Глава 5. Работа с документами II

Номер документа и Д^ата вводятся программой. Выберите контрагента ^Ука_ЖШс ши цен. Щелкните накнопкед₀5_{авихь на} панелиинструментов или кнопке Подбор (рис. 5 4) Выберите номенклатуру из справочника Номенклатура Укажите количество товара. Кнопка Записать сохраняет запись, но не закрывает окно

Выберите _новое наименование. Укажите количество. Сохраните документ, щелкнув _на кнопке о К (рис. 5.5). Документ фиксируется в журнале Счета.

Расходная накладная, офо^рм^леннаяна основании счета

Находясь в журнале Счета, можно выбрать зарегистрированный счет и на его основании, используя кнопку Ввод на основании на панели инструментов, выписать накладную. В этом случае поле Основание документа Расходная накладная оказывается заполненными автоматически (рис. 5.6).

Выполните следующие де^йствия.

1. Откройте журнал Счета.

2. Выберите документ Счет.

3. Щ_{елкните на} кнопке Ввести на основании на п^анали инструментов.

4. Открывается Расходная накладная. В поле По счету указан номер счета, а поля документа уже заполнены. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Расходная накладная фиксируется в журнале торговых документов.

Расходная накладная

Расходные документы в программе предназначены для оформления операций, связанных с продажей товаров (рис. 5.7). Оформляются документы по общим правилам заполнения форм. Расходные накладные создаются, хранятся и редактируются в журнале Расходные накладные и в журнале торговых документов. В ознакомительной версии можно открыть документ командой Документы > Ввести расходную накладную. Для оформления документа:

1. Выберите склад и контрагента.

2. Укажите валюту накладной.

3. Укажите дату оплаты.

4. Щелкните на кнопке Добавить.

5. Выберите наименование номенклатуры. Укажите тип цен, вариант учета налогов, при необходимости скидку.

6. Укажите количество. Щелкните на кнопке ОК. При необходимости провести документ подтвердите это.

ПРИМЕЧАНИЕ Для выбора команд можно использовать и контекстное меню.

Графы Количество и Цена накладной будут доступны для редактирования, если щелкнуть в графе и нажать клавишу Enter. Можно также дважды быстро щелкнуть в графе и внести изменение. Для выхода из редактирования с сохранением изменений нажмите Enter. Документ будет проведен лишь в том случае, если нужное количество товара имеется на складе.

Записи в накладной можно удалять. Для этого достаточно щелкнуть в строке, которую надо удалить, затем нажать клавишу Delete или щелкнуть на кнопке Удалить на панели инструментов. Строки в накладной можно копировать, используя для этого кнопку Копировать строку. Для быстрого заполнения документа служит также клавиша F9. Работает также автозаполнение, когда при вводе в табличную часть товара происходит заполнение поля Наименование по нескольким введенным символам. Документ имеет две вкладки, На вкладке Документ производится подбор товара и количества. На вкладке Движения есть возможность проследить перемещение товара (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Расходная накладная, вкладка Движения

Расходные накладные автоматически фиксируются в журнале Продажи и Журнале расходных накладных.

Выданную счет-фактуру можно оформить на основании расходной накладной. Как это сделать, рассказывается в конце главы. В ознакомительную версию документ Счет-фактура не включен.

Складские документы

Понятие «складские документы» знакомо каждому работнику склада. К этим документам относятся Перемещение, Списание, Инвентаризация. Учет ведется на карточках учета, первичные документы заносятся в журнал. В конце месяца

кладовщик составляет материальный отчет. Рассмотрим, как организовать складской учет в программе.

Документ Перемещение

Для передачи материальных ценностей с одного склада на другой используется документ Перемещение. Покажем, как оформлять документ.

В ознакомительной версии необходимо открыть Журнал регистрации операций по учету номенклатуры, выбрав название журнала в меню Документы, затем щелкнуть на кнопке Добавить и заполнять строки открывшегося документа.

В рабочей версии программы для этого служит команда меню Документы > Складские > Перемещение.

1. Выберите склад, с которого перемещается товар.

2. Укажите склад, на который перемещается товар.

3. Выберите товар, щелкнув на кнопке Добавить или дважды быстро щелкнув в графе Наименование. В открывшемся справочнике сделайте выбор двойным щелчком, укажите количество.

4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК. Документ проводится, если подтвердить проведение в открывшемся диалоговом окне.

Документ Списание

Документ предназначен для учета списания товаров компании.

Откройте документ Документы > Складские > Списание. В окне Акт списания введите номер и дату списания, склад, с которого производится списание. Для подбора товара по каталогу щелкните в табличной части документа и выберите товар из справочника Номенклатура.

Укажите количество списанного товара. Документ можно распечатать, для этого щелкните на кнопке Печать.

Для сохранения документа щелкните на кнопке ОК. После проведения документ оказывается в журнале Складские. Для формирования отчета по движению товара щелкните на кнопке Движ.

Документ Инвентаризация

Служит для оформления сверочной ведомости инвентаризационной описи и документа Сверка наличия товара.

Откройте документ Инвентаризация. В поле Заполнить выберите вариант заполнения по фирме, по складу, по реализатору, по комитенту. Тогда становится доступной кнопка для выбора склада или контрагента. Щелкните на кнопке Заполнить по БД. В документ будут выведены значения остатков товаров по выбранному вами складу. Для сохранения документа щелкните на кнопке ОК.

Акт переоценки

В случае, если изменилась цена на товар, составляется акт переоценки. После проведения документа будут изменены цены в справочнике Номенклатура. Откройте документ командой Прочие > Акт переоценки товаров.

Укажите дату оформления документа. В поле Внести в список группу товаров выберите товар, по которому меняются цены, и щелкните на кнопке Внести. Укажите, какие цены меняются, в поле Увеличить укажите, на сколько. Щелкните на кнопке Выполнить. Сохраните и проведите документ.

СОВЕТ Придерживайтесь общей логики оформления документов, и вы сможете легко заполнить все новые формы.

Примеры оформления документов

Рассмотрим, как оформить реализацию товара, используя рассмотренные в главе документы.

Продажа за наличный расчет

Допустим, требуется оформить продажу товара за наличный расчет.

Продажа товара в этом случае производится по следующей схеме.

1. Выписать расходную накладную.

2. На основании расходной накладной оформить счет-фактуру.

3. Оформить оплату (для данной задачи — документ Приходный кассовый ордер).

Откройте документ, выбрав команду Документы > Ввести расходную накладную или щелкнув на кнопке Расходная накладная на панели инструментов программы. Откроется форма документа. Укажите покупателя, склад, договор. Табличная часть документа оформляется с помощью кнопки Добавить. В открывшемся справочнике Номенклатура выберите товар, укажите в диалоге количество товара и сумму накладной. Сохраните документ. Будьте внимательны: документ не будет проведен, если нужного количества товара нет на складе.

Далее на основании расходной накладной надо выписать счет-фактуру. Об этом уже говорилось выше.

Приходный кассовый ордер можно оформить на основании расходной накладной. Для этого выберите документ в журнале документов и щелкните на кнопке Действия, а затем щелкните на кнопке Ввести на основании на панели инструментов журнала. Выберите документ Приходный кассовый ордер. Он уже заполнен, проверьте правильность оформления, сохраните и проведите.

На основании расходной накладной можно выписать следующие подчинен-ныедокументы: •

• счет-фактуру;

• приходный кассовый ордер;

• строку выписки банка — для безналичной оплаты.

Документы, о которых вы прочтете далее, отсутствуют в ознакомительной версии программы. Однако они необходимы при ежедневной работе и включены в рабочую версию.

Быстрая продажа

Познакомимся с документом Быстрая продажа. Этот документ удобно использовать при организации продажи с оптового склада. Если оплата производится за наличный расчет, то на основании документа оформляется приходный кассовый ордер, при необходимости — счет-фактура.

Открыть документ можно командой Документы > Быстрая продажа.

Для выбора товара удобнее всего щелкнуть на кнопке Добавить и выбрать товар из справочника Номенклатура. В открывшемся окне можно уточнить наличие товара на складе. Нельзя продавать товар, которого нет. Кнопка Цены... дает возможность уточнить цены на выбранный товар перед его внесением в табличную часть документа и при необходимости указать скидки.

СОВЕТ Для быстрого подбора товара используйте кнопку Поиск на панели инструментов главного окна программы. Иногда удобно копировать строку табличной части. Для этого предназначена кнопка Копировать строку в окне открытой формы документа.

Кнопка Настройка позволяет на основании документа оформить приходный кассовый ордер и счет-фактуру. Для этого поставьте флажок в соответствующем поледокумента.

Для сохранения документа щелкните на кнопке Быстрая продажа. Если предполагается оформлять следующую продажу, подтвердите это в окне Оформлять следующую операцию. После оформления документ фиксируется в общем журнале документов, там же находятся приходный кассовый ордер и счет-фактура.

Поступление ТМЦ

Рассмотрим пример оформления поступления ТМЦ. Поступление оформляется с помощью приходной накладной. Выберите товар, укажите количество, проверьте цену. Для внесения следующего товара снова щелкните на кнопке Подбор. Товар поступает на оптовый склад.

Продажа ТМЦ (розница)

Для организации продажи в розницу используется документ Продажа ТМЦ (розница). Заполнение документа ничем не отличается от описанного ранее. Указывается склад, покупатель, договор. Выбор производится из справочника. Выбор товара осуществляется с помощью кнопки Добавить. Отпуск товара производится с розничного склада. Для просмотра цен используйте кнопку Цены. При необходимости можно сразу указать скидки для данного покупателя. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Заказ поставщику

Открыть документ можно командой Документы > Поставщики > Заказ поставщику. Документ предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика товарно-материальных ценностей. Оформленный документ может служить основанием для оформления оплаты и получения ТМЦ.

Удобно использовать возможность автоматического распределения ТМЦ, полученного от поставщика, по ранее оформленным заявкам от покупателя. Документ оформляется по общим правилам. После оформления и сохранения документ фиксируется в общем журнале документов и в журнале документов по поставщикам. На основании документа можно оформить другие документы.

О режиме ввода на основании уже подробно говорилось в данной главе. Для использования этого режима проделайте следующее.

1. Выделите документ в журнале.

2. Щелкните на кнопке Ввести на основании на панели инструментов открытого окна.

3. В открывшемся списке выберите документ.

4. Щелкните на кнопке ОК.

На основании заказа поставщику можно оформить документы: корректировка заказа, доверенность, платежное поручение, поступление ТМЦ, расходный кассовый ордер и строку выписки банка.

Использование возможности ввода на основании существенно ускоряет работу и сокращает время обработки торговых операций.

Возврат от покупателя

Рассмотрим другой пример. Допустим, необходимо оформить возврат товара от покупателя и возврат денег покупателю.

1. Выберите Документы > Покупатели > Возврат от покупателя > (Купля-Продажа).

2. Щелкните на кнопке Основание и выберите документ, на основании которого был отпущен товар. Это документ Реализация.

3. После выбора документа ответьте Да на запрос программы о заполнении документа по документу-основанию. Щелкните на кнопке Записать.

4. Перейдите на вкладку ТМЦ и услуги (по отпускным ценам). Проверьте заполнение документа, оставив в таблице только возвращаемый товар. Укажите количество. Сохраните и проведите документ.

Если деньги возвращаются через кассу, проделайте следующее.

1. В документе Возврат от покупателя (купля-продажа) щелкните на кнопке Действия.

2. Выберите Ввести на основании, затем Расходный кассовый ордер.

3. Откроется документ Расходный кассовый ордер.

4. Заполните документ. Он имеет две вкладки. На вкладке Общее укажите сумму, получателя, вид оплаты — возврат покупателю. На вкладке Печать заполните поля Выдать:, Основание:, Приложение:. Сохраните и проведите документ.

О том, как работать в журналах, рассказывается в следующей главе.

Содержание раздела