Глава 1 Как работает программа
Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в "1С:Предприятие" зачастую интуитивно или рефлекторно ведут бухгалтерский учет без осмысления логики работы в целом.
В данной главе мы настроим нашу базу данных на свое предприятие, зададим удобный режим работы, закажем данные автопилота, рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.
Объекты бухгалтерского учета
Каждый бухгалтер знает, какая куча первичных документов стоит за скупыми цифрами баланса. Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Бухгалтерский учет интересует учетная цена, отпускная цена, себестоимость, срок амортизации, состояние, оклад, льготы, статьи затрат и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем создать бухгалтерских операций. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.
После старта программы в верхней части экрана появится меню, так называемое главное меню программы. Выберем меню Справочники (рис. 1.1) и увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета.
Вопроса об особенностях заполнения справочников мы еще коснемся вразд. "Справочники"гл. 2. А пока рассмотрим общую схему функционирования программы.
-|g| >
Сервис Окна Помощь |
 |
Статьи расходов на продажу Статьи затрат обслуживающих производств Статьи затрат на строительство Статьи коммерческих расходов
Доходы будущих периодов Расходы будущих периодов
Резервы
Бланки строгой отчетности |
 |
Контрагенты |
1C Предприятие - Бухгалтерский учет, редакция 4.0
айл Операции Справочники Документы Журналы Отчеты Номенклатура Материалы Основные средства Нематериальные активы Места хранения МПЗ
f a мі 5Ру
Сотрудники Подразделения Банковские счета
Виды продукции (работ, услуг)
Статьи затрат на производство Статьи общехозяйст венных затрат Статьи общепроизводственных затрат
Статьи издержек обращения
Единицы измерений Классификатор ЕНАОФ
Налоги
Грузовые таможенные декларации Движения денежных средств
Объекты строительства Оборудование
Прочие доходы и расходы
Прочие объекты учета
NUM БИ: Экваслап 2001 і
Рис. Меню Справочники
Операции с объектами
Описание объекта учета ни к чему не обязывает бухгалтера, пока не задано действие с описанным объектом. Все действия или операции задаются документами, причем большинство из них связаны с вводом первичных документов. Перечень документов для формирования операций с объектами задается в меню Документы (рис. 1.2).
В меню Журналы предложены те же виды документов, только разбитые по разным журналам. Естественно, возникает вопрос, а какая, собственно, разница между этими двумя пунктами, если в журналах мы тоже можем ввести те же документы. На наш взгляд, вводить документы из пункта "Документы" быстрее, но у начинающих пользователей программы данный режим зачастую вызывает недоумение и приводит к повторному вводу одного и того же документа.
( Предупреждение^
При выборе ввода документа из меню Документы всегда предлагается для заполнения новый пустой бланк документа, а не только что введенный.
риС:Предприятие - Бухгалтерский ччет. редакций 4.0

Файл Операции Справочники Документы Журналы Отчеты Сервис Окна Домощь ; ' Счет
_) Е& • ;
Г
1’:
1 г\ •А га, |ру| Ллагежнсе поручение Выписка
Платежные документы
Приходный кассовый ордер Рас^одчыл кассовый ордер іьмжжг 'й отчет
_? ? БЗіТР* U
^ 0 ‘І <!>
Учет тиелрзс реа<ъоацли
Учет материалов Учет ОС Учет НМД
Услуги сторонник организаций
Счета-Фактуры
Доверенность
Зарплата Регламентные Ввац на основании
Сторно
Ввести операцию вручную В вести типовую операцию
Ц Отгрузкатоваров, продукции
Реализация отгруженной продукции Оказаниеуслуг
Поступление товаров
Выполнение этапа работ Оплата этапа работ Завершение работ
3 квартал 2001 г.
Рис. Меню Документы
ьцщщцц
Файл Операции Сгравочники Документы Журналы Отчеты Сервис Дкна Домощь
!?:?•¦¦ Журнал операций
_ Q[] Журнал доводок
Й "С ЙЬ Hit ШЗ ЩЗ & Обіщйжурнал
Т)
I *¦ ГІ '. • у. — \ -
Счета
Товары, реализация Счета-Фактуры выданные Счета-Фактуры полученные
ШШ
Доверенное .
Банк
Плэтежныедсжуменгы
Касса
Авансовые отчеты
Учет материалов Учет ОС Учет НМД
Услуги сторонних организаций
Заработная плата Кадры
. . Регламентные документы
Ш-о* ¦ ¦
Операми, введенные вручную
І4
MUM БИ: 3 квартал 2001 г.
Рис. 1.3. Меню Журналы
Эту ошибку совершают практически все начинающие. После ввода документа, желая полюбоваться на введенный документ, заказывают снова этот же документ и видят пустой бланк. Увидеть сформированные документы вы сможете только в соответствующем журнале (рис. 1.3). Мало того, в журнале вы можете продолжить цепочку операций с объектом на основании уже введенного. Подробно к этим возможностям мы вернемся в гл. 6.
Документы формируют бухгалтерские проводки автоматически, если, конечно, оператор подтвердит необходимость формирования проводок. Не формируют бухгалтерских проводок только те документы, которые зависят от внешних воздействий. Например, счет может быть и не будет использован покупателем по назначению, или платежное поручение не пройдет по банку по причине ошибки заполнения и т. п. Кроме первичных документов, существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: закрытие месяца, зачет аванса покупателя, зачет аванса поставщика, начисление амортизации, незавершенное производство, переоценка валюты, сторно.
Анализ деятельности
В процессе работы накапливаются бухгалтерские проводки, многие из которых, кроме суммового учета, ведут и количественный учет. Кроме привычных для бухгалтеров отчетов, в программе существует ряд отчетов, связанных с конкретными объектами учета и их свойствами. В названиях этих отчетов употребляется непонятный пока еще термин "субконто".
В предложенном списке отчетов присутствуют специфические нормативные отчеты, которые требуются в аудиторских проверках и налоговых инспекциях. Это "Книга покупок", "Книга продаж" и "Кассовая книга". Названные отчеты подытоживают первичные документы и являются обоснованием уплаты налогов. В аудиторских нормативных документах существует стандарт, согласно которому эти отчеты, сформированные электронным способом, являются рабочими документами для аудита. Особенности формирования этих и других отчетов мы рассмотрим в гл. 7. Сформировать необходимый отчет вы можете в меню Отчеты (рис. 1.4).
А где же обещанный бухгалтерский баланс и прочие налоговые прелести? В меню Отчеты в конце списка отчетов есть пункт Регламентированные (рис. 1.5). Это так называемые внешние отчеты программы, они могут быть подгружены в программу достаточно просто и быстро. Данный вопрос мы рассмотрим в разд. ""Регламентированные отчеты" гл. 7. Надо сказать, что список регламентированных отчетов может различаться у разных пользователей. Все зависит от того, насколько оперативно будет поставлять обновленные внешние отчеты ваш дилер и как вы заключили с ним договор. Мы предлагаем один из вариантов. Так или иначе, отсутствие этих отчетов не означает, что программа не выполняет свое основное назначение.
ІСПредпрмятме -Бухгалтерский учет. редакциями
Файл Операции Справочники Документы Журналы I гё;
ЭЬй^аВз&ЕйЙШ
Отчеты Сервис ?кна Помощь Оборотно-сальдовая ведомость Сводные проводки Швхматка
Ц) Оборотно-сальдовая ведомость по счету Обороты счета (Главная книга) Журнал-ордер (емкость! по счету Журнал-ордер счета по субконто Анализ счета Пд Карточка счета [Д] Анализ счета по субконто Анализ счета по датам Анализ субконто Карточкасубконтр Обороты между субконто [&] Отчет по проводкам Дополнительные
Кассовая книга Книга продаж Книга покупок Курсы валют
iSISP UJ
ЖйІИ
¦ ж®? - ' Ы
Гг : 'Ж : - Ш
КНИГ.1 ...' .. - '• ». .л ' &•-’ |
 |
Специализированные
Регламентированные |
Данные расчета зарплаты Начисленные налоги с ФОТ
Отчет по группам ОС Отчет по группам НМД
Список контрагентов Список номенклатуры
.-V
NUM БИ; 3 квартал
Рис. 1.4. Меню Отчеты
!?! х|
Регламентированные
EDA EDA
Группа отчетов
ІЛІ
ІОтчетностьза 1 квартал 2001 года Іновый план счетов!
Список ответов
ьчхгагггес
Отчет о прибылях и убытках (Форма №2)
.....Налоговая отчетность
ЕСН: авансовые платежи Налог на прибыль
Налог на прибыль: справка к расчету
Налог на прибыль: расчет дополнительныя платежей
НДС (Форма №1 и №2)
НДС по ставке 0% (форма №1)
л]
Открыть
Загрузить
Закрыть
Обновить
Рис. Диалоговое окно Регламентированные отчеты
Общая схема работы программы
В предложенной укрупненной схеме работы программы (рис. 1.6) каждый блок будет в дальнейшем расшифрован подробной схемой и описан. |
L......, |
Книга
покупок |
Ввод в |
Приход |
! эксплуатацию |
|
|
|
Начисление |
|
|
и выплата |
Кассовая |
|
заработной |
книга |
|
платы |
|
|
|
....................
ч Расход
Книга продаж |
 |
Рис. Укрупненная схема движения документов |
н
т
ы
Из схемы видно, что информация блока "Справочники, константы" используется практически всеми блоками, следовательно, начинать работу с программой надо именно с заполнения справочников и задания констант. Справедливости ради следует заметить, что фирма 1C позаботилась о создании тренировочной базы данных для начинающих пользователей. В списке информационных баз есть информационная база с припиской "(демо)", в ней справочники заполнены примерами, чтобы пользователь мог сориентироваться не только по названию справочника, но и по введенным данным. Конечно, не стоит вводить весь объем информации в тренировочную базу, но некоторые вопросы желательно проверить на тренировочной базе.
Описание работы программы мы рассмотрим на примере предприятия под условным названием "Мини-пекарня", которое будет выпекать батоны. Пример максимально упрощенный, но все функциональные возможности программы будут проиллюстрированы.
Содержание раздела