ГЛАВА 12 Затруднительные ситуации

В этой главе дается обзор наиболее распространенных непрозрачных ситуаций, с которыми сталкиваются пользователи в процессе работы.

Управление оперативными итогами

Для обеспечения корректного формирования оперативных отчетов в программе используется механизм контроля последовательности формирования документов. Понятие ТА (точка актуальности) служит для обозначения даты конца последовательности проведенных документов. При нарушении последовательности документов (например, исправление приходных накладных задним числом после оформления реализации) пользователь сталкивается с проблемами формирования отчетов. Для восстановления правильной последовательности документов можно воспользоваться пунктом меню Операции, затем пунктом Управление оперативными итогами.

В результате появится диалоговое окно, содержащее три группы реквизитов (рис. 12.1).

В первой группе реквизитов Установка актуальности итогов отображается текущее состояние точки актуальности в реквизите Итоги актуальны на. Новая дата точки актуальности итогов устанавливается в реквизите Дата актуальности итогов. Нажатием кнопки Установить запускается процесс установки новой даты актуальности итогов. Перед установкой нового периода пользователю предлагается задать режим проведения документов в диалоговом окне Переустановка актуальности итогов (рис. 12.2), в котором необходимо определить виды документов, которые нужно перерассчитать.

Рис. Диалоговое окно Управление итогами

lj Переустановка актуальности итогов



Выберите Нэйлы документов', которые нужно проводить:



«ениыедокументы

3 *?Нелроведежыедок$?іенгы •

? Ввод остатков по ьоссе ОамьуіН

1В вод остатков по кассе ОаммііО

I і^Ввод остатков по покупателю 5 Іуфвод остатков по поставщику і [у!І В вод остатков Т МП І ІУ^Возвратот покупателя I [^Возврат поставщику >: [^Выплата зарплаты : У*13аказ поставщикч

СЦВеод остатков по покупателю ЗВвод. остатков по поставщику ПВвод остатков ТМЦ ¦ [^Возврат от покупателя поставщику Выплата зарплаты Заказ поставщик.ч

А I

Выбрать все

Выбрать все

¦ 'і-'t!'г

Р Іьібойьооов?тия I ірои»имьи документа* I Выполнит* I №іена Помощь I

Рис. . Диалоговое окно Переустановка актуальности итогов

После выполнения этой операции содержимое реквизитов Текущий период и Следующий период изменится.

В третьей группе реквизитов Периодичность сохранения остатков отображается установленная периодичность сохранения остатков. Изменить установленную периодичность можно нажатием кнопки Изменить. Для выбора нового значения пользователю предлагается заполнить диалоговое окно Изменение периода сохранения остатков (рис. 12.3).

В списке предлагаются следующие периоды:

О Месяц;

G Пятнадцать дней;

О Декада;

О Пять дней.

Изменение период о сохранения остатков

Выберите перисйичность сохранения яяшшіе. | Установить

' ¦ НН I J ' .

¦¦ZJ Отмена

—

Рис. Диалоговое окно Изменение периода сохранения остатков

Формирование проводок

Иногда пользователь сталкивается с ситуацией, когда проведенные документы не формируют бухгалтерскую операцию, т. е. проводки по данному документу отсутствуют. Для задания режима формирования проводок предназначена специальная процедура по их формированию.

Внимание!

Эту процедуру достаточно запустить один раз за весь обозримый период в прошлом и будущем, но если возникает необходимость смены способа формирования проводок, то имеет смысл снова ею воспользоваться.

Формирование проводок для документов торговли

Чтобы сформировать проводки для документов торговли, необходимо войти в пункт меню Торговля и бухгалтерия, в группу Регламентные операции, затем в пункт Формирование проводок, в результате чего появится диалоговое окно (рис. 12.4).

|И Формирование проводок и.зіЩЩ

Формирование проводок по хозяяствшіінымоперациям оперативного цчето Вр, ли«о:]|й|ИВ|)Н|§|Ш1Ш§Ш||В|Н|ЙИйВмй|§(ННнй|й||Н^нЯ|^^^М о] Порист - Способ Формирования бухгалтерскихпроводок за май 2003 г,’-,--------?---- 1 Г Не . : : операции по - і" іпт)пгші[юЖІЦІЩіі»1і)іі<іі ; г ЗоДвнн [Формируется сводная бухгалтерская операция по есемдокумента^зайвнь) - ¦ С За месяц (Формируется ррсимая бухгалтерская операция НИ всем документам за месяц)

іерть проводки | Закрыть | Открыть хоз, операции іі| - Открыть журнал операций

Рис. 12.4. Диалоговое окно Формирование проводок

,583

Затруднительные ситуации_

Пользователю необходимо задать Способ формирования бухгалтерских проводок в одной из позиций переключателя:

? Не формировать (бухгалтерские операции по оперативным документам сформированы не будут);

О По документам (формируется детальная бухгалтерская операция по каждому документу);

О За день (формируется сводная бухгалтерская операция по всем документам

за день);

? За месяц (формируется сводная бухгалтерская операция по всем документам за месяц).

Формирование проводок для документов зарплаты

Чтобы сформировать проводки для документов зарплаты, необходимо войти в пункт меню Зарплата и кадры, затем Формирование проводок по расчету зарплаты, в результате чего появится диалоговое окно (рис. 12.5).

Рис. Диалоговое окно Формирование проводок по расчету зарплаты

Пользователю необходимо задать Способ формирования бухгалтерских проводок в одной из позиций переключателя:

? Формировать сводные проводки без аналитики по сотрудникам;

О Формировать детальные проводки с развернутой аналитикой по сотрудникам.

Почему "пропадают" документы

Иногда бухгалтеру необходимо найти старый документ, но в журнале его нет, мало того, его нет и в общем журнале документов. А еще неприятнее, когда бухгалтер обнаруживает пропажу всех документов. Все эти неприятности связаны с настройкой интервала видимости документов в журнале. Например, если у вас в настройке начала интервала был указан признак начало месяца, начало квартала или начало года, то при смене соответствующего промежутка времени относительно текущей даты журнал окажется пустым. Нами уже рассматривался режим настройки этого параметра (интервала видимости) при открытии журналов, а также локальный вариант настройки интервала текущего журнала. Теперь напомним о необходимых действиях для изменения постоянного интервала при открытии журналов:

1. В главном меню программы выбрать пункт Сервис, затем пункт Параметры.

2. Открыть вкладку Журналы (рис. 12.6).

3. Выбрать нужный вариант начала периода так, чтобы в журнал попадали документы, которые необходимо "видеть" в процессе работы.

4. Нажать кнопку ОК.

Рис. 12.6. Настройка интервала видимости документов для журналов

После изменения все журналы будут открываться в том интервале видимости документов, который задан.

Если необходимо разовое изменение интервала (без сохранения настройки для всех последующих открытий журналов), то нужно произвести следующие действия:

1. В нужном журнале в меню Действия (рис. 12.7) выбрать пункт Интервал.

2. В появившемся диалоговом окне Параметры журнала (рис. 12.8) надо ввести дату начала и дату конца интервала видимости документов журнала.

3. Нажать кнопку ОК.

• Рис. 12.7. Выбор режима изменения интервала видимости документов журнала

Рис. 12.8. Выбор пункта Интервал в меню Действия

( Примечание )

Интервал видимости отображается в заголовке окна журнала в скобках (например, (01.10.01 —31.12.01)).

Почему "не сохраняются" результаты редактирования

Некорректный выход

В некоторых режимах закрытие диалогового окна не вызывает запроса на сохранение данных и при выходе не по кнопке ОК результаты редактирования не сохраняются. К таким режимам относится режим настройки параметров (Параметры в меню Сервис).

Невнимательность пользователя

Довольно часто возникает необходимость при выборе из справочника добавить элемент в справочник. Программа предоставляет возможность добавить элемент в справочник непосредственно в режиме выбора, что пользователя весьма радует. Он вводит элемент в справочник и просто закрывает его, забыв выбрать введенный элемент. Самые "находчивые" повторяют процедуру выбора и делают это каждый раз при добавлении нового элемента.

Почему редактируется" строка справочника

Иногда при выборе из справочника у пользователя возникает необходимость внести изменения в элемент справочника. Пользователь пытается открыть элемент для редактирования, а у него происходит выбор из справочника, он просто возвращается в предыдущее диалоговое окно. Часто это приводит к путанице. Открыть элемент справочника в режиме выбора можно одним из способов:

на панели инструментов окна;

О в меню Действия выбрать пункт Изменить; ? нажать на кнопку

О нажать на клавиатуре комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.

Почему "вчера было можно, а сегодня нет"

У пользователя часто возникает ситуация, когда в справочник, в который добавляли элементы недавно, невозможно добавить новый элемент. Эта ситуация возникает в иерархических справочниках, в которых отключен режим иерархии. Чаще всего это происходит тогда, когда пользователь отключает режим иерархии для быстрого поиска, а потом забывает его включить. Как видно из рис. 12.9, в этом режиме создание новых групп и элементов недоступно.

Для восстановления режима иерархии необходимо в меню Действия выбрать пункт Иерархический список или нажать кнопку h. на панели инструментов справочника.

Почему "пропали данные" с дискеты

Рис. 12.9. Справочник с отключенным режимом иерархии

с запрашиваемым. Если пользователь все же сменил первую дискету вместо того, чтобы оставить дискету № 1 в дисководе, то тома архива сдвинутся на один номер, а первая дискета останется пустой или на ней останется старый архив. Трудно представить себе последствия такой путаницы.

Внимание!

Попробуйте начать восстановление информационной базы из архива со второй дискеты. Если это поможет, то впредь будьте внимательней при сохранении данных.

Как изменить дату проведенного документа

Довольно часто возникает необходимость изменить дату проведенного документа, но программа отказывается сохранить документ с измененной датой, сопровождая отказ сообщением: Нельзя изменить дату проведенного документа.

Некоторые находят выход в удалении документа и вводе нового с другой датой. Не самый лучший вариант! Для изменения даты проведенного документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале документов установить указатель на нужный документ.

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть документ и изменить дату.

4. Провести документ.

Почему неверно заполняются документы Списание ТМЦ и Оприходование ТМЦ

При оформлении документа Списание ТМЦ (на основании сформированного документа Инвентаризация ТМЦ) по кнопке Заполнить табличная часть документа автоматически заполняется результатами инвентаризации. Если документ Списание ТМЦ проведен, то при повторном его открытии после нажатия на кнопку Заполнить табличная часть заполнится остатками, поэтому восстановить результат инвентаризации уже невозможно. Это вызывает затруднения, особенно если необходимо исправить ошибку списания либо ошибку самой инвентаризации. Аналогичная картина и с документом Оприходование ТМЦ. Для восстановления результатов инвентаризации в табличной части этих документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале документов установить указатель на нужный документ.

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть документ и нажать кнопку Заполнить.

4. Отредактировать и провести документ.

Как ускорить формирование отчетов

При формировании некоторых ведомостей (например, Ведомость по партиям ТМЦ) программе необходимо сделать пересчет итогов по регистрам, что иногда занимает продолжительное время. Перед формированием таких ведомостей программа выдает на экран сообщение-вопрос (рис. 12.10).

Рис. 12.10. Запрос на пересчет регистров

Если вы уверены в корректности выполненных операций и не хотите ждать, то откажитесь от пересчета и нажмите кнопку Нет.

Почему не формируются записи в книге покупок и в книге продаж

Часто возникает ситуация, когда некоторые операции не отражаются в книге покупок или книге продаж, особенно это неприятно, когда объем операций большой, а поиск бывает длительным. Причина таких ситуаций одна — нарушение регламента формирования документов Формирование книги покупок и Формирование книги продаж. Чтобы понять механизм возникновения подобных ситуаций, рассмотрим цепочку операций, которые корректно формируют запись в книге покупок:

О Поступление ТМЦ;

П Счет-фактура полученный;

О Оплата поставки ТМЦ.

При отсутствии любой из этих операций запись книги покупок не формируется. Это знает любой бухгалтер. Пользователь создает документ Формирование книги покупок, убеждается, что какого-то звена не хватает, формирует отсутствующую операцию, перепроводит документ и ничего не меняется, запись в книге покупок все равно не появляется, проводка не формируется тоже. Для того чтобы внесенные изменения отразились в книге покупок, необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале регламентных документов установить указатель на нужный документ Формирование книги покупок.

2. В меню Действия выбрать пункт Сделать документ непроведенным.

3. Открыть и провести документ.

Как настроить хозяйственные операции на метод определения выручки

Часто возникают недоразумения по поводу настройки формирования проводок по операциям, связанным с методом определения выручки. Причин, как минимум, три:

П не указан в бухгалтерских проводках хозяйственных операций метод определения выручки (указания метода определения выручки в справочнике Фирмы недостаточно);

G в бухгалтерских проводках хозяйственных операций нет подходящих проводок;

П недостаточность навыков у пользователя для настройки хозяйственных операций.

Рекомендуемые действия:

1. Откройте справочник Хозяйственные операции. Для этого выберите пункт меню Сервис, группу Настройка формирования проводок, затем пункт Хозяйственные операции торгового учета. Выберите в справочнике пункт Реализация (купля-продажа). Нажмите кнопку Бухгалтерские проводки.

2. В появившемся диалоговом окне Справочник: Проводки по хоз. операциям (Реализация (купля-продажа)) откройте группу Реализация товаров. Выберите проводку Выделен НДС и посмотрите корреспонденцию счетов и метод определения выручки внизу диалогового окна (рис. 12.11).

ЯРІП

Справочник Промодки по ко:і операциям |І ?.ілмп.іцмн (купли продл*.»))

аза,ГЛадк-аЗ-аг 0э,я,If. іу 'а 3 V

____________________

Сумма без Н ДС

Вмае-іенНДІ

IСуна НДС

чтси аванс покупателя

Движение регистр*

^: -Ътб?г ----¦--

Виды номенклатуры: Ставки НДС:

Рис. 12.11. Проводки по реализации товаров

3. Если метод определения выручки не указан, а корреспонденция счетов верная, то откройте диалоговое окно проводки (двойным щелчком мыши или клавишей <Enter>) и задайте метод определения выручки на вкладке

Сумма, количество, условия (рис. 12.12).

4. Если данная проводка верна, но у вас другой метод определения выручки, то скопируйте проводку и замените корреспондирующий счет и метод определения выручки. Для копирования проводки необходимо в справочнике установить указатель на проводку-оригинал и нажать на панели инструментов кнопку [ДІ или клавишу <F9>.

Эту последовательность действий необходимо повторить для всех видов

ТМЦ:

? Реализация товаров;

О Реализация продукции;

П Выполнение работ, услуг;

О Реализация комиссионных товаров; П Реализация материалов.

Рис. Диалоговое окно проводки Выделен НДС (вкладка Сумма, количество, условия)

Необходимо также отредактировать и всю цепочку в целом, т. е. проводку по записи книги продаж. В справочнике Хозяйственные операции следует отредактировать проводки операции Зап. книги продаж.

Как настроить оказание услуг сторонними организациями на счет 76.5

Услуги сторонних организаций, как дополнительные расходы на приобретение ТМЦ, входят в хозяйственную операцию Поступление (доп. расходы по ТМЦ). Оказание услуг (не относящихся к дополнительным затратам на приобретение ТМЦ) сторонними организациями относят в кредит счета 76.5 (прочие дебиторы, кредиторы).

Рекомендуемые действия:

1. Откройте справочник Хозяйственные операции. Для этого выберите пункт меню Сервис, группу Хозяйственные операции торгового учета, затем пункт Хозяйственные операции. Выберите в справочнике пункт Поступление (услуги и пр.). Нажмите кнопку Бухгалтерские проводки.

2. Откройте группу Услуги сторонних организаций. Выберите проводку Оказаны услуги и посмотрите корреспонденцию счетов и метод определения выручки внизу диалогового окна (рис. 12.13).

ff По и о а к a: i і t ц ¦ і г- и м (; ¦ •г: ¦! ни* и п р.) У с л у г и ст о ро н н и к о р і а м и з а ц. и и О каза н ы yen«\ г и * ($? .І«І

Счета |

Рис. 12,13. Проводки по поступлению услуг

Рис. 12.14. Диалоговое окно Проводка: Поступление (услуги и пр.). Услуги сторонних организаций (вкладка Счета и аналитика)

Содержание: услуги Движение Книга покупок(расход), Долг sa услуги, Поступление ТМЦ (купля-продажа)

Лебег-Гт г-—------ ------ .... ¦*ЧЩГгітГ Ото, 1 Q 1 Ш] ' * . • Г щжятиныш У! ¦. Назначаете^# дицраенге Р 1 у

кредит ......—.....—................ Счет: J?6.5 “Q	Контрагенты: | Контрагент
Расч.с деб.и креав руб.	Договоры: \ПШШ5ШШШШЯ	-----?
Назначается в документе! Г"	1 :—	«яяииу

3. Откройте диалоговое окно проводки и задайте счет 76.5 посредством выбора из плана счетов (рис. 12.14).

Эту последовательность действий необходимо повторить для всех проводок данной группы:

? Оказаны услуги;

П Выделен НДС;

? Зачтен аванс поставщику;

? Суммовая разница;

Выделен НДС (СР — суммовые разницы).

Выбор системы оплаты труда

В диалоговом окне справочника Сотрудники на вкладке Расчетные задается реквизит Система оплаты. Пользователь должен помнить, что при выборе одной из систем оплаты труда Повременно-премиальная по окладу согласно табелю (по дням), Повременно-премиальная по окладу согласно табелю (по часам) или Повременно-премиальная по тарифу согласно табелю (по часам) возникает необходимость вводить документ Табель отработанного времени ежемесячно, что является достаточно трудоемким процессом, особенно при большом штате работников. Пользователь должен оценить возможность использования системы календарей для выбора системы оплаты труда по окладу или тарифу.

Формирование пользовательских видов начислений и удержаний

Все виды начислений и удержаний, созданные пользователем самостоятельно, не появляются в журнале расчетов зарплаты сразу после создания соответствующего документа. Такие виды расчетов отображаются в справочнике Виды расчетов на вкладке Дополнительные. Соответствующие записи формируются только в процессе проведения или перепроведения документа Начисление заработной платы.

Расчет записей журнала расчета зарплаты

Пользователю следует помнить, что после проведения любого документа записи в журнале расчета зарплаты появляются нерассчитанными.

Для расчета записей необходимо в меню Действия выбрать один из пунктов:

О Рассчитать запись;

? Рассчитать объект;

? Рассчитать документ.

Погашение ссуды, займа, кредита

При расчете материальной выгоды по вкладам используется ставка рефинансирования ЦБР. Значения ставки задаются в периодической константе Ставка рефинансирования. Пользователю необходимо вести историю изменения данной константы для расчета материальной выгоды по вкладам.

Задание способа расчета

Прежде чем создавать собственный вид расчета, пользователю нужно внимательно оценить стандартный набор имеющихся видов. Часто стандартный вид расчета не удовлетворяет пользователя именно из-за жестко заданного способа расчета. В этом случае при создании нового вида необходимо обратить особое внимание на способ расчета начисления или удержания, который задается. Если записи по данному виду рассчитываются неправильно, то следует открыть данный вид расчета в справочнике Виды расчетов на вкладке Дополнительные и исправить реквизит Порядок расчета. Значение реквизита Порядок расчета выбирается из списка:

О Процентом от базы;

О Суммой, пропорционально отработанному времени;

О По тарифу;

? Фиксированной суммой;

? Процентом от ММОТ;

О Процентом от стажа.

Почему числится договорник

При закрытии расчетного периода иногда пользователю выдается предупреждение, что не начислена заработная плата сотруднику, который на самом деле работал по договору подряда. Такая ситуация возникает по двум причинам:

О договорник не был оформлен должным образом;

О в договоре данного лица в реквизите Порядок оплаты задано значение Помесячная оплата, а период договора задан больше требуемого.

Для договорника в справочнике Сотрудники в графе Состояние должно быть значение Физическое лицо, получающее доход на предприятии (договорник) на период действия договора. По окончании срока действия договора в графе Состояние данного лица появится значение Физическое лицо.

Внимание!

Некоторые пользователи оформляют договорников приказом о приеме на работу. Этого делать нельзя. Для договорника достаточно ввести документ Договор гражданско-правового характера.

Почему "не сходится баланс"

Есть причины, по которым программа "отказывается свести баланс", хотя операции, введенные вручную, были сформированы абсолютно корректно:

О не был сформирован документ Закрытие месяца за рассматриваемый период;

? после формирования документа Закрытие месяца на "затратных" счетах осталось "несанкционированное" конечное сальдо;

П во взаиморасчеты с поставщиками или покупателями вкралась "фатальная ошибка" и в балансе показываются суммы со знаком "минус".

Закрывает затраты документ Закрытие месяца, который относится к регламентным документам и должен формироваться в конце месяца. Без этого документа говорить о балансе преждевременно.

Под "санкционированным сальдо" понимается остаток на счете 20, который был задан документом Незавершенное производство. Это сальдо баланса не портит. Рассмотрим причины, по которым не закрываются затраты:

О в справочниках, в которых задается счет затрат, некорректно заполнено или вообще не заполнено какое-либо субконто выбранного счета. К таким справочникам относятся:

• Шаблоны проводок по расчету зарплаты (группа Дебет все поля);

• Основные средства (вкладка Начисление амортизации все поля);

• Нематериальные активы (вкладка Начисление амортизации все поля);

• в справочнике Номенклатура критичным к заполнению является поле

Вид.

О в документах, в которых задается счет затрат, некорректно заполнено или вообще не заполнено какое-либо субконто выбранного счета;

? в учетной политике при выключенном признаке Использовать метод "ди-рект-костинг" в список статей косвенных расходов не внесена статья, по которой были проведены расходы. Напомним, что учетная политика задается в справочнике Собственные юридические лица на вкладке Учетная политика (бух) признаком Использовать метод "директ-костинг".

Под "фатальной ошибкой" во взаиморасчетах с поставщиками и покупателями понимается ситуация, когда остается дебетовое сальдо на активном счете 60.2 (авансы, выданные в рублях) или 62.1 (расчеты с покупателями в рублях). Например, был оформлен приход на расчетный счет от покупателя на счет 62.1, а отгрузки товаров (оказания услуг, выполнения работ) не было. Такие суммы в оборотно-сальдовой ведомости выделены красным цветом.



Содержание раздела

---