Глава 2 Обзор конфигурации
В этой главе дается обзор возможностей конфигурации; в общих чертах описываются справочники, документы и отчеты, механизмы конфигурации. Эта глава позволяет получить представление о функциональных возможностях конфигурации, назначении отдельных её элементов.Номерной фонд
Для хранения списка номеров в номерном фонде гостиницы служит справочник «Номерной фонд». Каждому номеру назначается количество основных мест, т.е. количество гостей, которые могут в нем одновременно проживать. У каждого номера известна дата его ввода в эксплуатацию, и любой номер может быть выведен из эксплуатации с определенной даты. Тип номера может изменяться в течение периода эксплуатации. Программа позволяет изменять тип номера на дату и хранит историю таких изменений. Программа использует историю изменения типов номеров при работе «задним числом», т.е. прошлыми датами и, также, при формировании аналитических отчетов, охватывающих длительные периоды времени. Программа позволяет группировать номера в группы, например по этажам, корпусам, или логическим подразделениям.Номерной фонд (09.12.2004)
|
М 1 & Номерной фонд Закрыть [F12] I Размещение | Q | Прожив. | Состояния! Квоты Выселить | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (Номерной Фонд/Корпус 1/2 Этаж) |
Программа позволяет объединять типы номеров в группы. При этом появляется возможность строить отчеты в разрезе групп типов номеров.
Формирование списка типов номеров — ответственный этап, т.к. по типам номеров строятся основные отчеты по загрузке гостиницы и схема ценообразования.
Виды размещения используются для определения количества мест, занимаемых гостем в номере при поселении, и хранятся в справочнике «Виды размещения». Название видов размещений может быть произвольным, однако, любой вид размещения, созданный в программе, должен быть одного из четырех типов: весь номер — гость занимает все места в номере; места — гость занимает указанное число мест в номере; совместно — используется для гостей, которые не платят за себя, а живут вместе с гостем, оплачивающим весь номер; доп. место — гость занимает дополнительные места в номере, например, диван или раскладушку. Зачем нужны несколько видов размещения одного типа? Пример. В домах отдыха часто регистрируют только гостя, который оплачивает номер. При этом стоимость проживания часто включает стоимость питания. Если в номере проживает несколько человек, то оплачивается стоимость проживания и стоимость питания для нескольких гостей. В этом случае можно создать виды размещения: «один в номере», «двое в номере», «трое в номере», и т.д.
|
Виды размещения |
 |
Ценообразование
Виды размещения и типы номеров тесно связаны со схемой ценообразования, основанной на тарифах. Список тарифов, используемых в гостинице, хранится в справочнике «Тарифы».
Тарифы изменяются документами «Приказ об изменении тарифа». В приказе, для всех нужных комбинаций типа номера и вида размещения, указывается стоимость проживания и других услуг, оказываемых гостям при размещении (например питания). Пример строк приказа: проживание в одноместном номере стоит 500 руб.; проживание на месте в двухместном номере стоит 400 руб.; завтрак для проживающих в номерах любого типа по любому виду размещения стоит 50 руб. «Приказ об изменении тарифа» может вводиться как для отдельного тарифа, так и для групп тарифов.
При размещении гостя портье выбирает номер определенного типа, вид размещения и тариф. По дате и времени заезда гостя программа находит последний действующий приказ об изменении тарифа и сканирует строки документа, выбирая услуги с совпадающими типом номера и видом размещения. Так формируется список оказываемых гостю услуг.
Для хранения списка услуг используется справочник «Услуги». Услуга может быть одного из двух типов: разовая — услуга, для которой количество указывается вручную; периодическая — услуга, для которой можно автоматически рассчитать, сколько раз услуга оказывается за период проживания гостя. Алгоритм расчета количества задается видом расчета. Программа поддерживает большое количество предопределенных видов расчета. Пользователь может создавать свои виды расчета только изменяя программу, поэтому рекомендуется пользоваться одним из существующих видов.
У периодической услуги можно указать расчетный час (р/ч). Расчетный час обрабатывается программой по-разному, в зависимости от выбранного вида расчета. Например, для услуги «завтрак» (вид расчета «переходы через р/ч») р/ч 07:00 имеет значение времени, с которого возможно оказание услуги. Т.е. если гость выезжает в 06:00, то завтрак ему не будет начислен.
Для того, чтобы рассчитать сколько раз оказывается периодическая услуга необходимо знать период этой услуги (час. сутки, неделя, месяц, ...). Для хранения периодов предназначен справочник «Периоды».
При размещении и бронировании по умолчанию программа позволяет выбрать только те виды размещения и типы номеров, для которых определена цена в приказе по выбранному тарифу (есть строка, возможно и с 0 ценой).
Для изменения цен по тарифу не нужно создавать новый элемент справочника «Тарифы». Нужно создавать новый документ «Приказ об изменении тарифа», который будет действовать, начиная с даты и времени приказа.
Если необходимо размещать каких-либо гостей по специальным ценам (например по договоренности с определенным контрагентом), то для этого необходимо создать новый тариф (элемент справочника «Тарифы»), скопировать действующий приказ по основному тарифу, в шапке приказа указать новый тариф и изменить все цены в нем на нужную величину. Тарифы при этом могут называться, например, так: «Базовый» и «Специальный».
Для любого тарифа можно определить список типов гостей, которые могут быть размещены по этому тарифу. В программе предусмотрен справочник «Типы гостей», где можно создать список «ярлычков», прикрепляемых к любому гостю, регистрируемому в программе. Эти «ярлычки» или типы позволяют показывать при поселении и бронировании только те тарифы, которые подходят этому гостю.
Пансионаты и дома отдыха могут использовать типы гостей для хранения списка социальных показаний гостей. Список соц. показаний гостя печатается на бланках путевок и курсовок.
У тарифа нужно указывать услугу проживания. Таким образом, для разных тарифов можно иметь разные р/ч проживания и разные периоды проживания. Эту возможность удобно использовать, если, например, часть номерного фонда или домиков в пансионате или доме отдыха сдается не сутками, а месяцами или неделями, или если гостиница с разными группами гостей работает по разным расчетным часам.
Если существует несколько тарифов с одними и теми же ценами, но необходимо начисление разных услуг (например, для разных типов гостей), удобно объединить все эти тарифы в одну группу. Для этой группы тарифов нужно ввести «Приказ об изменении тарифа», в котором указать все услуги, входящие во все тарифы из группы, а в самих тарифах указать набор услуг, которые будут начисляться.
Для хранения списка ставок налога с продаж в программе предусмотрен справочник «Ставки налога с продаж». Для управления курсами валют служит справочник «Валюты», где пользователь определяет список используемых валют и вводит курсы. Программа позволяет указывать цены, создавать счета, формировать отчеты в любой валюте из справочника валют.
Справочник «Контрагенты» используется для хранения списка юридических лиц, с которыми работает гостиница. Группа «Заявители» в справочнике контрагентов используется для юридических лиц, с которыми гостиница работает нерегулярно. Важно, что только исторические контрагенты заявители удаляются автоматически регламентной процедурой очистки БД.
У каждого контрагента можно указать его расчетные счета. Расчетные счета контрагентов хранятся в справочнике «Расчетные счета».
Тарифы, виды размещения и типы номеров позволяют автоматизировать любую стационарную схему ценообразования. Динамические схемы ценообразования можно настраивать при помощи приказов об изменении тарифных планов, в которых указываются периоды действия обычных тарифов. По умолчанию при поселении и бронировании программа позволяет пользователям выбирать только те комбинации типов номеров и видов размещений, которые присутствуют в строках действующего приказа об изменении цен тарифа. Тарифным планом, поэтому, может быть любой тариф, по которому введен приказ об изменении цен и введен приказ об изменении тарифного плана.
В программе невозможно настроить тарифы таким образом, чтобы, например, стоимость проживания автоматически зависела от числа гостей в номере, и. как только к гостю в номер подселяют, он начинал платить меньше.
Гости
Список гостей гостиницы хранится в справочнике «Гости». Справочник гостей структурирован. Группа «Выехавшие» предназначена для хранения «исторического» списка гостей, посетивших гостиницу. Гость попадает в выехавшие автоматически при выселении. Группа «Проживающие» содержит список гостей проживающих на текущее время. Группа «Новые», если указана в параметрах конфигурации, используется для временного хранения только что заехавших гостей. Г ость попадает в новые, если у него при размещении не были заполнены паспортные данные.| ыіСписок гостей (09.12.2004) |
 |
При бронировании гости создаются в группе «Заявители». При размещении гостя по брони, гость автоматически переходит сначала в проживающие, а затем, после выселения, в выехавшие. Группа «Корзина» предназначена для хранения ошибочно созданных гостей.
Группа «Черный список» предназначена для хранения «нежелательных» гостей. Обычно гости с долгами за проживание или доп. услуги переносятся в черный список администратором, и. при следующем заезде, после оплаты задолженности, гости автоматически удаляются из черного списка.
У гостя в черном списке можно включить флажок «Запретить селить», тогда портье не смогут поселить такого гостя.
Флажок «Обязательно сообщать», при записи новых гостей выводит дополнительную информацию о госте в окно сообщений, если есть совпадения фамилии и указанных частей имени и отчества. Т.е., например, если необходимо зарегистрировать в БД «наводку» из милиции на «Иванова Пе. В.», причем полное имя и отчество гостя не известны, то нужно в группе «Черный список» создать клавишей Insert нового гостя, в поле «фамилия» ввести «Иванов», в поле «имя» «Пе» (известные буквы имени), в поле «отчество» «В» (известные буквы отчества), на закладке «Примечания» ввести текст нужного действия (сообщения) и включить флажок «обязательно сообщать». Флажок «обязательно сообщать» можно также использовать для вывода сообщений о забытых гостями вещах.
В программе предусмотрен ряд регламентных процедур для управления списком гостей и элементами других справочников. Процедура «Перемещение гостей» переносит гостей, у которых нет ссылок на бронирующие документы и размещения, в корзину и помечает записи на удаление. В других случаях анализируется состояние гостя и выполняется перенос в нужную группу. Процедура «Обработка помеченных на удаление» переносит помеченные на удаления элементы в корзины. Процедура «Очистка базы данных» сканирует корзины и удаляет помеченные на удаление элементы.
При размещении в процессе ввода ФИО гостя программа автоматически ищет совпадения в выехавших и черном списке по имени, фамилии, отчеству гостя, дате рождения, полу и гражданству. Если есть совпадения, то портье должен просмотреть карточки найденных гостей и решить, подходит кто-то из них или нет. При попытке записи нового гостя, после нажатия на кнопку «ОК», программа ищет совпадения паспортных данных нового гостя в базе данных. Если есть совпадения по виду документа удостоверяющего личность, серии, номеру и дате выдачи, то портье должен просмотреть карточки найденных гостей, т.к. в процессе ввода ФИО могла быть допущена опечатка и на первом этапе гость не был найден.
В программе предусмотрен справочник утраченных документов удостоверяющих личность. Если паспортные данные нового гостя совпадают с какой-либо записью в справочнике утраченных документов, то портье получает предупреждение. Описание предупреждения задается в доп. информации по утраченному документу. Для ввода данных утраченных серий номеров документов используется процедура «Добавление реквизитов утраченных документов».
В программе предусмотрен специальный планировщик, который позволяет автоматически выполнять настраиваемый набор регламентных процедур по расписанию в фоновом режиме.
Договора
Для работы с групповыми заездами от контрагентов, определения условий оплаты и способа размещения гостей, можно создавать документы вида «Договор». В договоре указываются типы предоставляемых гостям номеров, виды размещения гостей в номерах, тарифы.
Параметры договора используются как значения по умолчанию при бронировании и поселении на основании договора. Отчеты, реализованные в программе, позволяют анализировать баланс оперативных взаиморасчетов с контрагентами по договорам и не позволяют анализировать баланс по брони. Таким образом договора являются дополнительным разделителем учета при ведении оперативных взаиморасчетов с контрагентами.
Для любой комбинации типа номера, вида размещения и тарифа в строке договора нужно указать способ разделения оплаты услуг.
Пример:
услуги, оказанные гостям, проживающим в «люксах» будут оплачены контрагентом полностью;
гостям, проживающим в «полулюксах», контрагентом будут оплачены только основные услуги, доп. услуги они должны оплачивать сами;
за гостей проживающих на местах в номерах прочих типов контрагент оплачивает 200 руб. в сутки.
Способ разделения оплаты позволяет указать, какую часть стоимости проживания и оказанных дополнительных услуг оплатит гость, а какую контрагент. При этом способ оплаты как для гостя, так и для контрагента может быть любым. Пример: Способ разделения оплаты услуги по тарифу — основные услуги (обычно стоимость проживания и, например, питания) оплачиваются контрагентом, все остальные услуги: телефонные разговоры, платное телевидение, спортивный комплекс и т.д., оплачивает гость. При этом оплатить свою часть услуг гость может кредитной картой, а контрагент свою часть - наличными, или, контрагент платит по «безналу», а гость - наличными.
Список используемых способов разделения оплаты ведется в справочнике способов разделения оплаты. У каждого пользовательского способа разделения оплаты необходимо указать вид разделения оплаты.
В программе определен следующий список видов разделения оплаты:
Всё контрагент - все услуги, которые будут оказаны гостям контрагента, будут оплачены контрагентом;
Всё гость - за всё платят сами гости:
Контрагент по тарифу - Контрагент оплачивает только те услуги, которые начислены по тарифу проживания. Все остальные дополнительные услуги оплачивают сами гости:
Контрагент сумму по брони - контрагент оплачивает основные услуги на сумму, указываемую в брони, по всем размещениям на основании брони. Разницу оплачивают сами гости. Сумма и валюта указываются у брони на закчадке «Параметры»;
Контрагент сумму за сутки - контрагент оплачивает указанную в способе разделения оплаты сумму за основные услуги в сутки (без НП), разницу оплачивают сами гости:
Гость сумму за сутки - гостъ оплачивает указанную в способе разделения оплаты сумму за основные услуги в сутки (с НП), разницу оплачивает контрагент;
Контрагент процент по тарифу - контрагент оплачивает процент от суммы за основные услуги по тарифу
Контрагент набор услуг контрагент оплачивает услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
Гость набор услуг гости оплачивают только те услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
На закладке «Параметры» нужно указывать планируемые способы оплаты услуг гостями и контрагентом. Список используемых способов оплат ведется в справочнике «Способы оплаты». Каждому пользователю можно настроить авторизацию на способы оплаты, которые он может использовать.
Примеры способов оплаты:
Наличные;
На расчетный счет;
В случае регулярного заезда гостей для договора удобно использовать термин постоянная заявка. Для любой комбинации типа номера, тарифа и вида размещения, в течение периода действия договора, можно определить количество регулярно заезжающих гостей, продолжительность их проживания и периодичность заезда. Эти параметры позволяют детально планировать будущую загрузку гостиницы. Пример: по договору, в течение месяца, регулярно, каждые два дня, заезжают гости по десять человек сроком на три дня.
В случае нерегулярных заездов на основании договора нужно создавать заявки или резервирования, где указывать даты планируемых заездов и количества заезжающих гостей.
Бронирование
Программа позволяет бронировать как номера или места в номерах, тогда это резервирование, так и принимать заявки на определенное число гостей по типам номеров без выделения конкретных номеров.Документ «Резервирование» предназначен для бронирования номеров или мест в номерах. Каждой строкой резервирования можно забронировать номер или места в номере для одного гостя. В резервированиях можно не указывать номер комнаты. В этом случае строка резервирования проводится как строка заявки и учитывается в отчетах по заявленной брони.
Документ «Заявка» предназначен для бронирования мест по типам номеров. Каждой строкой заявки можно забронировать несколько номеров или мест выбранного типа номера. В заявках не указываются номера комнат.
При оформлении резервирований и заявок стоимость брони можно рассчитать по кнопке «Действия... » на форме брони, пункт выпадающего меню «7. Рассчитать стоимость брони».
При оформлении брони можно сформировать отчет по планируемой загрузке гостиницы. Отчет формируется по кнопке «Действия... » на форме брони, пункт выпадающего меню «3. Сформировать отчет по планируемой загрузке НФ».
Клавиша F4 в поле «Заезд гостей» на форме заявки показывает остаток свободных номеров или мест в гостинице на выбранный период планируемого проживания и по выбранному типу номера.
Путевки и курсовки
Документы «Путевка» и «Курсовка» можно создавать на основании размещений или сами по себе. Если путевка или курсовка создана не на основании размещения, то она бронирует номера или места в номерах точно также, как это делает документ «Резервирование». Если путевка или курсовка создана на основании размещения, то при проведении никаких действий не выполняется и документ используется только для печати данных путевки на типографских бланках строгой отчетности.По проведенным путевкам и курсовкам формируются отчеты по реализации бланков путевок и курсовок контрагентам и частным лицам.
При оформлении путевок и курсовок автоматически рассчитывается их стоимость.
Размещение
Для регистрации поселения, продления, переселения и выселения предназначен документ «Размещение». Документ оформляется гостю или группе гостей, оплачивающих услуги совместно, например семье.
Документом может регистрироваться залог, который гость вносит при заезде. Все счета, реализованные в программе, позволяют списывать стоимость оказанных услуг из залога. По размещению программа ведет баланс взаиморасчетов с учетом внесенных и списанных залогов. Залоги можно вносить как на основные услуги, так и на дополнительные. Разделение залогов по виду услуг позволяет избежать ситуаций, когда залог за проживание идет в зачет стоимости, например, ужина в ресторане.
При поселении портье выбирает номера гостям при помощи процедуры подбора подходящих номеров. При подборе портье доступны только свободные на период планируемого размещения гостя, не зарезервированные, не заблокированные арендой, ремонтом и проч. номера или места в номерах выбранной квоты.
При повторном заезде, если у гостя есть задолженность по предыдущему размещению, программа позволяет автоматически переносить долги в новое размещение.
Оплата
Для регистрации оплаты услуг гостями, персоналом гостиницы и сторонними посетителями предусмотрены счета. Счета могут оформляться в любой момент времени в течение периода проживания гостя и после его выезда. Таким образом, программа позволяет регистрировать оплату как при заезде, так и при выезде гостя. Оказанные гостю услуги можно разделить между произвольным количеством счетов.Оплата гостиничных услуг гостями (обычно это наличные) регистрируются документом «Счет» или «Счет по доп. услугам», которые вводятся на основании размещения.
Оплата доп. услуг сторонними посетителями регистрируется новыми документами «Счет по доп. услугам».
Оплата доп. услуг персоналом гостиницы регистрируется новыми документами «Счет».
Оплата от контрагента регистрируется документами «Поступление денег», «Выплата денег», «Оплата по акту», «Возврат оплаты по акту». Акты об оказании услуг можно вводить на основании размещений («Акт») и на основании договоров и брони («Общий акт»),
У любого документа оплаты можно указать способ оплаты («Наличными», «Наличными в кассу бухгалтерии», «На расчетный счет» и т.д.).
Дополнительные услуги
В течение периода проживания на размещение гостя могут регистрироваться произвольные дополнительные услуги, оказываемые вспомогательными службами гостиницы.Для регистрации дополнительных услуг в кредит предназначен документ «Доп. услуги в кредит». При этом выбранные услуги начисляются на счет гостя. Оплата таких услуг может быть оформлена позднее с помощью документов «Счет».
Для регистрации дополнительных услуг с оплатой на месте предназначен документ «Счет на доп. услуги».
В состав конфигурации входит пользовательский интерфейс «Кассир» рабочего места администраторов, регистрирующих оказание доп. услуг.
Телефонные разговоры
В состав конфигурации входит документ «Телефонные разговоры» для регистрации телефонных разговоров из номеров.
При проведении этого документа программа по дате и времени звонка определяет документ «Размещение», по которому на этот момент проживали в номере откуда был звонок и начисляет стоимость звонка на это размещение.
Если на момент разговора в номере проживали гости по разным размещениям, то стоимость звонка начисляется на все размещения номера. Однако, если кто-либо из гостей этого номера оплатит разговор, то стоимость разговора будет автоматически списана с других размещений.
Если на момент разговора в номере гости не проживали, то стоимость разговора попадает на персонал гостиницы.
Предусмотрен специальный отчет «Телефонные разговоры», позволяющий распечатывать сводку по разговорам из номеров.
Возможна поставка на заказ модулей автоматической загрузки тарифицированных звонков в конфигурацию. Тарификация звонков должна проводиться специализированными программами тарификации, которые не входят в состав конфигурации «Гостиница». Эти программы должны приобретаться отдельно. Модули загрузки позволяют регистрировать звонок в базе данных конфигурации в течение 1 минуты после его окончания.
Доп. услуги на номера
В состав конфигурации входит документ «Дополнительные услуги на номера» для автоматической регистрации дополнительных услуг на номера. Примеры дополнительных услуг на номера: платное телевидение; мини-бар; сейф в номере.Документ предназначен для организации автоматической загрузки данных об услугах, оказание которых регистрируется другими программами-драйверами оборудования в номерах. Типичный пример такой доп. услуги — это платное телевидение.
Если, на момент регистрации услуги, в номере гости не проживали, то стоимость услуги попадает на персонал гостиницы. Если на момент регистрации услуги в номере проживали гости по разным размещениям, то стоимость услуги начисляется на все размещения номера. Однако, если кто-либо из гостей этого номера оплатит услугу, то ее стоимость будет автоматически списана с других размещений. Услуга из номера регистрируется в базе данных конфигурации в течение 1 минуты после регистрации услуги оборудованием.
Отчеты
Отчеты, реализованные в программе, можно разделить на несколько групп.1. Отчеты по загрузке номерного фонда — в программе реализованы два сводных отчета: «Загрузка НФ за период», формируемый по дням; и отчет «Загрузка НФ на дату и время», позволяющий получить «срез» загруженности номерного фонда на произвольные дату и время. Любые цифры в сводных отчетах могут быть «расшифрованы» детализирующими отчетами: «Заявленная бронь» — отчет по заявленной брони за период; «Резервирование» — отчет по резервированиям за период; «Планируемый заезд» — отчет по планируемому заезду гостей по брони за период; «Планируемый выезд» — отчет по планируемому выезду гостей по размещениям и брони за период; «Номера и гости» — отчет по истории проживания гостей в номерах за период; «Фактический заезд» и «Фактический выезд» — отчеты по фактическому заезду и выезду гостей из номеров за период; «Свободные номера» — список свободных номеров за период; «Занятые номера» — список занятых номеров за период; «Шахматка» — графическая «шахматка» номерного фонда на дату и время; «Карта номерного фонда» — графическая диаграмма загру зки номерного фонда по дням.
2. Отчеты по взаиморасчетам'. «Гости по документу» — список гостей, проживающих по любому бронирующему документу с суммой оказанных или оплаченных услуг; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов по размещению» — баланс взаиморасчетов по выбранному размещению; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов по договору» — баланс взаиморасчетов по выбранному договору; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов с контрагентами» — баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам; «Оказание услуг сторонним посетителям» — отчет по услугам, оказанным не проживающим людям; «Сводка по оплате брони» — баланс по предоплате, внесенной контрагентами по бронирующим документам; «Должники» — список должников гостиницы на дату и время или список долгов, возникших за выбранный период.
3. Отчеты по оплате и реализации услуг'. «Сводка по услугам» — детальная сводка по оказанным, оплаченным или не оплаченным услугам за период; «Сводка по планируемому оказанию услуг» — отчет по планируемому оказанию услуг за период по дням.
4. Отчеты по продажам путевок и курсовок: «Реализация путевок» — сводный отчет по реализации путевок и курсовок по контрагентам за период включая реализацию гостям «с улицы»; «Реализация туристическим фирмам» — детальный отчет по реализации путевок и курсовок контрагентам; «Реализация гостям» — детальный отчет по реализации путевок и курсовок гостям; «Реализация путевок по соц. программам» — сводка по реализации путевок и курсовок по социальным программам.
5. Плановый отдел — группа аналитических отчетов по загрузке и доходности работы гостиницы: «Сводные показатели» — расчет сводных показателей работы гостиницы за день, с начала месяца и с начала года; «Оценка эффективности» — расчет реализации услуг, «занятости» номерного фонда в место или номероднях, количестве заехавших гостей, в разрезе тарифов, типов номеров, видов размещений, контрагентов, услуг и т.д. за период с периодичностью день, неделя, месяц, квартал или год; «Доходность и загрузка НФ» — расчет доступного и оплаченного кол-ва место или номеродней за период, расчет средней стоимости и средней доходности номера или места. Отчет формируется за период с периодичностью день, неделя, месяц, квартал или год; «Распределение брони по типам номеров» — отчет по соответствию спроса на типы номеров структуре реального номерного фонда; «Регламентные работы персонала» — расчет количества выполняемых регламентных работ по обслуживанию гостей и номеров. К регламентным работам по обслуживанию проживающих гостей относится уборка номеров, смена белья, смена банных принадлежностей и т.д. Отчет позволяет проверить соответствие реального выбытия расходных средств планируемому выбытию по нормам. Также отчет позволяет оценить равномерность загрузки обслуживающего персонала по группам номерного фонда (этажам, корпусам и т.д.); «Гости по городам» —печать информации о гостях, проживавших (живущих) в гостинице на заданный период времени с группировкой итогов по странам и городам места жительства.
6. Регламентированные — группа регламентированных отчетов в ОВИР и Госкомстат.
7. Аудит — группа аудиторских отчетов по гостям, которые не выселены и не продлены, по долгам, возникшим в течение работы смены портье, оплаченным услугам, операциям с залогами, по не оплаченным телефонным разговорам, по подозрительным действиям персонала.
8. Прочие — отчеты по квотам, состояниям номеров, тарифам и т.д.
Контроль над работой персонала
В программе предусмотрена регистрация «подозрительных» действий портье. Список таких действий можно просмотреть с помощью отчета «Аудит подозрительных действий».Для контроля выписанных за смену счетов предназначен аудиторский отчет «Аудит оплаченных услуг».
Системой ЮПредприятие ведется подробный журнал регистрации (лог), в который попадает информация практически обо всех изменениях документов и справочников (меню «Сервис/Монитор пользователей/Журнал регистрации»). При помощи лога можно, например, посмотреть историю изменения реквизитов карточки гостя или контрагента, историю изменения реквизитов брони или размещения.
Регламентные процедуры
В состав программы входит ряд регламентных процедур, которые должны выполняться периодически.1. «Импорт справочников» — процедура загрузки всероссийского адресного классификатора адресов и списка документов, удостоверяющих личность с дисков 1С:ИТС;
2. «Получить почту» — процедура загрузки электронных заявок, присланных по электронной почте;
3. «Отправить почту» — процедура отправки подтверждений или отказов заявок по электронной почте;
4. «Переместить гостей» — процедура управления списком гостей;
5. «Обработать помеченные на удаление» — перемещение помеченных на удаление элементов справочников в соответствующие корзины;
6. «Снять просроченные брони» — процедура «снятия» просроченных заявок, резервирований, путевок и курсовок;
7. «Очистить базу данных» — процедура очистки «хвоста» базы данных. Используется для сохранения постоянного размера базы данных во время эксплуатации программы.
8. «Автоматическое выселение не продленных и не переселенных гостей» — процедура автоматического выселения гостей, которые должны были выехать раньше момента выполнения процедуры и которые не были продлены или переселены. Процедура предназначена для использования в пансионатах, домах отдыха, которые принимают гостей по путевкам и курсовкам. Т.к. в этих организациях продление/переселение связано с оформлением новой путевки или курсовки и соответственно с новым размещением, то процедура выселения реальным временем выезда становится не нужна и может проводится временем планируемого выезда автоматически.
9. «Автоматическое продление не продленных и не переселенных гостей» — процедура автоматического продления гостей может использоваться для автоматического продления не выселенных и не переселенных гостей на следующий период проживания.
В состав программы входит «планировщик», позволяющий автоматически выполнять нужный набор регламентных процедур по составленному пользователем расписанию.
Шаблон электронной заявки
При установке программы в каталогах Hotel и HotelDemo создается папка Шші, в которой находится файл request, htm. Этот файл является шаблоном электронной заявки. Эту страницу гостиница может разместить на своём или третьей фирмы Веб-сайте для того, чтобы потенциальные гости могли оформлять заявки через Интернет. Страницу можно использовать после того, как в HTML тексте списки типов номеров и видов размещений заменены на используемые в Вашей гостинице и указан Ваш E-Mail адрес.Для того чтобы отправить электронную заявку потенциальный гость должен заполнить форму и нажать на кнопку «Отправитъ форму». Данные формы в закодированном виде будут отправлены электронным письмом по Е-Маіі адресу, указанному вместо значения по умолчанию (adres@vashey_gostinitsy.ru).
Регламентная процедура «Получить почту» при наличии настроенного MAPI клиента, например, программы Microsoft Outlook Express 4.0 и выше, получает почту, отбирает письма нужного формата и создает на их основании не проведенные заявки. Портье, начальник службы размещения или любой другой пользователь системы должен периодически проверять журнал заявок, открывать электронные заявки и, в случае если он считает, что заявка может быть принята, проводить их. Позже процедура «Отправить почту» для каждой проведенной электронной заявки создаст письмо с ответом-подтверждением и отправит его на электронный адрес заявителя.
