Глава 5 Работа с документами

В данной главе рассматриваются вопросы, связанные с оформлением документов. Мы подробно остановимся на приемах быстрой работы, которые существенно облегчают труд оператора.

Общие принципы работы

В программе можно оформить множество документов. Все документы находятся в меню Документы. Несмотря на такое разнообразие, документы всегда оформляются по общим правилам.

При оформлении документов используйте следующий алгоритм. Откройте необходимый документ. На экран выводится окно со специальной формой. Обязательными являются следующие реквизиты документа: дата, номер. Номера документов одного вида не могут повторяться. Эти реквизиты предлагаются программой автоматически. Датой документа будет текущая дата. При необходимости измените дату. Внимательно заполните поля формы. Обратите внимание: в поле серого цвета нельзя вносить данные с клавиатуры, необходимо щелкнуть на кнопке Выбор рядом с полем и выбрать значение из открывшегося справочника. Иногда значение параметра можно выбрать из списка. Поля белого цвета заполняются прямо с клавиатуры.

После заполнения всех полей сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК. Если в документ необходимо внести много данных, в форму документа вводятся вкладки. Это кнопки в верхней части окна.

Обязательно просмотрите и заполните все вкладки. После сохранения документ исчезнет с экрана, но при этом он автоматически заносится в журнал документов. Открыть документ для просмотра и редактирования можно именно из журнала. Работа с журналами документов рассматривается в следующей главе.

Если предусмотрена печатная форма документа, то в окне формы есть кнопка Печать. После щелчка на ней формируется печатная версия документа, которую можно вывести на принтер командой Файл > Печать главного меню.



Обычно оформление документов не вызывает сложностей. Записи из табличной части документа можно удалить, нажав клавишу Delete. Если необходимо откорректировать данные в графе, дважды щелкните на ней и внесите изменения. Для сохранения внесенных изменений не забудьте щелкнуть на кнопке ОК или нажать клавишу Enter.

Знакомство с документами начнем с ввода остатков. Как правило, это первое, что делает пользователь программы, если собирается учитывать товар на складах.

Ввод остатков ТМЦ

Итак, пора оформлять документы. Если на складах имеются остатки товаров, их следует ввести. Для того чтобы исключить использование фиктивных накладных, в программе Управление торговлей имеются специальные документы для ввода остатков. Рассмотрим, как использовать эти документы.

Документ Ввод остатков находится в группе Документы > Ввод остатков > Ввод остатков ТМЦ и имеет две вкладки. Откройте документ. Введите дату и номер документа, укажите тип учета, фирму, склад. Для выбора воспользуйтесь кнопкой Выбор.

У кажите тип учета Общий. Он позволяет вести как управленческий, так и финансовый учет.

Введите вид ТМЦ — Товар. Контрагента и договор не указываем, так как оформляем ввод по всему купленному товару от разных поставщиков. На вкладке Табличная часть щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов. Выберите товар из открывшегося справочника Номенклатура. Выбор делается двойным щелчком. Укажите количество товара, нажмите клавишу Enter. Для выбора второй позиции в документе щелкните на кнопке Добавить и выберите следующий товар из справочника. Сохраните и проведите документ.

В форме документа есть возможность уточнить остатки товара. После проведения остатки приводятся в соответствие с реальным остатком товара на выбранном складе. Для этого выберите товар, затем щелкните на кнопке Остатки. В графе Количество вы увидите откорректированное значение.

После оформления документ автоматически фиксируется в журнале документов Ввод остатков и в Общем журнале документов.

Для проверки кведсі і іі ы х остатков удобно открыть отчет Остатки ТМЦ. Об отчетах мы поговорим подробно в одной из глав данной книги, а сейчас выполните команды для формирования отчета.

Выберите Отчеты > Остатки ТМЦ. Отчет выводит полный или частичный список товаров на всех или только выбранных складах. Расчет остатков проводится на дату отчета. Для формирования отчета щелкните на кнопке Сформировать. На экран будет выведен отчет.

ПРИМЕЧАНИЕ В ознакомительной версии документ Ввод остатков отсутствует.

Приходная накладная

Это вид документа предназначен для оформления поступления на склад товаров (рис. 5.1). Документ формирует проводки. Откройте документ. Его можно найти в строке меню Документы. Укажите поставщика, склад, выбрав значения с помощью кнопки Выбор из соответствующих справочников.

Заполнение табличной части накладной выполняется с помощью кнопки Добавить на панели инструментов открытой формы документа. В поле Номенклатура выберите наименование из справочника.

1С:Предлрнякне - Демонстрационная конфигурация fjT’jfi' П ¦; *?айя Правка Справочники Докумвнгьі Разное Сервис Окна Помшь

Для получения подсказки нажмите И __ __ Сд>- : Nl'M Рис. 5.1. Приходная накладная

Если надо ввести следующую запись в документ, щелкните на кнопке Добавить, расположенной на панели инструментов в нижней части окна. В документе появляется второй порядковый номер и возможность выбора из справочника Номенклатура. Выберите запись двойным щелчком мыши. Укажите количество товара в открывшемся окне. Ставки НДС и НП устанавливаются в справочнике Номенклатура. Для ввода цены щелкните на кнопке Цена и в окне Параметры документа укажите требуемый тип цен — Закупочные. Укажите количество поступившего товара. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить документ. Если вы решили провести документ, подтвердите это в диалоговом окне.

Выбор товара в документ показан на рис. 5.2.

Для добавления записи удобно использовать и команду Добавить из контекстного меню. Если необходимый товар в справочнике Номенклатура еще не внесен, его можно добавить, нажав клавишу Insert.

Кнопка Печать служит для печати накладной. После выбора команды Файл Печать документ будет распечатан.

Быстро подобрать товар можно с помощью процедуры поиска. Для этого щелкните на кнопке Поиск на панели инструментов Стандартная. Открывается окно Поиск. Введите в диалоговое окно код товара или его точное наименование. Щелкните на кнопке Поиск. Курсор окажется на записи с указанным кодом.

Указанный способ поиска удобен при наличии большой номенклатуры товаров.

Заполненные строки в документе можно удалять. Для этого щелкните на строке, которую хотите удалить, и нажмите клавишу Delete на клавиатуре или щелкните на кнопке на панели инструментов.

ВНИМАНИЕ Иногда при оформлении позиции в накладной строка сохраняется, а вид номенклатуры оказывается не выбран. Не пытайтесь сохранять и проводить документ, программа выдаст сообщение: «В документе не указана номенклатура». Вернитесь к редактированию графы Наименование документа, дважды быстро щелкнув в ней, или удалите всю неправильно оформленную строку.

Графы документа можно редактировать. Для этого щелкните в графе и нажмите клавишу Enter. В графе появится курсор. Внесите изменения. Для сохранения изменений нажмите Enter, если раздумали вносить изменения — клавишу Esc. Если документ проводится, щелкните на кнопке Провести в окне документа и на кнопке ОК.

После сохранения документ фиксируется в журнале Приходные накладные и в Журнале торговых документов. О работе в журналах мы поговорим в следующей главе, а сейчас откройте журнал Приходные накладные, выбрав командуДокумен-ты > Приходные накладные, затем дважды щелкните на строке с записью о документе. Откроется только что оформленный документ, в форме документа в поле Проведен будет стоять галочка.

Есть возможность сортировать записи в документе по возрастанию или убыванию. Поместите курсор в ту графу, по которой собираетесь организовать сортировку. Выберите в контекстном меню команду Сортировать по убыванию .11 а рис. 5.3 показана сортировка по графе Сумма.

Рис. 5.3. Сортировка записей в накладной по графе Сумма

ПРИМЕЧАНИЕ Сортировка по возрастанию в графах, содержащих символы, означает сортировку по алфавиту.

Регистрация счета-фактуры

В ознакомительной версии счета-фактуры отсутствуют. Однако это важный документ при проведении торговых операций. Поэтому расскажем о том, как следует зарегистрировать полученную счет-фактуру.

Для регистрации счета-фактуры щелкните на кнопке Счет-фактура в открытом окне документа Приходная накладная. В документе автоматически указываются его номер и дата. В строке Входящий № введите входящий номер и дату документа, полученного от поставщика. Сохраните и проведите документ.

Оформление счета

Документ Счет является подтверждением согласия на оплату за товары. Этот документ можно выписать покупателю, а затем на его основании оформлять расходные накладные. Откройте документ командой Документы > Ввести счет.



Содержание раздела

---