Кобулов Б. - Исследование систем управления

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ

Введение.

Управление организациями в рыночной экономике и все связанные с этим понятия, называемые общим словом менеджмент, стало одной из самых сложных и интересных видов человеческой деятельности. В работе менеджеров большую часть занимает необходимость решения нетривиальных задач, обязанность принимать управленческие решения.

Для того, чтобы руководитель мог правильно решать стоящие перед ним управленческие задачи, использовать чужой опыт в своей работе, ему необходимо обладать опытом исследовательской работы. Этому должен способствовать учебный курс Исследование систем управления.
Цель курса. Курс имеет целью развитие навыков исследовательской работы будущих специалистов в области менеджмента.

Его необходимость определяется квалификационной характеристикой специалиста, в которой предусмотрена готовность к практической деятельности, владение навыками практического исследования систем управления.
Задачи курса. Раскрытие методологии и организации проведения исследовательской работы в процессе управления и исследования такого специфического предмета, каким является система управления в целом, в совокупности её всех свойств, характеристик и особенностей.
Однако, только этим не определяется цели и задачи данного курса. Для пояснения этой мысли приведём следующее высказывание:
Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления.

В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают по старинке и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как:

недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;
отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;
низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.

Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций1.
Как следует из вышеприведённой цитаты, современный менеджер должен использовать навыки исследовательской работы для решения конкретных задач по постоянному совершенствованию своей организации, улучшению её системы управления. Именно с учётом этого и написано настоящее учебное пособие.
Практически это реализовано в определенной логической последовательности изложения настоящего курса: от первоначального рассмотрения ключевых категорий, связанных с пониманием роли и значения исследовательской деятельности как в управлении в целом, так и в исследовании самих систем управления, до рассмотрения конкретных методов исследования, наиболее эффективных для изучения системы управления.
По этой схеме построено настоящее учебное пособие, представляющее собой дополненный и переработанный курс лекций, прочитанный автором в Московской государственной технологичMской академии.
В первой части рассматриваются общие суждения об управлении, исследовании и связанных с ними понятий. Из этого вытекает необходимость формулирования общих методологических принципов, лежащих в основе процессов познания и рассмотрения общих логических законов вывода.

Настоящий этап является своеобразным повторением материала других учебных курсов, однако он позволяет сохранить целостность изложения и показать практическую связь теоретических построений с конкретными задачами исследования управленческих систем.
Следующий раздел связывает теоретический материал предыдущей части с практическими методами исследовательской работы с конкретными системами управления. Попутно рассматриваются особенности, как самих систем управления, так и специфики проведения их исследований.

И, наконец, курс лекций заканчивается рассмотрением конкретных методов исследования, применяемых для управленческих систем.
Для лучшего понимания достаточно сложных понятий, приводимых в тексте, в учебное пособие вставлены цитаты из других работ, пояснения и пр. которые отмечены другим шрифтом и помечены специальным значком.

Наконец, учитывая специфику дистанционного обучения, в конце каждого раздела помещены вопросы для самопроверки и краткие выводы, в которых обобщаются наиболее важные положения.

Исследования и управление

Управление общие понятия
Для понимания дальнейшего, сначала необходимо четко определиться с тем, что понимается под термином управление. На интуитивном уровне понятно, что управлять чем-либо (или кем-либо) означает координировать, упорядочивать какой-то процесс или процессы для достижения определенной цели.

При зрелом размышлении становится ясным, что управление это некий процесс, совершаемый кем-то (или чем-то) над неким объектом для того, чтобы управляемый объект мог достичь определенной цели.
Что же из этого следует? Во-первых, это то, что в процессе управления есть две стороны: то, чем управляют и то, что управляет, т.е. объект и субъект управления.
Иными словами,
объект управления та часть внешнего мира, те выделенные его элементы, на которые направлено управляющее воздействие.
Субъект управления активная субстанция, вырабатывающая управленческие воздействия.
Во-вторых, важной особенностью процесса управления является целеположение. Управление всегда производится для достижения какой-то конкретной цели.
В-третьих, управление возникает тогда, когда есть не просто некая часть внешнего мира, называемая внешней средой, а эта внешняя среда каким-то образом упорядочена, иными словами структурирована.
Действительно, если окружающая среда совершенно не имеет структуры, то понятие управления теряет смысл. Обычно, говоря о том, что нечто имеет структуру, мы имеем в виду, что это нечто определенным образом упорядоченно, состоит из определенных элементов, которые как-то связаны между собой.

Иначе говоря, представляют собой некую систему. Таким образом, мы приходим к пониманию такого важного понятия (и не только для управления) как система.
Как видим, для осознания того, что такое управление необходимо уточнить, что такое система. В современном мире это понятие является определяющим для осмысления многих проблем.
В самом общем смысле:
Система множество взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения определенной цели.
Таким образом, существует очень глубокая, фундаментальная связь между этими двумя понятиями: управление и система. В принципе управление возможно только системами.

Без системы процесса управления не существует.
Отметим, что объект и субъект управления можно рассматривать также как единую систему систему управления. Система управления это совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений для достижения целей управления.
Наконец, последнее, но очень важное замечание о понятии управления. Анализируя процесс управления, мы определились с объектом и субъектом управления, поняли важность таких понятий как система и структура. Осталось выяснить, что представляет собой сам процесс управляющего воздействия. Каким именно образом субъект управления воздействует на управляемый объект?

Так вот выясняется, и в этом заслуга науки, называемой кибернетикой, что управление осуществляется путем получения, преобразовании информации субъектом управления и передачи её объекту управления.
- В кибернетике рассматривается с самых общих позиций управление любыми системами: техническими, биологическими, социальными. При этом за основу принят информационный подход. Наука эта сравнительно молодая. В [11] указано, что термин кибернетика (от греческого киберос - кормчий, т.е. рулевой) после древних греков употребил французский ученый Ампер, известный широким массам читателей по школьному курсу физики по имени единицы измерения силы тока ампер и соответствующим прибором для его измерения амперметром.

Так вот он, в числе многих других вопросов, занимался также классификацией наук. И предложил кибернетикой называть еще не существующую науку, которая будет изучать проблемы управления человеческим обществом. Затем этот термин был забыт и его возродил американский ученый Норберт Винер, который так назвал свою известную книгу, вышедшую в 1948 году. Сначала он охарактеризовал кибернетику как науку об управлении и связи в животном и машине.

Т.е. в начале управление человеческим обществом он не рассматривал. Но затем, в 1954 году он преодолел этот недостаток в работе Кибернетика и общество.

Развил и систематизировал идеи Винера и его коллег английский ученый У.Р.Эшби. Итак, общая схема управления, характеризующая все вышесказанные понятия и определяющая связи между объектом и субъектом управления, с точки зрения кибернетики представлена на рис. 1[11]. Для более конкретного представления того, что понимается под каналами прямой и обратной связи, рассмотрим более конкретную схему, изображенную на рис. 2 [12].
Как видно из этой схемы выходные параметры объекта управления определяются влиянием трех факторов:
Входного материально-информационного потока;
Внешними возмущениями;
Управляющим воздействием.
Состояние объекта управления оценивается той информацией, которая имеется на его входе и выходе. Если входные или выходные информационные параметры отличаются от значений, с которыми их сравнивает субъект управления, то он посылает в объект управления корректирующие воздействия для ликвидации отклонений.
Теперь, когда мы достаточно подробно и внимательно определили все аспекты понятия управление, посмотрим, как все это интерпретируется применительно к социально-экономическим отношениям, существующим в любом обществе. Не углубляясь в социально экономические теории, сразу перейдем к тем понятиям, которые нас интересуют.
Основой общества является организация, т.е. группа людей, объединяющая свои усилия для достижения конкретной цели. Т.е. с точки зрения кибернетики, организация это система. Цели обычно выбираются из потребностей внешней среды, т.е. из потребностей остальных членов общества. Иными словами, всякая организация создается и существует для удовлетворения общественных потребностей, которые могут быть самыми различными.

А удовлетворяются они переработкой ресурсов, которыми человек или организация располагают (сырье, материалы, финансы и пр.) в конкретные продукты своей деятельности, необходимые для удовлетворения общественной потребности и являющиеся конечной целью такой работы.
Характерной чертой любой групповой деятельности (в отличие от индивидуальной) является необходимость ее координации для того, чтобы групповые цели были достигнуты наиболее эффективно и с наименьшими затратами имеющихся групповых ресурсов. Для этого в любой организованной группе выделяются специальные работники управляющие (менеджеры).

Таким образом, управление являться необходимым во всяком организованном сотрудничестве, равно как и на всех уровнях организации. При этом задача каждого управляющего спроектировать и так поддерживать внешнюю и внутреннюю среду, в которой люди, работающие совместно, побуждаются действовать производительно и эффективно в направлении достижения групповых целей.

Характерной чертой каждой эффективной групповой деятельности, рассчитанной на достижение групповых целей с минимальными затратами времени, денег, материалов или минимальными неудобствами, является то, что при этой деятельности применяются принципы и методы управления. Таким образом, исходя из общественно-экономических воззрений, управление организациями также имеет специфический смысл и выделяется в особый вид деятельности.

В рыночной экономике управление организациями получило название менеджмента.
Возвращаясь к схемам управления (рис.1 и 2) отметим, что в рассмотренном аспекте объект управления превращается в организацию, субъект управления в менеджеров (управляющих), а управление (как сам процесс, так и все, что с ним связано) в менеджмент. Как известно, дисциплина, изучающая управление организациями в рыночной экономике, также носит название менеджмента.

Наконец, с точки теории систем (о которых мы расскажем в последнем разделе), отметим, что организация представляет собой т.н. социотехническую систему, т.к. объединяет в себе, в качестве входящих в нее элементов и подсистем биологические (люди), технические (техника и оборудование) и социальные (группы людей) составляющие.
Конечно, кибернетика также рассматривает все виды управления в человеческом обществе. Но делает это на основе, как уже говорилось, абстрактного, информационного подхода.

Такой единый подход позволил привлечь к решению задач кибернетики мощный математический аппарат и смоделировать многие задачи управления на электронно-вычислительной технике.
Однако, менеджмент, являясь, по сути, прикладной ветвью кибернетики, в отличие от неё имеет дело с более конкретными, и в то же время очень разнородными понятиями и явлениями. Их сфера действия лежит в самых разнородных областях от экономики и финансов отдельной фирмы до вопросов организации в отраслях промышленности; от психологических аспектов поведения людей до групповой психологии; от чисто административных методов управления до многомерных ситуационных моделей и многих, многих других.
Поэтому, если кибернетика, работая на уровне общих информационных представлений и используя единый, информационный подход, представляет собой стройное научное здание, то менеджмент трудно назвать наукой. Наука это целостная система фактов и знаний, объединенных общей теорией, и основанная на единой системе аксиом. Объединить же столь разнородные области человеческого знания, лежащие в различных областях науки и техники, в единую теорию, по крайней мере, в настоящее время, невозможно.

По этой же причине не удается найти единую методологию в менеджменте. Менеджмент это скорее набор неких подходов, использующих разные теории, и разрабатывающий на их основе методы управления организациями.

Эту точку зрения подтверждает и история развития современного менеджмента. Развитие каждой школы управления дало менеджменту свои подходы: функциональный, поведенческий, административный, ситуационный, системный и другие подходы.
В этом менеджмент во многом является искусством и как другие виды искусства, использует лежащее в его основе организованное знание науку и применяет ее с учетом реальной обстановки для достижения реального конечного результата.

Контрольные вопросы и задания.

Что такое управление?
Какая связь между понятиями управление и система?
Какова общая схема управления системой?
В чем отличие подходов к управлению с точки зрения кибернетики и менеджмента?

Исследования и их необходимость в системах управления

Любая организация существует не сама по себе, а связана многими связями с внешним миром, т.е. со внешней средой. Как уже говорилось в предыдущем разделе, любой организацией необходимо управлять. По сути, весь процесс управления постоянно направлен на решение двух основных задач: достижение целей управления выливается в:

координацию работу внутри организации и
осуществление связей с внешней средой.

Причем выполнение этих задач тесно взаимосвязано. Ведь экономические системы современных стран отличаются очень большой сложностью, огромным количеством факторов (политических, производственных, социальных и т.п.) и быстрой изменчивостью. Поэтому любая организация должна очень быстро реагировать на изменения этих факторов, которые для неё являются элементами внешней среды и координация работы внутри организации, управление всеми ее составляющими производится с учетом, в первую очередь, изменений, происходящих во внешней среде. Другими словами можно сказать, что характерной особенностью управления современной организацией является то, что это сложный, многофакторный процесс из-за постоянно меняющихся и усложняющихся внешних условий.

К ним надо постоянно приспосабливаться, менять внутренние составляющие организации, постоянно координировать работу техники и персонала. Такая творческая деятельность является сутью профессии современного менеджера.

Когда система управления четко выполняет свои функции, то организация работает нормально, справляется с любой обстановкой на рынке и успешно развивается. Однако, даже самая преуспевающая фирма рано или поздно в процессе своей деятельности сталкивается с ситуацией, когда в самой управляющей системе возникают проблемы, т.е. система управления начинает действовать не оптимально. Причин тому может быть множество и не последнее место среди них занимает выше упомянутая сложность современной рыночной экономики. Кроме того, даже когда все в порядке и организация успешно развивается, то система управления, как одна из составных частей организации, также должна меняться и соответствовать этим процессам развития.

Руководство организацией не может себе позволить иметь неэффективную систему управления, неадекватно реагирующую на быстро меняющиеся условия окружающего мира. Современная теория конкуренции одним из слагаемых конкурентоспособности организации называет её творческий потенциал, способность быстро проводить инновации (научные, технические, экономические, организационные и пр.).

Ясно, что без эффективной системы управления такие задачи недостижимы. Для решения такого рода задач необходимо изучить возникающие проблемы и найти для них правильное решение, т.е. провести исследование.
Таким образом, мы приходим к совершенно естественному выводу о том, что составной частью деятельности современного менеджера является умение проводить научную, исследовательскую работу.
Что же мы будем понимать под термином исследование?
Исследование вид деятельности человека, позволяющий вскрыть суть и содержание явлений, познать и оценить их, определить тенденции развития, а также найти возможность использования полученных знаний в практической деятельности человека.
Исследование систем управления вид исследований, направленный на изучение системы управления с целью принятия решений о ее совершенствовании и более полной адаптации к изменяющимся условиям внешней среды. [9, 10]
В каких случаях необходимо проведение такой работы?, Потребность в исследованиях появляется в трех основных случаях:[13]:

организация сталкивается с ситуацией, когда положение ухудшается и надо это исправить (задача на исправление);
положение организации не ухудшается, но ей необходимо развиваться, т.е. улучшить существующую ситуацию (задача на усовершMнствование);
для организации необходимо создать совершено новую ситуацию (задача на создание).

В принципе, говоря о потребностях в исследованиях и классифицировав ситуации, когда возникает необходимость проведения исследований, можно очертить и круг задач, решаемых в процессе исследований.
Задачи на исправление возникают, когда во внешней среде что-то меняется и организация реагирует на это не так, как реагировала раньше. Например, падает объем продажи товара, который до этого, на протяжении определенного срока успешно продавался.

Ясно, что здесь задача состоит в том, чтобы восстановить первоначальные условия, т.е. отыскать неисправности.
Задачи на усовершенствование решают, как улучшить существующие условия, которые по тем или иным причинам перестали удовлетворять организацию. Это может касаться многих элементов управления и совершенно различных управленческих функций.

Например, как улучшить планирование, ввести более тщательный контроль, изменить учет, усовершенствовать административные методы и т.п.
Наконец, целью задач на создание является не решение некой неотложной проблемы, а нахождение новых рынков, развитие новых услуг, инновационная деятельность и другая деятельность, в основе которой лежит желание добиться новых, качественных изменений в работе организации.
Как видно из этих примеров, сложность решения этих задач возрастает, т.е. наиболее просты и понятны задачи на исправление, задачи на усовершенствование сложнее и разнообразнее. Для решения же последней категории задач необходимы значительные творческие усилия в условиях минимума информации.
Что может быть объектом исследования в системах управления? В принципе объектом исследования может быть любой компонент системы управления, любая её подсистема. Поэтому здесь нужен некий общий принцип выбора, основанный на определенном подходе. Например, в [12] автор в качестве такого критерия предлагает функции, которые выполняет система управления.

Например, рассматривать функции планирования и выделять в нем в качестве объектов исследования политику организации, т.е. формулирование общих направлений и целей деятельности системы управления. Конечно, это достаточно продуктивный подход и им можно пользоваться в выборе объектов исследования.

Однако, известен более общий подход, описанный в [13]. Здесь предлагается взять за основу понятие изменения как самую общую характеристику проведения исследований систем управления.2 Действительно, изменения являются смыслом проведения исследований систем управления. Если все различные формы заданий на исследование имеют одну общую характеристику, то это планирование и осуществление изменений в организациях.

Что именно подвергается изменениям и определит объект исследования.
Кто должен проводить исследования? Конечно, менеджеры, работающие в организации и мы, говоря о задачах, приводящих к необходимости исследований, косвенно ответили именно так на этот вопрос.

Но, кроме проведения исследований собственными силами, многие фирмы все чаще прибегают к помощи сторонних организаций, которые предлагают услуги по т.н. управленческому консультированию.
- В настоящем пособии мы не будем подробно рассматривать особенности такого рода работ. Все вопросы, связанные с консультированием, очень тщательно и подробно рассмотрены в [13].

Отметим только, что, как указывается в предисловии к этой книге, Консультирование по вопросам управления, или управленческое консультирование, давно признано важной профессиональной службой, которая помогает руководителям анализировать и решать стоящие перед их организациями практические задачи, а также усваивать чужой опыт. Сотни тысяч частных компаний и общественных организаций как в промышленных развитых, так и менее развитых странах пользовались такими услугами, отдельно или в сочетании с повышением квалификации, изучением рынка и степени осуществимости предложений, разработкой систем, исследованиями с целью выработки мер, консультированием по инженерно-техническим вопросам и другими профессиональными услугами.
Таким образом, независимо от того, кто конкретно проводит исследования, сама организация или приглашенные консультанты, место исследований в существовании любой организации можно схематично изобразить так, как это показано на рис. 3. Особых пояснений схема не требует. Действительно, цель исследований изучить нынешнее состояние организации и её системы управления, выявить все слабые места (с точки зрения целей управления и соответствия системы управления этим целям) и построить её информационную модель.

На основе данной модели строиться модель будущей системы управления, которая должна быть более эффективной и определяются этапы реализации построения такой системы.
На простом, интуитивном уровне понятно, что самая общая схема проведения исследования такова:

Осознание существования проблемы и необходимости её решения;
Собственно решение проблемы, которое состоит из ряда стадий и которое является собственно исследованием (рис. 3, прямоугольник с надписью исследования);
Заключительный этап, который связан с внедрением результатов исследования в жизнь организации.

Более подробно об этом мы поговорим позже, когда будем рассматривать этапы проведения исследований и все, что с ними связано.

Содержание раздела