ГЛАВА 5 Журналы
В предыдущих главах были рассмотрены методы работы со справочниками и константами, а также система настройки программы. В следующих главах мы представим методы работы с документами, схемы их движения, регламент формирования и т. д. Прежде чем начать изучать конкретные документы, познакомимся с общими принципами их формирования, хранения и систематизации. Любая бухгалтерская операция формируется с помощью соответствующего документа. Набор документов, имеющийся в программе, представляет практически все такие операции. Если же в этом наборе нет документа, который может сформировать необходимые проводки, то бухгалтер может задать ручную операцию. Примером такой ситуации служит ввод ряда специфических налогов, характерных для регионов и видов деятельности. Все сформированные документы группируются по смыслу и операциям в журналах. Например, в журнале Документы по поставщикам хранятся все документы, связанные с поставкой товаров, материалов, услуг, ОС и НМА. Ряд документов формируется на основании документов, введенных ранее. Умелое пользование этим механизмом "ввода на основании" позволяет пользователю отслеживать все хитросплетения бухгалтерского учета и экономить время. Следующим этапом после настройки и описания объектов учета является ввод начальных остатков по счетам. Но прежде мы рассмотрим методы работы с журналами.Все журналы сгруппированы в двух пунктах меню: Торговля и бухгалтерия и Зарплата и кадры. Такое распределение не случайно — все операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей, выполняются определенным контингентом работников, а заработная плата, как правило, ведется другими лицами. Под каждым пунктом меню, открывающим диалоговое окно журнала, пользователю предлагаются пункты меню для создания документов, которые хранятся и редактируются в данном журнале. Любой из перечисленных документов можно создать непосредственно в журнале.
Торговля и бухгалтерия
На рис. 5.1 представлены все пункты меню Торговля и бухгалтерия.
 |
| Рис. 5.1. Пункты меню Торговля и бухгалтерия |
Рассмотрим остальные пункты меню Торговля и бухгалтерия, которые объединены в группы, отделенные друг от друга продавленными светлыми линиями. Это чисто визуальная группировка, произведенная по функциональному назначению документов, на работу программы не влияет. Каждый из пунктов меню дает доступ к определенным журналам, а также и непосредственно к документам, которые хранятся и редактируются в этих журналах.
Журнал платежных документов (рис. 5.2). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
О Платежное поручение;
О Аккредитив;
? Платежное требование;
? Инкассовое поручение.
Журнал движений по банку (рис. 5.2). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
О Строка выписки банка (приход);
П Строка выписки банка (расход);
О Перемещение денег (банк).
 |
| Рис. Меню Документы по банку |
Пункт меню Выписка банка не означает документа с таким же названием, такого документа не существует. Данный пункт меню открывает диалоговое окно обработки, которая сводит все строки выписки банка за заданный период.
Журнал документов по кассе (рис. 5.3). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
G Приходный кассовый ордер;
О Расходный кассовый ордер;
О Перемещение денег (касса);
П Выплата зарплаты.
1Г Предприятие - Комплексная конфигурация, редакция 4.0
няс
Огвдации Справочной Торговля и бухгалтерия Зарплата и кадры Отчеты Сервис ?ікна Домшшh s ш I а ^ р и. И Общий журнал документов ......— . 1 . Бухгалтерия
г і іФ4йГ®'эТ«а ы а
> ........... I ІГ -
Документы (10 банку Документы по подотчетникам
I ? Журнал документов
по кассе
Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер
Документы по поставщикам Счета-Фактуры полученные
Документы по покупателям
Счета-Фактуры выданные Работа с ККМ
Перемещение денег (касса) ВШлаІЗ зарплаты '. : . •
Документы по учету ТМЦ Документы по ^ету ОС и НМД
| Коррекп^юока вэа*#*орасчетов > Документы налогового учета > Регламектныеоперации | ||||
| ||||
| Рис. 5.3. Меню Документы по кассе |
? Строка аванс, отчета (оплата поставщику);
? Строка аванс, отчета (закупка ТМЦ);
П Строка аванс, отчета (прочее).
Внимание!
Пункт меню Авансовый отчет не означает одноименного документа. Данный пункт меню открывает диалоговое окно обработки, которая сводит все строки авансового отчета за заданный период.
Журнал доверенностей (рис. 5.4). В этом журнале хранится и редактируется только документ Доверенность.
Журнал документов по поставщикам (рис. 5.5). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
П Заказ поставщику;
П Поступление ТМЦ (купля-продажа);
П Поступление ТМЦ (комиссия);
П Поступление ТМЦ (импорт);
 |
| Рис. 5.4. Меню Документы по подотчетникам |
?5* 1C Предприятие - Комплексная конфигурация, редакция 4.0
кадры Отчеты Сервис. Дкиа Домоць _
^ИрШМ:|і1з I В
’ ь Л і е и I 'о ? І 4
3>.айл Опейвиии Сливочники ! Торговля и бухгалтерий Зарплата и ftg Общий журнал докуменШіі
А.....
; :Б««галгерия:
Ш ! ....................¦
Документы по банку
г:'.
Попоен?# по кассе Дсжументы по пшат четникам
|
Ш Счета-Фактуры полученные. Документы по покупагеля*і Счета-Фактуры писанные: Работа с Ш4 | Й Журнал ^^енгое полсютавщмкзм. . Заказ поставщику ПостцгШни® ТМЦ [кдпля-продажа) ЛосгуплемиеТМЦ (комиссия) Поступление ТМЦ {импорт) |
|
Документы по учету ТМЦ Документы по ОС и НМА Корректировка взаиморасчетов Документы налогового учета Регламентные операции1 Поегдп<»нив1яоп. расходы по ТМЦ) Поступление (0,С. НМА, дслдги и пр.) Возврат поставщику ^купля-продажа) Возврат поставщику (комиссия) . Отчет комитенту |
п•'* '*4 Н»цю Лок?ментьі по поставщикам
П Поступление (доп. расходы по ТМЦ);
О Поступление (ОС, ИМА, услуги и пр.);
? Возврат поставщику (купля-продажа);
? Возврат поставщику (комиссия);
? Отчет комитенту.
Журнал полученных счетов-фактур (рис. 5.6). В этом журнале хранится и редактируется документ Счет-фактура полученный.
 |
| Рис. 5.6. Меню Счета-фактуры полученные |
О Заявка покупателя;
П Реализация (купля-продажа);
П Реализация (комиссия);
G Реализация (розница);
G Реализация (ОС, НМА и пр.);
П Возврат от покупателя (купля-продажа);
П Возврат от покупателя (комиссия);
П Инвентаризация комиссионера:
П Переоценка комиссионера;
? Отчет комиссионера;
? Отчет ККМ.
HRE3
1C Предприиімо Компгк-?си«.т конфигурация, редакция 4 И
Файл ^давоЧники і Торговля и бцигатерия Зарплата и чадры Отчеты Сервис Окна
ш исш.ий журнал документа
Лсж^инты по в*жу I
„ ¦ , Г Документы по кассе
• ЛокумерШ по подотчетникам I
. ....................
Документы по поставш.мкам
Счета-фактуры полученные
по покупщеяям
До» умеигы по покчплтелвк
Счета-Фактуры выданные >
.........-
Быстрая продажа Заявка
. , ' : LZ.
- Документы по учвтяТМЦ ¦ : [Документы по учету ОС и НМА *:;
Реализация ( у : продажа) Реализация" (комиссия)
> Реет|і«адия (розница)
Корректировка взаиморасчетов Документы налогового учета Perламвнгные операции ¦ ."-¦¦¦
Реализация (ОС.НМАи пр.)
Б озарат от покупателя (довитррцажа]
В о зврет от покупателя [ксмжШя
Переоценка у w*ihc .моиера
Отчет ККМ
№н ff аГЗсі
Рис. 5.7. Меню Документы по покупателям
Внимание!
Пункт меню Быстрая продажа не означает документа с таким же названием. Данный пункт меню открывает диалоговое окно обработки, которая формирует несколько документов сразу, в частности документ Реализация.
Журнал выданных счетов-фактур (рис. 5.8). В этом журнале хранится и редактируется документ Счет-фактура выданный.
Журнал чеков ККМ (рис. 5.9). В этом журнале хранится и редактируется документ Чек ККМ.
Внимание!
Пункт меню Закрытие кассовой смены не означает документа с таким названием. Данный пункт меню открывает диалоговое окно обработки, которая формирует документ Отчет ККМ на основании документа Чек ККМ. Документ Отчет ККМ хранится в журнале документов по покупателям.
 |
| Рис. 5.8. Меню Счета-фактуры выданные |
Файл Операции Справочники | Торговля и бухгалтерия Зарплата и кадры Отчеты Сервис Дкна Цомощь М Общий ждонал документов. 1 ' J11 1 _ f^L.
Бухгаятерия
•Г '??ЪЛ (Л
Документы по банку
Документы по кассе Документы по лодотчетникам
Документы по поставщикам Счета-Фактуры поточенные
Документы по покупателям Счета-Фактуры выданнь»
Документы по учету ТМЦ » -.ЧекККМ • •
икументы по учету ОС и ША > Закрытие кассовой смены
Корректировка взаиморасчетов Документы налогового учета
егламентіыа олерооы
| ¦ | ?ШЕММИНННВІ | ||
| .NUM ТА 30 04 03 ОООООО | ЕЙ: 2 кщяал 200 Ж |
Журнал складских документов (рис. 5.10). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
? Инвентаризация ТМЦ;
О Оприходование ТМЦ;
О Списание ТМЦ;
О Перемещение ТМЦ;
? Переоценка (розница).
 |
| Рис. 5.10. Меню Документы по учету ТМЦ |
? Комплектация ТМЦ (сборка);
? Комплектация ТМЦ (разукомплектация).
Журнал документов по учету ОС (рис. 5.11). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
G Передача оборудования в монтаж;
? Ввод в эксплуатацию ОС;
? Перемещение ОС;
О Списание ОС;
? Подготовка к передаче ОС.
 |
| Рис. Меню Документы по учету ОС и НМА |
О Принятие к учету НМА;
О Прекращение срока действия НМА.
Журнал регламентных документов (рис. 5.12). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
? Формирование книги покупок;
П Формирование книги продаж;
? Переоценка валюты (оперативный учет);
СП Закрытие месяца (оперативный учет);
? Начисление амортизации ОС и НМА;
П Переоценка валюты (бухгалтерский учет);
? Незавершенное производство;
? Закрытие месяца (бухгалтерский учет).
 |
| Рис. 5.12. Меню Регламентные операции |
Пункт меню Формирование проводок не означает одноименного документа. Данный пункт меню открывает диалоговое окно обработки, которая формирует проводки по всем документам за заданный период.
Журнал ввода начальных остатков (рис. 5.13). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
П Ввод остатков по кассе, банку, подотчетникам;
? Ввод остатков по поставщику;
d Ввод остатков по покупателю; О Ввод остатков ТМЦ.
 |
| Рис. 5.13. Меню Ввод начальных остатков |
? Корректировка долга (поставщик);
П Корректировка долга (покупатель).
a m!
: Документы по бан .•
1C ГІредпри?ттне: - Комплексная > ;ліФиі чр щня редакция 4-0
Операции Справочной і Торговля иб^а^^юі Зарплата и кадры Отчеты Оврвие Окна Оомошь | л ftl Общий журнал документов ¦¦
Бухгалтерия
(-.Документы по кас
Документу по пол ••
Работа с ККМ Дсжі^лвигы по учвту TMU
> орре» тировг а в заиморас четов
Журнал ас*.'Смитов *.оррекг*)овк*
Документы налогового учета Регламентные операции У
--!num 'та'хм.оз саймо [БИ 2.мёГмЖГ~;
Рис. 5.14. Меню Корректировка взаиморасчетов
Журнал учета движения денежных средств (рис. 5.15). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
Поступления денежных средств;
П Расход денежных средств.
Журнал учета операций движения имущества и пр. (рис. 5.15). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
П Операции приобретения имущества и пр.;
Операции выбытия имущества и пр.
Регламентные операции по налоговому учету (рис. 5.15). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов:
П Расходы на оплату труда;
П Начисления налогов, включаемых в расходы;
П Начисление штрафных санкций;
П Прямые расходы незавершенного производства;
П Регламентные операции по налоговому учету.
7 Зак. 1020
Расжм асывъл срвйств
Опврашы приойрвтвр^я имущества и пр
яьЛигма івчпйгтч» и Пр
P4RE3
Комплексная конфигурация, редакция 4.0
ЗШ. Операции Справочники |
Торговля и бухгалтерия Зарплата и кадры рш ЦкШа Помощь
% *шт Общий журнал документов Бухгалтерия
Ф'
г: ЙІ
Документы по банку т
Документы по кассе ¦ »
Документы по тидотчегникам . к
¦ Докумещ'Ы по поставщикам I Счега^Фактуры полученные
Документы по покупателям Счета-Фактуры выданные Работ, с КИИ
3 Документы поучетуТМЦ
Документы по^ту ос и нид -
Короелтирсвка взаиморасчет ив Реглв тпіъя операции
йймЛ»і
За«т заоалаажхтм по обаиате/ъствам сторон Расе» пупам [сукмі речи Сгысм* млтпшж товаров, грооушы
Рис.
Меню Документы налогового учета
В этом журнале хранятся
Журнал прочих хозяйственных операций (рис. 5.15).
и редактируются следующие виды документов:
Зачет задолженности по обязательствам сторон; Расчет курсовых (суммовых) разниц;
Списание материалов, товаров, продукции.
Общие приемы работы с журналами
Журнал содержит записи о документах, которые в него входят. Для открытия журнала необходимо в главном меню программы выбрать пункт Торговля и бухгалтерия, затем соответствующую группу, а из предложенного списка — нужный журнал. Для просмотра журнала используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. В программе учитывается время ввода документа в цепочках документов (например, если попытаться зафиксировать отгрузку товара, который был оприходован хоть минутой позже, то программа не определит наличие товара на складе на момент отгрузки). При просмотре журнала можно использовать следующие клавиши:? <Ctrl>+<]> — для перемещения к документам со следующей датой;
О <Ctrl>+<[> — для перемещения к документам с предыдущей датой.
В журналах, как и в справочниках, тоже имеется панель инструментов (рис. 5.16).
ц нс а- -в а У
Рис. 5.16. Панель инструментов журналов
Кнопки, аналогичные кнопкам на панели инструментов справочников, имеют то же назначение. Специфические для журналов кнопки представлены в табл. 5.1.
Таблица 5.1. Специфические для журналов кнопки
Кнопка
Описание
Кнопка Описание
Ввести на основании
Проводки операции
Перейти в журнал операций Перейти в журнал проводок
Интервал
Найти по номеру
Открыть бухгалтерскую операцию
Интервал видимости
Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости, из-за которого возникает очень много недоразумений. Настройка постоянного интервала видимости журналов рассматривалась в разд. "Настройка параметров системы" главы 4 (см. рис. 4.45). Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. Если интервал необходимо изменить, то надо выбрать пункт Интервал из меню Действия (главного меню программы). На экране появится диалоговое окно Параметры журнала (рис. 5.17). В соответствующих полях этого окна необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку ОК. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.Параметры журнала
Отмена
Рис. 5.17. Диалоговое окно Параметры журнала
Ввод нового документа
Многим начинающим пользователям кажется, что удобнее вводить документ посредством выбора его из меню. Не надо забывать, что документ, выбранный из меню, всегда предлагается пустой, в этом случае невозможно увидеть ранее введенный документ. Кроме того, продолжить цепочку документов путем "ввода на основании" можно только в журнале, поэтому предпочтительнее вводить новый документ в соответствующем журнале. Чтобы ввести новый документ, необходимо:1. Выбрать в меню Действия (главного меню программы) пункт Новый.
2. Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку ОК.
3. Заполнить выданный на экран диалог ввода документа.
4. Для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.
Просмотр и редактирование документа
Открыть выбранный документ для просмотра и редактирования можно следующими способами:? нажать клавишу <Enter>;
? дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на выбранном документе;
О нажать кнопку Изменить на панели инструментов окна журнала.
По окончании просмотра и редактирования необходимо нажать кнопку ОК для сохранения сделанных изменений и проведения документа (или кнопку Отмена для отказа от сохранения). После нажатия кнопки Закрыть изменения сохранятся, но проведения документа не будет. Напомним, что под
Журналы_19 7
проведением понимается создание бухгалтерской операции, заполнение регистров и расчетов.
Ввод на основании другого документа
Ввод на основании другого документа очень важен в схемах движений документов. В дальнейшем при описании схем движения документов мы будем пользоваться этим механизмом, который позволяет корректно вести бухгалтерский учет. Чтобы ввести новый документ на основании выбранного, необходимо:1. Выбрать в меню Действия (главного меню программы) пункт Ввести на основании.
2. Из списка выбрать подходящий вид документа и нажать кнопку ОК.
3. В появившемся диалоговом окне ввести необходимые реквизиты нового документа.
4. Для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.
Копирование документа
Иногда бывает удобно вводить документы путем копирования существующих, например, при вводе пачки документов от одного контрагента.Скопировать документ можно несколькими способами:
О выбрать в журнале документ, который необходимо скопировать;
? выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Копировать.
В появившемся диалоговом окне исправить необходимые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.
Пометка наудаление
Документы из журнала сразу не удаляются, они только помечаются на удаление, поскольку программа вначале должна проверить существующие ссылки на этот документ. В случае необходимости его можно удалить (меню Операции, пункт Удаление помеченных объектов). Пометить выбранный документ на удаление можно несколькими способами:? выбрать в меню Действия (главного меню программы) пункт Пометить на удаление;
? нажать кнопку Пометить на удаление на панели инструментов окна журнала;
? нажать на клавиатуре клавишу <Del>;
? нажать правую клавишу мыши и выбрать в контекстном меню пункт
Пометить на удаление.
В выданном на экран запросе необходимо подтвердить пометку на удаление документа, нажав кнопку ОК.
Поиск
При обилии записей в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Для быстрого поиска (наиболее простого) нужно установить курсор в той графе журнала, по которой необходимо осуществить поиск и набрать на клавиатуре искомые символы. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора.В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
Внимание!
При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительного символа месяц, а затем уже день (например, чтобы найти дату 24 марта 1996 года, надо ввести "960324"). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.
В журнале с разными видами документов ведется отдельная нумерация для каждого вида. Чтобы не перелистывать ненужные виды документов в быстром поиске, можно воспользоваться поиском по номеру документа. Для этого необходимо выбрать пункт Найти по номеру в группе Поиск (меню Действия главного меню программы).
На экране появится диалоговое окно Поиск документа по номеру (рис. 5.18). Окно запроса в верхней части содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал. Щелкая мышью по наименованию нужного вида, необходимо выбрать виды документов, в которых надо производить поиск. Выбранные виды документов будут выделены инверсным цветом. Повторным щелчком мыши выделение можно снять и таким образом отказаться от поиска документа этого вида. Справа от списка видов документов располагается кнопка Вкл. Все, нажав на которую возможно выделить все виды документов без исключения. В поле Номер документа необходимо ввести номер, который надо найти. Для выполнения поиска следует нажать кнопку Найти. Поиск будет осуществляться от текущего положения курсора вниз до конца журнала. По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списка Найденные документы, в котором можно выбрать необходимый документ, указав на него мышью. В этом списке можно выбрать только одну строку. После нажатия кнопки Выбрать окно Поиск документа по номеру будет закрыто, а курсор в журнале документов встанет на строку с выбранным документом.
 |
| Рис. 5.18. Диалоговое окно Поиск документа по номеру |
 |
| Рис. 5.19. Диалоговое окно Поиск (для запроса по произвольному критерию) |
На панель инструментов не вынесена кнопка Подчиненные документы, но в меню Действия соответствующий пункт есть. Если на основании документа были сформированы такие документы, как Счет-фактура, Запись книги по-
купок, Запись книги продаж, то при выборе пункта Подчиненные документы
откроется журнал документов, содержащий эти подчиненные документы. Есть и другая возможность доступа к подчиненным документам в журнале. В нижней части окна журнала при нажатии на кнопку Действия надо выбрать из предложенного меню пункт Структура подчиненности (рис. 5.21).
Справочник Контрагенты
(Строка) іЧисло)
Справочник Банки Справочник Базовские- счета ІСправочник Бланки строгой отчетности | Справочник Валюты
ІСправочник Варианты расчета налогов j?j
Рис. 5.20. Список типов для задания критерия
II Общий журнал докумгшои (III Ul 03 Ub 1)6 03)
СТ00000003
СТ00000002
комитенту
206 990.40
Поступление [ОС. НМД, услуги и пр]
СТ00000003
СТОООООООІ
Счет-Фактура получений
206 890.40
СТ00000005
Приказ на отгуж
СТ00000003
СТ00000001
Расходный кассовый ордер
25 200 00
СТ00000002
Выбытие работ, прав
Реализация (роз»ыца. ЕНВД)
СТ00000005
Строка аванс отчета (оплата)
CTQ0000002
СТ00000002
Списание ОС
СТ00000002
СТ00000001
Прекращение срока действия НМД
Реализация (кумя-лроаажа)
СТ00000001
г ТА X 34 оз'ообаго, '". ІЕІ» гнивпяэосз г j Sjj
Рис. 5.21. Диалоговое окно Общий журнал документов
кнопку <Enter> на клавиатуре. Документ можно отредактировать и провести.
Заказ постав ^ку № РКЭ0000001 от 01.04.02
Сумма: 9 600.00 руб
Доверенность №РК30000001 от 04.04.02 в
Платежное поручение № PK30000003 04.04.02
Сумма: 9 600.00 (Не проведен!)
ія-продажа)
Р К30000002 от 04 0402
 | № |
Р К 30000001 от 04.04.02
¦продажа)
Возврат
от 04.04.02 960.00 руб.
поставі
РК 30000001
Сумма:
банка (расход) ОТ 04.04.02 Сумма: 9 600.00 руб.
выписки
Строка
РК30000001
Рис. 5.22. Дерево подчиненности документов (доступ к подчиненным документам из структуры подчиненности)
После нажатия на кнопку Действия предлагается сделать выбор из списка:
? Структура подчиненности — это перечень документов, подчиненных текущему документу;
О Отчет о движениях документа — это движения регистров по текущему документу;
? Скопировать в... — это проводки по текущему документу;
? Ввести на основании — это выбор документа, на основании которого можно ввести новый.
Кнопка Действия присутствует и во всех журналах также.
По кнопке Реестр (см. рис. 5.21) можно получить реестр документов журнала в заданном интервале дат.
Зарплата и кадры
Все документы вводятся на основании приказов по группам сотрудников, по подразделениям (например, премия к юбилею). Ряд документов вводится для одного сотрудника (например, отпуск или больничный лист). Расчетчику необходимо сгруппировать все документы за определенный период по конкретному сотруднику, быстро найти необходимый документ и, при необходимости, отредактировать его. Для этого предназначены специализированные журналы расчетов (рис. 5.23):
|
П Журнал расчета зарплаты; ? Журнал расчета налогов с ФОТ. |
 |
| Рис. 5.23. Пункты меню Зарплата и кадры |
Журнал кадровых документов (можно войти, воспользовавшись пунктом Документы кадрового учета). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов (рис. 5.24):
П Приказ по предприятию;
П Приказ о приеме на работу;
? Приказ об увольнении;
О Приказ на отпуск;
G Приказ о кадровом перемещении;
П Изменения в штатном расписании;
О Перерасчет окладов по предприятию.
? и Предприятии Компяся.смай *<>»тм урмим редакция 4 0
"!.........
В»ймечен*поедемте :: '
приказ о на работу
Приказ об увольнении . Приказ на отпуск
ДОк^іЩгъі начйсШіий по зарплате . Докум^ы отіміонени'і по засяч. ищ Документы удержаний по зарплате
Документы то расчету зарплаты Документы топвыллл'зарсуту ; ДОДранты по налогам о зарплаты:
Начисление заработной гмапя РарчвтіМрабрт^ "платы $ормирОД*ние провадек по
Рис. 5.24. Меню Документы кадрового учета
Журнал ввода расчетов по зарплате (можно войти, воспользовавшись пунктом Ввод расчетов по зарплате). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов (рис. 5.25):
G Начисление или удержание сотруднику;
? Начисление или удержание по списку.
Журнал начислений по зарплате (можно войти, воспользовавшись пунктом Документы начислений по зарплате). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов (рис. 5.26):
О Договор гражданско-правового характера;
О Ввод выручки для расчета комиссионных;
? Наряд бригадный;
О Наряд индивидуальный;
О Начисление дивидендов акционерам; О Начисление мат. выгоды по вкладам.
ЙіСПрсдпрйніив Кимилсксіми мж<ч« ijpoitMti. (м'йлций 4 (1
ІЦзііл Опадаю** ІТпрлоочниг.н 7иртовдч и бухгалтерия | 3apn«fra и кадры Отчеты Сервис Цкиа-' Щііміць S? ІЙ I ¦=,!; 'Ф:-Щ ш 3 С й[ 65 ^рнал работа зарплаты .
ЭОШВ О 1
ч TitJ!J4 Й Ь І] **іЭ*1 J Смена
^рЖуртид расчета налогов с «РОТ
периода
f і Журнал ввода эстетов по зарплата
Документ ы начислений по зарплате Документы отклонений позарллата Документы унержа* по ірллзтв .
Начисление или держаные сотрлннку Начйсіівтме или дорм»іив го описку
| Рис. 5.25. Меню |  |
выплате зарплаты
Paper заработка» платы
NUM ІТА. ЖІОСОЗ ЙООООО" НЭІ
расчетов по зарплате
IL Прші[ініЛ№ Комплексная конфигурация. ршіокиия 4.0
RPE
і ^praiara и кздры Отчеты Сервис QfcHe Дсмоищ
•¦іИі 'И 5 С іР\[в**•<•» в*«™ да«»
(Т”1 Журнал расчете налогов сФОТ
Сммпериода . у • ¦
: ленив по >орол5те
Документы отклонений по зарплате Документы удержаний г» зарплате
Документы по расчету з -| нт ічіт <¦. Документы по выплате зарплаты Документы ПО налогам с зарплаты
ислржти?й по
платы
|
мим ІтГжоіввШ® БИ 2 і?фтап 2003 г. |
^ іТПГйрельІООЗг |
О Приказ на оплату по среднему заработку;
О Приказ о работе в праздники и выходные;
О Начисление и расчет отпускных;
О Больничный лист;
? Невыход на работу.
 |
| Рис. 5.27. Меню Документы отклонений по зарплате |
О Ссудный договор;
П Удержание по исполнительному листу;
? Перечисление зарплаты в банк.
Журнал документов по расчету зарплаты (можно войти, воспользовавшись пунктом Документы по расчету зарплаты). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов (рис. 5.29):
? Ввод начального сальдо по сотрудникам;
О Накопленная задолженность;
G Табель учета отработанного времени;
О Бухгалтерский учет начисления зарплаты.
 |
| Рис. 5.28. Меню Документы удержаний по зарплате |
Журнал по выплате зарплаты (можно войти, воспользовавшись пунктом Документы по выплате зарплаты). В этом журнале хранятся и редактируются следующие виды документов (рис. 5.30):
О Выплата заработной платы;
О Возврат задолженности в кассу;
О Депонирование невыданных сумм;
? Выплата депонированных сумм.
 |
| Рис. 5.30. Меню Документы по выплате зарплаты |
П Сведения для расчета ЕСН;
П Перерасчет НДФЛ;
П Возврат НДФЛ;
П Начисление налогов с ФОТ.
Журнал исправлений по зарплате (можно войти, воспользовавшись пунктом Документы исправлений по зарплате). В этом журнале хранятся только документы Исправление (рис. 5.32).
Рис. Меню Документы по налогам с зарплаты
^51 С ||рГДП|1ИМ1М
6м>гаяг«рмя j Зарплатам моры Отчвш Еарас йи»
23 с ЩS3Жданалраситазарплаты ¦ , 3 , щ : м '
Жврмао расіеіа на ¦
». зд.паылэаа а be
Діжумекгы кдчйслеййй по зарплате
Документы отклонений по лесэтлигв Документы удержаний по зарплата
Документы по расчету зарплаты >
.. "Яа$?игы по сыплетезарплаты Документы по налогам с
тлеть»
Начисление заработной
платы
Расчет работной
Общие приемы работы с журналами расчетов
В этих журналах хранятся документы, связанные с проведением различных расчетов. Для открытия журнала расчета необходимо в главном меню программы выбрать пункт Зарплата и кадры, из появившегося списка пунктов выбрать нужный, например, Журнал расчета зарплаты, в результате чего на экране предстанет соответствующее окно (рис. 5.33).Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета служат элементы справочника Сотрудники. Форма журнала в общем случае содержит 7 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам данного журнала:
? Дни;
? Часы;
О Результат.
О Сотрудник;
О Вид расчета;
? Начало;
О Окончание;
 |
| Рис. 5.33. Диалоговое окно Журнал расчета зарплаты |
Пиктограммы
О состоянии расчета записи можно судить по пиктофамме, расположенной слева. Описание этих пиктограмм представлено в табл. 5.2.Плохие записи могут появиться в случае удаления записей из справочника объектов расчета (например, справочника Сотрудники). При этом записи журнала расчетов, содержащие ссылку на удаленные записи справочника, становятся плохими и не участвуют в расчете, не рассматриваются в запросах и при первой же возможности удаляются системой.
Таблица 5.2. Пиктограммы состояния записи
Описание
Пикто
грамма
jto
to
ИІ
Ш
Ш
Запись журнала, расчет которой еще не производился, либо запись, для которой был отменен результат ее ручного редактирования (пункт Отменить ручное исправление меню Действия)
Запись журнала, для которой проведен расчет
Запись, отредактированная вручную, — это запись, для которой последней операцией было ручное редактирование результата расчета. Редактирование любых других реквизитов не приводит к установке признака ручного редактирования
Запись-сторно — это запись, появившаяся за счет ввода вытесняющих расчетов для прошлого периода
Рассчитанная запись-сторно — та, для которой произведен расчет Запись-сторно, отредактированная вручную
Запись-перерасчет, появившаяся в результате расчета "задним числом" Рассчитанная запись-перерасчет Запись-перерасчет, отредактированная вручную
Плохая запись — запись, для которой один из реквизитов (Документ, Вид расчета, ФИО) является некорректным, т. е. содержит неверную ссылку
Дополнительным цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов:
? белый цвет — обычные, редактируемые записи текущего периода;
О желтый цвет — так называемые фиксированные записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования;
О голубой цвет — архивные записи, т. е. записи предыдущих периодов расчета.
Панель инструментов
Окно журнала расчетов содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам (рис. 5.34). Положение этой панели в окне (сверху, снизу, справа или слева) можно задать в настройке параметров интерфейса (меню Сервис, пункт Параметры). Там же можно вообще запретить вывод панели инструментов на экран. По умолчанию панель инструментов располагается в верхней части окна журнала расчетовпод строкой заголовка окна. В табл. 5.3 представлены кнопки панели инструментов журналов и описание их назначения.
 |
| Рис. 5.34. Панель инструментов журналов расчетов |
Кнопка
Описание
Кнопка Описание
 |
| -5 |
Все объекты
Рассчитать запись
Одинобъект Один документ Отбор по значению Быстрый отбор по значению История отбора Отключить отбор Новый документ
Рассчитать объект
Рассчитать записи одного документа
Открыть справочник-владелец
Исправить результат расчета записи
Задать глубину просмотра архива
Сменить текущий расчетный период
Описание
Открыть документ
Рассказать про...
Удалить документ
Отбор в журнале расчетов
Диалоговое окно для отбора записей представлено на рис. 5.35. В журнале расчетов можно отбирать записи по какому-либо признаку, предварительно заданному при настройке системы. Стандартно в системе определен вид отбора — ФизЛицо, Элемент для отбора задается в реквизите Значение отбора (отбор происходит из справочника Сотрудники).Отбор записей
Вицы отбора
_
»»*««<« Г Получвг»
Ползать т
автомвтілескя
йткжмигь отбор I Отмаие I Поном» I
Рис. 5.35. Диалоговое окно Отбор записей (отбор из справочника)
При нажатии на кнопку Установить отбор по значению диалоговое окно отбора закрывается, в журнале расчета зарплаты отображаются только записи выбранного сотрудника.
Если пользователь не уверен в том, что для нужного сотрудника есть записи в журнале, он может воспользоваться вариантом отбора из существующих в журнале записей. Для этого необходимо нажать на кнопку Получить список. В списке Существующие значения отобразятся те сотрудники, для которых в журнале расчетов есть записи (рис. 5.36).
Отбор записей
Установить отбор
Бахшиев П. И. Белкина А. Г. Волков А, И.
Гладилина В. М
Р.
Ковальков Н. Ф Копьгтин ф, И.
Лчкин И. Ф,
Получать по; |50 -fj значений Г” Получать вегомлтчческй
Отмена
Рис. 5.36. Диалоговое окно Отбор записей (из существующих значений)
Для отбора из существующих значений необходимо дважды щелкнуть мышью на нужном сотруднике или установить на нем курсор и нажать на кнопку Установить отбор. При большом количестве сотрудников целесообразно получать список порциями. Количество сотрудников в порции задается в реквизите Получать по ... значений.
Нажатием кнопки Отключить отбор в журнал возвращаются все записи.
После нажатия на кнопку История отбора (на панели инструментов журнала) в диалоговом окне (рис. 5.37) пользователю предлагается список ранее задаваемых отборов для выбора двойным щелчком мыши нужного варианта.
 |
| Рис. 5.37. Диалоговое окно История отборов |
Поиск
При большом штате сотрудников и обилии документов поиск нужного документа в журнале бывает затруднительным. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в графе журнала Сотрудники и набрать на клавиатуре первые символы фамилии искомого сотрудника. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символві значения которой совпадают с введеннвши. Последний вве-деннвш символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
Внимание!
При невысокой производительности компьютера и большом количестве сотрудников задержки при поиске бывают больше, чем реакция программы на следующий введенный символ поисковой строки. О процессе поиска информирует строка состояния в нижней части окна программы. Характерным звуковым сигналом пользователь уведомляется о неудачной попытке поиска.Формирование журнала расчетов
Журнал расчетов формируется автоматически при проведении документов, задающих соответствующие виды расчетов. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты вводятся в журнал с помощью базового документа Начисление зарплаты. После проведения или перепроведения документа соответствующие записи журнала становятся не рассчитанными, для них необходимо провести расчет заново.Расчет записей журнала
Для расчета записей журнала проще всего воспользоваться контекстным меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте диалогового окна журнала расчетов (рис. 5.38). |
| Рис. 5.38. Контекстное меню журнала расчетов |
? Рассчитать документ (будут рассчитаны все записи, введенные текущим документом);
О Рассчитать объект (будут рассчитаны все записи, относящиеся к текущему сотруднику);
? Рассчитать запись (будет рассчитана только одна текущая строка журнала расчетов).
Нет необходимости рассчитывать весь документ, если нужно рассчитать только одного сотрудника (расчет документа может занять продолжительное время). С другой стороны, нет смысла рассчитывать документ, например, Ежемесячная премия, пока не рассчитан документ Начисление зарплаты.
Самый удобный режим работы с расчетами включает следующую последовательность действий:
1. Ввести все приказы и начисления.
2. Ввести все удержания.
3. Ввести документ Табель отработанного времени (если это необходимо для заданной формы оплаты труда).
4. Ввести документ Больничный лист.
5. Ввести документ Начисление зарплаты.
6. Рассчитать все документы в журнале расчетов.
7. Отредактировать отклонения в журнале расчетов.
Для расчета записей журнала необходимо выполнить одно из следующих
действий:
? в меню Действия (рис. 5.39) выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи;
О в контекстном меню (при нажатии правой кнопки мыши) выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи (см. рис. 5.38);
| 1^5 1C'Предприятие Комплексная конфигурация. редакция 4 П | Ж урнал расчета зарплаты (Апрель 2003 РіГ*1ПІ | |||||
| Ш ?«*"1 Дейпчии Огивам Спрааоччаш . Торгом и ЦоаьАдокямвнг [?.?$_ Р Ееяаіяихіввтьдокамокг | я и бухгалтерия Зарплата и хадры Отчеты Сервис Qioia Оомрщь | ||||
| “ів | ¦ ІЯ 1 | I Щя тш \ toUBi | |||
| I "¦•Э Иамитъдои^юкт | щ |
«•** — | ІИ | II | |
| .. | |||||
|
-Гг— -- |[ „ „Ц Л Вывести поит объектам расчета |
¦ . эДО |
Начало 01 11 01 |
Ояонча 3011 01 | Діа... |
a«pyJR.ffa?bT.«r.ZlT ¦ 1.00000* * |
|
jrdPrf®” | "** Вывести по долому объохту - III' Р0* шла .......... ' ' : . | 5оти | 01.11 01 | 30.11.01 | 200 00 5 | |
| .¦ Д-Ягдарр Вывести по эдрширшя Щк | реп/ | 01.11.01 | 30.1101 | 20.00 г | |
| О'і''- | 01.11.01 | зап оі | 22 00 | 17Б00І 7,00000 3 | |
| Огрс- » Расечаач.аапис» | ыхо/ | 07.11.01 | 0711.01 | 0.00 * | |
| Я ijr-»-. "і Раесчоагьовьага | 01.1101 | 30,11.01 | 2.000 00 | ||
| ¦ ГРО^І-Ц —¦ мл. . н | е | 07.11.01 | 07.11.01 | 315 79 ? | |
| T7fp-' ¦ .....•- ... | 0111.01 | 01 11 01 | 2.328.95- | ||
| iff ||ГрОК II ^ г- '• ¦¦¦¦'¦¦ ¦¦.- •: | 01.11.01 | 30.11 01 | 1,164.47 — J | ||
| 01.11 01 | 3011 01 | I 1.665 00 І | |||
| TF~|| Г рсь ' ¦ т значению | | 01.11.01 | 30.11 01 | 10.766.00- ? | ||
| :: ЦдП»Е-^‘ ^Змслгит*»расчетов | 01.11 01 | 3011 01 | 1.645 00 г 2 | ||
| .Ч-ІІ * Сменить период расчета.,. 1 | эДО | 01.1201 | 31.1201 | » 000“ ^ | |
| g llrP°N fici - ¦ _ ¦ - • | 01.12 01 | 31.1201 | 21.00 | 168.00 » 7.000. OOSl | |
| 1 frjrpWrJ™ Hffi t&m просмотра -архива..,. | 011201 | 31 1201 | ' 2.000.00 | ||
| r-|-1---. ... ............] | ... 1_____ | ||||
| 1. >ГЪ ( " ¦¦ - * 1 Расчет с1?ассирявОД ^ | |||||
| 1 рЖфмі рлеч_.' | яя | ШШ | шшшшдш | ||
| Ж?-* '• Г-ГЙ1 | юі |
? на панели инструментов нажать на соответствующую кнопку расчета документа, объекта или записи.
Редактирование записейжурнала расчетов
Для редактирования в журнале расчетов доступны только записи текущего периода. При необходимости редактирования записей любого предыдущего периода надо сменить период расчета.Внимание!
После смены периода на предыдущий записи всех последующих периодов становятся не рассчитанными. Для возврата в текущий период пользователю необходимо рассчитать все записи заново.
В журнале расчетов для редактирования доступны только значения реквизитов Дни, Часы и Результат. Для исправления этих значений необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей ячейке или нажать кнопку Исправить результат расчета записи (на панели инструментов окна). Пользователю будет предложено для редактирования диалоговое окно Исправление результата (рис. 5.40).
• !ч |м« • 9Л|»м«ім (Фщраиц 2007 г*!1
|
Громоед Марина Петров!ЦОплата по окладу Громова Марина Пстросі Г ромоеа Марина П стросі Громова Марина Петров»! Б pay Геннаяий Анаголыі Б рву Г ежадий Анаголыі Б рву Геннадий Анагг о пы Б рву Г сжадн* Анатолы НДФЛ Бреу Гвннадий Анагтопы |
Громоеа Марина ПетровIIТскушав начальное сапъ.
Громоеа Марина ПегтровіІ За руководящую работу
Районный коэффициент
,НДФП
НДФЛ уержаннь-
| Исправление резчльтага | |||
|
Оплата по окладу
100001
Рвйонньй коэз>Фи Исправитъ
Шлап> I Сот рудник j Расчете
Рис. 5.40. Диалоговое окно Исправление результата
Аналогичным образом редактируются значения реквизитов Дни и Часы.
Внимание!
Следует иметь в виду, что изменение значений реквизитов Дни и Часы эффективно только при форме оплаты труда по тарифу. В противном случае после расчета данной записи программа восстановит предыдущее значение.
Интервал видимости записей журнала расчетов
В журнале расчетов пользователю для просмотра и редактирования доступны только записи текущего периода. Чтобы просмотреть записи предыдущих периодов, можно воспользоваться одним из способов:О в меню Действия выбрать пункт Задать глубину архива;
О на панели инструментов журнала нажать кнопку Задать глубину архива.
Пользователю будет предложено диалоговое окно Глубина просмотра архива для задания интервала видимости записей в журнале расчетов (рис. 5.41).
Глубина просмотра архива
 |
|
Рис. 5.42. Диалоговое окно Текущий период |
До периода [3 {МаА 2QQ2 г.
1 Марга2?Ю2
I Помадь (
Отмена
Рис. , Диалоговое окно
Глубина просмотра архива
Для редактирования записей предыдущих периодов можно воспользоваться одним из способов:
П в меню Действия выбрать пункт Сменить период расчета;
на панели инструментов журнала нажать кнопку Сменить текущий расчетный период.
Пользователю будет предложено диалоговое окно Текущий период для задания периода расчета (рис. 5.42). Чтобы произвольно задать период расчета, необходимо нажать на кнопку Дополн.<<, из появившегося списка реквизита Установить произвольно выбрать нужный месяц (рис. 5.43) и нажать на кнопку ОК. При этом все записи последующих периодов становятся не рассчитанными.
 |
| Рис. 5.43. Диалоговое окно Текущий период для произвольного задания периода |
