Письменный стандарт, документ

Все регламенты, нормы, правила работы, о которых мы говорили в этой и предыдущих главах, в компании должны объединяться общим управленческим инструментом корпоративным стандартом тайм-менеджмента. Его внедрение стоит на трех китах:
1. Письменный стандарт, документ (или набор документов) например, правила планирования времени, постановки задач, коммуникации.
2. Настроенная исходя из этого стандарта ИТ-инфраструктура: Outlook, Exchange, Lotus, SharePoint или аналогичные программы. Цветовая разметка встреч в Outlook отражает корпоративный стандарт планирования времени, система категорий в задачах отражает корпоративный стандарт контроля поручений и т. д.
3. Люди, обученные техникам тайм-менеджмента. Причем тренинги должны проходить на основе стандарта и с привязкой к ИТ-инфраструктуре: "Вот тайм-менеджерская техника контекстного планирования вот соответствующий эпизод стандарта вот утвержденный стандартом список контекстных категорий Outlook. А теперь давайте научимся настраивать их на своем рабочем компьютере".
Это исключительно важные три кита. Их еще можно сравнить с тремя ножками табуретки: если убрать любую из ножек, табуретка упадет. А что получится, если убрать один из элементов корпоративного стандарта?

Вот типичные ошибки такого рода.
Компания внедрила современную передовую ИТ-систему (тот же Outlook). Люди пользуются ее возможностями на 5-10 %, а иногда даже не подозревают, что эта ИТ-система у них есть. Налицо вторая ножка без первой и третьей.
Компания провела обучение тайм-менеджменту, работе с Outlook и т. п. Посттренинговая эйфория прошла, используется в лучшем случае 1015 % техник, полученных на тренинге. Очевидно, что третья ножка не работает без поддержки остальных.
Компания разработала корпоративный стандарт и разослала его всем сотрудникам для ознакомления (возможно, даже под расписку). Стандарт не понят, реально не применяется, жизнь продолжается "по понятиям" и по привычкам, а не по стандарту. Очевидно, что к первой ножке проявлено излишнее доверие, а про остальные забыли.
Когда мы помогаем компаниям внедрять корпоративный стандарт тайм-менеджмента, в любом его модуле, будь то планирование встреч, секретариат, контроль поручений, стандарты коммуникации, мы обязательно делаем три вещи: разрабатываем документ, воплощающий правильные техники работы; помогаем настроить ИТ-систему так, чтобы она помогала работать правильно; обучаем правильной работе людей. Это и есть "принцип табуретки": большую или маленькую задачу вы решаете в корпоративном тайм-менеджменте, решение должно устойчиво стоять на трех ножках стандарте, ИТ-настройках и обучении.
Благодаря этому эффективные правила работы приживаются гораздо легче и полнее. Реальной рабочей привычкой, "обычаями делового оборота", само собой разумеющимся образом жизни в компании становятся до 8590 % техник и правил, заявленных в стандарте.
Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов. "На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: „Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать.

Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?“
Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: "Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: я думаю и переживаю"".
Оцените эффективность. Благодаря корпоративному стандарту тайм-менеджмента у руководителей появляется больше времени на то, чтобы думать, и меньше причин для того, чтобы переживать.
Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.
Наш опыт внедрения корпоративных стандартов в различных компаниях собран в документе "Типовой календарный план внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента".

Последнюю версию этого документа вы можете получить, написав автору на адрес infoov1.ru с темой письма "Онлайн: Календарный план внедрения стандарта тайм-менеджмента", указав ваши полные контактные координаты (Ф.И.О., город, компания, должность, телефон и e-mail).
Управленческая инфраструктура работы 2.0. Итоги
Для внедрения в практику компании методов работы 2.0 важно правильно настроить управленческую (стандарты, регламенты работы) и информационную (используемые ИТ-решения) инфраструктуру.
Управленческой инфраструктурой работы 2.0 является корпоративный стандарт тайм-менеджмента, как правило, включающий несколько ключевых элементов: стандарты контроля поручений, планирования времени, коммуникации, работы секретариата.
Внедрение системы контроля поручений позволяет перейти от контроля "по присутствию в офисе" к контролю "по результатам исполнения задач", а также сократить сроки исполнения задач в среднем на 2025 %, исключив случаи "потери" поручений, зачастую чреватые существенным финансовым или репутационным ущербом.
Если в систему контроля поручений включены аналитические функции например, составление рейтинга успешности сотрудников по итогам исполнения поручений, это позволяет связать систему контроля с материальной мотивацией и повысить заинтересованность сотрудников в своевременном и качественном исполнении поручений.
Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени помогает найти до трех-шести часов дополнительного времени в неделю у каждого руководителя, что эквивалентно экономии примерно 10 % фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25 %.
Внедрение корпоративного стандарта коммуникаций позволяет сократить бюрократическую переписку в среднем на 1530 %, что дает экономию до 1015 % рабочего времени сотрудников.
Внедрение стандарта работы секретариата позволяет сделать более комфортной и эффективной работу топ-менеджеров, практически не требуя затрат их личного времени и смены рабочих привычек.
Корпоративный стандарт тайм-менеджмента, задающий управленческую инфраструктуру работы 2.0, при внедрении стоит на трех китах: письменном документе (стандарте, регламенте); настройках ИТ-системы; людях, обученных на основе стандарта.

Содержание раздела