Глава 7 Подведение итогов

В этой главе вы узнаете, как формировать и использовать многочисленные отчеты программы. С помощью отчетов можно проанализировать, как работает фирма, какие запасы товаров имеются на складах, проследить движение товара на определенный промежуток времени, динамику продаж и взаиморасчеты с клиентами.

Управление оперативными итогами

Прежде чем производить расчет итогов, следует определить, за какой промежуток времени необходимо выполнять расчет. В последних редакциях программы предельно упрощен процесс управления оперативными итогами. Во-первых, при открытии программы на экран выдается предупреждение о том, что период не открыт, и предлагается выполнить открытие нового расчетного периода. Это сделано для того, чтобы пользователь программы не задумывался, по какое число включительно будет производиться расчет итогов. Во-вторых, вернуться к изменению интервала вывода итогов можно будет позже. Для этого на вопрос об открытии нового отчетного периода отвечайте Нет. В более ранних версиях программы пользователю необходимо периодически проводить процедуру установки даты актуальности итогов.

Точка актуальности

Дата, до которой можно производить учет товаров, носит название точка актуальности (ТА).

Если точка актуальности не совпадает с той датой, на которую вы хотите сформировать отчет, то при формировании отчета на экран выдается сообщение: Нельзя установить дату отчета больше точки актуальности итогов, и отчет не формируется. Таким образом, ТА — это та условная дата, по которую можно формировать итоговую информацию. Понятие точки актуальности является ключевым для программы, введение ее связано с особенностями ведения баз данных. Обычному пользователю необходимо лишь усвоить, как устанавливать точку актуальности.

Выберите команду Сервис > Управление итогами. Откроется окно, показанное на рис. 7.1.

На вкладке Установка актуальности итогов в поле Рассчитан на указано, на какую дату производится расчет итогов. А вот поле Рассчитать на позволяет установить новую дату. После выбора даты щелкните на кнопке Выполнить.

На вкладке Пересчет итогов (рис. 7.2) укажите вид документов, которые надо пересчитать, затем щелкните на кнопке Выполнить. Через несколько секунд пересчет итогов будет завершен.

Рис. Окно управления оперативными итогами

Открытие следующего периода производится автоматически. Это значит, что за мартом 2003 года следующим открытым периодом будет апрель 2003 года. Окно Управление итогами закрывается щелчком на кнопке Закрыть.

Итоговая информация о деятельности предприятия формируется с помощью отчетов.

Отчеты

С необходимостью подведения итогов сталкивается любое предприятие. Бухгалтеру приходится подсчитывать прибыль и убытки, складскому работнику и товароведу анализировать наличие товара на складе, продавцу получать товарный отчет за день. Менеджер анализирует продажи, планирует складские запасы.. Процесс подведения итогов в программе предельно упрощен и не вызывает трудностей. Итоговая информация собрана в многочисленных отчетах.

1С:Предпритие 8.0 как программа поддержки принятия решений имеет множество разнообразных отчетов. В конфигурации Управление торговлей реализована система универсальных отчетов, представляющих собой средство для анализа практически всех сторон торговой деятельности и товарооборота предприятия.

В ознакомительной версии программы все виды отчетов можно найти в меню Разное. Существуют следующие отчеты:

• остатки номенклатуры;

• продажи;

• движения номенклатуры;

• текущая ситуация;

• история продаж;

• учет номенклатуры;

• стоимость номенклатуры;

• цены номенклатуры;

• все данные по контрагенту (карточка контрагента);

• курсы валют.

Отчеты могут быть сформированы в любой момент и позволяют получить сведения вплоть до одного дня.

Правила формирования отчетов одинаковы. Выберите в раскрывающемся подменю вид отчета, затем в открывшемся окне укажите период формирования и щелкните на кнопке Сформировать.

Покажем, как формировать отчеты на примере отчета Остатки товаров.

Отчет Остатки номенклатуры

Откройте отчет командой Разное> Остатки номенклатуры.

Укажите номенклатуру товаров, которую необходимо включить в отчет. Если товар не выбран, отчет будет сформирован по всем товарам. Щелкните на кнопке Сформировать (рис. 7.3).

В левой части отчета имеется интерактивная зона, которая позволяет управлять выводом данных в отчет. Для этого необходимо щелкнуть в зоне, обозначен-

Рис. 7.3. Формирование отчета Остатки номенклатуры

ной квадратом с +. Плюс поменяется на минус, и в отчете будут видны не только группы, но и сами товары. Отчет по группам номенклатуры выглядит так, как показано на рис. 7.4.

Товарный отчет (продажи)

Данный отчет удобно использовать для анализа количества проданных товаров и суммы продаж (рис. 7.5). В отчете можно указать, в каком разрезе будет формироваться отчет. Это может' быть товар или іруппа товаров и (или) контрагент или группа контрагентов.

Рис. 7.5. Отчет по продажам

В отчете удобно организовать множественный подбор. Для этого используется кнопка Добавить.

Отчет можно вывести вплоть до одного дня, он удобен при подведении итогов рабочего дня и сдаче товаров другому продавцу. В поле Период указывается интервал, за который формируется отчет; для установки интервала по умолчанию щелкните на кнопке с синей стрелкой. В открывшемся окне измените интервал (рис. 7.6).

Отчет Движения номенклатуры

Данный отчет позволяет сделать анализ начальных и конечных остатков, прихода и расхода номенклатуры по всем или только отдельным складам. После выбора вида отчета открывается окно, в верхней части которого необходимо указать период формирования отчета, склад, выбрать вид номенклатуры и нажать кнопку Сформировать. Отчет формируется в нижней части окна (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Отчет Движения номенклатуры

Отчет Текущая ситуация

Данный отчет позволяет оперативно отслеживать наличие товара на складах и вовремя принимать решение о пополнении складских запасов. В нижней части окна показан курс валют на дату поступления товара (рис. 7.8). Кнопка Обновить позволяет, не формируя отчета заново, отслеживать изменения в остатках. Такого отчета ранее в программе не было, а необходимость в нем всегда ощущалась. Менеджер, отслеживающий наличие товара на складе, не мог точно назвать количество товара на складе на текущий момент. Для этого требовалось подведение промежуточных итогов.

Рис. 7.8. Отчет Текущая ситуация

Отчет История продаж

Данный отчет хранит сведения обо всех расходных накладных, оформленных в программе (рис. 7.9). Это скорее журнал со списком документов. В нем содержатся подробные сведения о продаже, количество проданного товара, сумма. При необходимости есть возможность вернуться к просмотру документа. Для этого дважды щелкните на любой строке, откроется документ Расходная накладная.

Отчет о стоимости номенклатуры

Отчет формируется как обычно. В окне отчета укажите наименование номенклатуры и период формирования отчета (рис. 7.10). Щелкните на кнопке Сформировать. В отчет выводятся: начальный остаток, приход по сумме и по количеству, расход по сумме и по количеству, конечный остаток.

Рис. 7.10. Отчет о стоимости номенклатуры

Цены номенклатуры

Данный отчет позволяет просмотреть цены, установленные на номенклатуру (рис. 7.11). В отчете можно уточнить все типы цен, установленные для выбранного вида товара. Для этого дважды щелкните на поле с ценой и выберите тип цен. Отчет отдаленно напоминает прайс-лист.

Отбор по контрагенту

Данный отчет позволяет отобрать все документы, связанные с определенным контрагентом (рис. 7.12). Для этого достаточно выбрать контрагента в поле отчета.

Даже краткий обзор имеющихся в программе отчетов дает возможность оценить достоинства программы с точки зрения использования ее при анализах продаж, взаиморасчетов с контрагентами, динамики продаж.

Содержание раздела