопку «Изменить все вниз» (F5), в выпавшем меню выбрать «Тип номера».

Если необходимо скопировать несколько строк приказа и внести в них изменения, например, указать другой тип номера, то нужно пользоваться кнопкой «Серийное копирование» (Ctrl+F9). При обычном копировании клавишей F9, фокус ввода автоматически переходит в новую строку в конце документа. Если нужно скопировать несколько строк одну за другой, то обычное копирование неудобно, т.к. Вам придется каждый раз возвращаться из конца документа в место, откуда вы копируете строки. Серийное копирование решает эту проблему.

Изменение цен по тарифу

Если вам нужно изменить стоимость проживания по тарифу с определенной даты, например с 01.07.02, то вам необходимо выполнить следующие действия:

Открыть справочник тарифов. Для этого нужно в меню «Нач. ел. размещения», раздел «Тарифы» выбрать пункт «создать/изменить». При этом откроется список тарифов.

В списке выберите название тарифа, который вы хотите изменить. Выделите строку с этим тарифом. Нажмите на кнопку «Изменить цены».

При этом откроется новый приказ об изменении тарифа, который будет заполнен действующими на данный момент ценами.

В поле дата документа установить дату начиная с которой будут действовать новые цены. В нашем примере это 01.07.02.

Измените цены в строчках приказа.

Нажмите на кнопку «ОК». При этом приказ буде проведен, и новые цены начнут действовать начиная с даты и времени приказа.

После закрытия формы документа откроется журнал в котором будет выделен только что проведенный приказ.

Введите время проведения приказа и нажмите на кнопку «Установить время документа» чтобы установить время начала действия новых цен.

Управление скидками и наценками

Программа позволяет автоматически начислять скидки или наценки по типам гостей (инвалид, участник ВОВ, ?ІР персона, ...), по общей продолжительности проживания за период (например за год), по контрагентам. Правила предоставления скидок регистрируются приказом о вводе скидок/наценок.



Скидки/наценки рассчитываются программой на основании текущих цен тарифа. Приказ о вводе скидок/наценок можно делать для тарифа, группы тарифов или всех тарифов (пустое поле тариф на форме приказа).

При начислении скидок/наценок по типам гостей программа потребует у портье указания основания предоставления скидки наценки. Основанием обычно служит номер пенсионного удостоверения, номер удостоверения участника ВОВ, номер карточки постоянного клиента и т.д. Если портье не указывает основание, то скидка/наценка начислена не будет.

Информация об основаниях скидок/наценок выводится программой в аудиторских отчетах по выписанным счетам.

При печати счетов иногда требуется не показывать скидку отдельной строкой. Для этого нужно в форме тарифа (справочник «Тарифы», форма элемента) включить флажок «Сворачивать скидки/наценки».

Работа с тарифными планами

Если стоимость проживания зависит от дня недели или времени, то необходимо определить календарь действия цен. Для этого нужно создать специальный тариф (тарифный план) и ввести приказ об изменении тарифного плана, в котором указать периоды действия тарифов.

-=-ІПІ2П

§ Изменение тарифного плана - ИТП-000006

ІЩІІІ * _ Приказ об изменении тарифного пиана № [ЙТгГоОШОб от 121.01.03 В И| Админ

[арифный план: |[ —Q Ріа N Дата с Время с Де... Тариф, действующий с указанных даты и времени 03.01.03 12:00 Пт Выходной 2 05.01.03 12:00 Вс Будний ':! 10.01.03 12:00 Пт Выходной 4 12.01.03 12:00 Вс Будний 5 17.01.03 12:00 Пт Выходной е 19.01.03 12:00 Вс Будний 7 24.01.03 12:00 Пт Выходной У 2G.01.03 12:00 Вс Будний 9 31.01.03 12:00 Пт Выходной d

?К | Закрыть | Печать | Заполнить по неделям (F8) |^|Щ|

Дополнительно для этого тарифа необходимо ввести приказ об изменении цен. Эти цены будут использоваться в случае, если даты периода проживания гостя не были определены в календаре. Фильтр типов номеров и видов размещений на формах брони и размещений также использует приказ об изменении цен, введенный для тарифного плана.

Пример порядка действий при создании тарифного плана с разными ценами для рабочих и выходных дней. Предполагаем, что в программе уже настроены два тарифа «Будний» и «Выходной» с разными ценами и хотим настроить программу так, чтобы «Выходной» тариф действовал с 12:00 пятницы по 12:00 воскресенья.

1) Открываем справочник «Тарифы», меню «Нач. службы размещения/тарифы/создать»

2) Создаем новый тариф, называем его. например. «Основной»

3) Выделяем тариф «Основной» и нажимаем кнопку «Изменить тарифный план» (Ctrl+F6)

4) На форме нового приказа об изменении тарифного плана нажимаем кнопку «Заполнить по неделям» (F8)

5) В окне выбора периода устанавливаем интервал, например, с 01.01.03 по 01.01.04, нажимаем кнопку «ОК».

6) В окне выбора тарифа выбираем «Выходной»

7) Указываем 12:00 в качестве времени начала действия тарифа, нажимаем «ОК»

8) В окне выбора дня недели отмечаем «Пятница», нажимаем «ОК». В приказ об изменении тарифного плана добавятся строки со всеми пятницами за выбранный период и тарифом «Выходной».

9) Снова нажимаем на кнопку «Заполнить по дням недели»

10) Снова выбираем интервал с 01.01.03 по 01.01.04

11) В списке тарифов выбираем «Будний» и указываем время 12:00

12) В списке дней недели отмечаем «Воскресенье». В приказ об изменении тарифного плана добавятся строки со всеми воскресеньями за выбранный период и тарифом «Будний». Теперь в приказе перечислены все даты и времена смены тарифов.

13) Проводим приказ об изменении тарифа кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter)

14) В журнале приказов по тарифам копируем действующий приказ об изменении цен для тарифа «Будний» (F9)

15) В новом приказе изменяем тариф на «Основной»

16) Дату приказа устанавливаем, например, в начало года -01.01.03

17) Проводим приказ кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter)

В результате мы задали на год вперед порядок смены тарифов: когда, в какой день недели, какой тариф действует. Чтобы проверить календарь действия тарифов нужно распечатать «Календарь». Для этого нужно найти приказ об изменении тарифного плана в журнале приказов по тарифам. Открыть этот документ и нажать кнопку «Печать» (F2), выбрать пункт меню «Календарь».

	Q7 Мая 2003 г. 12:03:39, Админ Календарь действия тарифов по тарифному плану Ns ИТП4Ю0001 от 01.01.03
Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	С6	Вс
				03	04	05
				12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
Об	07	08	09	10	11	12
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
13	14	15	16	17	18	19
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
20	21	22	23	24	25	26
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
27	28	29	30	31
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной
Пн	Вт		Чт	Пт	Со	Вс
					01	02
					Выходной	12:00 Будний
03	04	05	06	07	08	09
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
10	11	12	13	14	15	16
Будний	Будний	Будний	Будний	12:00 Выходной	Выходной	12:00 Будний
17	18	19	20	21	22	23

Откроется календарь по месяцам, где для каждого дня будет указан тот тариф, который действует на этот день.

Тарифы начинают действовать с даты и времени, указанных в строке и действуют до даты и времени смены тарифа.

Многовалютный учет

При работе с документами оказания или оплаты услуг в разных валютах могут возникать ситуации, когда долг гостя полностью не обнуляется и показывается в журналах равным одной или нескольким копейкам. При этом отчеты по взаиморасчетам будут показывать отсутствие долга. Для того чтобы такие ситуации гарантированно не возникали необходимо при поселении гостя выяснять, в какой валюте он будет оплачивать услуги, и устанавливать эту валюту на форме размещения.

Работа с авансовыми платежами контрагентов

Для работы с авансовыми платежами контрагентов предусмотрены документы «Поступление денег» и «Выплата денег». Авансовый платеж (предоплату) можно регистрировать по договору с контрагентом или без договора. Если предоплата не относится к какому-либо договору, то она называется нераспределенной. Для регистрации предоплаты по договору нужно вводить документ «Поступление денег» на основании договора или любого бронирующего документа по этому договору. При регистрации нераспределенной предоплаты поля «Договор» и «Бронь» на форме документа не должны быть заполнены.

При оформлении актов с включенным флажком «Зачитывать предоплату» сумма за услуги, которые должен оплачивать контрагент, списывается в следующем порядке:

1. в первую очередь списывается из наличной предоплаты по договору (если есть);

2. списывается из безналичной предоплаты по договору (если есть);

3. списывается из нераспределенной наличной предоплаты (если есть);

4. в последнюю очередь списывается из безналичной нераспределенной предоплаты.

Контроль над авансовой оплатой брони

Если необходимо по оформленной брони рассчитать предварительную стоимость проживания и проконтролировать авансовую оплату рассчитанной суммы, то необходимо на основании бронирующего документа создать предварительный счет (Ctrl+Alt+C). Если нужно, отредактируйте рассчитанный предварительный набор услуг и включите флажок «Начислять долг по брони». Проведите предварительный счет кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter). После проведения предварительного счета с включенным флажком у бронирующего документа возникнет «задолженность», которая будет видна в журналах. При поступлении авансового платежа контрагента необходимо на основании брони создать и провести документ «Поступление денег». После этого в жу рналах у брони будут указаны сумма предоплаты и наличная и безналичная суммы к оплате (задолженность по брони).

Если бронирующий документ относится к договору, по которому есть предоплата, или создан на заявителя, по которому есть нераспределенная предоплата, то. после проведения предварительного счета, рассчитанная сумма будет «переведена» в предоплату по брони, т.е. в журналах заполнится сумма оплаты по брони, и бронь будет «оплачена».

Если авансовый платеж контрагента внесен по договору и оплачивает несколько бронирующих документов, то на форме поступления денег по договору нужно включить флажок «Разнести по брони».

В программе предусмотрен отчет «Сводка по оплате брони», который позволяет формировать список оплаченной и неоплаченной брони по контрагентам и договорам за нужный период времени.

Примеры:

Нужно зарегистрировать в программе авансовый платеж контрагента на оплату нескольких бронирующих документов. Бронь оформлялась на основании договора с этим контрагентом.

На основании нужных заявок или резервирований создаем и проводим предварительные счета с включенным флажком «Начислять долг по брони». У бронирующих документов возникнет авансовая задолженность. Авансовую задолженность можно увидеть, например, в журнале «Бронирование», в колонках «К оплате...».

На основании договора с контрагентом вводим документ «Поступление денег». Включаем флажок «Разнести по брони». Указываем сумму оплаты и выбираем способ оплаты. Проводим документ (кнопка «ОК»), Бронирующие документы будут оплачены. Для контроля формируем отчет по оплате брони. В параметрах отчета указываем контрагента и договор, период отчета должен включать даты оформления нужной брони.

Контрагент внес предоплату по договору, позже часть предоплаты нужно оформить как авансовую оплату резервирования.

На основании договора вводим документ «Поступление денег», указываем сумму предоплаты и проводим документ.

На основании договора оформляем резервирование.

На основании резервирования создаем и проводим предварительный счет с включенным флажком «Начислять долг по брони». При проведении предварительный счет «увидит» предоплату по договору и часть предоплаты, на сумму предварительного счета, зачтется как авансовая оплата брони.

Работа с документами контрагентов

Для удобной работы с контрагентами и договорами в программе предусмотрена специальный журнал «Работа с документами контрагентов». Для пользователей с набором прав «Нач. службы размещения» этот журнал открывается автоматически при запуске программы. Автоматическое открытие формы журнала можно отключить в настройках пользователя. Открыть жу рнал можно также при помощи комбинации клавиш Ctrl+Shift+0, или выбрав пункт «Работа с отборами по документам» меню «Нач. сл. разм.».

ІІ Документы для контрагентов : Отбор Контрагент: Порто Отбор по контрагенту | Отбор по договору | Отбор по брони | Отбор по счету |

1 Отбор по контрагенту ЗАО 'Порто* М 1 Закрыть 1 Пшч. 1 Расчеты | Прожив. 1 Поселить | Оформить | Оплата | Выселить 1

Контрагент: |ДШЯ [3]_oJ ДогоеоР: (Договор Дог-000005 (08.08.200 ¦дд

Бронь: I ДД Гчы | Д Д

Журнал позволяет отбирать документы по контрагентам, договорам, брони, счетам (требованиям) на оплату. Переключаться между видами отборов можно при помощи закладок или клавиши Enter в полях значений отбора.

Порядок работы с журналом рассмотрим на примере работы офиса, в котором происходит регистрация путевок и курсовок и принимается оплата. Если в офис приходит представитель какой-либо фирмы или частное лицо и ему нужно оформить путевку на размещение нескольких человек, то менеджер должен:

Нажать кнопку «... » (F4) в поле «Контрагент». В справочнике контрагентов создать нового (Insert). Заполнить и сохранить данные контрагента (Ctrl+Enter). Выбрать этого контрагента (Enter);

Нажать Tab 2 раза для перехода в поле «Договор»;

Нажать кнопку «...» (F4) в поле «Договор». Создать новый договор (Insert). Если нужно, чтобы параметры нового договора отличались от устанавливаемых по умолчанию, то в поле «Шаблон договора» в настройках рабочего места на пятом шаге «помощника» (меню «Сервис/Параметры рабочего места») укажите договор, который будет использоваться как шаблон при создании новых договоров;

Внести изменения и провести договор кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter);

Нажать кнопку «Оформить» (Ctrl+F8) и выбрать «Путевку», заполнить и провести путевку;

Если клиент оплачивает путевку на месте, то нужно выделить в таблице путевку, нажать кнопку «Оплата» (F7), выбрать «Поступление денег по брони в таблице». В документе «Поступление денег» нужно указать оплачиваемую сумму и провести документ.

После выполнения этих действий в журнале работы с документами по договорам вы увидите список всех созданных по договору документов для нового контрагента. Журнал можно использовать для просмотра документов, которые были созданы для определенного контрагента, по определенному договору, брони или счету.

В журнале показываются все бронирующие документы, созданные по выбранному договору или контрагенту, все путевки и курсовки, счета (требования) на оплату, внесения и возвраты предоплаты, размещения, акты, общие акты, документы оплаты и возврата оплаты по актам.

Работа с квотами

Использование квот позволяет выделить часть номеров из номерного фонда. После того как вы определите в программе квоту и укажете какие номера в нее входят в документах появляется возможность выбрать квоту.

Особенность работы с квотами состоит в том, что при не указанной квоте портье доступны номера, которые не входят ни в одну из квот определенных в программе.

Если при оформлении размещения портье укажет квоту, то при подборе номера ему будут показаны номера только из этой квоты, если же поле «квота» оставить пустым, то будут показаны номера, которые не входят ни в одну из квот. Так же выбор квоты действует в документах «Резервирование», «Заявка», «Путевка», «Курсовка».

Зачем нужны квоты?

Квоты позволяют закрепить часть номеров за определенной организацией, или постоянным гостем. При этом при обычном поселении - без выбора квоты - портье застрахован от того, что он случайно поселит гостя в номер из квоты.

Но в тоже время номер считается свободным, (т.е. не стоит на резерве.) и при желании в него можно заселить, но для этого нужно сознательно выбрать квоту, и затем выбрать номер из этой квоты.

Кроме того во всех отчетах предусмотрен фильтр по квотам. Это позволяет выводить в отчеты информацию не по всему номерному фонду а только по части номеров - по тем которые входят в выбранную квоту.

Для ведения списка квот в программе предусмотрен справочник «Квоты».

Если Вам необходимо создать новую квоту и внести в нее номера, то откройте справочник «Квоты» и создайте новую квоту (кнопка Insert). Перед этим нужно определить, в какую из существующих групп включить создаваемую квоту, или какую новую группу квот для этого нужно создать. Новая группа вводится при нажатии кнопки «Новая группа» в меню справочника или комбинации клавиш Ctrl+F9. Когда квота создана, номера в нее вводятся при помощи документа «Приказ о вводе номеров в квоту».



Поле «Квота» имеет кнопку «... » для выбора нужной квоты. При нажатии на «... » (F4) открьшается справочник «Квоты». Найдите в нем квоту, дважды щелкните по нужной строке мышью (Enter) и реквизит «Квота» в документе будет заполнен.

Для заполнения табличной части документа номерами нажмите кнопку «Подобрать номера». Изменить номер в табличной части можно с помощью кнопки «...» на соответствующей строке поля «Номера в квоте». В обоих случаях открывается справочник «Номерной фонд». Последовательно находя нужные номера в справочнике, двойным щелчком по соответствующей строке, можно перенести номера в табличную часть документа.

Документ может быть распечатан как приказ о вводе номеров в квоту.

Если документ готов, его нужно сохранить и провести кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter).

Если Вам необходимо удалить из существующей квоты номера, то воспользуйтесь документом «Приказ об удалении номеров из квоты».

Контроль над состоянием номеров

Под состоянием номера понимается набор свойств, которым обладает номер в заданный промежуток времени. Свойствами номера, например, может являться то. на какую сторону здания выходят окна, наличие бытовой техники, ремонт, уборка и т.д.

Если Вам необходимо назначить некоторое свойство номеру, то воспользуйтесь документом «Изменение состояния номеров».

номеров Сет 000004

я я, щ >, t * я п a k- Номера в состоянии | Доп. инфо. | Изменение состояния номеров № |Сст-000004 ОТ 101.01.03 ЦЦ ц| Админ Свойство: [ДНЯВЯ^В [7] Дер. в днях: I 00 Еаз: 0[н|_ График I Р I ^ I

Шапка документа имеет поле «Свойство». В поле есть кнопка «...» для выбора существующего свойства из справочника.

Создайте новую строку в документе и. не выбирая номер, укажите период действия свойства. Если не указать, например, дату и время по. то свойство будет действовать в номере «до самого конца». Период можно не заполнять, если номер будет обладать указанным свойством постоянно. Если свойство устанавливается на определенный промежу ток времени, период следует заполнить. По окончании периода действия номер автоматически теряет данное свойство.

Нажмите кнопку «Подобрать номера» или F6. Откроется справочник номерного фонда. Выбрать номер можно двойным щелчком мыши или клавишей Enter. Номера будут добавляться в документ с тем периодом действия, который был определен в выделенной строке документа, на которой нажали кнопку «Подобрать номера».

После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»),

Если необходимо убрать какое-либо из свойств у номера, то нужно воспользоваться документом «Вывод номеров из состояния».

Заполнение журнала регистрации иностранных граждан.

Гостиницы, размещающие иностранных граждан из других стран, должны заполнять журнал (книгу) регистрации. Программа позволяет заполнять электронный журнал регистрации и распечатывать его за любой период, но не реже чем поквартально.

Для того чтобы добавить запись в журнал регистрации необходимо, чтобы страна гражданства гостя не совпадала с базовой страной.

Порядок действий при добавлении записи для заезжающего гостя отличается от порядка действий при продлении или переселении.

При заезде:

1. В размещении выделите строку заезда нужного гостя.

2. Нажмите кнопку «Действия» (F2).

3. Выберите пункт меню «Запись в журнал регистрации иностранных гостей». Быстро выбрать пункт меню можно нажав букву 3 на клавиатуре.

4. Проверьте правильность номера, гостя, периода и описания на форме новой записи в журнал регистрации.



5. Перейдите на закладку «Миграционная карта», проверьте правильность ввода данных о миграционной карте.

При создании новой записи данные о миграционной карте переносятся из карточки гостя. Если данные не были заполнены ранее, то нужно их заполнить сейчас, при создании записи в журнале регистрации.



6. Перейдите на закладку «Виза» и заполните данные о визе гостя, если эти данные не были заполнены раннее в

карточке гостя.

Регистрация иностранца - 4464

Основной) Миграционная карта Виза )

Виза выдана: 102.11.03 |Й| Виза дней: | 0

Виза.с: 102.11.03 |Й| по: |і611 03 [Ц

OK_I Закрыть I Печать вкладыша | Вез номера | Предыдущая

7. Нажмите кнопку «ОК» (Ctrl+Enter).

При продлении или переселении:

8. В размещении выделите строку продления или переселения нужного гостя.

9. Нажмите кнопку «Действия» (F2).

10. Выберите пункт меню «Запись в журнал регистрации иностранных гостей». Быстро выбрать пункт меню можно нажав букву 3 на клавиатуре. Программа откроет соответствующий журнал регистрации и выделит запись предыдущего заезда/переселения/продления.

11. Проверьте, что период предыдущей записи в журнал регистрации не включает в себя текущее переселение или продление. Если добавлять новую запись не нужно, то закройте журнал кнопкой «Закрыть» (F12).

12. Если новую запись нужно добавить, то нажмите клавишу Insert или кнопку ^ на панели инструментов формы журнала.

13. Проверьте правильность номера, гостя и периода на форме новой записи в журнал регистрации. Внесите нужные исправления

14. Нажмите кнопку «ОК» (Ctrl+Enter).

Программа ежеквартально автоматически обновляет нумерацию записей в журналах регистрации, поэтому распечатывать журналы можно только за период не выходящий за пределы одного квартала.

Чтобы распечатать журнал регистрации используйте пункт меню «Отчеты/Регламентированные/В ОВИР/Печать журнала регистрации иностранных граждан».

Содержание раздела

---