Глава 9 Затруднительные ситуации
Почему "пропадают" документы
Иногда бухгалтеру необходимо найти "старый" документ, но в журнале его нет, мало того, его нет и в общем журнале документов. А еще неприятнее, когда бухгалтер утром обнаруживает "пропажу" всех документов. Все эти неприятности связаны с настройкой интервала видимости документов в журнале. Например, если у вас в настройке начала интервала был указан признак "начало месяца", "начало квартала" или "начало года", то при смене соответствующего промежутка относительно текущей даты журнал опустеет. В разд. ""Настройка параметров системы" гл. 3 говорилось о режиме настройки этого параметра при открытии журналов. В разд. "Общие методы работы с журналами" гл. 6 рассматривался локальный вариант настройки интервала текущего журнала. Ваши действия для изменения постоянного интервала при открытии журналов:
1. Выбрать пункт Параметры меню Сервис главного меню программы.
2. Открыть вкладку Журналы.
3. Выбрать нужный вариант начала периода так, чтобы в журнал попадали документы, которые необходимо "видеть" в процессе работы.
4. Нажать кнопку ОК.
После изменения все журналы будут открываться в том интервале видимости документов, который вы задали (рис. 9.1).
Если вам необходимо разовое изменение интервала без сохранения настройки для всех последующих операций открывания журналов, необходимо:
1. В нужном журнале в меню Действия выбрать пункт Интервал (см. рис. 9.3).
2. В диалоговом окне Параметры журнала (рис. 9.2) ввести дату начала и дату конца интервала видимости документов журнала.
3. Нажать кнопку ОК.
Настройка параметров системы
Б ухгатттерские итоги
Монитор
Расчет
Бухгалтерия Операция Общие I Текст | Интерфейс
Журналы
г Начало интервала Текущая дата • Начало месяца Т' Начало квартала
: <* Начало пзад ,
г Конец интервала <* Текущая дата С Конец месяца О" Конец квартала С Конец года , Г |01.10.2001 [і
Г" Один журнал подчиненных документов Г При открытии журнала переходить в конец Переходить е журнале на записанный документ: | Переходить в текущем журнале
ОК | Отмена Применить Помощь
Рис. 9.1. Настройка интервала видимости документов журнала
Параметры журнала
гИнтервал журнала
По:
ОК
Отмена Помощь
Рис. 9.2. Диалоговое окно задания интервала видимости документов журнала
/ Для справки /
Интервал видимости отображается в заголовке окна в скобках. Например, "Реализация (01.10.01 — 31.12.01)".
151С:Предприятие - Бухгалтерский ччет, редакция 4.0 - [Реализация (01.10.01-27.11.0... ВВЕЗ
Действия Опе?ации Справочники dl Новый Ші Открыть Ш Открыть операцию % Провадки операции Ёт Перейти в журнал операций -J3 Перейти в журнал проводок JP$ Просмотр Ш
+ Копировать
Щ Отменить пометку на удаление Двести ма основании
Изменить время документа... Подчиненные документы
мІ
Документы Журналы Отчеты ?ервис Окна Ins
Shift+Entei
Файл
Помощь
V. Г] й?
^
1 a m ,
Ctrl+FI 1 Ctil+F12
F9
Del
AIUF9 |
|
zi Я /4 |
f Э S |
|
Отгрузка Контрагент - |
|
4,400.00 Торговая выручка |
|
8,800.00 Магазин "Универсам Фе< |
|
13,200.00 Магазин "У ниверсамфе< |
|
22,000.00 Магазин "Универсам Фе< |
|
|
ФАКБ " Югбанк" Восточн |
|
12,000.00 |
|
|
8,800.00 Магазин "Универсам Фе( - |
|
г...........ТП: ' |
> г |
|
|
|
Де |
|
21_ |
ш |
|
|
17,- |
|
Д |
17,- |
|
Л |
18,- |
|
J |
18,- |
|
J |
19,- |
|
J |
20. • |
|
-LL |
|
|
KoMMemaf
Закрыт |
Интервал
Поиск
Значение
|Й|Реали:
Установите
Рис. 9.3. Выбор режима изменения интервала видимости документов журнала
Почему "не сохраняются" результаты редактирования
Некорректный выход
В некоторых режимах закрытие диалогового окна не вызывает запроса на сохранение данных и при выходе не с использованием кнопки ОК результаты редактирования не сохраняются. К таким режимам относятся:
? "Сведения об организации" • - данные сохраняются только, если выход осуществляется по кнопке ОК;
? "Учетная политика" — аналогично, но выход по кнопке Установить;
? "Общая настройка" — выход по кнопке ОК;
П "Параметры" — выход по кнопке ОК;
? "Индивидуальная настройка" — выход по кнопке ОК.
Недочет программы
Есть режим, в котором создается иллюзия не сохранения введенных данных. В режиме создания нового контрагента на вкладке Расчетные счета при добавлении расчетного счета контрагента в списке сразу счет не появляется. У пользователя, не знающего о данном недочете программы, создается впечатление, что он ошибся, операция повторяется с тем же результатом. После закрытия диалогового окна при повторном открытии карточки контрагента пользователь видит результат своих попыток в удвоенном, утроенном, а иногда и в удесятеренном варианте.
Невнимательность пользователя
Довольно часто при выборе из справочника возникает необходимость добавить элемент. Программа предоставляет возможность добавить элемент в справочник непосредственно в режиме выбора, что пользователя весьма радует. Он вводит элемент в справочник и просто закрывает его, забыв выбрать введенный элемент. Самые "находчивые" повторяют процедуру выбора и делают это каждый раз при добавлении нового элемента.
Почему "не редактируется" строка справочника
Иногда при выборе из справочника у пользователя возникает необходимость внести изменения в элемент справочника. Пользователь пытается открыть элемент для редактирования, а у него происходит выбор из справочника, он просто возвращается в предыдущее диалоговое окно. Часто это приводит к путанице. Чтобы открыть элемент справочника в режиме выбора, необходимо:
? в меню Действия выбрать пункт Изменить;
? нажать на кнопку на панели инструментов окна;
? нажать комбинацию клавиш <Shift> + <EiUer>.
Почему "вчера было можно, а сегодня нет"
У пользователя часто возникает ситуация, когда в справочник, в который добавляли элементы недавно, невозможно добавить новый элемент. Подобное случается в иерархических справочниках, в которых отключен режим иерархии. Чаще всего это происходит тогда, когда пользователь отключает режим иерархии для быстрого поиска. Как видно из рис. 9.4, в этом режиме создание новых групп и элементов недоступно.
Список контрагентов (Все)
 |
о |
„л
|
|
Код |
ІКонІУстаиоБка (отключение] режима вывода списка пс |
|
-J |
(000007 |
Арендодатели |
|
|
| |
000008 |
ФАКБ " Югбанк " |
ФАКБ " Югбанк " Восточный _1 |
|
-1) |
ОООООЭ |
Учредители |
|
|
:і |
000010 |
|
000 'Элеватор" |
|
_j |
000011 |
Налоги |
|
|
ij |
000012 |
Совхоз "Прогресс |
|
|
и |
000013 |
Регистрационная |
Регистрационная палата мэри , |
|
|
|
|
С _*j |
|
|
Договоры | Расчетные счета | Печать списка |
+ _J Контрагенты
Закрыть | |
Рис. 9.4. Справочник с отключенным режимом иерархии
Для восстановления режима иерархии необходимо в меню Действия выбрать пункт Иерархический список или нажать кнопку на панели инструментов справочника.
Почему так отражается" ставка НДС в накладных
Приходные накладные
В приходных накладных ставки налогов и вариант расчета задаются в поле "Налоги" путем выбора из справочника "Варианты расчета налогов". Редактирование справочника "Варианты расчета налогов" описано в разд. "Справочники. Варианты расчета налогов" гл. 2. Для автоматической подстановки наиболее часто используемого варианта расчета налогов необходимо:
V Выбрать пункт Общая настройка меню Сервис главного меню программы.
2. Выбрать вкладку Приходные документы.
3. В раскрывающемся списке Основной вариант расчета налогов выбрать из справочника "Варианты расчета налогов" нужный вариант.
4. Нажать кнопку ОК.
В самом общем случае, когда ситуация с суммой НДС сложная, пользователь сам может указать сумму НДС в поле "НДС".
Расходные накладные ("Отгрузка товаров")
В расходных накладных (документ "Отгрузка товаров") ставка НДС автоматически заполняется из справочника "Номенклатура", причем исправить сумму НДС непосредственно в расходной накладной нельзя. Обнаружив в расходной накладной несоответствие ставки НДС, пользователь открывает справочник "Номенклатура" из меню Справочники, исправляет ставку НДС и ждет, когда в расходной накладной сумма НДС будет пересчитана. Чтобы ставка НДС изменилась, необходимо в той же позиции снова выбрать товар из справочника.
Для исправления ставок НДС и НП в расходной накладной необходимо:
1. В нужной позиции таблицы нажать на кнопку выбора из справочника "Номенклатура".
2. В открывшемся справочнике "Номенклатура" в меню Действия выбрать пункт Изменить или нажать на кнопку Изменить на панели инструментов справочника или комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.
3. Исправить ставки и нажать кнопку ОК.
4. Подтвердить дату записи изменения ставок.
Бывают ситуации, когда отображение ставок в справочнике не совпадает с теми данными, что подставляются в накладную. В этом случае необходимо проверить историю изменения значений ставки и, при необходимости, скорректировать ее. Для просмотра и корректировки ставок НДС и НП следует:
1. В справочнике "Номенклатура" на нужном элементе в меню Действия выбрать пункт История значения или нажать на кнопку История или клавишу <F5>.
2. В диалоговом окне Реквизит выбрать нужный вид ставки: НДС или НП (рис. 9.5).
3. Скорректировать историю изменения значений ставки.
Реквизит
 |
Отмена
Помощь |
[Ставка НДС
Ставка НП
Рис. 9.5. Диалоговое окно выбора вида налога
Не забывайте, что после корректировки истории, в уже сформированной расходной накладной, необходимо снова выбрать товар в соответствующей позиции расходной накладной.
Почему "не подставляется" сумма налога в платежном поручении
В платежном поручении в поле "Сумма" вводится общая сумма платежа вместе с НДС. Чтобы программа выделила из этой суммы сумму НДС в раскрывающемся списке Ставка НДС, необходимо выбрать ставку из справочника "Ставки НДС". Чтобы программа подставляла основную ставку НДС автоматически при создании платежного поручения, необходимо:
Выбрать пункт Общая настройка меню Сервис главного меню программы.
2. Выбрать вкладку Начальные значения.
3. В раскрывающемся списке Ставка НДС выбрать из справочника "Ставки НДС" нужный вариант.
4. Нажать кнопку ОК.
Почему не начисляется налог с продаж
Чтобы правильно начислялся налог с продаж по ставке, указанной в справочнике "Номенклатура", необходимо выполнение следующих условий:
П в диалоговом окне Отгрузка товаров должен быть установлен флажок
Учитывать налог с продаж (рис. 9 6);
? в поле "Ставка НП" в справочнике "Номенклатура" должна быть задана ставка НП.
Если при выполнении вышеперечисленных условий налог с продаж не рассчитывается, проверьте историю изменения значений ставки НП (см. разд. "Почему "не так" отражается ставка НДС в накладных" данной главы).
Почему "не засчитывается аванс"
В приходных и расходных накладных предусмотрена возможность зачета аванса поставщику или покупателю. Поскольку есть несколько вариантов зачета аванса, то при неправильном задании варианта аванс не засчитывается. Вариант зачета аванса задается выбором из раскрывающегося списка Зачет аванса расходных и приходных накладных (рис. 9.7).
Есть два варианта зачета аванса:
? без указания договора;
О только по договору.
 |
|
Рис, 9.6. Признак учета налога с продаж |
Безуказания договора
Зачет аванса с этим вариантом будет производиться при выполнении следующих условий:
Договор не указан в выписке.
2. Договор не указан в накладной.
Поскольку в системе предусмотрен для этих целей договор "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)", то условия могут быть такими:
1. В выписке указано "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)".
2. Договор не указан в накладной.
Только по договору
Зачет аванса с этим вариантом будет производиться при выполнении следующих условий:
Договор не указан в выписке.
2. Договор не указан в накладной.
Классический случай зачета аванса:
1. Договор указан в выписке.
2. Тот же договор указан в накладной.
При проведении накладной в окне сообщений в рапорте о проведении документа указывается сумма зачтенного аванса (рис. 9.8).
 |
|
Рис. 9.7. Раскрывающийся список Зачет аванса в расходной накладной |
Окно
>- Документ Отгрузка товаров № 000007 от 23 Октября 2001 г: проведение документа (23.11.01/23:12:53:0)
> 1. Батон нарезной (Продукция): на складе Склад №3 6000 шт., всего на складах 6000 шт. на сумму 18000,ср
> -> Зачет аванса
отгружено на сумму: 9064, зачтен аванс в размере: 8800 по виду расчетов с покупателями: Расчеты за г
¦ определен аванс подоговору СчетМ-ОООООЗ от23.10.01 в сумме: 8800, зачтен аванс в размере: 8800
* определен аванс без указания договора в сумме: 0, зачтен аванс в размере: О і Документ Отгрузка товаров № 000007 от 23 Октября 2001 г. проведен.
іі— I Д:
Рис. 9.8. Рапорт о проведении накладной с зачетом аванса
Почему "не сходится" выписка
В диалоговом окне документа "Выписка" по нажатию кнопки Показать остатки отображается информация в строках Остаток на начало дня и Остаток на конец дня (рис. 9.9). Очень важно, чтобы эти суммы совпадали с данными выписки.
Если пользователь при вводе в выписку движения по кассе болезненно прореагировал на сообщение системы (рис. 9.10) и удалил эту строку из выписки, то итоги сверки будут неутешительными.
Банковская выписка - 000008
тщщ .¦:. ш% ш-а
Тип выписки
рублевая (по счету 51)
|27.10.01
Выписка №
от
|
№ 44444444444444444444 в ванке ЮгБанк |
|
N Движ. денежных средств |
Вид субк.1 |
Субконтоі |
К.0Л-... | Приход | Расход ж| |
|
Назначение платежа |
Вид субк.2 |
Субконто2 |
ІІІлат. документ |
|
1К.ОРР- счет |
Вия счбк.З |
СчбконтоЗ |
|
|
Щ Контрагенты |
Администрация г.Крс |
Т 100.000.001 |
|
1 Оплата по документу Счет 000003 (И Договоры |
Счет №000003 от 27.1 |
|
|
62.і |
|| Виды расч. с| |
|
|
|
Показать остатки
Остаток на начало дня:
100.000-00
0-00 |
170.000 00 Поступило:
270.000 00 Списано:
Показать общую сумму выписки и остатки по расчетному счету |
Поступление по документам Подбор по плат документам '
Записать | QIC | Закрыть
Рис. 9.9. Сверка данных выписки с результатом ввода
[11C: Предприятие
Проводки по кассе Формируются только кассовыми документами. По этой строке проводка сформирована не будет, но указанная сумма будет учт ена при выводе оборотов и остатка на конец дня.
Рис. 9.10. Сообщение системы на ввод движения по кассе в выписке
Почему "не идет" касса
При формировании кассовой книги иногда появляется сообщение о несовпадении оборотов по счету 50 с данными кассовой книги (рис. 9.11). Такая ситуация может возникнуть по двум причинам:
П Была создана ручная операция с использованием счета 50 (кроме ввода начальных остатков).
Внимание!
Все движения по КЗСС? оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами!
П При оформлении выплаты заработной платы из кассы не были выполнены все обязательные условия формирования расходного кассового ордера, а именно:
• дата расходного кассового ордера должна совпадать с датой соответствующей платежной ведомости (документ "Выплата ЗП");
• сумма расходного кассового ордера должна совпадать с датой соответствующей платежной ведомости (документ "Выплата ЗП");
• признак "Формировать проводки" должен быть выключен.
Окно сообщений
> Обороты по документам и проводкам за 31.12.00 не совпадают!
> Обороты по документам и проводкам за 02.11 .01 не совпадают!
> Обороты по документам и проводкам за 06.11.01 не совпадают!
ДІ
4
Рис. 9.11. Сообщение системы при формировании кассовой книги
Почему "перекашивает" кассовую книгу
Иногда после пересчета при вводе нового субсчета в план счетов "портятся" итоги в системе. Трудно сказать, почему и когда это происходит, но бывает. В таком случае рекомендуется провести заново все расходные и приходные кассовые ордера, начиная с той даты, которая указана в сообщении при формировании кассовой книги (рис. 9. II). Для выполнения обработки необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать пункт Обработка документов в меню Сервис главного меню программы.
2. С помощью кнопки <т перенести документы "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер" в список обрабатываемых документов (рис. 9.12).
3. В раскрывающемся списке Обработка выбрать пункт Провести.
4. Нажать кнопку Выполнить.
В результате этих действий итоги будут восстановлены и кассовая книга придет в соответствие с бухгалтерскими проводками.
Почему "пропали" данные с дискеты
В гл. 8 мы подчеркивали, насколько важно следить за тем, чтобы в ответ на запрос программы о смене дискеты номер вставляемой дискеты совпадал с запрашиваемым. Если пользователь все же сменил дискету № 1 вместо того, чтобы оставить ее в дисководе, то тома архива сдвинутся на один номер, а первая дискета, как и была, останется пустой, или на ней останется старый архив. Трудно представить последствия такой путаницы.
Внимание!
Попробуйте начать восстановление информационной базы из архива с дискеты № 2. Если это поможет, то впредь будьте внимательнее при сохранении данных.
ПдГП
I) В Обработка документов.
и SF
по (зГІ2.СП
Период с |01.10.00 [ЁІ В иды обрабатываемых документов:
01.1 о.оо -31.12.01
Виды документов для выбора:
касс. орд. (Расходный кассовый ордер)
Поступи, материалов Поступление товаров Пр.о кадр.изм. (Приказ о кадровых изменения Пр.о приеме (Приказ о приеме на работу)
Пр.об изм.окл. (Приказ об изменении окладов Пр об увольн. (Приказ об увольнении]
Прекр.срока действ.НМА (Прекращение сроке Принятие к учета НМД (Принятие к учету НМА)_ Прих.касс.орд, (торг.) (Приходный кассовый of
Расх касс ош Іторг ) ІРасходный кассовый о
Содержание операции включает строку:
Обрабатывать документы по контрагенту:
та*]
Обрабатывать документы:_
j Ьсе, удовлетворяющие заданным условиям 3
Выполнить I Закрыть
Комментарий документа включает строку:
Обработка: ] Провести
Рис. 9.12. Проведение документов для восстановления итогов
Почему "не сходится баланс"
Есть три основные причины, по которым программа "отказывается свести баланс" при условии, что операции, введенные вручную, были сформированы абсолютно корректно:
П не был сформирован документ "Закрытие месяца" за рассматриваемый период;
П после формирования документа "Закрытие месяца" на "затратных" счетах осталось "несанкционированное" конечное сальдо;
П во взаиморасчеты с поставщиками или покупателями вкралась "фатальная ошибка" и в балансе показываются суммы со знаком "минус".
Закрывает затраты документ "Закрытие месяца", который относится к регламентным документам и должен формироваться в конце месяца. Без этого документа говорить о балансе преждевременно.
Под "санкционированным сальдо" понимается остаток на счете 20, который был задан документом "Незавершенное производство". Это сальдо баланса не портит. Рассмотрим причины, по которым не закрываются затраты.
? В справочниках, в которых задается счет затрат, некорректно заполнено или вообще не заполнено какое-либо субконто выбранного счета. К таким справочникам относятся:
• "Сотрудники" (вкладка Начисление з/пл, группа "Счет отнесения затрат по начисленной заработной плате" и "Статья затрат по отчислениям с ФОТ");
• "Основные средства" (вкладка Начисление амортизации, все поля);
• "Нематериальные активы" (вкладка Начисление амортизации, все поля);
• в справочнике "Номенклатура" критичным для заполнения является поле "Вид".
О В документах, в которых задается счет затрат, некорректно заполнено или вообще не заполнено какое-либо субконто выбранного счета. К таким документам относятся:
• "Авансовый отчет" (при выборе счета 25, 26 или 44);
• "Передача материалов в производство" (при выборе счета 20 или 40);
• "Оказание услуг сторонних организаций" (при выборе счета 25, 26 или 44).
П В учетной политике при выключенном признаке "Использовать Метод "директ-костинг" в список статей косвенных расходов не внесена статья, по которой были проведены расходы. Напомним, что учетная политика задается в пункте Учетная политика меню Сервис главного меню программы.
П Особенности заполнения в справочнике "Сотрудники" группы "Счет отнесения затрат по начисленной заработной плате" и "Статья затрат по отчислениям с ФОТ" будут рассмотрены в следующем разделе.
П Под "фатальной ошибкой" во взаиморасчетах с поставщиками и покупателями понимается ситуация, когда остается дебетовое сальдо на активном счете (счет 60.2 "Авансы, выданные в рублях" или счет 62.1 "Расчеты с покупателями в рублях"). Например, был оформлен приход на расчетный счет от покупателя на счет 62.1, а отгрузки товаров (оказания услуг, выполнения работ) не было. Такие суммы в оборотно-сальдовой ведомости выделены красным цветом.
Почему "не закрывается зарплата"
В справочнике "Сотрудники" на вкладке Начисление з/пл в группе Счет отнесения затрат по начисленной заработной плате в поле Счет выбирается счет из плана счетов. После выбора счета активизируются соответствующие субконто.
? Для счета 20 "Основное производство":
• "Виды номенклатуры";
• "Затраты на производство";
• "Подразделения".
П Для счета 25 "Общепроизводственные расходы":
• "Общепроизводственные затраты";
• "Подразделения".
!Д Для счета 26 "Общехозяйственные расходы":
• "Общехозяйственные затраты";
• "Подразделения".
П Для счета 44. "Расходы на продажу":
• "Издержки обращения".
• Поле Статья затрат по отчислению с ФОТ заполняется выбором статей затрат из соответствующего справочника.
Внимание!
методе "директ-костинг". Напомним, что учетная политика задается в пункте Учетная политика меню Сервис главного меню профаммы.
При обнаружении ошибки в справочнике "Сотрудники" для исправления необходимо выполнить следующие действия:
После исправления непосредственно на вкладке Начисление ЗП в справочнике "Сотрудники" с помощью кнопки История проверить правильность отражения изменений в истории.
2. Заново провести документ "Начисление ЗП".
3. Заново провести документ "Закрытие месяца".
Содержание раздела
