Характеристика структурного подразделения
В отделе определяется потребность в сырье и материалах, оборудование, топливе, устанавливаются наиболее рациональные формы снабжения, обеспечивается завоз материальных ресурсов.В функции отдела сбыта входит: обеспечение коммерческой деятельности предприятия по сбыту продукции, подготовка и заключение договоров с покупателями, составление планов поставок продукции в соответствии с заказами.
Транспортный отдел является самостоятельным структурным подразделением, подчиняется непосредственно коммерческому директору. В его функции входят: разработка планов-графиков транспортных перевозок, контроль за своевременным выполнением планов поставок тары, планов погрузочно-разгрузочных работ.
Таблица 7
Уровни управления
Уровень |
||
| Функциональный |
Линейный |
|
| 1. | - | Генеральный директор |
| 2. | Технический, финансово-экономический, коммерческий директор, директор по строительству | Инженер по строительству |
| 3. | Зав. лабораторией, юрисконсульт, начальник службы безопасности, отдел кадров | Микробиолог, инженер-химик по пиву, инженер-химик по зерну, инженер-химик по мин.воде, начальник отдела охраны, старший инспектор ОК. |
| 4. | Зав. хозяйством, администратор АБК, секретарь-референт, зав. здравпунктом. | Хоз. группа, фельдшер. |
| 5. | Старшие (ведущие) | Старшие мастера. |
| 6. | Отдел охраны, инспектор ОК. | Мастера-бригадиры. |
| 7. | Младшие специалисты | Бригадиры, звеньевые. |
Возможным недостатком является столь детальное и полное отражение более низких уровней управления. В складывающихся условиях в конкурентной борьбе может победить тот, кто наиболее эффективным образом приспосабливает свою организацию к новым требованиям внешнего окружения, формируемого за счет взаимодействия подразделений организации друг с другом.
Характеристика структурного подразделения
Для характеристики структурного подразделения выделим отдел финансово-экономического директора.
Основная цель деятельности - финансово-экономическая деятельность предприятия, которая включает также работу бухгалтерии по различным отраслям деятельности.
Финансово-экономический отдел непосредственно в лице финансово-экономического директора подчиняется напрямую генеральному директору.
Финансово-экономическому директору подчиняется: архивариус, начальник отдела экономики, главный бухгалтер. В свою очередь начальнику отдела экономики подчиняется: экономист по производству и ценным бумагам, экономист по труду; главному бухгалтеру: аудитор-методист, финансист, бухгалтер по банковским операциям, бухгалтер по расчетам и зарплате, бухгалтер материального стола, бухгалтер розничной торговли, бухгалтер по реализации, бухгалтер по производству, бухгалтер-кассир. Численный состав подразделения составляет 15 человек.
Анализ функций управления структурного подразделения
ТаблицаКлассификатор основных функций управления
Код |
Функции управления | Комплексы задач |
| 01 | Управления стратегией развития | 1. Прогнозирование 2. Определение целей 3. Выбор стратегии 4. Разработка программы 5. Составление бюджета 6. Разработка политики и процедур |
| 02 | Организация системы и процессов управления | 1. Разработка организационной структуры 2. Передача полномочий 3. Определение и создание благоприятных отношений |
| 03 | Управление персоналом | 1. Разработка процесса предприятия решений 2. Определение коммуникаций 3. Подбор кадров 4. Обучение персонала |
Основными вопросами, решаемыми финансово-экономическим отделом являются:
¦о получении кредита под строительство (1);
¦об инвестировании средств в реконструкцию предприятия (2);
¦о вложении денег в ценные бумаги (3);
¦о расчете с банком за полученный кредит (4).
Представим в виде схемы распределение функциональных обязанностей:
Рис. 7. Распределение функциональных обязанностей
На примере финансово-экономического директора построим рациональную схему выполнения функциональных обязанностей с учетом перераспределения функций внутри структурного подразделения:
Условные обозначения:
+,- вычислительные и расчетные операции;
Д подготовка документации;
С участие в совещаниях с совещательных голосом;
П подписание документов;
? -непосредственное исполнение операции;
И инструктаж, консультации, помощь в исполнении операций. Таблица 8
Анализ распределения функций
Функции управления |
Подфункции управления | Финансово-экономический директор |
| 1. Планирование | ¦прогнозирование ¦определение целей ¦выбор стратегии ¦разработка программы ¦составление бюджета ¦разработка политики и процедур |
+,- Д ? С С +,- СП +,- СДП СП |
| 2. Организация | ¦разработка организационной структуры ¦передача полномочий ¦определение и создание благоприятных отношений |
ДС
- С? |
| 3. Управление | ¦разработка принятия решений ¦определение коммуникаций ¦подбор кадров ¦обучение персонала |
С
С С И |
Оценка уровня организации системы управления структурным подразделением:
1. Коэффициент качества выполнения управленческих функций
1.
2. Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции
К 1 = Тф / Тр = 723 / 744 = 0,97
3. Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функции
К 2 = Км.п. / Ко = 1,6
4. Коэффициент регламентации функций управления
К 3 = Кр / Ко = 0,26
5. . Коэффициент дублирования функций управления
К 4 = Кд / Ко = 0,4
6. Коэффициент ритмичности аппарата управления
Кр.у. = 1 П1 / П2 = 1 6 / 9 = 0,4
7. Коэффициент охвата функций управления автоматизацией
Кфа = Nза / Nа = 2,3
8. Коэффициент, характеризующий степень полноты реализации принимаемых решений
К с.р.= К1 / К2 = 1
Показатели выполнения должностных обязанностей.
9. Коэффициент выполнения должностных обязанностей
К в.д.о. = Qф / Qз = 1
10. Коэффициенты оперативности работы
Ко.р. = Qс / Qф = 0,7
11. Коэффициент качества выполнения должностных обязанностей
Кк =1 Р / Qф = 1 1 / 7 = 0,9
12. Общий коэффициент трудовой дисциплинированности
К т. д. =
Показатели уровня организации
Показатели |
Значения |
| 1 | 2 |
| 1. Тф суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, час | 2ч5м * 248 = 43400 мин |
| 1 | 2 |
| 2. Тр суммарное расчетное время использования технических средств в год, час | 2ч * 248 = 44640 мин |
| 3. Км.п. количество рабочих мест, отвечающих современным требованиям | 9 |
| 4. Ко общее количество рабочих мест | 15 |
| 5. Кр количество функций (процедур), обеспеченных регламентирующей документацией | 4 |
| 6. Ко общее количество функций (процедур) | 5 |
| 7. Кд количество функций (процедур), дублируемых подразделениями аппарата управления, излишних функций | 2 |
| 8. П1 количество зафиксированных задержек выполнения управленческих функций (процедур) за анализируемый период | 6 |
| 9. П2 количество своевременно выполненных функций (процедур) | 9 |
| 10. Nа количество задач управления, которые могут быть автоматизированы | 4 |
| 11. Nза количество задач управления решаемых автоматизированным способом фактически | 9 |
| 12. К1 количество решений своевременно реализованных на предприятии за определенный период | 5 |
| 13. К2 общее количество решений, намеченных для реализации за тот же период | 5 |
| 14. Qф число фактически выполненных работ | 7 |
| 15. Qз число запланированных работ | 7 |
| 16. Qс число выполненных в срок | 5 |
| 17. Qф - // - | 7 |
| 18. Р число рекламаций (жалоб), неверные работы | 1 |
Схема функциональных взаимосвязей подразделения
Таблица 10
Наименование функций подразделения |
Функциональные подразделения и должностные лица | |||
| Ген. директор | Директор по строительству | Экономический отдел | Бухгалтерия | |
| Решения по экономическим вопросам: -финансирование строительства |
Р | П | О | С |
| -инвестиции в ценные бумаги | С | - | Р | П |
| -расчеты с кредиторами | С | - | Р | Р |
О отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение и подготавливает окончательный документ;
П представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;
Р принимает решения, утверждает, подписывает документ;
С согласовывает подготовительный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций.
9.Информационная система структурного подразделения
Таблица 11
Документооборот руководителя структурного подразделения
| Функции руководителя | Получает документацию | Разрабатывает документацию | Представляет документацию | Примечания |
| 1. Разработка плановых заданий | Х | |||
| 2. Контроль финансово-экономической отчетности | Х | |||
| 3. Документация по вложению и привлечению инвестиций | Х | |||
| 4. Документация о прибылях и убытках | Х | Х | ||
| 5. документация по налоговым отчислениям | Х | |||
| 6. Прочие документы | Х | Х | Х | По необхо-димос-ти |
Уровень делопроизводства определяется по формуле:
К о.д.= (К1 + К2 + К3) / 3=(0,85 + 0,85 + 1) / 3 = 0,9
Уровень оперативности работы с документами:
К1 = Д1 / Д2 = 12 / 14 = 0,85
Д1 количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;
Д2 общее количество входящих документов и других источников информации.
Уровень оперативности размножения документов
К2 = Д3 / Д4 = 17 / 20 = 0,85
Д3 - количество документов и других источников информации, своевременно размноженных;
Д4 - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения;
Уровень оперативности работы с письмами:
К3 = Д5 / Д6 = 21 / 21 = 1
Д5 количество писем, своевременно дошедших до адресата;
Д6 общее количество оперативных писем.
На основании анализа документооборота, можно сделать вывод о высоком уровне делопроизводства в структурном подразделении.
Основными дублирующимися функциями по разработке типовых документов, касающихся руководителя структурного подразделения сравнительно немного. Однако во избежания рутинной работы, есть необходимость по внедрению типовых бланков основных распоряжений, приказов и запросов.
Также возможно оформление прочих, проходящих документов минуя руководителя, не касающихся его компетенции.
Регламенты управления
Таблица 12| п/п | Наименование раздела | Содержание раздела |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Общая часть | 1. Финансово-экономическая деятельность, деятельность бухгалтерии. |
| 2. Финансовому экономическому директору подчиняется: архивариус; начальник отдела экономики; главный бухгалтер. Начальнику отдела экономики подчиняется: экономист по производству и ценным бумагам, экономист по труду. Главному бухгалтеру подчиняется: аудитор-методист, финансист, бухгалтер по банковским операциям, бухгалтер по расчетам зарплаты, бухгалтер материального стола, бухгалтер розничной торговли, бухгалтер по реализации, бухгалтер по производству, бухгалтер-кассир. Архивариус - организует хранение и обеспечивает сохранности документальных материалов поступивших в архив. Экономист - выполняет научно-воспитательную работу при проведении исследований или разработок в соответствии с методическими нормами и программами. Бухгалтер-экономист осуществляет учет денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременное отражение на соответствующих бухгалтерских счетах розничных операций. |
Продолжение таблицы 12
| 3. Порядок создания, реорганизации подразделения и ликвидации, устанавливается в соответствии с Уставом ОАО Амур-Пиво. | ||
| 4. Численно-профессиональный состав подразделения составляет 15 человек, в свою очередь соответствует штатному расписанию. | ||
| 5. Финансово-экономический директор напрямую подчиняется генеральному директору. Должностные обязанности выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия. |
||
| 6. Определяется положениями должностной инструкции, распоряжениями утвержденными генеральным директором. | ||
| 2. | Функции и задачи | 1. Разработка краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной стратегии финансового развития |
| 2. Исследование финансового потенциала предприятия и перспективных резервов | ||
| 3. Организация финансового обслуживания предприятия | ||
| 4. Своевременная подготовка и заключение финансовой отчетности | ||
| 3. | Права | 1. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (планов, отчетов, справок), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела |
| 2. Приостанавливать действия распоряжений и указаний руководителей цехов, отделов и служб, противоречащих законодательствам, инструкциям и положениям по финансовым вопросам |
Окончание таблицы 12
| 3. Проводить обследование подразделений предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела | ||
| 4. Прочие вопросы, входящие в компетенцию отдела, определяемых Положением об отделе | ||
| 4. | Ответствен-ность | Все работники подразделения несут дифференцированную ответственность - основной вид ответственности (административный) в соответствии с Гражданским кодексом РФ (включая уголовную ответственность), КЗоТ РФ, Устав предприятия (статьи Ответственность) |
| 5. | Поощрения | 1. Экономически обоснованное увеличение и разумное применение прибыли. Оформление отчетности без задержки, в установленные сроки и ранее. |
| 2. Премии (100% и более) от заработной платы. Торжественные награждения грамотами, занесение благодарности в трудовую книжку |
Таблица 13 Элементы должностной инструкции
| Элементы должностной инструкции | Содержание | |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Заголовок | Финансово-экономический директор финансово-экономического отдела |
Продолжение таблицы 13
| 1 | 2 | 3 |
| 2 | Основные положения | Выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий производственного плана, формирование и распределение доходов и накоплений и т. д. Законодательные и нормативные правовые акты, руководящие и методические материалы по организации финансовой работы и т. д. Высшее профессиональное образование (экономическое) образование и стаж работы в должности экономиста по финансовой работе не менее трех лет Порядок занятия, освобождения и замещения должности оговаривается Положением о предприятии и его отделах Режимы труда и отдыха, 8-часовой рабочий день, 1 час перерыв на обед, отпуск и дополнительный отпуск в соответствии с коллективным договором Форма оплаты труда: оклад + премия, (формы индивидуального поощрения) |
| 3 | Должностные обязанности | 1.Определяет размеры доходов и расходов 2.Участвует в подготовке планов производства 3.Составляет проекты планов по прибыли от реализации выпускаемой продукции. 4.Анализирует исполнение смет, оперативную и бухгалтерскую отчетность по финансовой деятельности. 5.Осуществляет контроль за выполнением финансовых показателей, кассовая дисциплина, расчеты с поставщиками (заказчиками), отчисления в бюджет, соблюдение режима экономии |
| 1 | 2 | 3 |
| 4. | Права | Оформляет проводку извещений банка; утверждение нормативов оборотных средств; взыскание просрочки оплаты счетов платежных требований. Контролирует финансово-экономические вопросы, дает распоряжения экономисту и главному бухгалтеру. |
| 5. | Ответственность | Положение ответственности состоит в должностной инструкции (административная и далее в установленном законом порядке). Формируется об ответственности составления финансовых отчетов, а также решений в рамках своей компетенции |
| 6 | Основные взаимосвязи | Сверху генеральный директор, снизу начальник отдела экономики, главный бухгалтер |
| 7 | Дополнения и изменения | - / - |
Оценить уровень организации системы управления структурным подразделением
Уровень организации системы управления:
Косу =
Полученный коэффициент характеризует уровень организации системы управления по общему итогу как хороший, однако его незначительное отклонение, говорит о недоработках в некоторых областях управления организационной структуры и уровня информационного управления. Также эти отклонения характеризуют и недостатки в общей системе управления предприятием.
Построение системы управления на предприятии представляет собой итерационный процесс, то есть процесс нескольких приближений с анализом обратных связей для достижения поставленных целей с нужной точностью. Следует более внимательное отношение уделять результатам формирования рациональной организационно-штатной структуры и организационной структуры управления разрабатывается состав и содержание документов управления и организационно-техническая система управления ее структуры.
В состав документов управления следует включать:
-Положения по структурным подразделениям,
-Положения по регламентации основных, наиболее важных видов деятельности предприятия, отдельных функций или операций,
-Планирующие документы,
-Типовые документы оперативного управления - сводки, формы отчетности, заявки и т. д.,
-Должностные инструкции.
Организационно-техническая структура.
Последующие этапы разработки системы управления связаны с технической реализацией организационных решений.
Алгоритм разработки организационно-технической структуры системы управления.
Применение данного алгоритма позволяет повысить эффективность управления, так как не выделяет каждый этап отдельно, а показывает их рациональное взаимодействие и координация.
Следует учитывать, что автоматизация управления предприятием будет зависеть от организационной структуры управления, так и организационная структура управления будет зависеть от характера, объема, содержания, задач (функций) управления.
Заключение
Целью курсовой работы был анализ системы управления предприятием и пути ее совершенствования.
В ходе работы был изучен теоретический вопрос организационные структуры управлением предприятием в условиях рыночной экономики.
Данный вопрос сегодня в рыночных условиях приобретает особую значимость в связи с множеством переменных воздействующих на бизнес, требующим от менеджмента предприятия создания адекватных условиям и собственным ресурсам организационных структур предприятия.
В то время как задача претворения в жизнь стратегии стоит перед всеми подразделениями предприятия, менеджменту предстоит тщательно продумать организационный аспект. В данной работе организационный аспект рассматривался с точки зрения структуры.
Организационная структура - это целостная система специально разработанная таким образом, чтоб работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиваться поставленной цели.
Организации можно классифицировать по трем основным типам оргструктуры: линейно - функциональная; дивизиональная, матричная. Приведение структуры в соответствие с изменяющимися условиями является одной из важнейших задач управления. Организационные преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердая уверенность в том, что они необходимы и эффективны. Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех реорганизаций. При осуществлении реорганизации необходимо использовать системный и комплексный подход.
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование.
Предметом исследования данной работы была система управления ОАО Амур - пиво. Данное предприятие является лидером по производству и реализации пива на рынке Хабаровского края.
Менеджмент предприятия определил миссию Амур - пива следующим образом: обеспечение конкурентоспособности продукции европейского качества. Обеспечение населения высококачественным доступным по цене продуктом на основе использования современных технологий и особенностей дальневосточных ингредиентов.
Предприятие находится на этапе зрелости, имеет функциональную структуру управления, рост производства и реализации продукции в 2,3 раза (99 - 97г.), рост доли рынка на 7%.
В ОАО Амур - пиво имеется тенденция роста числа сотрудников (237 чел.), основное увеличение происходит за счет вспомогательного персонала. Растет число сотрудников с высшим образованием, происходит омоложение персонала, основной кадровый состав представлен работниками до 40 лет, имеющих стаж работы до 10 лет.
Организационная структура обладает следующими преимуществами: простота, разделение труда, четкая иерархия, минимальная степень бюрократизма.
Коэффициент эффективности системы управления находится в диапазоне средний - высокий. Коэффициент уровня организации системы управления характеризует систему по общему итогу как хорошая.
В целях совершенствования системы управления предприятия целесообразно
- разработать корпоративную стратегию управления персоналом;
- детально разработать систему координации и взаимодействия служб и подразделений предприятия с позиции маркетинга как системы управления предприятием в рыночных условиях.
Библиографический список
1.Ансофф И. Стратегическое управление. М.: Высшая школа, 1989. 256 с.
2.Веснин В.Р. Основы менеджмента. М.: Финансы и статистика, 1996. 374 с.
3.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Гардарика, 1998. 528 с.
4.Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. М.: ИНФРА-М, 1998. 189 с.
5.Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1997. 763 с.
6.Грачев М.В. Капиталистическое управление. М.: Экономика, 1991. 264 с.
7.Грачев М.В. Суперкадры. М.: Финансы и статистика, 1993. 378 с.
8.Как добиться успеха / Под. ред. И.П. Хруцкого. М.: Республика, 1992. 480 с.
9.Козлова О.В. Основы научного управления производством. М.: Высшая школа, 1980. 522 с.
10.Комаров М.А. Менеджмент. М.: ИНФРА-М, 1998. 351 с.
11.Котлер Ф. Управление маркетингом М.: Финансы и статистика, 1990. 745 с.
12.Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель. М.: Дело ЛТД, 1993. 375 с.
13.Курс для высшего управленческого персонала / Под ред. Терещенко А.В. М.: Высшая школа, 1970. 673 с.
14.Мильнер Б.З. Теория организаций. М.: ИНФРА-М, 1999. 336 с.
15.Семь нот менеджмента. М.: ЗАО Журнал Эксперт, 1998. 424 с.
16.Тейлор Ф. Принципы научного менеджмента. М.: Высшая школа, 1991. 253 с.
17.Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. 576 с.
18.Фалмер Р.М. Энциклопедия современного управления. - М.: ИНФРА-М, 1992. 454 с.
19.Форд Г. Моя жизнь, мои достижения. М.: Финансы и статистика, 1989. 443 с.
20.Хоскинг А. Курс предпринимательства. М.: Международные отношения, 1993. 338 с.
21.Шамхалов Ф. Американский менеджмент. М.: Наука, 1993. 345 с.
22.Шекшня С.В.Управление персоналом современной организации. М.: Интел-Синтез, 1996. 305 с.
