| 
|
|
|
|
Конечной целью работы системы 1С:Торговля (как, впрочем, и любой другой системы автоматизации учета) является предоставление полной и своевременной информации о состоянии средств предприятия. Для обеспечения этого 1С:Торговля содержит систему расчета и хранения итоговой информации, которая позволяет получать необходимые итоговые данные в нужных разрезах.
Итоговая информация в системе 1С:Торговля хранится в регистрах. Необходимое количество регистров для хранения итоговой информации создается в процессе настройки конфигурации задачи. При создании регистXов определяется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в каждом регистре. В терминологии системы 1С:Торговля разрезы хранения итоговых данных называются измерениями, а сами хранимые данные — ресурсами. Итоговая информация, хранящаяся в регистрах, — это значения ресурсов регистра на дату и время, которые могут устанавливаться автоматически или выбираться пользователем.
Проиллюстрируем изложенное таким примером. Предположим, что создан регистр Товарный запас, в котором предстоит хранить информацию о наличии товаров, В таком регистре измерениями будут являться наименования складов и товаров, а ресурсами — количество и стоимость конкретного товара на конкретном складе. Итоговой информацией в данном случае будут значения остатков товара на складах в стоимостном и количественном выражении.
Необходимо отметить, что ресурсы имеют только числовой тип, в то время как измерения могут быть любых типов, разрешенных в системе 1С:Торговля, — строка, дата, элемент справочника и так далее.
В процессе настройки конфигурации задачи для большинства документов создается алгоритм движения регистров, т.е. на встроенном языке программы описывается, каким именно образом проведение данного документа повлияет на остатки и внесет изменениях в регистрах. В процессе проведения документа на основании этого алгоритма формируются конкретные записи об изменениях в регистрах. Эти записи в терминологии системы 1С:Торговля называются движениями регистров, и их можно просмотреть, если открыть документ для редактирования и в меню Действия главного меню программы выбрать пункт Движения регистров.
Процесс вычисления итогов происходит следующим образом. Перед проведением самого первого документа исходным состоянием регистров является отсутствие итогов; регистры пусты. Когда проводится самый первый документ, система подсчета итогов использует сведения о начальном состоянии регистров и записи о движениях регистров, сформированные этим документом, для вычисления значений ресурсов регистра на дату и время проведения документа.
Движения регистров всегда описывают динамику изменений регистров, или, выражаясь проще, указывают системе подсчета итогов, как необходимо увеличить или уменьшить данные, хранящиеся в ресурсах регистра, чтобы получились правильные итоги.
Опять возьмем в качестве примера регистр Товарный запас. Предположим, самый первый документ — приходная накладная — содержит информацию о том, что на склад А поступил товар Б в количестве 5-ти штук (стоимость опустим — для простоты). Запись о движении регистра Товарный запас будет иметь такой смысл: Прибавить 5 к остатку товара Б, находящемуся на складе А.
Как обработает этот документ система расчета итогов? Очень просто: к начальному количеству товара Б на складе А, которое равно 0, она прибавит 5, в результате в некоторую условную ячейку регистра Товарный запас, находящуюся на пересечении склада А и товара Б, будет записана цифра 5. Теперь эта цифра будет считаться начальным состоянием ресурса и, соответствен но, исходной точкой для вычислений, которые необходимо будет выполнить при проведении следующего по очереди документа.
Упомянутая выше исходная точка времени, от которой производится вычисление значений регистров при проведении документов, называется точкой актуальности итогов. Точка актуальности итогов имеет определенную дату и время.
Механизм расчета итогов системы 1С:Торговля позволяет, с одной стороны, всегда поддерживать итоги в актуальном состоянии, а с другой стороны — получать итоги на любой момент времени. Данные возможности реализует механизм смены точки актуальности итогов.
Чтобы итоги всегда поддерживались в актуальном состоянии, точка актуальности итогов автоматически сдвигается при проведении каждого нового документа. Если документы вводятся в хронологическом порядке и проводятся сразу после ввода, то итоги будут актуальны сразу после проведения документа.
Однако в системе 1С:Торговля предусмотрена возможность проведения документа задним числом — когда документ имеет дату и время более ранние, чем точка актуальности итогов. В этом случае точка актуальности итогов остается на месте, но проведение документа изменяет итоги.
Способность системы поддерживать итоги в актуальном состоянии при вводе документов может быть использована в ситуации, когда алгоритм формирования движения регистров использует итоговые данные, например, для контроля остатков товара.
Для получения итогов на любой момент времени точка актуальности итогов может быть сдвинута во времени вперед или назад. Такая смена может быть выполнена самим пользователем в режиме Управление оперативными итогами. При смене точки актуальности итогов значения регистров рассчитываются заново, и при расчете учитываются все проведенные документы, расположенные до точки актуальности итогов.
Для ускорения вычислений, выполняемых при смене точки актуальности итогов, система 1С:Торговля сохраняет промежуточные значения регистров на начало каждого периода хранения итогов (далее — просто период), величина которого задается на стадии конфигурирования и может принимать следующие значения: месяц, пятнадцать дней, десять дней, пять дней. Так как процесс сохранения значений может занимать длительное время, он выполняется только по команде пользователя.
Сохранение значений на начало периода может выполняться двумя способами:
• автоматически, когда точка актуальности итогов сдвигается на следующий период;
• по команде Открыть следующий период, при этом точка актуальности итогов сдвигается на первое число следующего периода.
Данный режим вызывается из диалога управления оперативными итогами. Режим доступен только при монопольном запуске системы.
Использование этой возможности носит чисто административный характер. Никакого влияния на предметную функциональность системы он не оказывает.
Данный режим предназначен для использования в основном администратором системы.
Компонента Оперативный учет системы 1С:Предприятие использует понятие периода хранения остатков по регистрам. Механизм регистров позволяет получать остатки на любой момент, обрабатывая движения регистров начиная с начала того периода хранения остатков, в который этот любой момент попадает. Режим установки периодичности позволяет изменить размер периода хранения остатков.
Для входа в данный режим следует в диалоге Управление оперативными итогами нажать кнопку Изменить в группе Периодичность сохранения остатков. При этом открывается диалог Изменение периода сохранения остатков.
Для изменения периода следует выбрать из списка требуемую периодичность (месяц, пятнадцать дней, десять дней, пять дней). По умолчанию используется значение месяц. Для установки выбранной периодичности следует нажать кнопку Изменить. Процесс изменения периодичности может занять продолжительное время при большом объеме информационной базы.
Для откHза от изменения периодичности следует нажать кнопку Отмена.
Периодичность хранения остатков оказывает следующее влияние на работу системы.
При последовательном вводе и проведении документов по достижении конца периода система выдает сообщение о том, что данный период не открыт. Для открытия периода необходимо запустить систему в монопольном режиме и выполнить открытие периода в режиме Управление оперативными итогами. В зависимости от выбранной периодичности данную операцию нужно будет проделывать раз в месяц, раз в полмесяца, раз в десять или пять дней.
С другой стороны, в тех алгоритмах, которые требуют расчетов остатков по регистрам на произвольный момент, расчет будет выполняться от момента начала периода хранения остатков, то есть, чем меньше период хранения, тем быстрее будет выполняться расчет регистров на произвольный момент. Это может проявляться в некоторых отчетах и при проведении документов задним числом, если алгоритм документа выполняет расчет остатков.
Заметим, что чем меньше период хранения остатков, тем больше объем информационной базы.
Рекомендуется изменять периодичность, только в том случае, если Вас не удовлетворяет быстродействие системы именно по указанным алгоритмам (расчету остатков на произвольный момент времени).
Механизм смены точки актуальности итогов позволяет получать итоговую информацию на любую дату и время. Смена точки актуальности может выполняться двумя способами — автоматически и вручную.
Автоматическая смена точки актуальности итогов происходит при проведении документа. При этом должны соблюдаться следующие условия:
• документ и точка актуальности итогов находятся в одном периоде;
• документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов;
• между проводимым документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов.
Очевидно, что, если документы вводятся в хронологическом порядке и их проведение выполняется сразу после ввода, то перечисленные условия выполняются как бы сами собой. В этом случае подобный порядок смены точки актуальности позволяет поддерживать итоги в актуальном состоянии сразу после проведения каждого документа.
Режим Управление оперативными итогами позволяет вручную сдвигать точку актуальности итогов как вперед, так и назад во времени. Каждое направление движения имеет свои особенности и по-разному влияет на пересчет итогов.
При смещении точки актуальности итогов назад из итогов исключаются проведенные документы, имеющие более поздние дату и время, чем новая точка актуальности итогов. Записи о движениях регистров, порожденные такими документами, сохраняются.
При смещении точки актуальности итогов вперед при пересчете регистров будут учтены все проведенные документы, расположенные до точки актуальности итогов.
Кроме этого, существует возможность автоматического проведения документов, при этом могут повторно проводиться ранее проведенные документы.
Основной особенностью проведения документов в процессе смены точки актуальности итогов заключается в том, что итоги будут актуальны на момент проведения каждого документа. Если алгоритм движения регистров должен использовать итоги для выполнения каких-либо вычислений, то пересчет документов при смене точки актуальности итогов позволяет исключить уже упоминавшиеся ошибки, связанные с проведением документов задним числом — когда точка актуальности итогов имеет более поздние дату и время, чем дата и время у проводимого документа.
Изменение точки актуальности итогов выполняется следующим образом. Следует иметь в виду, что изменение точки акту альности итогов в многопользовательской версии системы 1С:Торговля выполняется только при запуске в монопольном режиме.
1. Закройте все редактируемые документы, если таковые имеются.
2. Вызовите диалог Управление итогами. Это можно сделать, выбрав пункт Управление оперативными итогами в меню Операции главного меню программы.
3. В поле Дата актуальности итогов укажите дату новой точки актуальности итогов.
Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГ или ДД.ММ.ГГГГ в зависимости от параметра системы Число, при этом разделительный точки вводить не надо — они уже присутствуют в поле ввода даты. Нажатием на кнопку Hi можно вызвать встроенный календарь и выбрать нужную дату, щелкнув на ней мышью в окне календаря.
4. Для смены точки актуальности итогов нажмите кнопку Установить и ответьте Да на запрос Изменить Точку Актуальности итогов?.
Дальнейшие действия зависят от направления смещения точки актуальности итогов — вперед или назад во времени.
Если точка актуальности итогов сдвигается назад во времени — ее смена выполняется без дополнительных запросов. Если точка актуальности итогов сдвигается вперед, на экран будет выдан следующий запрос:
Окно запроса содержит два одинаковых списка документов, существующих в системе. В каждом из этих списков необходимо выбрать документы, которые следует проводить при смене точки актуальности итогов, — слева от наименований таких документов необходимо клавишами или мышью проставить отметку 1я.
Левый список предназначен для выбора непроведенных документов, правый — для выбора проведенных. Кнопка Выбрать все позволяет расставить отметки сразу у всех документов списка.
Если вы хотите в процессе смены точки актуальности итогов получать информацию о пересчете документов, следует включить опцию Выводить сообщения о пересчитанных документах. В этом случае при смене точки актуальности итогов будет автоматически открыто окно Сообщения, в котором будут выдаваться сообщения о пересчитанных документах.
После установки всех необходимых параметров для выполнения смены точки актуальности итогов следует нажать кнопку "Выполнить. Нажатие кнопки Отмена позволяет отказать от смены точки актуальности итогов.
Если смена точки актуальности итогов прошла успешно, будет выдано сообщение Изменения ТА завершено!. В этом случае точка актуальности итогов устанавливается на 0 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.
В случае неудачи будет выдано сообщение Изменение ТА не выполнено!.
Чтобы разобраться в причинах неудачи, рекомендуется выполнять смену точки актуальности итогов при включенной опции Выводить сообщения о пересчитанных документах. Проанализировав сообщения, выдаваемые в окне Сообщения в процессе смены точки актуальности итогов, можно найти и устранить причину неудачи.
При работе с журналами документов существует возможность установить точку актуальности итогов равной дате и времени какого-либо документа из журнала. Для этого следует выбрать в журнале строку с записью о документе, который будет служить образцом для установки точки актуальности итогов, и выбрать пункт Установить ТА на документ в меню Действия главного меню программы. Порядок дальнейших действий зависит от направления смещения точки актуальности итогов и описан выше в пункте Смена точки актуальности итогов вручную.
Одним из обязательным условий, необходимых для проведения нового документа, является то, что последний открытый период хранения итогов включает в себя дату проводимого документа. Если это условие не выполняется, т.е. дата документа выходит за текущий период хранения итогов, то при попытке проведения такого документа будет выдано сообщение Период не открыт! и документ проведен не будет.
Открыть следующий период в режиме Управление итогами можно следующими способами:
• сдвинуть точку актуальности итогов на любое число периода, следующего за текущим периодом хранения итогов (см. выше);
• нажать кнопку Открыть в группе Открытие следующего периода. Это действие сдвинет точку актуальности итогов на О часов 00 минут 00 секунд 1-го дня следующего периода.
Если точка актуальности итогов сдвигается на предыдущий период, то текущий период закрывается, и при необходимости вновь попасть в этот - теперь уже следующий - период, потребуется его снова открыть.