Глава 8 Затруднительные ситуации

Почему "пропадают" документы?

Иногда бухгалтеру необходимо найти "старый" документ, но в журнале его нет, мало того, его нет и в общем журнале документов. А еще неприятнее, когда бухгалтер утром обнаруживает "пропажу" всех документов. Все эти неприятности связаны с настройкой интервала видимости документов в журнале. Например, если у вас в настройке начала интервала был указан признак начало месяца, начало квартала или начало года, то при смене соответствующего промежутка относительно текущей даты журнал будет пустым. В главе 3 рассматривался режим настройки этого параметра при открытии журналов. В разд. "Общие приемы работы с журналами" главы 5 рассматривался локальный вариант настройки интервала текущего журнала. Ваши действия для изменения постоянного интервала при открытии журналов:

Выбрать пункт Параметры меню Сервис главного меню программы.

2. Открыть вкладку Журналы.

3. Выбрать нужный вариант начала периода так, чтобы в журнал попадали документы, которые необходимо "видеть" в процессе работы.

4. Нажать на кнопку ОК.

После изменения все журналы будут открываться в том интервале видимости документов, который вы задали (рис. 8.1).




Если вам необходимо разовое изменение интервала без сохранения настройки для всех последующих открытий журналов, необходимо:

1. В нужном журнале в меню Действия выбрать пункт Интервал (рис. 8.2).

2. В диалоговом окне Параметры журнала (рис. 8.3) ввести дату начала и дату конца интервала видимости документов журнала.

3. Нажать на кнопку ОК.

Рис. 8.1 Настройка интервала видимости документов для журналов

§S«1 С: Пред приятие - Бухгалтерский учет, редакция 4.0 * {Реализация (01 10 01-27.11

Iff

І_І сз! S9 Открыть

DJ Оікрыть операцию

I

“* % Лроеапки операціи

Э S5 j Ef Лррвйги в журнал операций

-= О Перейти в журнал проверок

[Ц і) ПРРЕМОТР Л 117 Щ, копировать

' Справочники Документы Журналы Отчеты Сервис Дкна

, ' ' . In* . ¦ .

3a ft v jai * й &; * «л

Shift+Enm

OiW11

CW*f12

:_;кнч: ; ¦

|$j Рвали:

Del AH+F3

Отгрузка Контрагент . 4,400.00 Торговая выручка 8.800.00 Магазин "Универсам Фес 13.200.00 Магазин "Универсам Фес 22.000.00 Магазин "Универсам Фес! ФАКб " Югбанк " Восточн 12.000.00 8,800.00 Магазин "Универсам 4>ei I if шшшш

Рис. 8.2. Диалоговое окно задания интервала видимости документов журнала

Рис. 8.3. Выбор режима изменения интервала видимости документов журнала

Внимание!

Интервал видимости отображается в заголовке окна каждого журнала в скобках. Например, "Реализация (01.10.01 —31.12.01)".

Почему не сохраняются результаты редактирования?

Некорректный выход

В некоторых режимах закрытие диалогового окна не вызывает запроса на сохранение данных и при выходе не по кнопке ОК результаты редактирования не сохраняются. К таким режимам относятся:

? Настройка торгового оборудования — выход по кнопке ОК;

? Параметры — выход по кнопке ОК.

Невнимательность пользователя

Довольно часто возникает необходимость при выборе из справочника добавить элемент в справочник. Программа предоставляет возможность добавить элемент в справочник непосредственно в режиме выбора, что пользователя весьма радует. Он вводит элемент в справочник и просто закрывает его, забыв выбрать введенный элемент. Самые "находчивые" повторяют процедуру выбора и делают это каждый раз при добавлении нового элемента.

Почему "не редактируется" строка справочника?

просто возвращается в предыдущее диалоговое окно. Часто это приводит к путанице. Чтобы открыть элемент справочника в режиме выбора необходимо:

О в меню Действия выбрать пункт Изменить;

на панели инструментов окна;

О нажать на кнопку

О нажать комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.

Почему "вчера было можно, а сегодня нет"?

У пользователя часто возникает ситуация, когда в справочник, в который добавляли элементы недавно, невозможно добавить новый элемент. Такая ситуация складывается в иерархических справочниках, в которых отключен режим иерархии. Чаще всего это происходит тогда, когда пользователь отключает режим иерархии для быстрого поиска. Как видно из рис. 8.4, в данном режиме создание новых групп и элементов недоступно.

Рис. 8.4. Справочник с отключенным режимом иерархии

Для восстановления режима иерархии необходимо в меню Действия выбрать

на инструменталъ

пункт Иерархический список или нажать на кнопку

ной панели справочника.

Почему пропали данные с дискеты?

В главе 7мы подчеркивали, насколько важно следить за тем, чтобы в ответ на запрос программы о смене дискеты номер вставляемой дискеты совпал с запрашиваемым. Если пользователь все же сменил дискету № 1 вместо того, чтобы оставить ее в дисководе, тома архива сдвинутся на единицу, а дискета № 1 останется пустой или на ней останется старый архив. Трудно представить себе последствия такой путаницы.

Внимание!

Попробуйте начать восстановление информационной базы из архива с дискеты № 2. Если это поможет, впредь будьте внимательнее при сохранении данных.

Как изменить дату проведенного документа?

Довольно часто возникает необходимость изменить дату проведенного документа. В ответ на любые попытки пользователя изменить дату программа отказывается сохранить документ с измененной датой, сопровождая отказ сообщением.

Нельзя изменить дату проведенного документа

Некоторые находят выход в удалении документа и вводе нового с другой датой. Не самый лучший выход! Для изменения даты проведенного документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале документов указать нужный документ.

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть документ и изменить дату.

4. Провести документ.

Почему неверно заполняются документы "СписаниеТМЦ" и "Оприходование ТМЦ"

При списании ТМЦ на основании сформированного документа "Инвентаризация ТМЦ" по кнопке Заполнить табличная часть документа автоматически заполняется результатом инвентаризации. После проведения документа "Списание ТМЦ" при повторном открытии документа по нажатию кнопки Заполнить табличная часть заполняется остатками, поэтому восстановить результат инвентаризации уже невозможно. Это вызывает затруднения, особенно если необходимо исправить ошибку списания либо самой инвентаризации. Аналогичная картина и с документом "Оприходование ТМЦ". Для восстановления результатов инвентаризации в табличной части этих документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале документов указать нужный документ.

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть документ и нажать на кнопку Заполнить.

4. Отредактировать и провести документ.

Как ускорить формирование отчетов?

При формировании некоторых ведомостей, например "Ведомость по партиям ТМЦ", ' ‘ необходим пересчет итогов по регистрам, что занимает

иногда продолжительное время. Перед формированием таких ведомостей программа выдает на экран сообщение-вопрос (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Запрос на пересчет регистров

Если вы не хотите ждать и уверены в корректности выполненных операций, откажитесь от пересчета и нажмите на кнопку Нет.

Почему не формируются записи "Книги покупок" и "Книги продаж"?

Часто возникает ситуация, когда некоторые операции не отражаются в книге покупок или книге продаж. Особенно это неприятно, когда объем операций большой и найти отсутствующие операции затруднительно. Причина таких ситуаций одна — нарушение регламента формирования документов "Формирование книги покупок" и "Формирование книги продаж". Чтобы понять механизм возникновения подобных ситуаций, рассмотрим цепочку операций, которые корректно формируют запись в книге покупок:

? Поступление ТМЦ;

О Формирование счета-фактуры полученного;

О Оплата поставки ТМЦ.

При невыполнении любой из этих операций запись книги покупок не формируется. Это знает любой бухгалтер. Пользователь создает документ "Формирование книги покупок", убеждается, что какого-то звена не хватает, формирует отсутствующую операцию, перепроводит документ "Формирование книги покупок" и ничего не меняется, запись в книге покупок все равно не появляется, проводка не формируется. Для того чтобы внесенные изменения отразились в книге покупок, необходимо выполнить следующие действия:

1. В "Журнале регламентных документов" указать документ "Формирование книги покупок".

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть и провести документ.

Как настроить хозяйственные операции на метод определения выручки?

Часто возникают недоразумения по поводу настройки формирования проводок по операциям, связанным с методом определения выручки. Причин тому, как минимум, три:

П не указан в бухгалтерских проводках хозяйственных операций метод определения выручки. Указания метода определения выручки в справочнике "Фирмы" недостаточно;

? в бухгалтерских проводках хозяйственных операций нет подходящих проводок;

П у пользователя недостаточно навыков для настройки хозяйственных операций.

Рекомендуемые действия:

1. Откройте справочник "Хозяйственные операции". Для этого выберите пункт Хозяйственные операции из группы Выгрузка в "1С:Бухгалтерию" меню Сервис. Выберите в справочнике пункт Реализация (купля-продажа). Нажмите на кнопку Бухгалтерские проводки.

2. Откройте группу Реализация товаров. Выберите проводку "Выделен НДС (СР)", посмотрите корреспонденцию счетов и метод определения выручки внизу диалогового окна (рис. 8.6).

3. Если метод определения выручки не указан, а корреспонденция счетов верная, откройте диалоговое окно проводки и задайте метод определения выручки на вкладке Сумма, количество, условия (рис. 8.7).

Справочник Проводки по хоз операциям (Реализация (купля-продажа))

Хозяйственная d Копировать строку IFSlba (купля продажа) |
1 ЕЭ-Ш ШІр&взшаіЩЩЯЩі Движение регистра ¦ Дебет - - -• ............-ЧЙ~- Виды номенклатуры Л Ставка НДС;	3	Код	Содержание Дебет	Кредит	Сумма	ШЗ'і
06)00	Реализация товаров
«ІЕЗШ	Начислен НП 76.Н.4	68.5	Сумма НП
Ш	06180	Полипная стоимость	ПС	Себестоимость
d	06190	Списана покупная стоимост П С		Себестоимость
J	06200	Суммовая разница 62.1	90.1.1	Сумма	¦.
S	06210	Выделен НДС (СР) 90.3	76.Н.1	Сумма НДС
pt	06220	Начислен НП (СР) 90 6	76. Н 4	Сумма НП
PK001	90 3	Е8.2	Сумма НДС	Шш-
?}	PK002	ееве | ОО'	42	Стамма	1
НЯ. ... . Кингаr СтавкаHJ	........... 1 ‘.родак (приход). Долг за товары: Реали: Виды плат, в &сш 1C Г.; ; Г '	?зцил ter.	и-гроеджа)	- ЛІ ; _________________
Количество: Метод определения выручки; По отгруэке Валюта. ¦ ' " ' Вал. сумма: Закрыть 1 Запортить | jf j J. 1

НЕЗЕЗ

Рис. 8.6. Проводки по реализации товаров

I ІО ГТ



Проводка: Реализация (купля-продажа).Реализация товаров. Вьшелем НДС (СР)

Счета и аналитика Сумма, количество, условия

Ков: |06210

Содержание; рт.ШЛ!1і>іІ*(Чаі

¦¦ Движение | Книга продаж (приход). Долг за товары. Суммовая разните



Счет; |90.3 ~Q |:| (л .честрсІЙ

Сумма [І|СуммаНДС

- ‘ ‘ ' , ^г . ' ' ; /_?'"Д

ЙТЫІвч'НісАт> Арг-унлС'-ггс. Г*

Кредит -- - — -_



ндс

I -..нагактсяси>уаеет( Г Метод определён ня выручки |По оплате

Комментарий;

Записать | OK I Закрыть |

Если данная проводка верна, но у вас другой метод определения выручки, скопируйте проводку и замените корреспондирующий счет и метод определения выручки. Для копирования проводки необходимо в справочнике указать проводку-оригинал и нажать на панели инструментов на кнопку |Щ| (см. рис. 8.2) или на клавишу <F9>.

Эту последовательность действий необходимо повторить для всех видов ТМЦ: П Реализация товаров;

О Реализация продукции;

? Выполнение работ, услуг;

? Реализация комиссионных товаров;

? Реализация материалов.

Необходимо также отредактировать и всю цепочку в целом, т. е. проводку по записи книги продаж. В справочнике "Хозяйственные операции" отредактировать проводки операции Зап. книги продаж.

Как настроить оказание услуг сторонних организаций на счет 76.5

Услуги сторонних организаций как дополнительные расходы на приобретение ТМЦ входят в хозяйственную операцию "Поступление (доп. расходы по ТМЦ)". е услуг сторонних организаций другого рода относят в кре

дит счета 76.5 "Прочие дебиторы, кредиторы".

Рекомендуемые действия:

1. Откройте справочник "Хозяйственные операции". Для этого выберите пункт Хозяйственные операции из группы Выгрузка в "1С:Бухгалтерию" меню Сервис. Выберите в этом справочнике пункт Поступление (услуги и пр.). Нажмите на кнопку Бухгалтерские проводки.

2. Откройте группу Услуги сторонних организаций. Выберите проводку "Оказаны услуги" и посмотрите корреспонденцию счетов и метод определения выручки внизу диалогового окна (рис. 8.8).

3. Откройте диалоговое окно проводки и задайте счет 76.5 выбором из плана счетов (рис. 8.9).

Изменить счет необходимо для всех проводок данной группы:

? "Оказаны услуги";

? "Выделен НДС";

? "Зачтен аванс поставщику";

? "Суммовая разница";

? "Выделен НДС (СР)".

Справочник: Проводки по хоз. операциям (Поступление (услуги и пр )(

...........

(?) СЗ Проводки лр «л ог f~j ІКэд Я Содержание |Кредит |Рм~« 1В... -Г [03520II Ус лаги сторонних организм ¦ 1 w 03530 Оказаны услуги 765 Самма без НДС •> мщи Выделен НДС 19.3 60.1 Сумма НДС ІІ 1 03550 Зачтем аванс поставщику 601 60 2 Сумма 1 03560 Суммовая разница 601 Сумма без НДС О т 1 if} 03570 Выделен Н ДС (СР) 193 60.1 Сумма НДС о і ~ 1 <1. аи ±1 _ЩІІ hJ

Движение регистра. Де<5вт іЗЯІйш Книгагажулок (расход), Долг и авлугС

Контрагент

Договор

Рис. 8.8. Проводки по реализации товаров

¦т*: Проводка:Поступление (услуги и лр.).Услуги сторонних организаций.Оказаны услуги

Счета и аналитика

іказаны услуги

Счет:

юктшвдшнршнмнмі

•г тш

J.........*Mjsss>J-



Содержание раздела

---