Совершенствование должностных инструкций
Более подробно рассмотрим статус начальника отдела маркетинга.
Начальник отдела маркетинга имеет право:
-требовать от подразделений филиала представления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела маркетинга;
-вносить предложения, учитывающие требования потребителей, по разработке и организации предоставляемых услуг;
-давать обязательные для цехов и отделов указания по устранению недостатков в конкуренции и технологии оказания услуг, выявившихся в процессе их потребления;
-по результатам маркетинговых исследований давать предложения руководству филиала о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям филиала;
-представительствовать в вышестоящих организациях по поручению руководства филиала по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
-привлекать в установленном порядке специалистов научно-исследовательских учреждений и учебных заведений, а также работников филиала для проведения исследований по изучению конъюнктуры рынка, сбыта, потребности и платежеспособного спроса;
-давать представления руководству филиала о назначении и освобождении в установленном порядке, работников отдела и о применении к ним мер поощрения и взыскания;
-разрабатывать и представлять на утверждение должностные инструкции для работников отдела;
-созывать с ведома руководства филиала совещания по вопросам маркетинга;
-требовать от подчиненных работников соблюдения трудовой дисциплины, правил техники безопасности, промсанитарии и противопожарной защиты.
Начальник отдела маркетинга несет ответственность за:
-разработку и осуществление эффективной политики и программы маркетинга;
-своевременное и качественное выполнение порученной ему работы;
-выполнение соответствующего законодательства Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов и распоряжений руководства филиала по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
-достоверность представляемых руководству прогнозов по конъюнктуре рынка, платежеспособному спросу и сбыту;
-обоснованность рекомендаций по ожидаемому спросу на новые и уже оказываемые виды услуг;
-организацию рекламы и ее действенность;
-организацию работы по сбыту продукции;
-соблюдение договорной дисциплины, оказание услуг связи с заключенными договорами;
-соблюдение трудовой и производственной дисциплины работниками отдела;
-соблюдение смет затрат по маркетингу, рекламе и сбыту услуг;
-соблюдение трудового законодательства в отделе
С помощью данной организационной структуры можно решить проблемы, выявленные в аналитической главе работы (табл. 3.2):
Таблица 3.2 - Проблемы организационной структуры предприятия и пути их решения
| Проблема | Решение |
|
Неудовлетворительное функционирование предприятия Несоответствие структуры увеличению разнообразия предлагаемых услуг |
Создание полноценного отдела маркетинга |
| Перегрузка высшего руководства | Общая перестройка организационной структуры управления филиалом |
| Разногласия по организационным вопросам (дублирование функций) | Расформирование хозяйственного отдела |
За простую работу взята работа по составлению доверенности на покупку товарно-материальных ценностей.
Технология выполнения и характер операций. Составляющих работу представлен в таблице 3.3.
Таблица 3.3 Технология выполнения работы по составлению доверенности на покупку ТМЦ
| Последовательность | Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес, % |
| 1. Подготовка рабочего места | Технический | 30 | 3,95 |
| 2. Заполнение реквизитов документов | Технический | 100 | 13,16 |
| 3 Заполнение формы | Технический | 300 | 39,47 |
| 4. Запись сведений об исполнителе | Технический | 30 | 3,95 |
| 5. Запись второго экземпляра | Технический | 120 | 15,79 |
| 6. Контроль заполненных экземпляров | Логический | 120 | 15,79 |
| 7. Подпись начальника | Технический | 60 | 7,89 |
| Итого | 760 | 100,00 |
Число объектов внимания
Число элементов в алгоритме
Значимость задачи
Первый фактор учитывается с помощью коэффициента, рассчитанного по следующей формуле:
Х = 1Lt + 2Lp + 3Lл 4Lтв
где Х коэффициент первого фактора
Lt - удельный вес технических операций в задании
Lp удельный вес расчетных операций в задании
Lл удельный вес логических операций в задании
Lтв - удельный вес творческих операций в задании
Х = 1 * 0,84 + 3 * 0,16 = 1,32
Влияние фактора числа объектов внимания определяется с помощью коэффициента. Рассчитанного по формуле
B = ln N
где B коэффициент второго фактора
N число объектов внимания
В = ln 10 = 2.30
Число элементов в алгоритме определяется с помощью следующего коэффициента:
V = ln Э
V - коэффициент третьего фактора
Э число элементов в алгоритме
V = ln 4 = 1.4
Значимость определяется в зависимости от задачи:
- для контрольной задачи 1,2;
- для учетной задачи 1,0;
Так, как данная работа является контрольной, то её значимость равна 1,2. Полученные коэффициенты необходимы для расчета сложности более трудоемких работ.
В связи с тем. Что данная работа принята за базу, коэффициент сложности равен единице.
Технология выполнения работы по составлению журнала-ордера 6 представлена в таблице 3.4.
Таблица 3.4 Составление журнала-ордера 6 Расчеты с поставщиками и покупателями
| Последовательность | Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес, % |
| 1. Подготовка рабочего места | Технический | 30 | 1,40 |
| 2. Контроль за счет фактурами | Логический | 150 | 6,80 |
| 3. Подпись директора на счет-фактурами | Технический | 60 | 2,70 |
| 4. Сличение данных счет-фактуры с ведомостью | Расчетный | 80 | 3,60 |
| 5. Введение данных в базу компьютера | Технический | 150 | 6,80 |
| 6. Подготовка списка на перечисление за услуги поставщикам | Расчетный | 30 | 1,40 |
| 7. Составление акта сверки | Расчетный | 900 | 40,70 |
| 8. Заполнение двух экземпляров акта сверки | Технический | 150 | 6,80 |
| 9. Контроль заполненных экземпляров актов сверки гл. бухгалтером | Расчетный | 150 | 6,80 |
| 10. Подпись главного бухгалтера | Технический | 60 | 2,70 |
| 11. Отправление документов | Технический | 150 | 6,8 |
| 12. Составление списка дебиторов и кредиторов | Технический | 60 | 2,7 |
| 13. Заполнение книги покупок | Расчетный | 240 | 10,8 |
| Итого | 2210 | 100,00 |
| Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес. % |
| Технический | 660 | 29,90 |
| Расчетный | 1170 | 52,90 |
| Логический | 300 | 13,60 |
| Творческий | 80 | 3,6 |
| Итого | 2210 | 100,00 |
V = ln10 =2,30
З = 1
Для расчета среднего коэффициента сложности работ необходимо сопоставить коэффициенты по каждому фактору с базовыми значениями:
X = 2,44 / 1,32 = 1,85
В = 3,40 / 2,3 = 1,5
V = 2,30 / 1,4 = 1,64
З = 1 / 1,2 = 0,83
Ксл = v1,85*1,5*1,64*0,83 = 1,4
Приходный ордер на ТМЦ
Таблица 3.6 Составление приходного ордера
| Последовательность | Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес, % |
| 1. Подготовка рабочего места | Технический | 10 | 25 |
| 2. Контроль за наличие всех первичных документов | Технический | 5 | 12,5 |
| 3. Сверка объемов материалов | Технический | 10 | 25 |
| 4. Заполнение документа | Технический | 10 | 25 |
| 9. Контроль заполненных экземпляров актов сверки главным бухгалтером | Логически | 5 | 12,5 |
| Итого | 40 |
| Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес. % |
| Технический | 35 | 87,5 |
| Расчетный | 5 | 12,5 |
| Логический | 0 | 0 |
| Творческий | 0 | 0 |
| Итого | 40 | 100 |
V = ln4 =1,4
З = 1
Для расчета среднего коэффициента сложности работ необходимо сопоставить коэффициенты по каждому фактору с базовыми значениями:
X = 1,125 / 1,32 = 0,852
В = 2,3 / 2,3 = 1
V = 1,4 / 1,4 = 1
З = 1 / 1,2 = 0,83
Ксл = v0,852*1*1*0,83 = 0,84 Инвентаризационная опись Таблица 3.8 Составление инвентаризационной описи
| Последовательность | Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес, % |
| 1. Подготовка рабочего места | Технический | 15 | 10,35 |
| 2. Изучение складской документации | Творческий | 15 | 10,35 |
| 3. Проведение инвентаризации и сличение фактических донных с учетными | Логический | 30 | 20,69 |
| 4. Составление оборотной ведомости | Технический | 30 | 20,69 |
| 5. Заполнение копии документа | Технический | 20 | 13,79 |
| 6. Подпись документа членами комиссии | Технический | 20 | 13,79 |
| 7. Расчет отклонений | Расчетный | 15 | 10,35 |
| Итого | 145 | 100% |
Таблица 3.9 Состав и характер операций
| Характер операций | Трудоемкость, мин. | Удельный вес. % |
| Технический | 85 | 58,61 |
| Расчетный | 15 | 10,35 |
| Логический | 30 | 20,69 |
| Творческий | 15 | 10,35 |
| Итого | 145 | 100 |
V = ln10 = 2,3
З = 1,2
Для расчета среднего коэффициента сложности работ необходимо сопоставить коэффициенты по каждому фактору с базовыми значениями:
X = 1,83 / 1,32 = 1,38
В = 2,3/ 2,3 = 1,00
V = 2,3 / 1,4 = 1,64
З = 1,2 / 1,2 = 1
Ксл = v1,38*1,00*1,64*1 = 1,5
Рисунок Решетка ответственности
| Наименование документа | Характер работ (х) | Число объектов внимания (N) | Число строкограф (СГ) | Коэфф сложности (Ксл) |
| 1. Доверенность на ТЦ | 1,320 | 10 | 10 | 1 |
| 2. Приходный ордер на товарно-материальных ценности | 1,125 | 10 | 10 | 1,23 |
| 3. Лимитно-заборная карта | 1,315 | 10 | 1,29 | |
| 4. Карточка складского учета материалов | 1,320 | 10 | 10 | 1 |
| 5. Инвентаризационная опись | 4,150 | 10 | 10 | 1,5 |
| 6. Акт на списание израсходованных материальных ценностей | 1,450 | 20 | 40 | 1,35 |
| 7. Акт на списание объекта основных средств | 1,320 | 20 | 40 | 1,33 |
| 8. Инвентаризационная карточка учета объекта основных средств | 1,430 | 10 | 20 | 1,23 |
| 9. Ведомость начисления амортизации | 1,490 | 20 | 40 | 1,28 |
| 10. Журнал ордер 6 | 2,440 | 30 | 40 | 1,5 |
Таблица 3.11 Время, затраченное на определение величины ответственности по существующей методике
| Наименование документа | Характер работы, мин | Число объектов внимания, мин. | Число объектов в алгоритме | Коэффициент сложности, мин. | Итого |
| 1. Доверенность на ТЦ | 40 | 2 | 2 | 10 | 54 |
| 2. Приходный ордер на товарно-материальных ценности | 120 | 9 | 10 | 10 | 149 |
| 3. Лимитно-заборная карта | 180 | 40 | 40 | 10 | 270 |
| 4. Карточка складского учета материалов | 126 | 9 | 10 | 10 | 155 |
| 5. ИнвентарPзационная опись | 30 | 2 | 30 | 10 | 72 |
| 6. Акт на списание израсходованных материальных ценностей | 138 | 10 | 10 | 10 | 168 |
| 7. Акт на списание объекта основных средств | 70 | 8 | 10 | 10 | 98 |
| 8. Инвентаризационная карточка учета объекта основных средств | 90 | 10 | 132 | 10 | 242 |
| 9. Ведомость начисления амортизации | 50 | 3 | 50 | 10 | 113 |
| 10. Журнал ордер 6 | 80 | 9 | 120 | 10 | 219 |
| Итого | 924 | 102 | 414 | 100 | 1540 |
| Наименование документа | Характер работы, мин | Число объектов внимания, мин. | Число объектов в алгоритме | Коэффициент сложности, мин. | Итого |
| 1. Доверенность на ТЦ | 40 | 2 | 2 | 3 | 47 |
| 2. Приходный ордер на товарно-материальных ценности | 120 | 9 | 7 | 3 | 139 |
| 3. Лимитно-заборная карта | 180 | 40 | 10 | 3 | 233 |
| 4. Карточка складского учета материалов | 126 | 9 | 7 | 3 | 145 |
| 5. Инвентаризационная опись | 30 | 2 | 1 | 3 | 36 |
| 6. Акт на списание израсходованных материальных ценностей | 138 | 10 | 8 | 3 | 159 |
| 7. Акт на списание объекта основных средств | 70 | 8 | 4 | 3 | 85 |
| 8. Инвентаризационная карточка учета объекта основных средств | 90 | 10 | 6 | 3 | 109 |
| 9. Ведомость начисления амортизации | 50 | 3 | 3 | 3 | 59 |
| 10. Журнал ордер 6 | 80 | 9 | 5 | 3 | 97 |
| Итого | 924 | 102 | 53 | 30 | 1109 |
Приступим к совершенствованию должUостных инструкций.
Совершенствование должностных инструкций
Важно заметить, что должностные инструкции в организации разработаны не для всех специальностей. В основном они касаются менеджеров среднего звена. Разработанные должностные инструкции отличаются четкостью формулировок; соответствуют юридическим нормам. Таким образом, должностные инструкции разработаны качественно, однако не для всех категорий работников.
Для остальных работников применяется устное инструктирование, которое не всегда является эффективным, в результате чего между менеджерами и работниками торгового зала иногда возникают конфликты, нечеткость их полномочий и ответственности.
Только при условии четкого разграничения ответственности может идти речь о постановке системы принятии управленческих решений, которая является основополагающим звеном повышения эффективности процесса управления предприятием.
Управленческое решение это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Управленческие решения главное средство воздействия, с помощью которого обеспечивается нормальное функционирование систем.
Решение определяет программу действий для достижения цели, этапы работ и последовательность их выполнения, методы и средства, круг исполнителей границы их ответственности и полномочий, сроки выполнения работ.
Отличительной особенностью функции принятия решения является значительно меньшая по сравнению с иными функциями управления стандартизованность и алгоритмизированность. В связи с этим в ней очень велика роль субъективных собственно психологических факторов. Существуют, конечно, многочисленные правила, процедуры и методы принятия решения, которые облегчают этот процесс.
Однако каждый руководитель по своему личному опыту знает, как велика роль не формализуемых, субъективных, а часто и интуитивных факторов в процессах принятия решения. В силу этого функция принятия решения является предметом изучения и в теории управления, и в психологии.
Что касается роли данной функции в общей структуре управленческой деятельности, то, как отмечалось выше, именно она рассматривается как наиболее важная и очевидная прерогатива руководителя. Данное обстоятельство зафиксировано в своео6разной взаимополагаемости понятий принятие решения и управленческая деятельность. Функция принятия решения и соответственно процессы по ее реализации выступает своеобразным ядром, стержнем всей деятельности управленческого типа, в наибольшей мере воплощают ее реальную сложность и ответственность.
Локализация данной функции ее место в общем процессе управления тремя основными обстоятельствами.
Во-первых, данная функция выступает как один из важнейших этапов процесса стратегического планирования. Она локализуется между фазами анализа стратегических альтернатив и собственно реализацией стратегии.
Вырабатываемые при этом решения имеют наибольшее значение для всего функционирования организации; являются стратегическими как в прямом содержательном, так и в оценочном смыслах.
Во-вторых, функция принятия решения включена в качестве Необходимого компонента в реализацию всех иных управленческих функций. Она выступает, поэтому как своеобразный механизм их осуществления. Например, определение целей организации сопряжено с их выбором из некоторого альтернативного их множества. Функция организации также предполагает выбор ее структуры.
Функция планирования требует выбора того стратегического варианта развития. Реализация контрольной функции опять-таки органично связана с выбором форм, методов и периодичности контроля.
В-третьих, любой значимый этап деятельности руководителя всегда связан с необходимостью оценки степени достижимости решаемых на нем проблем, задач. Поэтому в конце каждого этапа руководитель также обязательно принимает решение о том достигнуты или нет изначально поставленные цели, можно ли, следовательно, считать его завершенным и переходить к следующим этапам. Тем самым функция принятия решения играет и роль своеобразного моста от одних этапов и фаз управленческой деятельности к другим.
Именно поэтому функцию принятия решений определяют в качестве связующей. Все это подтверждает необходимость жесткого разграничения ответственности, закрепленного в должностных инструкциях руководителей подразделений.
Безопасность жизнедеятельности на предприятии
4.1 Опасные и вредные факторы, встречающиеся на производстве
Опасный производственный фактор (ОПФ) это фактор, воздействие которого при определенных условиях приводит к травме или другому внезапному ухудшению здоровья. Например: открытые токоведущие части, системы под давлением, движущиеся части систем и механизмов и т.д.
Вредный производственный фактор (ВПФ) это фактор, воздействие которого при определенных условиях приводит к профзаболеванию или потере трудоспособности. Примеры: излучение, шум, вибрация, вредные вещества и т.д.
Зачастую между ВПФ и ОПФ трудно провести грань.
Анализ вредных и опасных факторов. По природе действия на организм человека опасные и вредные производственные факторы (ОПФ и ВПФ) подразделяются на четыре группы:
- Физические;
- Химические;
- Биологические;
- Психофизиологические.
К физическим ВПФ относятся движущиеся части машин; острые кромки; повышенный уровень вибрации, шума; аномальное значение микроклимата; повышенная запылённость и загазованность, излучение и т.д.
Химические факторы делятся на токсические, раздражающие, сенсибилизирующие (аллергены), канцерогенные, мутагенные.
Биологические ОПФ: патогенные микроорганизмы и продукты их жизнедеятельности; растения; животные; человек.
Психофизиологические ОПФ: нервно-эмоциональные перегрузки; монотонность; статическая, динамическая нагрузка; работа в ночную смену и т.д.
Основными опасными и вредными производственными факторами при производстве алюминиевого профиля и изделий из него на ЗАО НПО СибПрофиль являются:
1 Физические:
1.1 перемещающиеся изделия заготовки, незащищенные подвижные элементы производственного оборудования, ограждение которых не допускается их функциональным назначением;
1.2 загазованность, запыленность рабочей зоны;
1.3 повышенный уровень шума;
1.4 повышенный уровень напряжения в электрической сети, замыкание которого может произойти в теле человека;
1.5 повышенный уровень ионизирующего излучения;
1.6 недостаточная освещенность рабочей зоны.
2 Химические:
2.1 раздражающие вещества
3 Психофизиологические:
3.1 физические перегрузки:
3.1.1 статические нагрузки;
3.1.2 динамические нагрузки;
3.1.3 гиподинамия;
3.2 нервно-эмоциональные нагрузки:
3.2.1 переутомление;
3.2.3 перенапряжение анализаторов (кожные, зрительные, слуховые и т.д.)
3.2.4 монотонность труда;
3.2.5 эмоциональные перенагрузки.
Кодексом законов о труде и Федеральным законом Об основах охраны труда в Российской Федерации ответственность за состояние условий и охраны труда на предприятиях и в организациях возложена на работодателя.
Работодатель обязан обеспечить безопасность работников при исполнении ими трудовых обязанностей, предусмотренных Трудовыми договорами: при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве сырья и материалов.
Безопасность труда обеспечивается:
- соответствующими требованиям охраны труда условиями труда на каждом рабочем месте;
- соответствующим законодательству о труде режимом труда и отдыха работников;
- выдачей средств индивидуальной защиты работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением;
- обучением работников безопасным методам и приемам выполнения работ и проверкой их знаний требований охраны труда;
- соответствующим требованиям охраны труда санитарно-бытовым и лечебно-профилактическим обслуживанием работников.
Перечислим основные негативные факторы, с которые сталкиваются сотрудники управления.
а) факторы, связанные с возможным содержанием в воздухе комнат недопустимого количества бытовой и бумажной пыли. Предельно допустимая концентрация такой пыли согласно ГОСТ 12.1.005 88 составляет не более 6 мг/м3.
Фактическая концентрация бытовой пыли в помещениях филиала не превышает предельно допустимых значений, что достигается наличием достаточного естественного воздухообмена в помещениях, наличием в некоторых комнатах кондиционеров воздуха, а также возможностью проветривать помещение.
б) факторы, связанные с недопустимым отклонением параметров микроклимата. В помещениях с кондиционерами параметры микроклимата (температура, относительная влажность, скорость подвижности воздуха) поддерживаются в границах оптимальных значений, регламентируемых ГОСТ 12.1.005 88 извлечение в таблице 4.1.
Таблица 4.1 Оптимальные нормы микроклимата для помещений с вычислительно-дисплейной техникой (ВДТ) и персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ)
|
Период года |
Категория работ | Температура воздуха, С не более | Относительная влажность воздуха, % | Скорость движения воздуха, м/с |
| Холодный | Лёгкая 1а | 22 24 | 40 60 | 0,1 |
| Тёплый | Лёгкая 1а | 23 25 |
Более того, не всегда можно удержать значения параметров микроклимата в рамках допустимых значений по ГОСТ 12.1.005 88, вследствие невозможности регулировки и прочих недостатков, присущих централизованным системам и зданию в целом.
в) опасность снижения остроты и других характеристик зрения, вызванного недостаточным или неправильным освещением, а также переутомляемостью глаз при работе с ВДТ.
В соответствии с СанПиН 2.2.2.542 96 помещения с ВДТ и ПЭВМ должны иметь естественное и искусственное освещение. Причём естественное освещение должно осуществляться через проёмы ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещённости не ниже 1,35 % (для Хабаровска).
Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ВДТ и ПЭВМ должно осуществляться системой общего равномерного освещения.