Глава 1 Основные термины и понятия
В этой главе рассматриваются основные понятия, на которых базируется конфигурация «Гостиница», дается разъяснение специфических терминов, применяемых в настоящем руководстве и в самой конфигурации.
Глава 1 позволяет получить общее представление об организации учета средствами данной конфигурации.
Конфигурация «Гостиница» позволяет вести учет загрузки номерного фонда гостиницы и взаиморасчеты:
с гостями, с учетом залогов, которые могут вносить гости при заезде и в течение периода проживания;
с юридическими и физическими лицами, далее контрагентами, по договорам, с учетом авансовых платежей (предоплаты).
Загрузка номерного фонда
Список номеров гостиницы образует её номерной фонд. Типы номеров классифицируют номерной фонд. Тип номера объединяет схожие номера.
Учет загрузки номерного фонда ведется по местам, по номерам, по количеству гостей и их заезду и выезду в произвольных временных разрезах. При поселении гостей по умолчанию портье доступны только свободные, не зарезервированные номера или места в номерах.
Вид размещения определяет способ размещения гостя в номере, пример: гость может занимать весь номер, одно место в номере или дополнительную кровать.
Ремонт, аренда, уборка, вид из окон на море, телевизор, кондиционер, ... — это свойства номера. Если номер обладает свойством в течение интервала времени, то будем говорить, что номер находится в состоянии, например, на ремонте.
При работе с контрагентами, например, турфирмами, бывает удобно выделять часть номерного фонда только для размещения гостей от этого контрагента. Такую выделенную группу номеров будем называть квотой. Квоты не обязательно привязаны к контрагентам, пример — квота директора. Особенность работы с квотами состоит в том, что при свободном размещении гостей «пришедших с улицы» портье по умолчанию будут доступны номера, которые не входят ни в одну ш квот.
Взаиморасчеты
Стоимость проживания определяется типом номера, видом размещения и тарифом. Выбор тарифа при размещении гостя определяет набор цен за проживание в номерах разных типов и по разным видам размещения. При выбранном номере программа автоматически рассчитывает стоимость проживания по типу выбранного номера, виду размещения и тарифу. Цены в тарифе устанавливаются при помощи приказов об изменении тарифа. Таким образом, при размещении гостя программа автоматически определяет действующий на дату и время заезда приказ и по этому приказу рассчитывает стоимость проживания.
Услуги, которые были начислены гостю по тарифу называются основными. Все прочие услуги, которые оказываются гостю в течение периода проживания называются дополнительными.
Программа позволяет вводить скидки и наценки по типам гостей, продолжительности их проживания за период и по контрагентам. Скидки для услуг из тарифов определяются при помощи приказов о вводе скидок/наценок.
Программа позволяет составлять тарифные планы по набору заранее определенных тарифов. Например, можно составить тарифный план с разными тарифами на размещение гостей по выходным и рабочим дням недели.
Программа ведет баланс взаиморасчетов с гостями по размещениям. Если одним размещением поселена группа гостей, то у этих гостей будет общий баланс.
Программа позволяет регистрировать залоги (депозиты) при заезде гостей и списывать стоимость оказанных услуг из суммы залога в процессе проживания. Регистрируемый залог можно разделять на залог на проживание и залог на дополнительные услуги.
Оплата стоимости услуг гостями регистрируется при помощи счетов. Счета могут оформляться в любой момент в течение периода проживания гостя и после его выезда. Сумму оказанных гостю услуг можно разделить между произвольным числом различных счетов. Для анализа баланса по размещению предусмотрен ряд отчетов.
Программа ведет оперативный баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам и актам об оказании услуг. Баланс по актам об оказании услуг должен использоваться для сверки данных оперативного и бухгалтерского учета.
Авансовые платежи контрагентов регистрируются документами поступление денег и выплата денег. Программа ведет баланс взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.
Акты об оказании услуг позволяют зачитывать предоплату контрагента.
Если на момент оформления акта на счету контрагента нет авансовых платежей, то задолженность по актам может закрываться документами Оплата по акту. Возврат оплаты по акту регистрируется документом Возврат оплаты по акту.
Ежедневный ввод данных
Ввод оперативных данных в программу происходит при помощи создания и проведения документов. Важно понимать, что только проведенный документ действительно изменяет данные. Не проведенные документы можно рассматривать как предварительные заготовки. Все документы сохраняются и проводятся нажатием на кнопку «ОК» на форме документа или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter. Кнопка «Закрыть» или клавиша F12 позволяет закрыть документ без сохранения.
Программа ведет исторический список созданных документов в журналах. Журналы позволяют просматривать документы в порядке их регистрации в базе данных за выбранный интервал времени.
Исправление данных в базе данных производится двумя основными способами. Если необходимо исправить неправильно введенные в документ данные задним числом, то только администратор программы может открыть форму этого документа, внести нужные исправления и нажать на кнопку «ОК». т.е. сохранить и перепровести документ. Система авторизации, настроенная в программе по умолчанию, не позволяет обычным пользователям изменять документы задним числом. Для внесения исправлений такие пользователи должны создавать новые корректирующие документы или строки. Примеры корректирующих документов: счет на возврат, отказ от услуги. В программе предусмотрены отчеты для аудита корректирующих действий пользователей.
Если документ был ошибочно создан, то его можно пометить на удаление при помощи клавиши Delete. При этом все изменения, которые проведенный документ внес в базу данных, будут автоматически отменены.
В системе программ «ІСЛредприятие 7.7» запрещается физически удалять документы и элементы справочников в процессе непосредственной работы с программой, т.к. это может привести к нарушению ссылочной целостности базы данных. Помеченные на удаление документы и элементы справочников должны удаляться из базы данных периодически, при помощи специальных регламентных процедур «Обработать помеченные на удаление», «Очистка базы данных» из меню «Регламентные» у администратора программы, или в монопольном режиме при помощи системной функции «Удаление помеченных объектов» доступной из меню «Операции» у администратора программы.
В состав программы входит планировщик регламентных процедур, который позволяет составлять расписание и автоматически выполнять регламентные процедуры и печатать отчеты по расписанию.
Все реализованные в программе документы можно разбить на несколько групп.
1. Договор — документом регистрируется письменная или устная договоренность с каким-либо контрагентом на размещение группы гостей. В договоре определяются условия разделения оплаты между гостями и контрагентом, регистрируется способ размещения гостей. Также регистрируется планируемая постоянная загрузка гостиницы в течение периода действия договора. В отчетах по оперативным взаиморасчетам с контрагентами договора являются дополнительным разделителем учета.
2. Резервирование. Заявка — документы для регистрации бронирования. Резервированием будем называть бронирование конкретных номеров/мест в номерах в номерном фонде гостиницы. Заявки позволяют бронировать количество номеров и мест по типам номеров и видам размещения, не выбирая конкретные номера из номерного фонда.
3. Путевка. Курсовка — документы для регистрации выданных гостям бланков путевок и курсовок. В программе путевки и курсовки создаются на основании размещений гостей и используются для впечатывания данных в типографские бланки строгой отчетности и последующего формирования отчетов по реализации путевок и курсовок.
4. Счет (требование) на оплату — документ, который можно создавать на основании брони и позволяющий сформировать предварительный список услуг, которые будут оказаны гостям. Печатную форму документа можно использовать как счет-требование предоплаты. Счет позволяет сформировать авансовую задолженность контрагента или гостя по брони. В состав программы входит отчет «По оплате брони», позволяющий контролировать взаиморасчеты по оплаченным и не оплаченным бронирующим документам.
Счета (требования) можно вводить на основании не оплаченных актов об оказании услуг.
5. Размещение — основной документ программы. Документом регистрируется размещение гостей, продление, переселение и выселение.
6. Основные услуги — основной документ программы. Документом регистрируются оказанные основные услуги. Основными мы будем называть услуги оказанные гостям по тарифу проживания. Документ формирует задолженность гостей перед гостиницей.
7. Счет — основной документ, которым регистрируется оплата услуг гостями и персоналом гостиницы. Документ «гасит» задолженность гостей и персонала перед гостиницей.
8. Акт, Общий акт — документами выделяются все или часть оказанных услуг по размещению, брони или договору для целей бухгалтерского учета и ведения взаиморасчетов с контрагентами.
9. Оплата по акту, Возврат оплаты по акту — этими документами, введенными на основании актов об оказании услуг, регистрируется оплата услуг в актах. Обычно, документы оплаты вводят по факту прихода банковских выписок в бухгалтерии.
10. Счет по дополнительным услугам, Дополнительные услуги в кредит — документы для регистрации произвольных дополнительных услуг (бар, прачечная, автостоянка...), оказываемых гостям, в том числе и вспомогательными службами гостиницы.
11. Дополнительные услуги по дням — специальный документ для регистрации дополнительных услуг в случаях, когда важно, в какие дни эта услуга будет оказана. Пример: завтраки по дням, которые выбирает гость. Для учета таких услуг предусмотрены отчеты «Сводка по планируемому оказанию услуг» и «Гости по услуге на дату».
12. Полный счет — вспомогательный счет, используемый для документального подтверждения стоимости и списка оплаченных гостем услуг. Документ не изменяет взаиморасчеты по размещению.
13. Изменение состояния номеров. Вывод номеров из состояния — документы для управления состоянием номеров. Пример: постановка номера на уборку.
14. Приказ об изменении тарифа, Приказ о вводе скидок/наценок, Приказ об изменении тарифного плана — документы, которыми на выбранные дату и время изменяются состав услуг и цены по тарифу, скидки/наценки, периоды действия тарифов в тарифном плане.
15. Приказ о вводе номеров в квоту. Приказ об удалении номеров из квоты — документы, которыми изменяется состав квот номерного фонда. Квоты позволяют логически разделять номерной фонд гостиницы на подмножества. При подборе номеров, при указанной квоте, портье видит подходящие номера из этой квоты. Если квота не указана, то доступны для поселения номера, которые не входят ни в одну из определенных в программе квот.
16. Внесение залога, Возврат залога — документы, предназначенные для регистрации внесения и возврата залогов гостями.
17. Поступление денег, Выплата денег — документы для работы с платежами (в том числе авансовыми) контрагентов.
18. Телефонные разговоры — документ используется при ручной или автоматической регистрации телефонных разговоров из номеров, для начисления стоимости разговоров на проживающих гостей, арендаторов и персонал гостиницы.
19. Доп. услуги на номера — документ, который используется при автоматической и ручной регистрации дополнительных услуг на номера номерного фонда (платное ТВ, мини бары, сейфы, ...).
20. Запись в журнал регистрации иностранных граждан — используется для ведения регламентированного жу рнала регистрации иностранных граждан.
21. Свидетельство о регистрации — используются для ведения реестра выписанных свидетельств о регистрации иногородних граждан.
22. Счет-фактура — используется для ведения реестра всех выданных службой размещения счетов-фактур. Счета-фактуры должны оформляться службой размещения только для гостей, которые выезжают в не рабочее для бухгалтерии гостиницы время. Выписанные в программе счета-фактуры можно выгружать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия» при помощи сервисной процедуры «Выгрузка документов». Документ используется только для регистрации факта выдачи счета-фактуры гостю и не изменяет внутренние данные программы (не проводится).
23. Ввод остатков — документ, который используется при вводе начальных остатков по взаиморасчетам с контрагентами. Документ также формируется автоматически регламентной процедурой «Очистка базы данных» и восстанавливает итоги контрагентов по взаиморасчетам и предоплате.
Содержание раздела
