Удержание ранее выплаченных отпускных из заработной платы
Пример. Работнику предоставлен отпуск с 9 августа 2009 г. Таким образом, расчетный период для оплаты отпуска должен быть в данном случае определен с 1 августа 2008 по 31 июля 2009 г. В данном расчетном периоде в организации действовало положение о премировании, в соответствии с которым работники могли получать два вида премий (за различные показатели) - ежемесячные и ежеквартальные.
Размер премии установлен в твердой сумме и равен 500 руб. - ежемесячно и 1800 руб. - ежеквартально. Кроме того, работник получил вознаграждение по итогам года в марте 2009 г. - 36 000 руб. (за 2008 г.).
Расчетный период работником отработан полностью. Ежемесячные и ежеквартальные премии получены в полном размере.
В этом случае в расчет среднего заработка для оплаты отпуска будет принята сумма, равная 44 400 руб. (500 руб. x 12 мес. + 1800 руб. : 3 мес. x 4 + 36 000 руб.).
Причем в данном случае не имеет значения, будет ли выплачена ежеквартальная премия за III квартал (в течение которого будет использован отпуск).
Если за какой-то период работник не получал премии или вознаграждения, они не включаются в базу для дальнейшего расчета.
Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения N 922, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц).
Удержание ранее выплаченных отпускных из заработной платы
Общие принципы производства удержаний из заработной платы работников установлены ст. 137 ТК РФ.
При этом особенности удержания отпускных при увольнении работника выделены в отдельную позицию, которой уточнено, что удержание ранее выданных отпускных допускается только при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:
- по инициативе работодателя в следующих случаях:
ликвидация организации либо прекращение деятельности работодателем -физическим лицом;
сокращение численности или штата работников организации;
несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;
смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
- при прекращении трудового договора по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:
призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда. Напомним читателям, что прекращение трудового договора по данному основанию допускается, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу;
признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением;
смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.
При расторжении трудового договора по всем прочим основаниям суммы ранее начисленных отпускных удерживаются из сумм, причитающихся работнику при увольнении. Заметим, что трудовое законодательство не обязывает работника вносить сумму излишне выплаченных отпускных в случае, если сумма, причитающаяся к выплате, превышает размер удержаний.
При определении сумм удержаний принимается расчетный (а не календарный) год с учетом сумм, исключаемых при определении стажа, дающего право на предоставление отпуска.
Пример. Работник принят на работу 5 февраля 2007 г., уволен 1 июля 2009 г. За время работы ему были предоставлены три отпуска продолжительностью 28 календарных дней (для практических условий не имеет значения, когда именно эти отпуска предоставлялись).
За последний отпуск работнику была выплачена компенсация в сумме 5600 руб. Из общего стажа, дающего право на отпуск, по различным основаниям подлежит исключению время, равное 1 месяцу и 22 календарным дням. В этом случае расчет удержания сумм ранее начисленных отпускных производится следующим образом:
с учетом сумм, не включаемых в стаж, третий рабочий год (для целей предоставления отпуска) должен начинаться с 28 марта 2009 г. (5 февраля + 1 месяц 22 дня). Таким образом, по состоянию на 1 июля 2009 г. у работника возникло право (за три полных месяца) на очередной отпуск продолжительностью 7 дней (28 дн. x 3 мес. : 12 мес.).
Следовательно, при увольнении с работника должно быть удержано 4200 руб. [(5600 руб. : 28 дн.) x (28 дн. - 7 дн.)]. В данной ситуации проблем с взысканием, скорее всего, не будет: расчет заработной платы за июль еще не произведен и, следовательно, часть отпускных может быть удержана с этих начислений. Принципиально иная ситуация возникнет, если работник подал заявление об увольнении после получения заработной платы за июль (например, 6 июля при сроке выплаты 5 июля). В данном случае работодатель имеет право задержать фактическое увольнение на две недели.
За этот период стаж, дающий право на отпуск, увеличится еще на один месяц, а сумм, начисленных в окончательный расчет, может оказаться недостаточно для удержания.
Бухгалтерский учет удержаний в счет материального ущерба, нанесенного организации увольняемым работником
Трудовое законодательство предусматривает два вида материальной ответственности - ограниченную и полную.
При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Таким пределом, как правило, является средний месячный заработок (при условии, что сумма ущерба превышает его). Разумеется, если сумма ущерба не более этого предела, взысканию подлежит только сумма ущерба. Иными словами, общее правило таково: удержанию подлежит меньшая из двух сумм - размер среднего заработка работника, нанесшего ущерб, и фактическая сумма нанесенного ущерба.
Средний заработок определяется в порядке, предусмотренном для исчисления сумм выплат при уходе работника в отпуск или при увольнении.
При полной материальной ответственности ущерб подлежит возмещению в полном объеме без каких-либо ограничений.
Статья 241 ТК РФ не содержит перечня случаев причинения ущерба, за которые наступает материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника. В данном случае организации следует действовать методом исключения: материальная ответственность возлагается на работника, когда ущерб причинен организации при наличии всех условий, при которых допускается привлечение работника к возмещению ущерба, а основания для возложения на работника полной материальной ответственности отсутствуют.
В соответствии со ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность в размере причиненного ущерба возлагается на работника:
1) если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. В данном случае прежде всего имеется в виду ситуация, при которой с работником заключается договор о полной материальной ответственности.
Однако отсутствие такого договора отнюдь не всегда означает невозможность привлечения работника к полной материальной ответственности. Иногда для этого достаточно подписи работника в накладной или доверенности.
Работники, занятые на соответствующих видах работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, для оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).
Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.
Читателям следует иметь в виду, что трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.
В общем случае (ст. 63 ТК РФ) заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет.
Однако на основании других статей ТК РФ можно сделать вывод, что существует фактически прямой законодательный запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста 18 лет.
В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.
Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обусловливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.
Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе 18 лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки;
3) в случае умышленного причинения ущерба. Привлечение работников к материальной ответственности по этому основанию представляет наибольшие трудности: для того, чтобы доказать наличие умысла в действиях работника, нанесшего ущерб, требуется признание в этом самого работника;
4) в случае причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. В соответствии со ст.
76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. Поэтому данная норма может применяться одновременно с привлечением к ограниченной материальной ответственности лиц, ответственных за состояние трудовой дисциплины;
5) в случае причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.
Особенностью привлечения работника к материальной ответственности по этому основанию является то, что, как правило, факт нанесения материального ущерба организации выявляется значительно раньше, чем вступает в действие приговор суда. Так как меры материальной ответственности применяются к работнику вне зависимости от его привлечения к другим формам ответственности (уголовной, дисциплинарной, административной и т. д.), то в данном случае необязательно ждать окончания судебного разбирательства и вынесения приговора: при наличии достаточных оснований сумма ущерба должна быть определена и отнесена на счет виновных лиц по мере выявления факта нанесения ущерба.
Практическое значение такой рекомендации состоит в том, что по истечении срока следствия и судебного разбирательства могут возникнуть проблемы с определением действительного размера ущерба (в частности, в условиях инфляции неясно, следует ли индексировать сумму ущерба, нанесенного, например, год назад). Кроме того, по экономическим преступлениям далеко не всегда мерой пресечения избирается арест, и, если работник, нанесший ущерб, продолжает работать в организации, существенная часть нанесенного ущерба может быть взыскана еще до суда.
При этом организациям следует иметь в виду следующее обстоятельство: если при принятии решения о возмещении ущерба до вступления приговора суда в законную силу условия для привлечения работника к материальной ответственности в полном размере отсутствовали, то на основании судебного решения размер ущерба должен быть уточнен.
Если же суд, установив наличие преступления, освобождает работника от уголовной ответственности, например в случаях передачи виновного на поруки или вследствие отпадения общественной опасности как самого деяния, так и лица, совершившего преступление, вследствие акта амнистии или помилования, то оснований для освобождения от материальной ответственности работника (в полном размере) нет;
6) в случае причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом. В данном случае, как и в ситуации с уголовным преступлением, основанием для привлечения работника к ответственности в полном размере является соответствующий документ, (оформленный и выданный органом, уполномоченным КоАП РФ), подтверждающий факт совершения административного правонарушения;
7) в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную);
8) в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. При привлечении работника к материальной ответственности по данному основанию могут быть две ситуации:
причинение ущерба произошло в свободное от работы время;
причинение ущерба произошло во время работы, но не в связи с трудовыми обязанностями, не при их исполнении.
Разумеется, если ущерб был нанесен действиями работника при спасении имущества организации или защите государственных или общественных интересов, материальная ответственность не наступает.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Решение о привлечении работника к материальной ответственности целесообразно оформлять приказом руководителя организации, в констатирующей части которого должны быть отражены следующие элементы:
- подробное описание факта нанесения ущерба;
- обоснование противоправности поведения (действия или бездействие) работника -причинителя вреда. Противоправность может быть обоснована ссылками на нормы законодательства, пункты трудового договора, должностной инструкции, правил техники безопасности, правил внутреннего распорядка, пункты договора о полной материальной ответственности и т. д.;
- вина работника в причинении ущерба и причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом. Нарушение требований законодательных и нормативных актов (включая локальные нормативные акты, принятые и действующие в данной организации) не всегда влечет нанесение материального ущерба. Следовательно, в констатирующей части приказа о привлечении работника к ответственности должно быть детально прописано, каким образом конкретное нарушение повлияло на возникновение обстоятельств, обусловивших нанесение ущерба;
- наличие прямого действительного ущерба и его размер.
Эти элементы приказа могут быть обоснованы ссылками на данные бухгалтерского учета, например о стоимости утраченного имущества, размере выплат третьим лицам, размере дополнительных расходов по устранению брака или иного ущерба и т. д. Собственно размер ущерба может быть оформлен посредством составления бухгалтерской справки, прилагаемой к приказу (о взыскании). При этом и в данной справке, и в самом приказе должны быть указаны дата составления (так как именно с этого момента исчисляется месячный срок для привлечения работника к ответственности), а также размер среднего заработка работника для подтверждения правомерности принятия решения о взыскании с работника ущерба руководителем организации (а не судом).
Кроме того, в приказе организации целесообразно указать на отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, к числу которых относятся:
- обстоятельства непреодолимой силы;
- нормальный хозяйственный риск, к которому могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей;
- крайняя необходимость или необходимая оборона. Данные обстоятельства определяются в соответствии с требованиями уголовного и уголовно-процессуального законодательства;
- неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Хотя ст. 240 ТК РФ работодателю предоставлено право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником, собственник имущества организации может ограничить это право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации.
Порядок ограничения вышеуказанного права работодателя, а также последствия ограничения трудовым законодательством не установлены и не детализированы (в частности, неясны последствия отмены приказа о привлечении работника к ограниченной материальной ответственности и принятие решения о полной ответственности после истечения месячного срока со дня установления размера ущерба).
Поэтому, если организацией принимается решение о взыскании с работника сумм, меньших размера действительного материального ущерба, администрация организации (наемный менеджмент) должна согласовать свои действия с собственником имущества, а в констатирующей части приказа отразить результаты этого согласования.
В резолютивной части приказа должны быть определены:
- перечень ответственных лиц, привлекаемых к материальной ответственности;
- размер ущерба и порядок его взыскания;
- согласие работника (со ссылкой на его заявление) на возмещение ущерба, если размер взыскания превышает средний заработок работника, но он согласился возместить ущерб добровольно.
При производстве удержаний из заработной платы работника организация должна учитывать ограничения размера удержаний, установленные ст. 138 ТК РФ:
- при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику;
- при удержании сумм из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно сохраняться 50% заработка.
Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба учитываются на субсчете 2 Расчеты по возмещению материального ущерба, открываемом к счету 73.
Стоимость действительного материального ущерба формируется на счете 94.
В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 и 98 Доходы будущих периодов (за недостающие товарноматериальные ценности), 28 Брак в производстве (за потери от брака продукции) и т.д.
По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами:
учета денежных средств (50 или 51) - на суммы внесенных платежей;
70 - на суммы удержаний из сумм по оплате труда;
94 - на суммы списанных недостач при отказе в взыскании ввиду необоснованности
иска.
Таким образом, схема бухгалтерских проводок по удержанию с виновных лиц сумм нанесенного материального ущерба должна быть следующей:
Д-т 94 К-т 10 Материалы (50, 41 Товары и т.д.) - на сумму недостачи или иного ущерба, причиненного организации неправомерными действиями работника;
Д-т 73 К-т 94 - на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника (в размере суммы фактически нанесенного ущерба);
Д-т 73 К-т 98 - на сумму, подлежащую взысканию с работника сверх сумм фактически нанесенного ущерба, в случае если рыночная стоимость утраченного или поврежденного имущества превышает его балансовую стоимость;
Д-т 73 К-т 28 - на сумму производственного брака, отнесенного на счет виновных
лиц;
Д-т 50 К-т 73 - на сумму задолженности, погашенную работником посредством сдачи наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Данный порядок также может быть рекомендован в случае, если сумма удержаний в погашение займа превышает половину начисленных работнику сумм заработной платы. Однако в данном случае следует иметь в виду, что трудовое законодательство не предусматривает возможности требовать внесения в кассу организации сумм, превышающих установленные размеры, - это может быть сделано только самим работником по собственному желанию;
Д-т 51 К-т 73 - на сумму задолженности, погашенную работником посредством ее зачисления на расчетный счет организации в банке (как правило, почтовым переводом). Этот порядок также может быть рекомендован, если ущерб должны возмещать работники структурных подразделений (филиалов или представительств), которые расположены в других населенных пунктах. Суммы в возмещение ущерба, поступившие на расчетный счет от уволенных работников, должны отражаться по дебету счета 76, так как такая задолженность на счете 73 числиться не может;
Д-т 70 К-т 73 - на сумму задолженности, удержанную с сумм начисленной оплаты труда работника;
Д-т 94 К-т 73 - на сумму задолженности (всей или части), во взыскании которой с работника отказано судом. Эта ситуация может возникнуть в случае, если решение о взыскании ущерба было принято руководителем организации, а впоследствии выяснилось, что при этом он превысил свои полномочия или соответствующие документы были оформлены с нарушениями, и это дало работнику основание обратиться в суд, который принял решение в его пользу.
Впоследствии данные суммы могут быть отнесены на счет других работников организации (по вине которых произошел отказ во взыскании ущерба с его непосредственного виновника), на счет учета расчетов по претензиям (если будет установлено, что ущерб явился следствием противоправных действий сторонних организаций) либо включены в состав прочих расходов - в дебет счета 91, субсчет Прочие доходы.
Если размер взыскания ущерба превышает балансовую стоимость утраченного имущества, одновременно с проводками, отражающими погашение задолженности, оформляется проводка по списанию части сумм доходов будущих периодов в состав прочих доходов организации (в части разницы между размером ущерба и балансовой стоимостью утраченных активов):
Д-т 98 К-т 91.
Разумеется, если работник увольняется до момента полного погашения задолженности по суммам нанесенного материального ущерба, на него оформляется исполнительная надпись, а сумма задолженности переводится на счет 76:
Д-т 76 К-т 73.
Пример. В результате инвентаризации на складе материалов была выявлена недостача запасных частей, приобретенных в 2000 г., фактической себестоимостью приобретения 1000 руб.
