Глава 5 План счетов

Диалоговое окно с планом (рис. 5.1) счетов открывается при выборе в главном меню Операции пункта План счетов.

ГУ План счетов

І-ІПІХІ

II Код 11 Наименование Вал. Кол. Заб. Акт. Счбконтоі л. ¦г И | Вспомогательный АП ¦г 01 Основные средства А Осн. средства ч 01.1 ОС в организации А Осн. средства 1Г 01.2 Выбытие ОС А Осн. средства *г 02 Амортизация ОС П Осн. средства '¦t 02.1 Аморт. ОС, уч. на сч.01.1 П Осн. средства т 02.2 Аморт. ОС, уч. на сч.ОЗ П Осн. средства *г 03 Доходные вложения в МЦ А Осн. средства Т?. ,03.1 МЦ в организации А Осн. средства » ЕЙ Печать Отчет [ Субконто [ Подробно | Закрыть JJ

Рис. Диалоговое окно План счетов

Кроме того, окно плана счетов, как и справочники, используется в различных режимах программы для выбора счета из списка. Например, при вводе проводок счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из плана счетов. Однако задание счета с клавиатуры часто приводит к сдвигам в поле счета, пользователь не сразу понимает, что происходит и теряется, поэтому предпочтительнее пользоваться выбором из плана счетов.

План счетов очень похож на справочник, каждая строка которого отражает

определенный счет или субсчет бухгалтерского учета. В таблице плана счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета:

ГІ "Пиктограмма" — самая левая колонка плана счетов, которая отражает состояние счета (имеет ли счет субсчета или он является собственно счетом, заведен он в конфигурации или непосредственно в окне плана счетов, помечен счет на удаление или нет).

? "Код" — полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.

? "Наименование" - - краткое наименование счета (субсчета) — строка, отражающая назначение счета.

О "Вал." — признак ведения валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе "Вал." ставится "+".

П "Кол." — признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе "Кол." ставится

О "Заб." — признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе "Заб." ставится "+". Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. Забалансовые счета помогают пользователю вести дополнительный учет, не отраженный в балансе. В программе ведется учет по ряду забалансовых счетов. Пользователь может вести учет по своим забалансовым счетам с помощью ручных проводок.

О "Акт. " — признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" — активный, "П" — пассивный, "АП" — активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет всегда имеет дебетовый остаток: если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным. Пассивный счет всегда имеет кредитовый остаток: если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным. Активнопассивный счет может иметь любой остаток, т. е. остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно-пассивным.

G "СубконтоГ, ... "СубконтоЗ" — виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке "Субконто 1" вида субконто "Номенклатура" определяет ведение учета по данному счету в разрезе товаров, продукции, услуг или работ.

Расшифровка пиктограмм первой колонки приведена в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Пиктограммы состояния счета

Пиктограмма Описание I Г I Счет является группой, т. е. имеет субсчета, проводки по этому счету не формируются, только по субсчетам этого счета. При выборе из плана счетов такой счет не выбирается

Таблица 5.1 (окончание)

Пиктограмма Описание

Счет является субсчетом или счетом без субсчетов. Выбор из плана счетов разрешен

Счет введен пользователем, выбор из плана счетов разрешен

Счет помечен на удаление, выбор из плана счетов возможен, но с предупреждением

Приемы работы со списком счетов в плане счетов такие же, как и в справочниках, другое дело, какие именно действия имеют смысл. Для балансовых счетов имеет смысл добавлять только субсчета. Вести учет по добавленным субсчетам можно только ручными операциями, а вводить счет, которого нет в балансе, вообще бессмысленно. Что касается забалансовых счетов, то бухгалтеру целесообразно вести учет по своим счетам.

Работать с планом счетов можно в режиме иерархического списка. Для этого надо щелкнуть на кнопке Иерархический список панели инструментов справочника. Этот режим удобен для рассмотрения только одного счета со всеми субсчетами. Нажмите комбинацию клавиш < Ctrl > + <!-> или выберите в меню Действия пункт Следующий уровень, и текущий счет развернется отдельно. Чтобы вернуться назад в общий список, необходимо нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + <T> или выбрать из меню Действия пункт Предыдущий уровень.

Что такое субконто?

Пользователю, бухгалтер он или нет, термин "субконто" незнаком. Наиболее простое определение или, если хотите, объяснение можно дать, сравнивая субконто с субсчетами. Представьте себе, что вам необходимо анализировать счет по ряду признаков. Самый простой способ — задать субсчета по этим признакам, что раньше мы и делали. Главная книга разрасталась, бухгалтер тонул в куче бумажных сводок и расшифровок. А теперь все эти признаки соберем в справочник и назовем его субконто. Оказывается, что ряд признаков уже находится в имеющихся справочниках. Вы убираете все свои субсчета и заменяете получившимся справочником, выбирая из него для каждой конкретной проводки конкретный признак. Такой механизм осуществляет программа с помощью субконто, или попросту справочников. Например, очень актуален для бухгалтера анализ затрат. У счета 44.1 "Издержки обращения" в качестве субконто задан справочник "Статьи издержек обращения". Справочник "Статьи издержек обращения" заполняется бухгалтером по собственному усмотрению, и при формировании проводок программа вносит в проводки те статьи затрат, которые указывает бухгалтер. Для оперативной работы пользователь в любой момент может получить аналитику счета с помощью отчетов "Анализ субконто" или "Анализ счета по субконто". В плане счетов у некоторых их них до трех уровней субконто, т. е. аналитика задана до третьего уровня. В процессе работы пользователь на каждом шагу сталкивается с субконто при работе с документами, которые формируют проводки. Анализ субконто мы рассмотрим в разд. "Анализ субконто" гл. 7.

Редактирование плана счетов

Для сохранения целостности работы всей системы ряд счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы, практически недоступны для редактирования. У таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если таковые имеются в плане счетов.

Ввод счетов

Прежде чем мы рассмотрим механизм ввода нового счета или субсчета, обсудим ситуации, которые диктуют необходимость названного действия. Данный план счетов в сочетании с заданными субконто покрывает практически все нужды пользователей. Как показывает опыт, попытки ввести новый счет или субсчет встречаются часто у тех, кто не вполне понимает механизм работы субконто. Необходимо помнить, что учет по введенным счетам в программе придется вести ручными проводками. Особенно опасно использовать такие счета в документах, где запрашивается счет из плана счетов. Представим себе, что произойдет, если мы добавим счет 92 и выберем его в качестве корреспондирующего в документе "Передача материалов в производство". Документ "Передача готовой продукции на склад" корреспондирует счет 40 с 43, а документ "Закрытие месяца" не закрывает счет 92.

Добавить счет или субсчет в план счетов можно несколькими способами:

нажать кнопку Новая строка на панели инструментов диалогового окна

План счетов;

? нажать клавишу <Ins>;

? в меню Действия выбрать пункт Новый.

Редактировать счет удобнее в диалоговом окне, но для этого режим предварительно должен быть задан. Выберите в меню Действия пункт Редактировать в диалоге. В противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в списке, т. е. непосредственно в окне плана счетов. Возможность редактирования счета в списке и в отдельном окне определяется в конфигурации. Как видно на рис. 5.2, для редактирования доступны все реквизиты счета, т. к. этот счет был введен пользователем.

При вводе нового счета программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т. е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет, у которого есть субсчета, не может быть использован в проводках, в них могут быть использованы только субсчета (рис. 5.3).

Рис. 5.2. Диалоговое окно редактирования счета

Рис. 5.3. Ошибка субсчета

При попытке задать субсчет счета, у которого ранее не было субсчетов, программа создаст вместо одиночного счета группу в плане счетов с тем же кодом, который имел данный счет, а сам счет сделает субсчетом группы с кодом субсчета "О". То есть фактически существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что и у счета. На созданном субсчете будут отражены все итоги, которые были на счете. Например, если был счет 92, не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет 92.1, то счет 92 будет переименован в 92.0 и будет создан счет 92, являющийся группой для субсчетов 92.1 и 92.0. Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету без субсчетов, на созданном автоматически субсчете. Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

Внимание!

Для счетов, заданных в конфигурации как простые, невозможно задать субсчета. Программа выдает сообщение об ошибке.

( Важно! I

Некоторые продвинутые пользователи задают субсчета для простых счетов в конфигураторе, в результате некоторые документы перестают нормально формировать операции. Без вмешательства программиста этого лучше не делать.

Редактирование счета

Редактировать существующий счет можно следующими способами:

? в меню Действия выбрать пункт Изменить;

? нажать на панели инструментов кнопку Изменить;

? нажать комбинацию клавиш <Enter>+<Enter> в режиме выбора;

П нажать клавишу <Епіег> или дважды щелкнуть левой клавишей мыши в основном режиме.

При этом в зависимости от конфигурации и установки режима "Редактировать в диалоге" изменение счета будет производиться в отдельном окне или в строке списка счетов.

При редактировании в отдельном окне для окончания редактирования следует нажать кнопку ОК или Закрыть, а при редактировании в списке — клавишу <Enter> или кнопку панели инструментов Записать.

При изменении реквизитов счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забатанеовости) программе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение. Пересчет итогов может занять продолжительное время. Если предполагается изменять настройки нескольких счетов, то имеет смысл отказаться от немедленного пересчета, а выполнить его после того, как будут сделаны все необходимые изменения в плане счетов. Это можно сделать в режиме "Управление бухгалтерскими итогами" (кнопка Полный пересчет итогов). В случае отказа от немедленного пересчета использование бухгалтерских итогов будет невозможно до выполнения полного пересчета. Программа будет сообщать о необходимости выполнения пересчета итогов при запуске системы и при обращении к итогам.

Важно! j

Нельзя изменять настройки только у субсчета, не изменяя их у самого счета!

При редактировании видов субконто необходимо следить, чтобы при задании нескольких видов субконто между ними не было незаполненных.

Внимание!

Для отключения включенных настроек аналитического учета (видов субконто) при изменении счета следует использовать пункт Значение, подпункт Очистить значение меню Действия.

Копирование

Иногда бывает удобно добавлять счет или субсчет в план счетов путем копирования уже существующего счета или субсчета. Для этого достаточно установить курсор мыши на строку со счетом или субсчетом, который будет использоваться в качестве образца, и выполнить одно из следующих действий:

? нажать клавишу <F9>;

? щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов окна плана счетов;

? в меню Действия главного меню программы выбрать пункт Копировать.

При копировании данные нового счета автоматически заполняются данными текущего счета. Главное после этого не забыть заменить предложенный код счета.

Пометка на удаление

Для пометки на удаление счета/субсчета необходимо установить курсор на выбранный счет/субсчет и выполнить одно из следующих действий:

? нажать клавишу <Del>;

П нажать кнопку Пометить на удаление на панели инструментов окна плана счетов;

П в меню Действия главного меню программы выбрать пункт Пометить на удаление.

После ответа "Да" на запрос об удалении или пометке на удаление счет будет удален (помечен на удаление). Если счет имел субсчета, то они также удаляются или помечаются на удаление. При этом, если счет помечается на удаление, условный значок в крайней левой графе плана счетов перечеркивается. Отменить пометку удаления можно повторным нажатием кнопки Пометить на удаление.

Поиск в плане счетов

Самым востребованным видом поиска в плане счетов является поиск по коду. Окно плана счетов открывается с уже установленным в колонке "Код" курсором, надо просто набрать на клавиатуре искомый код. В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части колонки, а курсор устанавливается в ту ячейку списка, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>. Для поиска по другой колонке необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту колонку списка счетов, в которой необходимо найти какое-либо значение Если план счетов представлен в виде иерархического списка, то поиск идет только в текущей группе списка. Для поиска во всем списке следует отключить режим иерархического списка. Наиболее целесообразно на практике применять быстрый поиск по коду счета, т. к. он использует свойство сортировки по коду и выполняется практически мгновенно. Поиск по другим колонкам не дает выигрыша по сравнению с произвольным поиском.

Описание

Описание счетов с точки зрения назначения их в бухгалтерском учете можно получить нажатием кнопки Подробно в нижней части окна плана счетов (см. рис. 5.1). Представляет интерес описание субсчетов, которые в описании счета выделены другим цветом (рис. 5.4). Для получения описания субсчета в описании счета надо навести курсор на нужный субсчет и дважды щелкнуть правой кнопкой мыши. Возврат в описание счета лучше делать закрытием окна, а не двойным щелчком по пункту описания счета. Может оказаться полезной возможность вывода на печать представленного описания.

Описание счета 90

транспортно-экспедиционным и погрузочно-разгрузочным операциям; услугам ев язи,

предоставлению за плату во временное пользование (временное владение и пользоваі договору аренды (когда это является предметом деятельности организации);

предоставлению за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышлені-интеллектуальной собственности (когда это является предметом деятельности организа участию в уставных капиталах других организаций (когда это является предметом дея К счету 90 "Продажи" открыты субсчета:

90.1 .'Выручка";

90 2 "Себестоимость продаж":

90.0 "Налог на добавленную стоимость":

S0 4 "Акцизы":

9Q.5 "Экспортны? пошлины'¹

90.6 _"Налог с продаж"

007 "Расходы на продажу"

90.8 "Управленческие расходы"

90.9"ПрибылыУбытог: от продаж".

Рис. 5.4. Описание счета 90



Содержание раздела

---