d9e5a92d

Глава 4 Журналы и документы

В системе 1С:Торговля вся информация о хозяйственных опе­рациях, совершаемых в торговом предприятии, вводится при по­мощи документов и сохраняется в журналах. При настройке конфигурации задачи разработчик конфигурации или админист­ратор системы проводит настройку документов и создает журна­лы для их хранения.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких жур­налах. Кроме того, в системе 1С:Торговля существует журнал Полный, в котором отображаются все введенные в систему до­кументы.

Так как вся работа с документами ведется в журналах, эти два понятия в данной главе будут рассматриваться вместе.

Количество журналов, с которыми может работть пользова­тель, определяется его набором прав и устанавливается в конфи­гураторе.




Виды журналов

При настройке конфигурации системы 1С:Торговля можно определять практически неограниченное число журналов. Режим конфигурирования системы 1С:Торговля предоставляет широкие возможности по настройке состава колонок журнала, его экран­ного и печатного представления.

Журналы документов предназначены лишь для удобного ото­бражения документов — документ не связан жестко с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1С:Торговля существуют два предопределенных жур­нала — полный и прочие.

Полный журнал, как видно из его названия, отображает доку­менты всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных поль­зователю прав доступа).

Журнал Прочие используется для отображения тех доку­ментов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.

Распределение документов по журналам. В системе 1С:Торговля нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно оп­ределить для каждого вида документов наименование журнала, в котором будет осуществляться работа с этими документами. Кроме того, для конкретных журналов можно указать перечень видов документов, которые должны в нем отображаться. Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все доку­менты с возможностью их отбора по тому или иному признаку.

Окно журнала

Для вывода на экран конкретного журнала могут использо­ваться пункты меню, кнопки панелей инструментов, кнопки дру­гих форм, или другие действия, если это задано на стадии кон­фигурирования.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журна­лы документов можно открыть, используя пункт Журналы до­кументов меню Операции главного меню программы. На эк­ран будет вызван список журналов, существующих в системе.

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать на­именование нужного журнала и затем нажать кнопку ОК. Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от на­стройки конфигурации задачи. Ниже будет описан вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке. Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре графы (колонки):

• Дата — дата документа,

• Время — время документа,

• Документ — наименование вида документа,

• Номер — номер документа.

Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом жур­нале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть опре­делено неограниченное количество дополнительных граф. Допол­нительные графы используются для вывода значений любых дру­гих реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ.

В заголовке окна журнала выдается название журнала, задан­ное при конфигурации, и интервал видимости документов, кото­рый можно изменить при работе с журналом.

Состав граф журнала и их взаимное расположение может быть изменено при настройке конфигурации. По значениям рек­визитов, которые выводятся в основных и дополнительных гра­фах журнала, можно осуществлять быстрый и произвоSьный по­иск.

Внешний вид формы журнала, его свойства, поведение управ­ляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным.

Форма журнала может состоять из совокупности управляю­щих элементов — полей ввода, кнопок, списков, полей со спи­сками, флажков, являющихся стандартными элементами управ­ления Windows.

Закладки. Кроме того, если это обусловлено конфигурацией, форма документа, как и многие другие настраиваемые формы редактирования данных, может содержать закладки. Такие управляющие элементы используются для форм документов, со­держащих большое количество редактируемой информации. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных страницах, между которыми можно переключаться, вы­бирая ту или иную закладку.

Для выбора определенной закладки необходимо щелкнуть на ней мышью. Если закладок много, осуществляется горизонталь­ная прокрутка закладок кнопками прокрутки в правой части формы.

Особенно часто закладки в форме журнала используются в журналах документов, для которых возможет отбор по значению (см. ниже). В этом случае закладки формы соответствуют тем или иным значениям отбора документов журнала. Например, журнал может содержать закладки, отображающие документы, введенные тем или иным пользователем (автором документа).

Просмотр журнала

Просмотр журнала. При большом количестве документов в окне журнала отображается лишь определенная его часть. В этом случае для просмотра журнала можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки.

Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать, соответственно, клавиши Home и End.

Кроме этого, для перемещения курсора по журналу можно ис­пользовать следующие клавиши:

Ctrl+] для перемещения к документам со следующей да­той

Ctrl+[ для перемещения к документам с предыдущей да­той

Интервал видимости. При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных жур­налов), просмотр журнала для поиска нужного документа может занять много времени. В этом случает бывает полезно ограни­чить объем просмотра записей в журнале интервалом видимости. Интервал видимости определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами — ав­томатически и вручную.

Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал види­мости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы).

Для изменения интервала видимости записей журнала необ­ходимо выбрать пункт Интервал из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос Параметры журна­ла.В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. Вместо ввода даты вручную нажатием кнопки К2 можно вызвать календарь для выбора нужной даты мышью. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку ОК..

При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Сортировка записей журнала. В общем случае журнал может содержать документы различного вида. При показе журнала сорти­ровка записей выполняется по следующим правилам:

• записи в журнале сортируются по дате;

• внутри даты записи сортируются по времени документа

• если в пределах одной даты неYколько документов одного вида имеют одинаковое время, они сортируются по номерам.

Отбор документов

Механизм отбора документов предоставляет пользователю воз­можность просматривать в журнале документы, отобранные по неко­торому значению их реквизитов. Например, можно отобрать все до­кументы по конкретному складу или конкретной организации.

Механизм отбора настраивается в конфигурации. На этапе конфи­гурирования определяются виды отбора. Пользователь может выпол­нять отбор документов, используя только те виды отборов, которые определены в конфигурации системы. Например, в системе может быть определено два вида отбора - по складу и по автору доку­мента. Конкретный склад или автор документа будет являться зна­чением отбора.

Отбор документов может выполняться только в определенных журналах. Формальным признаком того, возможен ли отбор в кон­кретном журнале, является то, что пункт Отбор по значению меню Действия является активным.

Виды документов, включаемых в конкретный вид отбора, также определяются в конфигурации.

Заметим, что один и тот же документ может входить и в разные виды отбора и относиться к разным значениям отбора. Так, например, накладная на внутреннее перемещение может включаться в отбор по двум складам (откуда и куда перемещался товар).

Включение режима отбора документов в журнале в зависимости от конфигурации может выполняться разными способами.

Принудительный отбор. Во-первых, отбор документов в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом пользователь всегда работает со списком документов ото­бранных по некоторому значению, например, только с документами, которые он сам создавал.

Выбор значения отбора определен в конфигурации. Во-вторых, отбор может устанавливаться в конкретном журнале специ­альным способом, например, в зависимости от какого либо элемента диалога в форме журнала. В этом случае способ включения механиз­ма отбора должен быть описан в конфигурации.

Например, в форме журнала может быть элемент диалога для вы­бора склада, который будет сразу после выбора устанавливать в жур­нале отбор документов по конкретному складу. Также в конфигура­ции для выбора конкретного значения, по которому будет произво­диться отбор в форме журнала, может быть определено использова­ние закладок отбора. Закладки выводятся в верхней части окна жур­нала и содержат обычно все доступные значения отбора, например, склады. Щелкнув мышью в конкретную закладку можно включить соответствующий отбор.

Ручная установка отбора. Наконец, в-третьих, пользователю мо­жет быть предоставлена возможность самостоятельно выбирать и вид отбора, и значение отбора.

Для входа в режим установки отбора в журнале документов следует выбрать пункт меню Отбор по значению или восполь­зоваться соответствующей кнопкой панели инструментов окна журнала. Данный пункт меню и кнопка могут быть недоступны, если журнал не предназначен для отбора или пользователю не предоставлена возможность самостоятельно устанавливать отбор или в конфигурации не определено ни одного вида отбора. При входе в режим установки отбора открывается диалог, предоставляющий пользователю выбрать вид отбора и конкрет­ное значение отбора.

Для того чтобы включить отбор, должны быть выбраны и вид отбора, и значение отбора, например, вид отбора Склады, а значение Склад хозтоваров.

В верхней части диалога выводится список видов отбора, ус­тановленных в конфигурации. Например, Склады и Организации. Перемещая указатель в списке видов отбора, пользователь выбирает, какой вид отбора он будет использовать.

В нижней части окна диалога помещается список значений отбора. Он может быть получен по текущему (выбранному) виду отбора. Список значений отбора будет содержать те значения отбора, которые реально присутствуют в существующих докумен­тах. Например, если используется отбор по складам, то список значений отбора будет содержать не список всех складов, а список складов, реально использованных в существующих на дан­ный момент документах.

Для заполнения списка значений отбора следует нажать кноп­ку Получить список существующих значений. При этом вы­полняется анализ существующих документов и заполнение спи­ска значений отбора по текущему (выбранному) виду отбора. Заметим, что время анализа документов, зависит в основном не от количества документов, а от количества существующих в них значений данного вида отбора. Например, если в информацион­ной базе содержится 100000 документов, но в них используется всего три склада, то заполнение списка значений отбора будет выполнено очень быстро.

Установка Получать по ... значений устанавливает число значений, которые будут выбираться при заполнении списка су­ществующих значений, до выдачи предупреждения. Это позволя­ет исключить ситуацию, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. При заполнении списка значений, после указанного числа будет выдаваться предупреж­дение Обработано ... значений. Продолжить ?. Пользователь может продолжить или прервать анализ документов. Данная ус­тановка подбирается пользователем опытным путем.

Если во всех видах отбора количество значений не большое, то можно использовать установку Получать автоматически. Если данный переключатель включен, то при входе в диалог ус­тановки отбора и при переключении между видами отбора спи­сок существующих значений будет заполняться автоматически, без использования кнопки Получить список существующих зна­чений.

Установка Только в интервале журнала позволяет включать в список значений отбора только значения из документов, нахо­дящихся в интервале журнала, а не во всем журнале.

Заметим, что данная установка не ускоряет процесса поиска значений.

После того, как список значений получен, можно установить отбор по конкретному значению. Для этого следует нажать кноп­ку диалога Установить отбор. Установить отбор можно также двойным щелчком на конкретном значении из полученного спи­ска существующих значений. При установке отбора диалог за крывается и журнал, из которого вызывался данный режим, пе­реключается в режим отбора по выбранному значению.

Для того чтобы выбрать другое значение отбора, или другой вид отбора, следует снова вызвать режим установки отбора.

Для того чтобы отключить отбор следует войти в режим уста­новки отбора и нажать кнопку Отключить отбор. В этом слу­чае журнал будет показывать все документы всех видов.

Кнопка Отмена диалога режима установки отбора позволяет отказаться от выбора нового значения установки отбора, но не отключает текущий отбор в журнале документов.

Ввод документов

Как уже отмечалось выше, вся хозяйственная деятельность торгового предприятия фиксируется путем ввода информации в документы и записи этих документов в соответствующие журна­лы. При настройке конфигурации задачи определяется структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы и алго­ритмы изменения итоговой информации.

При описании документов на стадии конфигурирования суще­ствуют следующие возможности. Документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату ввода в систему. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, кото­рые являются общими для документа, т.е. имеют один экземпляр на документ. Это, например, клиент, его реквизиты и размер скидки, для такого документа как счет.

Табличная часть документа представляет собой список одно­типных данных, которых может встр ечаться более одного на до­кумент. Это, например, список товар ов с количеством и номенк­латурой для того же счета.

В общем случае табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В не которых документах таблич­ная часть может использоваться как исходные данные для расче­та общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе 1С:Тор говля может содер­жать только одну табличную часть.

Подсказки. Внешний вид диалога для ввода документа, пе­чатная форма документа, влияние документа на итоговую информацию и другие свойства документа определяются при на­стройке конфигурации задачи. Так как любое предприятие имеет какие-то свои особенности даже при работе с документами обще­го применения, сложно привести какие-либо конкретные реко­мендации по порядку работы. Однако система 1С:Торговля со­держит средства создания пользовательской подсказки, которые позволяют при настройке конфигурации задачи описать порядок работы с конкретным документом. В процессе использования до­кумента такую подсказку можно вызвать на экран, наряду с об­щей помощью по системе 1С:Торговля, которая вызывается кла­вишей FI.

Существует несколько видов пользовательских подсказок.

Описание работы с документом можно вызвать, если выбрать пункт Описание из меню Помощь главного меню программы или нажать кнопку К11 на панели инструментов диалога для ввода документа.

Чтобы получить краткую подсказку по конкретным реквизи­там документа, следует поместить указатель мыши над нужным реквизитом и немного подождать. Через 1...2 секунды возле ука­зателя появится надпись, поясняющая назначение реквизита (если такая надпись создана при настройке диалога для ввода документа).

Более подробное описание реквизита можно получить сле­дующим образом.

Нажмите кнопку К12 на панели инструментов диалога ввода документов. Курсор примет вид стрелки с вопросительным зна­ком. Теперь, если щелкнуть мышью по интересующему вас рек­визиту документа, на экран будет выдан текст, поясняющий смысл выбранного реквизита.

Наконец, можно вызвать на экран общее описание настройки, выбрав пункт Общее описание из меню Помощь главного меню программы. Окно Описание представляет собой интерак­тивный справочник, куда при настройке конфигурации задачи может заноситься текст, поясняющий смысл и порядок работы того или иного элемента настройки. Подробнее работа с окном описания рассмотрена в главе 7 Пользовательское описание.

Ввод нового документа

Выбор документа для ввода может осуществляться различны­ми способами.

Ввод из журнала. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов, то для ввода нового до­кумента необходимо

• нажать кнопку К6 на панели инструментов окна журнала или

• нажать клавишу Ins или

• в главном меню программы открыть меню Действия, в этом меню выбрать пункт Новый

Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.

В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.

Совет. Если в сист еме существует много видов документов, и вы не помните, в каком журнале отображаются документы нужно­го вам вида, — откройте полный журнал. Документы, введен­ные в полный журнал, автоматически отображаются также и во всех журналах, для которых это обусловлено конфигурацией.

Если позволяет настройка пользовательского интерфейса (см. ниже), ввод документов можно проводить, не открывая журнала. В списке видов документов необходимо клавишами или мы­шью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку ОК. После этого на экран будет выдан диалог для за­полнения реквизитов нового документа. Если в журнале хранятся документы только одного вида, спи­сок видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

Ввод из меню. Ваш пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, кото­рые могут позволять сразу начать ввод документа — без откры­тия журнала, в котором хранятся эти документы. Для этого сле­дует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специ­ально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов.

Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании настройки. Чтобы вывести описа­ние на экран, следует выбрать пункт Общее описание в меню Помощь главного меню программы или нажать кнопку

Глава 4 Журналы и документы


в панели инструментов главного окна программы.

Если в общем описании информация недостаточна или отсут­ствует, в сеансе конфигурирования системы можно ввести в об­щее описание собственный текст, поясняющий работу того или иного элемента настройки.

Редактирование реквизитов документа

Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигу­рации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообраз­ными. Однако работа с этим диалогом всегда ведется по общим правилам, которые будут описаны в этом параграфе.

Форма документа состоит из совокупности управляющих эле­ментов — полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows.

Закладки. Кроме того, если это. обусловлено конфигурацией, форма документа, как и многие другие настраиваемые формы редактирования данных, может содержать закладки. Такие управляющие элементы используются для форм документов, со­держащих большое количество редактируемой информации. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных страницах между которыми можно переключаться вы­брав ту или иную закладку.

Для выбора определенной закладки необходимо щелкнуть на ней мышью. Если закладок много, осуществляется горизонталь­ная прокрутка закладок кнопками прокрутки в правой части формы.

Перемещение по элементам диалога. Для перемещения по элементам управления диалога можно использовать клавиши Tab и Shift+Tab или просто щелкать мышью в соответствующий эле­мент диалога.

При вводе нового документа можно завершать ввод очередно­го реквизита нажатием клавиши Enter, тогда курсор будет авто­матически переходить на следующий управляющий элемент диа­лога.

В диалоге, как правило, заполняются реквизиты Номер, Дата, другие поля ввода, соответствующие реквизитам доку­мента, а также многострочная часть документа, если она имеется. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять коррекZность и полноту введенных данных. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения.

После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует нажать кнопку ОК или подобную ей кнопку, предна­значенную для сохранения результатов редактирования или за­крыть окно диалога нажатием кнопки закрытия окна, кнопки Отмена или ей подобной. После того, как на экран будет вы­дан запрос о сохранении изменений, следует ответить Да для записи документа, или Нет — для отказа от записи.

Любой документ имеет поля для ввода даты и номера доку­мента. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены.

Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера документа будет содержать номер, автоматически сформирован ный программой. Этот номер можно исправить, однако програм­ма проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номе­рами документов этого же вида, уже введенных в систему.

Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам опре­деленным в конкретной конфигурации и, если при сохранении документа программа обнаружит нарушение требований уни­кальности, будет выдано сообщение Номер не уникальный !, тогда введенный номер следует исправить.

Уникальность номеров документов может поддерживаться для документов данного вида в целом, или для документов введен­ных в пределах определенного интервала времени.

Например, может быть запрещено вводить в течение одного дня накладные с одинаковым номером. С другой стороны, те же накладные за разные даты могли бы иметь одинаковые номера.

В конфигурации может быть задан так называемый префикс номера документа. Это приведет к тому, что при вводе нового документа очередной номер будет предложен не только исходя из установки автонумерации, но и с определенным префиксом. Тем не менее, пользователь может полностью отредактировать предложенный номер, включая его префиксную часть.

Программа предлагает в качестве даты документа рабочую да­ту, установленную в общих параметрах (пункт Параметры ме­ню Сервис главного меню программы). В общем случае рабо­чая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложен­ную программой дату можно изменить.

Для ввода значения типа дата необходимо в поле ввода ука­зать дату в формате ДД.ММ.ГГ (число, порядковый номер меся­ца и две последние цифры года) или ДД.ММ.ГГГГ (число, по­рядковый номер месяца и четыре цифры года). Применение того или иного формата ввода даты устанавливается параметром Число цифр в представлении даты (закладка Общие панели настройки параметров системы). Панель настройки параметров системы вызывается через пункт Параметры меню Сервис.

Разделительные точки указывать не нужно — они всегда при­сутствуют в поле ввода даты. Если дата указана неверно, — на­пример, номер месяца больше 12, — программа не позволит запи­сать такое значение и в этом случае необходимо исправить не­верно указанную дату. Также нельзя будет записать пустую дату. Однако, можно отказаться от ввода значения константы, нажав клавишу Esc, тогда будет сохранено ее предыдущее значение.

При вводе даты можно воспользоваться встроенным календа­рем программы, нажав на кнопку К2 в поле ввода даты или на­жав клавишу F4.

При этом на экране появится встроенный календарь програм­мы, в котором мышкой или при помощи клавиатуры можно вы­брать необходимую дату. Более подробно работа со встроенным календарем описана в главе 9 Сервисные возможности.

Числовые реквизиты вводятся путем набора нужного числа на клавиатуре. В поле ввода числового реквизита может также при­сутствовать кнопка вызова калькулятора К3, если это указано при создании документа в процессе настройки конфигурации за­дачи. При нажатии мышью на эту кнопку на экран будет вызван калькулятор, тогда можно произвести необходимые вычисления и ввести результат в реквизит докуме нта.

Совет. Если кнопка вызова калькулятора не предусмотрена, можно вызвать калькулятор, нажав клавишу F4.

Если реквизит является строкой символов, его ввод осуществ­ляется простым набором необходимых символов на клавиатуре. При этом доступны возможности редактирования символьных строк, предоставляемые операционной системой, например, рабо­та с буфером обмена.

,

Если тип значения реквизита документа не является одним из так называемых базовых типов (рассмотренные выше число, строка и дата), то ввод значения реквизита осуществляется путем выбора из какого-либо списка значений и в поле ввода такого реквизита всегда присутствует кнопка К1. При нажатии мышью на эту кнопку (также можно использовать клавишу F4) на экран будет выдан список, из которого требуется выбрать необходимое значение. Список может являться справочником (т.е. списком элементов справочника), жур­налом документов (т.е. списком документов) или перечислением (списком значений перечисления).

Выбор элемента справочника. Необходимую строку в справоч­нике можно выбрать, дважды щелкнув на ней мышью или нажав кнопку К5 в панели инструментов окна справочника. Кроме выбора элемента справочника, доступны все функции работы со справочни­ком — ввод нового элемента, редактирование, удаление элемента, ре­организация групп многоуровневого справочника и тому подобное.

Если это обусловлено конкретной конфигурацией задачи, спра­вочник из которого производится выбор элемента в качестве значе­ния реквизита, может быть подчиненным другому справочнику (см. главу Справочники). В этом случае выбор значения реквизита не­сколько отличается; при нажатии на кнопку К1 сначала появляется окно справочника-владельца, т.е. того справочника, элементам кото­рого подчинены элементы справочника, используемого для данного реквизита. Только после выбора элемента-владельца на экран выве­дется окно требуемого справочника, в котором можно произвести вы­бор элемента.

В некоторых случаях, документ может содержать реквизит, значением которого может быть не элемент конкретного спра­вочника, а элемент любого справочника (или нескольких спра­вочников). При этом, при редактировании такого реквизита, пе­ред выводом на экран окна справочника, система предложит вы­брать конкретный справочник, элемент которого будет выбирать­ся как значение реквизита.

В этом окне клавиатурой или мышью выбирается наименова­ние требуемого справочника.

Выбор документа. В журнале документов нужный документ выбирается двойным щелчком мышью. Так же, как и при выборе из справочника, здесь доступны все функции для работы с жур­налом и документами.

Выбор значения перечисления. Для выбора нужного значе­ния из перечисления достаточно указать на это значение мышью.

Отказ от выбранного значения. Для очистки значения, кото­рое вводится путем выбора из списка, следует использовать пункт Очистить значение из меню Действия главного меню программы.

Документ может содерNать табличную часть, в этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таблица. Ячейки таблицы являются такими же реквизитами, как и реквизиты шапки, и их ввод выполняется в соответствии с правилами, изложенными выше. Однако работа с таблицей имеет некоторые особенности.

Корректировка ячейки таблицы. Для корректировки рекви­зита табличной части следует выбрать ячейку, содержащую этот реквизит, клавишами или мышью и нажать клавиши Shift+Enter. Ячейка переключится в режим редактирования, тогда можно бу­дет изменить содержащееся в ней значение реквизита. Для окон­чания редактирования ячейки следует опять нажать клавишу Enter.

Ввод строки. Первая строка табличной части вводится авто­матически, когда вы переходите в табличную часть, щелкнув на ней мышью, при этом текущая ячейка строки автоматически пе­реключается в режим редактирования. Нажатие клавиши Enter после указания необходимого значения реквизита выключает ре­жим редактирования текущей ячейки и переводит курсор в сле­дующую ячейку (обычно в соседнюю). Когда значение введено в последнюю ячейку строки, нажатие клавиши Enter выключает режим редактирования ячейки.

Для ввода в табличную часть новой строки следует нажать клавишу Ins. Реквизиты строки заполняются так, как описано в предыдущем абзаце.

Замечание. Если при вводе строки в табличную часть курсор по­сле нажатия клавиши Enter перескакивает через ячейки, зна­чит, в данной конфигурации при создании этого диалога был назначен пропуск этих граф табличной части.

Обычно, графа пропускается, если ее значение вычисляется или заполняется автоматически. Но вы всегда можете вернуться к пропущенной графе и отредактировать автоматически введен­ное значение.

Для корректировки реквизита табличной части следует вы­брать этот реквизит клавишами или мышью и нажать клавиши Shift+Enter. Ячейка переключится в режим редактирования, то­гда можно будет изменить значение реквизита. Для окончания редактирования следует нажать клавишу Enter.

Удаление строки. Для удаления строки табличной части сле­дует выбрать строку клавишами или мышью и нажать клавишу Del или кнопку К8 на панели инструментов окна диалога.

Внимание! Удаление строки производится без дополнительного предупреждения.

Копирование строки. Новую строку в табличную часть мож­но ввести путем копирования уже существующей строки. Для этого выполните следующие действия:

• выберите клавишами или мышью строку, которая будет слу­жить образцом

• нажмите клавишу F9 или кнопку К7 на панели инструментов окна диалога.

В табличную часть будет добавлена новая строка, реквизиты этой строки будут заполнены значениями, скопированными из реквизитов строки-образца.

Номера строк. Крайняя левая графа табличной части диалога содержит номера строк табличной части. Эта графа создается автоматически, если в документе предусмотрена табличная часть. При вводе новой строки в табличную часть ей автоматически присваивается очередной порядковый номер. Однако автоматиче­ски сформированный номер можно изменить.

Для смены номера строки выполните следующие действия:

• выделите ячейку с номером строки;

• нажмите клавиши Shi ft+ Enter для перехода в режим редакти­рования

• введите новый номер

• нажмите клавишу Enter для выхода из режима редактирова­ния.

В любой момент можно нажать клавишу Esc и отказаться от исправления номера строки.

Замечание. Система не поддерживает рулевые номера строк. При попытке ввести нулевой номер сист ема не позволит завершить редактирование этого реквизита абличной части.

Перенумерация строк табличной части. Строки табличной части документа сортируются по номерам строк, поэтому воз­можность корректировки номера строки можно использовать для принудительной сортировки строк табличной части документа в нужном порядке.

Если в результате удаления строк табличной части наруши­лась непрерывность их номеров, ее можно восстановить, выбрав пункт Обновить номера строк в меню Действия главного меню программы.

Корректировка документа

Для корректировки документа следует сначала открыть жур­нал, в котором хранятся документы нужного вида. Если вы не помните, в каком журнале лежат нужные вам документы, — от­крывайте полный журнал: он содержит все введенные документы. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.

Документ можно открыть для корректировки или просмотра, работая в журнале документов, одним из следующих способов:

• нажать клавишу Enter или

• дважды щелкнуть мышью в любом месте строки с записью о нужном документе или

• выбрать пункт Открыть в меню Действия главного меню программы.

В результате любого из этих действий на экран будет выведе­на экранная форма документа.

Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа. Если корректируется проведенный документ, нельзя изменить его дату.

Вы можете открыть для корректировки одновременно не­сколько документов и переключаться между ними с помощью мыши или команд меню Окна.

Копирование документа

Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в журнале с документами нужного вида поместить курсор на строку с докумен­том, который предполагается копировать, и нажать клавишу F9 или выбрать пункт Копировать в меню Действия главного меню программы,

В результате на экран будет выдана форма документа, в кото­рой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца. Новому документу, если это обусловлено конфигурацией, присваивается очередной порядковый номер, а в качестве даты будет простав­лена рабочая дата, установленная в общих параметрах.

Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа.

Удаление (пометка на удаление) документов

Если это предполагается в конкретной конфигурации и если это определено параметром Режим удаления объектов (пункт Параметры меню Сервис, закладка Общие) система под­держивает ссылочную целостность информационной базы. Это значит, что в этом режиме не проводится непосредственное уда­ление таких объектов системы как элементы справочника и до­кументы. При этом возможно лишь установить пометку на уда­ление объекта, но не удалить его. Собственно удаление объектов (в частности, документов) производится при выполнении соот­ветствующей сервисной процедуры — пункт Удаление помечен­ных объектов меню Операции, если эта операция доступна конкретному конечному пользователю.

В каком режиме — непосредственного удаления или пометки на удаление — работает система, легко определить по названию пункта меню Действия (соответственно Удалить или Пометить на удаление).

Для пометки на удаление (удаления) документа сначала необ­ходимо открыть журнал, в котором отображаются документы нужного вида. Это может быть полный журнал, в котором ото­бражаются все введенные документы, или какой-либо определен­ный журнал.

В журнале следует клавишами или мышью поместить курсор на строку с записью о документе, который необходимо удалить.

Удаление документа выполняется одним из следующих спосо­бов:

• нажмите клавишу Del или

• нажмите мышью кнопку К8 на панели инструментов окна журнала или

• выберите пункт Удалить в меню Действия главного меню программы.

После ответа Да на запрос об удалении записи документ будет удален.

Отмена пометки на удаление документа

Если это предполагается в конкретной конфигурации и если это определено параметром Режим удаления объектов (пункт Параметры меню Сервис, закладка Общие) система под­держивает ссылочную целостность информационной базы. Это значит, что в этом режиме документы лишь помечаются к удале­нию. При этом возможно, если это допускает уровень прав поль­зователя, снятие пометки на удаление с ранее помеченного к удалению документа.

Для отмены пометки на удаление документа откройте журнал, в котором отображаются документы нужного вида, поместите курсор на строку с ранее помеченным документом и выполните одно из следующих действий:

• нажмите клавишу Del или

• нажмите мышью кнопку К8 на панели инструментов окна журнала документов или

• выберите пункт Отменить пометку на удаление в меню Действия главного меню программы.

После ответа Да на запрос об отмене пометки на удаление документ будет восстановлен. Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы.

Более подробно о механизме ссылочной целостности смотрите главу 8.

Ввод документа на основании

Система 1С:Торговля имеет возможность копировать инфор­мацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм ввода на основании. Этот механизм позволяет, на­пример, создать расходную накладную, перенеся в нее информа­цию из ранее выписанного счета.

Порядок переноса информации из конкретных реквизитов до­кумента-образца в документ-копию задается при создании доку­ментов в процессе настройки конфигурации задачи и описывает­ся на встроенном языке. Информацию об использовании воз­можности ввода документа на основании другого документа можно получить в описании конфигурации.

Для ввода документа на основании другого документа сле­дует при работе в журнале установить курсор на документ-основание и выполнить одно из следующих действий:

• нажать клавиши Alt+F9 или

• нажать мышью кнопку К13 на панели инструментов окна жур­нала или

• выбрать пункт Ввести на основании в меню Действия главного меню программы.

На экран будет выдан список видов документов. В нем необ­ходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку ОК. После этого на экран будет выдан диалог для ввода нового документа выбранного ви­да, в котором реквизиты будут заполнены информацией, скопи­рованной из документа-основания.

В процессе настройки конфигурации задачи в пользователь­ский интерфейс также могут быть включены пункты меню или кнопки панели инструментов, позволяющие выполнять ввод до­кумента конкретного вида на основании выбранного документа. Использование подобных пунктов меню или кнопок позволяет при вводе документа на основании исключить этап выбора ви­да документа и, таким образом, ускорить и облегчить работу. О наличии подобных возможностей в вашей конфигурации можно узнать из описания конфигурации (пункты Описание, Общее описанPе меню Помощь главного меню программы) или из информации, которая выдается в строке состояния главного окна программы при выборе пункта меню или кнопки панели инстру­ментов.

Новому документу присваивается очередной порядковый но­мер. В качестве даты документа будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах. В любом случае, предложен­ные программой номер и дату документа можно изменить.

Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа.

Подчиненные документы

Наряду с режимом ввода на основании, в системе 1С:Торговля существует возможность создания подчиненных до­кументов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвя­занных документов.

Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в сис­тему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые последовали за счетом, устанавлива­ются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирования этих документов.

Возможность установки между документами отношений под­чинения задается на стадии конфигурирования. Узнать, может ли какой-либо из документов быть подчиненным другому докумен­ту, можно по следующему формальному признаку: в структуре документа (в шапке или табличной части) должен быть реквизит типа документ. Однако следует иметь в виду, что реквизит ти­па документ, присутствующий в структуре документа, может отсутствовать в диалоге для ввода документа. В этом случае для определения того, может ли докуме нт быть подчинен како­му-либо документу, следует обратиться к описанию конфигура­ции (пункты Описание, Общее описание меню Помощь главного меню программы, книга Описание конфигурации).

Часто режим ввода на основании и возможность создания подчиненных документов используются совместно. В приведен­ном выше примере заполнение накладных на отпуск товара удобно организовать при помощи ввода на основании, тогда накладные можно будет заполнять путем переноса информации из ранее выписанного счета.

Для просмотра подчиненных документов необходимо открыть документ для редактирования и выбрать пункт Подчиненные документы в меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан журнал, в котором будут содержаться все до­кументы, подчиненные текущему документу. Если текущий до­кумент не имеет подчиненных, журнал починенных документов будет пуст.

Этот журнал по составу граф может представлять собой по­добный полному журналу или, если это обусловлено конфигу­рацией, иметь любую другую форму. Это значит, что на стадии конфигурирования мог быть создан специальный журнал, кото­рый назначен для отображения подчиненных документов.

Создание печатной формы документа

Если в процессе настройки конфигурации задачи для доку­мента была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, существует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись

Печать, хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.

Пояснение, как строить печатную форму конкретного доку­мента, можно получить в описании настройки.

После нажатия кнопки Печать (или выполнении каких-либо иных действий, если это указано в описании конфигурации) бу­дет построенная печатная форма документа.

Созданная печатная форма открывается в редакторе таблиц системы 1С:Торговля. Если в окне редактора таблиц видна толь­ко часть формы, можно использовать клавиши управления кур­сором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной час­ти формы.

При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возмож­ность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирова­ния путем выбор пункта Только просмотр в меню Вид глав­ного меню программы.

Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт Сохранить или Сохранить как в меню Файл главного меню программы.

Подробно о работе в редакторе таблиц системы 1С:Торговля рассказывается в соответствующем приложении настоящего Ру­ководства.

Печать документа. Для вывода печатной формы на принтер следует в меню Файл главного меню программы выбрать пункт Печать. На экран будет выдан стандартный диалог для настройки параметров печати.

В этом диалоге следует установить необходимые параметры печати: выбрать принтер, диапазон страниц для печати, количе­ство копий, — и нажать кнопку ОК для выполнения печати.

При необходимости перед печатью можно просмотреть доку­мент в том виде, как он будет напечатан. Для этого следует вы­брать пункт Просмотр в меню Файл главного меню про­граммы. При просмотре можно использовать кнопки След. и "Пред. для вывода на экран следующей и предыдущей страниц просматриваемого документа и кнопку 2 Стр./1 Стр. для пере­ключения в режим одновременного просмотра двух страниц до­кумента и обратно.

Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки Развернуть и Свернуть.

Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки дискретно увеличивает мас­штаб изображения. Всего существует 3 фиксированных масштаба просмотра; при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши вновь показывает документ в самом мелком мас­штабе.

Нажатие кнопки Развернуть увеличивает масштаб на 1 шаг, нажатие кнопки Свернуть — уменьшает.

Для выхода из режима предварительного просмотра следует нажать кнопку Закрыть.

Сохранение документа

Запись документа. После заполнения всех необходимых рек­визитов документа его необходимо сохранить. В зависимости от настройки конкретного документа возможны несколько вариан­тов выполнения этого действия.

Если диалог для ввода документа содержит соответствующие кнопки, например, ОК, Сохранить, Ввести или аналогич­ные, сохранение документа выполняется путем нажатия на такую кнопку. Если диалог для ввода документа не имеет кнопок, явно предназначенных для сохранения документа, то сохранение до­кумента выполняется путем закрытия окна диалога. Для этого следует нажать на кнопку закрытия окна .

В обоих случаях на экран будет выдан запрос о необходимо­сти сохранения документа. Вы можете выбрать один из трех ва­риантов ответа:

Да сохранить документ и закрыть окно диалога для ввода документа

Нет закрыть окно диалога для ввода документа, но не сохранять документ

Отмена вернуться в диалог ввода документа.

В процессе сохранения документа вам предстоит ответить на ряд запросов.

Если в запросе о необходимости сохранения документа вы­бран ответ Да, на экран может быть выдан запрос для указа­ния времени документа. После установки необходимого времени следует нажать кнопку ОК для продолжения записи. Нажатие кнопки Отмена" возвратит вас в диалог для ввода реквизитов документа.

Если для документа определен алгоритм проведения, т.е. на встроенном языке системы описано, каким именно образом ввод документа в систему влияет на движение ресурсов, регистры (см. ниже) или изменяет другие данные, то после указания времени записи документа на экран будет выдан запрос о необходимости его проведения. Вы можете сразу провести документ, ответив Да, или ответить Нет и отложить проведение документа на более позднее время.

Время записи документа. При записи документа в журнал существует возможность указать время записи документа.

Возможность указания времени записи документа является важной особенностью системы 1С:Торговля. По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов.

Запрос для указания времени записи документа в журнал бу­дет выдан на экран при сохранении нового документа. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых парамет­ров (пункт Сервис главного меню программы), тогда документ автоматически будет записываться с текущим временем. Присвоение времени документу осуществляется независимо от его вида и независимо от журнала, в который помещается вве­денный документ. Для указания времени записи документа в журнал можно выбрать один из пунктов запроса (см. таблицу).

Время документа

Пояснение

В начало дня

Если документ является в системе самым первым за дату, указанную в реквизите Дата документа, то ему устанавливается условное время 6:00:00. Если документы с датой, ука­занной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журна­ла, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время, на 10 се­кунд меньшее времени самого первого доку­мента с такой же датой, независимо от вида документа.

В конец дня

Если документ является в системе самым первым за дату, указанную в реквизите Дата документа, то ему устанавливается условное время 12:00:00. Если документы с датой, ука­занной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журна­ла, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время на 10 се­кунд большее времени самого последнего до­кумента с такой же датой, независимо от ви­да документа

Текущее время

Документ записывается со временем, которое считывается из системных часов в момент записи.

Время

В поле ввода можно указать в формате ЧЧ:ММ:СС конкретное время, которое будет присвоено документу при записи.

После ТА

Документ записывается со временем сразу после ТА

Замечание. Возможность автоматического помещения документов в начало дня бывает полезной, например, при вводе информа­ции о приходе предварительной оплаты от клиентов. Размещая такую информацию в начале дня, система поддерживает логи­ческую последовательность совершения операций.

После указания необходимого времени следует нажать кнопку ОК.

Изменение времени документа. У непроведенного докумен­та время может быть изменено. Для изменения времени доку­мента следует в журнале установить курсор на строку с этим до­кументом и выбрать пункт Изменить время документа в меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос для указания времени документа (пункт Текущее время будет закрыт от использования). Для указания времени записи документа в журнал можно выбрать один из пунктов запроса (см. таблицу).

Время документа

Пояснение

В начало дня

Если документ является в системе единст­венным за дату, указанную в реквизите Дата документа, то его время не изменит­ся. Если документы с датой, указанной в ре­квизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то документу будет уста­новлено время, на 10 секунд меньшее време­ни самого первого документа с такой же да­той, независимо от вида документа.

В конец дня

Если документ является в системе единст­венным за дату, указанную в реквизите Дата документа, то его время не изменит­ся. Если документы с датой, указанной в ре­квизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то новому документу уста­навливается время на 10 секунд большее времени самого последнего документа с та­кой же датой, независимо от вида документа.

Время

В поле ввода можно указать в формате ЧЧ:ММ:СС конкретное время, которое будет присвоено документу.

После указания необходимого времени следует нажать кнопку ОК для установки нового времени документу.

Проведение документа

Проведением документа называется операция, в результате которой формируются сведения о том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет изменения в регистрах.

Хранение итогов в системе 1 С: Торговля. Перед тем, как рас­смотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим прин­ципы подсчета и хранения итогов в системе 1С:Торговля.

Итоговая информация в системе 1С:Торговля хранится в регист­рах. При создании конфигурации задачи создается необходимое ко­личество регистров. Для каждого регистра определяется, какая ин­формация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.

Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.

При подсчете итогов система 1С:Торговля обрабатывает прове­денные документы и производит соответствующие изменения в реги­страх.

Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включи­тельно обрабатываются проведенные документы, называется точкой актуальности итогов. В общем случае, в качестве точки актуальности итогов берется дата и время самого старшего документа.

Режим Управление итогами позволяет вручную сдвигать точ­ку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитыва­ются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком с пометкой зеленого цвета.

При установке точки актуальности итогов в режиме Управление итогами итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд да­ты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.

Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуаль­ности в режиме Управление итогами. Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы по 20 мая 1996 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 1996 года.

Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.

Глава 4 Журналы и документы


Запрос на необходимость проведения документа выдается на эк­ран всякий раз при сохранении документа, если для документов этого вида существует модуль движения регистров.

Если на запрос ответить Да — документ будет проведен (то есть изменит информацию в регистрах).

В журнале документов проведенный документ, лежащий до точки актуальности итогов, будет помечен в крайней левой колонке знаком с отметкой красного цвета.

Ответив Нет на запрос, вы можете отказаться от проведения до­кумента прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время. Но при этом надо иметь в виду, что при отказе от проведения документа ито­говая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится.

В описанной выше ситуации существует потенциальная возмож­ность появления ошибок в учете.

Например, проведенный документ — накладная на отпуск товара — вы­зван для редактирования, и в накладной исправлено количество отпущен­ного товара После записи накладной без ее проведения, безусловно, воз­никнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и дви­жением регистров, которое должно было бы последовать в результате про­ведения этой накладной. Обнаружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются.

Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его непроведенным.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотруд­никам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигуриро­вания системы, администратор может разрешить только ответст­венным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов задним числом и изменение документов без перепроведения.

Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню Действия главного меню программы выбрать функцию Сделать документ не проведенным. После подтверждения уда­ления движения регистров признак проведенного документа изменится на пустую ячейку.

Теперь непроведенный документ можно откорректировать, за­писать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой ко­лонке журнала будет правильно отражать текущее состояние до­кумента.

Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим си­туации, которые могут возникнуть при проведении документов.

1. Если непроведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении до­кумента могут возникнуть следующие ситуации:

• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении доку­мента точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;

• если между документом и точкой актуальности итогов су­ществуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.

2. Если проводится непроведенный документ с датой и време­нем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведенPи документа задним числом. Необходи­мость этого связана с тем, что алгоритм формирования дви­жения регистров может использовать итоговые данные реги­стров для вычисления каких-либо величин. В описанной си­туации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регист­ров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.

Внимание. Проводить документы задним числом следует с осо­бой осторожностью. Однако, в режиме Управление итогами можно пересчитать документы (выполнить групповое перепро­ведение) и исключить ошибки подобного рода.

Глава 4 Журналы и документы


3. Если дата непроведенного документа равна дате точки акту­альности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведе­нии документа будет выдан запрос:

Если в этом запросе выбрать опцию Провести документ задним числом, то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возмо жно возникновение оши­бок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуаль­ности итогов на момент расчета.

Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию Изменить время документа. Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет акту­альным на момент проведения документа.

Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наибо­лее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода доку­ментов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Торговля в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос Провести документ? другие пользователи мо­гут успеть провести свои документы: система 1С:Торговля про­водит документы в порядке живой очереди. Поэтому приве­денный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке тор­говых параметров (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы), тогда новый документ всегда будет прово­диться после последнего проведенного документа с соответст­вующим изменением времени документа.

4. Когда точка актуальности итогов вручную сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, ис­ключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считать­ся непроведенными. Если подобный документ проводится по­вторно, то возможны следующие ситуации;

• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация по­вторяет описанную выше: точка актуальности итогов авто­матически сдвигается и становится равной дате и времени документа;

• если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой доку­мент не проводится, при этом выдается сообщение о том, что существуют более ранние проведенные документы.

5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повтор­но. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует ито­говые данные из регистров для вычисления каких-либо вели­чин,

Просмотр движения регистров

Для анализа тех изменений, которые произвел в регистрах тот или иной проведенный документ, можно воспользоваться функ­цией просмотра движения регистров.

Для просмотра движения регистров необходимо выполнить следующее:

• откройте журнал, содержащий документы нужного вида. Это может быть какой-то конкретный журнал или полный жур­нал. В журнале установите курсор на запись с тем докумен­том, для которого необходимо просмотреть движение регист­ров. Документ должен быть проведенным;

• в меню Действия главного меню программы выберите функцию Движения документа. На экран будет выдан диа­лог со списком объектов, которыми может управлять доку­мент. Это могут быть реквизиты справочников (см. ниже) и список регистров, существующих в системе.

Отметки слева от наименований регистров показывают, в каких регистрах происходят изменения при проведении выбран­ного документа. Выбрать для просмотра можно любой из регист­ров, представленных в списке.

• клавишами или мышью выберите в списке наименование ин­тересующего вас регистра и нажмите кнопку ОК для про­смотра изменений в этом регистре.

За один прием можно открыть для просмотра только один ре­гистр, однако, несколько раз выполнив описанные выше дейст­вия, можно открыть одновременно несколько окон, содержащих изменения во всех интересующих вас регистрах.

Окно просмотра движения регистров представляет собой таб­лицу, состав колонок этой таблицы зависит от структуры вы­бранного регистра. Соответственно, физический смысл записи в этой таблице также определяется структурой регистра.

Таблица Движения регистров всегда имеет две обязатель­ные колонки.

Колонка N Стр может содержать номер строки табличной части документа, в результате обработки которой появилась дан­ная строка в движении регистров. Необходимость записи номе­ров строк определяется при настройке документа.

Крайняя левая колонка таблицы служит для обозначения ха­рактера произведенных изменений в данном регистре. Знак + обозначает прирост абсолютного значения измерений регистра, знак — — уменьшение. Именно знак — позволил определить в приведенном выше примере, что количество товара уменьши­лось.

Внимание. Записи в таблице Движения регистров всегда отра­жают относительное изменение итоговой информации, храня­щейся в регистрах, — прирост или уменьшение. Для просмотра абсолютных значений следует использовать отчеты, либо спе­циально созданные для этих целей документы. В любом случае, порядок получения итоговой информации определяется в про­цессе настройки конфигурации задачи.

Просмотр изменений периодических реквизитов справочника, выполненных документом

При проведении документы могут выполнять изменения зна­чений периодических реквизитов справочников. Эта возможность определяется для конкретного вида документа в конфигурации. Если документ выполнил изменения в реквизитах справочника, то существует возможность просмотра этих изменений.

Для просмотра изменений периодических реквизитов спра­вочника, выполненных документом, следует выбрать в журнале пункт меню Движения документа или использовать соответст­вующую кнопку панели инструментов. При этом на экран выда­ется список видов возможных действий документа (движений документа). Следует выбрать верхний пункт Реквизиты спра­вочников. Слева в диалоге выводится признак означающий, есть ли изменения в реквизитах справочников у конкретного до­кумента. При выборе этого пункта от крывается окно, содержащее список изменений в периодических реквизитах. Список будет содержать все изменения (по всем справочникам, реквизитам и элементам), которые выполнил данный документ.

Каждая строчка содержит информацию об одном изменении. В ней указывается вид справочника, наименование реквизита, элемент справочника, значение, установленное документом. Кро­ме того, выводится дата, на которую устанавливается значение и номер, строки документа, к которой относится данное изменение.

Поиск в журнале

Для поиска нужной информации в журналах существует не­сколько способов, которые будут описаны ниже.

Для быстрого перехода к нужной строке журнала можно ис­пользовать режим быстрого поиска.

Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту графу журнала, в которой необхо­димо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиату­ре искомое значение. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он ото­бражается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавлива­ется в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске значений различного типа следует соблюдать из­ложенные ниже правила:

• при поиске по дате следует указывать сначала год (две циф­ры), затем — без разделительной точки — месяц, и последним — день, например, 960324 (24 марта 1996 года);

• при поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителя­ми часов и минут;

• при поиске числа сравнение с введенными символами начи­нается с левой цифры.

Если найденное в журнале значение не подходит, можно про­должить быстрый поиск. Для этого следует нажатием клавиши Стрелка Вниз перейти на следующую строку и вновь набрать на клавиатуре искомые символы.

При ручном (неавтоматизированном) учете наиболее часто для идентификации какого-либо документа достаточно назвать его вид и номер. И поиск нужного документа ведется, чаще все­го, именно по этим признакам.

Система 1С:Торговля имеет специальный режим, который по­зволяет найти нужный документ или группу документов, указав вид документа и его номер.

Глава 4 Журналы и документы


Для поиска документа по номеру необходимо нажать клавиши Ctrl+F5 или выбрать пункт Найти по номеру из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос, показанный на рисунке.



Окно запроса в верхней части содержит список видов доку­ментов, которые включаются в текущий журнал. Щелкая мышью на наименование нужного вида, необходимо выбрать виды доку­ментов, в которых будет производиться поиск. Выбранные виды документов будут выделены инверсным цветом. Повторным щелчком мыши выделение можно снять и, таким образом, отка­заться от поиска документа этого вида.

Справа от списка видов документов располагается кнопка Выбрать все. При ее нажатии будут выделены все виды доку­ментов без исключения.

В поле Номер документа необходимо ввести номер, кото­рый необходимо найти. Для выполнения поиска следует нажать кнопку Найти.

Поиск будет осуществляться от текущего положения курсора вниз до конца журнала документов. По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списке Найденные до­кументы.

В этом списке можно выбрать необходимый документ, указав на него мышью. В этом списке можно выбрать только одну стро­ку.

После нажатия кнопки Выбрать окно запроса Поиск доку­мента по номеру будет закрыто, а курсор в журнале документов встанет на строку с выбранным документом.

В любой момент можно отказаться от поиска документа по номеру, нажав кнопку Отмена или закрыв окно запроса.

Наиболее широкими возможностями обладает режим произ­вольного поиска.

Глава 4 Журналы и документы


Для начала поиска следует нажать клавиши Ctrl+F3 или вы­брать пункт Поиск из меню Действия главного меню про­граммы. На экран будет выдан диалог для установки параметров поиска.

При помощи управляющих элементов этого запроса можно задавать разнообразные условия поиска.

Прежде всего, в левом поле можно указать, какого типа ин­формацию необходимо найти. При нажатии на кнопку

Глава 4 Журналы и документы


будет открыт список типов значений, по которым можно осуществлять поиск. Из этого списка необходимо выбрать нужный тип значе­ния. В зависимости от выбранного типа, в поле для шаблона по­иска необходимо указать значение указанного типа.

Переключатель Вперед — Назад — С начала позволяет за­дать направление поиска:

Вперед вниз от текущей строки журнала

Назад вверх от текущей строки журнала

С начала с первой строки видимого интервала докумен­тов в журнале.

Опция По одной колонке, если она включена, указывает, что поиск будет производиться только в текущей графе журнала, — той, в которой стоит курсор. При выключенной опции поиск будет производиться во всех колонках.

Опция Различать регистры, позволяет указать, будут ли различаться при поиске прописные и строчные буквы. Если эта опция включена, прописные и строчные буквы будут считаться разными символами.

Ниже приведены указания, что необходимо ввести в поле шаблона поиска и как будет производиться поиск при указании того или иного типа значения.

Образец поиска

Пояснение

Строка

Необходимо ввести произвольную последова­тельность символов. В этом случае значения в ячейках будут считаться строками символов и будет осуществляться поиск вхождения указан­ной строки в значение ячейки.

Число

Будет осуществляться поиск указанного числа в колонках числового типа. Нажатием кнопки К3 на экран можно вызвать калькулятор для расчета искомого числа.

Дата

В качестве шаблона поиска следует указать да­ту в формате ДД.ММ.ГГ или ДД.ММ.ГГГГ в зависимости от установки параметра Число цифр в представлении даты. Нажатием кнопки К2 на экран можно вызвать календарь для вы­бора искомой даты.

Наименование справочника

Если в качестве типа значения выбрано наиме нование конкретного справочника из числа су­ществующих в системе, то по нажатии кнопки К1 указанный справочник будет выдан на эк­ран. Из него следует выбрать элемент, который необходимо найти

Наименование

вида документа

В качестве шаблона поиска необходимо указать конкретный документ выбранного вида, список документов открывается при нажатии кнопки К1,

Наименование перечисления

В качестве шаблона поиска следует указать одно из значений выбранного перечисления. Спи­сок значений перечисления вызывается на эк­ран нажатием кнопки К1.

После выполнения всех необходимых установок для выполне­ния поиска следует нажать кнопку Поиск.

Если значение, указанное в поле шаблона поиска, найдено в журнале, курсор будет установлен в ячейку с найденным значе­нием. Если значение не найдено, — будет выдано соответствую­щее сообщение.

Если значений, указанных в качестве шаблона поиска, в жур­нале несколько, то курсор устанавливается на первое встретив­шееся (в соответствии с направлением поиска) значение. Можно продолжить поиск с теми же установками, просто нажав клавишу F3 или выбрать пункт Повторить поиск из меню Действия главного меню программы. Для смены направления поиска необ­ходимо:

для поиска вперед

нажмите клавиши Shift+FЗ или выбрать пункт Поиск вперед в меню Действия главного меню программы;

для поиска назад

нажмите клавиши Alt+FЗ или выбрать пункт Поиск назад в меню Действия главного меню программы.



Содержание раздела