Совершенствование системы распределения ответственности
Проводит анализ финансовой и хозяйственной деятельности по предприятию в целом. Осуществляет методическое руководство финансово-экономической деятельностью Радиоцентра 9.
Организует работы по исследованию систем управления на предприятии, порядка и методов планирования, прогнозирования и учета, с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода на обработку с помощью вычислительной техники.
Разрабатывает мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия с целью минимизации издержек производства и сокращению непроизводительных расходов.
Организует работы по разработке положений Коллективного Договора, касающихся вопросов оплаты и стимулирования труда, режима труда и отдыха, а также экономического обоснование смет по расходованию денежных средств на эти цели.
Проводит анализ эффективности действующих систем оплаты и стимулирования труда, разрабатывает мероприятия по совершенствованию организации заработной платы на предприятии.
Выполняет другие работы, не предусмотренные настоящей инструкцией, вытекающие из производственных условий, согласно существующей квалификации.
Начальник планово-экономического отдела Филиала несет дисциплинарную,
материальную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, либо причинения Предприятию материального ущерба
В данном случае налицо наличие несогласованности организационной структуры и должностных инструкций. Заместитель директора по экономике и финансам несет ответственность по вопросам, касающихся финансовой среды.
В частности согласно должностной инструкции он: Руководит работой планово-экономического и финансового отделов. Непосредственно работой финансового отдела руководит начальник планово-экономического отдела, но несет ответственность и подчиняется он непосредственно директору филиала.
Сравнивая ответственность по должностным инструкциям необходимо отметить, что в части ответственности заместителя директора трактовка она сформулирована более расплывчато, чем ответственность начальник планово-экономического отдела. Фактически основную ответственность за финансовый отдел возложена на него, а заместитель директора практически её не несет.
Сложность работы у начальник планово-экономического отдела комплексная, т.к если в обязанности заместителя директора или директора входят только выработка общей стратегии, то главный бухгалтер должен обеспечить выполнение и претворение её в жизнь, осуществлять поиск соответствующих инструментов.
В подчинении начальник планово-экономического отдела находится экономисты. Все экономисты объединены в группу, во главе которой находится старший экономист.
Ведущий экономист назначается, перемещается и освобождается от должности директором СРЦ по представлению начальник планово-экономического отдела и подчиняется непосредственно ему.
Согласно должностным инструкциям он выполняет следующие функции:
Подготавливает и обобщает исходные данные для составления перспективных и текущих планов (доходов, расходов и др. экономических показателей) по спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и телевещанию.
Разрабатывает экономически обоснованные тарифы и цены на услуги спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и ЧМ-вещания. Проводит систематический анализ тарифной политики ведущих операторов связи.
Оформляет и принимает участие в подготовке и заключении договоров с заказчиками на предоставление технических средств спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и ЧМ-вещания.
Осуществляет подготовку бизнес-планов внедрения новых видов техники и услуг.
Контролирует выполнение договорных обязательств с заказчиками услуг спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и ЧМ-вещания, состояние взаиморасчетов и своевременность поступления денежных средств по заключенным договорам.
Ежемесячно подготавливает и оформляет счета, акты выполненных работ и счета фактуры для оплаты предоставленных услуг по спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и телевидению.
Обеспечивает подготовку и оформление текущей отчетности о предоставленных услугах и фактически полученных доходах.
Ведет учет и систематизацию данных по доходам от основной деятельности по спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и телевещанию в натуральном и денежном выражении в разрезе структурных подразделений.
Участвует в подготовке и экономическом обосновании договоров, заключаемых с поставщиками услуг и оборудования сотовой, цифровой радиорелейной связи и спутниковой связи и ЧМ-вещания, осуществляет контроль за своевременностью выполнения договорных обязательств.
Контролирует своевременное выполнение финансовых обязательств по договорам с поставщиками услуг и оборудования сотовой, спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и ЧМ-вещания, а также состояние взаиморасчетов с контрагентами.
Проводит: анализ производственно-хозяйственной деятельности подразделений, предоставляющих услуги спутниковой связи, цифровой радиорелейной связи и ЧМ-вещания. Готовит предложения по совершенствованию внутрипроизводственного хозрасчета, снижению непроизводительных расходов.
Во время отсутствия начальника ФЭО выполняет его обязанности.
Выполняет другие работы, не предусмотренные настоящей инструкцией, вытекающие из производственных условий, согласно существующей квалификации.
Ведущий экономист имеет право проверять и давать указания руководителям структурных подразделений по вопросам учета, отчетности и анализа работы.
Ведущий экономист имеет право вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
Ведущий экономист несет ответственность за качественное и своевременное выполнение работ в соответствии с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
В части ведущего экономиста, то в данном случае нет разногласий организационной структуры и должностными обязанностями. Ответственность сотрудника сформированы как выполнение четких функций механического характера.
В целом на примере линии распределения ответственности наблюдается следующие особенности
1. На руководителей первого уровня (директор) ложится полная ответственность за процесс с достаточным уровнем инструментария его обеспечения
2. Второй уровень менеджмента (заместители директоров) в целом не имеют должного уровня инструментария управления процессом и несут ответственность сформулировано достаточно относительно.
3. Третий уровень менеджеров несет ответственность за организацию работы в своих структурных подразделений
4. Ведущие специалисты и рядовые сотрудники несут ответственность за выполнение четко сформулированных работ.
Для подтверждения данной схемы рассмотрим должностные инструкции сотрудников других отделов.
1. Начальник хозяйственного участка
Начальник хозяйственного участка обязан:
Руководить работой по хозяйственному обслуживанию АУП и закрепленных подразделений.
Обеспечивать сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение.
Следить за состоянием помещений и принимать меры по своевременному их ремонту.
Обеспечивать работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.
Обеспечивать соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории.
Вести учет материальных ценностей.
Проводить инвентаризацию материальных ценностей.
Организовывать стирку постельного белья в банно-прачечном хозяйстве.
Организовывать соблюдение чистоты и порядка в гостинице и комнатах отдыха.
Принимать участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы хозяйственной деятельности.
Начальник хозяйственного участка обязан:
Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в пределах своей комплектации.
Вносить предложения по вопросам хозяйственной деятельности, способствующей улучшению работы филиала.
Получать информационные материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в его компетенцию, и запрашивать недостающую информацию в установленном порядке.
Начальник хозяйственного участка несет ответственность за:
Качественное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины, правил трудового внутреннего распорядка.
Выполнение приказов, инструкций и распоряжений руководства СРЦ.
Обеспечение сохранности материальных ценностей.
Выполнение требований по охране труда, техники безопасности и пожарной безопасности в соответствии с положением об организации работ по охране труда СРЦ.
Передачу посторонним лицам документов, разглашение сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну.
2. Юрисконсульт
Юрисконсульт Филиала ФГУП "РТРС", "СРЦ" назначается на должность и освобождается от занимаемой должности директором Филиала.
Юрисконсульт непосредственно подчиняется первому заместителю директора филиала.
Юрисконсульт обязан:
- проверять соответствие требованиям законодательства Российской Федерации представляемых на подпись руководству Филиала проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера, а также визировать их;
осуществлять контроль соответствия требованиям законодательства Российской Федерации приказов и других актов, изданных руководителями структурных подразделений Филиала и принимать меры к изменению или отмене актов, изданных с нарушением законодательства Российской Федерации;
- совместно с другими подразделениями готовить предложения об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов и других правовых актов, изданных в Филиале;
- принимать участие в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины в Филиале;
- организовывать совместно с другими подразделениями работу по заключению хозяйственных договоров в Филиале и участвовать в подготовке указанных договоров;
- организовывать и вести претензионную работу, осуществлять методическое руководство этой работой, если она ведется другими организациями по договору с Филиалом;
- представлять в установленном порядке в соответствии с доверенностью интересы Предприятия в судах общей юрисдикции, арбитражных и третейских судах, а также в других государственных органах при рассмотрении правовых вопросов, связанных с деятельностью Филиала;
- обобщать и анализировать результаты рассмотрения судебных дел и совместно с другими структурными подразделениями - результаты рассмотрения претензий, практику заключения и исполнения хозяйственных договоров, представлять директору Филиала предложения по устранению выявленных недостатков;
- участвовать в подготовке проектов правовых актов, разрабатываемых Филиалом и в подготовке заключений по проектам правовых актов предприятия, поступающим на отзыв в Филиал;
- давать консультации, заключения, справки . по правовым вопросам, возникающим в деятельности Филиала;
совместно с другими подразделениями филиала рассматривать жалобы, заявления и иные обращения, в которых указывается на нарушения законности в деятельности Филиала;
принимать меры к пополнению нормативного фонда (в том числе за счет опубликованных нормативных актов), комплектовать библиотеки юридической литературы (кодексами, справочниками, сборниками, комментариями, бюллетенями и пр.), оформлять подписку на периодические правовые издания;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка Филиала.
Юрисконсульт несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, либо причинения Предприятию материального ущерба.
Схема распределения ответственности в ФГУП РТРС Сибирский региональный центр представлена на рисунке 1
Рисунок 1 - Схема распределения ответственности в ФГУП РТРС Сибирский региональный центр
Рассмотрим пример распределения ответственности на примере бухгалтерии, приведенную в таблице 2.3.2.
Таблица 2.3.2.
Распределение ответственности и функций управления
| Наименование должности | Ответственность | Уровень принятия решения |
| Директор филиала | Полная, постоянная, персональная за выполнение функций, юридическая |
Высший уровень Курирован6ие принятия решений 2 уровня |
| Главный бухгалтер | Постоянная за выполнение бухгалтерского учета и финансовой деятельности филиала. |
2 уровень Принимает решения, касающиеся ведения бухгалтерского учета, распределения средств в пределах утвержденных смет, утверждением смет по действующим нормативам По функции управления бухгалтерским учетом и финансовой деятельности исключение дублирования работ, выполнение процессов управления |
| Старший бухгалтер расчетной группы | Частная, постоянная, персональная за выполнение обязанностей | Практически не принимает |
| Бухгалтер расчетной группы | Частная, постоянная, персональная, юридическая | Практически не принимает |
Что нарушает основополагающие принципы соотнесения ответственности и полномочий, т.к главный бухгалтер несет ответственность за рационализацию экономической деятельности, но при этом не имеет реальных рычагов воздействия на неё. Аналогичная ситуация складывается в большинстве структурных подразделений, что обусловлено существующей системой регламентации ответственности Распределение ответственности происходит по структурным уровням и подразделениям. В части разделения ответственности за управленческие решения, то они лежат на менеджерах второго уровня.
Директор филиала в основном занимается курированием подчиненных ему подразделений, таких как отдел кадров и в связи с превышением нормы управляемости уделает недостаточное внимание отделам имеющим менеджеров второго уровня.
В заключении необходимо отметить, что существующая структура нуждается в совершенствовании как в плане её построения как таковой, так и в части изменения системы распределения и регламентации ответственности.
Совершенствование системы распределения ответственности в ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть
3.1 Совершенствование организационной структуры как один из важнейших компонентов совершенствования системы распределения ответственности
Одним из важнейших направлений совершенствования системы распределения ответственности относится совершенствование организационной структуры предприятия.
Весь процесс по проектированию и совершенствованию организационной структуры состоит их трех крупных стадий:
1) формирование общей структурной схемы аппарата управления;
2) разработка состава основных подразделений и связей между ними;
3) регламентация организационной структуры.
Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование организационной структуры.
К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях; основные формы взаимоотношений данной организации с окружающей средой; требования к экVномическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.
Поставленных перед филиалом целей можно добиться в рамках линейно-функциональной организационной структуры управления с использованием элементов матричной структуры. Для полноценной их реализации требуется выделение следующих основных функциональных блоков.
Рассмотрим структуру отдела маркетинга, как главного элемента в проектируемой организационной структуре управления.
ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть намеревается продолжать расширять спектр предоставляемых им услуг для удовлетворения растущих потребностей конечных пользователей, в частности - крупных коммерческих организаций, на долю которых приходится существенная часть доходов и в борьбе за которых ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть сталкивается с наиболее жесткой конкуренцией. В частности, ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть планирует расширить объем предоставляемых услуг, в том числе, предоставление в аренду цифровой видеотехники, предоставление различных услуг.
Маркетинговая стратегия ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть нацелена на сохранение и укрепление его положения в России, в том числе на:
-поддержание и увеличение числа клиентов на существующих рынках;
-разработку более гибкой ценовой политики для максимизации доходов и стимулирования роста трафика;
-более полную информированность клиентов о предоставляемых им услугах.
Для достижения поставленных ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть задач филиал должен работать по следующим направлениям:
-проведение анализа рынка с целью выявления и сегментирования базы коммерческих клиентов;
-осуществление программы контроля за качеством обслуживания;
-в бюджете филиала должны выделяться дополнительные средства на проведение рекламной кампании в целях стимулирования услуг радиовещания и телевидения.
Таким образом, отдел маркетинга должен обладать более высоким статусом и полномочиями, должен быть самостоятельным структурным подразделением филиала и подчиняться заместителю директора филиала по маркетингу (начальнику отдела маркетинга).
Деятельность отдела по маркетингу должна быть направлена на решение следующих задач:
-разработка краткосрочной и среднесрочной стратегии маркетинга (долгосрочная стратегия определяется ФГУП Российская телевизионная и радиовещательная сеть);
-исследование факторов, определяющих структуру и динамику потребительского спроса на услуги, конъюнктуру рынка;
-изучение спроса на услуги и разработка долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных прогнозов потребности в услугах.;
-исследование потребительских свойств предоставляемых услуг предъявляемых к ним потребителями требований;
-своевременная подготовка и заключение договоров на оказание услуг;
-обеспечение выполнения планов оказания услуг в соответствии с заключенными договорами;
-ориентация разработчиков и производства на выполнение требований потребителей к предлагаемым услугам;
-разработка программы маркетинга, организация рекламы и стимулирование сбыта;
-контроль за оказанием услуг связи структурными единицами.
Для реализации этих задач отдел должен выполнять следующие функции:
-анализ и прогнозирование основных конъюнктурообразующих факторов потенциальных рынков сбыта услуг: коммерческо-экономических, включая экономическую ситуацию в стране и финансовое состояние потенциальных покупателей, реальный платежеспособный спрос на услуги связи и соотношение спроса и предложения на конкретные виды услуг; наличия новых рынков сбыта и новых потребителей оказываемых предприятием услуг;
-исследование потребительских свойств оказываемых услуг и сбор информации об удовлетворенности ими покупателей. Анализ соответствия объема оказываемых услуг потребностям потребителей в планируемом периоде (один год, пять лет);
-подготовка предложений по привлечению сторонних специализированных организаций по решению проблем маркетинга, изучения спроса на услуги, рекламы;
-изучение спроса на услуги связи на основе сбора заявок о потребности в разрабатываемых и предлагаемых услугах;
-выявление системы взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем продаж;
-разработка на основе изучения конъюнктуры и емкости рынка прогнозов по платежеспособному спросу на новые и уже предлагаемые услуги связи;
-разработка краткосрочной (12 года), среднесрочной (до 5 лет) и долгосрочной (до 1015 лет) региональной стратегии маркетинга с учетом потребностей в телерадиовещании и связи, емкости рынка, меняющегося платежеспособного спроса, проникновения на новые рынки сбыта, конкуренции;
-расчет емкости рынка услуг в регионе;
-координация и согласование действий всех функциональных отделов в выработке единой коммерческой политики, общей стратегии и концепции развития филиала;
-сбор, систематизация и анализ всей коммерческо-экономической и маркетинговой информации по конъюнктуре потенциальных рынков сбыта услуг. Создание информационно-статистического банка данных по маркетингу;
-организация обратной связи с потребителями. Изучение мнения потребителей и их предложений по улучшению оказываемых услуг, привлечение для этого внештатных сотрудников. Разработка по результатам изучения мнения потребителей и анализа рекламаций, предложений по повышению технического уровня и качества услуг;
-участие в рассмотрении и удовлетворении претензий и рекламаций, поступивших от потребителей, на предоставленные услуги и осуществление контроля за их полным удовлетворением в установленные сроки;
-посещения работниками службы маркетинга потребителей. Осуществление непосредственных контактов с потребителями услуг. Прием представителей по вопросам предоставления услуг и расчетов с ними;
-анализ мотивов определенного отношения потребителей к предлагаемой им услугам;
-разработка стратегии рекламы по каждому виду услуг и плана проведения рекламных мероприятий;
-определение возможностей региональных рекламных агентств и разработка предложений по привлечению их к рекламе услуг филиала;
-организация участия филиала в региональных отраслевых конференциях;
-оценка эффективности работы операторов связи;
-анализ состояния реализации услуг, выявление видов услуг, не имеющих достаточного сбыта, определение причин этого;
-формирование новых потребителей в целях расширения рынка;
-разработка предложений по созданию принципиально новых видов услуг;
-участие совместно с финансовым отделом, службой эксплуатации в определении себестоимости услуг и разработке мероприятий по снижению себестоимости, выявление возможного экономического эффекта у потребителей и суммы прибыли предприятия от продажи новых и уже оказываемых услуг;
-разработка предложений по организации программы маркетинга на один-два года в целях обеспечения потребителей услугами связи в необходимые сроки и в достаточном количестве;
-обеспечение успешной коммерческой деятельности по сбыту услуг связи;
-подготовка и заключение договоров с потребителям на оказание услуг связи;
-составление годовых, квартальных и месячных планов предоставления услуг в соответствии с заключенными договорами;
-проведение мероприятий по ликвидации необоснованных расходов по сбыту услуг;
-составление заявок на необходимые материалы для осуществления функций сбыта;
-подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям, физическим лицам по вопросам сбыта;
-подготовка справок об оказанных услугах.
Для эффективной работы отдела маркетинга требуется определение места отдела в общей организационной структуре и разработка взаимосвязей отдела с другими отделами филиала. Это показано в таблице 3.1.
Таблица 3.1 - Взаимосвязи отдела маркетинга с другими отделами филиала
| Получает | Выдает |
| Служба эксплуатации | |
|
Технические условия и вновь разрабатываемые виды услуг связи на согласование Утвержденные технические задания Сведения о снятии с обслуживания технических средств Технические характеристики описания преимуществ, |
Согласованные технические условия на вновь разрабатываемые виды услуг Предложения и рекомендации по созданию и производству новых видов услуг, улучшению характеристик оказываемых услуг |
| Продолжение таблицы 3.1. | |
|
результаты испытаний, другие данные о технических средствах, необходимые для организации их рекламы Комплекты технической документации (по мере необходимости) Изменения, вносимые в план оказания услуг |
|
| Отдел охраны труда и техники безопасности | |
|
Предписания и указания по устранению нарушений норм и правил по охране труда, техники безопасности и производственной санитарии Требования о проведении в случае необходимости технической экспертизы и заключений о состоянии оборудования, оснастки, транспортных средств, их степени безопасности и безфакторы технологических процессов Графики комплексных обследований состояния охраны труда подразделений объектов повышенной опасности Нормативную литературу по вопросам охраны труда |
Отчеты о выполнении предписаний и указаний, приказов и распоряжений вышестоящих органов и других контролирующих органов по вопросам охраны труда и техники безопасности и устранению нарушений правил и норм охраны труда Отчеты о выполнении комплексного плана по улучшению условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий |
| Планово-экономический отдел | |
|
Планируемый объем предоставляемых услуг связи для заключения договоров с заказчиками Плановые хозрасчетные показатели отдела Утвержденные цены и тарифов на оказываемые услуги Проект цен на новые виды услуг Утвержденные нормы выработки (времени обслуживания), расценки, штатное расписание, положения о оплате труда и стимулировния работников |
Отчеты по основным хозрасчетным показателям Сведения об оказанных потребителям услугах Сумма не предоставленных услуг по договорам за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала квартала (года) Предложения по изменению цен исходя из конъюнктуры рынка и состояния спроса на данный вид услуг Предложения по совершенствованию организации о нормирования труда, систем оплаты труда и материального стимулирования Предложения по проектам штатных расписаний |
| Отдел материально-технического снабжения | |
| Лимитно-заборные карты на получение материалов |
Заявки на все необходимые материалы с указанием срока их завоза Обеспечение получения необходимых материалов |
| Отдел кадров | |
|
Годовые и перспективные потребности в кадрах Рекомендации по подбору, расстановке и воспитанию кадров Планы подготовки и повышения квалификации рабочих, специалистов и служащих |
Отчетность по вопросам движения, подбора, расстановки и воспитания кадров Резерв на выдвижение на руководящие должности Заявки на потребность в кадрах Табели времени и другие документы учета рабочего времени Заявки на повышение квалификации рабочих, специалистов и служащих |
| Финансовый отдел | |
| Фактические расходы на рекламу |
Сметы расходов на работы по тематике отдела, рекламу и стимулирование сбыта продукции Акты на списание израсходованных рекламных материалов Справки о проведенных рекламных акциях |
