В этом месте также хорошо бы ещё раз напомнить, что Ваш проект чрезвычайно важен и что Ваша организация хочет и может его выполнить. Не бойтесь добавить сюда немного эмоций для пущего убеждению донора в необходимости поддержать Ваш проект.
ПРОЕКТЫ, ОФОРМЛЯЕМЫЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СТРОГИМИ ФОРМАЛЬНЫМИ ТРЕБОВАНИЯМИ
Если спонсор требует, что обращение к нему было уложено в предлагаемую стандартную форму, не отклоняйтесь от этих требований и чётко следуйте инструкциям по заполнению предложенной формы.
Если Вам предложен ряд вопросов, отвечайте на них в той последовательности, в какой они предложены, и не изменяйте порядок ответов, насколько логичным Вам такое изменение порядка не казалось бы. У спонсора тоже есть своя логика. Избегайте уклончивых и неясных ответов.
Перед отправкой документа попросите коллегу, чтобы он дважды проверил, все ли требуемые приложения имеются.
Не прикладывайте материалы, которые не требуются.
Для больших и сложных проектов без ограничения количества приложений тщательно отберите минимально необходимый набор приложений, которыми могут быть следующие материалы: подтверждение Вашего статуса, брошюра или проспект, текущие информационные материалы: пресс-релизы, статьи о Вашей организации в прессе и специальных изданиях, имеющие отношение к теме проекта, годовой отчёт, результаты аудита, статистический отчёт, свидетельствующий о том, что проблема, которую Вы поставили, действительно имеет место быть, письма поддержки, договоры, подтверждающие исполнение Вашего проекта (аренда помещения, поставки материалов и т.п.), договоры субподряда на исполнение предусмотренных в проекте мероприятий и/или о совместной деятельности/содружестве, доказательства софинансирования из других источников, комментарии к бюджету, резюме всех сотрудников проекта, примерные планы семинаров или конференций, примерные анкеты для оценки результативности Вашего проекта и календарный план Вашего проекта.
Для проектов объёмом более пяти страниц лучше прилагать оглавление. Все страницы в таком случае должны быть пронумерованы, в том числе приложение. Если Вы выделяете заголовки и подзаголовки, в этом случае можно оглавление для проектов объёмом менее десяти страниц не использовать.
Если Вы используете оглавление, не пишите просто Приложение 1. Напишите: Приложение 1: План мероприятий по проведению.
Отправляйте требуемое количество экземпляров.
Иногда доноры требуют 5, 10 или даже 15 копий заявочных пакетов, которые Вам просто некогда сделать: Вы опаздываете представить проект к крайнему сроку подачи заявок! Однако, посмотрите на ситуацию с точки зрения грантодающей организации: 50 проектов от различных организаций x 10 экспертов = 500 копий, которые придётся изготовить донорской организации.
Соблюдайте крайний срок подачи заявок.
Вся Ваша работа насмарку, если Вы не соблюли этот срок.
Если Вы выиграли, используйте Ваш проект для отсылок к нему в своих будущих проектах. Учитесь не только на ошибках, но и на успехах!
Стройте свои будущие проекты по образцу и подобию успешного.
Если Вы не выиграли грант, не унывайте! Старайтесь, учитесь и ждите праздника на Вашу улицу.
Он обязательно придёт!
Вы сделали всё, чтобы Ваш проект был самым уникальным, самым необходимым и самым логичным на свете. Вы разработали систему мероприятий, реализация которых может помочь не только исполнению Вашего проекта, но двинуть вперёд прогресс всего человечества. Вы сломали все ногти, печатая и перепечатывая описание проекта и просмотрели все глаза, вычитывая текст описания и проверяя и выверяя бюджет.
Вы поставили все необходимые подписи и печати и соблюли все формальные требования, необходимые для того, чтобы Ваш проект приняли. Вы отправили наконец свой проект в срок, и фонд принял его.
Что дальше?
Факт принятия Вашего проекта к рассмотрению совсем не означает, что Вам теперь остается сидеть и ждать денег на Ваш расчётный счёт. У разных спонсоров процесс вынесения решения по представленным к грантовому финансированию проектам разный; следовательно, разнятся и сроки рассмотрения.
При рассмотрении Вашего проекта донорская организация, куда Вы направили свой проект, может попросить Вас или сторонних консультантов представить дополнительные материалы. Понятно, что сидеть и ждать решения нелёгкое дело, но подождать придётся.
Однако, если Вы считаете, что решение по Вашему проекту задерживается, то Вы имеете полное право потревожить спонсора и спросить его о том, какова судьба Вашего проекта. Не забывайте, что Вы не просите денег, Вы налаживаете сотрудничество, что предполагает равенство сторон и партнёрские отношения (что между прочим предполагает и Вашу благодарность в виде короткого письма в том случае, если донор решил профинансировать Ваш проект).
Важно также знать о том, есть ли у донора специальные формы и процедуры для оценки проекта, а также сроки по информированию грантоискателей о том, как продвигается оценка проектов. Поймите, что спонсору чрезвычайно важно оценить не только Ваш потенциал как исполнителя проекта, но и как надёжного партнёра по правильному и целевому использованию финансов, которые Вам предполагается выделить.
НАЧНЁМ С ПЛОХИХ НОВОСТЕЙ
Примите соболезнования и не вздумайте вступать в выяснения отношений со спонсором. Вполне возможно, что даже если спонсор, на Ваш взгляд неправ, Вам, возможно, придётся ещё раз обращаться к нему за грантовой поддержкой. Не портите отношения. Но если у Вас есть веские аргументы в Вашу пользу, свяжитесь с донором и вежливо и аргументированно попросите пояснить мотивы отклонения заявки.
Не все фонды это делают и не обязаны это делать, заявляя об этом сразу, но почему бы не попробовать? Вполне вероятно, что после разъяснений, полученных от спонсора, Вы поймёте, что были неправы Вы
Вы могли не соответствовать условиям программы/конкурса или Ваша организация не входит число организаций, которые данный донор поддерживает. Внимательно перечитайте мандат фонда.
Если всё это правда, не теряйте времени и ищите спонсора, который поддержит Вас.
Вы могли невнимательно ознакомиться с условиями данной программы и/или конкретного конкурса.
Вы могли недостаточно правильно сформулировать цель, неправильно поставить задачи и разработать мероприятия. Вы могли поставить задачи, не решаемые при помощи Вами разработанных мероприятий.
ЗАПОМНИТЕ: ВАШ ПРОЕКТ ЧИТАЮТ И ОЦЕНИВАЮТ СПЕЦИАЛИСТЫ, КОТОРЫЕ ЗНАКОМЫ С ВАШЕЙ ПРОБЛЕМАТИКОЙ!
Вполне возможно, что Вам разрешать переделать проект в соответствии с замечаниями.
Спросите, нужна ли фонду дополнительная информация о Вашем проекте? Можно ли будет обратиться в фонд с этой же или подобной заявкой в будущем?
Может быть, вам удастся таким образом завязать контакты с фондом в расчёте на будущее.
Возможно, Ваш проект пригодится Вам для предоставления в другой фонд или на другой конкурс/программу.
Даже в случае отказа всё равно не забудьте в будущем послать фонду поздравительную открытку или направить ему свои новые материалы. Никогда не забывайте, что впереди новые программы и конкурсы, а Ваше имя в фонде уже знают и соответственно по другому к Вам относятся.
НИКОГДА НЕ ВЫБРАСЫВАЙТЕ ПРОЕКТ, В ФИНАНСИРОВАНИИ КОТОРОГО ВАМ ОТКАЗАЛИ!
Несмотря на то, что проекты, как правило, пишутся с оглядкой на условия определённой программы/конкурса, отдельные их части могут служить строительным материалом для будущих проектов. Разработайте различные варианты отдельных проектных блоков: история организации, резюме сотрудников и др. объёмом в два абзаца, страницу или две и т.д.
Такие заготовки значительно облегчат Вам подготовку последующих проектов, сэкономив Ваше время на их подготовку.
Не унывайте и продолжайте участвовать в проектной деятельности. Помните, что отрицательный опыт это тоже опыт.
Все мы учимся на ошибках.
А ТЕПЕРЬ ХОРОШИЕ НОВОСТИ
Победа с примесью горечи.
Вполне вероятно, что эксперты посчитали, что какие-то виды расходов Вам не нужны или могут быть урезаны.
Вы могли предусмотреть мероприятия, которые, с точки зрения экспертов, выпадают из вашего проекта или не соответствуют задачам и/или целям Вашего проекта и/или всей программы/конкурса
ВНИМАНИЕ: ЕСЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ-ДОНОР ПРОСИТ ВАС ПЕРЕДЕЛАТЬ ВАШ БЮДЖЕТ, СДЕЛАЙТЕ ЭТО В УКАЗАННЫЕ ЕЮ СРОКИ. ИНАЧЕ ВЫ ВЕРНЁТЕСЬ В ИГРЕ НА ПРЕДЫДУЩЕЕ ПОЛЕ.
Примите поздравления с полной победой! Вы её заслужили!
Но если Вы думаете, что всё кончилось, то Вы глубоко ошибаетесь! Всё ещё только начинается.
Вы подпишете контракт со спонсором и обязаны будете следовать тому, что написано в нём и в Вашем проекте.
aЧто написано в Вашем проекте, Вы уже знаете. Следуйте написанному Вами же.
aВ контракте обычно указываются сроки выделения финансов и сроки предоставления отчётности по выделенным финансам. Обычно фонды не разрешают использовать выделенные Вам финансы на неуказанные в Вашем бюджете расходы.
Поэтому будьте внимательны при составлении бюджета проекта!
Будьте внимательны и не нарушайте сроков отчётности и нецелевого использования грантовых денег. Вы можете попасть в чёрный список, и никто никогда Вам больше денег не даст.
Обычно финансы, полученные в рамках гранта, не подлежат налогообложению. Но если Вы нарушили условия соглашения с донором, он может передать Ваши материалы в налоговые органы, и с Вас взимут налог.
В процессе исполнения Вашего проекта не бойтесь консультироваться со спонсором по поводу возможных замен в Вашей команде, переносов сроков проведения мероприятий и отчётности: жизнь есть жизнь. Если Вы ведёте честную игру, Вам всегда пойдут навстречу.
А теперь попробуем набросать с Вами шутливый проект.
Допустим, на улице жаркий день
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ФАЗА | ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ |
Этап 1: АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ: ?жарко; ?болит голова; ?хочется пить. Этап 2: АНАЛИЗ ЦЕЛЕЙ: ?выпить чего-нибудь холодного; ?окунуться в море или речку; ?зайти в прохладное помещение. Этап 2: АНАЛИЗ РЕСУРСОВ: ?далеко ли до моря или речки; ?есть ли поблизости прохладное помещение; ?где можно раздобыть стакан холодной воды |
Этап 3: ВЫВЕДЕНИЕ ЛОГИКИ ПРОЕКТА: ?всё бросить и уехать к морю; ?немедленно найти кондиционер; ?выпить стакан холодной воды. Этап 4: УКАЗАНИЕ ДОПУЩЕНИЙ И ФАКТОРОВ РИСКА: ?если я немедленно уеду к морю, меня уволят; ?я могу найти помещение с кондиционером, но это будет не ранее чем через полчаса; ?я могу выпить холодной воды, и это можно сделать сейчас. Этап 4: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ:, ?выпить чего-нибудь холодного, ?отвести дух Этап 5: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ: ?я немного остыну и отдышусь; ?головная боль утихнет; ?если понадобится, выпью ещё один стакан воды. Этап 6: СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА МЕРОПРИЯТИЙ: ?купить стакан холодной воды ?найти прохладное тихое место Этап 7: СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА РАСХОДОВ: ?стакан воды стоит |
Многолетний опыт работы над проектами показывает, что существует более или менее стандартный набор характеристик грантовой заявки, позволяющих ей успешно пройти экспертизу. Эти характеристики зависят от типа проекта, донора, которому проект подаётся и массы других формализуемых и интуитивных факторов.
Предлагаемая модель самооценки написанного Вами проекта основана на многолетнем опыте работы с проектами и по крупицам собранной информации. Предлагаемый минимальный набор критериев не является абсолютом, а только, как упоминалось выше, выбран эмпирическим путём из многочисленных параметров, характеризующих среднестатистическую заявку в гипотетический фонд.
ВЫ МОЖЕТЕ УВЕЛИЧИВАТЬ ЧИСЛО ПАРАМЕТРОВ ОЦЕНКИ ВАШЕГО ПРОЕКТА.
УМЕНЬШАТЬ КОЛИЧЕСТВО ПРЕДЛОЖЕННЫХ НИЖЕ ПАРАМЕТРОВ НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ
Перед тем, как писать проект, внимательно просмотрите нижеприведённую таблицу 1. Это послужит хорошим стимулом для новых идей по написанию проекта, и от том, как стройно изложить свои мысли и какие документы приложить к проекту.
При формулировке каждого из положений проекта и написании его текста постоянно обращайтесь к настоящему документу.
Но: помните поговорку о том, что за деревьями можно не увидеть леса.
Поставьте оценки написанному Вами проекту. По каждому из изложенных ниже критериев оцените содержание проекта. Например, если Ваш проект, как Вам показалось, перегружен терминологией, оцените это как "1":
Проект перегружен терминологией 1 |
2 | 3 | 4 | Терминология используется редко 5 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Предлагается проект, несовместимый с миссией и стратегией донора.Например, Вы подаёте проект о реструктуризации медицинской помощи фонду, который поддерживает библиотеки) | Проект соответствует миссии/стратегии донора | |||
Адресован на деревню дедушке или напоминает заезженную пластинку | Написан специально для донора, соответствует его интересам и стратегии | |||
Слишком длинный текст ни о чём и обо всём | Краткий, предельно информативный текст | |||
Страницы не пронумерованы | Страницы пронумерованы | |||
Пренебрежительный отзыв о возможных конкурентах/ предшественниках, называние их по именам | Конкуренты/предшественники не называются поимённо, недооценка их деятельности отсутствует | |||
В тексте отсутствуют энергия и энтузиазм, необходимые для исполнения проекта | Проект написан энергичным языком. Из текста виден энтузиазм исполнителей | |||
Написан от первого/второго лица | Полностью написан от третьего лица | |||
Предложения длинные, многословные и неопределённые | Предложения короткие, ясные, чёткие и живые | |||
Проект не был отдан на просмотр независимому третьему лицу | Проект просмотрен независимым третьим лицом | |||
Содержит многочисленные преувеличения, манипулирует статистикой, содержит непроверенную информацию и/или ложные сведения | Используются только факты | |||
Приводимые статистические данные и сделанные заявления не подтверждаются никакими ссылками и/или документами | Статистика и заявления подтверждены ссылками на достоверные источники | |||
Содержит банальные выводы и/или глобальные обобщения | Обобщения конкретны, выводы нетривиальны | |||
Ключевая информация спрятана в тексте (у читателя проекта нет ориентиров) | Ключевая информация чётко выделена выносками, маркерами, курсивом, жирным или цветным шрифтом, есть таблицы и графики (читателю проекта ясно, где сделать остановку, а где ускорить шаг) | |||
Нет информации о том, что проект имеет задел и будет осуществлён независимо от того, будет ли получен для его исполнения грант | Ясно, что проект уже начался и будет продолжен независимо от того, будет ли выделено грантовое финансирование | |||
Текст изобилует возвратными глаголами | Используются активные глаголы и краткие причастия | |||
Конструкция предложений сложна | Предложения построены кратко и чётко | |||
Проект неряшливо отпечатан, шрифт мелкий, текст не читается или читается с трудом. Проект выглядит непрофессионально | Чёткая, аккуратная печать, размер шрифта удобен для чтения; проект в целом хорошо читается и выглядит профессионально | |||
Текст изобилует грамматическими, орфографическими и стилистическими ошибками; много опечаток | Грамматика, орфография и стиль безукоризненны. Опечатки отсутствуют | |||
Текст отпечатан с малым интервалом | Интервал достаточен для чтения | |||
Текст перегружен терминологией и/или профессиональным жаргоном | Текст написан нормальным, доступным, доступным языков, не перегружен терминологией, профессиональный жаргон отсутствует | |||
Текст переполнен словами общего смысла (очень, развивать, поддерживать, вдохновлять и т.п.) | Слова чётко обозначают то, что они должны обозначать, язык предельно точен (вместо приступать начинать, вместо завершается кончается), текст немногословен | |||
Сокращения не расшифрованы | Все сокращения расшифрованы и/или пояснены | |||
Ключевая информация не выделена, всё свалено в одну кучу | Ключевая информация ясно выделена | |||
Содержит ненужные аргументы, например, попытку убедить в том, что для доступа в Интернет необходим как минимум компьютер и канал связи | Ненужные аргументы отсутствуют | |||
Проект предполагает, что его читатель имеет фундаментальные знания в специальной области проекта | Проект предполагает, что его читатель/эксперт может не владеть всей полнотой знаний в специальной области | |||
Отсутствуют графики/таблицы | В проекте все таблицы и графики поясняют ключевую информацию | |||
Таблицы/графики невозможно понять в течение 5 секунд | В течение 5 секунд таблицы и графики легко читаются и понимаются | |||
Требуемые формы заполнены не полностью | Требуемые формы заполнены полностью | |||
Не подсчитаны количественные результаты проектной деятельности | Количественные результаты достоверно подсчитаны | |||
Проигнорированы требования по оформлению (поля, интервал, размер шрифта, объём текстовой части и т.д.) | Требования по оформлению соблюдены | |||
Информация в проекте представлена не в том порядке, как указано в требованиях донора | Информация представлена в соответствии с требованиями донора, порядок представления, заголовки соблюдены | |||
Проект направлен только на некоторые из условий/требований донора | Проект обращается ко всем условиям/требованиям донора | |||
Финансовая информация представлена в нестандартном формате | Финансовая информация представлена в стандартном бухгалтерском формате | |||
Требуемые биографии, послужные списки, резюме устарели | Все биографии, послужные списки и резюме содержат последние сведения | |||
Календарный план представлен в виде текста | Календарный план представлен в графической/табличной форме | |||
Проект написан скучным, тусклым языком | Проект интересно читать | |||
Проект напоминает как две капли воды уже существующие проекты | Проект уникальный, инновационный, улучшает существующее положение дел | |||
Из текста проекта не видно направление общего развития и желания осуществить проект | Проект ясно указывает направление общего развития. В тексте ясно слышится энтузиазм, необходимый для того, чтобы проект был выполнен | |||
Текст написан в нерешительных выражениях: Мы могли бы... |
Из текста ясно видна решительность: Будет сделано... |
|||
Название проекта заявляет только деятельность по проекту (Проект запроса финансирования на развитие модели оценки образования) | Название говорит о результате (Улучшение процесса передачи знаний при помощи мониторинга образовательного процесса) | |||
Письмо-обращение в фонд отсутствует | В проекте имеется письмо обращение со словами о том, как проект продвигает миссию донора | |||
Отсутствует корпоративное резюме | Корпоративное резюме имеется (1 2 страницы) | |||
Отсутствует необходимая информация о том, ?КТО предлагает проект ?ГДЕ расположена организация-грантосоискатель ?КОГО просят профинансировать проект ?ПОЧЕМУ необходим грант ?НА ЧТО будут использованы грантовые средства ?КОГДА необходимо финансирование ?СКОЛЬКО средств необходимо |
Есть необходимая информация о том, ?КТО предлагает проект ?ГДЕ расположена организация-грантосоискатель ?КОГО просят профинансировать проект ?ПОЧЕМУ необходим грант ?НА ЧТО будут использованы грантовые средства ?КОГДА необходимо финансирование ?СКОЛЬКО средств необходимо |
|||
В тексте нет обоснования проблемы проекта и необходимости её решения | Проблема и необходимость её решения ясно заявлены | |||
Проблема и необходимость её решения не подтверждаются статистикой | Статистика подтверждает проблему и необходимость её решения (приведены достоверные ссылки) | |||
В проекте отсутствуют задачи | Задачи ясно сформулированы | |||
Ни одна из задач не заканчивается конкретным результатом | Все задачи заканчиваются конкретным результатом | |||
Изложенные задачи явно нереалистичны | Все задачи реалистичны | |||
Отсутствуют показатели оценки проекта как во время его выполнения, так и по его завершении | Показатели успешности проекта ясно сформулированы и подсчитаны | |||
Отсутствует информация о том, как проект будет развивать стратегию донора | Ясно показано, как в результате выполнения проекта донор будет развиваться вместе с грантополучателем | |||
Неясно, как будет распространяться информация о проекте и его результатах | Желание поделиться информацией о проекте ясно зафиксировано | |||
Предлагаемый проект поможет развитию только Вашей организации и вряд ли сможет быть транспонирован | Проект полезен многим организациям, его можно легко репродуцировать по крайней мере более чем в одной организации | |||
Ожидаемые результаты явно недостижимы | Результаты проекта реальны | |||
В тексте проекта отсутствует информация о том, что Ваша организация способна успешно выполнить проект | Проект заявляет, что у Вашей организации достаточно необходимых ресурсов для его успешного выполнения | |||
Слишком много информации о Вашей организации | Информация о вашей организации представлена в краткой форме, свидетельствующей о достаточной квалификации для выполнения проекта | |||
Проект не показывает, почему именно Ваша организация способна выполнить проект | В проекте ясно и без хвастовства изложено, почему именно Ваша организация способна выполнить предлагаемый проект | |||
В проекте не обозначены роли и ответственность каждого из партнёров | Роли и ответственность каждого из партнёров по проекту ясно сформулированы | |||
Раздел решений проблем отсутствует: нет методологии, сферы действия; мероприятия описаны неявно и/или неясно | Проблема проекта решается при помощи ясно изложенных и методологически обоснованных мероприятий. Картину проекта предельно просто представить в уме | |||
Непонятно, почему именно эта методология была выбрана для достижения этой цели и решения этих задач | Ясно показано, что перед тем, как остановиться на предложенных методах решения, были проработаны другие, от которых пришлось отказаться по ясно изложенным мотивам | |||
Проект применяет устаревшие технологии | Проект применяет новые технологии | |||
Проект предусматривает его выполнение только Вашей организацией | Проект предусматривает его выполнение в партнёрстве с другими организациями | |||
В проекте отсутствует календарный план или предложенный календарный план нереалистичен | Проектом предлагается реалистичный календарный план | |||
Отсутствует бюджет | Имеется детальный бюджет | |||
Не указаны долгосрочные источники поддержки проекта | Показано, как и за счёт чего проект будет развиваться по окончании его грантового финансирования | |||
Бюджет не сведён | Бюджет сведён по укрупнённым расходам и в целом | |||
В бюджет заложены нереальные, раздутые цены на материалы и услуги | Все цены в бюджете реалистичны | |||
В бюджете нет софинансирования, не указан собственный вклад организации в проект | Софинансирование имеется и подтверждено официально, вклад организации в проект существенен | |||
Бюджет раздут | Бюджет реален, в нём указаны только проектные расходы | |||
Не разработаны критерии самооценки проекта и способы его корректировки | Разработаны критерии самооценки и мониторинга проекта. Указаны меры по корректировке проекта | |||
Не указаны способы информирования донора о промежуточных и окончательных результатах проекта | Ясно изложено, как донор будет информироваться о ходе выполнения проекта и его результатах | |||
Описание проекта не заканчивается заключением, а внезапно обрывается | В заключении повторяется проблема, способы её решения, количество запрашиваемых на проект финансов, результат проекта | |||
Нет необходимых приложений | Необходимые приложения присутствуют | |||
Нет писем поддержки и информации от партнёров по проекту о согласии их участвовать в его выполнении | Письма поддержки и заявления об участии в проекте от указанных в описании проекта партнёров приложены | |||
Приложения не озаглавлены и не пронумерованы | Все приложения озаглавлены и пронумерованы |