Образцы бланков
Меры предосторожности
Не позволяйте кассирам иметь на своих рабочих местах, в том числе и в отсеках для денег, какие бы то ни было посторонние предметы.
Сценарий десятый:
Посторонние предметы
Во время рабочей смены около кассового аппарата были замечены пять клочков бумаги. Немедленно проведенная проверка показала, что в кассе находится на 50 долларов больше, чем положено.
Таким образом, каждый бумажный листок обозначал 10 долларов.
Контролируйте слабые стороны
- В магазине не следят за порядком на рабочем месте кассира.
- Не проводятся внезапные проверки кассы.
К. Образцы бланков
Приведенные ниже образцы бланков (формы) используются в магазинах розничной торговли для снижения вероятности воровства кассирами. Для предотвращения мошенничества в магазине важен не сам бланк, не его оформление, а информация, которую он несет.
То же самое относится и к примерам, которые мы приводили в этой главе.
Вы можете использовать формы так, как советуем мы, или изменить их по своему усмотрению.
Бланк аннулированной сделки
(форма 1)
Первая форма отчетности, которую необходимо разработать и применять в кассах бланк аннулированной сделки. Вы можете вести один общий журнал для записи всех аннулированных сделок или же заполнять в каждом случае отдельный бланк.
Какой бы метод вы ни избрали, в отчете кассир должен предоставить следующие данные.
- Номер сделка. Номер, который кассовый аппарат присвоил аннулируемой кассиром сделке.
- Сумма сделки. Кассир записывает аннулируемую сумму.
- Причина. Кассир всегда обязан аннулировать сделку на определенных основаниях. Эта информация сослужит хорошую службу, если потребуется провести дополнительное расследование.
Она также поможет убедиться в законности аннулирования при проверке кассовой ленты причина должна соответствовать отражаемым на ленте данным.
- Кем аннулирована. Кассир подписывает бланк, чтобы подтвердить, что он действительно аннулировал сделку.
Человек, который обязан подписывать документы, с меньшей вероятностью будет заниматься мошенничеством.
- Кем заверена. Все аннулированные сделки должны заверяться уполномоченным на то административным работником.
Ни один кассир не имеет права аннулировать сделку без специального разрешения.
- Решение об аннулировании. Некоторые кассовые аппараты ставят оттиски на бланках аннулируемых сделок.
К бланкам аннулированных сделок должны обязательно прилагаться соответствующие им торговые чеки. Если сделка аннулируется, то покупателю вовсе не нужно забирать чек.
Бланк приемки/сдачи кассы
(форма 2)
В конце смены кассир обязательно должен подсчитать сумму выручки, остаток денег в кассе и передать его сменщику. Начинать расчеты лучше с определения суммы выручки. В начале рабочего дня кассир пересчитывает и принимает сумму, оставшуюся с предыдущего дня. Затем он подписывает бланк приемки/ сдачи кассы, тем самым подтверждая наличие в ней вышеуказанной суммы денег.
Можно это делать и в начале каждой смены, если в магазине два или более кассовых аппарата.
В конце дня подсчитывается кассовый остаток, бланк заверяется администратором и откладывается до следующего рабочего дня. Оставшиеся деньги составляют выручку за день. Эту сумму кассир указывает в бланке приемки /сдачи кассы и отмечает ее как подлежащую отправке в банк.
Администратор в результате получает сумму денежных средств, которая должна находиться в кассе (ее еще называют ожидаемой суммой). В некоторых кассовых аппаратах она выводится прямо на экран.
Вычитая из ожидаемой суммы имеющуюся фактически, мы получаем разницу за день. Кассиры должны обязательно проводить эту операцию приемки / сдачи кассы до ухода с работы.
Каждый сотрудник имеет право знать, в порядке ли его касса в конце рабочего дня. Кроме того, эта процедура лишает администратора возможности занизить имеющуюся сумму и обвинить в недостаче кассира.
Если наличность из вашего магазина сдается в банк по вечерам, то в бланке приемки/сдачи кассы должен указываться номер банковского пакета. Это же поможет вам, если банк вдруг заявит, что не получил деньги из вашего магазина.
Подписать бланк должен и ваш кассир.
Бланк возврата товара (форма 3)
Мошенничество кассиров и других работников с возвратом товаров причиняет магазину наибольший ущерб. Один из наиболее эффективных способов борьбы с самой возможностью таких махинаций, заполнение в каждом случае возврата товара специального бланка.
Эти документы последовательно нумеруются. Каждый бланк возврата должен содержать следующую информацию.
- Реквизиты магазина. Название, адрес и телефон вашего магазина.
- Дата. Указывается дата возврата товара.
- Информация о покупателе. В каждом бланке возврата товара указываются фамилия, адрес и телефон покупателя.
Вы должны знать, кому вы платите деньги, и эти же данные помогут впоследствии провести выборочные проверки возвратов денег.
- Информация о первоначальной покупке. Указываются дата покупки и номер, под которым сделка была зарегистрирована.
Эту информацию можно получить из чека, который предъявляет покупатель при возврате товара.
- Причина возврата. Работники обязаны регистрировать причины возврата товаров.
Если возврат обоснован, то выяснение его причины поможет обнаружить и устранить ошибки в вашей работе или дефекты товара.
- Информация о товаре. Продавец должен указать все необходимые подробности о возвращенном товаре.
- Подписи. Если возвращаемый товар принимается не кассиром, а другим работником, то он должен подписать бланк, тем самым подтвердив, что товар был действительно возвращен обратно в магазин. Бланк также подписывают уполномоченный представитель администрации и покупатель, подтверждая получение им денег.
Наконец, бланк подписывает кассир, что и завершает процесс оформления возврата товара.
Слишком много работы? Да, это так, но, воспользовавшись нашими советами, вы уменьшите возможность мошенничества при оформлении возвратов товара в магазине.
Кроме того, помешаете нечестным кассирам воровать деньги, подлежащие возврату.
Бланк подтверждения возврата
(форма 4)
Рекомендуем периодически проводить в магазине процедуру подтверждения возврата товара. Если вы используете систему бланков возврата и располагаете фамилиями и адресами тех покупателей, которым возвращались деньги, то вы сможете получить подтверждение того, что деньги на самом деле вернулись к клиентам. Эти действия помогут вам обнаружить и предотвратить мошенничество с возвратами как со стороны покупателей, так и со стороны персонала.
Более того, при проведении таких проверок нередко обнаруживаются недостатки в обслуживании покупателей и типичные дефекты самих товаров. Проводить опрос покупателей можно по телефону или по почте.
Журнал несостоявшихся сделок
(форма 5)
Ведение журнала несостоявшихся сделок напоминает регистрацию бланков возврата товаров. Кассир обязан записывать каждую несостоявшуюся сделку с указанием причины. Мошенники, пытаясь извлечь деньги из кассы, часто пользуются клавишей по sale.
Если кассиру не вменяется в обязанность давать отчет о каждой несостоявшейся сделке, он получает дополнительную возможность для кражи. Плут просто открывает кассу с помощью клавиши по sale и извлекает необходимую сумму денег.
В некоторых кассовых аппаратах ящик с деньгами открывается и тогда, когда сумма сделки равна нулю в машину вводится некоторая информация, которая потом корректируется. В итоге исправлений получается нулевая сумма.
Если кассовые аппараты в вашем магазине позволяют проводить такую процедуру, то кассиры наряду с несостоявшимися сделками должны регистрировать и нулевые.
Воспользуйтесь рабочим листом 2 и определите, существует ли у работников вашего магазина возможность совершить кражу при торговых операциях. Даже если вы отвечаете нет, это вовсе не означает, что в магазине кражи действительно не происходят.
Все ответы обсуждаются в Заключении.
Форма 1
Бланк аннулированной сделки
АННУЛИРОВАННАЯ СДЕЛКА
Дата _Касса _
| Номер сделки |
Сумма сделки |
Причина аннулир. |
Кем аннулир. |
Кем заверена |
Решение об аннулир. |
Форма 2
Бланк приема/сдачи кассы
ПРИЕМ/СДАЧА КАССЫ
Имя кассира Начало смены Кассовый остаток
Дата
Конец смены Кассовый остаток
Кем получен
Кем принят
Приемка наличности
Разменная монета =
_ X 1=_
_х 2=_
_х 5=_
_ х 10 =_
_х 20 =_
_ х Ю0 =_
Всего наличности _ Сумма по чекам = _ Кредитные карты: VISA _
MASTERCARD _ AMEX _
Дебитные карты _ Купоны _
Всего получено
Сдача наличности
Ожидаемая сумма Фактическая сумма
Разница (+/)
Причина
НОМЕР БАНКОВСКОГО ПАКЕТА
ПОДПИСЬ КАССИРА
Форма 3
Бланк возврата товара
БЛАНК ВОЗВРАТА
НОМЕР БЛАНКА_
| Название и адрес компании | Дата: | ||||
| Дата покупки: | |||||
| Фамилия/адрес/телефон покупателя: | Номер сделки (покупки) | ||||
| Причина возврата: | |||||
| Номер товара |
Наимено вание |
Количе ство |
Цена | Единица измерения |
Всего |
| Товар получен: | Всего: | ||||
| Возврат денег оформил: | Налог: | ||||
| Возврат денег утвердил: | Итого: | ||||
| Возвращенные деньги принял: |
Кассир: |
Бланк подтверждения возврата
БЛАНК ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ВОЗВРАТА
Название и адрес магазина _
Фамилия и адрес покупателя _
Наш магазин проводит программу повышения уровня обслуживания покупателей, и в ее рамках мы проводим периодические проверки выплат денег за возвращенные товары. Вы окажете нам большую помощь, если согласитесь ответить на несколько вопросов. Согласно нашим данным, вы недавно должны были получить следующую сумму за возврат товара:
Номер возврата: _
Дата:___________________________
Сумма: _
Возвращенный товар: _
Товар был возвращен по причине:
_ Неисправности _Покупка оказалась большой
_ Слишком высокая цена_Покупатель передумал
_ Не было в наличии _ Несоответствие рекламе
_ Другая (пожалуйста, объясните)
Были ли работники нашего отдела возврата товаров вежливы и предупредительны?
Да Нет
Остались ли вы довольны процедурой возврата денег?
Да Нет
Приобрели ли вы еще что-то после выплаты денег за возврат?
Да Нет
Есть ли у вас какие-нибудь просьбы или пожелания?
Пожалуйста, ответьте на все вопросы и отправьте анкету в прилагаемом конверте. Если по какой-то причине вы не получили деньги за возвращенный товар или остались недовольны работой сотрудников нашего магазина, пожалуйста, сообщите об этом, мы обязательно отреагируем на ваши замечания.
Спасибо вам за помощь, помогая нам, вы помогаете и себе.
( ) ВОЗВРАТ ДЕНЕГ НЕ БЫЛ ПРОИЗВЕДЕН
Подпись
Форма 5
Журнал несостоявшихся сделок
ЖУРНАЛ НЕСОСТОЯВШИХСЯ СДЕЛОК
Дата _ Касса
Да
Нет
Не
знаю
Запрещено нахождение рядом посторонних предметов листков бумаги, старательных резинок, спичек,
кнопок У каждого кассира есть собственный ящик для денег. В начале рабочего дня каждый кас сир пересчитывает кассовый остаток дня предыдущего. Каждому кассиру присвоен личный номер и пароль для работы с кассовым аппаратом. Каждая сделка закрепляется за определенным кассиром. Все сделки заносятся в кассовый аппарат непосредственно при их совершении. Ведется журнал регистрации несостоявшихся сделок. Ведется журнал регистрации сделок, сумма которых равна нулю. Наличные всегда кладутся в соответствующие отсеки ящика для денег. На принимаемых чеках ставится печать Только для отправки в банк
| Рабочий лист 2 (продолжение) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| Рабочий лист 2 (продолжение) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| Рабочий лист 2 (продолжение) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Вам решать!
Это упражнение поможет вам лучше усвоить методы борьбы с мошенничествами, которые совершаются при продаже товаров.
За один день на одном и том же кассовом аппарате зарегистрировано 30 сделок. В конце дня вы подвели баланс и обнаружили нехватку 20 долларов.
Пытаясь выяснить причину недостачи, вы просмотрели записи обо всех сделках (см. копии чеков), а также журналы регистрации аннулированных и несостоявшихся сделок. Ниже перечислены правила, которые установлены в вашем магазине.
1. Все аннулированные сделки заверяются менеджером.
2. В каждом случае возврата товара заполняется соответствующий бланк.
3. При регистрации сделок каждый кассир пользуется собственным идентификационным номером.
4. Каждый кассир закрывает ящик для денег в промежутках между сделками.
5. На этикетке каждого товара указывается его текущая цена.
6. Ящик для денег не открывается при аннулировании сделки.
Теперь попробуйте разобраться
- Были ли 20 долларов украдены? Если да, то кем?
- Были ли другие незаконные сделки? Есть ли сделки, вызывающие у вас подозрения, и если да, то почему?
- Что вы собираетесь делать?
Кассиры обязаны записывать все аннулированные и несос-тоявшиеся сделки.
Ниже представлены записи, составленные кассирами за последний день.
| ЖУРНАЛ АННУЛИРОВАННЫХ СДЕЛОК | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ЖУРНАЛ НЕСОСТОЯВШИХСЯ СДЕЛОК | ||||||||||||
|
ПРАЙС-ЛИСТ
| Номер товара: | Цена | Цена со скидкой |
| 100 | 17,97 | |
| 101 | 8,88 | |
| 103 | 14,95 | |
| 110 | 49,99 | |
| 115 | 19,99 | 9,99 |
| 123 | 9,95 | |
| 308 | 6,99 | |
| 441 | 5,99 | |
| 443 | 13,95 | 6,99 |
| 444 | 17,99 | |
| 477 | 10,95 | |
| 501 | 14,99 | |
| 502 | 16,99 | |
| 603 | 21,69 | |
| 709 | 27,96 | |
| 775 | 23,79 | |
| 803 | 19,95 | |
| 805 | 15,00 | |
| 884 | 19,49 | |
| 907 | 0,49 |
КОПИИ ЧЕКОВ ПО СДЕЛКАМ
Чеки кассира 2 Время 08:59
ТОВАР 101 8,88 ТОВАР 103 2@14,95 29,90 ВСЕГО 38,78 * САЕАКА АННУЛИРОВАНА* ЧЕК 4 КАССИР 2 ВРЕМЯ 09:30 НЕСОСТОЯВІПАЯСЯ САЕАКА ЧЕК 5 КАССИР 2 ВРЕМЯ 09:31
|
ЧЕК 6 КАССИР 2 ВРЕМЯ 09:58 ВЫПЛАТА - 8 87 56 ТОВАР 803 19,95- ВСЕГО 19,95- СДАЧА 23,95- ЧЕК 7 КАССИР 2 ВРЕМЯ 10:04
|
НЕСОСТОЯВПІАЯСЯ САЕЛКА Конец записей для кассира 2 Время 11:45 Чеки кассира 3 Время 11:46
НЕСОСТОЯВШАЯСЯ СЛЕЛКА ЧЕК 15 КАССИР 2 ВРЕМЯ 11:06 ТОВАР 110 49,99 ТОВАР 444 17,99 ВСЕГО 67,98 КР.КАРТ. 74,78 СЛАЧА 6,80 |
|
| ЧЕК 2 1 КАССИР 3 ВРЕМЯ 13:04 ТОВАР 501 14,99 ВСЕГО 14,99 НАЛИЧНЬМИ 17,00 СДАЧА 2,01 |
ЧЕК 26 КАССИР 3 ВРЕМЯ 14:28 ТОВАР 603 21,69 ВСЕГО 21,69 *СДЕЛКА АННУЛИРОВАНА* |
ЧЕК 27 КАССИР 3 ВРЕМЯ 14:29 НЕСОСТОЯВШАЯСЯ СДЕЛКА
ВЫПЛАТА ТОВАР 477 ВСЕГО СДАЧА
ЧЕК 2 8 КАССИР 3 ВРЕМЯ 14:47
ЧЕК 29 КАССИР 3 ВРЕМЯ 14:48
ЧЕК 2 8 АННУЛИРОВАН ТОВАР 502 2@16,9 9 33,98-
ВСЕГО 33,98-
КР.КАРТ. 37,38-
СДАЧА 3,40-
10,95-
10,95-
13,15-
ЧЕК 23 КАССИР 3 ВРЕМЯ 13:45
ТОВАР 444 5@17,99 89,95 ВСЕГО 89,95 НАЛИЧНЬМИ 100,00 СДАЧА 10,05
| ЧЕК 24 КАССИР 3 ВРЕМЯ 13:46 ЧЕК 30 КАССИР 3 |
|||||||||||||||||||||||||||
|
СДАЧА
100,00-
ю, 05-
Конец записей кассира 3 Время 15:30
Глава 3
ДРУГИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ХИЩЕНИЙ ДЛЯ РАБОТНИКОВ МАГАЗИНА
Во второй главе мы подробно рассмотрели разные способы, к которым могут прибегнуть работники магазинов, для того чтобы украсть деньги в момент продажи товаров. Однако касса не единственное место, позволяющее погреть руки нечестному человеку. Далее вы познакомитесь с другими возможностями, которыми готовы воспользоваться мошенники кражи товара, хищения с банковских счетов, мелкое воровство наличных денег, махинации с отчетами о расходах, мошенничество и воровство по дружбе.
Но администрация магазина располагает комплексом возможностей для уменьшения риска подобных случаев. Необходимо лишь претворить их в жизнь, чтобы полностью исключить ту сторону воровского треугольника, которую мы назвали возможность.
А. Хищение товаров
Общие сведения
Пожалуй, самая больная проблема всех розничных торговцев кражи товара. Мы знаем много разновидностей хищений в процессе продаж, но не меньше существует и способов воровства товара.
Вынос товара
Иногда работник просто берет с полки товар и как ни в чем ни бывало выходит с ним из магазина. Нет ни чека, ни записи на кассовой ленте, не было даже попытки оплатить товар. Сотрудник магазина может спрятать украденное в сумках или пакетах.
Чаще всего хищения товара происходят в конце рабочей смены, но они могут осуществляться и в середине рабочего дня. Человек просто выносит что-то из магазина, кладет в свою машину и возвращается за прилавок.
Сценарий первый: Вынос товара упрощенный вариант
Один из работников идет мимо сослуживцев к входной двери магазина, выносит при этом какой-то товар и, естественно, никак не оформляет платеж. Он подходит к своей машине и кладет похищенное на заднее сиденье.
Так как все это происходит в самый разгар смены, никому нет дела, зачем человек вынес что-то на улицу.
Контролируйте слабые стороны
- Контроль за совершением покупок работниками магазина недостаточно проработан.
Сокрытие товара
Другой способ воровства заключается в том, что работник прячет украденную вещь где-нибудь в мусоре, чтобы позднее вернуться и забрать ее.
Существуют две разновидности этого метода воровства. Во-первых, товар может быть спрятан в отходах.
Во-вторых, его могут положить в картонные коробки, подлежащие вывозу из магазина.
Иногда к такому способу хищения прибегают служащие компании, которые занимаются уборкой внутренних помещений магазина. Специализированная компания по уборке помещений заключает с магазином договор на обслуживание и нанимает работников. Они зачастую имеют доступ в магазин уже после его закрытия.
Разрешив уборщицам выполнять свои обязанности практически в любое время, вы тем самым создаете возможность похищения каких-нибудь приглянувшихся им вещей.