ГЛАВА 7 Журнал операций

Журнал операций (рис. 7.1) можно открыть из пункта Операции главного меню программы. Все документы, которые формируют бухгалтерские операции, попадают также в этот журнал. Если в общей настройке конфигурации был задан признак Все документы помещать в журнал операций, то в этот журнал попадут и такие документы, которые не формируют бухгалтерскую операцию (такие как Неподтвержденная заявка, Доверенность, платежные документы и кадровые приказы).

Ж'цш-і'іопераций (01.01 и; м> 04 03}

... ~ " * - ' ІДата • 1Вр~я. . ІДощмвиі Номер Пр. яйцо І55Г *1 шйш ¦12245 29 1 Поступление (ОС. НМА. ус С Т 00000X4 1 ЗАО’Хубаньагроснаб 50.0Х.Х М' 12 03.03 123:31 12 В Принятие к учету НМА СТОООООХ1 ЗМГКубамьагроснвв 50.000 00 12.03 03 І23.31:32 Я Строка выписки батг.а (ре СТХОООХ4 1 ЗАО'Хчбаньагроснаб 50.0ХХ 130303 Ьі:5950 В Строка выписки банка |рг СТ 00000005 1 ЗАО'Хчбамьагросмав 12.00000 1303 03 J12X00 ІПоступлеше (ОС. НМА. ус СТ 00000005 ЗАО' Хубаньагроснаб 12.0ХХЩ

	И1	Дт	Сіе*, от а * -г	Кт	СуАкмто і г	Вштггл !К«ж |C*wiu -
		* -V	- : _		- ¦
		08 5	Г ос акт на право польз	60.1	Альфа Memo U енгр	1 \ Тм
					Основной	50.000.Х
						Приобретены НМА
			_			1

ла на 2 подокна — для списка операций и для списка проводок текущей операции, для чего в меню Действия надо выбрать пункт Показать проводки. Кроме этого, для операций, сформированных документами, существует возможность открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

Журнал интересен своей системой поиска и выборок документов по разным признакам. Для организаций, в бухгалтерском учете которых есть документы и операции, не предусмотренные штатным набором программы, имеется возможность вводить такие путем создания типовых операций. В журнале операций можно не только вводить любой документ, но и создавать новый посредством ввода на основании другого документа. Если во всех остальных журналах можно сформировать реестр документов для печати за любой отрезок времени, то в журнале операций предусмотрена возможность формирования на печать реестра документов с проводками, сформированными этими документами. Для того чтобы в журнале операций ввести типовую операцию с помощью кнопки Ввести типовую операцию, необходимо создать шаблон этой операции.

Типовые операции

Для создания типовой операции необходимо в главном меню программы выбрать пункт Операции, затем пункт Типовые операции. Появится диалоговое окно Типовые операции, после чего в меню Действия надо выбрать пункт Новый, задать имя типовой операции. Основные методы работы здесь такие же, как и в иерархических справочниках, только в качестве элемента справочника выступает шаблон типовой операции (рис. 7.2). Открыть шаблон для редактирования можно следующими способами:

? двойным щелчком мыши на выбранной строке;

? нажатием клавиши <Enter> на выбранной строке; О нажатием кнопки " на панели инструментов.

Рис. 7.2. Справочник шаблонов типовых операций

Шаблон типовой операции задает схему операции со списком проводок, описанием правил заполнения реквизитов самой операции и входящих в нее проводок. После создания шаблона по его схеме создается типовая операция. Использование типовых операций удобно, когда введенная схема операции повторяется часто.

Шаблон операции задает:

? правила заполнения реквизитов операции (даты, номера, суммы и содержания);

? правила заполнения дополнительных реквизитов операции (если таковые предусмотрены в форме операции);

О список проводок операции;

П правила заполнения реквизитов проводок (корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты и суммы в валюте);

П формулы вычисления сумм проводок.

Когда типовая операция используется для ввода бухгалтерских операций, то для вводимой операции в соответствии с шаблоном будут автоматически созданы проводки, а реквизиты проводок и самой операции будут заполнены значениями по описанным в шаблоне правилам. Как и при обычном ручном вводе операции, предлагаемые проводки и значения реквизитов можно изменить.

Рассмотрим создание шаблона типовой операции Поступление товара.

1. Создать типовую операцию в списке типовых операций. Для этого необходимо в главном меню программы выбрать пункт Операции, затем пункт Типовые операции. В меню Действия выбрать пункт Новый и ввести наименование операции (например, Поступление товара с предъявленным счетом-фактурой).

1. Завершить ввод новой операции нажатием клавиши <Enter> (или кноп

ки

Ч на панели инструментов).

3. В меню Действия выбрать пункт Редактировать (или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по вновь введенной строке).

Рассмотрим вначале пустой шаблон типовой операции (рис. 7.3).

Окно состоит из двух частей. Верхняя часть окна содержит управляющие элементы для задания режимов работы и правил заполнения реквизитов при вводе операции, нижняя часть — форму операции, которая используется при вводе операций "вручную" и позволяет ввести такие реквизиты, как дату, номер, сумму и содержание операции, а также бухгалтерские проводки, составляющие эту операцию. Переключение между двумя частями окна выполняется при помощи мыши или клавишами <Shift>+<F6>. Содержимое реквизитов верхней части окна отображает свойства реквизита, выбранного в форме операции.

Рис. 7.3. Диалоговое окно Шаблон типовой операции

Рассмотрим реквизиты формы операции более детально.

В форме операции не задаются реквизиты Дата операции и Номер операции, т. к. они уникальны для каждой операции.

Заполним реквизит Содержание, который определяет название операции в журнале и чаще всего совпадает с наименованием самой типовой операции. Введем в поле Содержание значение "Поступление товаров".

Поле Сумма в шапке формы операции означает сумму всей операции, которая может быть задана отдельной формулой. Если формула для суммы операции не была задана, то расчет суммы будет производиться в соответствии со значением параметра Расчет суммы операции (см. в главном меню пункт Сервис, пункт Параметры, вкладка Операция). В нашем случае значение этого параметра Стандартный способ вполне подходит.

Внимание!

Для того чтобы сумма операции рассчиталась после ввода последней проводки, необходимо в последней проводке войти в редактирование суммы проводки и нажать клавишу <Enter>.

Создадим проводку операции. Для создания новой проводки необходимо поместить курсор в ту строку списка проводок, под которой будет создаваться новая проводка, и нажать клавишу <Ins> (или нажать кнопку Новая проводка на панели инструментов окна, или выбрать пункт Новая проводка в меню Действия главного меню программы). Поля Дт и Кт заполняются так же, как и в ручных проводках.

( Важно?

Не стоит ничего вводить в Комментарий. Это вызывает аварийное завершение программы. Возможно, в новых версиях программы этот недостаток исправлен.

кнопкой

Зададим в поле Дт посредством выбора из плана счетов счет 41.1 (товары на складах) и аналогично в поле Кт — счет 60.1 (расчеты с поставщиками в рублях). В поле Содержание проводки введем "Поступили товары", а в поле 1МЖ (номер журнала) — "ТВ". Для создания следующей проводки необходимо прежде записать текущую проводку, для чего можно воспользоваться , или же в меню Действия выбрать пункт Сохранить.

Управляющие элементы верхней части окна и их назначение

Поле — этот элемент является чисто информационным (в нем выдается наименование реквизита, выбранного в форме типовой операции).

Активизация — этот управляющий элемент задает реакцию программы при указании на выбранный реквизит. При вводе типовой операции программа "ведет" пользователя по тем реквизитам операции, которые требуют заполнения. Рассматриваемый элемент используется, если нужно "заставить" программу остановиться на некотором реквизите (хотя его значение и заполнено) или, наоборот, пропустить незаполненное значение. Для элемента Активизация можно выбрать одно из следующих значений:

О Авто — реквизит будет активизирован в зависимости от результатов редактирования "предыдущих" реквизитов операции. Если в процессе ввода типовой операции значение реквизита не было автоматически введено каким-либо способом (например, копированием из другого реквизита), то данный реквизит будет переключен в режим редактирования;

О Активизировать — реквизит будет активизирован всегда, независимо от того, указано его значение или нет;

О Пропускать — реквизит будет пропущен независимо от того, указано его значение или нет;

? Не изменять — при вводе типовой операции реквизит редактироваться не будет.

При вводе типовой операции, если редактирование реквизита заканчивается нажатием клавиши <Enter>, переход к следующему редактируемому реквизиту будет выполняться системой автоматически, с учетом описанных правил активизации. В нашем примере для всех полей первой проводки остается значение Авто.

Копирование. Если в проводках повторяются ранее введенные данные, то можно указать автозаполнение из других реквизитов, что и делается с помощью этого управляющего элемента. Такой режим обычно применяется в случае, если в типовой операции имеется несколько проводок, в которых должно использоваться одно и то же значение субконто (например, при оприходовании основного средства может вводиться несколько проводок с данным значением субконто). В этом случае режим копирования позволяет при использовании типовой операции выбрать конкретное значение субконто в той проводке, в которой оно используется, а в остальные проводки значение будет подставлено автоматически. Элемент Копирование представляет собой поле со списком, из которого следует выбрать режим копирования или наименование реквизита — образца для копирования. Список состоит из следующих значений:

П Субконто дебета;

П Субконто кредита;

П Валюта;

П Количество;

П Сумма в валюте;

П Сумма;

О Содержание проводки; О Номер журнала.

О Авто;

О Не копировать;

П Дата операции;

П Номер документа;

П Сумма операции;

П Содержание;

П Счет дебета;

П Счет кредита;

Рассмотрим некоторые значения более подробно.

П Авто. Система будет автоматически выполнять заполнение данного реквизита в случае, если заполняется реквизит вышестоящей проводки, из которого может быть взято подходящее значение. Например, если для значения субконто проводки стоит режим копирования Авто, а само значение не задано в шаблоне и еще не заполнено, то оно будет автоматически заполнено, если в одной из предвідущих проводок введено значение субконто того же вида. Таким образом при установке Авто программа сама пытается подставить возможные значения по своему усмотрению.

? Не копировать. Копирование значения данного поля выполняться не будет. Этот вариант подавляет автоподстановку и предоставляет пользователю возможноств ввода значения, например, субконто из справочника или списка.

П Содержание. Это тоже режим автоподстановки, но с точным указанием реквизита операции или проводки, значение которого будет копироваться в редактируемый реквизит. Его имеет смысл использовать в том случае, если данное значение однозначно должно совпадать с тем значением, которое будет в него копироваться. В отличие от режима Авто этот режим будет выполнять копирование и при изменении того значения, которое копируется, тогда как режим Авто скопирует значение только первый раз, когда значение данного реквизита еще не заполнено. Таким образом, если режим Авто подставит недостающие значения наиболее подходящими значениями из предыдущих проводок, то данный режим устанавливает четкое соответствие значения данного реквизита значению другого реквизита. При выборе образца для копирования система отслеживает возможность выполнения этой операции для выбранных реквизитов. Если копирование выполнить невозможно, то и реквизит-образец нельзя будет выбрать. Например, не допускается выполнять копирование значения какого-либо реквизита проводки в реквизит операции. Номер проводки, из которой должно выполняться копирование, задается в управляющем элементе Проводка.

В нашем примере для всех полей первой проводки остается значение Авто.

Проводка — управляющий элемент, который становится доступным, если в элементе Копирование выбран какой-либо из реквизитов проводки. Он указывает, из какой именно проводки будет браться значение для копирования. Номер проводки отображается в колонке № (нижней части окна). Номер корреспонденции проводки можно указать в управляющем элементе Корресп. В нашем примере для всех полей первой проводки остается значение "О".

Корресп. — управляющий элемент, который становится доступным, если в элементе Копирование выбран какой-либо из реквизитов проводки. Он позволяет указать, из какой корреспонденции проводки, указанной в элементе Проводка, будет браться значение для копирования. В нашем примере для всех полей первой проводки остается значение "О".

Субконто. Если в качестве образца для копирования выбрано субконто дебета или кредита проводки, то в этом управляющем элементе необходимо указать, какое субконто будет копироваться. Из списка необходимо выбрать либо наименование конкретного вида субконто, либо слово Авто. При выборе Авто система сама будет определять, какое значение субконто использовать для копирования. В большинстве случаев используется вариант Авто. В нашем примере для всех полей первой проводки остается значение Авто.

Формула. В этом поле задается формула, которая будет вычислять значение реквизита в процессе ввода типовой операции. Чаще всего формула используется для расчета реквизита Сумма. В формуле можно ссылаться на значения реквизитов операции текущей, а также других проводок операции. Кроме того, в формулах можно обращаться к бухгалтерским итогам для определения сумм проводок на основании текущих значений итогов (например, для автоматического закрытия счетов). В нашем примере для всех полей первой проводки остается пустое значение.

Создадим вторую проводку нашей типовой операции (рис. 7.4).

В поле Дт выберем из плана счетов счет 19.3 (НДС по приобретенным МПЗ).

Рис. 7.4. Шаблон типовой операции Поступление товара с проводкой по НДС

В поле на первом уровне выберем в управляющем элементе Ко

пирование из списка значение Субконто кредита, в управляющем элементе Проводка — значение "1", в элементе Корресп. оставим "О". Таким образом мы установим копирование введенного поставщика во вторую проводку.

На втором уровне поля СубконтоДт в управляющем элементе Активизация выберем из списка значение Пропускать, поскольку документом-основанием является сама операция. Таким образом при заполнении типовой операции в этом поле ввода не будет.

В поле Кт в управляющем элементе Копирование выберем из списка значение Счет кредита, в управляющем элементе Проводка зададим значение "1", в элементе Корресп. оставим "О". Таким образом мы установим копирование введенного счета кредита во вторую проводку.

В поле СубконтоКт на первом уровне выберем в управляющем элементе Копирование из списка значение Субконто кредита, в управляющем элементе Проводка — значение "1", в элементе Корресп. оставим "О". Таким образом мы установим копирование введенного поставщика во вторую проводку.

В поле СубконтоКт на втором уровне выберем в управляющем элементе Копирование из списка значение Субконто кредита, в управляющем элементе Проводка — значение "1", в элементе Корресп. оставим "О". Таким образом мы установим копирование введенного договора во вторую проводку.

В получения значения поля Сумма в управляющем элементе Формула зададим следующее значение:

Пров(1).Сумма*Пров(1).Дебет.Номенклатура.СтавкаНДС.

Получить (Дата Операции).Ставка/100

В задании формулы расчета суммы второй проводки использованы специальные методы и синтаксис внутреннего языка системы. Чтобы понять смысл заданной формулы, можно воспользоваться справочной системой Синтакс-Помощник. Чтобы самостоятельно изучить принципы построения формул такого уровня, нужно иметь специальную подготовку, поэтому лучше детально изучить приведенную формулу с помощью Синтакс-Помощника и пытаться строить формулы по аналогии. Синтакс-Помощник вызывается из меню Действия пунктом Синтакс-Помощник или нажатием кнопки ,J?j на панели инструментов. Рассмотрим формулу детально. Выражение Пров(1).Сумма означает значение реквизита Сумма из первой проводки.

Выражение

Пров(1).Дебет.Номенклатура.СтавкаНДС.Получить(ДатаОперации). Ставка

означает, что из первой проводки у выбранного СубконтоДт определена ставка НДС. Функция Получить(ДатаОперации) возвращает значение периодического реквизита СтавкаНДС на дату операции.

На рис. 7.5 приведен фрагмент из справочной системы Синтакс-Помощника.



і.... Количество

. tt) Q Дебет

i ffl Cj Кредит

i .... I ОШ

Q НомерП роводки

¦ .....j~J НомерКорреслонценции

• _J Сложная Про водка : Q Представление!!роводки Рі П редставлениеСубконто Ш ІІЗ Счета

ffl-CJ Бухгалтерские итоги Ш ЁЛ Справочники

ІПров(<?>,}

Синтаксис:

f !ро в («НомерПро в одки» ,<Номер Корреспон денции>)

Специальный метод, позволяюіций обратиться непосредственно к данным Ьтроводки операции по номеру, без установки текущей проводки. Возвращаемое методом значение являете я ссылкой на проводку. Оно не может использоваться как значение, а предназначено тол ько для доступа к атрибутам проводки. В основном метод "Про в "имеет смысл применять в формулах типовых операций. Функция возвращает: ссылка на указанную проводку. looeattfiififeL

«НомерПроводки» - номер проводки в операции. По умолчанию 1. :НомерКорреспонденции> - номер корреспонденции в проводке. Параметр имеет смысл, если указан параметр <НомерПроводки>.

Рис. 7.5. Описание функции Пров в Синтакс-Помощнике

Приведенный пример один из сложных вариантов задания формулы. Варианты использования бухгалтерских итогов не менее сложны и тоже требуют специальной подготовки. Надо заметить, что типовые операции бывают и проще, поэтому старайтесь пользоваться теми методами, которые просты в понимании, но требуют больше ручных подсчетов при заполнении типовой операции.

Режим отбора

Рассмотрим панель инструментов журнала операций (рис. 7.6).

d і) щ. s и іш & ^ и м і* si ш. ,s>f. -й % а

Рис. 7.6. Панель инструментов журнала операций

Кроме уже знакомых кнопок, на панели присутствуют кнопки, используемые только в данном журнале (табл. 7.1).

Таблица 7.1, Кнопки панели инструментов журнала операций

Кнопка Описание

Кнопка Описание

Ввести, используя типовую операцию

Ввести документ

Копировать, используя типовую операцию

Открыть документ



Отбор по значению Отобрать по колонке История отбора Отключить отбор









В журнале операций можно ввести документ любого вида, ручную операцию и операцию на основе типовой. Вот почему здесь так много дополнительных кнопок.

При нажатии на кнопку Ввести, используя типовую операцию предлагается список типовых операций, после выбора которой предлагается шаблон для заполнения операции.

При нажатии на кнопку Ввести документ предлагается список всех видов документов, после выбора которого предлагается диалоговое окно для заполнения документа.

При нажатии на кнопку Копировать, используя типовую операцию предлагается список типовых операций, после выбора предлагается шаблон для заполнения операции, в котором нужно задать только цифры. Если указатель не будет стоять на операции, созданной с помощью типовой, то для заполнения будет предложен просто шаблон выбранной операции.

При нажатии на кнопку Открыть документ выбранный документ откроется для редактирования.

При нажатии на кнопку Отбор по значению откроется диалогоовое окно для задания условия выборки документов в журнале (рис. 7.7). Смысл этого режима в том, что пользователь задает значение или диапазон какого-либо реквизита журнала и в журнале остаются только те документы, которые отвечают этому условию.

Рис. 7.7. Диалоговое окно Отбор

Рассмотрим реквизиты этого диалогового окна более детально.

Виды отбора. В этом реквизите пользователю необходимо выбрать вид отбора из списка, для чего надо выделить нужную строку.

Значение отбора — это конкретное значение вида отбора, по которому следует провести отбор. Если значением для реквизита Виды отбора является Контрагент, Продавец или Покупатель, то конкретное значение выбирается из справочника Контрагенты. Если в виде отбора задан вид документа или операция, то конкретное значение не задается.

Установить отбор по значению. После нажатия на эту кнопку диалогового окна закрывается и устанавливается отбор по заданному условию. Предварительно значение отбора должно быть указано в поле Значение отбора.

Получить список. После нажатия на эту кнопку заполняется список значений отбора по заданному условию (выбранному в списке Виды отбора). Список заполняется по всем условиям, кроме отбора по конкретной сумме операции без диапазона значений. В этом случае следует нажать на кнопку

Установить отбор по значению.

Существующие значения. В этом поле предлагается список значений отбора, полученный по заданному условию (т. е. выбранному в списке Виды отбора). Список формируется после нажатия на кнопку Получить список. Получить отбор по выбранному в списке значению можно либо двойным щелчком мыши на выбранном значении, либо нажатием на кнопку Установить отбор.

Установить отбор. После нажатия на эту кнопку диалоговое окно закрывается и устанавливается отбор по конкретному значению. Предварительно это значение должно быть выбрано в списке Существующие значения.

В диапазоне С ... По ... Этот реквизит задает диапазон значений для отбора по выбранному виду Сумма операции.

В пределах значения. Этот реквизит доступен для изменения только при выбранном виде отбора Содержание операции. Если признак задан, то заполняется список существующих значений отбора теми, которые начинаются с последовательности символов, указанной в поле Значение отбора.

В интервале журнала. Признак задает режим интервала отбора. Если признак установлен, то в список попадут только те значения документов (операций, проводок), которые расположены в интервале журнала, а не во всем журнале.

Получать по ... значений. Этот реквизит устанавливает количество значений, которые будут выбираться при заполнении списка существующих значений до выдачи предупреждения. Реквизит введен на тот случай, когда значений очень много и обработка будет выполняться долго. При заполнении списка значений после указанного числа будет выдаваться предупреждение Обработано ... значений. Продолжить?. Можно продолжить или прервать обработку. Если процесс получения значений будет прерван, то в список будут помещены отобранные к этому моменту значения.

Получать автоматически. Если флажок установлен, то при входе в диалоговое окно установки отбора и при переключении между видами отбора список существующих значений будет заполняться автоматически, без использования кнопки Получить список.

Отключить отбор. Отключает установленный отбор. В журнале будут представлены все документы или операции.

Отмена. Кнопка позволяет отказаться от выбора нового значения установки отбора, но не отключает текущий отбор в журнале.

На панели инструментов диалогового окна журнала представлены кнопки для задания отбора более простым способом (см. табл. 7.1). Чтобы отменить отбор, не открывая диалогового окна установки отбора, следует нажать на кнопку Отключить отбор. В журнале операций есть более простой способ задания отбора по виду документа — необходимо просто установить указатель в журнале на нужный вид документа и нажать на кнопку Отобрать по колонке. Отменить отбор можно нажатием на кнопку Отключить отбор. Для быстрого задания отбора по значению можно выбрать условие отбора из истории отбора. Для этого надо нажать на кнопку История отбора и выбрать нужное условие из списка двойным щелчком мыши.



Содержание раздела

---