ГЛАВА 3 План счетов

Справочник План счетов (рис. 3.1) открывается при выборе в главном меню пункта Операции, а в нем пункта План счетов. Окно плана счетов, как и справочники, используется в различных режимах программы для выбора счета из списка (например, счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из списка плана счетов). Ввод счета с клавиатуры часто приводит к сдвигам в поле счета, пользователь не сразу понимает, что происходит и теряется, поэтому предпочтительнее пользоваться выбором из плана счетов. Во многих документах при выборе счета из плана счетов активизируются поля субконто, при вводе счета с клавиатуры этого не происходит. План счетов похож на справочник, каждая строка которого отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

Рассмотрим структуру плана счетов.

О Пиктограмма — это самая левая колонка плана счетов, она отражает состояние счета (значения возможных значков пиктограммы приведены в табл. 3.1).

? Код — это полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.

П Наименование — краткое наименование счета (субсчета), отражающее назначение счета.

О В. — признак ведения валютного учета (если по данному счету или субсчету ведется валютный учет, то в этой графе ставится

? К. — признак ведения количественного учета (если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в этой графе ставится ”+”).



3. — признак забалансового счета (если счет является забалансовым, то в этой графе ставится ”+"). Забалансовые счета не могут корреспондироваться с балансовыми счетами, они помогают пользователю вести дополнительный учет, не отраженный в балансе. Пользователь может вести учет по своим забалансовым счетам с помощью ручных проводок.

Рис. 3.1. Диалоговое окно План счетов

О — признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" — активный, "П" — пассивный, "АП" — активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет всегда имеет дебетовый остаток (если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным). Пассивный счет всегда имеет кредитовый остаток (если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным). Активно-пассивный счет может иметь любой остаток (остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным). По умолчанию счет считается активнопассивным.

? Субконтоі, Субконто5 — виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто (например, указание в колонке Субконтоі вида "Номенклатура" будет определять ведение учета по данному счету в разрезе товаров, продукции, услуг или работ).

Расшифровка пиктограмм приведена в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Пиктограммы состояния счета

Пиктограмма Описание

Таблица 3.1 (окончание)

Пиктограмма Описание





Счет является субсчетом или счетом без субсчетов (синий цвет). Выбор из плана счетов доступен

Счет введен пользователем, выбор из плана счетов доступен

Счет помечен на удаление, выбор из плана счетов возможен, но предупреждением

Приемы работы со списком в плане счетов такие же, как и в справочниках, другое дело, какие именно действия имеют смысл. Для балансовых счетов имеет смысл добавлять только субсчета. Вести учет по добавленным субсчетам можно только ручными операциями, а вводить счет, которого нет в балансе, вообще бессмысленно. Что касается забалансовых счетов, то бухгалтеру целесообразнее вести свой учет по своим счетам.

Работать с планом счетов можно в режиме иерархического списка. Для этого надо щелкнуть на кнопке Иерархический список (на панели инструментов). Этот режим удобен для рассмотрения только одного счета со всеми субсчетами. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<J> или выберите в меню Действия пункт Следующий уровень и текущий счет развернется отдельно. Чтобы вернуться назад в общий список, необходимо нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<t> или выбрать из меню Действия пункт Предыдущий уровень.

Чтотакоесубконто

Пользователю термин "субконто" незнаком. Наиболее простое объяснение можно дать, сравнивая субконто с субсчетами. Представьте себе, что вам необходимо анализировать счет по ряду признаков. Самый простой способ — задать субсчета по этим признакам, что раньше и делали, в результате чего Главная книга разрасталась, а бухгалтер тонул в куче бумажных сводов и расшифровок. Теперь все эти признаки соберем в справочник и назовем его субконто. Оказывается, что ряд признаков уже находится в имеющихся справочниках. Вы убираете все свои субсчета и заменяете их получившимся справочником, выбирая из него для каждой проводки конкретный признак. Такой механизм осуществляет программа с помощью субконто, или попросту справочников. Например, очень актуален для бухгалтера анализ затрат. У счета 44.1 (издержки обращения) в качестве субконто задан справочник Статьи издержек обращения, который заполняется бухгалтером по его усмотрению, а при формировании проводок программа вносит в проводки те статьи затрат, которые указывает бухгалтер. Для оперативной работы пользователь в любой момент может получить аналитику счета с помощью отчетов Анализ субконто или Анализ счета по субконто. В плане счетов у некоторых из них до трех уровней субконто, т. е. аналитика задана до третьего уровня. Пользователь на каждом шагу сталкивается с субконто при работе с документами, которые формируют проводки.

Редактирование плана счетов

Для сохранения целостности работы всей системы ряд счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы, пользователю практически недоступен для редактирования (у таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если таковые имеются в плане счетов).

Ввод счетов

Прежде чем рассмотреть механизм ввода нового счета или субсчета, обсудим ситуации, которые диктуют это действие. Предусмотренный разработчиками план счетов в сочетании с заданными субконто удовлетворяет практически все нужды пользователей. Как показывает опыт, попытки ввести новый счет или субсчет встречаются часто у тех, кто не вполне понимает механизм работы субконто. Необходимо помнить, что учет по введенным счетам в программе придется вести ручными проводками. Особенно опасно использовать такие счета в документах, где запрашивается счет из плана счетов. Представим себе, что произойдет, если мы добавим счет 92 и выберем его в качестве корреспондирующего в документе Передача материалов в производство. Документ Передача готовой продукции на склад корреспондирует счет 40 с 43, а документ Закрытие месяца не закрывает счет 92.

Добавить счет или субсчет в план счетов можно несколькими способами:

О нажать кнопку Новая строка на панели инструментов окна плана счетов;

? нажать клавишу <Ins>;

О в меню Действия выбрать пункт Новый.

Редактировать счет удобнее в диалоговом окне, но для этого режим предварительно должен быть задан (в меню Действия выбрать пункт Редактировать в диалоге), в противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в списке, т. е. непосредственно в окне плана счетов. Как видно из рис. 3.2, для редактирования доступны все реквизиты счета, т. к. этот счет был введен пользователем.

При записи новой строки программа задает вопрос — будут ли у нового счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой (т. е. счетом верхнего уровня) и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть применен в проводках, в них могут быть использованы только его субсчета.

Рис. 3.2. Диалоговое окно редактирования счета

При попытке задать субсчет у счета, ранее не имевшего субсчетов, программа создаст в плане счетов группу с тем же кодом, который имел данный счет, а сам счет сделает субсчетом группы с кодом субсчета "О". То есть фактически существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы. При этом группа будет иметь тот же код, что был у данного счета, а на созданном субсчете будут отражены все итоги, которые были на рассматриваемом счете. Например, если был счет 92, не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет 92.1, то счет 92 будет переименован в 92.0 и будет создан счет 92, являющийся группой для субсчетов 92.1 и 92.0. Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги (по прежнему счету без субсчетов) на созданном автоматически субсчете. Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

Внимание!

Для счетов, заданных как простые, невозможно задать субсчета — программа выдает сообщение (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Сообщение об ошибке при попытке ввода субсчета

( Важно! )

Иногда продвинутые пользователи задают субсчета для простых счетов в конфигураторе, в результате чего некоторые документы перестают нормально формировать операции. Без помощи программиста этого лучше не делать.

Редактирование счета

Редактировать существующий счет можно следующими способами:

? в меню Действия выбрать пункт Изменить;

О нажать на панели инструментов кнопку Изменить;

? нажать комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>;

П нажать клавишу <Enter> или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующей записи.

Как будет производиться редактирование — в отдельном окне или в строке списка счетов — зависит от конфигурации и установки режима Редактировать в диалоге.

При редактировании в отдельном окне для окончания редактирования следует нажать предназначенную для этого кнопку ОК или Закрыть, а при редактировании в списке — клавишу <Enter> или кнопку панели инструментов Записать.

При изменении реквизитов счетов (признаков аналитического, валютного, количественного учета или признака забалансовое™) программа должна выполнить полный пересчет итогов, который может занять продолжительное время. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение. Если предполагается изменять настройки нескольких счетов, то имеет смысл отказаться от немедленного пересчета, а выполнить его можно после того, как будут сделаны все необходимые изменения в плане счетов. Чтобы сделать пересчет, надо выбрать в главном меню программы пункт Операции, затем Управление бухгалтерскими итогами, потом кнопку Полный пересчет итогов. В случае отказа от немедленного пересчета использование бухгалтерских итогов будет невозможно до выполнения полного пересчета — профамма будет сообщать о необходимости выполнения пересчета итогов при запуске системы и при обращении к итогам.

( Важно! )

Нельзя изменять настройки только у субсчета, не изменяя их у самого счета!

Внимание!

Для отключения настроек аналитического учета (видов субконто) при изменении счета следует использовать пункт Очистить значение (меню Действия, пункт Значение).

Копирование

Иногда бывает удобно добавлять счет/субсчет в план счетов путем копирования уже существующего, для чего достаточно установить указатель на строку, которая будет использоваться в качестве образца, и выполнить одно из следующих действий:

? нажать клавишу <F9>;

Q щелкнуть мышью по кнопке Копировать (на панели инструментов окна плана счетов);

О в меню Действия главного меню программы выбрать пункт Копировать.

При копировании данные нового счета автоматически заполняются данными текущего счета (главное после этого — не забыть заменить предложенный код счета).

Пометка на удаление

Для пометки на удаление счета/субсчета необходимо установить указатель на выбранную строку и выполнить одно из следующих действий:

П нажать клавишу <Del>;

О нажать кнопку Пометить на удаление (на панели инструментов окна плана счетов);

П в меню Действия (главного меню программы) выбрать пункт Пометить на удаление.

После утвердительного ответа на запрос о пометке на удаление счет будет помечен на удаление. Если счет имел субсчета, то они также удаляются или помечаются на удаление. При этом, если счет помечается на удаление, условный значок в крайней левой графе плана счетов перечеркивается. Отменить пометку удаления можно повторным действием пункта Пометить на удаление.

Поиск в плане счетов

Самым востребованным видом поиска в плане счетов является поиск по коду. Окно плана счетов открывается с указателем в колонке Код, надо просто набирать на клавиатуре искомый код. В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части колонки, а курсор устанавливается в ту ячейку списка, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>. Для поиска по другой колонке необходимо при помощи клавиш или мыши перейти в ту колонку списка счетов, в которой нужно найти какое-либо значение. Если план счетов представлен в виде иерархического списка, то поиск идет только в текущей группе списка. Для поиска во всем списке следует отключить режим иерархического списка. Наиболее целесообразно на практике применять быстрый поиск по коду счета, т. к. он использует свойство сортировки по коду и выполняется практически мгновенно. Поиск по другим колонкам не дает выигрыша по сравнению с произвольным поиском.

Описание

Описание счетов (рис. 3.4) с точки зрения назначения их в бухгалтерском учете можно получить после нажатия кнопки Подробно (в нижней части окна плана счетов). Представляет интерес описание субсчетов, которые выделены другим цветом (на рисунке они подчеркнуты). Для получения описания субсчета в описании счета надо навести курсор на нужный субсчет и дважды щелкнуть мышью. Возврат в описание счета лучше делать закрытием окна, а не двойным щелчком по пункту описания счета. Может оказаться полезной возможность вывода на печать представленного описания.



Uписание счета 01

Счет 01

Основные средства

Счет 01 "Основные средства" предназначен для обобщим я информации о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении.

К счету открыты субсчета:

01.1 "Основные средства в организации"

01 ¦2.^,Віі>ібыхив.РСИйЦ<ых CfigflSTg" ,

Аналитический учет по счету в целом ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств (субконто "Основные средства"). Каждый инвентарный объект основных средств - элемент справочника "Основные средства"



Содержание раздела

---