Глава 3. Ввод данных о банковском счете
Ввод данных о банковском счете
Форма элемента имеет две закладки: «Счет» и «Дополнительные».
На закладке «Счет» указываются наименование счета, номер банковского счета, наименование банка Вашей фирмы, корреспондентский счет и БИК. Если вы осуществляете расчеты через расчетный банк, отличный от банка Вашей фирмы, то отключите флажок «прямые расчеты» и заполните реквизиты расчетного банка.
Для заполнения полей элементов «Банк фирмы» и «Расчетный банк» необходимо нажать Ctrl+Shift+F4 на поле «Наименование». Откроется форма справочника «Банки».
Если необходимого банка в справочнике нет. то его можно добавить из классификатора банков РФ. Для этого нажмите на кнопку «Добавить банки из классификатора банков РФ». В классификаторе банк можно найти по БИК. наименованию или корр. счету.
|
Классификатор банков РФ |
|
|
БИК |
Наименование |
Корр. |
счет л. 1 |
|
|
46 L> |
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ |
^шш |
|
|
|
АКБ ОАО МКБ "ДОМ-БАНК" |
30101 |
10000000000274 |
|
|
044671341 |
ВОСКРЕСЕНСКИЙ ФОАО АКБ "АВТОБАНК |
30101 |
10200000000341 |
|
|
044689781 |
ДУБНЕНСКИЙ Ф-Л ОАО АКБ "АВТОБАНК- |
30101 |
10700000000781 |
|
|
044689761 |
ДФ АКБ "ФАЛЬКОН" |
30101 |
10500000000761 |
|
|
044660769 |
ЖУКОВСКИЙ ФИЛИАЛ АВТОБАНК-НИКО |
30101Е |
10200000000769 |
|
|
044695151 |
ЗАО"ПОДОЛЬСКПРОМКОМБАНК" |
30101 |
10700000000151 |
|
|
044696752 |
ЗАО АКБ"ЗЕ ЛАК-Б АН К"Ф И Л И АЛ "СО Л Н Е1 |
30101 |
10300000000752 |
|
|
044653717 |
КБ "БМБ" (000) |
30101 |
10500000000717 |
|
|
044671370 |
КОЛОМЕНСКИЙ Ф-Л АКБ "ВНЕШАГРОБАР |
30101 |
10700000000870 і |
|
|
|
|
|
|
АКБ ОАО МКБ "ДОМ-БАНК"
Сортировка: | По наименованию
~3
Выбрать I Закрыть | Обновить... | |
Если Вы планируете использовать печать справок о рублевых и валютных счетах Вашей фирмы (кнопки «Справка о рублевых счетах» и «Справка о валютных счетах» на форме ввода данных о фирме), то на закладке «Дополнительные» Вы можете указать тип счета (валютный или рублевый), даты открытия и закрытия, ввести дополнительные сведения о банке вашей фирмы.
При вводе нового счета для него устанавливается тип «Рублевый». Если вводится информация о валютном счете, то следует указать тип счета «Валютный».
Если указан тип счета «Валютный», то становится доступным для редактирования поле «Номер и дата разрешения Банка России на открытие счета в иностранной валюте». Такое разрешение выдается при открытии валютного счета в банке, расположенном за пределами Российской федерации.
После того, как вы заполнили данные о Вашей фирме и её банковских счетах, нажмите кнопку «ОК» и сохраните новый элемент справочника фирм. Выберите созданную фирму в форму ввода параметров конфигурации клавишей Enter или двойным щелчком мыши.
Закладка «Коды организации»
Содержит список кодов организации. Коды используются при печати регламентированных отчетов в ОВИР и Г оскомстат.
Закладка «Учетная политика»
Содержит информацию об учетной политике организации. Переключатели «по оказанию» и «по оплате» определяют алгоритм закрытия учетного периода. При учетной политике «по оказанию» при закрытии периода будут формироваться общие акты по оказанным услугам, «по оплате» - акты по оплаченным услугам.
Флажок «Закрывать периоды по контрагентам» должен быть включен, если нужно собирать выручку отдельно по каждому контрагенту и физ. лицам и выключен, если достаточно иметь общие итоги по всем контрагентам физ. лицам.
Флажок «Строго за период» нужно включить, если необходимо, чтобы услуги обрезались по границам периода. В этом случае, если, например, выбран период отбора услуг - июнь, и гость проживал (одной строкой в размещении) с 27.06 по 03.07. то в акты попадут суммы с 27.06 по 30.06. Если флажок выключен, то в акты попадут все суммы, которые были зарегистрированы документами, дата и время которых попадает в выбранный период. Т.е. в примере, с 27.06 по 03.07.
Флажок «Работает по упрощенной системе налогообложения» нужно включить, если фирма работает по упрощенной системе налогообложения.
Константа «Букв в сокращениях имен и отчеств»
Число букв в сокращении имен и отчеств системных имен гостей в справочнике «Гости». Если положить константу равной 2. то гость Иванов Иван Иванович будет иметь системное имя Иванов Ив.Ив. Рекомендуется установить в 1. в этом случае системное имя будет Иванов И.И. Если установить в 0. то системное имя будет Иванов Иван Иванович.
Системное имя используется при печати гостей в отчетах и показа имен гостей в экранных формах программы.
Константа «Кол-во дней по умолчанию»
Количество дней по умолчанию, которые добавляются к дате заезда гостя для получения даты планируемого выезда.
Константа «Кол-во часов по умолчанию»
Количество часов по умолчанию, которые добавляются к дате и времени заезда гостя для получения даты и времени планируемого выезда.
Константа «Время начала бухгалтерского дня»
Определяет время, с которого начинается отсчет бухгалтерских суток. Используется для расчета реализации услуг за сутки общими актами об оказании услуг.
Константа «Расчетный час по умолчанию»
Расчетный час по умолчанию. Используется для инициализации расчетных часов периодических услуг.
Константа «Базовая валюта»
Базовая валюта — это валюта страны, где работает Ваша гостиница (для России это рубли). У базовой валюты курс и кратность всегда равны 1. Кроме того, курсы всех других валют выражаются в единицах базовой валюты. Базовая валюта является валютой по умолчанию для всех документов. Изменять значение базовой валюты в процессе эксплуатации программы нельзя, т.к. это приведет к неверным значениям остатков в регистрах (если это сделать, то нужно выполнить повторное проведение всех документов). Константа заполняется путем выбора нужной валюты из справочника валют.
Константа «Основная валюта»
В основной валюте программа хранит данные о взаиморасчетах с клиентами. Основная валюта - это валюта, в которой вы будете указывать цены на основные услуги (проживание). Основную валюту необходимо выбрать до начала работы с конфигурацией. Изменение значения основной валюты в процессе эксплуатации системы приведет к неверным значениям остатков в регистрах (если это сделать, то нужно выполнить повторное проведение всех документов). Если Вы работаете только с рублями, то в качестве основной валюты выберите рубли. Константа заполняется путем выбора нужной валюты из справочника валют.
Константа «Валютаразмещений»
Валюта, которая будет устанавливаться у документов размещений по умолчанию. Если основная валюта не базовая, и гости обычно оплачивают при выезде, то установите валюту размещений в основную валюту. Если гости обычно оплачивают проживание при заезде, то установите валюту размещения в базовую валюту. Во всех остальных случаях рекомендуется устанавливать валюту размещения в ту валюту, в которой принимается оплата за проживание.
Константа «Валюта авансов»
Валюта авансов определяет способ хранения авансовых платежей в программе. Авансы регистрируются документами «Поступление денег от контрагента» и «Внесение залога».
Если валюта авансов была установлена равной базовой валюте (рубли) и цены на услуги указаны в основной валюте (у.е.), то. если аванс был внесен в рублях по курсу у.е. на дату получения денег, в случае роста курса у.е. на дату зачета аванса, суммы аванса не хватит для оплаты услуг. Если валюта авансов была установлена равной у.е., то суммы аванса хватит для оплаты оказанных услуг.
Валюту авансов имеет смысл указывать отличной от базовой только в том случае, если вы планируете указывать цены на основные услуги не в базовой валюте.
Константа «Коэффициент округления цены»
Если валюта цены услуги и валюта документа (счет, размещение) не совпадают, то при подборе услуг в счета и при расчете списка основных услуг размещения, их цены будут пересчитаны в валюту документа. Если валюта документа базовая, то. при пересчете, значение цены округляется в соответствии с коэффициентом округления цены. Коэффициент округления цены — это число. Если коэффициент равен 0. то цена округляется до единиц базовой валюты, если 1. то до 0.1 единицы базовой валюты. 2 — до 0.01 единицы базовой валюты, если -1. то до 10 единиц базовой валюты и т.д.
Флажок «Многовалютныйучет»
Флажок должен быть включен, если цены на услуги указаны не в базовой валюте у которой изменяется курс.
Флажок «Нет налога с продаж»
Флажок должен быть включен, если в вашем регионе ставка налога с продаж установлена равной 0 или такого налога нет.
Флажок «Оплатауслуг по курсу оказания»
Если флажок выключен, то сумма оплаты за услуги, у которых цены указаны в валюте, рассчитывается по курсу на дату оплаты (на дату курса документа, которым регистрируется оплата). Если флажок включен, то сумма оплаты за услуги, у которых цены указаны в валюте, рассчитывается по курсу на дату оказания услуги (на дату курса документа, которым регистрировалось оказание услуги).
Закладка «Гости»
На закладке «Гости» определяются группы справочника «Гости», которые имеют специальное значение.
Константа «Удаленные гости»
Группа справочника «Гости», в которую помещаются ошибочно созданные гости, помеченные на удаление гости, не заехавшие заявители.
Константа «Новые»
В справочнике «Гости» можно создать группу, в которой будут создаваться записи о только что заехавших гостях, у которых при регистрации не были заполнены паспортные данные. Эту группу нужно создавать в том случае, если для ускорения размещения гостей портье будет при регистрации гостя у стойки, вводить только минимальное количество данных. Все остальные данные портье заполнит позже, уже после того, как гость поднимется в номер. Использование группы «новые» удобно, т.к. количество гостей в этой группе не велико и нужный гость может быть легко найден.
После того, как портье заполнил все необходимые данные гостя, он должен перенести гостя в группу «проживающие». Если периодически выполняется регламентная процедура «Перемещение гостей», то перенос гостя с заполненными паспортными данными из группы «новые» в группу «проживающие» будет выполняться автоматически.
Константа «Выехавшие гости»
Группа справочника «Гости», используемая для хранения исторического списка гостей. Гости в группу «выехавшие» попадают при выселении автоматически.
Константа «Проживающие гости»
Группа справочника «Гости», используемая для хранения проживающих в настоящее время гостей. Гости попадают в группу «проживающие» при заселении автоматически.
Константа « Черный список»
Группа справочника «Гости», в которую помещаются «неблагополучные» гости. У гостей в черном списке начальник службы размещения или администратор программы могут выставить флажок «запретить селить». Если флажок включен, то портье не смогут поселить, продлить или переселить такого гостя. Флажок выключен обычно у гостей, у которых есть задолженность перед гостиницей. В этом случае, если гость при повторном заезде оплатит задолженность по предыдущему размещению, он будет автоматически перемещен из черного списка в проживающие.
Константа «Заявители»
Группа в справочнике «Гости» в которой, при оформлении бронирующих документов, создаются заявители. При размещении таких заявителей по брони, они автоматически переместятся в проживающие.
Флажок «Размещать в занятые номера»
Если флажок включен, то программа позволит размещать в номер гостей больше, чем основных мест, т.е., например, в двухместный номер трех гостей по виду размещения место. Программа будет показывать предупреждение, однако размещение можно продолжить. Если флажок выключен, то программа не разрешит разместить, например, в двухместный номер трех гостей.
Флажок «Размещать совместных отдельными размещениями»
Если флажок выключен, то программа позволит размещать гостей по виду размещения «совместно» только вместе с гостем, который оплачивает весь номер (вид размещения «весь номер»).
Флажок «Обязательноуказывать гостей»
Если флажок выключен, то программа позволит не указывать гостей в размещениях. Если флажок включен, то необходимо указывать всех размещаемых гостей. Этот режим работы предпочтителен, т.к. процедуры переселения и продления гостей умеют работать только с одним не указанным гостем.
Флажок «Оформлять свидетельства о регистрации иногородним»
Если флажок включен, то программа при размещении гостя будет спрашивать, нужно ли этому гостю свидетельство о временной регистрации в вашем регионе. При положительном ответе будет автоматически печататься заполненный бланк свидетельства. Вопрос задается только при оформлении гостей - граждан базовой страны.
Флажок «Контролировать число гостей в номере»
Если флаг включен, то при размещении гостей в номер программа запретит поселение, если число гостей в номере, кроме тех, кто проживает на доп. кроватях, превысит число мест номера. Если флаг выключен, то в таких случаях будет выдано предупреждение.
Флажок «Воинские звания всегда доступны»
Если флаг включен, то в карточке гостя всегда доступно для выбора поле «Воинское звание». Если флаг выключен, то это поле доступно только, если у гостя в качестве документа удостоверяющего личность указано «Удостоверение личности офицера», «Военный билет офицера запаса», «Военный билет солдата», «Иные документы МВД».
Закладка «Свойства, Номерной фонд, Телефоны»
Константа «Свойства, вышедшие из употребления»
Группы справочника «Свойства», для хранения вышедших из употребления свойств.
Константа «Свойство-ремонт»
Элемент справочника «Свойства» для состояния «Ремонт».
Константа « Свойство-уборка »
Элемент справочника «Свойства» для состояния «Уборка».
Константа «Номера, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Номерной фонд», для хранения выведенных из эксплуатации номеров.
Константа «Группа номеров по умолчанию»
Та часть номерного фонда, которая сдается в долгосрочную аренду или состоит из вспомогательных помещений (сауна, конференц-зал. ресторан, ...) не должна влиять на процент загрузки жилого номерного фонда. Для того чтобы аналитические отчеты по умолчанию учитывали только жилой номерной фонд необходимо указать группу номеров по умолчанию. В эту группу должны входить только те номера, которые используются для размещения гостей.
Константа «Телефоны, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Телефоны» для хранения выведенных из эксплуатации телефонных номеров.
Константа «Квоты, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Квоты» для хранения выведенных из эксплуатации квот.
Закладка «Услуги»
На закладке необходимо определить следующие константы:
Константа «Удаленные»
Группа справочника «Услуги», для хранения не используемых услуг.
Константа «Услуга - проживание»
Элемент справочника «Услуги» для услуги проживания. Используется при заполнении, по умолчанию, услуги проживания у новых тарифов.
Константа «Услуга - бронь»
Заполните константу, если Вы включаете стоимость бронирования в стоимость первых суток проживания. Программа автоматически начислит стоимость брони, если эта услуга указана в тарифе, по которому размещается гость, и размещение создано на основании резервирования или заявки.
Константа « Услуга - Питание »
Используется для указания программе, какая услуга является питанием (завтрак, комплексное питание и т.д.). Если заполнена, то подставляется по умолчанию в новые строки новых документов вида "Доп. услуги по дням"
Константа «Услуга - телефонные переговоры»
Элемент справочника «Услуги», соответствующий услуге «Телефонные переговоры». Используется при работе с документом «Телефонные переговоры».
Константа «Услуга-разовый сбор за телефонный разговор»
Заполните константу, если Вы планируете на каждый телефонный разговор, регистрируемый в программе начислять фиксированную сумму дополнительно к стоимости разговора. Эта услуга попадет отдельной строкой в счета оплаты телефонных разговоров и будет суммироваться с стоимостью тел. разговора в отчетах «Телефонные разговоры» и «Аудит не оплаченных телефонных разговоров».
При начислении услуги документом «телефонные разговоры», цена услуги, ставка налога с продаж, ставка НДС, единица измерения, валюта услуги берутся из справочника услуг на дату документа.
Константа «Услуга - опоздание»
Заполните константу, если Вы начисляете «штраф» за опоздание при размещении по брони. Программа автоматически начислит стоимость опоздания, если эта услуга указана в тарифе, по которому размещается гость, и размещение создано на основании резервирования или заявки.
Константа «Услуга - дополнительное место»,
Константа «Услуга - телевизор»,
Константа «Услуга - холодильник».
Перечисленные три услуги можно выбрать, если вы планируете печатать счета на бланках строгой отчетности формы №3-Г.
Константа «Услуга - сбор с иностранных граждан»
Услуга — разовый сбор с иностранного гостя. Эта услуга должна быть указана для автоматического начисления разового сбора при заезде гостя, у которого страна гражданства не совпадает с базовой страной (Россия). Услуга должна иметь тип «разовый сбор».
Константа «Услуга -разовый сбор с резидента»
Заполните услугой, которая будет единовременно начисляться при заезде гостя - гражданина базовой страны. Пример: гос. пошлина, курортный сбор и т.д. На иностранных граждан данная услуга не начисляется. Услуга должна иметь тип «разовый сбор».
Закладка «Тарифы, Страны, Квоты, Контрагенты»
На данной закладке необходимо определить константы:
Константа «Тарифы, вышедшие из эксплуатации»
Группа устаревших тарифов.
Константа «Тариф по умолчанию»
Наиболее часто используемый тариф, подставляемый по умолчанию в документы «Договор (пост, заявка)», «Заявка». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка» и «Размещение».
Константа «Базовая страна»
Страна, в которой расположена Ваша гостиница.
Константа «Группа безвизовых стран»
Группа стран, с которыми установлен безвизовый режим.
Константа «Удаленные контрагенты»
Группа справочника «Контрагенты», в которую помещаются ошибочно созданные или «исторические» контрагенты.
Константа «Заявители»
Группа справочника «Контрагенты», в которую помещаются контрагенты-заявители, созданные при оформлении бронирующих документов.
Константа «Физ. лица»
Элемент справочника «Контрагенты». Используется при выгрузке данных по реализации в программу бухгалтерского или управленческого учета. Итоги по реализации номеров гостям «с улицы» при выгрузке группируются и назначаются этому контрагенту.
Также используется при выгрузке счетов-фактур выписанных гостям. В счетах-фактурах созданных при загрузке в бухгалтерской программе в качестве «Плательщика» будет установлен этот контрагент.
Закладка «БД, Цены, Подбор номеров»
На закладке определяются:
Константа «Период хранения истории (в месяцах)»
Период хранения данных в базе. При использовании регламентной процедуры "Очистка базы данных" из системы по умолчанию удаляются данные, которые старше рабочей даты минус период хранения данных в базе. Данный подход подразумевает, что администратор системы сохраняет копии рабочей базы не реже, чем раз в указанный период. По умолчанию, период равен 13 месяцам, т.е. в течение января нового года система будет хранить данные за весь предыдущий год. В этот месяц нужно делать копирование базы. Таким образом, вы будете получать архив за предыдущий год. не прерывая работы с системой.
Константа «Граница истории»
Дата, по которую существуют актуальные данные. Значение устанавливается автоматически при выполнении регламентной процедуры очистки базы данных или при ручном вводе остатков по взаиморасчетам с контрагентами.
Программа не рассчитывает баланс взаиморасчетов по размещениям, которые старше чем дата границы истории. Баланс взаиморасчетов по таким размещениям всегда равен 0.
Константа «Дата запрета редактирования документов»
Если эта дата установлена, то документы созданные раньше нее пользователями без прав системного администратора открываются только на просмотр.
«Ценообразование »
Все параметры, указанные в разделе «Ценообразование», являются значениями по умолчанию для новых элементов справочника тарифов. На алгоритм расчета влияют только те параметры, которые указаны в самом тарифе.
Флаг «НП входит в цену услуги» определяет, как вы должны указывать цены услуг в справочнике «Услуг» и строках приказов об изменении тарифа. Если флажок включен, то ВСЕ цены нужно указывать с налогом с продаж. Если флажок выключен, то ВСЕ цены нужно указывать без налога с продаж. В любом случае вы должны указывать цены с учетом НДС. Программа не поддерживает указание цен без НДС.
Флаг «Пропорциональный расчет при переселении» управляет алгоритмом вида расчета «проживание суточное». Если флажок выключен, то при переселении или продлении после расчетного часа с изменением стоимости проживания программа рассчитает стоимость проживания так. как если бы переселение или продление произошло в р/ч. Если флажок включен, то. например, при переселении в номер другого типа в 16:00. при 12:00 р/ч. программа за предыдущие сутки насчитает стоимость 1 суток и 4 часов и за следующие сутки в новом номере стоимость 20 часов.
Флаг «Округлять задержку вверх» определяет способ округления задержки выезда гостя в часах. Используется только для вида расчета "Проживание суточное". Если включен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 4 часа задержки. Если выключен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 3 часа задержки.
Флаг «Почасовой расчет при заезде до р/ч» управляет алгоритмом вида расчета «проживание суточное». Если флажок включен, то при заезде до расчетного часа на срок более суток программа рассчитает продолжительность проживания в первые сутки с учетом количества часов прошедших с момента заезда до р/ч. Т.е. если, например, гость заехал в 6:30. и расчетный час 12:00. то за первые расчетные сутки гость должен будет заплатить стоимость 1 суток и 6 утренних часов.
Флаг «Начислять задержку после р/ч в первые сутки» Если флажок включен и гость задержался после расчетного часа, то в стоимость проживания будет добавлена стоимость задержки, даже, если с момента заезда гостя прошло меньше суток. Не влияет на работу программы, если не установлен расчетный час для проживания.
Константа «Часов бесплатно» позволяет указать, сколько времени при заезде или переселении гость может осматривать номер бесплатно, перед тем. как от него отказаться или попросить перевода в другой номер. Кроме того, эта константа определяет на сколько времени гость может задержать выезд из номера после р/ч при проживании по виду расчета «проживание по р/ч». Если необходимо указывать время с точностью до минут, то значение константы нужно рассчитывать по формуле «число минут»/60.
Константа «Часов бесплатно при заезде до расчетного часа» используется в алгоритмах расчета количества проживания по видам расчета с расчетным часом.
«Подбор подходящих номеров»
Константа «Период загрузки оперативных данных» определяет глубину анализа базы данных от даты заезда гостя. В статусе номера программа показывает, например, предупреждение о том. что в номере есть не продленные и не выселенные гости, т.е. анализируются данные раньше даты планируемого заезда. Период загрузки определяет на сколько дней назад от даты заезда гостя анализировать данные.
Константа «Дней вперед искать брони» позволяет определить период, на который программа будет искать брони после даты планируемого выезда гостя. Такие брони показываются в статусе номера и позволяют портье оценить, будет ли удобно, при необходимости, продлять гостя в этом номере.
Флаг «Показывать группы при подборе номеров» определяет, будут ли показываться группы номеров в формах выбора подходящих номеров.
«Формат сумм»
Поле «Формат сумм» определяет способ представления денежных сумм в отчетах и на формах программы. Форматная строка задает максимальное количество отображаемых чисел суммы, количество отображаемых десятичных знаков, символ используемый для разделения триад числа и символ используемый для отделения десятичной части числа.
Форматная строка имеет вид: 4іи.и<разделитель дробнойхразделитель триад>;
Замечание: Наличие "О" перед длиной поля подавляет отображение нулевых значений (выводится пустая строка). Пример: "4015.2"; Символ перед длиной поля означает, что нулевые значения при выводе будут отображаться прочерком. Пример: "4-17.2"; Если форматная строка заканчивается символами >Х, происходит сдвиг отображаемых разрядов на X позиций. Если в форматной строке указано "(0)", то данная последовательность символов должна быть первой в формате и предшествовать всем прочим спецификациям. При задании такой спецификации все позиции в поле вывода числа, соответствующие незадействованным старшим разрядам, будут заполнены символами "0".
Примеры форматных строк для числа 1234567,89:
4015.2-‘ — Г234’567-89
4015.1.. — 1.234.567.8
4(0)15.2.. — 0.000.001.234.567.89
Закладка «Сообщения, Бронирование, Портье, Договоры»
Флаг «Дублировать инфо в окне сообщений »
При проведении документов программа может показывать предупреждения или задавать вопросы пользователю. При этом, если флаг включен, то текст предупреждений или вопросов с ответами пользователя выводится в окно сообщений. Это удобно при внесении исправлений в данные документов, т.к. позволяет просматривать список ошибок проведения. Если флажок выключен, то предупреждения и вопросы в окно сообщений не выводятся.
«Бронирование»
Флаг «Начислять стоимость брони по заявкам» определяет, будет ли стоимость бронирования начисляться при размещении гостей по заявкам.
Стоимость бронирования, если указана в приказе об изменении тарифа, всегда начисляется при размещении по резервированиям, путевкам и курсовкам.
Флаг «Снимать просроченные заявки» по умолчанию определяет, будут ли заявки обрабатываться регламентной процедурой «Снять просроченные брони».
Флаг «Снимать просроченные резервирования» по умолчанию определяет, будут ли резервирования, путевки и курсовки обрабатываться регламентной процедурой «Снять просроченные брони».
Флаг «Фиксированный период брони по умолчанию» определяет, будет ли бронь автоматически списываться только на период проживания гостей и действовать между заездами в течение всего заявленного периода.
Поле «Снимать просроченные брони через XXX часов» задает время в часах по умолчанию, в течение которого просроченная бронь будет оставаться активной после времени планируемого заезда гостя. Бронь снимается регламентной процедурой «Снять просроченные брони». Процедура должна выполняться по расписанию встроенным планировщиком задач.
Флаг «Искать гостей при бронировании» определяет, будет ли выполняться поиск гостя в базе данных при оформлении брони. Если флажок выключен, то программа проверяет проживал ли уже гость только в момент размещения гостя. Если флажок включен, то такая проверка выполняется и при бронировании и при размещении гостя.
Если фамилии гостей в брони указываются обычно «на слух», например при телефонном разговоре с клиентом, то включать флажок не имеет смысла, т.к. велика вероятность ошибки администратора при записи фамилии. Если большинство брони в гостинице оформляется по письменным заявкам клиентов (например по заявлениям, полученным по факсу), то флажок должен быть включен, т.к. фамилии гостей в этом случае обычно указываются без ошибок.
Константа «Время пересменки у портье»
Укажите принятое у Вас время «пересменки» портье, т.е. закрытия кассовых смен. Это время используется как значение по умолчанию при инициализации элементов и групп справочника ККМ.
Флажок «Использовать закладки отбора в журнале договоров»
Если количество контрагентов, с которыми вы заключаете договора невелико (не больше 15), то можно включить этот флажок. Тогда в жу рнале договоров появятся закладки по контрагентам, и отбор договоров по каждому контрагенту будет происходить простым выбором нужной закладки.
Закладка «Способы оплаты, Полный счет»
Константа «Способ оплаты для счетов гостям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов гостям.
Константа «Способ оплаты для счетов на персонал»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на персонал гостиницы.
Константа «Способ оплаты для счетов за доп. услуги»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на доп. услуги гостям.
Константа «Способ оплаты для счетов за доп. услуги сторонним посетителям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на доп. услуги, оказанные сторонним посетителям.
Константа «Способ оплаты для счетов заявителям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов (требований) на оплату, актов об оказании услуг, документов оплаты.
Константа «Способ оплаты для внесений/возвратов залогов»
Определяет способ оплаты, который устанавливается по умолчанию у новых документов, регистрирующих операции с залогами. Документы регистрирующие залоги: «Внесение залога». «Возврат залога».
Флажок «Формировать полные счета гостям без дополнительных услуг»
Если флажок включен, то в полные счета гостей (счета, которые показывают все оплаченные гостями услуги), попадут только основные услуги оплаченные гостями. Дополнительные услуги добавлены не будут. Если флажок выключен, то в полный счет попадут все услуги оплаченные гостями по размещению.
Закладка «Ставки налогов, Уборка, Залоги, Размещение»
Константа «Ставка налога с продаж по умолчанию»
Укажите ставку налога с продаж, который принят в вашем регионе. Указанная ставка будет установлена по умолчанию у всех новых услуг и будет использоваться в отчетах для пересчета наличных сумм в суммы без НП и наоборот.
Константа «Ставка НДС по умолчанию»
Укажите ставку НДС, которая будет установлена по умолчанию у всех новых услуг.
Константа «Продолжительность уборки номеров по умолчанию»
Если Вы используете режим автоматической постановки номеров на уборку при выезде гостей, то номера автоматически «снимутся» с уборки через указанное число минут. Если продолжительность уборки номеров по умолчанию равна 0, то номера останутся на уборке до тех пор, пока не будут «выведены» с уборки явно, документом «Вывод номеров из состояния».
Флажок «Использовать залоги»
Если флажок включен, то программа позволит регистрировать суммы залогов документами размещение и доп. услуги в кредит.
Флажок «Раздельный учет залогов»
Если флажок включен, то программа позволит вводить суммы залогов отдельно по основным и дополнительным услугам. Это удобно, если Вы не хотите, чтобы, например, сумма залога за проживание бралась в зачет при оплате стоимости ужина в ресторане.
Выключите флажок, если вы не регистрируете дополнительные услуги в программе или хотите, чтобы сумма внесенного залога бралась в зачет при любом оказании услуг гостю.
Флажок «Показывать долг гостей на форме размещения»
Включите флажок, если нужно, чтобы на форме размещения показывался долг гостей. По умолчанию флажок выключен и на форме размещения показывается общий долг с учетом долга контрагента.
Закладка « Способы разделения оплаты, Разнесение услуг»
Способы разделения услуг между контрагентами и гостями
Константа «Способразделения оплаты по умолчанию»
Укажите способ разделения оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию в новых строках договоров, брони, размещений на контрагента.
Константа «Способразделения оплаты «Все гостъ»»
Укажите способ разделения оплаты с видом «Все гость». Эта константа используется для автоматического «сброса» способа разделения оплаты в строках размещений, которые выходят за пределы периода брони заявителя. Данный режим включается флажком «Оплата услуг контрагентом строго за период брони» на закладке «Параметры» формы размещения.
Константа «Способразделения оплаты «Все контрагент»»
Выберите способ разделения оплаты услуг между контрагентом и гостями, который будет иметь вид "Все контрагент". Используется в актах перемещения услуг.
Параметры разнесения услуг по периодам
Флажок «Разноситъ услуги по учетным периодам по умолчанию»
При расчете суммы оказанных услуг за период, можно:
1. Отбирать услуги, у которых дата и время оказания попадает в период.
2. Отбирать те услуги, и на ту сумму, которая приходится на период проживания гостей, пересекающийся с периодом отбора.
Если флажок включен, то при формировании общих актов об оказании услуг и в отчете "Гости по документу", по умолчанию, будет использоваться вариант 2. Если флажок выключен, то по умолчанию будет использоваться вариант 1.
Флажок «При заезде до начала учетных суток относитъ 1 сутки проживания на следующие учетные сутки»
Параметр важен для гостиниц с суточным проживанием. Для гостиниц с почасовым проживанием параметр не имеет смысла.
Если флажок выключен, то при заезде до времени начала учетных суток, например до 12:00 (с 00:00 по 12:00). первые сутки проживания "попадут" на сутки, в которые попадает дата и время заезда.
Если флажок включен, то при заезде до времени начала учетных суток первые сутки проживания "попадут" на следующие учетные сутки.
Флажок «Отключитъ разнесение услуг по периодам»
Системный параметр. Должен быть выключен. Включать только после согласования с компанией разработчиком!
Позволяет отключить разнесение услуг по периодам и работать в режиме эмуляции алгоритмов реализованных в западных PMS. В этом режиме оказание услуг целиком приходится на даты и времена документов, которыми оказывались услуги. При проживании гостей в течении нескольких суток необходимо либо продлять гостя каждые сутки, либо начислять стоимость проживания вручную, документами оказания дополнительных услуг.
Закладка «Скидки/наценки, Печать счетов»
«Скидки/наценки в строках документов по умолчанию»
Заполните, если нужно, чтобы в новых строках размещений автоматически проставлялся процент скидки/наценки. Используется, например, если администрация гостиницы решает предоставить всем гостям скидки на проживание в течение периода отсутствия горячей воды.
Если указывается процент скидки/наценки то должна быть указана причина предоставления скидки/наценки и. если нужно, может быть указан набор услуг по которым будет действовать скидка/наценка.
Константа «Периодрасчета скидок/наценок по продолжительности проживания гостей»
Определяет период в днях, за который программа рассчитывает общую длительность проживания гостя при начислении скидок/наценок. Например, если установить в 365, то при расчете гостю скидок/наценок будут учитываться проживания только за последний год.
Флажок «Выделять НДС в итогах счетов»
По умолчанию программа выделяет сумму НДС в печатных формах счетов гостям, сторонним посетителям, персоналу. Выключите флажок, если выделять сумму НДС в счетах не желательно.
Флажок «Печатать место для подписи гостя»
Включите флажок, если вы планируете, что гости будут подписывать счета об оплате услуг. Это нужно, если планируется оставлять одну копию подписанных счетов в гостинице и прикладывать эти счета к сменным отчетам.
Флажок «Печатать новые (не проведенные) счета как окончательные»
При выключенном флажке при печати не проведенного счета гостю в шапке печатной формы печатается строка «*** Предварительный счет ***» без номера и даты счета. Этот режим не позволяет портье печатать счета не сохраняя их в программе. Однако, при некоторых схемах работы нужно, чтобы счет можно было распечатать в окончательном виде ещё до проведения. В этом случае необходимо включить данный флажок.
Закладка «Контроль оформления возвратов»
При включенном режиме контроля возвратов программа следит, чтобы счета на возврат оформлялись по специальным способам оплаты. Возвраты по счетам текущей смены должны оформляться со способом оплаты «Возврат текущей смены». Счета на возврат по счетам прошлых смен должны оформляться со способом оплаты «Для возврата по счетам прошлых смен». При включенном режиме контроля за возвратами константы «Способ оплаты для возвратов по счетам текущей смены» и «Способ оплаты для возвратов по счетам прошлых смен (из кассы бухгалтерии)» должны быть заполнены. Если у этих способов оплаты включить флажок «Не изменяет выручку по X и Z отчетам», то чек по фискальному регистратору при проведении таких счетов пробиваться не будет.
Закладка «Доп. услуги на номера, Секции, Учет загрузки НФ»
Включите режим пересчета доп. услуг на номера при проведении размещений, если в вашей гостинице продления, переселения, выселения гостей часто оформляются задним числом.
Если гость планировал выехать в 12:00, не выехал, в 13:00 разговаривал по телефону, и его продлили только в 16:00, то стоимость разговора «попадет» на персонал гостиницы. При включенном режиме пересчета доп. услуг в момент продления гостя программа проанализирует, были ли разговоры у гостя за период с времени планируемого выезда по время оформления продления и, если нужно, «перекинет» разговор с персонала на гостя.
Предупреждение. Данный режим работы может привести к существенному увеличению времени проведения размещений.
Константа «Секция для наличных авансовых платежей»
Укажите кассовую секцию (отдел), по которой будут проходить наличные авансовые платежи от частных лиц (предоплата и залоги). Наименование этой секции будет печататься в чеках фискального регистратора при проведении документов, регистрирующих наличные авансовые платежи, оформленные способами оплаты с включенным флажком «По ККМ».
Флажок «Учет загрузки в номероднях»
Реализованные в программе отчеты позволяют анализировать загрузку гостиницы в номероднях или местоднях (койкосутках). Включите флажок если в Вашей гостинице принят учет загрузки в номероднях. Оставьте флажок выключенным, если загрузка анализируется по местодням. Флажок определяет значение по умолчанию для параметра на формах отчетов.
Флажок «Отключитъ перепроведение документов обслуживания регистров при очистке БД»
Системный флажок. Должен быть выключен. Включать имеет смысл только при необходимости ручного перепроведения документов обслуживания регистров после выполнения процедуры очистки БД. Это может понадобиться в случае, когда перепроведение занимает очень много времени и не может быть выполнено вместе с очисткой базы данных.
Закладка «Наборы услуг, Типы гостей, Акты»
Константа «Наборуслуг питания стат. формы №1 - гостиница (краткая)»
Укажите набор услуг питания, по которому программа должна рассчитывать выручку за питание в регламентированном отчете для Госкомстата РФ «Печать сведений о работе гостиницы по форме №1 - гостиница (краткая)».
Константа «Набор услуг раздела 1 стат. формы №8 - БЭС (услуги) »
Укажите набор услуг, по услугам из которого программа должна рассчитывать суммы оказания в разделе 1 отчета для Госкомстата РФ «Печать сведений об экспорте (импорте) услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 - ВЭС (услуги)».
Константа «Тип гостя по умолчанию»
Элемент справочника «Типы гостей». Этот тип гостя по умолчанию устанавливается для каждого нового гостя.
Флажок «Предпочтителен режим разнесения оплаты по актам»
Включите флажок если вы планируете использовать схему работы с разнесением оплаты по каждому оформленному акту. Обычно эта схема используется в гостиницах, которые выставляют акты в валюте и принимают оплату в базовой валюте по курсу на дату оплаты. В этом случае в бухгалтерии необходимо разносить оплату по каждому акту и оформлять суммовые разницы.
Флажок должен быть выключен если интересен только общий баланс взаиморасчетов с контрагентами без детализации ведения баланса взаиморасчетов до каждого выставленного акта.
Флажок «Гости подписывают список услуг, которые оплачиваются контрагентами»
Включите флажок, если при выезде гостя, за которого часть услуг оплачивает фирма заявитель, нужно получить от гостя подтверждение оказания ему этих услуг. В этом случае гостю оформляется и распечатывается акт об оказании услуг по размещению и этот акт гость подписывает.
Флажок «Выделять НДС в итогах актов и счетов (требований) на оплату»
По умолчанию программа выделяет сумму НДС в печатных формах актов и счетов (требований) на оплату. Выключите флажок, если выделять сумму НДС не желательно.
Закладка «Статусы строк брони, Перенос долгов, Расчет НДС»
Константа «Статус новой брони по умолчанию»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться по умолчанию в новых резервированиях и заявках. У этого статуса реквизит «Активно» должен быть установлен в «Да».
Константа «Статус брони, по которого не заехали гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться автоматически в брони, отмененной автоматически регламентной процедурой «Снять просроченную бронь».
Константа «Статус брони, по которого заехали гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться автоматически в брони, по которой заехали гости.
Константа «Статус брони, от которого отказались гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливается в строках брони при отмене брони, от которой гости заранее отказались.
Флажок «Только сообщать о долгах прошлых размещений и не переноситъ их»
Включите флажок для того, чтобы отключить автоматический перенос долгов гостей из прошлых размещений. В этом случае программа будет только сообщать о наличии долга, но перенос выполнять не будет. Если флажок выключен, то программа спрашивает «Перенести долги в новое размещение?» и, при положительном ответе пользователя, долги переносит.
Переключатель «Расчет суммы НДС по документу»
Программа поддерживает два разных алгоритма расчета итогового НДС по документу:
1. Бухгалтерский способ означает, что программа сначала считает общую сумму в документе по каждой ставке налога, затем по каждой сумме и ставке рассчитывает налог и округляет его до копеек, затем суммирует полученные суммы по всем ставкам.
2. Расчет по строкам документа означает, что сначала по каждой услуге (строке) рассчитывается сумма налога округленная до копейки, затем эти суммы суммируются по всем строкам.
Закладка «Адреса, ДУЛ, Свободная цена»
й
Регионы I
Адреса, ДУЛ, Свободная цена |
[Адресный классификатор-
Выберите регионы, для которых загружать ^ р
се р
еги0ц
Ь| данные адресного классификатора: н
- Документы удостоверяющие личность по умолчанию-
Для граждан базовой страны: IПаспорт РФ Для иностранных граждан: ІНац. паспорт
[Свободная цена за проживание-
Свободная цена за проживание по умолчанию
^ О К ;| Закрыть |
«Адресный классификатор»
В состав программы входит регламентная процедура «Импорт справочников». При помощи этой процедуры Вы можете загрузить и периодически обновлять с дисков 1С:ИТС всероссийский классификатор адресов. Адресный классификатор может быть загружен полностью или по регионам.
При выставленном флажке «Все регионы» в 1C-предприятие будет загружен файл адресного классификатора по всем регионам РФ (объем порядка 200 Мб). Альтернативный вариант - загрузка классификатора для определенных регионов. При нажатии клавиши «Регионы» открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком мыши или клавишей Enter выбираются нужные регионы.
Чтобы загрузить классификаторы, с диска 1С:ИТС скопируйте файлы Kladr.exe и Street.exe из папки ICits/Exe/Kladr/ на жесткий диск вашего компьютера. Запустите самораспаковывающиеся архивы с классификаторами. При распаковке укажите папку, куда будут распакованы файлы с классификаторами. Эту же папку выберите на форме процедуры «Импорт справочников».
Константа «Документ, удостоверяющий личность по умолчанию для граждан базового страны»
Укажите вид документа удостоверяющего личность, который будет устанавливаться по умолчанию у новых гостей, граждан базовой страны.
Константа «Документ, удостоверяющий личность по умолчанию для иностранных граждан»
Укажите вид документа удостоверяющего личность, который будет устанавливаться по умолчанию у новых гостей, иностранных граждан.
Флажок «Свободная цена за проживание по умолчанию»
Если флажок включен, то у новых документов «Размещение». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка». «Договор» будет по умолчанию устанавливаться режим указания свободной цены за проживание.
Настройка параметров рабочего места
После того, как параметры конфигурации выставлены, необходимо, нажатием на кнопку «Готово», закрыть помощник начального ввода данных. Автоматически откроется форма помощника настройки параметров рабочего места. Помощник состоит из шести экранов или шагов, на которых определяются параметры текущего компьютера.
Шаг 1
|
|
Помощник настройки рабочего
места |
|
Этот помощник поможет вам настроить параметры программы и использование оборудования на данном рабочем месте. |
|
Компьютер |
а данном рабочем месте: MAXIM- |
|
|
Описание: |
1 Сервер БД |
Компьютеры 1 |
|
|
|7 Фоновые задания |
Фоновые задания | |
|
- Контрольно-кассовые машины-
Заполните или отредактируйте справочник ККМ, .
используемы» в Вашей организации. Для продолжения Справочник К.КМ | работы список ККМ должен быть заполнен! |
|
|
< Has іч 1 Далее |
Г огово 1 |
Отмена | |
|
|
|
|
|
На первом шаге Вы можете указать, для чего будет использоваться данный компьютер, определить будут ли выполняться фоновые задания на этом компьютере, и зарегистрировать в программе ККМ. которая будет использоваться на этом рабочем месте.
Если на этом рабочем месте Вы планируете выполнять регламентные процедуры в фоновом режиме или автоматически печатать отчеты по заранее составленному расписанию, то включите флажок «Фоновые задания» и нажмите на кнопку «Фоновые задания».
Для того, чтобы добавить фоновое задание в планировщик, создайте новый элемент в справочнике фоновых заданий.
|
й1 Фоновое заданиеіІ-ЕгНМЕ?.Двт. выселение не продленным.'не переселенным госте.. |
 |
На форме нового фонового задания укажите тип фонового задания (регламентная процедура, отчет или внешняя обработка), выберите нужное задание из списка, укажите периодичность выполнения и дату первого запуска. Например, если вы планируете выполнять процедуру обработки напоминаний каждые пятнадцать минут, укажите, что запускать процедуру нужно «периодично», в качестве периода запуска укажите 0 дней 00:15 минут. Процедура будет выполняться автоматически каждые пятнадцать минут после перезапуска 1 (^Предприятия, если реквизит «Включено» на форме фонового задания был установлен в «Да».
Если флажок «Сообщать о запуске» включен, то пользователю будет показано сообщение о начале и об окончании работы фонового задания. Если флажок выключен, то сообщение будет записано только в журнал регистрации и не будет показано пользователю.
На форме есть кнопка позволяющая очистить параметры последнего запуска фонового задания.
Если на данном рабочем месте Вы планируете выписывать счета, причем Вы не планируете использовать бланки форм строгой отчетности, то необходимо зарегистрировать в программе ККМ. Для этого нажмите на кнопку «Справочник ККМ». Откроется форма списка зарегистрированных в программе кассовых аппаратов.
Клавишей Insert добавьте новую ККМ, укажите внутреннее наименование ККМ, её заводской и регистрационный номера. Укажите время планируемого ежедневного закрытия кассовой смены на этой ККМ. Выберите режим работы ККМ. Программа может работать либо с автономной ККМ, либо с ККМ в режиме фискального регистратора. Если ККМ используется в режиме фискального регистратора, то печать фискальных чеков происходит автоматически при проведении новых счетов. Если ККМ используется автономно, то фискальные чеки нужно пробивать вручную. Если планируется вести многофирменный учет, то в поле «Фирма» необходимо указать, к какой фирме относится данная ККМ.
Если выбран режим работы «ФР», то на закладке «ФР» необходимо указать модель ККМ, которая будет использоваться в режиме фискального регистратора. Далее выберите тип драйвера фискального режима. Драйвер входит в комплект поставки ККМ. Укажите, будет ли в чеке распечатываться состав услуг или только итоговая сумма. Для драйвера «АТОЛ:Общий драйвер ККМ» укажите, будет ли производиться контроль наличности в кассе.
Если нужно, чтобы в чеке печатались суммы налогов, включите соответствующие флажки.
Если ККМ планируется использовать в режиме фискального регистратора, то любые внесения или выплаты денег из кассы, не связанные с выпиской счетов (внесение на сдачу, обнуление кассы), должны оформляться при помощи процедур «Внесение денег» или «Выплата денег» из меню «Касса».
Шаг 2
На втором шаге определяется привязка ККМ к данному рабочему месту. Если планируется использовать автономную ККМ. то включите флажок «Работа с неавтоматизированной ККМ» и нажатием на кнопку «Касса ...» выберите ККМ из списка автономных. Если планируется использовать ККМ в режиме фискального регистратора, то выключите флажок «Работа с неавтоматизированной ККМ». включите флажок «Работа с ККМ в режиме фискального регистратора» и выберите ККМ из списка фискальных регистраторов, зарегистрированных в программе. Связь с ККМ устанавливается после нажатия на кнопку «Готово».
Оставьте оба флажка выключенными, если Вы планируете печатать счета на бланках форм строгой отчетности.
Шаг 3
На третьем шаге определяются параметры печати на данном рабочем месте.
При печати документов печатные формы могут быть либо сразу распечатаны на принтер, либо показаны пользователю. Если флажок «Показывать печатную форму» выключен, то печатные формы счетов, разрешений на поселение, свидетельств о регистрации, анкет, заявлений, данные путевок и курсовок будут сразу распечатаны на принтере. Если при этом включен флажок «Диалог настроек опций печати», то перед печатью пользователь сможет выбрать нужный принтер или формат бумаги.
Если флажок «Ручная настройка опций печати» выключен, то при печати отчетов, документов, бланков, для формата и ориентации бумаги, отступов и т.д. используются установки по умолчанию. Если флажок включен, то для каждого пользователя и для каждой печатной формы нужно определить свои настройки печати. При этом, при повторной печати, будут автоматически восстановлены сделанные ранее настройки. Т.е. вы должны для каждой печатной формы, используемой на этом рабочем месте, и каждого пользователя, который будет работать на этом рабочем месте, один раз указать опции печати (меню Файл/Параметры страницы).
Если флажок «Печатать путевки и курсовки по ОК» включен, то. при первом проведении путевок и курсовок, данные будут распечатываться на бланках.
Если флажок «Печатать вкладыши по ОК» включен, то. при сохранении записей в журнал регистрации иностранных граждан, серия и номер паспорта гостя будут распечатаны на форме вкладыша в паспорт.
Если флажок «Печатать счета в кредит по ОК» включен, то. при проведении документов, которыми регистрируется оказание услуг гостям в кредит, будет автоматически печататься счет, на котором гость должен поставить свою подпись.
Если включены флажки печати из размещения разрешений, анкет, заявлений (используются в пансионатах и домах отдыха) и свидетельств о временной регистрации, то при первом проведении размещения, при продлении и переселении соответствующие бланки будут автоматически распечатываться.
Если включен флажок автоматической печати счета, то печатная форма счета будет распечатываться при первом проведении счета гостю или счета на доп. услуги.
Если Вы хотите распечатывать разрешения и свидетельства только после оплаты стоимости проживания, т.е. при первом проведении счета, включите флажки «автоматическая печать из счета разрешений на поселение» и «автоматическая печать из счета свидетельств о регистрации».
Шаг 4
На четвертом шаге устанавливается авторизация групп пользователей на данные.
Содержание раздела
