В системе 1С:Торговля вся информация о хозяйственных операциях, совершаемых в торговом предприятии, вводится при помощи документов и сохраняется в журналах. При настройке конфигурации задачи разработчик конфигурации или администратор системы проводит настройку документов и создает журналы для их хранения.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе 1С:Торговля существует журнал Полный, в котором отображаются все введенные в систему документы.
Так как вся работа с документами ведется в журналах, эти два понятия в данной главе будут рассматриваться вместе.
Количество журналов, с которыми может работть пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в конфигураторе.
При настройке конфигурации системы 1С:Торговля можно определять практически неограниченное число журналов. Режим конфигурирования системы 1С:Торговля предоставляет широкие возможности по настройке состава колонок журнала, его экранного и печатного представления.
Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения документов — документ не связан жестко с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1С:Торговля существуют два предопределенных журнала — полный и прочие.
Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).
Журнал Прочие используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.
Распределение документов по журналам. В системе 1С:Торговля нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно определить для каждого вида документов наименование журнала, в котором будет осуществляться работа с этими документами. Кроме того, для конкретных журналов можно указать перечень видов документов, которые должны в нем отображаться. Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все документы с возможностью их отбора по тому или иному признаку.
Для вывода на экран конкретного журнала могут использоваться пункты меню, кнопки панелей инструментов, кнопки других форм, или другие действия, если это задано на стадии конфигурирования.
Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт Журналы документов меню Операции главного меню программы. На экран будет вызван список журналов, существующих в системе.
В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного журнала и затем нажать кнопку ОК. Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.
Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Ниже будет описан вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке. Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре графы (колонки):
• Дата — дата документа,
• Время — время документа,
• Документ — наименование вида документа,
• Номер — номер документа.
Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ.
В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.
Состав граф журнала и их взаимное расположение может быть изменено при настройке конфигурации. По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять быстрый и произвоSьный поиск.
Внешний вид формы журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным.
Форма журнала может состоять из совокупности управляющих элементов — полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows.
Закладки. Кроме того, если это обусловлено конфигурацией, форма документа, как и многие другие настраиваемые формы редактирования данных, может содержать закладки. Такие управляющие элементы используются для форм документов, содержащих большое количество редактируемой информации. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных страницах, между которыми можно переключаться, выбирая ту или иную закладку.
Для выбора определенной закладки необходимо щелкнуть на ней мышью. Если закладок много, осуществляется горизонтальная прокрутка закладок кнопками прокрутки в правой части формы.
Особенно часто закладки в форме журнала используются в журналах документов, для которых возможет отбор по значению (см. ниже). В этом случае закладки формы соответствуют тем или иным значениям отбора документов журнала. Например, журнал может содержать закладки, отображающие документы, введенные тем или иным пользователем (автором документа).
Просмотр журнала. При большом количестве документов в окне журнала отображается лишь определенная его часть. В этом случае для просмотра журнала можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки.
Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать, соответственно, клавиши Home и End.
Кроме этого, для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:
Ctrl+] для перемещения к документам со следующей датой
Ctrl+[ для перемещения к документам с предыдущей датой
Интервал видимости. При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных журналов), просмотр журнала для поиска нужного документа может занять много времени. В этом случает бывает полезно ограничить объем просмотра записей в журнале интервалом видимости. Интервал видимости определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.
Интервал видимости устанавливается двумя способами — автоматически и вручную.
Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы).
Для изменения интервала видимости записей журнала необходимо выбрать пункт Интервал из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос Параметры журнала.В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. Вместо ввода даты вручную нажатием кнопки К2 можно вызвать календарь для выбора нужной даты мышью. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку ОК..
При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.
Сортировка записей журнала. В общем случае журнал может содержать документы различного вида. При показе журнала сортировка записей выполняется по следующим правилам:
• записи в журнале сортируются по дате;
• внутри даты записи сортируются по времени документа
• если в пределах одной даты неYколько документов одного вида имеют одинаковое время, они сортируются по номерам.
Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов. Например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации.
Механизм отбора настраивается в конфигурации. На этапе конфигурирования определяются виды отбора. Пользователь может выполнять отбор документов, используя только те виды отборов, которые определены в конфигурации системы. Например, в системе может быть определено два вида отбора - по складу и по автору документа. Конкретный склад или автор документа будет являться значением отбора.
Отбор документов может выполняться только в определенных журналах. Формальным признаком того, возможен ли отбор в конкретном журнале, является то, что пункт Отбор по значению меню Действия является активным.
Виды документов, включаемых в конкретный вид отбора, также определяются в конфигурации.
Заметим, что один и тот же документ может входить и в разные виды отбора и относиться к разным значениям отбора. Так, например, накладная на внутреннее перемещение может включаться в отбор по двум складам (откуда и куда перемещался товар).
Включение режима отбора документов в журнале в зависимости от конфигурации может выполняться разными способами.
Принудительный отбор. Во-первых, отбор документов в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом пользователь всегда работает со списком документов отобранных по некоторому значению, например, только с документами, которые он сам создавал.
Выбор значения отбора определен в конфигурации. Во-вторых, отбор может устанавливаться в конкретном журнале специальным способом, например, в зависимости от какого либо элемента диалога в форме журнала. В этом случае способ включения механизма отбора должен быть описан в конфигурации.
Например, в форме журнала может быть элемент диалога для выбора склада, который будет сразу после выбора устанавливать в журнале отбор документов по конкретному складу. Также в конфигурации для выбора конкретного значения, по которому будет производиться отбор в форме журнала, может быть определено использование закладок отбора. Закладки выводятся в верхней части окна журнала и содержат обычно все доступные значения отбора, например, склады. Щелкнув мышью в конкретную закладку можно включить соответствующий отбор.
Ручная установка отбора. Наконец, в-третьих, пользователю может быть предоставлена возможность самостоятельно выбирать и вид отбора, и значение отбора.
Для входа в режим установки отбора в журнале документов следует выбрать пункт меню Отбор по значению или воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов окна журнала. Данный пункт меню и кнопка могут быть недоступны, если журнал не предназначен для отбора или пользователю не предоставлена возможность самостоятельно устанавливать отбор или в конфигурации не определено ни одного вида отбора. При входе в режим установки отбора открывается диалог, предоставляющий пользователю выбрать вид отбора и конкретное значение отбора.
Для того чтобы включить отбор, должны быть выбраны и вид отбора, и значение отбора, например, вид отбора Склады, а значение Склад хозтоваров.
В верхней части диалога выводится список видов отбора, установленных в конфигурации. Например, Склады и Организации. Перемещая указатель в списке видов отбора, пользователь выбирает, какой вид отбора он будет использовать.
В нижней части окна диалога помещается список значений отбора. Он может быть получен по текущему (выбранному) виду отбора. Список значений отбора будет содержать те значения отбора, которые реально присутствуют в существующих документах. Например, если используется отбор по складам, то список значений отбора будет содержать не список всех складов, а список складов, реально использованных в существующих на данный момент документах.
Для заполнения списка значений отбора следует нажать кнопку Получить список существующих значений. При этом выполняется анализ существующих документов и заполнение списка значений отбора по текущему (выбранному) виду отбора. Заметим, что время анализа документов, зависит в основном не от количества документов, а от количества существующих в них значений данного вида отбора. Например, если в информационной базе содержится 100000 документов, но в них используется всего три склада, то заполнение списка значений отбора будет выполнено очень быстро.
Установка Получать по ... значений устанавливает число значений, которые будут выбираться при заполнении списка существующих значений, до выдачи предупреждения. Это позволяет исключить ситуацию, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. При заполнении списка значений, после указанного числа будет выдаваться предупреждение Обработано ... значений. Продолжить ?. Пользователь может продолжить или прервать анализ документов. Данная установка подбирается пользователем опытным путем.
Если во всех видах отбора количество значений не большое, то можно использовать установку Получать автоматически. Если данный переключатель включен, то при входе в диалог установки отбора и при переключении между видами отбора список существующих значений будет заполняться автоматически, без использования кнопки Получить список существующих значений.
Установка Только в интервале журнала позволяет включать в список значений отбора только значения из документов, находящихся в интервале журнала, а не во всем журнале.
Заметим, что данная установка не ускоряет процесса поиска значений.
После того, как список значений получен, можно установить отбор по конкретному значению. Для этого следует нажать кнопку диалога Установить отбор. Установить отбор можно также двойным щелчком на конкретном значении из полученного списка существующих значений. При установке отбора диалог за крывается и журнал, из которого вызывался данный режим, переключается в режим отбора по выбранному значению.
Для того чтобы выбрать другое значение отбора, или другой вид отбора, следует снова вызвать режим установки отбора.
Для того чтобы отключить отбор следует войти в режим установки отбора и нажать кнопку Отключить отбор. В этом случае журнал будет показывать все документы всех видов.
Кнопка Отмена диалога режима установки отбора позволяет отказаться от выбора нового значения установки отбора, но не отключает текущий отбор в журнале документов.
Как уже отмечалось выше, вся хозяйственная деятельность торгового предприятия фиксируется путем ввода информации в документы и записи этих документов в соответствующие журналы. При настройке конфигурации задачи определяется структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы и алгоритмы изменения итоговой информации.
При описании документов на стадии конфигурирования существуют следующие возможности. Документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату ввода в систему. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, т.е. имеют один экземпляр на документ. Это, например, клиент, его реквизиты и размер скидки, для такого документа как счет.
Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встр ечаться более одного на документ. Это, например, список товар ов с количеством и номенклатурой для того же счета.
В общем случае табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В не которых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе 1С:Тор говля может содержать только одну табличную часть.
Подсказки. Внешний вид диалога для ввода документа, печатная форма документа, влияние документа на итоговую информацию и другие свойства документа определяются при настройке конфигурации задачи. Так как любое предприятие имеет какие-то свои особенности даже при работе с документами общего применения, сложно привести какие-либо конкретные рекомендации по порядку работы. Однако система 1С:Торговля содержит средства создания пользовательской подсказки, которые позволяют при настройке конфигурации задачи описать порядок работы с конкретным документом. В процессе использования документа такую подсказку можно вызвать на экран, наряду с общей помощью по системе 1С:Торговля, которая вызывается клавишей FI.
Существует несколько видов пользовательских подсказок.
Описание работы с документом можно вызвать, если выбрать пункт Описание из меню Помощь главного меню программы или нажать кнопку К11 на панели инструментов диалога для ввода документа.
Чтобы получить краткую подсказку по конкретным реквизитам документа, следует поместить указатель мыши над нужным реквизитом и немного подождать. Через 1...2 секунды возле указателя появится надпись, поясняющая назначение реквизита (если такая надпись создана при настройке диалога для ввода документа).
Более подробное описание реквизита можно получить следующим образом.
Нажмите кнопку К12 на панели инструментов диалога ввода документов. Курсор примет вид стрелки с вопросительным знаком. Теперь, если щелкнуть мышью по интересующему вас реквизиту документа, на экран будет выдан текст, поясняющий смысл выбранного реквизита.
Наконец, можно вызвать на экран общее описание настройки, выбрав пункт Общее описание из меню Помощь главного меню программы. Окно Описание представляет собой интерактивный справочник, куда при настройке конфигурации задачи может заноситься текст, поясняющий смысл и порядок работы того или иного элемента настройки. Подробнее работа с окном описания рассмотрена в главе 7 Пользовательское описание.
Выбор документа для ввода может осуществляться различными способами.
Ввод из журнала. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов, то для ввода нового документа необходимо
• нажать кнопку К6 на панели инструментов окна журнала или
• нажать клавишу Ins или
• в главном меню программы открыть меню Действия, в этом меню выбрать пункт Новый
Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.
В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.
Совет. Если в сист еме существует много видов документов, и вы не помните, в каком журнале отображаются документы нужного вам вида, — откройте полный журнал. Документы, введенные в полный журнал, автоматически отображаются также и во всех журналах, для которых это обусловлено конфигурацией.
Если позволяет настройка пользовательского интерфейса (см. ниже), ввод документов можно проводить, не открывая журнала. В списке видов документов необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку ОК. После этого на экран будет выдан диалог для заполнения реквизитов нового документа. Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.
Ввод из меню. Ваш пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа — без открытия журнала, в котором хранятся эти документы. Для этого следует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов.
Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании настройки. Чтобы вывести описание на экран, следует выбрать пункт Общее описание в меню Помощь главного меню программы или нажать кнопку
Если в общем описании информация недостаточна или отсутствует, в сеансе конфигурирования системы можно ввести в общее описание собственный текст, поясняющий работу того или иного элемента настройки.
Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Однако работа с этим диалогом всегда ведется по общим правилам, которые будут описаны в этом параграфе.
Форма документа состоит из совокупности управляющих элементов — полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows.
Закладки. Кроме того, если это. обусловлено конфигурацией, форма документа, как и многие другие настраиваемые формы редактирования данных, может содержать закладки. Такие управляющие элементы используются для форм документов, содержащих большое количество редактируемой информации. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных страницах между которыми можно переключаться выбрав ту или иную закладку.
Для выбора определенной закладки необходимо щелкнуть на ней мышью. Если закладок много, осуществляется горизонтальная прокрутка закладок кнопками прокрутки в правой части формы.
Перемещение по элементам диалога. Для перемещения по элементам управления диалога можно использовать клавиши Tab и Shift+Tab или просто щелкать мышью в соответствующий элемент диалога.
При вводе нового документа можно завершать ввод очередного реквизита нажатием клавиши Enter, тогда курсор будет автоматически переходить на следующий управляющий элемент диалога.
В диалоге, как правило, заполняются реквизиты Номер, Дата, другие поля ввода, соответствующие реквизитам документа, а также многострочная часть документа, если она имеется. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять коррекZность и полноту введенных данных. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения.
После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует нажать кнопку ОК или подобную ей кнопку, предназначенную для сохранения результатов редактирования или закрыть окно диалога нажатием кнопки закрытия окна, кнопки Отмена или ей подобной. После того, как на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует ответить Да для записи документа, или Нет — для отказа от записи.
Любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены.
Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера документа будет содержать номер, автоматически сформирован ный программой. Этот номер можно исправить, однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему.
Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам определенным в конкретной конфигурации и, если при сохранении документа программа обнаружит нарушение требований уникальности, будет выдано сообщение Номер не уникальный !, тогда введенный номер следует исправить.
Уникальность номеров документов может поддерживаться для документов данного вида в целом, или для документов введенных в пределах определенного интервала времени.
Например, может быть запрещено вводить в течение одного дня накладные с одинаковым номером. С другой стороны, те же накладные за разные даты могли бы иметь одинаковые номера.
В конфигурации может быть задан так называемый префикс номера документа. Это приведет к тому, что при вводе нового документа очередной номер будет предложен не только исходя из установки автонумерации, но и с определенным префиксом. Тем не менее, пользователь может полностью отредактировать предложенный номер, включая его префиксную часть.
Программа предлагает в качестве даты документа рабочую дату, установленную в общих параметрах (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы). В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную программой дату можно изменить.
Для ввода значения типа дата необходимо в поле ввода указать дату в формате ДД.ММ.ГГ (число, порядковый номер месяца и две последние цифры года) или ДД.ММ.ГГГГ (число, порядковый номер месяца и четыре цифры года). Применение того или иного формата ввода даты устанавливается параметром Число цифр в представлении даты (закладка Общие панели настройки параметров системы). Панель настройки параметров системы вызывается через пункт Параметры меню Сервис.
Разделительные точки указывать не нужно — они всегда присутствуют в поле ввода даты. Если дата указана неверно, — например, номер месяца больше 12, — программа не позволит записать такое значение и в этом случае необходимо исправить неверно указанную дату. Также нельзя будет записать пустую дату. Однако, можно отказаться от ввода значения константы, нажав клавишу Esc, тогда будет сохранено ее предыдущее значение.
При вводе даты можно воспользоваться встроенным календарем программы, нажав на кнопку К2 в поле ввода даты или нажав клавишу F4.
При этом на экране появится встроенный календарь программы, в котором мышкой или при помощи клавиатуры можно выбрать необходимую дату. Более подробно работа со встроенным календарем описана в главе 9 Сервисные возможности.
Числовые реквизиты вводятся путем набора нужного числа на клавиатуре. В поле ввода числового реквизита может также присутствовать кнопка вызова калькулятора К3, если это указано при создании документа в процессе настройки конфигурации задачи. При нажатии мышью на эту кнопку на экран будет вызван калькулятор, тогда можно произвести необходимые вычисления и ввести результат в реквизит докуме нта.
Совет. Если кнопка вызова калькулятора не предусмотрена, можно вызвать калькулятор, нажав клавишу F4.
Если реквизит является строкой символов, его ввод осуществляется простым набором необходимых символов на клавиатуре. При этом доступны возможности редактирования символьных строк, предоставляемые операционной системой, например, работа с буфером обмена.
Если тип значения реквизита документа не является одним из так называемых базовых типов (рассмотренные выше число, строка и дата), то ввод значения реквизита осуществляется путем выбора из какого-либо списка значений и в поле ввода такого реквизита всегда присутствует кнопка К1. При нажатии мышью на эту кнопку (также можно использовать клавишу F4) на экран будет выдан список, из которого требуется выбрать необходимое значение. Список может являться справочником (т.е. списком элементов справочника), журналом документов (т.е. списком документов) или перечислением (списком значений перечисления).
Выбор элемента справочника. Необходимую строку в справочнике можно выбрать, дважды щелкнув на ней мышью или нажав кнопку К5 в панели инструментов окна справочника. Кроме выбора элемента справочника, доступны все функции работы со справочником — ввод нового элемента, редактирование, удаление элемента, реорганизация групп многоуровневого справочника и тому подобное.
Если это обусловлено конкретной конфигурацией задачи, справочник из которого производится выбор элемента в качестве значения реквизита, может быть подчиненным другому справочнику (см. главу Справочники). В этом случае выбор значения реквизита несколько отличается; при нажатии на кнопку К1 сначала появляется окно справочника-владельца, т.е. того справочника, элементам которого подчинены элементы справочника, используемого для данного реквизита. Только после выбора элемента-владельца на экран выведется окно требуемого справочника, в котором можно произвести выбор элемента.
В некоторых случаях, документ может содержать реквизит, значением которого может быть не элемент конкретного справочника, а элемент любого справочника (или нескольких справочников). При этом, при редактировании такого реквизита, перед выводом на экран окна справочника, система предложит выбрать конкретный справочник, элемент которого будет выбираться как значение реквизита.
В этом окне клавиатурой или мышью выбирается наименование требуемого справочника.
Выбор документа. В журнале документов нужный документ выбирается двойным щелчком мышью. Так же, как и при выборе из справочника, здесь доступны все функции для работы с журналом и документами.
Выбор значения перечисления. Для выбора нужного значения из перечисления достаточно указать на это значение мышью.
Отказ от выбранного значения. Для очистки значения, которое вводится путем выбора из списка, следует использовать пункт Очистить значение из меню Действия главного меню программы.
Документ может содерNать табличную часть, в этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таблица. Ячейки таблицы являются такими же реквизитами, как и реквизиты шапки, и их ввод выполняется в соответствии с правилами, изложенными выше. Однако работа с таблицей имеет некоторые особенности.
Корректировка ячейки таблицы. Для корректировки реквизита табличной части следует выбрать ячейку, содержащую этот реквизит, клавишами или мышью и нажать клавиши Shift+Enter. Ячейка переключится в режим редактирования, тогда можно будет изменить содержащееся в ней значение реквизита. Для окончания редактирования ячейки следует опять нажать клавишу Enter.
Ввод строки. Первая строка табличной части вводится автоматически, когда вы переходите в табличную часть, щелкнув на ней мышью, при этом текущая ячейка строки автоматически переключается в режим редактирования. Нажатие клавиши Enter после указания необходимого значения реквизита выключает режим редактирования текущей ячейки и переводит курсор в следующую ячейку (обычно в соседнюю). Когда значение введено в последнюю ячейку строки, нажатие клавиши Enter выключает режим редактирования ячейки.
Для ввода в табличную часть новой строки следует нажать клавишу Ins. Реквизиты строки заполняются так, как описано в предыдущем абзаце.
Замечание. Если при вводе строки в табличную часть курсор после нажатия клавиши Enter перескакивает через ячейки, значит, в данной конфигурации при создании этого диалога был назначен пропуск этих граф табличной части.
Обычно, графа пропускается, если ее значение вычисляется или заполняется автоматически. Но вы всегда можете вернуться к пропущенной графе и отредактировать автоматически введенное значение.
Для корректировки реквизита табличной части следует выбрать этот реквизит клавишами или мышью и нажать клавиши Shift+Enter. Ячейка переключится в режим редактирования, тогда можно будет изменить значение реквизита. Для окончания редактирования следует нажать клавишу Enter.
Удаление строки. Для удаления строки табличной части следует выбрать строку клавишами или мышью и нажать клавишу Del или кнопку К8 на панели инструментов окна диалога.
Внимание! Удаление строки производится без дополнительного предупреждения.
Копирование строки. Новую строку в табличную часть можно ввести путем копирования уже существующей строки. Для этого выполните следующие действия:
• выберите клавишами или мышью строку, которая будет служить образцом
• нажмите клавишу F9 или кнопку К7 на панели инструментов окна диалога.
В табличную часть будет добавлена новая строка, реквизиты этой строки будут заполнены значениями, скопированными из реквизитов строки-образца.
Номера строк. Крайняя левая графа табличной части диалога содержит номера строк табличной части. Эта графа создается автоматически, если в документе предусмотрена табличная часть. При вводе новой строки в табличную часть ей автоматически присваивается очередной порядковый номер. Однако автоматически сформированный номер можно изменить.
Для смены номера строки выполните следующие действия:
• выделите ячейку с номером строки;
• нажмите клавиши Shi ft+ Enter для перехода в режим редактирования
• введите новый номер
• нажмите клавишу Enter для выхода из режима редактирования.
В любой момент можно нажать клавишу Esc и отказаться от исправления номера строки.
Замечание. Система не поддерживает рулевые номера строк. При попытке ввести нулевой номер сист ема не позволит завершить редактирование этого реквизита абличной части.
Перенумерация строк табличной части. Строки табличной части документа сортируются по номерам строк, поэтому возможность корректировки номера строки можно использовать для принудительной сортировки строк табличной части документа в нужном порядке.
Если в результате удаления строк табличной части нарушилась непрерывность их номеров, ее можно восстановить, выбрав пункт Обновить номера строк в меню Действия главного меню программы.
Для корректировки документа следует сначала открыть журнал, в котором хранятся документы нужного вида. Если вы не помните, в каком журнале лежат нужные вам документы, — открывайте полный журнал: он содержит все введенные документы. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.
Документ можно открыть для корректировки или просмотра, работая в журнале документов, одним из следующих способов:
• нажать клавишу Enter или
• дважды щелкнуть мышью в любом месте строки с записью о нужном документе или
• выбрать пункт Открыть в меню Действия главного меню программы.
В результате любого из этих действий на экран будет выведена экранная форма документа.
Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа. Если корректируется проведенный документ, нельзя изменить его дату.
Вы можете открыть для корректировки одновременно несколько документов и переключаться между ними с помощью мыши или команд меню Окна.
Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в журнале с документами нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и нажать клавишу F9 или выбрать пункт Копировать в меню Действия главного меню программы,
В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца. Новому документу, если это обусловлено конфигурацией, присваивается очередной порядковый номер, а в качестве даты будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах.
Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа.
Если это предполагается в конкретной конфигурации и если это определено параметром Режим удаления объектов (пункт Параметры меню Сервис, закладка Общие) система поддерживает ссылочную целостность информационной базы. Это значит, что в этом режиме не проводится непосредственное удаление таких объектов системы как элементы справочника и документы. При этом возможно лишь установить пометку на удаление объекта, но не удалить его. Собственно удаление объектов (в частности, документов) производится при выполнении соответствующей сервисной процедуры — пункт Удаление помеченных объектов меню Операции, если эта операция доступна конкретному конечному пользователю.
В каком режиме — непосредственного удаления или пометки на удаление — работает система, легко определить по названию пункта меню Действия (соответственно Удалить или Пометить на удаление).
Для пометки на удаление (удаления) документа сначала необходимо открыть журнал, в котором отображаются документы нужного вида. Это может быть полный журнал, в котором отображаются все введенные документы, или какой-либо определенный журнал.
В журнале следует клавишами или мышью поместить курсор на строку с записью о документе, который необходимо удалить.
Удаление документа выполняется одним из следующих способов:
• нажмите клавишу Del или
• нажмите мышью кнопку К8 на панели инструментов окна журнала или
• выберите пункт Удалить в меню Действия главного меню программы.
После ответа Да на запрос об удалении записи документ будет удален.
Если это предполагается в конкретной конфигурации и если это определено параметром Режим удаления объектов (пункт Параметры меню Сервис, закладка Общие) система поддерживает ссылочную целостность информационной базы. Это значит, что в этом режиме документы лишь помечаются к удалению. При этом возможно, если это допускает уровень прав пользователя, снятие пометки на удаление с ранее помеченного к удалению документа.
Для отмены пометки на удаление документа откройте журнал, в котором отображаются документы нужного вида, поместите курсор на строку с ранее помеченным документом и выполните одно из следующих действий:
• нажмите клавишу Del или
• нажмите мышью кнопку К8 на панели инструментов окна журнала документов или
• выберите пункт Отменить пометку на удаление в меню Действия главного меню программы.
После ответа Да на запрос об отмене пометки на удаление документ будет восстановлен. Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы.
Более подробно о механизме ссылочной целостности смотрите главу 8.
Система 1С:Торговля имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм ввода на основании. Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета.
Порядок переноса информации из конкретных реквизитов документа-образца в документ-копию задается при создании документов в процессе настройки конфигурации задачи и описывается на встроенном языке. Информацию об использовании возможности ввода документа на основании другого документа можно получить в описании конфигурации.
Для ввода документа на основании другого документа следует при работе в журнале установить курсор на документ-основание и выполнить одно из следующих действий:
• нажать клавиши Alt+F9 или
• нажать мышью кнопку К13 на панели инструментов окна журнала или
• выбрать пункт Ввести на основании в меню Действия главного меню программы.
На экран будет выдан список видов документов. В нем необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку ОК. После этого на экран будет выдан диалог для ввода нового документа выбранного вида, в котором реквизиты будут заполнены информацией, скопированной из документа-основания.
В процессе настройки конфигурации задачи в пользовательский интерфейс также могут быть включены пункты меню или кнопки панели инструментов, позволяющие выполнять ввод документа конкретного вида на основании выбранного документа. Использование подобных пунктов меню или кнопок позволяет при вводе документа на основании исключить этап выбора вида документа и, таким образом, ускорить и облегчить работу. О наличии подобных возможностей в вашей конфигурации можно узнать из описания конфигурации (пункты Описание, Общее описанPе меню Помощь главного меню программы) или из информации, которая выдается в строке состояния главного окна программы при выборе пункта меню или кнопки панели инструментов.
Новому документу присваивается очередной порядковый номер. В качестве даты документа будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах. В любом случае, предложенные программой номер и дату документа можно изменить.
Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в параграфе Редактирование реквизитов документа.
Наряду с режимом ввода на основании, в системе 1С:Торговля существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов.
Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые последовали за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирования этих документов.
Возможность установки между документами отношений подчинения задается на стадии конфигурирования. Узнать, может ли какой-либо из документов быть подчиненным другому документу, можно по следующему формальному признаку: в структуре документа (в шапке или табличной части) должен быть реквизит типа документ. Однако следует иметь в виду, что реквизит типа документ, присутствующий в структуре документа, может отсутствовать в диалоге для ввода документа. В этом случае для определения того, может ли докуме нт быть подчинен какому-либо документу, следует обратиться к описанию конфигурации (пункты Описание, Общее описание меню Помощь главного меню программы, книга Описание конфигурации).
Часто режим ввода на основании и возможность создания подчиненных документов используются совместно. В приведенном выше примере заполнение накладных на отпуск товара удобно организовать при помощи ввода на основании, тогда накладные можно будет заполнять путем переноса информации из ранее выписанного счета.
Для просмотра подчиненных документов необходимо открыть документ для редактирования и выбрать пункт Подчиненные документы в меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан журнал, в котором будут содержаться все документы, подчиненные текущему документу. Если текущий документ не имеет подчиненных, журнал починенных документов будет пуст.
Этот журнал по составу граф может представлять собой подобный полному журналу или, если это обусловлено конфигурацией, иметь любую другую форму. Это значит, что на стадии конфигурирования мог быть создан специальный журнал, который назначен для отображения подчиненных документов.
Если в процессе настройки конфигурации задачи для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, существует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись
Печать, хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.
Пояснение, как строить печатную форму конкретного документа, можно получить в описании настройки.
После нажатия кнопки Печать (или выполнении каких-либо иных действий, если это указано в описании конфигурации) будет построенная печатная форма документа.
Созданная печатная форма открывается в редакторе таблиц системы 1С:Торговля. Если в окне редактора таблиц видна только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной части формы.
При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирования путем выбор пункта Только просмотр в меню Вид главного меню программы.
Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт Сохранить или Сохранить как в меню Файл главного меню программы.
Подробно о работе в редакторе таблиц системы 1С:Торговля рассказывается в соответствующем приложении настоящего Руководства.
Печать документа. Для вывода печатной формы на принтер следует в меню Файл главного меню программы выбрать пункт Печать. На экран будет выдан стандартный диалог для настройки параметров печати.
В этом диалоге следует установить необходимые параметры печати: выбрать принтер, диапазон страниц для печати, количество копий, — и нажать кнопку ОК для выполнения печати.
При необходимости перед печатью можно просмотреть документ в том виде, как он будет напечатан. Для этого следует выбрать пункт Просмотр в меню Файл главного меню программы. При просмотре можно использовать кнопки След. и "Пред. для вывода на экран следующей и предыдущей страниц просматриваемого документа и кнопку 2 Стр./1 Стр. для переключения в режим одновременного просмотра двух страниц документа и обратно.
Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки Развернуть и Свернуть.
Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки дискретно увеличивает масштаб изображения. Всего существует 3 фиксированных масштаба просмотра; при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши вновь показывает документ в самом мелком масштабе.
Нажатие кнопки Развернуть увеличивает масштаб на 1 шаг, нажатие кнопки Свернуть — уменьшает.
Для выхода из режима предварительного просмотра следует нажать кнопку Закрыть.
Запись документа. После заполнения всех необходимых реквизитов документа его необходимо сохранить. В зависимости от настройки конкретного документа возможны несколько вариантов выполнения этого действия.
Если диалог для ввода документа содержит соответствующие кнопки, например, ОК, Сохранить, Ввести или аналогичные, сохранение документа выполняется путем нажатия на такую кнопку. Если диалог для ввода документа не имеет кнопок, явно предназначенных для сохранения документа, то сохранение документа выполняется путем закрытия окна диалога. Для этого следует нажать на кнопку закрытия окна .
В обоих случаях на экран будет выдан запрос о необходимости сохранения документа. Вы можете выбрать один из трех вариантов ответа:
Да сохранить документ и закрыть окно диалога для ввода документа
Нет закрыть окно диалога для ввода документа, но не сохранять документ
Отмена вернуться в диалог ввода документа.
В процессе сохранения документа вам предстоит ответить на ряд запросов.
Если в запросе о необходимости сохранения документа выбран ответ Да, на экран может быть выдан запрос для указания времени документа. После установки необходимого времени следует нажать кнопку ОК для продолжения записи. Нажатие кнопки Отмена" возвратит вас в диалог для ввода реквизитов документа.
Если для документа определен алгоритм проведения, т.е. на встроенном языке системы описано, каким именно образом ввод документа в систему влияет на движение ресурсов, регистры (см. ниже) или изменяет другие данные, то после указания времени записи документа на экран будет выдан запрос о необходимости его проведения. Вы можете сразу провести документ, ответив Да, или ответить Нет и отложить проведение документа на более позднее время.
Время записи документа. При записи документа в журнал существует возможность указать время записи документа.
Возможность указания времени записи документа является важной особенностью системы 1С:Торговля. По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов.
Запрос для указания времени записи документа в журнал будет выдан на экран при сохранении нового документа. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт Сервис главного меню программы), тогда документ автоматически будет записываться с текущим временем. Присвоение времени документу осуществляется независимо от его вида и независимо от журнала, в который помещается введенный документ. Для указания времени записи документа в журнал можно выбрать один из пунктов запроса (см. таблицу).
Время документа |
Пояснение |
В начало дня |
Если документ является в системе самым первым за дату, указанную в реквизите Дата документа, то ему устанавливается условное время 6:00:00. Если документы с датой, указанной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время, на 10 секунд меньшее времени самого первого документа с такой же датой, независимо от вида документа. |
В конец дня |
Если документ является в системе самым первым за дату, указанную в реквизите Дата документа, то ему устанавливается условное время 12:00:00. Если документы с датой, указанной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время на 10 секунд большее времени самого последнего документа с такой же датой, независимо от вида документа |
Текущее время |
Документ записывается со временем, которое считывается из системных часов в момент записи. |
Время |
В поле ввода можно указать в формате ЧЧ:ММ:СС конкретное время, которое будет присвоено документу при записи. |
После ТА |
Документ записывается со временем сразу после ТА |
Замечание. Возможность автоматического помещения документов в начало дня бывает полезной, например, при вводе информации о приходе предварительной оплаты от клиентов. Размещая такую информацию в начале дня, система поддерживает логическую последовательность совершения операций.
После указания необходимого времени следует нажать кнопку ОК.
Изменение времени документа. У непроведенного документа время может быть изменено. Для изменения времени документа следует в журнале установить курсор на строку с этим документом и выбрать пункт Изменить время документа в меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос для указания времени документа (пункт Текущее время будет закрыт от использования). Для указания времени записи документа в журнал можно выбрать один из пунктов запроса (см. таблицу).
Время документа |
Пояснение |
В начало дня |
Если документ является в системе единственным за дату, указанную в реквизите Дата документа, то его время не изменится. Если документы с датой, указанной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то документу будет установлено время, на 10 секунд меньшее времени самого первого документа с такой же датой, независимо от вида документа. |
В конец дня |
Если документ является в системе единственным за дату, указанную в реквизите Дата документа, то его время не изменится. Если документы с датой, указанной в реквизите Дата документа, уже существуют в системе (независимо от журнала, в котором они размещены), то новому документу устанавливается время на 10 секунд большее времени самого последнего документа с такой же датой, независимо от вида документа. |
Время |
В поле ввода можно указать в формате ЧЧ:ММ:СС конкретное время, которое будет присвоено документу. |
После указания необходимого времени следует нажать кнопку ОК для установки нового времени документу.
Проведением документа называется операция, в результате которой формируются сведения о том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет изменения в регистрах.
Хранение итогов в системе 1 С: Торговля. Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы подсчета и хранения итогов в системе 1С:Торговля.
Итоговая информация в системе 1С:Торговля хранится в регистрах. При создании конфигурации задачи создается необходимое количество регистров. Для каждого регистра определяется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.
Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.
При подсчете итогов система 1С:Торговля обрабатывает проведенные документы и производит соответствующие изменения в регистрах.
Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включительно обрабатываются проведенные документы, называется точкой актуальности итогов. В общем случае, в качестве точки актуальности итогов берется дата и время самого старшего документа.
Режим Управление итогами позволяет вручную сдвигать точку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитываются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком с пометкой зеленого цвета.
При установке точки актуальности итогов в режиме Управление итогами итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.
Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуальности в режиме Управление итогами. Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы по 20 мая 1996 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 1996 года.
Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.
Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран всякий раз при сохранении документа, если для документов этого вида существует модуль движения регистров.
Если на запрос ответить Да — документ будет проведен (то есть изменит информацию в регистрах).
В журнале документов проведенный документ, лежащий до точки актуальности итогов, будет помечен в крайней левой колонке знаком с отметкой красного цвета.
Ответив Нет на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время. Но при этом надо иметь в виду, что при отказе от проведения документа итоговая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится.
В описанной выше ситуации существует потенциальная возможность появления ошибок в учете.
Например, проведенный документ — накладная на отпуск товара — вызван для редактирования, и в накладной исправлено количество отпущенного товара После записи накладной без ее проведения, безусловно, возникнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и движением регистров, которое должно было бы последовать в результате проведения этой накладной. Обнаружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются.
Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его непроведенным.
Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов задним числом и изменение документов без перепроведения.
Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню Действия главного меню программы выбрать функцию Сделать документ не проведенным. После подтверждения удаления движения регистров признак проведенного документа изменится на пустую ячейку.
Теперь непроведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.
Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть при проведении документов.
1. Если непроведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении документа могут возникнуть следующие ситуации:
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении документа точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;
• если между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.
2. Если проводится непроведенный документ с датой и временем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведенPи документа задним числом. Необходимость этого связана с тем, что алгоритм формирования движения регистров может использовать итоговые данные регистров для вычисления каких-либо величин. В описанной ситуации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.
Внимание. Проводить документы задним числом следует с особой осторожностью. Однако, в режиме Управление итогами можно пересчитать документы (выполнить групповое перепроведение) и исключить ошибки подобного рода.
3. Если дата непроведенного документа равна дате точки актуальности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведении документа будет выдан запрос:
Если в этом запросе выбрать опцию Провести документ задним числом, то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возмо жно возникновение ошибок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуальности итогов на момент расчета.
Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию Изменить время документа. Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент проведения документа.
Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Торговля в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос Провести документ? другие пользователи могут успеть провести свои документы: система 1С:Торговля проводит документы в порядке живой очереди. Поэтому приведенный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы), тогда новый документ всегда будет проводиться после последнего проведенного документа с соответствующим изменением времени документа.
4. Когда точка актуальности итогов вручную сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, исключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считаться непроведенными. Если подобный документ проводится повторно, то возможны следующие ситуации;
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа;
• если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение о том, что существуют более ранние проведенные документы.
5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повторно. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует итоговые данные из регистров для вычисления каких-либо величин,
Для анализа тех изменений, которые произвел в регистрах тот или иной проведенный документ, можно воспользоваться функцией просмотра движения регистров.
Для просмотра движения регистров необходимо выполнить следующее:
• откройте журнал, содержащий документы нужного вида. Это может быть какой-то конкретный журнал или полный журнал. В журнале установите курсор на запись с тем документом, для которого необходимо просмотреть движение регистров. Документ должен быть проведенным;
• в меню Действия главного меню программы выберите функцию Движения документа. На экран будет выдан диалог со списком объектов, которыми может управлять документ. Это могут быть реквизиты справочников (см. ниже) и список регистров, существующих в системе.
Отметки слева от наименований регистров показывают, в каких регистрах происходят изменения при проведении выбранного документа. Выбрать для просмотра можно любой из регистров, представленных в списке.
• клавишами или мышью выберите в списке наименование интересующего вас регистра и нажмите кнопку ОК для просмотра изменений в этом регистре.
За один прием можно открыть для просмотра только один регистр, однако, несколько раз выполнив описанные выше действия, можно открыть одновременно несколько окон, содержащих изменения во всех интересующих вас регистрах.
Окно просмотра движения регистров представляет собой таблицу, состав колонок этой таблицы зависит от структуры выбранного регистра. Соответственно, физический смысл записи в этой таблице также определяется структурой регистра.
Таблица Движения регистров всегда имеет две обязательные колонки.
Колонка N Стр может содержать номер строки табличной части документа, в результате обработки которой появилась данная строка в движении регистров. Необходимость записи номеров строк определяется при настройке документа.
Крайняя левая колонка таблицы служит для обозначения характера произведенных изменений в данном регистре. Знак + обозначает прирост абсолютного значения измерений регистра, знак — — уменьшение. Именно знак — позволил определить в приведенном выше примере, что количество товара уменьшилось.
Внимание. Записи в таблице Движения регистров всегда отражают относительное изменение итоговой информации, хранящейся в регистрах, — прирост или уменьшение. Для просмотра абсолютных значений следует использовать отчеты, либо специально созданные для этих целей документы. В любом случае, порядок получения итоговой информации определяется в процессе настройки конфигурации задачи.
При проведении документы могут выполнять изменения значений периодических реквизитов справочников. Эта возможность определяется для конкретного вида документа в конфигурации. Если документ выполнил изменения в реквизитах справочника, то существует возможность просмотра этих изменений.
Для просмотра изменений периодических реквизитов справочника, выполненных документом, следует выбрать в журнале пункт меню Движения документа или использовать соответствующую кнопку панели инструментов. При этом на экран выдается список видов возможных действий документа (движений документа). Следует выбрать верхний пункт Реквизиты справочников. Слева в диалоге выводится признак означающий, есть ли изменения в реквизитах справочников у конкретного документа. При выборе этого пункта от крывается окно, содержащее список изменений в периодических реквизитах. Список будет содержать все изменения (по всем справочникам, реквизитам и элементам), которые выполнил данный документ.
Каждая строчка содержит информацию об одном изменении. В ней указывается вид справочника, наименование реквизита, элемент справочника, значение, установленное документом. Кроме того, выводится дата, на которую устанавливается значение и номер, строки документа, к которой относится данное изменение.
Для поиска нужной информации в журналах существует несколько способов, которые будут описаны ниже.
Для быстрого перехода к нужной строке журнала можно использовать режим быстрого поиска.
Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту графу журнала, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.
При поиске значений различного типа следует соблюдать изложенные ниже правила:
• при поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем — без разделительной точки — месяц, и последним — день, например, 960324 (24 марта 1996 года);
• при поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителями часов и минут;
• при поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.
Если найденное в журнале значение не подходит, можно продолжить быстрый поиск. Для этого следует нажатием клавиши Стрелка Вниз перейти на следующую строку и вновь набрать на клавиатуре искомые символы.
При ручном (неавтоматизированном) учете наиболее часто для идентификации какого-либо документа достаточно назвать его вид и номер. И поиск нужного документа ведется, чаще всего, именно по этим признакам.
Система 1С:Торговля имеет специальный режим, который позволяет найти нужный документ или группу документов, указав вид документа и его номер.
Для поиска документа по номеру необходимо нажать клавиши Ctrl+F5 или выбрать пункт Найти по номеру из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан запрос, показанный на рисунке.
Окно запроса в верхней части содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал. Щелкая мышью на наименование нужного вида, необходимо выбрать виды документов, в которых будет производиться поиск. Выбранные виды документов будут выделены инверсным цветом. Повторным щелчком мыши выделение можно снять и, таким образом, отказаться от поиска документа этого вида.
Справа от списка видов документов располагается кнопка Выбрать все. При ее нажатии будут выделены все виды документов без исключения.
В поле Номер документа необходимо ввести номер, который необходимо найти. Для выполнения поиска следует нажать кнопку Найти.
Поиск будет осуществляться от текущего положения курсора вниз до конца журнала документов. По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списке Найденные документы.
В этом списке можно выбрать необходимый документ, указав на него мышью. В этом списке можно выбрать только одну строку.
После нажатия кнопки Выбрать окно запроса Поиск документа по номеру будет закрыто, а курсор в журнале документов встанет на строку с выбранным документом.
В любой момент можно отказаться от поиска документа по номеру, нажав кнопку Отмена или закрыв окно запроса.
Наиболее широкими возможностями обладает режим произвольного поиска.
Для начала поиска следует нажать клавиши Ctrl+F3 или выбрать пункт Поиск из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан диалог для установки параметров поиска.
При помощи управляющих элементов этого запроса можно задавать разнообразные условия поиска.
Прежде всего, в левом поле можно указать, какого типа информацию необходимо найти. При нажатии на кнопку
Переключатель Вперед — Назад — С начала позволяет задать направление поиска:
Вперед вниз от текущей строки журнала
Назад вверх от текущей строки журнала
С начала с первой строки видимого интервала документов в журнале.
Опция По одной колонке, если она включена, указывает, что поиск будет производиться только в текущей графе журнала, — той, в которой стоит курсор. При выключенной опции поиск будет производиться во всех колонках.
Опция Различать регистры, позволяет указать, будут ли различаться при поиске прописные и строчные буквы. Если эта опция включена, прописные и строчные буквы будут считаться разными символами.
Ниже приведены указания, что необходимо ввести в поле шаблона поиска и как будет производиться поиск при указании того или иного типа значения.
После выполнения всех необходимых установок для выполнения поиска следует нажать кнопку Поиск.
Если значение, указанное в поле шаблона поиска, найдено в журнале, курсор будет установлен в ячейку с найденным значением. Если значение не найдено, — будет выдано соответствующее сообщение.
Если значений, указанных в качестве шаблона поиска, в журнале несколько, то курсор устанавливается на первое встретившееся (в соответствии с направлением поиска) значение. Можно продолжить поиск с теми же установками, просто нажав клавишу F3 или выбрать пункт Повторить поиск из меню Действия главного меню программы. Для смены направления поиска необходимо:
для поиска вперед |
нажмите клавиши Shift+FЗ или выбрать пункт Поиск вперед в меню Действия главного меню программы; |
для поиска назад |
нажмите клавиши Alt+FЗ или выбрать пункт Поиск назад в меню Действия главного меню программы. |