Планирование и проектирование

Варианты, однако, включают и выполнение задания индивидуально, и подгруппой или командой, и всей группой целиком.

Время
Как и в большинстве заданий время зависит от количества участников и сложности задания, но время, планируемое на задание, должно быть по возможности минимальным. Ограничение во времени налагает определенную ответственность на учащихся, что приближает задание к реальным рабочим условиям, какие не смог бы отразить медленный темп практического задания. С другой стороны, время, отпущенное на выполнение задания, должно быть обоснованным, и когда речь идет о новом задании, определяется методом проб и ошибок.

Планирование и проектирование
Задание выстраивается вокруг какого-то количества документов, относящихся к целям задания. Эти цели должны быть ясными с самого начала, хотя обычно задание такого типа имеет скорее общие, чем специфические цели. Они включают:

систематическое и быстрое чтение и понимание сути множества письменных документов;
эффективный анализ просмотренных документов;
идентификация документов с точки гфения:

о срочности;
о важности;
о срочно, но не важно;
о важно, но не срочно;
о не важно, не срочно;

принятие решения в соответствии с классификацией, какие документы требуют внимания и как с ними нужно работать;
в соответствии с принятым решением совершение действия наиболее подходящим способом написание меморандума, осуществление телефонного звонка, нанесение личного визита и т. д.;
ведение эффективной записи о предпринятом действии.

Для того чтобы удовлетворить всем этим целям, коллекция внутренних офисных документов, помимо непосредственно связанных с предметами обучения, должна включать:

развернутые отчеты для следующего собрания совета директоров (скажем, через три недели);
конфликт требований времени и ресурсов;
требуемые решения срочные и т. д.;
приглашения на собрания, общественные мероприятия, переговоры, встречи ассоциации;
письма внутренние, внешние;
перечни вопросов;
информационные запросы простые и сложные;
простые внутриофисные меморандумы от начальника, от коллег.

В некоторых документах, требующих или запрашивающих контакта с другими людьми, необходимо упомянуть их предстоящее отсутствие или невозможность встречи с ними, что может совпадать с вашим собственным отсутствием.
Применение
Основная цель задания на сортировку внутренних офисных документов приведение участнико в к принятию решения по документам и совершению действия способом, описанным выше. Для точного отражения ситуации реальной жизни, а также чтобы подчеркнуть фактор срочности и ответственности, вводится фактор времени, т. е. решения и действия по документам должны быть выполнены в течение определенного времени, так как ;вы:

в качестве менеджера и владельца внутриофисной документации уезжаете в другой город, чтобы во время выходных посетить собрание;
уезжаете в отпуск на две недели туда, где с вами нельзя будет связаться;
ложитесь в больницу на операцию, пробудете там две недели, включая реабилитационный период, в течение которого вас нельзя будет беспокоить;

а также другие ситуации, ограничивающие время сортировки внутриофисной документации,
Процедура для применения задания по сортировке внутриофисной документации может проходить следующие стадии:

Представьте задание в общих терминах, кратко описав цели и методы выполнения задания, т. е. будет ли оно выполняться индивидуально, командами или группами.
Разделите группу учащихся на произвольные группы или сформируйте учащихся в группы согласно необходимости.
Дайте каждому участнику или группе участников (согласно третьему методу) набор внутриофисных документов.
Пригласите наблюдателей, если вы планируете их участие.

Объявите, в котором часу задание должно быть закончено. , Начните задание:
о индивидуальные участники работают каждый со своим собственным набором внутриофисных документов;

о индивидуальные участники работают каждый со своим собственным набором внутриофисных документов, после чего следует обсуждение в группе, споры и принятие группой окончательного решения;

о группа подводит итог по отдельным решениям по виутриофис-ным документам.
Обзор практического задания согласно изложенному в главе 6.
В обзор (который обычно проводится тренером, так как участие наблюдателей в этом практическом задании, как правило, не предусматривается) рекомендуется включать следующее вопросы:

какие решения были приняты;
особенности принятых решений;
возможные альтернативы принятым решениям на этом этапе отдельные учащиеся или группы могут задать вопрос другим о том, почему они предпочли именно этот путь, а не другой (обычно подразумевается путь вопрошающего), и обсудить преимущества различных решений;
процедуры, задействованные в подходе к практическому заданию;
что, по их мнению, должны чувствовать адресаты сообщений;
какие-либо проблемные вопросы, вызвавшие особую трудность, и те, с которыми учащиеся не смогли справиться;
что учащиеся думают по поводу практического задания;
каковы их взгляды на распределение времени.

Имитация Описание
У имитаций много общего с анализом наглядных примеров (от которых они происходят), но гораздо более пространные, обычно более сложные и требующие, чтобы учащиеся играли самостоятельные роли в отличие от членов группы, играющих в ней определенную роль. Они работающие модели реальной жизни, представляющие собой попытку построить сложный процесс в дружественной атмосфере программы повышения квалификации. В имитациях учащиеся берут на себя "настоящие" роли, в одних имитациях более "жизненные", чем в других. При создании имитаций делается все возможное, что-

бы они были как можно ближе к настоящей рабочей среде, и во многих случаях, хоть и в программах повышения квалификации, это достигается посредством реальности имитаций. Однако не следует забывать, что это все же программа повышения квалификации, а потому вам следует обеспечить участникам защищенность от какого-либо ущерба, который мог бы быть возможным в реальной жизни. В большинстве случаев такой подход эффективен на 100%, но там, где имитация предполагает взаимодействие людей друг с другом, всегда будет присутствовать риск неудачного или отрицательного взаимодействия.
Имитации могут представлять собой взаимодействие людей с неодушевленными предметами приборами, компьютерами, моделями или с другими людьми, или и с теми и с другими. Ситуации, взятые в качестве моделей, могут быть представлены огромным спектром ситуаций абстрактных и простых, ускоренных и замедленных, требующих большого количества участников или, наоборот, ограниченного их числа. Имитация это очень активный процесс (вернее, процесс взаимодействия), который позволяет людям обсуждать, анализировать, размышлять, предлагать действие, действовать, проводить обзор, изменять и охватывать фактически любую роль в организационном процессе, что было бы совершенно невозможным в реальном мире бизнеса и гораздо менее рельефно при других формах обучения.
Сопричастность
Какова бы не была имитация, но все участники всегда активно включены в процесс и каждый играет свою особенную роль. Так, например, в ситуациях, воспроизводящих особенности организационных требований, необходимо одновременное участие всех членов группы, причем каждый играет свою активную роль. В других имитациях, например в программе повышения квалификации тренера, где моделируется ситуация, относящаяся к совместной работе тренеров, у одного сектора группы будет один набор ролей (ведущие), у другого другой (аудитория), и у третьего сектора третий набор (жюри).

Иногда, за исключением ситуаций, упомянутых во втором примере, учащиеся выступают в качестве наблюдателей, но даже тогда, несмотря на реальность наблюдений и оценок, практикующие тренеры принимают на себя определенные роли. Так как все члены группы,

как правило, активно участвуют в практическом задании, тренер или, скорее, группа тренеров выступает в качестве наблюдателей, хотя по окончании практического задания-имитации большая часть обзора выполняется учащимися самостоятельно.
Время
Время практического задания-имитации в общей программе обучения и количество времени, выделенного и использованного, как в ранее рассмотренных примерах, зависят от сложности и типа практического задания-имитации. Практическое задание, имитирующее полную работу организации, может длиться несколько дней в соответствии с размером, сложностью и проблемами организации и набором Проблем для учащихся. Программа обучения фактически является такой расширенной имитацией, причем часть ее формируется при помощи целей, а последующий обзор закрепляет обучение на практике.

В другом случае какому-то типу имитации может предшествовать ввод или уменьшение практических заданий на применение навыков, необходимых учащимся для успешного выполнения практического задания-имитации.
Если имитация просто часть полноценной рабочей роли, на нее потребуется меньше активного времени и ее можно вставить в любом месте курса обучения, где другие аспекты, роли и ситуативные модели будут ей предшествовать и завершать ее.

Содержание раздела