Глава 3 Начало работы с конфигурацией

В этой главе описываются процедура установки конфигурации на компьютере пользователя, типы пользователей, их права и интерфейсы, первый запуск, ввод начальных данных, настройка параметров программы.

Процедура установки конфигурации

Для того чтобы начать установку конфигурации «Гостиница» на компьютер пользователя необходимо:

1. Вставить ключ защиты конфигурации (Eutron) из комплекта поставки программы в принтерный (LPT) порт отключенного от электрической сети компьютера;

2. Убедиться, что на компьютере установлена компонента «Оперативный учет» системы программ «ІСЛредприятие 7.7»;

3. вставить CD-ROM из комплекта поставки программы в привод;

4. запустить программу «Мой компьютер» и открыть список файлов на диске;



5. найти и запустить программу Setup.exe.



Процесс установки конфигурации состоит из пяти шагов или экранов. Вы должны внимательно читать описание информации, которую Вам нужно указать для того, чтобы успешно завершить процедуру установки программы. В любой момент, при помощи кнопки «Назад», Вы можете вернуться на нужный Вам экран и исправить неправильно введенные данные.

6. Установить драйвер ключа защиты конфигурации;

Описание процедуры установки драйвера ключа защиты Вашей версии программы находится в файле «Установка конфигурации (локальной или сетевой).txt».

Шаг 1 — Общая информация.

На этом шаге пользователь информируется о действиях, которые он должен предпринять для того, чтобы успешно установить программу. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».

Шаг 2 —Лицензионное соглашение

На втором шаге необходимо ознакомиться с условиями лицензионного соглашения, на основании которого вы имеете право эксплуатировать программу. Если Вы не согласны с условиями лицензионного соглашения, нажмите кнопку «Нет», и обратитесь в фирму, в которой Вы приобрели экземпляр программы для его возврата и возмещения уплаченных за него денег. Если Вы согласны с условиями лицензионного соглашения, нажмите кнопку «Да».

Шаг 3 — Информация о пользователе

На третьем шаге необходимо указать имя человека, на которого зарегистрирована данная копия программы, и указать название организации, которая приобрела программу. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».

Шаг 4 — Определение места установки программы

На четвертом шаге необходимо указать папку, в которую будут установлены демонстрационная и рабочая базы данных. Если папка «по умолчанию» Вам не подходит, то при помощи кнопки «Обзор ... », Вы можете выбрать или создать необходимую папку. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».

Шаг 5 — Завершение процедуры установки программы

После того, как программа установки завершит копирование файлов на компьютер пользователя, для окончания процесса установки программы нужно нажать на кнопку «Конец».

Пользователи, их права и интерфейсы

В конфигурации «Гостиница» определены шесть типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор', начальник службы размещения: портье: этажная служба: кассир: фоновый. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой и набор прав для просмотра и редактирования данных и выполнения сервисных функций. Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов, предлагаемый программой пользователю.

Администратор

Администратор программы имеет полные права. Интерфейс администратора построен от объектов метаданных конфигурации и включает все функции, реализованные в программе. Первый запуск программы необходимо делать с правами администратора в монопольном режиме. Только администратор может запускать все регламентные процедуры и выполнять сервисные функции обслуживания базы данных. Пользователь Админ, по умолчанию, имеет набор прав «Администратор».

Начальник службы размещения

Начальник службы размещения имеет полные права на просмотр и редактирование данных, но имеет интерфейс «от процедур» и не имеет прав на управление всеми регламентными сервисными функциями и системными данными конфигурации. Пользователь НачСлРазмещения, по умолчанию, имеет набор прав «Нач. службы размещения».

Портье

В задачи портье входит обработка заявок, резервирование номеров, размещение гостей и расчеты с гостями. Набор прав портье настроен в соответствии с выполняемыми функциями, поэтому ограничен. Пользователь Портье, по умолчанию, имеет набор прав «Портье».

Этажная служба

В задачи этажной службы входит управление состоянием номеров и ввод информации о телефонных разговорах из номеров. Пользователь ЭтажнаяСл, по умолчанию, имеет набор прав «Этажная служба».

Кассир

«Кассир» — группа пользователей системы, в задачи которых входит регистрация оказанных гостям и прочим сторонним лицам дополнительных услуг. К кассирам могут быть отнесены работники вспомогательных служб гостиницы, например, люди, обслуживающие спортивный комплекс и регистрирующие платные услуги. Права данной группы пользователей ограничены использованием справочника услуг и документами «Счет по доп. услугам» и «Дополнительные услуги в кредит». Пользователь Кассир, по умолчанию, имеет набор прав «Кассир».

Фоновый

«Фоновый» — специальная административная группа пользователей. Используется для запуска ІСЛредприятия в режиме выполнения фоновых регламентных процедур.

В случаях, когда не стоит задача контроля действий персонала, не целесообразно ограничивать права пользователей программы. Для максимального удобства работы пользователя с программой можно создавать пользователей в конфигураторе с набором прав «Администратор» и с интерфейсом, который соответствует набору бизнес функций пользователя.

Пример:

Пользователь «Данилова». Бизнес функции - портье.



Закладка «Роль» в случае, когда необходимо ограничивать права пользователя, должна выглядеть так:



Закладка «Роль» в случае, когда не целесообразно ограничивать права пользователя, должна выглядеть так:

Первый запуск

Первый раз необходимо запустить программу в монопольном режиме с правами администратора (по умолчанию — пользователь «Админ»), После восстановления индексных файлов запустится помощник ввода начальных данных. Далее в этой главе подразумевается, что Вы работаете с программой с правами и интерфейсом администратора.

Ввод начальных данных

При помощи «Помощника ввода начальных данных» необходимо определить структуру номерного фонда Вашей гостиницы: заполнить справочники: «Номерной фонд», «Виды размещения», «Типы номеров»; определить состав услуг; ввести тарифы; определить типы гостей; заполнить список валют, используемых для расчета, и т.д. Рассмотрим по шагам.

На шаге 2 надо установить дату, на которую будут записаны все вводимые данные. Рекомендуется оставить дату по умолчанию — начало текущего года. Например, при вводе номерного фонда номера будут введены в эксплуатацию с указанной здесь даты.

На шаге 3 нужно заполнить справочники «Типы номеров» и «Виды размещения». Для заполнения справочника типов номеров надо определить, какие типы вы используете в гостинице. Тип номера — это характеристика номера, определяющая его стоимость. По одному тарифу все номера одного типа, например «люкс», имеют одинаковую цену, все номера другого типа, например «одноместный», стоят другую цену. Вам нужно определить сколько у вас в гостинице таких типов и все их указать в справочнике типов номеров.

Определение списка типов номеров — важный этап. Хорошо уже на этом шаге сформулировать схему ценообразования в Вашей гостинице. Также необходимо иметь ввиду, что почти все отчеты могут формироваться в разрезе типов номеров, поэтому список типов номеров определяет «аналитику» загрузки и доходности номерного фонда, которую Вы будете получать по реализованным в программе отчетам. Как правило список типов номеров можно получить из прайс-листа гостиницы.

Если у вас сложная структура номерного фонда: есть корпуса, много типов номеров, или вы используете блоки (два или более номера с общим санузлом), то можно объединять типы номеров в группы.



Порядок типов номеров в отчетах, выпадающих списках и форме списка справочника определяется колонкой «порядок сортировки». Отсортируйте введенные типы номеров в нужном порядке, изменяя значения в колонке «порядок сортировки». Типы номеров упорядочиваются по возрастанию «порядка сортировки».

Вам также нужно определить, как вы будете селить гостей. Для этого надо заполнить справочник видов размещений. Например, если гость может занимать весь номер, то можно определить вид размещения «Номер» и указать у этого вида размещения тип «Весь номер». Если возможно проживание на одном месте в номере, то добавьте вид размещения «Место», укажите у него тип «Места в номере» и количество мест равное 1.

Если у Вас возможно подселение на дополнительные места или место в номере, то добавьте вид размещения с типом «Доп. место». Этот вид размещения может называться, например, так: «доп. кровать»; «раскладушка», «диван», «место для ребенка» и т. д.

Предположим, что в двухместный номер заезжает семья из двух человек, и Ваша ценовая политика такова, что двухместный номер оплачиваемый одним человеком стоит 1000 руб., а места в двухместном номере по отдельности продаются по 600 руб. В таком случае удобно создать вид размещения «Совместно» с типом «Совместно». В приказе по изменению тарифа можно указать цену 600 руб. для вида размещения «место» и типа номера «двухместный»;

указать цену 1000 руб. для вида размещения «номер» и типа номера «двухместный»; указать нулевую цену для вида размещения «совместно» и типа номера «двухместный».

Гости проживающие по виду размещения с типом «Совместно» обрабатываются программой специальным образом:

1. Настройка параметров конфигурации позволяет запретить размещать совместных гостей отдельными размещениями. Такие гости могут проживать только вместе с гостем, оплачивающим весь номер.

2. Программа позволяет автоматически продлять, переселять и выселять совместных гостей при продлении, переселении и выселении гостя, который оплачивает весь номер.

Вы всегда можете добавить новый вид размещения или тип номера позднее, на любом этапе работы с программой.

Для того, чтобы добавить новый элемент справочника нажмите Insert. Для добавления новой группы нажмите Ctrl+F9. Для редактирования строки нажмите Enter на значении, которое нужно изменить и исправьте его. Для движения по колонкам справочников при редактировании используйте Tab и Shift+Tab. Для сохранения изменений в строке нажмите Enter.

На шаге 4 необходимо ввести номерной фонд. т.е. заполнить справочник «Номерной фонд». Этот справочник есть список номеров вашей гостиницы. Вы можете группировать номера в группы, например по этажам, по корпусам, или по блокам. Всего может быть не более четырех уровней вложенности. Например, в Корпусе №1. на 3-м этаже, в Правом крыле, номер 105.

У каждого номера в номерном фонде необходимо указать его тип и количество основных мест в номере. Обратите внимание, что номер вводится в эксплуатацию с даты, выбранной вами на второй странице помощника.

Порядок номеров в справочнике определяется колонкой «порядок сортировки». Для упорядочивания номеров в

номерном фонде используйте кнопку («Управление порядком номеров») на форме списка номерного фонда. Для

перемещения номера в другую группу выделите нужный номер и нажмите на кнопку ^1 «Управление порядком номеров», в открывшейся форме включите переключатель «Переместить в группу» и выберите нужную группу, нажмите кнопку «Выполнитъ». Для того чтобы поместить номер перед другим номером выделите этот номер, нажмите на кнопку «Управление порядком номеров», в открывшейся форме включите переключатель «Вставить перед» и укажите номер перед которым нужно поместить выбранный, нажмите кнопку «Выполнитъ».



Не изменяйте значение порядка сортировки у номера вручную, т.к. после любых изменений порядка номеров сделанных вручную, не при помощи кнопки «Управление порядком номеров», необходимо выполнить процедуру «Авт. установка порядка номеров в НФ» из меню «Сервис» администратора программы.

На шаге 5 Вы можете ввести телефонные номера. Если у вас нет телефонов в номерах, этот шаг можно пропустить.

На шаге 6 Вы можете заполнить справочник квот номерного фонда. При создании квоты Вы можете указать контрагента, гости от которого будут проживать в номерах этой квоты. В бронирующих документах и договорах, при выбранном заявителе — контрагенте, при вводе новых строк будет автоматически устанавливаться квота этого контрагента.

Ввод номеров в квоту осуществляется приказами о вводе номеров в квоту. Вы должны создать новый документ «Приказ о вводе номеров в квоту», выбрать в шапке приказа квоту и подобрать номера из номерного фонда, нажав на кнопку «Подбор номеров». Для создания нового документа используйте команду «Приказ о вводе номеров в квоту» меню «Документы». После того, как все нужные номера находятся в табличной части приказа, приказ может быть распечатан и должен быть проведен нажатием на кнопку «ОК».

На шаге 7 Вы должны заполнить справочник свойств номеров. Свойство — широкое понятие, которое включает в себя аренду, уборку, ремонт, произвольное оборудование номера, вид из окон, и т. д. На этом этапе нужно определить список свойств, по которым Вам будет удобно и нужно «фильтровать» номерной фонд при подборе подходящих номеров. Это значит, что не нужно, например, добавлять «телевизор» в группу «оборудование» справочника свойств, если телевизор есть во всех номерах.



При создании нового свойства необходимо указать, будет ли это свойство учитываться по умолчанию при подборе номеров, и как программа должна фильтровать номера по этому свойству. Например, если в справочнике у свойства «на ремонте» указать, что оно будет учитываться при подборе по умолчанию, и, что программа должна отбирать номера «не в состоянии», т.е. не на ремонте, то при подборе номеров портье сразу не увидит номера, которые будут на ремонте в течение периода планируемого проживания гостя. Наоборот, если у свойства «кондиционер» указать, что оно не должно учитываться по умолчанию при подборе, и, что программа должна отбирать номера «в состоянии», т. е. с кондиционером, то при подборе портье увидит все свободные номера не зависимо от наличия кондиционера в номере. Однако, портье всегда может включить дополнительный фильтр по свойству «кондиционер», и, тогда, он увидит только свободные номера с кондиционером.



Иногда при подборе бывает удобно сразу видеть, есть какое-либо свойство у номера или нет. В этом случае у свойства необходимо включить флажок «показывать в форме выбора подходящего номера» и указать короткое наименование свойства. Колонка «Есть...» на формах подбора подходящих номеров показывает короткие наименования свойств номера списком через запятую. Эту возможность удобно использовать для оборудования номеров и, например, для определения, на какую сторону гостиницы выходят окна номера.

Ввод номеров «в состояние» нужно делать документом «Изменение состояния номеров». Открыть новый документ можно командой «Изменение состояния номеров» из меню «Документы». На форме нового документа необходимо сначала указать свойство, которое вы будете назначать номерам. В первой строке документа, не выбирая номер, указать период времени и, затем, подобрать номера при помощи кнопки «Подобрать номера». После того, как все нужные номера находятся в табличной части документа, нужно нажать на кнопку «ОК». чтобы сохранить и провести документ.



На шаге 8:

Вы должны заполнить справочник ставок налога с продаж, принятых в вашей местности. Рекомендуем создать элемент «без НИ» с нулевой ставкой.



2. Вы можете заполнить справочник секций или отделов. Любую услугу в программе можно «прикрепить» к

той или иной секции. Отчеты кассовой смены позволяют выводить итоги по реализации услуг сгруппированными по секциям. В справочнике секций указывайте ставки налога с продаж только, если вы планируете использовать фискальный регистратор на рабочих местах кассиров, причем в режиме выделения налога с продаж по каждой услуге (строке) чека.



3. Вы должны заполнить справочник периодов. Периоды используются для определения сколько раз

оказывается гостю периодическая услуга за его период проживания. Период — это наименование, например: «сутки»; «неделя»; «два дня»; «три часа», и т.д.



У каждого периода необходимо указать его длительность в часах. Для расчета длительности периода в часах удобно использовать встроенный в ІСЛредприятие калькулятор. Для запуска калькулятора в режиме редактирования количества часов нажмите F4.

На шаге 9 заполните справочник валют. Удобно оставить в справочнике только те валюты, с которыми вы работаете или планируете работать. У каждой валюты необходимо указать ее курс на дату, выбранную на второй странице помощника по отношению к валюте вашей страны. Валюта вашей страны обязательно должна быть добавлена в справочник валют. Курс и кратность этой валюты должны быть установлены в единицу.



На шаге 10 заполните справочник услуг. Нужно создать хотя бы одну услугу, обозначающую проживание. У услуги необходимо указать наименование, можно указать единицу измерения, например: ч.; сутк.; раз и т. д. Если услуга будет дополнительной, т. е. будет регистрироваться вспомогательными службами гостиницы, то нужно указать цену, валюту и ставки НДС и НП. Если услуга будет основной, т. е. будет начисляться гостям по тарифу, то цена услуги и ставки налогов в справочнике будут подставляться по умолчанию в новые строки приказов об изменении цен тарифа.



Каждая услуга должна быть либо разовой — тогда количество раз оказания услуги в счетах вводится самим пользователем, либо периодической — тогда количество услуги рассчитывается программой автоматически исходя из периода проживания гостя, периодичности услуги, расчетного часа и алгоритма расчета. Нужный алгоритм выбирается из списка реализованных в программе видов расчета.

Вид расчета «Проживание суточное» должен использоваться для услуг с периодом сутки, при указанном р/ч, и соответствует правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.

Вид расчета «Проживание по пол суток (вариант 1)» используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во равно 1 до р/ч следующих суток. Если гость заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч более чем на 6 часов, то к суткам добавляем пол-суток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только, если у услуги период равен суткам.

Вид расчета «Проживание по пол суток (вариант 2)» используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во равно 1 до р/ч следующих суток. Если гость заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч менее чем на 12 часов, то к суткам добавляем пол-суток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только, если у услуги период равен суткам.

Вид расчета «Проживание по р/ч» должен использоваться для услуг с периодом сутки при заполненном р/ч, и реализовывает алгоритм расчета количества суток проживания по расчетному часу, причем задержка гостя после расчетного часа приводит к начислению дополнительных суток.

Для всех видов расчета в настройках параметров конфигурации и в тарифах можно указать количество бесплатных часов. Если количество бесплатных часов указано и равно, например, двум, то допускается задержка выезда гостя на два часа без начисления дополнительных суток.

Вид расчета «Проживание почасовое» используется для расчета продолжительности проживания без расчетного часа. Если гость жил меньше, чем сутки (период услуги), то начисляются 1 сутки, если больше, то почасовой расчет. Во всех остальных случаях почасовой расчет.

Вид расчета «Переходы через р/ч» может использоваться для любых периодических услуг с указанным расчетным часом и периодом сутки. По этому виду расчета программа считает количество «переходов» через указанный расчетный час за период проживания гостя.

Вид расчета «Питание» используется для расчета количества переходов через расчетный час в течение периода проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги. Отличие от вида расчета "переходы" в том, что если гость заехал до расчетного часа проживания и до расчетного часа питания, то первый переход пропускается. Т.е. если расчетный час проживания 12:00, расчетный час питания 08:00 и, если гость заехал в 01:00 и собирается выехать в 11:00 через 1 сутки, то питание ему будет начислено только на дату выезда.

Виды расчета «Полное», «Целое», «Точное», «Округлять», «Округлять вниз» могут использоваться для любых периодических услуг с произвольным периодом и любым или не указанным расчетным часом.

По виду расчета «Полное» программа вьиисляет количество как округленное до целого вверх частное от деления периода проживания гостя на период услуги.

По виду расчета «Целое» программа вычисляет количество как целую часть частного от деления периода проживания гостя на период услуги.

По виду расчета «Точное» программа вычисляет количество как частное от деления периода проживания гостя на период услуги.

По виду расчета «Округлять» программа вычисляет количество как округленное до целого частное от деления периода проживания гостя на период услуги. 1.5 округляется вверх.

По виду расчета «Округлять вниз» программа вычисляет количество как округленное до целого частное от деления периода проживания гостя на период услуги. 1.5 округляется вниз.

В пансионатах и домах отдыха для расчета длительности проживания нужно использовать вид расчета «Целое» или «Проживание почасовое».

Услуги с включенным флажком «Печатать в счетах отдельной строкой» всегда печатаются отдельной позицией, даже если в тарифе включен режим печати основных услуги одной строкой. Флажок нужно использовать для услуг, которые начисляются по тарифу. Примеры таких услуг — бронирование, опоздание, регистрация. Услуга «бронирование» обычно входит в тариф. Кроме бронирования в тарифе могут быть определены: «проживание», «завтрак», «обед», «ужин». При включенном в тарифе флажке «Печать одной строкой» и включенном у услуги бронирования флажке «Печатать в счетах отдельной строкой», в печатных формах счетов будут две услуги: «проживание» и «бронирование».

По умолчанию обычные пользователи не могут изменять цену услуги в документах. Цена в документе заполняется из справочника услуг при подборе услуги в документ и не доступна для редактирования. Если нужно предоставить возможность редактирования цены услуги в документе, то нужно у услуги включить флажок «Разрешить изменять цену».

На шаге 11:

Заполните справочник типов гостей. В гостиницах типы гостей позволяют показывать только тарифы, подходящие размещаемому гостю. В пансионатах и домах отдыха типы гостей дополнительно позволяют вести список социальных показаний.



На шаге 12

Заполните справочник типовых причин возвратов. При оформлении счетов на возврат программа требует, чтобы пользователь указал причину возврата. Пользователь может либо выбрать типовую причину из справочника, либо указать произвольную причину, набрав текст с клавиатуры. Пример типовой причины возврата: «Ранний выезд гостя».

Заполните справочник типовых причин предоставления скидок/наценок. При вводе процентов скидок/наценок на основные услуги в строках брони и размещений программа требует указывать причину предоставления скидки/наценки.

Заполните справочник типовых причин внесения/выплаты денег по ККМ. Примеры типовых причин внесения/выплаты денег по ККМ: «Обнуление кассы». «Внесение на сдачу».

Во всех случаях пользователь может либо выбрать типовую причину из справочника, либо указать произвольную причину, набрав текст с клавиатуры.

На шаге 13

Заполните справочник тарифов. Необходимо создать хотя бы один тариф, который будет использоваться как тариф по умолчанию при работе с размещением и бронирующими документами.



При создании тарифа можно указать период его действия, например, для летнего тарифа можно указать период с 01.06 по 31.08. Пустые даты начала и окончания действия тарифа означают «с самого начала» и «до самого конца», соответственно.

У тарифа необходимо указать услугу — проживание. Это позволит Вам работать с разными периодами проживания или по разным расчетным часам.

Включите флажок «Печать в счетах одной строкой», если в состав услуг, оказываемых по тарифу, входит не только проживание, но и. например, питание, и Вы хотите вести внутренний учет, например, числа оказанных завтраков, но не хотите, чтобы в счетах печатались стоимости проживания и завтраков отдельными позициями.

На шаге 14

Заполните справочник способов оплаты. Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.

и я J щ, щ ШШ @ и? Закрыть [F12| ;1J

Пор.... Наименование Тип оплаты по... По ККМ Не изм. ... С нп Из залога Доп. инФо Кред. ка... % отчислений - ¦н Наличные Наличные У У ' 2 ' 3 Наличные от юр. лица под Наличные У I 4 Кред. карта Т ип оплаты 2 У У У 1.50% ¦| 5 VISA Т ип оплаты 2 У У У У 2.00% I В Возврат по чеку тек. смет Наличные У У У ¦| 7 Возврат по чеку прошлой с Наличные У У У I В Возврат тек. смены без НГ Наличные У У ¦| 9 Возврат прошлой смены б> Наличные У У I 10 Зачет залога Наличные У У У У d

Все способы оплаты, принятые в Вашей организации, должны быть добавлены в справочник. После этого, при формировании счетов. Вы сможете выбирать нужный из выпадающего списка.

В последнюю очередь откройте форму настройки общих параметров конфигурации.

Настройка параметров конфигурации

Форма настройки параметров конфигурации позволяет определить параметры программы, общие для всех рабочих мест и пользователей.

Закладка «Фирма, Параметры, Валюты»

Настройка параметров конфигурации

В t? Фирма, Параметры, Валюты ] Гости | Свойства, Номерной Фонд, Телефоны, К * I * Фирма: т о і- Закрывать периоды раздельно по Фирмам

Параметры- Букв в сокращения:-: имен и отчеств: Кол-во дней^часов по умолчанию: Время начала бухгалтерского дня: Расчетный час по умолчанию: 1 1| 0 12:00 12:00 Р Базовая валюта: |руб. U Основная валюта: |руб. Валюта размещений: |руб. U Валюта авансовых платежей: Jy.e. Код.ффициент округления цены: I W Нет НсП I- Многовалютный учет Г Оплата услуг по курсу оказан 3 3 2 ИЯ OK j Закрыть

В первую очередь, необходимо заполнить данные о Вашей фирме. Для этого нажмите F4 на поле «Фирма» и затем, в форме списка справочника фирм, нажмите Insert. Справочник «Фирмы» обычно содержит одну запись с данными Вашей фирмы, однако, если Ваша фирма изменит название, форму организации и т.д., то можно создать новый элемент с новыми данными.

В некоторых случаях гостиница может работать от нескольких юридических лиц. На формах всех финансовых документов можно явно указывать, к какому юридическому лицу гостиницы относится документ. При этом, например, в печатных формах счетов будут указаны реквизиты той фирмы, которая выбрана на форме документа.

Ввод данных о Вашей фирме

Форма для ввода данных о фирме содержит три закладки. Форма нового элемента открывается без закладок. Закладки появятся после того, как Вы заполните название фирмы и нажмёте на кнопку «Записать».

Закладка «Общие»



Содержит информацию о наименовании фирмы, ее адресах. В поле «наименование» нужно указать короткое название фирмы. В поле «полное наименование» нужно указать название юридического лица фирмы. Это поле используется при печати в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах счетов, при печати на бланках путевок и курсовок, заявлений, при печати бланков строгой отчетности и на печатных формах Z и X отчетов кассовых смен. В поле «официальное наименование» необходимо указать название Вашей фирмы, как оно указано в учредительных документах. Это поле используется при печати бланков всех отчетов, на печатных формах всех документов, при печати свидетельств о регистрации и разрешений на поселение.

Заполнять поля «полное наименование» и «официальное наименование» разными значениями имеет смысл только для тех гостиниц, которые не имеют своего юридического лица и работают от имени компании владельца. Пример: наименование — Строитель, полное наименование — ОАО «Стройтехнологин» (юридическое название компании владельца гостиницы); официальное наименование — Гостиница «Строитель».

В поле «юридический адрес» необходимо указать юридический адрес вашей фирмы. Этот адрес используется при печати шапок печатных форм безналичных счетов, свидетельства о регистрации в г. Москва, регламентированного отчета в Госкомстат и Z и X отчетов кассовых смен.

Если Вы планируете работать с бланками форм строгой отчетности, т.е. не используете ККМ на рабочих местах кассиров, то заполните поле «населенный пункт» названием города или нас. пункта, где находится Ваша гостиница.

В поле «почтовый адрес» укажите почтовый адрес вашей фирмы. Это поле используется в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах безналичных счетов, при печати шапок документов «Счет», «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит» и при печати анкет гостей.

В поле телефоны укажите телефоны службы бронирования или портье. Это поле используется при печати форм счетов, свидетельств о регистрации в г. Москва, в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах безналичных счетов.

В поле «ИНН» укажите ИНН вашей фирмы. Это поле используется при печати шапок всех счетов.

Вы можете также заполнить дату регистрации вашей фирмы и название вашей государственной налоговой инспекции.

В поле «Орган Госкомстата» укажите наименование органа, в который вы предоставляете регламентированную статистическую отчетность.

Закладка «Дополнительно»



Содержит информацию о руководителях фирмы. Фамилия и инициалы руководителя используются при печати на бланках курсовок, при печати заявлений, подвалов всех безналичных счетов и приказа об изменении тарифа.

Фамилия и инициалы главного бухгалтера используются при печати «подвалов» всех безналичных счетов и приказа об изменении тарифа.

Фамилия и инициалы начальника службы размещения используются при печати регламентированного отчета в Г оскомстат.

Вы также можете указать фамилию и инициалы старшего кассира, если в вашем штатном расписании предусмотрена эта должность.

Закладка «Банковские счета»



Содержит информацию о банковских счетах Вашей фирмы, которые используются при печати примера заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах счетов контрагентам и заявителям.

Для того чтобы добавить банковский счет нажмите кнопку «Добавитъ». Откроется форма ввода данных о банковском счете справочника «Банковские счета».



Содержание раздела

---