Офисная внутренняя документация

В других случаях вам, вероятно, стоит придерживаться сбалансированного отбора в соответствии с вашими наблюдениями за поведением и отношениями.

Применение
Анализ наглядного примера осуществляется в основном так же, как структурированное групповое практическое задание, и существенную разницу составляет лишь масштаб явления. Вот примерно то, что следует помнить об этом процессе.
В зависимости от сложности обучения и количества учащихся, имеющегося на самом деле или необходимого для успешного подхода к обучению, разделите группу учащихся на подгруппы. Оптимальный размер подгруппы для анализа сложного наглядного примера примерно 6 человек.

Если наглядный пример представили на ознакомление учащимся до начала программы, дайте подгруппам время усвоить информацию, обсудить ее между собой и прояснить наилучшим образом любое недопонимание. Необходимо, чтобы тренер мог растолковать любые неясности, с которыми не может справиться группа.
Составьте краткое описание задания и будьте готовы предоставить объяснения там, где это необходимо.
Выполнение задания идет своим ходом при участии наблюдателей/тренера или без них.
По завершении выполнения задания проводится обзор хода его выполнения и достижения поставленных задач в согласованной манере будь то пленарная сессия или обзор, предоставляемый наблюдателем по завершении пленарной сессии.

Краткое описание задания, как предлагалось выше, может варьировать от достаточно простых условий задания на основе предоставленной информации до решения комплексных проблем.
Простые примеры похожи на структурированные задания и могут включать, например, умение регулировать человеческие проблемы. Дается развернутая информация по ситуации, а от группы требуется рассмотреть все задействованные факторы и предложить практические варианты решения проблемы.
Для более сложных примеров в дополнение к историческим данным может потребоваться продолжение в форме дополнительной или измененной информации, причем от студентов требуются рекомендации по решению проблемы.
Анализ наглядного примера повышенной сложности
На том этапе задания, когда учащимся выдается краткое описание задания, могут быть даны следующие рекомендации.
"К настоящему описанию прилагаются отчеты компании, финансовые и аудиторские отчеты, а также отчеты менеджеров, показывающие, что в фирме имеется проблема с оперативным производством. Проблема возникла год назад и возросла за этот период.
Располагая историческими сведениями и имея эту новую информацию, выполните следующее:

определите проблему и ее продолжение;
определите местоположение проблемы;
предложите варианты подходов к решению проблемы;

Вышеуказанное, очевидно, относится к анализу сложного наглядного примера, хотя и более простые задания иногда имеют похожее краткое описание. Для достижения цели такого задания от учащихся требуется:

внимательно ознакомиться с историческими сведениями об организации и понять, что за этим стоит;
регулярно систематизировать и анализировать информацию;
анализировать дополнительную информацию;
правильно определять истинную проблему (проблемы) при помощи анализа новой информации, не принимая в расчет проблемы второстепенные или ложные;
работать вместе с группой над решением проблем и находить наиболее эффективные решения за счет успешного общения членов группы друг с другом;
систематически выдвигать несколько вариантов решения и определять наиболее оптимальное из них;
давать рекомендации по наиболее благоприятному решению (должно быть одно из решений, выбранных экспертом);
представлять свои решения и защищать их в присутствии других подгрупп, тренера (тренеров), менеджера/эксперта.

Обзор
Основной метод обзора анализа наглядного примера может включать любые методы, описанные в главе 6, но в данном случае и содержание, и цели задания, и процесс важны в равной степени. Так как группа учащихся сильно увлечена решением действительной практической проблемы, то лучше всего начать с анализа полученных ими резуль-

татов, а не с более качественных аспектов процесса. Ранее рекомендованная памятка поможет в этом обзоре, который в большинстве случаев проводится тренером или менеджером.

Вот примерный тип вопросов для обзора выполнения поставленных задач.

Что определили в качестве основной проблемы? Были ли другие проблемы? Что они из себя представляли и что сделала группа или что собиралась предпринять в связи с ними?
Что представлял собой спектр возможных решений?
Какие из возможных решений были признаны наиболее оптимальными и почему?
Что решила группа по поводу того, как будет выполняться принятое решение, как вести за ним наблюдение и как его оценивать?

(На определенных этапах группу/группы попросят представить на флипчартах информацию, на которую она ссылается.)
Памятка также позволяет не отклоняться от основного направления в процессе выполнения задания, включающего следующие вопросы:

Насколько точен был анализ информации?
Насколько правильной была диагностика ситуации, следующая за получением дополнительной/новой информации и заявлением о проблеме?
Была ли учащимися рассмотрена вся информация, имеющая отношение к делу, или они упустили какие-либо важные аспекты? Что произошло, если последнее было упущено из виду и каким образом удалось исправить ситуацию?
Насколько задание было сложным для них? Какие аспекты задания показались им более сложными и почему?
Какие проблемы они учитывали, когда приблизились к этапу решения проблемы и выработки решения? Как они справились с этим?
Какие проблемы они учитывали, рекомендуя оптимальное решение (решения)?

В дальнейшем вы увидите, что при обзоре и содержания, и процесса требуется огромное количество информации, получаемое в результате серьезного обсуждения, в особенности если над одним заданием работает более одной подгруппы и результаты у всех раз-

ные. Это займет время. Однако анализ наглядного примера нельзя включать в программу, если не имеется достаточно времени на обзор.

Множество программ повышения квалификации используют анализ сложных примеров, и, более того, сама программа фактически строится вокруг анализа наглядных примеров. В таких ситуациях время корректируется в соответствии с имеющимися ресурсами и количеством этапов задания.
Вспомогательным инструментом для учащихся во время обзора могло бы стать воспроизведение памятки с основными вопросами по содержанию и процессу, наподобие той, которой вы пользуетесь. Сразу по завершении задания, но до начала обзора дайте каждому участнику копию памятки и время на обдумывание того, что произошло во время выполнения задания в отношении вопросов, перечисленных в памятке.
Проблемы
Другая проблема, также вероятная в случае со структурированными практическими заданиями для групп, это способность практического задания затмить обучение. Проблема, которую учащимся предлагается разрешить в качестве практического задания, может стать для учащихся настолько интересной и притягательной, что им станет трудно соотносить выполненное ими с какими-либо аспектами обучения. Единственное, что занимает их умы, это выполнение поставленной "задачи. Поэтому до того, как они приступят к выполнению задания, вам следует им напомнить, что это учебное мероприятие, а потому, будучи увлеченными заданием, они должны пытаться фиксировать происходящее в процессе задания вопросов может возникнуть много!

В противном случае придется их попросить обдумать происшедшее во время процесса после выполнения задания: как правило, размышляя о выполненном задании, некоторые учащиеся вспоминают присходя-щее во время него и часто способны воссоздать довольно полную картину процесса.
Использование анализа практических примеров задача нелегкая и для вас, и для учащихся, но в большинстве случаев практика показывает, что учащиеся любят такие задания за их близость к реальной жизни и предлагаемые возможности. Успешное выполнение задания вызывает большое удовлетворение у всех заинтересованных, так же как привлечение настоящих менеджеров в качестве бизнес-экспертов в программе повышения квалификации.

Практическое задание "Офисная внутренняя документация" (или "Офисная корзина")
Описание
С этой формой анализа наглядного примера непременно знакомятся все учащиеся тренингов и программ повышения квалификации. Это более простая альтернатива сложным наглядным примерам, описанным ранее. Она представляет собой имитацию "типичной" офисной внутренней документации (иногда его называют "офисной корзиной") во всем многообразии ее форм и содержания отчеты, меморандумы, записки, запросы на информацию, приглашения, письма и т. д. Цель задания сортировка учащимися этой документации в соответствии с заданными критериями и при необходимости, совершение действий.
Содержание внутренней офисной документации напрямую связано с предметеми, изучаемыми в программе. Например, если программа связана с развитием навыков ведения переговоров, содержание многих внутренних офисных документов будет относиться именно к проведению переговоров.
Сопричастность
Задание может выполняться при участии наблюдателей или без них, чаще без, так как задание, о котором идет речь, представляет собой индивидуальное упражнение, оценка работы над которым в большой степени измеряется результатами.

Содержание раздела