Суханова Е. - Система управления организацией и ее структура
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ВВЕДЕНИЕ
Время, в котором мы живем, - эпоха изменений. Наше общество выполняет исключительно трудную, но исторически необходимую необратимую функцию.
В социально-политической жизни укрепление демократии, в экономике становление и развитие рыночных отношений, в жизни каждого человека осознание собственной самостоятельности, как субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих, изучения и грамотного применения законов управления.
В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски "управление" - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.
Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.
А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации.
Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий.
Процесс управления является общей суммой всех функций.
Менеджмент область управленческой и хозяйственной деятельности, обеспечивающей рациональное управление экономическими процессами, организации систем управления и его совершенствования в соответствии задачам социально-экономического развития.
К концу XIX - началу XX в. появились первые работы, в которых была сделана попытка научного обобщения накопленного опыта и формирования основ науки менеджмента. Это было ответом на потребности промышленного развития, которое все больше приобретало такие специфические черты, как массовое производство и массовый сбыт, ориентация на рынки большой емкости и крупномасштабную организацию в форме мощных корпораций и акционерных обществ.
Предприятия - гиганты испытывали острую необходимость в рациональной организации производства и труда, в четкой и взаимосвязанной работе всех подразделений и служб, менеджеров и исполнителей в соответствии с научно обоснованными принципами, нормами и стандартами.
Основателем школы научного менеджмента был Ф. Тейлор - инженер-практик и менеджер, решавший в своей повседневной работе проблемы рационализации производства и труда с целью повышения производительности и эффективности. Изучая способы выполнения работ и трудовых операций, Ф. Тейлор сформулировал четыре принципа управления индивидуальным трудом рабочих:
- научный подход к выполнению каждого элемента работы;
- научный подход к подбору, обучению и тренировке рабочего;
- кооперация с рабочими;
- разделение ответственности за результаты между менеджерами и рабочими.
Другой известный специалист в области менеджмента - А. Файоль предложил формализованное описание работы управляющих в организациях, выделив характерные для них виды деятельности или функции: планирование, организация, руководство, координацию и контроль. Им были сформулированы принципы менеджмента, которыми предлагалось руководствоваться при решении управленческих задач и выполнении функций менеджмента.
Файоль считается основателем так называемой классической административной школы управления.
Концепция управления с позиций науки о поведении это современная теория, получившая развитие в 60-е годы. Ее основное кредо повышение эффективности организации в результате повышения эффективности использования ее человеческих ресурсов.
Отсюда исследование различных аспектов социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, организационной структуры, коммуникации в организациях, лидерства, изменение содержания работы и качества трудовой жизни. Основной целью этой концепции является стремление оказать помощь работнику в создании своих собственных возможностей на основе применения положений поведенческих наук к построению и управлению организациями.
Таким образом, эти и другие многочисленные концепции менеджмента направлены на совершенствование стратегии отдельных предприятий с целью получения намечаемых прибылей.
Менеджмент это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности, направленной на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определенных намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента.
Иначе говоря, менеджмент это управление в условиях рынка, рыночной экономики, что означает:
- ориентацию фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы конкретных потребителей и организацию производства тех видов продукции, которые пользуются спросом и могут принести фирме намечаемую прибыль;
- постоянное стремление к повышению эффективности производства с меньшими затратами, получение оптимальных результатов;
- хозяйственная самостоятельность, обеспечивающая свободу принятия решений тем, кто несет ответственность за конечные результаты деятельности фирмы или ее подразделений;
- постоянная корректировка целей и программ в зависимости от состояния рынка;
- конечный результат деятельности фирмы или ее хозяйственно самостоятельных подразделений выявляется на рынке в процессе обмена;
- необходимость использования современной информационной базы с компьютерной техникой с целью осуществления многовариантных расчетов для принятия обоснованных и оптимальных решений.
Термины менеджмент, менеджер быстро и прочно вошли в наш словарный обиход, заменив используемые нами ранее термины управление, управленческая деятельность, руководитель, директор.
Термин менеджмент (management) американского происхождения и не переводится на другой язык дословно. В англоязычных странах он употребляется довольно свободно и в различных значениях, но всегда применительно к управлению хозяйственной деятельностью, тогда как для других значений используются другие слова.
Например, для обозначения управления в неживой природе употребляется термин control; для государственного или общественного управлениятермины government administration или public administration. Иногда к слову management добавляется слово business (business management), что лишь подчеркивает его принадлежность к хозяйственной сфере деятельности.
Учитывая вышеизложенное, мы в дальнейшем будем применять термин управление в том же значении, что и менеджмент.
Рассматривая суть понятия менеджмент, важно уточнить некоторые входящие в его определение положения.
Содержание понятия менеджмент можно рассматривать, как науку и практику управления, как организацию управления фирмой и как процесс принятия управленческих решений.
Менеджмент как наука и практика управления.
Под научными основами управления понимается система научных знаний, которая составляет теоретическую базу практики управления, а точнее, обеспечение практики менеджмента научными рекомендациями. Наука об управлении получила развитие в трудах таких ученых, как
Д.М. Гвишиани, Г.Х.
Попов, A.В. Попов, А.Г.Аганбегян, Ю.П. Васильев, А.И.Анчишкин, А.Файоль, П.Дракер, M.X.
Мескон, X. Волфганг, И.Ансофф и др.
Первым этапом методологии научного управления был анализ содержания работы и определение ее основных компонентов. Затем была обоснована необходимость систематического использования стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности труда и росте объема производства. Авторы работ по научному управлению выдвинули и обосновали следующие научные положения:
- использование научного анализа для определения наилучших способов достижения целей и решения конкретных задач;
- важность отбора работников, наиболее подходящих для выполнения конкретных задач и обеспечение их обучения;
- необходимость обеспечения работников ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения задач.
В зарубежной науке управления сложились четыре важнейших концепции, которые внесли существенный вклад в развитие современной теории и практики управления. Это концепции:
- научного управления;
- административного управления;
- управления с позиций психологии и человеческих отношений;
- управления с позиций науки о поведении.
Кроме того, существуют три научных подхода к управлению, которые получили свое развитие в современных условиях:
- подход к управлению как к процессу;
- системный подход;
- ситуационный подход.
Определение целей деятельности фирмы на ближайшую и дальнюю перспективы это главное в менеджменте (management by objectives). Управление путем постановки целей осуществляется с учетом оценки потенциальных возможностей фирмы и ее обеспеченности соответствующими ресурсами.
Различают цели общие и специфические. Общие цели отражают концепцию развития фирмы в целом, специфические цели разрабатываются в рамках общих целей по основным видам деятельности фирмы.
Рациональное использование материальных и трудовых ресурсов предполагает достижение целей при минимуме затрат и максимуме эффективности, что осуществляется в процессе управления, когда группа сотрудничающих людей (работников фирмы) направляет свои действия на достижение общих целей на основе соответствующей мотивации их труда.
Менеджмент имеет свой собственный экономический механизм, который направлен на решение конкретных проблем взаимодействия в реализации социально-экономических, технологических, социально-психологических задач, возникающих в процессе хозяйственной деятельности. Экономический механизм менеджмента объективно обусловлен осуществлением хозяйственной деятельности фирмы в рыночных условиях, когда результаты управленческой и хозяйственной деятельности получают оценку на рынке в процессе обмена.
Менеджмент как организация управления предприятием, осуществляющим любые виды предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли (предпринимательского дохода). Содержание менеджмента, таким образом, состоит в достижении фирмой или другими предприятиями определенных результатов в ходе предпринимательской деятельности.
Цели всякой организации предполагают преобразование ресурсов (капитал, материалы, технология, информация, трудовые ресурсы) для достижения конечных результатов. Для их реализации необходимо осуществление различных видов деятельности-функции.
В зависимости от конкретных функций организация делится на подразделения, выполняющие возложенные на них задачи, отражающие реализацию специфических целей. Подразделения (отделы, службы, управления) представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.
Здесь речь идет об управлении организацией.
Такое содержание понятия менеджмент соответствует нашему понятию внутрифирменного управления. В данной работе мы сужаем предмет изучения, и будем рассматривать управление только в промышленных организациях, где оно по своему содержанию и направленности отличается в зависимости от вида и характера их деятельности.
Модели организации. Структурный подход к построению организации
Обычно под организацией понимается структура (состав), в рамках которой проводятся сознательно координируемые мероприятия, направленные на достижение общих целей. Организация это своего рода анатомия предприятия, управлениеэто его физиология.
Или, организация это статика дела, управление его динамика. Поскольку само по себе управление тоже имеет определенную структуру, то наряду с организацией и управлением можно говорить об организации как органе, субъекте управления и об управлении организацией, рассматриваемой как объект управления.
Организация это открытая система взаимодействующих и управляемых частей (подразделений, людей и т.д.), работающая с определённой целью, смыслом, миссией и имеющая в своём распоряжении ресурсы:
- финансовые ресурсы;
- материальные ресурсы (оборудование и т.п.);
- людские ресурсы;
- информационные ресурсы;
- временные ресурсы.
Организации бывают формальными и неформальными. Формальные организации строятся в соответствии с заранее заданной структурой управления.
В формальных организациях действуют заранее запланированные связи между подразделениями, людьми и т.д. неформальные организации образуются и действуют спонтанно, на основе личных контактов, симпатий и т.п.
Управление это процесс распределения и движения пяти видов ресурсов в организации с заранее заданной целью по заранее разработанному стратегическому плану с непрерывным контролем результатов работ.
Адаптивное управление это приспосабливающееся к новой обстановке (окружающей среде) управление с изменением планов и моделей в зависимости от складывающейся ситуации.
Управление организацией может быть представлено в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей наиболее эффективно.
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, военная и т.д.), размеров организации, сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и от многих других факторов. Однако, не смотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916г.
А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие, в общем-то, однородных видов деятельности. Роль управления в организации была определена им следующим образом: предвидеть, организовывать, руководить, координировать и контролировать. В настоящий момент этот перечень может быть дополнен, и выглядеть в виде следующей логической цепочки действий:
- установление целей определение будущего состояния организации;
- формирование стратегии определение способов достижения цели;
- планирование работы определение задач конкретным исполнителям;
- проектирование работы определение рабочих функций исполнителей;
- мотивирование деятельности целенаправленное воздействие на работника;
- координация работ согласование усилий исполнителей;
- учет и оценка работы измерение результатов работы и их анализ;
- контроль хода работы сопоставление результатов с целями;
- обратная связь корректировка целей.
Структура управления состоит из трех уровней (табл. 1.1,1.2,1.3):
- внутрифирменное управление;
- управление производством;
- управление персоналом.
Таблица 1.1
Принципиальная схема внутрифирменного управления
| Принципы | Функции | Экономические методы |
| 1.Централизация в управлении | 1.Маркетинг | 1.Коммерческий расчет |
| 2.Децентрализация в управлении | 2.Планирование | 2.Внутрифирменный расчет |
| 3.Сочетание централизации и децентрализации | 3.Организация | 3.Цены и механизм ценообразования |
| 4.Ориентация на долгосрочные цели развития | 4.Контроль и учёт | 4.Финансовая политика и ее важнейшие инструменты |
| 5.Демократизация управления: участие работников в высшем звене управления |
| Проведение НИОКР | Обеспечение развития производства | Обеспечение сбыта | Организационные структуры управления производством |
| 1. Разработка научно-технической политики фирмы | 1.Разработка и обеспечение политики по важнейшим направлениям производственной деятельности фирмы | 1.Разработка сбытовой политики | 1 .Функциональная |
| 2. Разработка и внедрение новой продукции | 2.Развитие технологии производства | 2. Выбор каналов и методов сбыта | 2.Линейно-функциональная |
| 3.Организация научно-технической деятельности | 3.Обеспечение производства материально-техническими ресурсами | 3.Организация сбыта | 3.Проблемно-целевое управление |
| 4.Повышение качества и конкурентоспособности продукции | 4.Матричная структура | ||
| 5.Повышение производительности труда | 5.Программно-целевое управление |
| Разработка и проведение кадровой политики | Оплата и стимулирование труда |
Групповое управление, взаимоотношения в коллективе и с профсоюзами |
Социально-психологические аспекты управления |
| 1.Принципы подбора и расстановки персонала | 1.Формы оплаты труда | 1.Вовлечение работников в управление на низовом уровне | 1.Мотивация труда работников и творческая инициатива |
| 2.Условия найма и увольнения | 2.Пути повышения производительности труда | 2.Рабочие бригады и их функции | 2.Организационная культура фирмы |
| 3.Обучение и повышение квалификации | 3.Поощрительные системы оплаты труда | 3. Взаимоотношения в коллективе | 3.Влияние управления персоналом на деятельность фирмы и ее организацию |
| 4.Оценка персонала и его деятельности | 4.Взаимоотношения с профсоюзами |
Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.
Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также, как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.
С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.
Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами ОСУ могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.
Есть два направления специализации элементов ОСУ: а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.; б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.
Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения.
Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.
При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.
В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные.
Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.
Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.
Между всеми названными выше составляющими ОСУ существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных.
-
- Пространственные измерения структур управления и их организационные механизмы
-
- Принципы построения организационных структур управления
Научно обоснованное формирование организационных структур управления актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.
Значение и задачи организационного проектирования
Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
- Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
- Во-вторых, в сфере хозяйственности управления техническими системами, комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
- В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
- В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.
Разработка принципов и методики проектирования структуры, как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления, прежде всего, включает в себя систему целей и их распределение между различными звеньями.
